L'intelligenza artificiale trasforma Microsoft SharePoint con Ai premium in una piattaforma di gestione dei contenuti intelligenti

Soluzioni AI per Microsoft SharePoint: un'analisi di esperti per funzioni, applicazioni e valore strategico

L'intelligenza artificiale (AI) trasforma Microsoft SharePoint fondamentalmente da un repository di documenti puro a una piattaforma di gestione dei contenuti intelligenti. Questa modifica affronta le sfide centrali di aziende moderne come sovrastimolazione delle informazioni, processi di ricerca inefficienti e costi elevati attraverso attività manuali. L'analisi mostra che le soluzioni Microsoft integrate, in particolare SharePoint Premium (l'ulteriore sviluppo di Microsoft Syntex) e Microsoft 365 Copilot, sono al centro di questa trasformazione. SharePoint Premium offre profonde funzioni di intelligenza artificiale per l'elaborazione, l'analisi e la governance dei contenuti automatizzati, mentre Copilot come AI Assistant migliora l'interazione dell'utente e la produttività attraverso Microsoft 365 Suite. Inoltre, esiste un mercato delle soluzioni di terze parti che può essere integrato in SharePoint e offrire funzioni di intelligenza artificiale specializzate per i requisiti di nicchia.

I principali vantaggi dell'uso AI in SharePoint sono significativamente aumentati dall'automazione (ad es. Classificazione dei documenti, estrazione dei metadati, attivazione del flusso di lavoro), miglioramento delle informazioni attraverso la ricerca semantica e le raccomandazioni personalizzate, l'applicazione automatica della conformità (ad esempio l'applicazione di nomi di conservazione e riservatezza) e la gestione delle conoscenze ottimizzate. I casi studio mostrano un notevole potenziale di investimento di ritorno.

Tuttavia, un'implementazione di successo richiede un'attenta pianificazione. Una solida architettura di informazioni e le pratiche di governance dei dati solide sono i prerequisiti di base per sfruttare appieno le prestazioni degli strumenti di intelligenza artificiale e per ridurre al minimo i rischi per la sicurezza (in particolare attraverso la condivisione dei dati). Le aziende devono inoltre comprendere e valutare i modelli di licenza ibrida (pay-as-you-go per l'elaborazione premium di SharePoint, le funzioni di governance basate sull'utente e il copilota). Le competenze tecniche per la configurazione e la formazione dei modelli di intelligenza artificiale e la gestione dei cambiamenti ben ponderati sono anche critiche sul successo. Gli aspetti etici come database, protezione dei dati e trasparenza devono essere affrontati in modo proattivo. Il futuro di SharePoint è indissolubilmente legato all'IA, con ulteriori integrazioni e funzioni più intelligenti. Le aziende che integrano strategicamente l'intelligenza artificiale nel loro ambiente di SharePoint possono ottenere vantaggi competitivi sostenibili.

Adatto a:

• Il miglior alterantivo per SharePoint Premium? Integrazione AI di una piattaforma AI indipendente e incrociata per tutte le questioni aziendali

L'ascesa dell'IA nella gestione dei contenuti di SharePoint

La tradizionale gestione dei contenuti aziendali (ECM) raggiunge i suoi limiti in molte organizzazioni. La semplice quantità di contenuti digitali cresce esponenzialmente, il che porta a sfide considerevoli. I dipendenti trascorrono una parte significativa dell'orario di lavoro con la ricerca di informazioni, spesso con risultati frustranti. L'eccesso di overfrugamento delle informazioni è un problema diffuso e i costi per i processi manuali per la gestione, la classificazione e l'elaborazione dei documenti sono considerevoli. Microsoft SharePoint, come una delle piattaforme più utilizzate per la cooperazione e la gestione dei contenuti, su cui vengono elaborate enormi quantità di dati ogni giorno (oltre 2 miliardi di file e 2 milioni di siti Web al giorno), al centro di queste sfide.

In risposta a ciò, SharePoint si sta sviluppando sempre più da una posizione pura per i documenti a una piattaforma di servizi di contenuto intelligente che si basa in modo massiccio sull'intelligenza artificiale (AI). La visione di Microsoft è quella di integrare l'IA in profondità nelle funzioni principali di SharePoint e l'intera suite Microsoft 365. L'obiettivo dichiarato è rafforzare le competenze umane ("amplificare le esperienze umane") per automatizzare i processi di contenuto e trasformare i contenuti in conoscenze utilizzabili.

Questo orientamento strategico si manifesta in modo significativo nello sviluppo del prodotto e nel branding. Servizi di intelligenza artificiale specializzati come Microsoft Syntex e iniziative come gli argomenti Viva sono stati originariamente introdotti. Con l'avvento di Microsoft 365 Copilot come assistente di intelligenza artificiale completo, tuttavia, è stato effettuato il consolidamento. Syntex è stato rinominato SharePoint Premium e integrato, che segnala una connessione più stretta delle funzioni di elaborazione dell'IA con la piattaforma principale. Allo stesso tempo, gli argomenti Viva sono stabiliti con la raccomandazione di fare affidamento su esperienze di gestione delle conoscenze basate su SharePoint e Copilot. Questo modello indica che Microsoft non considera le funzioni di intelligenza artificiale come componenti aggiuntivi isolati, ma come parte integrante dell'ulteriore sviluppo di SharePoint stesso, per cui il copilota funge da interfaccia primaria per l'interazione dell'utente con queste funzioni intelligenti.

Soluzioni Microsoft AI integrate per SharePoint

Microsoft offre una serie di soluzioni basate sull'intelligenza artificiale integrate direttamente in SharePoint e Microsoft 365 Suite. Questi mirano a rendere l'amministrazione, l'elaborazione e l'uso dei contenuti più intelligenti ed efficienti. I due pilastri centrali di questa strategia sono SharePoint Premium (l'ulteriore sviluppo di Microsoft Syntex) e Microsoft 365 Copilot.

SharePoint Premium (Sviluppo di Syntex): elaborazione dei contenuti basati sull'intelligenza artificiale, esperienze e governance

SharePoint Premium si posiziona come una piattaforma avanzata di gestione e esperienza dei contenuti, che si basa sulle funzioni di apprendimento automatico e machine di Microsoft Syntex. Mira ad automatizzare l'elaborazione dei contenuti, migliorare l'esperienza dell'utente nella gestione dei contenuti e fornire solidi meccanismi di governance.

Una caratteristica essenziale è il modello di fatturazione flessibile. Molte delle funzioni fondamentali per l'elaborazione dei contenuti vengono fatturate tramite un modello Pay-as-You-Go (Payg) collegato a un abbonamento azure. Ciò consente alle organizzazioni di utilizzare i servizi secondo necessità senza investimenti preliminari o obbligazioni di licenza per queste funzioni specifiche. Allo stesso tempo, questo approccio richiede un collegamento con Azure e monitoraggio dei costi di utilizzo. Inoltre, ci sono funzioni, in particolare nell'area della governance estesa (precedentemente noto come SharePoint Advanced Management-SAM) che richiedono licenze basate sull'utente (basate su sedili). Questa combinazione di licenza ibrida-A di fatturazione basata sull'utilizzo tramite Azure per Azure per i servizi di elaborazione dell'intelligenza artificiale e costi fissi per utenti per le funzioni di governance dai tradizionali modelli di licenza e richiede un'attenta pianificazione e budget da parte delle organizzazioni. La necessità di gestire sia i budget di Azure che le licenze utente possono rendere le previsioni sui costi e la gestione delle licenze più complesse rispetto a un modello uniforme.

