행정 디지털화: 행정 현대화보다 행정 최적화가 적합한 때는 언제입니까?

🏢 독일 기업은 연간 평균 약 200건의 공공 기관과 접촉하고 있으며 그 수는 지속적으로 증가하고 있습니다. 이렇게 많은 수의 상호 작용으로 인해 상당한 관료적 비용이 발생하는 경우가 많으며, 특히 관리 프로세스가 완전히 디지털화되지 않은 경우 더욱 그렇습니다. 따라서 관료주의를 줄이는 것은 주, 연방, EU 수준 모두에서 기업의 세 가지 주요 문제 중 하나입니다.

그러나 관료주의 축소에 관해서는 입법권과 고통받는 당국과 행정부가 각자의 길을 걷고 있습니다.

독일에서는 행정의 디지털 전환이 주로 2017년 통과된 온라인 접속법(OZG)에 의해 촉발되었으며, 이를 기반으로 행정 서비스에 대한 디지털 접속이 2022년 말까지 구현되어야 합니다. 2월에는 연방의회에서 폭넓은 승인을 받았습니다. 오늘 연방 의회의 다수는 놀랍게도 법안 초안을 거부했습니다. 그러나 이에 필요한 사용자 친화적인 온라인 포털과 공통 표준은 현재까지 부분적으로만 구현되었습니다(2023년 4월 초 기준). 독일의 행정 디지털화 속도가 느리다는 점을 고려하여 디지털 협회 Bitkom은 온라인 액세스법을 개정할 때 디지털 관리에 대한 법적 권리를 요구하고 있습니다. 이제 온라인 액세스법(OZG 2.0)의 새 버전을 사용할 수 있습니다. 모든 사례를 거쳤으며 법안 초안은 2024년 3월 22일 연방 의회 대다수에 의해 최종적으로 거부되었습니다. 재협상 예정입니다(2024년 6월 기준).

독일 경제를 위한 디지털 관리 솔루션의 효율성 잠재력을 완전히 활용해야 하는 분명한 필요성이 있습니다. 과제는 기업의 효율적인 디지털 행정 프로세스를 촉진하고 구현하는 것입니다. 완전한 관리 현대화보다 관리 최적화가 언제 더 의미가 있는지에 대한 의문이 제기됩니다.

🔍 관리 최적화와 관리 현대화

관리 최적화란 기존 프로세스를 분석하고 조정하여 더욱 효과적이고 효율적으로 만드는 것을 의미합니다. 이는 개별 단계를 단순화하고 속도를 높이는 특정 디지털 도구를 도입함으로써 이루어질 수 있습니다. 이에 대한 예로는 전자 문서 관리, 자동화된 약속 또는 양식 프로세스의 디지털화가 포함됩니다. 이러한 조치는 완전한 현대화보다 구현이 더 빠르고 저렴할 때가 많습니다.

반면, 행정 현대화에는 행정 프로세스를 보다 포괄적으로 재설계하는 것이 포함됩니다. 이는 기존 구조와 작업 방식에 혁명을 일으키는 완전히 새로운 시스템과 기술을 도입하는 것을 의미할 수 있습니다. 현대화 프로젝트는 일반적으로 장기적이며 새로운 기술과 직원 교육에 더 큰 투자가 필요합니다.

✨ 관리 최적화는 언제 의미가 있나요?

기존 프로세스가 이미 상대적으로 잘 작동하고 특정 병목 현상이 식별된 상황에서는 최적화가 가장 효율적인 솔루션일 수 있습니다. 더 작은 조정과 디지털 솔루션의 통합으로 큰 구조적 변경 없이도 빠른 개선을 가져올 수 있는 경우가 많습니다. 이는 명확한 문제 영역을 식별하고 구체적으로 해결할 수 있는 전문적인 관리 작업에 특히 적합합니다.

예를 들어, 종이 문서에 크게 의존하는 부서에 디지털 양식 시스템을 도입하면 처리 시간과 오류율을 크게 줄일 수 있습니다. 전자 서명을 사용하거나 통지 절차를 자동화하면 결정적인 이점을 얻을 수도 있습니다.

🔄 행정 현대화는 언제 필요한가요?

기존 시스템과 프로세스가 너무 오래되었거나 비효율적이어서 작은 조정으로는 더 이상 눈에 띄는 개선을 가져올 수 없는 경우 포괄적인 현대화가 필요합니다. 기존 구조는 현대 디지털 경제의 요구를 더 이상 따라갈 수 없는 경우가 많습니다. 이러한 경우 전체 프로세스 환경을 근본적으로 점검해야 합니다.

