독일 관리자들의 가장 큰 오해: "먼저 최적화하고 그 다음에 자동화하라"는 말이 회사를 마비시키는 이유

자동화: 많은 회사가 무시하는 진실과 실제로 효과가 있는 것

독일 비즈니스 세계에서 불변의 법칙처럼 작용하는 지침 원칙은 "먼저 프로세스를 최적화하고, 그 후에 기술을 구현하라"입니다. 이처럼 논리적이고 위험 회피적인 접근 방식은 디지털화에 대한 논의를 주도하며, 건전한 기업 경영의 만트라로 칭송받기도 합니다. 그러나 이러한 순차적 사고방식은 시대에 뒤떨어졌을 뿐만 아니라 디지털 시대 기업 경쟁력을 저해하는 가장 큰 장애물 중 하나가 되고 있습니다. 이는 현대 자동화의 작동 방식과 그 영향에 대한 근본적인 오해에서 비롯됩니다.

이 글은 프로세스 최적화와 자동화를 엄격하게 분리하는 것이 왜 잘못된 이분법인지 설명합니다. "완벽한" 수동 프로세스를 기다리는 것은 기업을 정체된 상태에 빠뜨려 귀중한 시간을 낭비하고, 투자 수익률(ROI)을 지연시키고, 기술 부족을 심화시키고, 막대한 기술 부채를 축적하게 한다는 점을 보여줍니다. 경직된 순서 대신, 프로세스 개선과 자동화 계획을 처음부터 병행하는 병행 접근 방식을 권장합니다. 동시 엔지니어링, 프로세스 마이닝과 같은 현대적인 방법론, 그리고 애자일 방법론과 같은 원칙을 활용하면 진정한 효율성과 미래 생존 가능성은 기다림에서 비롯되는 것이 아니라 프로세스와 시스템에 대한 지능적이고 동시적인 사고에서 비롯된다는 것을 분명히 알 수 있습니다. 이제 디지털 혁신의 새로운 슬로건이 필요한 시점입니다.

때로는 굳어진 사고방식에 도전하려면 분명한 동기가 필요합니다. 이는 최근 GEBHARDT Intralogistics Group GmbH의 전무이사인 마르코 게브하르트가 LinkedIn에 올린 게시물을 통해 나타났습니다. "'자동화하기 전에 프로세스를 통제해야 한다'는 문구를 더 이상 읽을 수 없다"는 그의 노골적인 좌절감이 이 글을 쓰게 된 계기가 되었습니다. 이 글은 디지털 혁신에 대한 가장 큰 오해 중 하나를 지적하며, 이러한 접근 방식이 더 이상 시대에 뒤떨어진 이유를 살펴보기에 완벽한 출발점입니다.

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• LinkedIn: 더 이상 이 글을 읽을 수 없습니다. "자동화하기 전에 프로세스를 제어해야 합니다."

프로세스 최적화와 자동화의 병행: 독일 기업 문화의 잘못된 이분법

순차적 사고가 기업을 느리게 만드는 이유와 실제로 효과가 있는 것

프로세스 최적화 및 자동화의 순서를 둘러싼 논쟁이 현재 독일어권 전문가 집단에서 뜨겁게 달아오르고 있습니다. 링크드인 토론에서는 하나의 격언이 지배적입니다. "수동 프로세스가 먼저 완벽하게 실행되어야 하고, 그 후에야 기술을 구현해야 한다"는 것입니다. 이 격언은 직관적으로 옳고, 설득력 있게 논리적이며, 경제적으로도 보수적인 것처럼 보입니다. 완전히 틀린 것도 아닙니다. 그러나 심층 분석 결과, 이러한 접근 방식은 자동화 프로젝트의 본질에 대한 근본적인 오해로 이어지고 기업의 경쟁력을 체계적으로 저해한다는 사실이 드러났습니다.