2.1.1. Funzionalità di elaborazione dei contenuti (automazione controllata dall'intelligenza artificiale)

SharePoint Premium offre una vasta gamma di servizi controllati dall'intelligenza artificiale per automatizzare l'elaborazione dei documenti:

Comprensione del documento (non strutturato, strutturato, forma libera, prefabbricato)

Questa è una funzione di base che consente di formare modelli di intelligenza artificiale o utilizzare modelli prefabbricati per classificare automaticamente i documenti ed estrarre informazioni specifiche.

• Modelli non strutturati: sono addestrati utilizzando "insegnamento a macchina" (un approccio senza codice) con documenti di esempio per identificare i modelli in documenti come lettere o contratti. Sono costituiti da classificatori (per identificare il tipo di documento) e gli estrattori (per estrarre punti dati specifici).
• Modelli di forma strutturati e liberi: si basano sul costruttore AI della piattaforma di alimentazione e sono adatti per forme o documenti con una struttura variabile in cui le informazioni possono essere in luoghi diversi. Spesso hai solo bisogno di alcuni documenti di esempio per la formazione.
• Modelli preparati: offrire soluzioni pre -addestrate per tipi comuni di documenti come fatture, ricevute e contratti per estrarre rapidamente informazioni senza dover addestrare i modelli da solo.

Colonne automatiche

Utilizzare i modelli di grandi dimensioni (LLMS) per riempire automaticamente le colonne di metadati nelle librerie di SharePoint in base al contenuto del file e a un prompt di input definito (prompt). Questo può essere utilizzato per estrazione, classificazione, riepilogo o analisi del contenuto.

Tagging tassonomia

Utilizza automaticamente i termini del Central SharePoint Term Store (metadati gestiti) ai documenti basati su un'analisi dell'intelligenza artificiale del contenuto. Ciò migliora significativamente la ricerca, il filtraggio e la gestione generale dei file e promuove la coerenza dei metadati.

Tagging dell'immagine

Riconosci gli oggetti nelle immagini che utilizzano AI e fornisce automaticamente loro parole chiave descrittive che vengono salvate in una colonna di metadati. Ciò facilita la ricerca, l'ordinamento e il filtro dei file di immagini.

Riconoscimento ottico del personaggio (OCR)

Testo stampato o scritto a mano estratti da file di immagini (JPG, PNG, TIFF) e PDF, il che rende questo testo ricercabile e indicato. Tuttavia, ci sono restrizioni tecniche sui tipi di file, numero di pagina (max. 500 per OCR), limite di caratteri (64.000), dimensioni dell'immagine e alfabeti supportati (attualmente principalmente latino).

Assemblaggio del contenuto

Abilita la creazione automatica di documenti commerciali standardizzati e ripetitivi (ad es. Contratti, istruzioni di lavoro, offerte) basate su modelli moderni collegati a fonti di dati come gli elenchi di SharePoint. Ciò può portare un notevole risparmio di tempo, come mostra un caso di studio con oltre 6.000 ore salvate all'anno.

Traduzione del documento

Crea copie tradotte automaticamente di documenti direttamente nelle biblioteche di SharePoint, per cui il formato originale e la struttura sono conservati. Supporta una varietà di lingue.

eSignatura

Integra una funzione per richiedere e gestire le firme elettroniche direttamente in SharePoint e Microsoft 365. Ciò semplifica i processi di firma e detiene documenti durante l'esame e il processo di firma all'interno dell'ambiente M365, che supporta la conformità. La disponibilità regionale è attualmente ancora limitata.

PDF unire/estratto

Offre strumenti per la fusione di diversi file PDF per formare un singolo o dividere un file PDF di grandi dimensioni in diversi più piccoli.

Regole di elaborazione

Abilita la definizione di azioni più facili basate sulla regola nelle librerie di documenti per automatizzare le attività, ad es. B. Spostamento dei file in base alle modifiche ai metadati.

Funzionalità di esperienze di contenuto (funzioni per esperienze di contenuto)

Queste funzioni mirano a migliorare l'interazione degli utenti con il contenuto:

Visualizzatore di file migliorati

Offre una vista estesa per centinaia di tipi di file direttamente in SharePoint/OneDrive/team e supporta funzioni come i commenti.

Query di contenuto

Consente query precise basate su valori di metadati specifici, che va oltre la ricerca di parole chiave pura.

Modelli di sito

Fornisce modelli per i siti Web di SharePoint che sono preconfigurati per l'amministrazione, l'elaborazione e il monitoraggio dei documenti aziendali.

Portali di documenti

Abilita una cooperazione sicura sui documenti con parti esterne come fornitori o liberi professionisti.

Business Documents App & Document Hub

Superfici future e centralizzate per la gestione di documenti di alta qualità pianificati come servizi alicati dall'utente.

Funzionalità di governance dei contenuti (SharePoint Advanced Management - SAM):

Una parte essenziale di SharePoint Premium sono le funzioni di governance estesa che in precedenza erano conosciute come SharePoint Advanced Management (SAM). Questi sono cruciali per la gestione sicura dei contenuti, in particolare per quanto riguarda la preparazione per strumenti di intelligenza artificiale come il copilota.

messa a fuoco

Combattere i contenuti Sprawl (crescita illimitata del contenuto), prevenzione della condivisione degli over (eccessiva rilascio di contenuti), gestione dell'accesso a sharePoint e sito Web OneDrive, nonché il controllo del ciclo di vita dei contenuti.

Funzioni chiave

• Report e approfondimenti DAG Access Governance (DAG): offrire trasparenza su quali contenuti come e con chi sono condivisi, identificano potenzialmente siti Web o file troppo divisi con nomi sensibili.
• Politiche sul ciclo di vita del sito: abilitare la definizione di linee guida per la gestione di siti Web inattivi (ad es. Archiviazione) e per garantire proprietari di siti Web validi.
• Recensioni di accesso al sito: automatizzare la revisione delle autorizzazioni di accesso al sito Web da parte dei proprietari di siti Web.
• Controllo Access Control (RAC): consente di limitare l'accesso a determinati siti Web di SharePoint o conti OneDrive a gruppi di sicurezza definiti, indipendentemente dall'approvazione esistente.
• Blocca Download PEDIA: impedire il download, la stampa o la sincronizza dei file da determinati siti Web o OneDrive, consentire l'accesso solo tramite il browser.
• Cronologia modifica: Proses Modifiche amministrative a siti Web o impostazioni organizzative.
• AI Insights: utilizzare i modelli linguistici per riconoscere i modelli e potenziali problemi di governance nei rapporti e fornire raccomandazioni per l'azione (ad esempio siti Web inattivi di identificazione con contenuti sensibili).

Licenza

Queste funzioni di governance ampliate di solito richiedono licenze pro-utenti separate (licenze SAM). Tuttavia, va notato che alcune di queste funzioni sono incluse anche nelle licenze di copilota Microsoft 365.

Casi di applicazione e vantaggi:

SharePoint Premium consente l'automazione di numerosi processi aziendali, come: B. L'elaborazione di fatture e contratti. Migliora l'accuratezza della ricerca attraverso metadati estratti e utilizzati automaticamente e aiuta a gestire i rischi di conformità attraverso la classificazione automatica e l'uso delle linee guida. Ciò porta a una migliore gestione delle conoscenze, maggiore efficienza e produttività, risparmi sui costi e una maggiore accuratezza dei dati. Casi di studio e analisi indicano un notevole ritorno sugli investimenti (ROI), che è spesso trasformativo anziché solo marginale.

