La digitalizzazione della catena di fornitura: la bolla di consegna digitale con standard GS1 e codici QR di Cloud4Log migliora il flusso delle merci

Cloud4Log per catene di fornitura più intelligenti: la logistica nell'era digitale

Cloud4Log, un innovativo progetto di collaborazione tra GS1 Germania e l'Associazione Tedesca della Logistica (BVL), sta rivoluzionando il trasporto merci nazionale attraverso l'utilizzo di bolle di consegna digitali. L'obiettivo è aumentare l'efficienza, la sostenibilità e la trasparenza nella catena di approvvigionamento sostituendo i processi cartacei con alternative digitali.

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Contesto e obiettivi del progetto

Il progetto Cloud4Log è stato lanciato nell'ottobre 2020 su iniziativa del gruppo di lavoro "Digitalizzazione della logistica dei trasporti" della BVL (Associazione Tedesca della Logistica). L'impulso: nonostante i progressi digitali, molte consegne di merci tra produttori di beni di consumo e partner commerciali sono ancora accompagnate da bolle di consegna cartacee. Ciò comporta un inutile carico amministrativo, un'elevata suscettibilità agli errori e un impatto ambientale inutile. Cloud4Log si propone di risolvere questi problemi con una soluzione digitale centralizzata per l'industria.

Un obiettivo chiave è creare uno standard che semplifichi la connessione delle aziende alla piattaforma e semplifichi i processi esistenti. L'utilizzo degli standard GS1 crea una base uniforme e interoperabile, a vantaggio sia delle grandi aziende che delle piccole imprese.

Come funziona Cloud4Log

Cloud4Log si basa su una piattaforma cloud che funge da punto di scambio centrale per i documenti relativi al trasporto. Tutte le aziende coinvolte lungo la supply chain possono accedere alle informazioni necessarie in tempo reale. La piattaforma offre:

• Interfacce API aperte: facilitano l'integrazione nei sistemi aziendali esistenti.
• Basic-Frontend: una soluzione intuitiva per le aziende che non possiedono sistemi IT propri.
• Opzioni self-service: consentono agli autisti di registrare le consegne in modo indipendente.
• Integrazione del codice QR: gli autisti e i partner logistici accedono alle bolle di consegna digitali tramite codici QR, senza bisogno di app speciali.

Vantaggi della digitalizzazione

Il passaggio dalle bolle di consegna cartacee a quelle digitali offre numerosi vantaggi, che riguardano sia gli aspetti economici che quelli ambientali:

1. Aumento dell'efficienza e ottimizzazione dei processi

• Risparmio di tempo: la bolla di consegna digitale elimina la necessità di stampare, distribuire ed elaborare manualmente i documenti, velocizzando notevolmente i processi di consegna.
• Automazione: molte attività, come la trasmissione dei documenti o la conferma della ricezione delle merci, sono automatizzate.
• Elaborazione più semplice: la funzione self-service consente agli autisti di registrare le consegne in modo semplice e indipendente.

2. Trasparenza e disponibilità

• Informazioni in tempo reale: tutti i partecipanti possono accedere a dati aggiornati in tempo reale, il che facilita la pianificazione e il coordinamento.
• Tracciabilità migliorata: i documenti digitali offrono una cronologia completa delle consegne.

3. Sostenibilità e conservazione delle risorse

• Risparmio di carta: solo nel settore della vendita al dettaglio di prodotti alimentari, si potrebbero risparmiare oltre 180 milioni di fogli di carta all'anno.
• Riduzione dell'impronta ecologica: la digitalizzazione riduce il consumo di materie prime e abbassa le emissioni di CO2.

4. Sicurezza e protezione dei dati

• Maggiore sicurezza dei dati: solo le persone autorizzate possono accedere ai documenti.
• Conformità al GDPR: il trattamento dei dati viene effettuato in conformità con i rigorosi standard del Regolamento generale sulla protezione dei dati europeo.

5. Facilità d'uso e flessibilità

• Multilinguismo: la piattaforma supporta fino a 14 lingue, semplificando la comunicazione nelle catene di fornitura internazionali.
• Facile integrazione: le aziende possono integrare in modo flessibile la piattaforma nei loro sistemi esistenti.

6. Riduzione degli errori e miglioramento della qualità

• Riduzione al minimo degli errori manuali: la raccolta e l'elaborazione automatizzate dei dati riducono significativamente il tasso di errore.
• Risoluzione più rapida dei problemi: eventuali discrepanze di quantità, difetti di qualità o danni possono essere direttamente documentati ed elaborati digitalmente.

Uno sguardo al processo di una bolla di consegna digitale

La bolla di consegna digitale ottimizza ogni fase del processo di consegna, dalla creazione all'archiviazione:

1. Creazione

• Il mittente crea la bolla di consegna digitale e la salva sulla piattaforma cloud.
• I documenti sono contrassegnati con gli standard di identificazione GS1 per assegnarli in modo univoco alla consegna.

