La digitalizzazione della catena di fornitura: la bolla di consegna digitale con standard GS1 e codici QR di Cloud4Log migliora il flusso delle merci

Con Cloud4Log verso catene di fornitura più intelligenti: la logistica nel cambiamento digitale

Cloud4Log, un innovativo progetto di cooperazione tra GS1 Germania e la Federal Logistics Association (BVL), sta rivoluzionando la circolazione nazionale delle merci attraverso l'uso delle bolle di consegna digitali. L’obiettivo è aumentare l’efficienza, la sostenibilità e la trasparenza nella catena di fornitura sostituendo i processi cartacei con alternative digitali.

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Contesto e obiettivi del progetto

Il progetto Cloud4Log è stato lanciato nell’ottobre 2020 su iniziativa del gruppo tematico BVL “Digitalizzazione della logistica dei trasporti”. Il motivo: nonostante il progresso digitale, molte consegne di merci tra produttori di beni di consumo e partner commerciali sono ancora accompagnate da bolle di consegna cartacee. Ciò comporta uno sforzo amministrativo superfluo, un’elevata suscettibilità agli errori e un impatto ambientale non necessario. Cloud4Log mira a risolvere questi problemi attraverso una soluzione centrale per l'industria digitale.

Una preoccupazione centrale è la creazione di uno standard che renda più semplice per le aziende connettersi alla piattaforma e rendere più efficienti i processi esistenti. L'utilizzo degli standard GS1 crea una base coerente e interoperabile a vantaggio sia delle grandi aziende che delle piccole imprese.

Come funziona Cloud4Log

Cloud4Log si basa su una piattaforma basata su cloud che funge da luogo di scambio centrale per i documenti relativi ai trasporti. Tutte le aziende coinvolte lungo la filiera possono accedere in tempo reale alle informazioni necessarie. La piattaforma offre:

• Interfacce API aperte: facilitano l'integrazione nei sistemi aziendali esistenti.
• Frontend di base: una soluzione user-friendly per le aziende che non dispongono di propri sistemi IT.
• Opzioni self-service: consentono agli autisti di registrare le consegne in modo indipendente.
• Integrazione del codice QR: gli autisti e i partner logistici accedono alle bolle di consegna digitali utilizzando i codici QR, senza la necessità di app speciali.

Vantaggi della digitalizzazione

Il passaggio dalle bolle di consegna cartacee a quelle digitali offre numerosi vantaggi che riguardano sia gli aspetti economici che quelli ecologici:

1. Maggiore efficienza e ottimizzazione dei processi

• Risparmio di tempo: la bolla di consegna digitale elimina la necessità di stampare, condividere ed elaborare manualmente i documenti. Ciò accelera notevolmente i processi di consegna.
• Automazione: molte attività, come la trasmissione di documenti o la conferma di ricezione della merce, sono automatizzate.
• Elaborazione più semplice: la funzione self-service consente agli autisti di registrare le consegne in modo semplice e indipendente.

2. Trasparenza e disponibilità

• Informazioni in tempo reale: tutte le parti coinvolte possono accedere ai dati attuali in tempo reale, facilitando la pianificazione e il coordinamento.
• Tracciabilità migliorata: i documenti digitali forniscono una cronologia completa delle consegne.

3. Sostenibilità e conservazione delle risorse

• Risparmio di carta: solo nel settore della vendita al dettaglio di prodotti alimentari si potrebbero risparmiare oltre 180 milioni di fogli di carta all’anno.
• Ridurre l’impronta ecologica: la digitalizzazione utilizza meno materie prime e riduce le emissioni di CO2.

4. Sicurezza e privacy

• Maggiore sicurezza dei dati: solo le persone autorizzate possono accedere ai documenti.
• Conformità GDPR: il trattamento dei dati avviene in conformità con i rigorosi standard del Regolamento generale europeo sulla protezione dei dati.

5. Facilità d'uso e flessibilità

• Multilinguismo: la piattaforma supporta fino a 14 lingue, semplificando la comunicazione nelle catene di fornitura internazionali.
• Facile integrazione: le aziende possono integrare in modo flessibile la piattaforma nei loro sistemi esistenti.

6. Riduzione dei difetti e miglioramento della qualità

• Minimizzazione degli errori manuali: la raccolta e l'elaborazione automatizzata dei dati riduce significativamente il tasso di errore.
• Risoluzione più rapida dei problemi: eventuali scostamenti quantitativi, difetti di qualità o danni possono essere documentati ed elaborati direttamente in formato digitale.