Tuttavia, l'attuazione di SharePoint Premium non è un'impresa banale. Non è una soluzione che è semplicemente "accesa" e funziona immediatamente. Piuttosto, richiede un investimento significativo nel tempo e nelle competenze. La formazione dei modelli AI personalizzati richiede documenti di campionamento attentamente selezionati (esempi sia positivi che negativi) e l'integrazione di esperti delle rispettive aree di business. Sono inoltre necessarie la definizione di chiare tassonomie e l'istituzione di centri di contenuto per gestire i modelli. Inoltre, deve essere stabilita una struttura di governance per la cura (revisione e perfezionamento) dei metadati estratti e delle classificazioni, nonché per il mantenimento in corso dei modelli. Il successo non è garantito senza un'attenta pianificazione, la partecipazione di esperti e una gestione continua. Esistono anche ostacoli tecnici e pratici: i rapporti indicano sfide nell'elaborazione di documenti complessi, come: B. PDF multi -page con tabelle che si estendono su diverse pagine o pagine con diverse tabelle. Devono essere osservati il ​​formato di file, le dimensioni e le restrizioni OCR. Inoltre, sono stati osservati ritardi nella pubblicazione degli aggiornamenti del modello e i problemi risultanti con elaborazione automatica. Questi fattori sottolineano che SharePoint Premium è potente, ma necessita di una strategia di implementazione ben riflessata e di cure continue di sfruttare il suo potenziale e superare le restrizioni.

Adatto a:

• Microsoft Copilot: un'analisi completa dell'assistente AI di Microsoft

Copilot per Microsoft 365 in SharePoint: AI Assistant per contenuti e cooperazione

Microsoft 365 Copilot è uno strumento di produttività basato sull'intelligenza artificiale integrato in profondità nelle applicazioni Microsoft 365, incluso SharePoint. Utilizza modelli di lingue di grandi dimensioni (LLM) e accede ai dati dal grafico Microsoft (e -mail, chat, calendari, documenti) per fornire supporto contestuale. Una funzionalità di sicurezza centrale è che il copilota rispetta le autorizzazioni utente esistenti; Gli utenti vedono solo le informazioni a cui hanno già accesso. L'uso richiede determinate licenze basate su Microsoft 365 e una licenza di copilota aggiuntiva per utente.

Funzioni di base in SharePoint

Creazione di contenuti (pagine/contributi)

Copilot supporta gli autori direttamente nell'editor ricco di text di SharePoint (all'interno della web part di testo) nella creazione e nella revisione dei contenuti. Può riscrivere il testo, adattarsi, abbreviare o eseguire il suono. Particolarmente degno di nota è la capacità di generare interi siti di SharePoint in base a una semplice descrizione (prompt) o utilizzando documenti esistenti (ad esempio file di parole o presentazioni Powerpoint) come base. Copilot utilizza anche nuove funzioni di progettazione di SharePoint come sezioni flessibili e idee di progettazione per suggerire layout interessanti.

Agenti di SharePoint

Questi sono assistenti di intelligenza artificiale specializzati limitati al contenuto di alcuni siti Web di SharePoint o file e cartelle selezionate. Puoi rispondere a domande su questa specifica area di conoscenza e agire come "esperto di Matt in materia" per questo contenuto. Ogni sito Web di SharePoint riceve automaticamente un agente standard. Gli utenti con diritti di elaborazione possono creare agenti personalizzati aggiuntivi e limitare la propria base di conoscenze fino a 20 fonti (siti Web, librerie, cartelle, file). Gli agenti rispettano sempre le autorizzazioni degli utenti. Possono anche essere integrati e utilizzati nei team Microsoft. Attualmente sono supportati documenti di ufficio, PDF, file di testo e HTML comuni; È previsto il supporto per immagini, video e uno. Gli elenchi o le pagine di SharePoint dalla libreria laterale non possono essere utilizzate come fonte.

Trovare informazioni/riassunto

Copilot può ottenere informazioni dalle biblioteche dei documenti di SharePoint, dagli elenchi e dai siti Web per aiutare gli utenti a cercare file, generazione di riepiloghi o estrazione della conoscenza. All'interno dell'interfaccia OneDrive o SharePoint, gli utenti possono utilizzare Copilot per ottenere riassunti dai documenti o per porre domande. La capacità di trovare le informazioni richieste è menzionata dai primi utenti come un vantaggio significativo. Tuttavia, va notato che le capacità di riepilogo nel contesto della chat possono essere limitate (ad esempio agli ultimi 30 giorni del corso di chat).

Integrazione con Copilot Studio

SharePoint può fungere da fonte di dati per la creazione e la formazione di modelli AI personalizzati e agenti in Copilot Studio (precedentemente agenti virtuali di potere). Ciò consente di creare risposte generative in base al contenuto di SharePoint. La configurazione richiede la configurazione dell'autenticazione per consentire l'accesso ai dati di SharePoint.

Casi di applicazione e vantaggi

L'uso del copilota in SharePoint promette significative aumenti di produttività. Accelera il contenuto del contenuto, semplifica la progettazione di siti Web e pagine, automatizza la creazione di riassunti e migliora la cooperazione. La ricerca di informazioni è facilitata e il tempo richiesto per le attività di routine è ridotto. Studi e report degli utenti iniziali offrono vantaggi quantificabili: risparmio di tempo medio da 1,2 a 10 ore a settimana, 29 % più rapido del completamento delle attività (ricerca, scrittura, sintesi), migliore qualità e accuratezza del lavoro.

Restrizioni e sfide

Nonostante il potenziale, ci sono segnalazioni di sfide e restrizioni sull'uso del copilota con SharePoint:

Problemi di ricerca/accesso

Gli utenti segnalano risposte incoerenti o inesatte quando domande sul contenuto di SharePoint, specialmente quando si tratta di metadati, conteggi di file o dettagli specifici. Copilot sembra avere difficoltà con le domande sulla struttura (Meta Issues) in contrasto con le domande. La finestra di contesto limitata dell'LLMS rende difficile elaborare documenti molto grandi o un gran numero di file. I ritardi nell'indicizzazione possono influire sull'attualità delle informazioni. Le misure di governance come la ricerca di SharePoint (RSS) limitate possono limitare l'accesso ai dati per il copilota e quindi influenzare la qualità delle risposte.

Restrizioni degli agenti

Il numero di fonti di conoscenza per agenti è attualmente limitato a 20 elenchi e pagine non sono supportati come fonti. Il supporto per i formati di file è ampliato. I collegamenti alle pagine non funzionano come fonte di conoscenza. Sono stati anche segnalati problemi con il processo di approvazione per gli agenti e le loro capacità di messa a terra.

GAP/INCONE FUNZIONALI

Alcuni utenti mancano le funzioni note da altri strumenti di intelligenza artificiale (ad es. Caricamento diretto di documenti in chat, scelta del modello, generazione di immagini Dall-E). Le prestazioni sono talvolta percepite come più facili rispetto a modelli specializzati come GPT-4.

Volontà di dati

L'efficacia del copilota dipende in gran parte da dati ben organizzati e correttamente giustificati in Microsoft 365 e SharePoint. Il rischio di condivisione degli over è considerevole e deve essere affrontato prima che il copilota venga lanciato.