정적 함정: 프로세스가 변하지 않는 것으로 생각될 때

핵심 문제는 이러한 접근 방식이 비즈니스 활동을 정적인 양으로 취급한다는 사실에 있습니다. 프로세스가 기술적으로 복제될 수 있는 최적의 상태에 도달할 수 있다고 가정합니다. 그러나 이는 현대 생산 및 사무 프로세스의 현실을 반영하지 않습니다. 오히려 실제 구현 사례는 자동화 기술의 도입으로 프로세스가 근본적으로 변화한다는 것을 보여줍니다. 오늘날 수동으로 완벽하게 작동하는 것이 내일 자동화 시스템에는 더 이상 적합하지 않을 것입니다. 자동화는 그 자체의 논리, 요구 사항, 제약 조건을 가지고 있기 때문입니다.

유럽 ​​자동화 산업의 연구 결과는 이러한 역동성을 강조합니다. 공구 제작 부문 분석에 따르면, 설문 조사에 참여한 기업의 거의 3분의 2가 프로세스 안정성을 구현의 가장 큰 장애물 중 하나로 꼽았습니다. 그러나 이러한 안정성은 단순히 프로세스의 유무에 따라 결정되는 것이 아니라, 지속적인 적응을 통해 점진적으로 달성되는 개념이라는 점이 빠르게 드러납니다. 같은 연구에 참여한 기업의 70%는 부품 및 프로세스 표준화가 엔드투엔드 자동화를 실현할 만큼 충분히 진전되지 않았다고 답했습니다. "그럼 먼저 수동으로 최적화하세요."라고 말하는 것은 논리적 오류입니다. 그러나 현실적인 결론은 표준화 자체가 자동화 프로세스의 전제 조건이 아니라 그 자체의 결과라는 것입니다.

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• Fraunhofer 생산 기술 연구소(IPT)와 WBA Aachen Toolmaking Academy의 협력으로 진행된 "공구 제작의 성공적인 자동화" 연구

순차적 대신 병렬: 진정한 자동화의 핵심

이는 현대 조직에서 표준 모범 사례로 자리 잡은 소위 동시 공학(Simultaneous Engineering) 원칙을 고려할 때 특히 명확해집니다. 이 개념은 프로세스에 참여하는 모든 사람이 순차적으로가 아니라 병렬적으로 결과를 도출해낸다는 것을 의미합니다. 프로세스 최적화 및 자동화에 적용하면, 각 팀은 프로세스를 수동으로 개선하는 동시에 이 프로세스를 어떻게 자동화할 수 있을지를 동시에 고려하게 됩니다. 이러한 병렬적 관점은 프로세스 단계의 현재 효율성뿐만 아니라 자동화 가능성까지 고려하여 최적화하기 때문에 더욱 근본적인 최적화로 이어집니다. 이는 질적으로 다른 접근 방식입니다.

독일 기업 문화는 문제를 단계별로 구분하는 경향이 뚜렷합니다. 이는 비효율적인 것이 아닙니다. 역사적으로 단계적 접근 방식은 독일 엔지니어링 및 제조 분야에서 큰 성공을 거두었습니다. 그러나 현대 디지털화에서는 이러한 접근 방식이 오히려 역효과를 낳는 것으로 나타났습니다. 비트콤(Bitkom)의 실증 연구에 따르면 기업의 45%가 기존 시스템과 프로세스의 전환을 디지털화의 핵심 과제로 꼽았으며, 특히 직원 1,000명 이상의 대기업에서는 이 비율이 66%로 증가했습니다. 이는 우연이 아닙니다. 기업이 순차적 모델을 고수하는 기간이 길어질수록 최적화된 상태와 자동화 요구 사항 간의 격차가 커집니다.

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• bitkom: 비즈니스 프로세스 디지털화의 과제 극복

대기의 숨겨진 비용: ROI, 기술 부족, 기술 부채

자동화 프로젝트의 현실을 고려하면 ROI 문제는 더욱 심각해집니다. 일반적인 시나리오: 한 회사가 송장 처리 자동화 솔루션에 5만 유로를 투자합니다. 수동 작업 감소로 연간 4만 유로의 절감 효과가 발생합니다. 따라서 첫해 ROI는 마이너스 20%입니다. 이는 자동화 실패가 아니라 전형적인 곡선입니다. 두 번째 해에는 투자금이 완전히 회수됩니다. 세 번째 해에는 솔루션이 수익성을 보이기 시작합니다. "완벽한" 수동 단계를 너무 오래 기다리는 기업은 이러한 귀중한 상환 기간을 잃게 됩니다.