Approfondimento sul processo di una bolla di consegna digitale

La bolla di consegna digitale ottimizza ogni fase del processo di consegna, dalla creazione all'archiviazione:

1. Creazione

• Il mittente crea la bolla di consegna digitale e la salva nella piattaforma cloud.
• I documenti sono dotati di standard identificativi GS1 per attribuirli chiaramente alla consegna.

2. Disposizione per il conducente

• L'autista riceve un codice QR che consente l'accesso alla bolla di consegna.
• Scansionando il codice, l'autista può aprire la bolla di consegna senza dover installare un'app speciale.

3. Trasporto e controllo:

• Durante il trasporto, se necessario, l'autista può mostrare la bolla di consegna digitale.

4. Ricezione della merce

• Il codice QR viene scansionato dal destinatario e la bolla di consegna viene caricata dal cloud.
• Eventuali deviazioni o danni possono essere documentati direttamente.

5. Conclusione

• Una volta riconosciuta dal destinatario e dall'autista, la bolla di consegna viene archiviata e non può più essere modificata.

Funzionalità avanzate e sviluppi

Da luglio 2024 Cloud4Log offre una soluzione self-service per gli autisti. Ciò consente di registrare le consegne direttamente al ricevimento della merce, velocizzando ulteriormente i processi. Anche le bolle di consegna digitali stanno diventando sempre più importanti poiché vengono utilizzate attivamente da oltre 100 aziende, tra cui nomi noti come Dachser, DHL Group, Nordfrost e Nagel-Group.

La piattaforma è in continua evoluzione per soddisfare le esigenze del settore. Sono previste, tra l'altro, funzioni per l'analisi estesa dei dati che aiuteranno le aziende a ottimizzare ancora meglio i processi.

Perché i codici QR e non i codici DataMatrix?

Sebbene vengano utilizzati gli standard GS1, Cloud4Log non si basa sul codice DataMatrix GS1, ma piuttosto sui codici QR. Questi offrono:

• Facile da usare: i codici QR sono facili da creare e non richiedono hardware speciale.
• Ampia compatibilità: i conducenti possono scansionare i codici QR con qualsiasi smartphone.
• Controllo degli accessi efficiente: il codice QR si collega direttamente al documento digitale nel cloud.

Efficiente, sostenibile, sicura: la bolla di consegna digitale di Cloud4Log stabilisce nuovi standard

Cloud4Log stabilisce nuovi standard nella digitalizzazione della catena di fornitura. Combinando gli standard GS1, una piattaforma cloud intuitiva e funzionalità innovative come l’integrazione del codice QR, il progetto offre una soluzione pionieristica per il settore della logistica. I vantaggi in termini di efficienza, sostenibilità e sicurezza rendono la bolla di consegna digitale uno strumento indispensabile per le aziende moderne. Con uno sviluppo continuo, Cloud4Log continuerà a svolgere un ruolo centrale nella trasformazione digitale della logistica anche in futuro.

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La sfida della digitalizzazione nel settore della logistica

La digitalizzazione procede inesorabilmente e sta rivoluzionando quasi tutti i settori dell’economia. Anche il settore della logistica si trova di fronte alla sfida e allo stesso tempo all’opportunità di cambiare radicalmente i propri processi attraverso l’uso delle moderne tecnologie. Un esempio promettente di questo cambiamento è Cloud4Log, un progetto congiunto tra GS1 Germany e la Federal Logistics Association (BVL). L’obiettivo di questa collaborazione è ambizioso: ottimizzare sostanzialmente e rendere più efficiente la circolazione nazionale delle merci attraverso l’introduzione e la creazione di una bolla di consegna digitale.

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La creazione di Cloud4Log

L'iniziativa Cloud4Log è nata nell'ottobre 2020 dal tema "Digitalizzazione della logistica dei trasporti" della BVL. La motivazione per lo sviluppo di una soluzione del genere era estremamente semplice e tuttavia esplosiva: anche nel 2022, nel pieno dell'era digitale, le consegne di beni di consumo produttori al Commercio è solitamente accompagnato da bolle di consegna in formato cartaceo. Questa pratica conteneva un enorme potenziale di ottimizzazione precedentemente inutilizzato. I leader hanno riconosciuto la necessità di una soluzione completamente digitale a livello di settore per eliminare queste inefficienze e rendere le catene di fornitura pronte per il futuro.