Queste osservazioni suggeriscono che il copilota è progettato principalmente come assistente per compiti come il design, il riepilogo e le domande di risposta basate su contenuti accessibili e utilizza una comprensione semantica. Tuttavia, non è una panacea e non sostituisce i processi di ricerca controllati con metadati o compiti di inventario. Gli utenti che si aspettano che Copilot conti esattamente file o elementi filtrati in base a metadati complessi possono essere delusi. Le sue prestazioni sono limitate dai dati sottostanti nel grafico Microsoft, i limiti dell'indicizzazione e le autorizzazioni utilizzate. Una chiara gestione delle aspettative in merito alle sue competenze rispetto ai metodi di ricerca tradizionali è quindi cruciale per un'introduzione di successo.

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Altre funzioni AI native-SharePoint incontra AI: approccio naturale e di terze parti in confronto

Oltre a SharePoint Premium e Copilot, ci sono altre tecnologie Microsoft native che abilitano o abilitano le funzioni di intelligenza artificiale nel contesto di SharePoint:

Integrazione del costruttore AI

L'IA Builder fa parte della piattaforma Microsoft Power e offre una raccolta di modelli AI pre-addestrati e personalizzati (ad es. Per l'elaborazione dei documenti, riconoscimento degli oggetti, categorizzazione, previsione). Questi modelli possono essere utilizzati direttamente in SharePoint (spesso come parte delle funzioni di SharePoint Premium/Syntex per l'elaborazione strutturata/libera) o tramite flussi di lavoro automatizzati, che sono attivati ​​da eventi di SharePoint (ad es. Caricamento di un file). Ciò consente la creazione di automazione basata su AI su misura con un approccio a basso codice/no-code. Esempi sono flussi di lavoro che estraggono automaticamente i metadati dalle fatture caricate e scrivono nelle colonne di SharePoint o classificano i documenti in base al loro contenuto. L'uso di AI Builder richiede licenze di piattaforma di alimentazione corrispondenti o crediti AI Builder, alcuni dei quali sono stati inclusi anche in licenze Syntex/Premium o sono fatturate dal modello Payg.

Argomenti viva (è impostato)

Gli argomenti Viva hanno utilizzato KI per identificare automaticamente la conoscenza in Microsoft 365 (incluso SharePoint), per organizzarli e presentarli sotto forma di argomenti e siti. Questi argomenti sono stati visualizzati nel contesto correlati in applicazioni come SharePoint, team e prospettive al fine di facilitare la scoperta della conoscenza e identificare gli esperti. Tuttavia, gli argomenti Viva saranno interrotti nel febbraio 2025. Microsoft si concentra invece sui suoi sforzi di sviluppo sulle esperienze di conoscenza supportate dall'intelligenza artificiale all'interno di Copilot e direttamente in SharePoint. Le pagine di argomenti esistenti pubblicate dagli utenti vengono convertite in normali siti di SharePoint che possono ancora essere trovati tramite la ricerca, ma non sono più aggiornate dall'IA.

L'integrazione di AI Builder sottolinea un aspetto importante della strategia Microsoft: mentre SharePoint Premium offre una serie di modelli AI integrati e addestrabili per le attività comuni di gestione dei contenuti, la piattaforma di potenza (automobili di potenza, app di potenza) con AI Builder funge da strumenti primari per la creazione di flussi di lavoro a basso codice AI-ai-definiti in CODICE. Quindi, se le aziende hanno bisogno di automazione dell'IA che vanno oltre le funzioni standard dell'esempio premium per l'integrazione con sistemi esterni, per implementare una logica complessa e multi-stage o per la creazione di superfici personalizzate con app di alimentazione: la piattaforma di alimentazione con AI Builder è il set di strumenti Microsoft previsto. Ciò offre un importante livello di espansione oltre le funzioni premium integrate.

Adatto a:

• Un frame AI trasforma l'integrazione dell'IA per le aziende in tempo record: soluzioni su misura in ore o giorni

Soluzioni AI da fornitori di terze parti per l'integrazione in SharePoint

Oltre alle soluzioni AI native di Microsoft, esiste un mercato in crescita per strumenti di terze parti che integrano o espandono le funzioni di intelligenza artificiale in SharePoint. Queste soluzioni spesso coprono nicchie specifiche o offrono approcci alternativi alle offerte di Microsoft. L'integrazione è in genere tramite meccanismi diversi:

API

Utilizzo dell'API grafico Microsoft o API di SharePoint specifiche per accedere ai dati ed eseguire azioni.

Connettori

Piattaforme come Zapier o Power Automats (tramite connettori personalizzati) consentono la connessione di SharePoint ai servizi di intelligenza artificiale esterni.

Componenti aggiuntivi/app dedicati

Soluzioni progettate come webpart SPFX di SharePoint Framework (SPFX), componenti aggiuntivi o applicazioni indipendenti e interagiscono direttamente con SharePoint.

Esempi e analisi

La gamma di soluzioni di terze parti è grande. Ecco alcuni esempi, classificati in base ai focus funzionali:

Piattaforme di flusso di lavoro/automazione (con AI)

• FlowForma: una piattaforma senza codice che utilizza AI generativa (il suo "copilota" e funzioni di riepilogo) per creare flussi di lavoro complessi che si integrano perfettamente in Microsoft 365 e SharePoint.
• Nintex: offre ampi strumenti per l'automazione del flusso di lavoro, l'automazione dei processi robotici (RPA) e la generazione di documenti con integrazione di SharePoint. Tuttavia, può avere una curva di apprendimento più ripida e costi più elevati.
• Zapier: funge da piattaforma di integrazione ("middleware") che combina SharePoint con migliaia di altre applicazioni, tra cui servizi di intelligenza artificiale come "AI di Zapier" (utilizza modelli come OpenAai, antropici) o strumenti di intelligenza artificiale specializzati come "sopracciglia" per l'estrazione dei dati del sito Web. Particolarmente adatto per l'automazione di attività di applicazione più facili e incrociate.
• Kissflow: un'altra soluzione di gestione del flusso di lavoro rivolta agli utenti non tecnici attraverso una semplice interfaccia utente.
• Sembly.ai: specializzato nella produttività di incontro. Si integra con SharePoint per generare automaticamente note, riepiloghi e compiti di riunione generati dall'IA nelle biblioteche di SharePoint pertinenti. L'integrazione avviene tramite API e rispetta le autorizzazioni esistenti.

Ricerca semantica/gestione della conoscenza

• PoolParty Semantic Suite (da GraphWise): offre un livello semantico tramite SharePoint (così come team e copilota). Abilita la ricerca semantica (che va oltre le parole chiave e comprende i sinonimi), il tag automatico del concetto basato su una tassonomia gestita centralmente e la ricerca sfaccettata per il perfezionamento dei risultati. Integrato con il Term Store di SharePoint, Azure e l'API grafico.
• Semaphore (da Progress): utilizzare modelli semantici, regole di estrazione del testo e classificazione per fornire ai documenti di SharePoint metadati ricchi e legati al contesto. Un caso di studio con un'organizzazione globale senza scopo di lucro ha mostrato una migliore ricerca di documenti e una migliore rete di conoscenze in luoghi diversi.
• Expert.ai: uno strumento per l'analisi del testo semantico con profonde opzioni di adattamento per parole chiave e concetti. È menzionato in confronto come una forte alternativa nell'area della semantica.
• Guru: una piattaforma di ricerca AI aziendale che fornisce informazioni da diverse fonti, tra cui SharePoint, aggregata e ricercata.
• Onyx (precedentemente Danswer): una piattaforma di intelligenza artificiale open source che si combina con documenti aziendali, applicazioni (incluso SharePoint) e persone. Offre un'interfaccia di chat, connettori a oltre 40 sistemi e l'opzione di creare agenti AI personalizzati. Può essere gestito localmente o nel cloud.