숙련된 인력 부족을 고려하면 상황은 더욱 심각해집니다. 최근 조사에 따르면 IT 및 디지털화 전문가 부족은 자동화 프로젝트의 제한 요인입니다. 딜로이트의 연구에 따르면 자동화에 의존하는 기업은 평균적으로 생산성이 20% 향상되고 비용은 15% 절감됩니다. 그러나 이러한 기업들은 일반적으로 "완벽한" 수동 단계가 될 때까지 기다리지 않고, 초기 단계부터 병렬 구조를 구축하기 시작했습니다. 이는 IT 부서와 사업 부서 간의 심층적인 이해를 위한 토대를 마련하여 자동화 프로젝트의 성공률을 크게 높입니다.

지나치게 순차적인 계획으로 인해 발생하는 기술 부채 또한 중요한 요인입니다. 기업이 모든 것이 수동으로 완벽하게 실행될 때까지 기다리면, 기술 시스템, 데이터베이스, 소프트웨어 구성 요소는 이 기간 동안 계속 작동합니다. 이러한 시스템들은 구식이 되고, 불일치가 누적되며, 오래된 코드, 노후된 하드웨어, 최적화되지 않은 데이터베이스 구조라는 형태의 "부채"를 형성합니다. 자동화 구현과 함께 이러한 부채를 나중에 상환해야 하는 부담은 기하급수적으로 증가합니다. 대기업의 기술 부채 관리에 대한 연구에 따르면 부채 상환은 회피, 식별, 측정, 우선순위 지정, 모니터링의 병렬 구현을 포함하는 지속적인 프로세스여야 합니다. 순전히 순차적인 접근 방식은 기술 부채가 누적되어 궁극적으로 자동화 자체를 저해하게 됩니다.

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프로세스 마이닝에서 Agile까지: 현대적 방법이 병렬성을 강화하는 방식

프로세스 마이닝은 완전히 새로운 접근 방식을 제공합니다. 이 기술은 실행 데이터로부터 현재 프로세스를 재구성하고 비효율성을 드러냅니다. 우선순위 지정은 특히 중요합니다. 프로세스 마이닝은 어떤 프로세스 변경이 최대 ROI를 가져올지 객관적으로 판단할 수 있습니다. 프로세스 마이닝의 성공 측정에 대한 연구는 네 가지 핵심 성공 요인을 제시합니다. 프로세스 기록 및 분석을 통해 현재 프로세스를 시각적으로 재구성합니다. 프로세스 조화 및 최적화를 통해 유사한 프로세스를 표준화합니다. ROI 기준을 준수하는 자동화 프로세스를 선택하고, 대량 표준 프로세스를 중심으로 합니다. 운영 중 모니터링을 통해 프로세스 성과를 지속적으로 측정합니다.

이러한 체계적인 접근 방식은 모든 프로세스가 수동으로 최적화될 때까지 기다릴 수 없습니다. 병렬로 실행되어야 합니다. 프로세스 마이닝은 실제 프로세스의 실제 데이터로만 작동합니다. 실제로 실행된 적이 없는 최적화된 프로세스에는 프로세스 마이닝을 적용할 수 없으며, 실제로 존재하고 데이터를 생성하는 프로세스에만 적용할 수 있습니다.

구현의 어려움은 병렬적 접근 방식을 뒷받침하는 또 다른 측면입니다. CGI 시장 조사에 따르면, 변화 관리, 현업 부서와 IT 부서 간의 협력적 파트너십, 기존 시스템 환경과의 통합, 애자일 구현 방식, 그리고 직원 교육이 자동화 프로젝트의 5대 성공 요인으로 나타났습니다. 이러한 요소들은 병렬적 접근 방식을 사용할 때 훨씬 더 효과적으로 기능합니다. 현업 부서와 IT 부서가 솔루션을 위해 협력할 때, 상호 이해는 자연스럽게 향상됩니다. 직원들이 프로세스가 특정 방식으로 최적화되는 이유를 이해할 때, 즉 자동화를 위해 최적화된다는 것을 인지할 때 변화 관리는 더욱 효과적으로 작동합니다.