Il ruolo centrale della piattaforma cloud

Fondamentalmente, Cloud4Log si basa su una piattaforma cloud centrale. Questo funge da hub per lo scambio di documenti di trasporto digitali tra tutte le aziende coinvolte nella catena logistica. Per garantire la più ampia accettazione possibile e una facile integrazione, Cloud4Log si basa su due pilastri principali: da un lato, la piattaforma offre un'interfaccia API aperta. Ciò consente alle aziende con sistemi esistenti di integrare perfettamente Cloud4Log nella propria infrastruttura e quindi di beneficiare dei vantaggi della bolla di consegna digitale senza dover modificare radicalmente i processi esistenti. D'altra parte, Cloud4Log fornisce un frontend di base. Ciò è particolarmente indicato per le aziende che non necessitano di un collegamento d'interfaccia completo o i cui sistemi non consentono facilmente tale integrazione. Il frontend di base offre un'interfaccia user-friendly attraverso la quale anche queste aziende possono sfruttare i vantaggi della bolla di consegna digitale.

Vantaggi della digitalizzazione del processo di bolla di consegna

I vantaggi che derivano dalla digitalizzazione del processo delle bolle di consegna attraverso Cloud4Log sono diversi e convincenti.

Efficienza e risparmio di tempo

Un aspetto centrale è il notevole risparmio di tempo e il conseguente aumento di efficienza. Non è più necessario compilare manualmente, stampare, inoltrare e infine archiviare fisicamente le bolle di consegna cartacee. Questa eliminazione delle fasi di lavoro manuale non solo riduce lo sforzo, ma minimizza anche la suscettibilità agli errori. L'acquisizione e la trasmissione digitale dei dati evitano errori di trasmissione che possono facilmente verificarsi durante l'immissione manuale dei dati.

Sostenibilità e conservazione delle risorse

Un altro vantaggio importante è una migliore sostenibilità. Il risparmio di carta è enorme e fornisce un contributo significativo alla protezione dell'ambiente. Solo nel settore tedesco della vendita al dettaglio di prodotti alimentari, l’introduzione a livello nazionale delle bolle di consegna digitali potrebbe far risparmiare circa 180 milioni di fogli di carta all’anno. Ciò non riduce solo il consumo di carta in sé, ma anche le risorse associate per la produzione e il trasporto della carta. Inoltre, la digitalizzazione contribuisce a ridurre l’impronta ecologica complessiva del settore logistico.

Maggiore trasparenza e dati in tempo reale

La disponibilità in tempo reale delle informazioni è un altro vantaggio cruciale. Tutte le persone coinvolte hanno accesso ai dati aggiornati della bolla di consegna in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Ciò consente una catena di fornitura trasparente e tracciabile in cui ogni passaggio è documentato e visibile. Ciò significa che discrepanze o ritardi possono essere identificati e risolti più rapidamente.

Superare le barriere linguistiche

Un vantaggio spesso sottovalutato ma comunque importante è la capacità di superare le barriere linguistiche. Cloud4Log offre interfacce utente multilingue che facilitano la comunicazione tra autisti, personale di magazzino e spedizionieri, soprattutto in un contesto internazionale. La possibilità di scegliere tra diverse lingue riduce le incomprensioni e aiuta il processo a svolgersi più agevolmente.

Il continuo sviluppo di Cloud4Log

Il continuo sviluppo di Cloud4Log dimostra che il progetto è dinamico e si adatta alle esigenze del settore. Una pietra miliare importante è stata l’introduzione di una nuova soluzione self-service per gli autisti nel luglio 2024. Questa innovazione consente agli autisti di registrare autonomamente le consegne al ricevimento delle merci. Scansionando un codice QR è possibile inserire le informazioni necessarie direttamente nel sistema senza dover attendere il personale al reparto ricevimento merci. Ciò accelera notevolmente il processo e riduce i tempi di attesa.

La crescente importanza di Cloud4Log nel settore

La crescente importanza di Cloud4Log nel settore della logistica è sottolineata dal numero sempre crescente di aziende partecipanti. Oggi più di 100 aziende utilizzano la piattaforma, tra cui noti produttori di marchi e fornitori di servizi logistici come Dachser, DHL Group, Nordfrost e Nagel-Group. Questa ampia accettazione dimostra che Cloud4Log rappresenta una soluzione rilevante e orientata al futuro per le sfide della logistica moderna.