Elaborazione/registrazione dei documenti

• Artsyl Docalpha: si integra strettamente con SharePoint e offre OCR esteso, riconoscimento di documenti basato sull'intelligenza artificiale (classificazione automatica e assegnazione di metadati), estrazione di dati intelligenti (con modelli formabili) e automazione del flusso di lavoro. Obiettivi in ​​settori specifici come l'assistenza sanitaria, la finanza e la produzione.
• ConceptClassifier (da diversi provider): un componente aggiuntivo che utilizza la tecnologia di elaborazione del termine composto "per classificare i dati non strutturati nei metadati di SharePoint ed estrarre.

Piattaforme KI/produttività generali

• Stack AI: una piattaforma per la creazione di agenti di intelligenza artificiale che interagiscono con i dati interni e le API, inclusi l'elaborazione e la ricerca dei documenti.
• Kama Dei: una piattaforma per la comprensione del linguaggio naturale (NLU) con un database di conoscenza configurabile per la creazione di agenti virtuali.

Strumenti open source / sviluppatore

Su GitHub ci sono vari progetti e repository open source sullo sviluppo di SharePoint (ad esempio repository ufficiali di Microsoft per la documentazione e la formazione SPFX). Esistono anche strumenti specifici come "impulso prompt", un'app di alimentazione di Microsoft Teams che SharePoint utilizza come fonte di dati per la condivisione di istruzioni di copilota o strumenti di produttività più generali con il coperchio di SharePoint. Onyx è un esempio di una piattaforma di ricerca/AI di AI più completa di Enterprise Open Source con Connettore SharePoint.

Confronto degli strumenti KI: approcci integrati vs. terze parti

La decisione tra l'uso delle soluzioni Microsoft AI integrate come SharePoint Premium o Copilot e l'integrazione di strumenti di terze parti richiede un'attenta considerazione di vari aspetti. Le soluzioni integrate offrono un'integrazione molto profonda in Microsoft 365 e un'esperienza utente senza soluzione di continuità. La loro gamma funzionale è ampia e copre aree come l'elaborazione, la governance e l'assistenza, sebbene la profondità possa variare a seconda della funzione. I modelli di costo di queste soluzioni sono ibridi: si basano su approcci sia utente che basati sull'utente. L'adattabilità è limitata alla formazione del modello, ai suggerimenti e all'uso della piattaforma di alimentazione, mentre l'integrazione della sicurezza si basa sugli standard esistenti e sulla conformità di Microsoft 365. Lo sforzo di manutenzione è efficientemente regolato dagli aggiornamenti centrali dall'ecosistema Microsoft, ma richiede una certa configurazione e formazione. In definitiva, questo porta a un cravatta elevato del produttore all'interno del sistema Microsoft.

Oppure scegli strumenti specializzati "best-of-breed" da fornitori di terze parti per attività di AI specifiche che possono offrire funzionalità superiori in questo settore, ma causano sforzi di integrazione e costi amministrativi potenzialmente più elevati, ad eccezione del partner Xpert.Digital?

Le soluzioni di terze parti, d'altra parte, sono variabili in termini di profondità di integrazione. Ad esempio, funzionano con API, connettori e componenti aggiuntivi, il che può significare una complessità aggiuntiva. Sono spesso specializzati in nicchie e offrono funzioni potenzialmente più profonde rispetto alle soluzioni integrate in aree specifiche. I modelli di costo variano notevolmente, a partire dagli abbonamenti ai modelli freemium e open source. Con adattabilità, il vantaggio è spesso con fornitori di terze parti, in particolare soluzioni open source, che consentono la massima flessibilità. Tuttavia, queste soluzioni richiedono un test separato per quanto riguarda la sicurezza e la gestione dei dati, nonché una gestione di integrazione potenzialmente maggiore. Il pareggio del produttore è generalmente inferiore, ma c'è una dipendenza dal rispettivo fornitore di terze parti.

La decisione tra l'integrazione nativa di Microsoft e gli strumenti specializzati di terze parti deve essere presa in considerazione per quanto riguarda lo sforzo di integrazione e l'associazione del produttore. Mentre Microsoft 365 offre una profonda integrazione all'interno del proprio ecosistema, il legame (blocco) a questo produttore può essere elevato. Le soluzioni di terze parti, d'altra parte, offrono potenzialmente maggiore flessibilità. Le organizzazioni dovrebbero quindi valutare attentamente se il presunto vantaggio delle funzioni specializzate giustifica i costi aggiuntivi e la complessità dell'integrazione.

Adatto a:

• I pericoli del blocco del fornitore: perché le aziende dovrebbero evitare le dipendenze

Effetti dell'IA sulle funzioni di Core di SharePoint

L'intelligenza artificiale non solo modifica le strategie di gestione del contenuto generale, ma influisce anche sulle funzioni fondamentali di SharePoint, in particolare sulla ricerca e sull'automazione dei processi.

Cerca e trova informazioni

La tradizionale ricerca di parole chiave nei portali aziendali porta spesso a risultati insoddisfacenti e un elevato periodo di tempo per gli utenti. L'IA promette miglioramenti di base qui:

Dalle parole chiave ai concetti

La ricerca supportata dall'intelligenza artificiale va oltre il puro confronto delle parole chiave. Mira a comprendere l'intenzione dell'utente dietro una query di ricerca e tenere conto del contesto semantico di parole e frasi.

Ricerca semantica

Questa tecnologia utilizza codici vettoriali (rappresentazioni matematiche di parole e concetti) e modelli vocali per trovare informazioni concettualmente correlate, anche se i termini esatti di ricerca non si verificano nel documento. Microsoft Search e Copilot in particolare si basano su un tale indice semantico generato dai dati nel grafico Microsoft. Questo indice consente di riconoscere le relazioni tra diverse forme di parole, comprendere i sinonimi e identificare documenti simili in termini di contenuto. Azure AI Search offre anche funzioni semantiche come il rango (rivalutazione dei risultati della ricerca basati sulla rilevanza semantica), l'estrazione di smippet di risposta e enfasi. Terzi fornitori come la festa di pool integrano anche funzioni di ricerca semantica in SharePoint. Una licenza di copilota Microsoft 365 nell'inquilino può essere necessaria per alcune funzioni semantiche estese, in particolare nel contesto di Copilot Studio o Azure AI Search per utilizzare in modo ottimale l'indicizzazione semantica.

Elaborazione del linguaggio naturale (NLP) / query in linguaggio naturale

L'intelligenza artificiale consente sempre più agli utenti di porre domande in un linguaggio naturale e quotidiano invece di dover utilizzare rigidi termini di ricerca. Microsoft 365 Copilot è esplicitamente progettato per questa interazione conversazionale. Tuttavia, va notato che Microsoft ha annunciato che alcune forme di supporto per le query in linguaggio naturale nelle interfacce di ricerca standard di Microsoft 365 (come Outlook, Teams, SharePoint Search) scadono con i filtri o l'uso di Copilot. Strumenti come LlamainDex in combinazione con connettori di dati (ad es. CDATA) possono anche essere utilizzati per sviluppare soluzioni personalizzate che consentono query in linguaggio naturale rispetto ai dati di SharePoint. La funzione Ediscovery (Premium) in Microsoft Purview utilizza anche un costruttore di query in linguaggio naturale in relazione al copilota.