자동화 프로젝트의 통계적 오류율 또한 시사하는 바가 큽니다. 가장 빈번한 오류 원인 중 하나는 자동화 프로세스의 잘못된 선택입니다. 반대로, 이는 성공을 위해서는 올바른 프로세스 선택이 필수적임을 의미합니다. 그러나 모든 것이 수동으로 최적으로 실행될 때까지 기다리는 컨설턴트만으로는 이러한 올바른 선택을 외부에서 내릴 수 없습니다. 엔지니어와 해당 분야 전문가가 협력하여 자동화에 적합한 프로세스를 결정하는 공유된 병렬적 이해를 통해서만 달성할 수 있습니다.

소프트웨어 개발에서 애자일 방법을 살펴보면 병렬 모델이 워터 모델보다 우수하다는 것이 분명해집니다. DevOps 파이프라인을 활용한 애자일 전환은 제품을 마이크로서비스와 컨테이너에 캡슐화하면 빠르고 병렬적이며 리소스 효율적인 배포가 가능함을 보여줍니다. 이를 통해 병렬적이고 더 빠른 자동화 테스트가 가능해져 리드 타임이 크게 단축됩니다. 이는 새로운 현상이 아니라, 복잡한 기술 환경에서도 병렬 처리가 순차 처리보다 효율적임을 보여주는 검증된 원칙입니다.

독일 산업계에 깊이 뿌리내린 린 경영(Lean Management) 개념 또한 이러한 병행 접근 방식을 뒷받침합니다. 린 경영은 지속적인 개선과 낭비 최소화에 기반합니다. 하지만 프로세스가 수작업으로 완벽해질 때까지 기다리는 것은 가장 귀중한 자원 중 하나인 시간을 낭비하는 결과를 초래합니다. 린 경영과 인더스트리 4.0 기술을 결합하면 제조 프로세스에 대한 더욱 정밀한 모니터링 및 제어가 가능해집니다. 하지만 이러한 결합은 린 전문성과 기술 계획이라는 두 가지 측면이 병행해서 개발될 때에만 효과를 발휘합니다.

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기술 그 이상: 사람, 문화, 그리고 지속적인 개선

종종 간과되는 측면 중 하나는 심리적인 측면입니다. "프로세스가 먼저, 그 다음이 기술"이라는 말은 단순히 전략적인 측면을 넘어 안심시키는 측면도 있습니다. 많은 직원과 관리자에게 이는 아직 아무것도 할 필요가 없고, 아직 시간이 있다는 것을 의미합니다. 기업 내 자동화에 반대하는 사람들은 종종 이 구호를 사용하여 프로젝트 속도를 늦춥니다. 이는 이해할 만하지만, 경제적으로는 재앙입니다. 맥킨지는 프로세스 최적화와 병행하여 자동화를 조기에 추진하는 기업이 평균적으로 시장에서 승자라는 것을 보여줍니다.

하이브리드 통합은 현대 시스템 아키텍처에서 중요성이 커지고 있는 용어입니다. 이 개념은 기업이 기존 시스템을 갑자기 교체하지 않고 점진적으로 현대화할 수 있음을 의미합니다. 실제 사례로 SAP 솔루션과 클라우드 기반 애플리케이션을 통합하는 것이 있습니다. 이러한 하이브리드 방식은 기존 운영에 영향을 미치지 않고 병렬 현대화를 가능하게 합니다. 신규 개발은 기존 운영과 병행하여 진행되므로 가용성 문제 없이 테스트가 가능합니다. 사용자는 새 솔루션이 기존 솔루션을 완전히 대체할 때까지 두 솔루션 중 하나를 적극적으로 선택할 수 있습니다. 이는 혁명이 아닌 진화가 올바른 길임을 보여줍니다. 하지만 진화는 순차적으로 진행되는 것이 아니라 병렬적으로 진행됩니다.

연구에 언급된 구현 장애물이 반드시 병렬 프로세스에 반대하는 주장은 아닙니다. 기업의 약 3분의 1이 프로세스에 대한 이해가 부족하다고 보고합니다. 그러나 이러한 기업들은 자동화 기술에 대한 집중적인 참여를 통해 프로세스에 대한 더 깊은 이해를 촉진하기 때문에 병렬 접근 방식을 통해 이점을 얻을 수 있습니다. IT 부서와 사업부 간의 "이 단계를 어떻게 자동화할 것인가?"에 대한 논의는 순전히 분석적인 단계보다 프로세스에 대한 더 심층적인 이해로 이어집니다.