2. Disposizione per il conducente

• L'autista riceve un codice QR che consente l'accesso alla bolla di consegna.
• Scansionando il codice, l'autista può aprire la bolla di consegna senza dover installare un'app speciale.

3. Trasporto e controllo:

• Durante il trasporto, se richiesto, l'autista può presentare la bolla di consegna digitale.

4. Ricevimento merci

• Il destinatario scansiona il codice QR e scarica la bolla di consegna dal cloud.
• Eventuali deviazioni o danni possono essere documentati direttamente.

5. Conclusion

• Una volta che la bolla di consegna è stata confermata dal destinatario e dall'autista, viene archiviata e non può più essere modificata.

Funzionalità estese e sviluppi

Da luglio 2024, Cloud4Log offre una soluzione self-service per gli autisti. Ciò consente loro di registrare le consegne direttamente al ricevimento merci, accelerando ulteriormente i processi. Anche le bolle di consegna digitali stanno acquisendo sempre maggiore importanza, essendo utilizzate attivamente da oltre 100 aziende, tra cui nomi noti come Dachser, DHL Group, Nordfrost e Nagel-Group.

La piattaforma è in continuo sviluppo per soddisfare le esigenze del settore. Le funzionalità previste includono funzionalità avanzate di analisi dei dati che aiuteranno le aziende a ottimizzare ulteriormente i propri processi.

Perché i codici QR e non i codici DataMatrix?

Sebbene vengano utilizzati gli standard GS1, Cloud4Log non si basa sul codice GS1 DataMatrix, bensì sui codici QR. Questi offrono:

• Facile da usare: i codici QR sono facili da creare e non richiedono hardware speciale.
• Ampia compatibilità: gli automobilisti possono scansionare i codici QR con qualsiasi smartphone.
• Controllo efficiente degli accessi: il codice QR collega direttamente al documento digitale nel cloud.

Efficiente, sostenibile, sicura: la bolla di consegna digitale di Cloud4Log stabilisce nuovi standard

Cloud4Log definisce nuovi standard nella digitalizzazione della supply chain. Combinando gli standard GS1, una piattaforma cloud intuitiva e funzionalità innovative come l'integrazione dei codici QR, il progetto offre una soluzione a prova di futuro per il settore della logistica. I vantaggi in termini di efficienza, sostenibilità e sicurezza rendono la bolla di consegna digitale uno strumento indispensabile per le aziende moderne. Grazie al suo continuo sviluppo, Cloud4Log continuerà a svolgere un ruolo centrale nella trasformazione digitale della logistica.

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La sfida della digitalizzazione nel settore della logistica

La digitalizzazione avanza incessantemente, rivoluzionando praticamente ogni settore dell'economia. Anche il settore della logistica si trova ad affrontare la sfida, e allo stesso tempo l'opportunità, di trasformare radicalmente i propri processi attraverso l'impiego di tecnologie moderne. Un esempio promettente di questa trasformazione è Cloud4Log, un progetto congiunto di GS1 Germania e dell'Associazione Tedesca della Logistica (BVL). L'obiettivo di questa collaborazione è ambizioso: ottimizzare e razionalizzare radicalmente il trasporto merci nazionale introducendo e implementando una bolla di consegna digitale.

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La creazione di Cloud4Log

L'iniziativa Cloud4Log è nata nell'ottobre 2020 dal gruppo di lavoro "Digitalizzazione della logistica dei trasporti" del BVL. La motivazione per lo sviluppo di una soluzione di questo tipo era incredibilmente semplice ma cruciale: anche nel 2022, nel pieno dell'era digitale, le consegne di merci dai produttori di beni di largo consumo ai rivenditori erano ancora tipicamente accompagnate da bolle di consegna cartacee. Questa pratica rappresentava un enorme potenziale di ottimizzazione, finora inesplorato. I responsabili hanno riconosciuto la necessità di una soluzione completamente digitale, valida per l'intero settore, per eliminare queste inefficienze e garantire catene di approvvigionamento a prova di futuro.

Il ruolo centrale della piattaforma cloud

Cloud4Log si basa essenzialmente su una piattaforma cloud centrale. Questa piattaforma funge da hub per lo scambio di documenti di trasporto digitali tra tutte le aziende coinvolte nella catena logistica. Per garantire la massima accettazione possibile e una facile integrazione, Cloud4Log si basa su due pilastri fondamentali: in primo luogo, la piattaforma offre un'interfaccia API aperta. Ciò consente alle aziende con sistemi esistenti di integrare Cloud4Log senza problemi nella propria infrastruttura e quindi di beneficiare dei vantaggi della bolla di consegna digitale senza dover modificare radicalmente i processi esistenti. In secondo luogo, Cloud4Log fornisce un'interfaccia di base. Questa è progettata appositamente per le aziende che non richiedono un'integrazione completa dell'interfaccia o i cui sistemi non consentono tale integrazione. L'interfaccia di base offre un'interfaccia intuitiva attraverso la quale anche queste aziende possono beneficiare dei vantaggi della bolla di consegna digitale.

