Gestire un software di gestione del magazzino obsoleto

Pubblicato il: 19 aprile 2016 / Aggiornato il: 24 aprile 2021 – Autore: Konrad Wolfenstein

Scambio o “business as usual”?

I moderni sistemi di magazzino hanno oggi una durata tecnica di dieci anni o più, durante la quale possono essere adattati agli sviluppi attuali. Ma che dire del software di controllo? È difficilmente concepibile che un'azienda possa operare con successo sul mercato con un software vecchio di dieci anni. Questo solleva la questione per i professionisti della logistica se e quando sia necessario intervenire, anche se l'hardware potrebbe facilmente continuare a funzionare in modo efficiente per diversi anni ancora.

Software di gestione del magazzino obsoleti che non soddisfano più adeguatamente le esigenze di efficienza dei processi e non sono più compatibili con i moderni ambienti di rete: questo è uno scenario che riguarda molte aziende. Ciononostante, il rischio di passare a una soluzione software moderna viene spesso evitato. Ciò non sorprende, poiché l'implementazione di un nuovo software di gestione del magazzino può facilmente causare ansia a molti professionisti della logistica, soprattutto in caso di inventari di grandi dimensioni con migliaia di articoli diversi. Anche dopo il passaggio, tutti gli articoli devono comunque essere registrati dal sistema e, cosa altrettanto importante, facilmente reperibili per il recupero o i controlli di inventario.

Software di gestione del magazzino: vecchio vs. nuovo

Esistono diverse ragioni comprensibili per cui i responsabili IT evitano di sostituire i vecchi sistemi logistici con un nuovo software di gestione del magazzino. Tra queste, requisiti tecnici poco chiari, timore di tempi di inattività, mancanza di risorse tecniche o di personale, o semplicemente il tempo e i costi di una nuova implementazione. Di conseguenza, molte aziende continuano a utilizzare software obsoleti per il controllo dei sistemi di approvvigionamento, nonostante non siano più compatibili con il moderno ambiente di rete. Questo porta a soluzioni isolate e isolate che rendono difficile gestire in modo efficiente l'organizzazione, il controllo e l'amministrazione dei processi complessi. Se anche l'integrazione di un nuovo modulo SAP o lo scambio di dati con il WMS si rivela problematico, un utilizzo efficiente diventa praticamente impossibile. Molti professionisti della logistica lo hanno riconosciuto e stanno quindi ripensando i propri processi logistici.

Tuttavia, l'implementazione di un nuovo software di gestione del magazzino, soprattutto per grandi scorte, richiede una preparazione estremamente accurata. Oltre a chiarire i vincoli di tempo e i costi di investimento, è necessario considerare le strutture e i processi intralogistici, nonché il layout e le condizioni strutturali del magazzino. Infine, ma non meno importante, è necessario garantire che il nuovo sistema di controllo si integri perfettamente con le attrezzature di magazzino esistenti. Per questo motivo, è consigliabile implementare il nuovo software in stretta collaborazione con il produttore delle attrezzature di magazzino. Dopotutto, questi produttori contribuiscono non solo con le proprie competenze logistiche e IT, ma anche con la loro vasta esperienza maturata in progetti simili in altre aziende.

Fase 1: Quale software per quali esigenze?

Inizialmente, gli specialisti conducono un'analisi di processo in loco per comprendere le condizioni esistenti e determinare le esigenze e i requisiti del cliente. Questi risultati vengono poi integrati in un sistema di test del software di gestione del magazzino del produttore. Kardex Remstar, produttore di sistemi di stoccaggio e prelievo dinamici, offre ai propri clienti l'opportunità di testare le proprie apparecchiature con Power Pick Global, l'attuale sistema di controllo di Kardex Remstar.

Dopo la formazione e l'addestramento iniziali, il personale di magazzino e i responsabili dell'intralogistica utilizzano il sistema di prova per simulare il loro ambiente di lavoro quotidiano, idealmente in modo pratico e quotidianamente per un determinato periodo di tempo. Segue poi un workshop in cui vengono integrate le esperienze acquisite. I risultati di questo workshop costituiscono la base per il documento di specifiche, comprese eventuali modifiche specifiche per il cliente, che a sua volta costituisce la base per l'offerta commerciale. A seconda delle dimensioni del progetto e delle risorse disponibili, la durata del progetto viene determinata al termine dello stesso.

Due sistemi o uno?

Il passo successivo dipende dall'esito del processo decisionale congiunto. A seconda delle strutture, dei processi e del sistema IT, Kardex Remstar offre ai propri clienti una varietà di soluzioni software. Ad esempio, quando si ha a che fare con un software di gestione del magazzino obsoleto e un nuovo sistema SAP, sorge spontanea la domanda: l'azienda dovrebbe implementare il nuovo software in modo che funzioni in modo subordinato con una soluzione SAP esistente già in uso? In questo scenario, un'interfaccia trasferisce tutti gli ordini rilevanti per il magazzino da SAP al sistema di controllo (e li riceve per la conferma e la riconciliazione dell'inventario). Il personale di magazzino deve quindi gestire due sistemi contemporaneamente, ma può comunque sfruttare tutti i vantaggi del nuovo software di gestione del magazzino (WMS).

Un'altra opzione sarebbe quella di integrare perfettamente il sistema di gestione del magazzino (WMS) con SAP. Con questa soluzione orientata a SAP, i dipendenti del magazzino lavorerebbero semplicemente tramite l'interfaccia SAP. Naturalmente, è anche possibile collegare il WMS ad altri sistemi software ERP, come quelli di Microsoft Dynamics o Oracle .

Indipendentemente dalla soluzione scelta dal cliente, il sollievo di aver affrontato con successo questa delicata questione è fondamentale. I risultati parlano da soli: processi più efficienti e un flusso di materiali migliorato in magazzino dimostrano chiaramente che l'investimento si ripaga in tempi relativamente rapidi. A seconda del numero di articoli, della produttività e del capitale investito in magazzino, il ritorno sull'investimento (ROI) per l'aggiornamento del software di gestione del magazzino può essere calcolato in un massimo di un anno.