지속적인 개선은 병렬 프로세스를 지원하는 또 다른 개념입니다. 자동화 프로젝트를 구현한 후에는 일반적으로 모니터링을 수행하고, 발견된 비효율성을 해결하고, 프로세스를 더욱 최적화하는 단계가 시작됩니다. 이 단계는 초기 최적화 단계와 완전히 분리되지 않을 때 훨씬 더 효과적입니다. 팀이 프로세스 자동화 방법을 이미 이해하고 있다면, 지속적인 개선을 더욱 빠르고 효과적으로 구현할 수 있습니다.

지속적인 개선을 의미하는 카이젠 원칙은 종종 매우 느린 과정으로 오해됩니다. 실제로 카이젠은 관련된 모든 사람이 지속적으로 개선을 모색하고 구현하는 것을 의미합니다. 이는 병렬 자동화 이니셔티브와 매우 효과적으로 결합됩니다. 이러한 조합은 "완벽한" 수동 단계를 기다리지 않고 자동화 구현 프로세스에서 이를 달성하는 지속적인 개선 문화를 조성합니다.

자동화 프로젝트에서 변화 관리에 대한 요구는 매우 높습니다. 자동화 프로젝트는 기술적인 측면이 아닌 조직적인 변화입니다. 직원들의 저항은 당연하고 인간적인 문제입니다. 해결책은 목표, 잠재력, 영향, 그리고 현황을 정기적으로 보고하는 투명한 소통입니다. 하지만 이러한 소통은 동시에 이루어질 때 더욱 효과적입니다. 직원들이 처음부터 자신의 전문 지식이 자동화 솔루션 설계에 반영되고 있음을 인지한다면, 프로세스가 "완벽하게" 최적화되는 과정을 지켜본 후 "외부에서" 자동화되는 경우보다 신뢰와 수용이 높아질 가능성이 더 높습니다.

또 다른 중요한 관찰 결과는, 완벽한 수동 단계를 너무 오래 기다리는 기업들은 종종 기술 투자의 기회를 놓치는 경향이 있다는 것입니다. 디지털화를 위한 자금, 보조금, 세제 혜택은 시간적 제약이 있습니다. 기다림의 문화는 이러한 기회를 놓치게 만듭니다. 애자일 기업들은 이미 병렬적으로 생각하고 더 빠르게 행동할 수 있기 때문에 이러한 기회를 활용합니다.

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디지털 혁신을 위한 새로운 만트라

이 모든 관점에서 볼 때 결론은 명확합니다. "프로세스 우선, 기술은 나중"이라는 고전적인 주장은 경제적, 전략적으로 시대에 뒤떨어진 것입니다. 변화가 더디고 개별 시스템에 대한 대규모 투자가 긴 수명을 가졌던 인더스트리 2.0이나 3.0 시대에는 적절했을지 모릅니다. 그러나 유연성, 속도, 그리고 지속적인 적응이 필수적인 오늘날의 인더스트리 4.0 현실에서는 이러한 접근 방식이 역효과를 낳습니다.

올바른 주문은 "프로세스를 이해하는 것은 필수적이다"입니다. 자동화에 대한 고려는 선택 사항이 아니라 프로세스를 진정으로 이해하기 위해 필수적입니다. 두 가지를 모두 고려할 때 발전이 이루어집니다. 이는 엉성하게 고안된 자동화를 구현하라는 의미가 아닙니다. 프로세스 최적화에 자동화 관점을 항상 통합해야 한다는 의미입니다. 프로세스 분석가와 IT 설계자가 처음부터 협력해야 한다는 의미입니다. 기업은 끝없는 수동 작업으로 완벽해질 때까지 기다리지 않고, 작고 반복적인 자동화 단계부터 일찍 시작해야 합니다.

이를 이해하고 실행하는 기업은 업계에서 승자가 될 것입니다. 순차적인 사고방식을 고수하는 기업은 도태될 것입니다.

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