Vantaggi della digitalizzazione del processo di bolla di consegna

I vantaggi derivanti dalla digitalizzazione del processo di gestione delle bolle di consegna tramite Cloud4Log sono molteplici e convincenti.

Efficienza e risparmio di tempo

Un aspetto chiave è il significativo risparmio di tempo e il conseguente aumento dell'efficienza. La compilazione manuale, la stampa, l'inoltro e, infine, l'archiviazione fisica delle bolle di consegna cartacee vengono completamente eliminate. Questa eliminazione dei passaggi manuali non solo riduce lo sforzo, ma riduce anche al minimo il potenziale di errore. L'acquisizione e la trasmissione digitale dei dati evita errori di trasmissione che possono facilmente verificarsi con l'inserimento manuale.

Sostenibilità e conservazione delle risorse

Un altro importante vantaggio è la maggiore sostenibilità. Il risparmio di carta è enorme e contribuisce in modo significativo alla tutela dell'ambiente. Solo nel settore della vendita al dettaglio di prodotti alimentari in Germania, l'introduzione a livello nazionale di bolle di consegna digitali potrebbe far risparmiare circa 180 milioni di fogli di carta all'anno. Ciò riduce non solo il consumo di carta in sé, ma anche le risorse associate alla produzione e al trasporto della carta. Inoltre, la digitalizzazione contribuisce a ridurre l'impatto ambientale complessivo del settore logistico.

Maggiore trasparenza e dati in tempo reale

Un altro vantaggio cruciale è la disponibilità di informazioni in tempo reale. Tutte le parti coinvolte hanno accesso ai dati più aggiornati delle bolle di consegna, sempre e ovunque. Ciò consente una supply chain trasparente e tracciabile, in cui ogni fase è documentata e verificabile. Discrepanze o ritardi possono quindi essere identificati e risolti più rapidamente.

Superare le barriere linguistiche

Un vantaggio spesso sottovalutato, ma cruciale, è il superamento delle barriere linguistiche. Cloud4Log offre interfacce utente multilingue che facilitano la comunicazione tra autisti, personale di magazzino e spedizionieri, soprattutto in un contesto internazionale. La possibilità di scegliere tra diverse lingue riduce i malintesi e contribuisce a rendere le operazioni più fluide.

Lo sviluppo continuo di Cloud4Log

Il continuo sviluppo di Cloud4Log dimostra la natura dinamica del progetto e la sua capacità di adattarsi alle esigenze del settore. Una pietra miliare fondamentale è stata l'introduzione di una nuova soluzione self-service per gli autisti nel luglio 2024. Questa innovazione consente agli autisti di registrare autonomamente le consegne presso l'area di ricezione. Scansionando un codice QR, possono inserire le informazioni necessarie direttamente nel sistema, senza dover attendere il personale al banco di ricezione. Questo velocizza notevolmente il processo e riduce i tempi di attesa.

La crescente importanza di Cloud4Log nel settore

La crescente importanza di Cloud4Log nel settore della logistica è sottolineata dal numero in costante aumento di aziende partecipanti. Attualmente, oltre 100 aziende utilizzano la piattaforma, tra cui noti produttori e fornitori di servizi logistici come Dachser, DHL Group, Nordfrost e Nagel-Group. Questa ampia accettazione dimostra che Cloud4Log rappresenta una soluzione pertinente e orientata al futuro per le sfide della logistica moderna.

Confronto diretto: bolla di consegna digitale vs. cartacea

Confrontando direttamente le bolle di consegna cartacee tradizionali, i numerosi vantaggi di Cloud4Log diventano ancora più evidenti.

Ottimizzazione dei processi e self-service

Maggiore efficienza e ottimizzazione dei processi sono argomenti chiave a favore della soluzione digitale. L'eliminazione del lavoro manuale di stampa, inoltro e conferma di documenti cartacei comporta un notevole risparmio di tempo durante l'intero processo di consegna. Cloud4Log crea le condizioni per una reale efficienza dei processi e un'automazione nella supply chain. La soluzione self-service per gli autisti rappresenta un ulteriore passo in questa direzione, poiché semplifica ulteriormente il processo di ricevimento merci consentendo loro di registrare le consegne in modo indipendente.