Personalizzazione e raccomandazioni

Gli algoritmi di AI analizzano il comportamento degli utenti, il loro ruolo nell'azienda, le loro interazioni e le relazioni nel grafico Microsoft al fine di fornire risultati di ricerca personalizzati e suggeriscono in modo proattivo contenuti pertinenti (documenti, notizie, esperti).

I vantaggi di questi miglioramenti della ricerca supportati dall'intelligenza artificiale sono una scoperta di informazioni più rapida, risultati di ricerca più pertinenti, una scoperta migliorata della conoscenza e una riduzione del tempo che i dipendenti trascorrono con la ricerca.

La tabella mostra le differenze tra le diverse ricerche. La ricerca di parole chiave avviene attraverso l'esatto confronto di termini ed è praticamente limitata a causa della sua semplicità, ma è limitata in rilevanza, poiché non tiene conto del contesto o dei sinonimi. La ricerca Microsoft standard, che è personalizzata, utilizza anche segnali del grafico Microsoft per offrire una migliore rilevanza su misura per l'utente. Tuttavia, spesso trascura il contesto semantico ed è molto dipendente dalla qualità dei dati grafici. La ricerca semantica, che si basa su tecnologie come Copilot o Azure AI, lavora con codici vettoriali e comprende il contesto e l'importanza delle domande di ricerca. Fornisce la massima rilevanza perché riconosce le intenzioni e trova anche concettualmente simile. Tuttavia, richiede una configurazione esplicita, licenze corrispondenti e dati di alta qualità e può raggiungere i suoi limiti per problemi di meta. La query in linguaggio naturale si basa sull'intelligenza artificiale conversazionale e sul rilevamento degli intenti consente un input intuitivo e flessibile. Tuttavia, può essere ambiguo, è supportato solo in misura limitata nelle interfacce utente standard e la sua precisione dipende in gran parte dalla qualità del modello sottostante.

Lo sviluppo della ricerca all'interno di Microsoft 365 mostra una direzione chiara: Copilot rappresenta la generazione successiva e utilizza un indice semantico più avanzato rispetto alla ricerca Microsoft standard. Mentre la ricerca standard integra già la personalizzazione da parte del grafico Microsoft, Copilot aggiunge una comprensione semantica più profonda e la capacità di accedere logica. L'impostazione della ricerca Microsoft a Bing a favore di Copilot sottolinea questo orientamento strategico. Tuttavia, la ricerca sul copilota raggiunge anche i limiti in pratica, specialmente nel caso di dati preparati sufficientemente o autorizzazioni poco chiare. Strumenti come la ricerca di SharePoint (RSS) limitata illustrano l'area di tensione tra l'ampio accesso ai dati di cui AI ha bisogno e i requisiti della governance dei dati, che influenza sia il copilota che la ricerca standard. Quindi Copilot non è semplicemente una "ricerca migliore", ma un assistente di intelligenza artificiale la cui capacità di ricerca si basa sulla comprensione semantica, ma dipende dalla qualità e dall'accessibilità dei dati sottostanti.

Automazione del processo e gestione dei contenuti

L'intelligenza artificiale rivoluziona anche il modo in cui il contenuto viene gestito in SharePoint e integrato nei processi:

Classificazione automatica e parole chiave

I modelli AI, in particolare quelli di SharePoint Premium/Syntex, possono analizzare e classificare automaticamente i documenti in base al loro contenuto. Applicano tag di metadati predefiniti, basati su modelli addestrati o attraverso l'integrazione con la tassonomia di SharePoint (metadati gestiti). Ciò riduce significativamente lo sforzo manuale e garantisce metadati coerenti sull'intero stock di documenti.

Estrazione dei metadati

Oltre alla pura classificazione, KI può estrarre informazioni specifiche - come dati, nomi, importi, clausole contrattuali - da strutturate (moduli) e non strutturate (lettere, contratti). Questi dati estratti vengono salvati nelle colonne di SharePoint (campi di metadati) e consentono quindi processi controllati dai metadati e una ricerca significativamente migliorata.

Automazione del flusso di lavoro

I metadati estratti automaticamente o la classificazione sono stati utilizzati come trigger per i flussi di lavoro a valle che vengono generalmente creati con automi di potenza. Esempi di ciò sono i processi di approvazione basati su un importo della fattura estratto, le notifiche per i processi contrattuali imminenti o il routing automatico dei documenti al dipartimento responsabile.

Automazione della conformità (nomi di archiviazione/riservatezza)

Un'applicazione particolarmente importante è l'uso automatico delle linee guida di conformità. I modelli AI (all'interno di SharePoint Premium/Syntex) possono essere configurati in modo tale da applicare automaticamente nomi di archiviazione (etichette di conservazione) o nomi di riservatezza (etichette di sensibilità) da Microsoft Purview ai documenti, in base alla loro classificazione o al contenuto riconosciuto (ad esempio informazioni sensibili). Ciò garantisce che il contenuto sia trattato secondo le linee guida dell'azienda e i requisiti legali senza che gli utenti debbano intervenire manualmente. La configurazione avviene collegando i nomi di Purview con i modelli AI o mediante linee guida sull'etichettatura dell'auto in Purview, che reagiscono a determinati tipi di contenuto, tipi di informazioni sensibili, parole chiave o classificatori allenabili. Un esempio concreto sarebbe un modello Syntex che riconosce le "specifiche del prodotto" e utilizza automaticamente un nome di archiviazione basato su eventi "5 anni dopo l'impostazione del prodotto". Gli automatici di alimentazione possono anche essere utilizzati per applicare nomi in base alla logica del flusso di lavoro.

Assemblaggio del contenuto

Come già accennato, questa funzione automatizza la creazione di documenti standardizzati.

I vantaggi di questa automazione sono ovvi: maggiore efficienza, riduzione degli errori manuali, miglioramento della conformità, maggiore coerenza dei dati e processi aziendali accelerati.

La capacità dell'IA di automatizzare le attività di conformità è un turno di paradigma. Tradizionalmente, il rispetto dei periodi di ritenzione o la protezione di dati sensibili dipendeva fortemente dai processi manuali e la cura dei dipendenti sia soggetta a errori e difficili da ridimensionare. Ki, in particolare di SharePoint Premium/Syntex, ora consente le linee guida di conformità definite in Microsoft Purview per farli rispettare in modo proattivo e automatico in base al contenuto dei documenti. Comprendendo l'IA che tipo di documento è o se contiene informazioni sensibili, può utilizzare il nome di archiviazione o riservatezza corretto senza che un utente debba farlo manualmente. Ciò aumenta drasticamente la coerenza dell'applicazione e riduce il rischio di violazioni della conformità. Questo è un notevole valore aggiunto per le aziende nelle industrie regolamentate o per quelle con grandi quantità di dati sensibili. L'intelligenza artificiale funge da ponte tra il contenuto stesso e le regole di governance da utilizzare su di esso e consente l'applicazione automatizzata su larga scala.

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Valore strategico e considerazioni di implementazione

L'integrazione di AI in SharePoint offre un significativo valore aggiunto strategico oltre il miglioramento delle singole funzioni. Tuttavia, la decisione di attuare l'implementazione dovrebbe essere basata su un'attenta considerazione dei vantaggi, dei costi e dei requisiti necessari.

