行政のデジタル化: 行政の近代化ではなく行政の最適化が意味を持つのはどのような場合ですか?

🏢 ドイツの企業は年間平均約 200 件の行政と接触しており、その数は常に増加しています。 この多数のやり取りは、特に管理プロセスが完全にデジタル化されていない場合、多大な官僚コストにつながることがよくあります。 したがって、官僚主義の削減は、州、連邦、EU レベルの両方において、企業にとっての 3 つの最重要課題の 1 つです。

しかし、官僚主義の削減に関しては、立法権と苦境に立たされている当局や行政がそれぞれの立場で立ちはだかっています。

ドイツでは、行政のデジタル変革は主に 2017 年に可決されたオンライン アクセス法 (OZG) によって引き起こされ、これに基づいて行政サービスへのデジタル アクセスが 2022 年末までに実装される必要があります。 2月には連邦議会で大方の承認を得た。 本日、連邦議会の過半数が驚くべきことにこの法案を否決した。 ただし、これに必要なユーザーフレンドリーなオンラインポータルと共通標準は、これまでのところ部分的にしか実装されていません（2023年4月初旬時点）。 ドイツにおける行政デジタル化のペースが遅いことを考慮して、デジタル協会 Bitkom は、オンライン アクセス法を改正する際にデジタル行政に対する法的権利を求めています。 オンライン アクセス法の新バージョン (OZG 2.0) が利用可能になりました。 すべての訴訟を経て、この法案は最終的に 2024 年 3 月 22 日に連邦議会の過半数によって否決されました。 再交渉予定（2024年6月時点）。

ドイツ経済にとって、デジタル管理ソリューションの潜在的な効率性を最大限に活用する必要があることは明らかです。 その課題は、企業の効率的なデジタル管理プロセスを推進し、導入することです。 管理の最適化が完全な管理の近代化よりも理にかなっているのはいつかという疑問が生じます。

🔍 管理の最適化と管理の近代化

管理の最適化とは、既存のプロセスを分析および適応させて、より効果的かつ効率的にすることを意味します。 これは、特定のデジタル ツールを導入して個々の手順を簡素化し、スピードアップすることで実現できます。 この例としては、電子文書管理、自動予約、フォームプロセスのデジタル化などが挙げられます。 これらの対策は、多くの場合、完全な最新化よりも迅速かつ安価に実装できます。

一方、管理の近代化には、管理プロセスのより包括的な再設計が含まれます。 これは、既存の構造や働き方に革命をもたらす、まったく新しいシステムやテクノロジーを導入することを意味する可能性があります。 近代化プロジェクトは通常長期にわたるもので、新しいテクノロジーとスタッフのトレーニングへの多額の投資が必要です。

✨ 管理の最適化が意味を持つのはいつですか?

既存のプロセスがすでに比較的うまく機能しており、特定のボトルネックが特定されている状況では、最適化が最も効率的な解決策となる可能性があります。 多くの場合、小規模な調整とデジタル ソリューションの統合により、大きな構造変更を必要とせずに迅速な改善がもたらされます。 これは、明確な問題領域を特定して具体的に対処できる特殊な管理タスクに特に適しています。

たとえば、紙の文書に大きく依存している部門にデジタル フォーム システムを導入すると、処理時間とエラー率が大幅に削減される可能性があります。 電子署名の使用や通知手順の自動化も、決定的な利点をもたらす可能性があります。

🔄 管理の近代化が必要なのはどのような場合ですか?

