Veröffentlicht am: 13. April 2025 / Update vom: 13. April 2025 – Verfasser: Konrad Wolfenstein
Top Ten KI-Wettbewerber und Drittanbieter-Lösungen als Alternativen zu Microsoft SharePoint Premium – Künstliche Intelligenz – Bild: Xpert.Digital
Welche KI-getriebenen Alternativen zu Microsoft SharePoint sind am besten geeignet?
Im Einsatz von Microsoft SharePoint anstatt der Microsoft Premium KI – Die 10 besten KI-Alternativen im Vergleich
Die Microsoft-Plattform SharePoint Premium hat sich als fortschrittliche Content-Management- und Erlebnisplattform etabliert, die durch ihre KI-Funktionen und tiefe Integration in das Microsoft-Ökosystem besticht. Als Weiterentwicklung von Microsoft Syntex bietet sie umfassende Möglichkeiten zur automatisierten Inhaltsverarbeitung, intelligenten Governance und nahtlosen Zusammenarbeit. Dennoch suchen viele Unternehmen nach alternativen Lösungen, die entweder spezialisierte KI-Funktionen bieten, kostengünstigere Modelle darstellen oder besser zu ihren spezifischen Anforderungen passen. Diese Analyse stellt die zehn führenden KI-getriebenen Alternativen vor, die entweder als eigenständige Lösungen oder als Erweiterungen zu SharePoint fungieren können.
Überblick: SharePoint Premium und seine KI-Funktionalitäten
SharePoint Premium stellt die nächste Entwicklungsstufe von Microsoft Syntex dar und integriert KI-Technologien für eine verbesserte Inhaltsverwaltung und Zusammenarbeit. Die Plattform kombiniert zwei zentrale Säulen: SharePoint Premium selbst (ehemals Microsoft Syntex) und Microsoft 365 Copilot.
Kernfunktionen von SharePoint Premium
SharePoint Premium bietet fortschrittliche Content-Management-Dienste für SharePoint Online und unterstützt Unternehmen bei der effizienten Umsetzung von Content-Management-Anwendungsfällen durch KI, OCR und Prozessautomatisierung. Zu den Hauptfunktionen gehören:
- Automatisierte Inhaltsverarbeitung (Dokumentenklassifizierung, Metadatenextraktion)
- Verbesserte Suchfunktionen und Informationsfindung durch semantische Suche
- Automatisierte Compliance-Durchsetzung und Governance
- Integration mit Microsoft 365 Copilot für KI-gestützte Assistenz
- Advanced Data Loss Prevention (DLP) zur Kontrolle vertraulicher Informationen
- Workflow-Automatisierung durch Integration mit Power Automate
Das Lizenzmodell ist hybrid: Während viele Kernfunktionen über ein Pay-as-you-go-Modell (PAYG) über Azure abgerechnet werden, erfordern bestimmte Governance-Funktionen (SharePoint Advanced Management) eine benutzerbasierte Lizenzierung.
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Top Ten KI-Alternativen zu SharePoint Premium
1. M-Files: Metadaten-gesteuertes KI-Dokumentenmanagement
M-Files bietet einen metadatenbasierten Ansatz für das Dokumentenmanagement, unterstützt durch KI-Funktionen zur intelligenten Informationsverarbeitung.
Hauptmerkmale:
- Metadaten-gesteuerte Dokumentenorganisation statt ordnerbasierter Struktur
- KI-unterstützte Dokumentenklassifikation und automatische Metadatenzuweisung
- Intelligente Suchfunktionen mit kontextbasierten Ergebnissen
- Starke Compliance-Funktionen und Versionskontrolle
M-Files hebt sich von SharePoint Premium durch seinen metadatenzentrierten Ansatz ab, der eine intuitivere Suche nach Dokumenten ermöglicht, unabhängig vom Speicherort. Die Lösung richtet sich besonders an Unternehmen, die klare Strukturen suchen und hohen Wert auf Compliance legen.
2. FlowForma: No-Code-KI-Plattform für Workflows
FlowForma ist eine No-Code-Plattform, die generative KI zur Erstellung komplexer Workflows nutzt und sich nahtlos in Microsoft 365 und SharePoint integriert.
Hauptmerkmale:
- Eigener “Copilot” für Workflow-Erstellung und -Optimierung
- KI-gestützte Zusammenfassungsfunktionen
- Intuitive No-Code-Oberfläche für Geschäftsanwender
- Nahtlose Integration in die Microsoft 365-Umgebung
FlowForma kann sowohl als Ergänzung zu SharePoint als auch als Alternative für spezifische Workflow-Anforderungen dienen. Im Gegensatz zu SharePoint Premium liegt der Fokus hier auf der Workflow-Automatisierung mit generativer KI-Unterstützung.
3. PoolParty Semantic Suite (Graphwise): Semantische KI-Intelligenz
Diese Lösung bietet eine semantische Ebene über SharePoint, Teams und Copilot und ermöglicht fortschrittliche semantische Suche und automatisches Konzept-Tagging.