이에 대한 예는 회사의 모든 관리 연락처를 위한 디지털 플랫폼의 완전한 도입일 수 있습니다. 이는 기업이 신청부터 처리, 승인까지 중앙 플랫폼에서 행정부와의 모든 상호 작용을 디지털 방식으로 처리할 수 있음을 의미합니다. 이러한 시스템에는 다양한 관리 영역의 광범위한 통합과 이전 작업 프로세스의 재설계가 필요합니다.

💻 디지털 행정의 잠재력

디지털 행정 프로세스의 잠재력은 투명성, 효율성, 사용자 친화성을 높이는 능력에 있습니다. 프로세스를 조화시키고 표준화하면 오해와 오류가 줄어들어 더 빠르고 안정적인 결과를 얻을 수 있습니다. 이를 통해 기업은 자원을 절약하고 핵심 업무에 더 집중할 수 있습니다.

정치인과 행정 당국의 경우 이는 초기 단계에서 입법 분야의 발전 상황을 검토하고 기업에 눈에 띄는 안도감을 주는 솔루션을 촉진하는 것을 의미합니다. 정치적 노력은 방해가 되는 규제를 식별하고 제거하거나 조정하는 것을 목표로 해야 합니다.

🤝 협력을 통한 실질적인 구현

또 다른 중요한 측면은 행정 디지털화 프로세스에 관련된 모든 사람 간의 협업과 지식 교환입니다. 회사의 요구 사항에 대한 특정 지식을 사용하여 관리 프로세스를 실용적이고 목표한 방식으로 구현할 수 있습니다. 이를 위해서는 정부, 기업 협회, 기업 간의 긴밀한 협력이 필요합니다.

다른 파트너와 협력하여 다양한 디지털 관리 솔루션을 배포하고 적용하는 것이 중요합니다. 이는 공유 디지털 플랫폼 사용에서부터 경제의 특정 요구 사항을 충족하는 맞춤형 솔루션을 만들기 위한 공동 개발 프로젝트에 이르기까지 다양합니다.

🔧 디지털 기술의 사용

특정 상황과 과제에 따라 관리 최적화와 관리 현대화 모두 그 자리를 차지합니다. 단기적인 최적화는 신속하고 비용 효율적인 개선을 가져올 수 있는 반면, 근본적인 구조적 변화를 위해서는 장기적인 현대화가 필요합니다. 두 가지 접근 방식을 결합하면 독일 행정을 더욱 효율적이고 비즈니스 친화적으로 만드는 데 도움이 될 수 있습니다.

디지털 기술의 일관된 사용과 관련된 모든 사람들 간의 긴밀한 협력을 통해 경제 요구를 충족하는 간결하고 효율적인 행정 목표를 달성할 수 있습니다. 조기에 표적화된 정치적 지원은 이러한 전략을 성공적으로 구현하는 데 중요한 역할을 합니다.

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당국, 지역사회 및 지방자치단체가 어려운 이유: 도시 및 농촌 지역의 행정 최적화 및 현대화 - 이미지: Xpert.Digital

공공행정은 엄격한 규정, 법률 및 관료적 절차를 따릅니다. 이는 투명성과 책임성을 보장하고 공정성과 평등한 대우를 보장하기 위한 것입니다. 이러한 엄격한 규제로 인해 현대화 프로세스가 느려질 수 있습니다. 기업은 유연성이 더 뛰어나고 시장 변화에 더 빠르게 대응할 수 있는 경우가 많습니다. 이들은 규제되지만 더욱 역동적인 환경에서 운영되어 혁신과 적응의 여지가 더 커집니다.

자세한 내용은 여기를 참조하세요.

• 엄격한 규제와 여유 속에서: 공공행정의 과제

🏢 행정 최적화와 행정 현대화 간의 결정은 행정부의 현재 요구 사항, 자원 및 목표를 포함한 다양한 요소에 따라 달라집니다. 다음은 두 전략 중 어느 것이 더 합리적일 수 있는 몇 가지 상황입니다.

🔍 관리 최적화

의미가 있는 경우:

1. 단기적인 성과가 필요하다

효율성을 높이거나 긴급한 문제를 해결하기 위해 빠른 개선이 필요한 경우.

2. 제한된 자원

자원(재정적 자원, 인력, 시간)이 제한되어 있고 신기술에 대한 대규모 투자나 획기적인 변화가 불가능한 경우.