Il confronto diretto: bolla di consegna digitale vs cartacea

Dal confronto diretto con le tradizionali bolle di consegna cartacee risultano ancora più evidenti i numerosi vantaggi di Cloud4Log.

Ottimizzazione dei processi e self-service

L’aumento dell’efficienza e l’ottimizzazione dei processi sono argomenti centrali a favore della soluzione digitale. L'eliminazione dello sforzo manuale coinvolto nella stampa, nell'inoltro e nella conferma delle ricevute cartacee si traduce in un notevole risparmio di tempo durante tutto il processo di consegna. Cloud4Log crea le condizioni per una reale efficienza e automazione dei processi nella catena di fornitura. La soluzione self-service per gli autisti è un ulteriore passo in questa direzione, poiché semplifica ulteriormente il processo di ricevimento della merce registrando le consegne in modo autonomo.

Migliore trasparenza e tracciabilità

La bolla di consegna digitale stabilisce nuovi standard anche in termini di trasparenza e disponibilità. A differenza del documento cartaceo, che può andare smarrito, danneggiato o messo in circolazione, la bolla di consegna digitale è disponibile sempre e ovunque. Ciò garantisce una maggiore trasparenza nella catena di fornitura poiché tutti i soggetti coinvolti possono accedere alle informazioni più recenti in qualsiasi momento. Inoltre, l’acquisizione digitale e l’archiviazione centralizzata consentono una migliore tracciabilità delle consegne. Ogni fase del processo di consegna è documentata e tracciabile.

Sostenibilità e risparmio sui costi

Gli aspetti di sostenibilità e risparmio sui costi sono di grande importanza al giorno d’oggi. Come già accennato, la riduzione della carta porta ad un notevole risparmio di risorse. Il passaggio ai bollettini di consegna digitali contribuisce quindi attivamente a ridurre l’impronta ecologica delle aziende. Oltre ai vantaggi ecologici, ci sono anche risparmi finanziari eliminando i costi di carta, stampa e archiviazione. Inoltre, gli errori e i costi associati possono essere ridotti al minimo attraverso un’acquisizione dei dati digitali più precisa.

Sicurezza e privacy

La bolla di consegna digitale offre vantaggi anche in termini di sicurezza e protezione dei dati. La sicurezza dei dati viene aumentata attraverso l’archiviazione centrale e i diritti di accesso controllati. Solo le persone direttamente coinvolte nel processo hanno accesso ai documenti attuali. Il trattamento dei dati viene effettuato nel rigoroso rispetto degli standard europei sulla protezione dei dati, che è un aspetto importante nei tempi odierni sensibili ai dati. Le moderne tecniche di crittografia proteggono inoltre i dati da accessi non autorizzati.

Facilità d'uso e flessibilità

Ulteriori vantaggi sono la facilità d'uso e la flessibilità di Cloud4Log. La possibilità di scegliere tra 14 lingue facilita la comunicazione e contribuisce all'accettazione da parte dell'utente. Inoltre è possibile senza problemi l'integrazione in soluzioni aziendali o settoriali già esistenti per bolle di consegna digitali. Cloud4Log non si considera una soluzione isolata, ma come una piattaforma aperta che può essere integrata negli ambienti IT esistenti.

Ridurre gli errori e migliorare la qualità

Un altro importante vantaggio della bolla di consegna digitale è la riduzione degli errori e il conseguente miglioramento della qualità. L'acquisizione e la trasmissione digitale dei dati riduce al minimo gli errori che possono facilmente verificarsi durante l'elaborazione manuale dei documenti cartacei. Ciò vale, ad esempio, per errori nella specificazione di quantità o articoli. Inoltre, la bolla di consegna digitale consente una risoluzione più rapida dei problemi in caso di differenze di quantità, difetti di qualità o danni di trasporto. Questi possono essere documentati direttamente in formato digitale e inoltrati alle autorità competenti.

Come funziona la bolla di consegna digitale

La bolla di consegna digitale di Cloud4Log funziona secondo un principio ben congegnato ed efficiente. Innanzitutto, il mittente crea la bolla di consegna digitale nel suo sistema. Questo viene quindi caricato sulla piattaforma cloud centrale di Cloud4Log. Un passaggio cruciale è collegare i dati della bolla di consegna con chiari standard di identificazione GS1. Questi standard garantiscono che la bolla di consegna digitale possa essere chiaramente assegnata alla rispettiva consegna. In questo contesto gioca un ruolo importante soprattutto il Global Document Type Identifier (GDTI).