Hauptmerkmale:
- Semantische Suche, die über Stichwörter hinausgeht und Synonyme versteht
- Automatisches Konzept-Tagging basierend auf einer zentral verwalteten Taxonomie
- Facettierte Suche zur Verfeinerung der Ergebnisse
- Integration mit dem SharePoint Term Store, Azure und der Graph API
PoolParty kann als semantische Erweiterung für SharePoint oder als eigenständige Lösung für Unternehmen dienen, die einen stärkeren Fokus auf semantische Suche und Wissensmanagement legen als SharePoint Premium bietet.
4. Semaphore (Progress): Textanalyse und Metadaten-Anreicherung
Semaphore nutzt semantische Modelle, Text Mining und Klassifizierungsregeln, um SharePoint-Dokumente mit reichhaltigen, kontextbezogenen Metadaten zu versehen.
Hauptmerkmale:
- Fortschrittliche semantische Modelle zur Texterkennung
- Automatische Klassifizierung von Dokumenten
- Kontextbasierte Metadatenanreicherung
- Verbesserte Auffindbarkeit und Wissensvernetzung
Eine Fallstudie mit einer globalen Non-Profit-Organisation zeigte eine verbesserte Auffindbarkeit von Dokumenten und bessere Wissensvernetzung über verschiedene Standorte hinweg – was die Stärke dieser Lösung im Vergleich zu SharePoint Premium in komplexen, wissensintensiven Umgebungen unterstreicht.
5. Onyx (ehemals Danswer): Open-Source-KI-Plattform
Onyx ist eine Open-Source-KI-Plattform, die sich mit Unternehmensdokumenten, Anwendungen (einschließlich SharePoint) und Personen verbindet.
Hauptmerkmale:
- Chat-Schnittstelle für natürlichsprachliche Interaktion mit Unternehmensinhalten
- Konnektoren zu über 40 Systemen, einschließlich SharePoint
- Möglichkeit, benutzerdefinierte KI-Agenten zu erstellen
- Flexible Deployment-Optionen (lokal oder Cloud)
Als Open-Source-Alternative bietet Onyx Flexibilität und Anpassbarkeit, die über SharePoint Premium hinausgeht, und richtet sich besonders an Unternehmen, die eine größere Kontrolle über ihre KI-Infrastruktur wünschen.
6. Confluence (Atlassian): Kollaborative Dokumentation mit KI
Confluence ist eine Java-basierte Collaboration-Software von Atlassian, die durch ihre starke Suchfunktion und kollaborativen Features hervorsticht.
Hauptmerkmale:
- Team-Sites für Projektgruppen mit gemeinsamen Kalendern
- Workflow- und Aufgabenmanagement-Funktionen
- Fortschrittliche Suchmaschine mit hohen Bewertungen
- DSGVO- und ISO 27001/27018-Compliance
Confluence richtet sich an Unternehmen, die eine stärkere Fokussierung auf kollaborative Dokumentationsprozesse wünschen und weniger auf die dokumentenzentrierte Verwaltung wie bei SharePoint Premium.
7. Nintex: Umfassende Workflow-Automatisierung
Nintex bietet umfangreiche Werkzeuge für Workflow-Automatisierung, Robotic Process Automation (RPA) und Dokumentengenerierung mit SharePoint-Integration.
Hauptmerkmale:
- End-to-End-Prozessautomatisierung mit KI-Unterstützung
- Robotic Process Automation für repetitive Aufgaben
- Intelligente Dokumentengenerierung
- Integration mit SharePoint und anderen Microsoft-Diensten
Im Vergleich zu SharePoint Premium bietet Nintex tiefere Automatisierungsfunktionen, kann jedoch eine steilere Lernkurve und höhere Kosten aufweisen.
8. Kendox InfoShare: Web-basierte KI-Dokumentenklassifikation
Kendox InfoShare ist ein webbasiertes DMS mit KI-gestützter Dokumentenklassifikation, das moderne und mobile Funktionalitäten bietet.
Hauptmerkmale:
- KI-gestützte automatische Dokumentenklassifikation
- Webbasierte moderne Benutzeroberfläche
- Mobile Zugriffsoptionen
- Flexible Skalierbarkeit von kleinen Teams bis zu Enterprise-Lösungen
Diese Lösung zeichnet sich durch ihre moderne Benutzeroberfläche und ihre Skalierbarkeit aus, was sie für wachsende Unternehmen attraktiv macht, die eine Alternative zu SharePoint Premium mit ähnlichen KI-Funktionen suchen.
9. Expert.ai: Spezialisierte semantische Textanalyse
Expert.ai ist ein Werkzeug für semantische Textanalyse mit tiefgreifenden Anpassungsmöglichkeiten für Schlüsselwörter und Konzepte.
Hauptmerkmale:
- Fortschrittliche semantische Textanalyse-Algorithmen
- Tiefgehende Anpassungsmöglichkeiten für Schlüsselwörter und Konzepte
- Extraktion von Bedeutung und Kontext aus unstrukturierten Texten
- Integration mit verschiedenen Content-Management-Systemen
Expert.ai wird in Vergleichen als starke Alternative im Bereich Semantik genannt und übertrifft SharePoint Premium bei spezialisierten semantischen Analyse-Anforderungen.