3. 이미 기능하고 있는 구조

기존 관리 구조가 본질적으로 잘 작동하지만 미세 조정을 통해 해결할 수 있는 사소한 비효율성이나 프로세스 병목 현상이 있는 경우.

4. 모범 사례 구현

KAIZEN에서 설명하는 것과 같은 검증된 방법과 절차를 도입하여 기존 프로세스를 개선하려는 경우(지속적인 개선)

자세한 내용은 여기를 참조하세요.

• KAIZEN: 행정의 지속적인 개선과 변화

🔄 행정 현대화

의미가 있는 경우:

1. 장기적이고 지속 가능한 개선

미래의 도전에 대비하기 위해 근본적이고 장기적인 변화를 모색할 때.

2. 기술 업그레이드 또는 전환

더 현대적이고 효율적인 솔루션으로 교체해야 하는 오래된 IT 시스템과 기술이 있는 경우.

3. 구조적 문제

최적화만으로는 해결할 수 없는 중대한 구조적 결함이 있어 근본적인 변화가 필요한 경우.

4. 새로운 요구사항

새로운 프로세스와 기술의 도입을 요구하는 새로운 법적 요구 사항이나 행정에 대한 사회적 기대가 있는 경우.

🌟 관리 최적화와 관리 현대화: 가이드

🚀 행정 최적화와 행정 현대화 사이에서 결정할 때 당국, 지역사회, 자치단체, 도시 또는 국가의 구체적인 상황과 목표가 결정적인 역할을 합니다. 결정을 내릴 때 고려해야 할 몇 가지 다른 측면은 다음과 같습니다.

1. 기간 🕰️

• 관리 최적화: 단기적인 개선과 빠른 성공에 이상적입니다. 여기에서는 효율성 향상을 달성하기 위해 기존 프로세스와 구조를 분석하고 최적화합니다.
• 관리 현대화: 대대적인 변화와 업그레이드가 포함된 장기 프로젝트에 적합합니다. 이러한 프로젝트는 일반적으로 구현하고 사용자 정의하는 데 더 많은 시간이 필요합니다.

2. 리소스 💡

• 관리 최적화: 일반적으로 재정적, 인적 자원 모두 더 적은 리소스가 필요합니다. 기존 구조와 기술을 계속해서 사용할 수 있는 경우가 많습니다.
• 행정 현대화: 새로운 기술에 대한 투자, 교육 및 외부 조언을 포함한 상당한 자원이 필요합니다.

3. 목표와 결과 🎯

• 관리 최적화: 처리 시간 단축이나 지속적인 운영 비용 절감 등 빠르고 측정 가능한 효율성 증가를 목표로 합니다.
• 행정 현대화: 목표는 행정을 근본적으로 갱신하고 장기적으로 지속 가능하게 만드는 것입니다. 여기에는 신기술 도입, 조직 구조 재설계, 새로운 법적 요구 사항 적응 등이 포함되는 경우가 많습니다.

4. 기술적 요구사항 🖥️

• 관리 최적화: 일반적으로 기존 기술을 활용하고 해당 응용 프로그램을 개선합니다. 또한 사소한 기술 업그레이드도 포함될 수 있습니다.
• 행정 현대화: 현대화된 IT 인프라, 자동화 솔루션 또는 전자 정부 플랫폼과 같은 새로운 기술 시스템의 구현이 필요한 경우가 많습니다.

5. 구조적 변화 🏗️

• 관리 최적화: 일반적으로 구조적 변경이 없거나 최소한의 변경만 있습니다. 기존 구조 내에서 프로세스 개선과 효율성 향상에 중점을 두고 있습니다.
• 행정 현대화: 행정을 현대적인 요구 사항에 맞게 조정하려면 급격한 구조적 변화가 필요한 경우가 많습니다. 여기에는 부서 및 업무 재구성이 포함될 수 있습니다.

6. 저항과 변화 관리 🌐

• 관리 최적화: 점진적인 개선이므로 일반적으로 저항이 낮습니다. 변경 관리는 중요하지만 덜 집중적인 경우가 많습니다.
• 행정 현대화: 중대한 변화가 종종 회의론에 부딪히기 때문에 저항 가능성이 더 커집니다. 직원의 수용과 참여를 보장하려면 포괄적인 변화 관리가 필수적입니다.

🔍 따라서 행정 최적화와 행정 현대화 사이의 선택은 해당 기관의 특정 요구, 자원 및 목표에 따라 신중하게 이루어져야 합니다. 현재 상황에 대한 정확한 분석과 원하는 결과에 대한 명확한 정의가 필수적입니다.

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