Accesso del conducente

L'autista riceve un link di accesso alla bolla di consegna digitale, nella maggior parte dei casi sotto forma di codice QR. Questo codice QR viene generato nel reparto merci in uscita del mittente e messo a disposizione dell'autista. Semplicemente scansionando il codice QR con il proprio smartphone, l'autista può accedere alla bolla di consegna senza la necessità di installare un'apposita app. Il link di accesso viene memorizzato nel portafoglio dello smartphone del conducente, analogamente ai biglietti aerei digitali o alle carte d'imbarco. Ciò consente un accesso rapido e semplice ai documenti rilevanti.

Processi in entrata delle merci

Durante il trasporto, l'autista ha la possibilità di accedere in qualsiasi momento alla bolla di consegna digitale e di mostrarla se necessario, ad esempio durante i controlli. Quando la merce arriva al reparto entrata merci del destinatario, il personale incaricato scansiona il codice QR dallo smartphone dell'autista. La bolla di consegna digitale viene quindi recuperata dal cloud e letta nel sistema del destinatario per l'ulteriore elaborazione.

Aggiornamenti in tempo reale e documentazione trasparente

Un grande vantaggio della bolla di consegna digitale è la possibilità di aggiungere e aggiornare informazioni in tempo reale. Discrepanze quantitative, informazioni sulla sostituzione delle attrezzature di carico, ricevute di ricevimento della merce o anche immagini di danni possono essere aggiunte direttamente alla bolla di consegna digitale nel cloud. Ciò garantisce una documentazione trasparente dell'intero processo di consegna. La conferma da parte del destinatario e dell'autista completa il processo e pone la bolla di consegna in uno stato completato che non può più essere modificato. Ciò garantisce l'integrità dei dati e impedisce successive manipolazioni.

Sicurezza dei dati attraverso l'archiviazione centrale

La soluzione cloud di Cloud4Log offre anche un importante vantaggio in termini di sicurezza dei dati. Poiché la bolla di consegna è archiviata centralmente nel cloud, si evita che le copie vengano archiviate su dispositivi diversi. Ciò riduce il rischio di perdita di dati o di accesso non autorizzato. Solo le persone direttamente coinvolte nel processo hanno accesso allo stato attuale dei documenti.

Sfruttare gli standard GS1 e i codici QR

Sebbene Cloud4Log utilizzi gli standard GS1 per identificare chiaramente i documenti digitali, il codice GS1 DataMatrix non viene utilizzato specificamente. Cloud4Log si affida invece ai codici QR come metodo pratico e ampiamente utilizzato per accedere alle bolle di consegna digitali. Il punto chiave è che Cloud4Log utilizza il Global Document Type Identifier (GDTI), uno standard GS1 consolidato, per garantire che il documento digitale possa essere chiaramente assegnato alla consegna corrispondente. Il GDTI funge quindi come una sorta di impronta digitale per la bolla di consegna.

Flusso del processo

Il processo è estremamente semplice: il mittente carica la bolla di consegna digitale sulla piattaforma cloud. Viene quindi generato un codice QR che contiene un collegamento di accesso diretto alla bolla di consegna digitale. L'autista può scansionare questo codice QR con il suo smartphone. Quando il destinatario riceve la merce, il codice QR dello smartphone dell'autista viene scansionato per recuperare la bolla di consegna digitale dal cloud e avviare i passaggi successivi.

Con la sua bolla di consegna digitale, Cloud4Log fornisce un contributo significativo alla digitalizzazione del settore logistico

L'uso degli standard GS1 e dei codici QR consente uno scambio efficiente, trasparente e sicuro dei documenti relativi al trasporto. I vantaggi rispetto alle tradizionali bolle di consegna cartacee sono evidenti e vanno dal risparmio di tempo e costi, alla maggiore sostenibilità, alla maggiore sicurezza dei dati e alla facilità d’uso. Cloud4Log è quindi un esempio promettente di come la digitalizzazione possa aiutare a ottimizzare le catene di fornitura e renderle sostenibili. Il numero sempre crescente di aziende partecipanti sottolinea l'importanza e il potenziale di questa soluzione innovativa. La trasformazione digitale della supply chain è in pieno svolgimento e Cloud4Log svolge in essa un ruolo cruciale.

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