Il business case: perché implementare l'IA in SharePoint?

Gli argomenti per l'uso dell'IA in SharePoint sono diversi e toccano le aree principali delle prestazioni dell'azienda:

Efficienza e produttività

Il vantaggio più tangibile è il massiccio risparmio di tempo attraverso l'automazione dei compiti manuali e ripetitivi. Ciò include l'input dei dati, la classificazione dei documenti, il soffitto, il riepilogo e la creazione di documenti standard. I dipendenti sono sollevati dalle attività di routine e possono concentrarsi su compiti più strategici e più aggiunti. La ricerca migliorata accelera anche la ricerca di informazioni.

Gestione della conoscenza

KI aiuta a trasformare le quantità di informazioni spesso non strutturate in SharePoint in conoscenze organizzate e accessibili. La composizione del colpo di stato automatico e la classificazione migliorano la ricerca e la riusabilità delle informazioni. Sebbene gli argomenti Viva siano stabiliti, l'obiettivo rimane di fare rete meglio con conoscenza e competenza, ora principalmente tramite SharePoint e Copilot.

Conformità e governance

L'intelligenza artificiale consente l'implementazione automatizzata delle linee guida di conformità. L'uso automatico delle designazioni di archiviazione e riservatezza basate sul contenuto, il riconoscimento di informazioni sensibili e l'uso coerente dei metadati aiuta a ridurre i rischi di conformità e aumentare l'accuratezza dei dati. Questo supporta anche la revisione.

Risparmio dei costi e ROI

L'automazione riduce i costi operativi causati da processi manuali, risoluzione dei problemi e una ricerca inefficiente. I potenziali risparmi derivano anche dal consolidamento di strumenti ed evitando i costi per sistemi legacy specializzati. Casi di studio e analisi del ROI, sia per Syntex/Premium che Copilot, indicano un elevato potenziale di risparmio che spesso va ben oltre i miglioramenti marginali e può ottenere un ritorno sugli investimenti da oltre il 100% a oltre il 400%.

Sostenibilità

L'implementazione di AI prepara la base di contenuti per gli sviluppi futuri e in particolare per assistenti di intelligenza artificiale come il copilota. Posiziona la società in conformità con la tendenza generale per l'integrazione dell'intelligenza artificiale sul posto di lavoro digitale.

Fattori di implementazione

L'introduzione delle soluzioni di AI in SharePoint richiede un approccio strategico e la considerazione di diversi fattori chiave:

Licenza e costi

Comprendere i modelli di licenza è essenziale. SharePoint Premium combina un modello pay-as-you-go (tramite abbonamento azure) per i servizi di elaborazione con licenze basate su utenti per le funzioni di governance estese (SAM). Microsoft 365 Copilot richiede anche una licenza utente separata oltre alle licenze basate su M365. I costi, in particolare per le funzioni premium e il copilota, possono essere un ostacolo, soprattutto per le organizzazioni più piccole. Si consiglia l'uso di computer di costo e strumenti di valutazione. L'istituzione della fattura Payg richiede un collegamento a un abbonamento azure e un gruppo di risorse.

Prontiflue dei dati e architettura delle informazioni (IA)

Questo è uno dei fattori di successo più critici. L'efficacia degli strumenti di intelligenza artificiale, in particolare il copilota, dipende in modo massiccio dalla qualità, dall'organizzazione e dalle autorizzazioni dei dati sottostanti in SharePoint e Microsoft 365. Una solida architettura di informazioni è essenziale: una chiara struttura di siti Web e siti hub, un uso costante di tipi di metadati e ingredienti, strutture di cartelle logiche e convenzioni. I dati ridondanti, obsoleti o banali (rossi) devono essere identificati e regolati perché possono influire sui risultati dell'IA. Il fattore decisivo è la revisione e la correzione dei permessi di file e la rimozione del sovraccarico prima che vengano introdotti gli strumenti di AI come il copilota. Strumenti come SharePoint Advanced Management (SAM) e Microsoft Purview sono fondamentali per questo. L'IA stessa influenza anche le migliori pratiche per i metadati standardizzati IA, i processi di etichettatura automatizzati e i controlli di qualità stanno diventando ancora più importanti. La necessità di una solida base di dati non può essere enfatizzata sufficiente; L'intelligenza artificiale non sostituisce l'igiene delle informazioni di base, ma lo richiede.

Implementazione e competenza tecnica

L'impostazione di SharePoint Premium richiede passaggi di configurazione come il collegamento ad Azure, la creazione di centri di contenuto e la formazione di modelli personalizzati. Ciò può richiedere un know-how tecnico e rendere necessario integrare specialisti IT o partner esterni. Esiste una curva di apprendimento per amministratori e utenti. È consigliabile avviare in piccolo, identificare applicazioni specifiche e promettenti e lanciare gradualmente le soluzioni.

Sfide e restrizioni

Le organizzazioni dovrebbero essere consapevoli dei potenziali ostacoli tecnici, come: B. Problemi di precisione nei modelli, limiti di elaborazione per determinati tipi di file, dimensioni o layout complessi, incoerenze nelle risposte o complessità del copilota nell'integrazione di diversi sistemi.

Gestione e adozione del cambiamento

L'introduzione di strumenti di intelligenza artificiale modifica i metodi di lavoro. L'adozione di successo richiede una formazione per gli utenti mirati, una comunicazione chiara attraverso i benefici e i limiti degli strumenti e possibilmente l'istituzione di "campioni" interni o moltiplicatori.

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Considerazioni etiche e di protezione dei dati

L'uso dell'IA nel contesto dell'azienda solleva importanti domande etiche e di protezione dei dati che devono essere affrontate in modo proattivo:

Pregiudizi ed equità

I modelli AI apprendono dai dati e possono quindi assorbire e rafforzare i pregiudizi esistenti (bias). Ciò può portare a risultati discriminatori o ingiusti. Il monitoraggio continuo e l'adattamento dei modelli sono necessari per riconoscere e ridurre al minimo la distorsione. Il contenuto e i suggerimenti generati dovrebbero essere verificati per la neutralità e l'inclusione.

Protezione e sicurezza dei dati

Sistemi di intelligenza artificiale come il processo di copilota potenzialmente grandi quantità di dati aziendali, comprese informazioni sensibili o personali. Il rischio principale è che autorizzazioni errate (condivisione degli over) o configurazioni errate rendono utenti involontariamente accessibili ai dati sensibili che non dovrebbero vedere. La crittografia robusta, i rigorosi controlli di accesso e la conformità alle normative sulla protezione dei dati (come GDPR/GDPR) sono essenziali. Microsoft sottolinea che il copilota utilizza misure di protezione dei dati commerciali che impediscono l'utilizzo di istruzioni o dati degli utenti per addestrare LLM pubblici. Tuttavia, le organizzazioni devono definire e comunicare le proprie linee guida per la gestione dei dati e in particolare i dati legalmente limitati (ad es. Dati sanitari/PHI, PII).

Trasparenza e responsabilità

Gli utenti dovrebbero essere in grado di capire come si verificano le risposte generate dall'IA. Dal momento che LLMS occasionalmente "allucinando", cioè informazioni false ma in modo convincente, è fondamentale che gli utenti controlli e verifichino criticamente i risultati. Sono necessarie linee guida e responsabilità di utilizzo chiare per il controllo dei risultati dell'intelligenza artificiale.