既存のシステムやプロセスが非常に時代遅れまたは非効率で、小さな調整では目立った改善が得られない場合には、包括的な最新化が必要です。 既存の構造では、現代のデジタル経済の需要に対応できなくなることがよくあります。 このような場合、プロセス全体の根本的な見直しが必要になります。

この例としては、企業のすべての管理担当者に対するデジタル プラットフォームの完全な導入が挙げられます。 これは、企業が申請から処理、承認に至るまで、行政とのすべてのやり取りを中央プラットフォーム上でデジタル的に処理できることを意味します。 このようなシステムでは、さまざまな管理領域を広範囲に統合し、以前の作業プロセスを再設計する必要があります。

💻 デジタル行政の可能性

デジタル管理プロセスの最大の可能性は、透明性、効率性、使いやすさを向上させる能力にあります。 プロセスを調和させて標準化することで、誤解やエラーを減らし、より迅速で信頼性の高い結果を得ることができます。 これにより、企業はリソースを節約し、中核的なタスクにさらに集中できるようになります。

政治家や行政当局にとって、これは、法制分野の発展を早い段階で検討し、企業に顕著な救済をもたらす解決策を推進することを意味します。 政治的取り組みは、妨害的な規制を特定し、廃止または適応することを目指す必要があります。

🤝 協力による実践

もう 1 つの重要な側面は、行政デジタル化プロセスに関与する全員の間での協力と知識の交換です。 企業のニーズに関する特定の知識を使用することで、管理プロセスを実践的かつ的を絞った方法で実装できます。 これには、行政、企業団体、企業自体の緊密な協力が必要です。

他のパートナーと協力して、さまざまなデジタル管理ソリューションを導入および適用することが重要です。 これは、共有デジタル プラットフォームの使用から、経済の特定のニーズを満たすカスタマイズされたソリューションを作成するための共同開発プロジェクトまで多岐にわたります。

🔧 デジタル技術の活用

管理の最適化と管理の近代化はどちらも、特定の状況と課題に応じて適切な場所があります。 短期的な最適化は迅速かつコスト効率の高い改善をもたらすことができますが、構造の大幅な変更を可能にするためには長期的なモダナイゼーションが必要です。 両方のアプローチを組み合わせることで、ドイツの行政をより効率的でビジネスに適したものにすることができます。

デジタル技術を一貫して使用し、関係者全員が緊密に協力することで、経済のニーズを満たす無駄のない効率的な行政という目標を達成できます。 これらの戦略の実施を成功させるには、早期の的を絞った政治的支援が重要な役割を果たします。

📣 類似のトピック

• 📊 年間 200 件の管理担当者: 企業が官僚主義にどのように苦しんでいるか
• 💼 紙ではなくデジタル: ドイツ企業は効率的な管理を求めています
• ⚙️ 管理の最適化 vs. 近代化: ドイツにとって最善の戦略
• 🌐 デジタル管理: ドイツ経済にとって必須
• 🔄 迅速かつコスト効率が高い: 管理の最適化の利点
• 🏢 官僚コストの削減: デジタル化がどのように役立つか
• 📉 効率性の向上: これがデジタル化によって企業の負担を軽減する方法です
• 💡 コラボレーションが鍵: 行政、ビジネス、政治が手を携えて
• 🤝 無駄のない行政のための協力: ドイツの未来への道
• 💻 紙からプラットフォームへ: デジタル管理による効率化

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行政は厳格な規制、法律、官僚的手続きの対象となります。 これは透明性、説明責任、そして公平性と平等な扱いを確保するためです。 この厳格な規制により、近代化プロセスが遅くなる可能性があります。 多くの場合、企業は柔軟性が高く、市場の変化により迅速に対応できます。 彼らは規制されているが、よりダイナミックな環境で運営されており、革新と適応の余地がより広がります。

詳細については、こちらをご覧ください:

• 厳しい規制とゆとりの下で 行政の課題

🏢 行政の最適化と行政の近代化のどちらを選択するかは、行政の現在のニーズ、リソース、目標などのさまざまな要因によって決まります。 どちらかの戦略がより合理的である可能性があるいくつかの状況を次に示します。

🔍 経営の最適化

意味がある場合:

1. 短期的な成果が求められる

効率を向上させたり、緊急の問題を解決したりするために、迅速な改善が必要な場合。

2. 限られたリソース

リソース (財務リソース、人員、時間) が限られており、新しいテクノロジーや広範囲にわたる変化への大規模な投資が不可能な場合。

3. すでに機能している構造物

既存の管理構造が本質的にうまく機能しているが、微調整によって対処できる小さな非効率やプロセスのボトルネックがある場合。

4. ベストプラクティスを実装する

カイゼン（継続的改善）で説明されているような実証済みの方法や手順を導入して既存のプロセスを改善する場合。

詳細については、こちらをご覧ください:

• カイゼン: 継続的な改善と管理の変更

🔄 管理の近代化

意味がある場合:

1. 長期的かつ持続的な改善

将来の課題に備えるために、根本的かつ長期的な変化が求められるとき。

2. 技術のアップグレードまたは転換

時代遅れの IT システムやテクノロジーがあり、より最新で効率的なソリューションに置き換える必要がある場合。

3. 構造的な問題

最適化だけでは修復できない重大な構造的欠陥があり、大幅な変更が必要な場合。

4. 新しい要件

新しいプロセスやテクノロジーの導入を必要とする、新しい法的要件や行政に対する社会的期待がある場合。

🌟 管理の最適化と管理の近代化: ガイド

🚀 行政の最適化と行政の近代化のどちらを行うかを決定する場合、当局、コミュニティ、地方自治体、都市、または国の特定の状況と目的が決定的な役割を果たします。 決定を下す際に考慮すべきその他の側面は次のとおりです。

1. 期間 🕰️

• 管理の最適化: 短期的な改善と迅速な勝利に最適です。 ここでは、効率向上を達成するために、既存のプロセスと構造が分析および最適化されます。
• 管理の最新化: 大幅な変更やアップグレードを伴う長期プロジェクトに適しています。 これらのプロジェクトは通常、実装とカスタマイズにさらに時間がかかります。

2. リソース 💡

• 管理の最適化: 通常は、経済的および人的リソースの両方で必要なリソースが少なくなります。 多くの場合、既存の構造やテクノロジーは引き続き使用できます。
• 管理の最新化: 新しいテクノロジーへの投資、トレーニング、場合によっては外部からのアドバイスなど、多大なリソースが必要です。

3. 目標と結果 🎯

• 管理の最適化: 処理時間の短縮や継続的な運用のコスト削減など、迅速かつ目に見える効率の向上を目指します。
• 行政の近代化: 目標は、行政を根本的に刷新し、長期的に持続可能なものにすることです。 これには、多くの場合、新しいテクノロジーの導入、組織構造の再設計、新しい法的要件への適応が含まれます。

4. 技術的要件 🖥️

• 管理の最適化: 通常は既存のテクノロジーを活用し、そのアプリケーションを改善します。 小規模な技術アップグレードが含まれる場合もあります。
• 管理の最新化: 多くの場合、最新の IT インフラストラクチャ、自動化ソリューション、電子政府プラットフォームなどの新しい技術システムの実装が必要になります。

5. 構造変化 🏗️

• 管理の最適化: 通常、構造上の変更はまったくないか、最小限のみです。 プロセスの改善と既存の構造内の効率の向上に重点が置かれています。
• 管理の近代化: 管理を現代の要件に適応させるには、多くの場合、抜本的な構造変更が必要になります。 これには、部門や業務の再編成が含まれる場合があります。

6. 抵抗と変化の管理 🌐

• 管理の最適化: 段階的な改善であるため、通常は抵抗が低くなります。 変更管理は重要ですが、多くの場合、それほど集中的ではありません。
• 行政の近代化: 重大な変化は懐疑的な見方を受けることが多いため、抵抗を受ける可能性が高くなります。 ここでは、従業員の受け入れと参加を確実にするために、包括的な変更管理が不可欠です。

🔍 したがって、管理の最適化と管理の近代化のどちらを選択するかは、それぞれの機関の特定のニーズ、リソース、目標に基づいて慎重に行う必要があります。 現在の状況を正確に分析し、望ましい結果を明確に定義することが不可欠です。

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