10. Guru: Enterprise-AI-Suchplattform
Guru ist eine Enterprise-AI-Suchplattform, die Informationen aus verschiedenen Quellen, einschließlich SharePoint, aggregiert und durchsuchbar macht.
Hauptmerkmale:
- Zentralisierte Wissensaggregation aus verschiedenen Quellen
- KI-gestützte Suchfunktionen
- Kontextabhängige Informationsbereitstellung
- Integration mit bestehenden Unternehmenstools
Guru fokussiert sich stärker auf die Wissensaggregation und -bereitstellung als SharePoint Premium und eignet sich besonders für Unternehmen mit fragmentierten Informationsquellen.
Vergleichsanalyse: Integrierte Microsoft-Lösungen vs. Drittanbieter
Die Entscheidung zwischen integrierten Microsoft-Lösungen wie SharePoint Premium und Drittanbieter-Tools erfordert die Abwägung verschiedener Faktoren.
Integrationstiefe und Benutzerfreundlichkeit
Integrierte Microsoft-Lösungen wie SharePoint Premium bieten eine nahtlose Integration in das Microsoft 365-Ökosystem und eine einheitliche Benutzererfahrung. Drittanbieter-Lösungen können jedoch spezialisierte Benutzeroberflächen bieten, die für bestimmte Anwendungsfälle optimiert sind. So bietet beispielsweise M-Files eine intuitive metadatengesteuerte Benutzeroberfläche, die für viele Anwender einfacher zu navigieren sein kann als die SharePoint-Struktur.
Funktionstiefe vs. Spezialisierung
SharePoint Premium deckt ein breites Spektrum an Funktionen ab, von der Inhaltsverarbeitung über Governance bis hin zur Assistenz. Drittanbieter-Tools wie Expert.ai oder PoolParty Semantic Suite bieten hingegen tiefere Spezialisierung in bestimmten Bereichen wie semantischer Textanalyse oder Taxonomie-Management, was für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen vorteilhaft sein kann.
Kostenmodelle und ROI
Das hybride Kostenmodell von SharePoint Premium, das sowohl nutzungs- als auch benutzerbasierte Ansätze kombiniert, kann die Kostenprognose und das Lizenzmanagement komplexer gestalten. Drittanbieter-Lösungen bieten oft flexiblere Preismodelle, wie das benutzerbasierte Modell von Confluence (5-10 $ pro Benutzer/Monat) oder die skalierbare Preisgestaltung von Kendox InfoShare.
Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit
Bei SharePoint Premium beschränkt sich die Anpassbarkeit auf Modelltraining, Prompts und die Nutzung der Power Platform. Open-Source-Lösungen wie Onyx bieten hingegen umfassendere Anpassungsmöglichkeiten und die Freiheit, eigene KI-Agenten zu entwickeln und anzupassen.
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Auswahl der passenden KI-Lösung
Die Entscheidung zwischen SharePoint Premium und alternativen KI-Lösungen sollte auf einer sorgfältigen Bewertung der spezifischen Anforderungen eines Unternehmens basieren. SharePoint Premium bietet eine tiefe Integration in das Microsoft-Ökosystem und umfassende KI-Funktionen für Inhaltsverarbeitung und Governance, was es zu einer attraktiven Wahl für Unternehmen macht, die bereits stark in Microsoft 365 investiert haben.
Drittanbieter-Lösungen können jedoch in spezifischen Anwendungsbereichen überlegen sein. M-Files und Kendox InfoShare bieten innovative Ansätze zum Dokumentenmanagement, während PoolParty Semantic Suite und Expert.ai spezialisierte semantische Fähigkeiten mitbringen. Für Unternehmen mit besonderen Workflow-Anforderungen könnten FlowForma oder Nintex die bessere Wahl sein.
Letztendlich könnten hybride Ansätze – die Kombination von SharePoint Premium mit komplementären Drittanbieter-Lösungen für spezifische Anforderungen – für viele Unternehmen den optimalen Weg darstellen, um sowohl von der tiefen Microsoft-Integration als auch von spezialisierten KI-Fähigkeiten zu profitieren.
KI-Trends und Zukunftsausblick
Die KI-Landschaft für Content-Management und Zusammenarbeit entwickelt sich schnell weiter. Die Integration generativer KI-Funktionen, wie sie bereits in Microsoft Copilot zu sehen ist, wird voraussichtlich auch bei Drittanbietern zunehmen. Open-Source-Lösungen wie Onyx könnten an Bedeutung gewinnen, da Unternehmen mehr Kontrolle über ihre KI-Modelle anstreben.
Für Organisationen wird es immer wichtiger, eine flexible KI-Strategie zu entwickeln, die sowohl die Vorteile integrierter Plattformen wie SharePoint Premium als auch spezialisierter Drittanbieter-Tools nutzen kann, um ihre spezifischen Geschäftsanforderungen optimal zu erfüllen.
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