Principi responsabili AI

L'uso dell'IA dovrebbe seguire i principi etici: rispettoso, conforme e attento a evitare danni. Dovrebbero essere presi in considerazione aspetti come l'accessibilità degli strumenti di intelligenza artificiale e i potenziali effetti sui lavori. La dipendenza eccessiva dall'intelligenza artificiale che riduce il pensiero critico dovrebbe essere evitata.

L'introduzione dell'IA in SharePoint crea una dualità intrinseca: da un lato, questi strumenti consentono enormi guadagni di efficienza attraverso l'accesso e l'elaborazione di grandi quantità di dati. D'altra parte, esattamente queste competenze aprono nuovi rischi per la protezione dei dati e la sicurezza dei dati. La capacità del copilota di accedere a e -mail, chat e documenti al fine di fornire aiuto contestuale comporta anche il rischio di divulgazione involontaria di informazioni sensibili se le autorizzazioni sottostanti sono errate o troppo estese. È quindi essenziale che l'implementazione degli strumenti di intelligenza artificiale sia disposti a mano con il rafforzamento delle misure di sicurezza e protezione dei dati, nonché la creazione di chiare linee guida etiche e processi di governance. I benefici dell'IA possono essere implementati in modo responsabile solo se i rischi associati sono gestiti attivamente.

Microsoft 365 e AI: tendenze, strumenti e la prossima generazione di produttività

L'integrazione dell'intelligenza artificiale in SharePoint è solo all'inizio. Lo sviluppo futuro dovrebbe essere modellato dalle seguenti tendenze:

Integrazione AI più profonda e più ampia

Si prevede che le funzioni di intelligenza artificiale siano integrate ancora più fluide e complete in SharePoint, OneDrive, team e altri servizi Microsoft 365. L'intelligenza artificiale costituirà sempre più la base per la gestione dei contenuti, l'automazione e le esperienze degli utenti.

Ulteriore sviluppo di SharePoint Premium

Microsoft dovrebbe espandere ulteriormente le funzioni di SharePoint Premium. Funzionalità come l'app Business Documents, l'hub di documenti, l'archiviazione a livello di file e i periodi di conservazione più lunghi per il backup M365 sono sulla tabella di marcia. Le funzioni fondamentali dell'elaborazione dei contenuti e del governo sono anche ulteriormente sviluppate, ad es. B. Attraverso nuove regole di intelligenza artificiale per impostare la riservatezza e i nomi di archiviazione.

Miglioramenti al copilota

Il copilota dovrebbe essere più intelligente, meglio integrato (ad es. Display di schede di connessioni Viva negli agenti) e potenzialmente capace in relazione a compiti e conclusioni più complessi. Sono inoltre previsti miglioramenti nell'interazione linguistica.

Esperienza di autori ottimizzati

La creazione di contenuti in SharePoint è ulteriormente semplificata dall'IA, ad es. B. Attraverso la creazione laterale basata sull'intelligenza artificiale, suggerimenti di progettazione per sezioni laterali, layout più flessibili (griglie a 12 colonne), coautore in tempo reale per pagine e strumenti migliorati per l'elaborazione della tabella.

Concentrazione persistente sulla governance

Alla luce delle crescenti quantità di dati e dell'aumento dell'uso di intelligenza artificiale, Microsoft dovrebbe continuare a sviluppare e migliorare gli strumenti per gestire l'accesso, il ciclo di vita e la conformità nell'era dell'IA.

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Raccomandazioni: aumento dell'efficienza e gestione della conoscenza dell'IA in SharePoint

L'integrazione dell'intelligenza artificiale segna una svolta per Microsoft SharePoint. La piattaforma si sviluppa da un sistema per l'archiviazione di documenti puro a un ambiente intelligente per la gestione dei contenuti, la collaborazione e la ricerca di conoscenze. Le soluzioni native di Microsoft, soprattutto SharePoint Premium (come ulteriore sviluppo di Syntex) e Microsoft 365 Copilot, offrono strumenti potenti, anche se in via di sviluppo, per automatizzare i processi, miglioramento della ricerca e supporto degli utenti. Questi sono integrati da soluzioni specializzate di terze parti. Il valore strategico è in notevole aumenti dell'efficienza, un miglioramento dell'accesso alle conoscenze, della conformità automatizzata e del risparmio potenzialmente elevato.

Al fine di aumentare con successo questo potenziale, la pianificazione strategica e un'attenta attuazione sono essenziali. Sulla base dell'analisi, il risultato delle raccomandazioni di base:

Dai la priorità all'analisi e alle applicazioni delle esigenze

Non introdurre soluzioni AI per il tuo bene. Identificare le sfide aziendali concrete-sono un'elaborazione inefficiente dei documenti, scarsi risultati di ricerca, lacune di conformità o silos di conoscenza che AI ​​può fornire un valore aggiunto misurabile. Dai la priorità alle applicazioni basate sul rendimento previsto sugli investimenti (ROI) e sull'importanza strategica.

Stabilire la governance dei dati come una fondazione

Questo è il prerequisito più importante. Prima di lanciare strumenti di intelligenza artificiale come copilota o ampie funzioni premium, investire tempo e risorse nella pulizia dei database, l'ottimizzazione dell'architettura dell'informazione e il rinnovamento di autorizzazioni e problemi di sovraccarico. Utilizzare gli strumenti di SharePoint Advanced Management (SAM) e Microsoft Purview. Una governance solida non è un'opzione, ma la base per un uso efficace e sicuro dell'IA.

Pesa soluzioni native contro di terze parti

Valuta le soluzioni native SharePoint Premium e Copilot a causa della loro profonda integrazione per i requisiti fondamentali nell'area dell'elaborazione dei contenuti e dell'assistenza generale dell'intelligenza artificiale all'interno di Microsoft 365. Considerare gli strumenti di terze parti se sono presenti requisiti di nicchia specifici e altamente prioritari che non sono coperti dalle offerte native o se sono già stati fatti forti investimenti in soluzioni di terzo party esistenti. Tenere conto dei compromessi per quanto riguarda le profondità di integrazione, la specializzazione delle funzioni, i costi e gli sforzi di manutenzione.

Inizia in piccolo e procedi iterativo

Avvia progetti pilota per domande o dipartimenti selezionati. Utilizzare le modalità di simulazione ove disponibili (ad es. Per le linee guida di etichettatura automatica) per stimare gli effetti. Misurare i risultati e il ROI e perfezionare modelli e processi prima di pianificare un'ampia introduzione. Comunicare chiaramente le abilità attuali e i limiti degli strumenti di intelligenza artificiale per stabilire aspettative realistiche.

Licenze proattive ed etica

La famiglia familiarizza con i modelli di licenza ibrida di SharePoint Premium e le strutture di costo del copilota. Tenere conto dei budget di Azure necessari per i servizi Payg. Sviluppare linee guida etiche chiare e linee guida per gli strumenti di intelligenza artificiale che affrontano aspetti come protezione dei dati, evitamento di distorsione e necessità di verificare il risultato. Pianificare la formazione degli utenti e le misure di gestione delle modifiche.

In conclusione, si può affermare che l'integrazione dell'intelligenza artificiale è di fondamentale importanza per il futuro valore aggiunto da SharePoint. Un approccio strategico, ben controllato e iterativo che combina le possibilità tecnologiche con solide pratiche di governance e considerazioni etiche è la chiave per realizzare i vantaggi significativi e allo stesso tempo gestire i rischi intrinseci.

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