Maggiore trasparenza e tracciabilità

La bolla di consegna digitale stabilisce nuovi standard anche in termini di trasparenza e disponibilità. A differenza dei documenti cartacei, che possono essere persi, danneggiati o diffusi, la bolla di consegna digitale è sempre e ovunque disponibile. Ciò garantisce una maggiore trasparenza nella catena di fornitura, poiché tutte le parti coinvolte possono accedere alle informazioni più aggiornate in qualsiasi momento. Inoltre, la registrazione digitale e l'archiviazione centralizzata consentono una migliore tracciabilità delle consegne. Ogni fase del processo di consegna è documentata e tracciabile.

Sostenibilità e risparmio sui costi

Sostenibilità e risparmio sui costi sono oggi di fondamentale importanza. Come già accennato, la riduzione del consumo di carta porta a un significativo risparmio di risorse. Il passaggio alle bolle di consegna digitali contribuisce quindi attivamente a ridurre l'impronta ecologica di un'azienda. Oltre ai vantaggi ambientali, l'eliminazione dei costi di carta, stampa e archiviazione comporta anche un risparmio economico. Inoltre, gli errori e i relativi costi possono essere ridotti al minimo grazie a un'acquisizione digitale più precisa dei dati.

Sicurezza e privacy

La bolla di consegna digitale offre vantaggi anche in termini di sicurezza e protezione dei dati. L'archiviazione centralizzata e i diritti di accesso controllati aumentano la sicurezza dei dati. Solo le persone direttamente coinvolte nel processo hanno accesso ai documenti aggiornati. L'elaborazione dei dati viene effettuata nel rigoroso rispetto degli standard europei sulla protezione dei dati, un aspetto fondamentale nell'attuale contesto di dati sensibili. Le moderne tecnologie di crittografia offrono un'ulteriore protezione contro gli accessi non autorizzati.

facilità d'uso e flessibilità

Ulteriori vantaggi di Cloud4Log sono la facilità d'uso e la flessibilità. La possibilità di scegliere tra 14 lingue facilita la comunicazione e contribuisce all'accettazione da parte degli utenti. Inoltre, l'integrazione con soluzioni aziendali o di settore esistenti per le bolle di consegna digitali è perfetta. Cloud4Log non è concepito come una soluzione stand-alone, ma piuttosto come una piattaforma aperta che può essere integrata negli ambienti IT esistenti.

Riduzione degli errori e miglioramento della qualità

Un altro importante vantaggio della bolla di consegna digitale è la riduzione degli errori e il conseguente miglioramento della qualità. L'acquisizione e la trasmissione digitale dei dati riducono al minimo gli errori che possono verificarsi facilmente durante l'elaborazione manuale dei documenti cartacei. Tra questi rientrano, ad esempio, errori nelle quantità o nelle informazioni sugli articoli. Inoltre, la bolla di consegna digitale consente una più rapida correzione degli errori in caso di discrepanze nella quantità, difetti di qualità o danni dovuti al trasporto. Questi possono essere documentati direttamente in formato digitale e inoltrati ai reparti responsabili.

Principio di funzionamento della bolla di consegna digitale

La bolla di consegna digitale di Cloud4Log funziona secondo un principio efficiente e ben progettato. Innanzitutto, il mittente crea la bolla di consegna digitale nel proprio sistema. Questa viene poi caricata sulla piattaforma cloud centrale di Cloud4Log. Un passaggio cruciale è il collegamento dei dati della bolla di consegna con gli standard di identificazione GS1 univoci. Questi standard garantiscono che la bolla di consegna digitale possa essere assegnata in modo univoco alla rispettiva spedizione. Il Global Document Type Identifier (GDTI) svolge un ruolo particolarmente importante in questo contesto.

Accesso del conducente

L'autista riceve un link di accesso alla bolla di consegna digitale, solitamente sotto forma di codice QR. Questo codice QR viene generato nell'area di spedizione del mittente e fornito all'autista. Semplicemente scansionando il codice QR con il proprio smartphone, l'autista può accedere alla bolla di consegna senza dover installare un'app specifica. Il link di accesso viene salvato nel wallet dello smartphone dell'autista, in modo simile ai biglietti aerei o alle carte d'imbarco digitali. Ciò consente un accesso rapido e semplice ai documenti pertinenti.

Processi di ricevimento merci

Durante il trasporto, l'autista può accedere alla bolla di consegna digitale in qualsiasi momento e presentarla se necessario, ad esempio durante i controlli. All'arrivo presso l'area di ricezione del destinatario, il personale responsabile scansiona il codice QR dallo smartphone dell'autista. La bolla di consegna digitale viene quindi recuperata dal cloud e importata nel sistema del destinatario per un'ulteriore elaborazione.

Aggiornamenti in tempo reale e documentazione trasparente

Un importante vantaggio della bolla di consegna digitale è la possibilità di aggiungere e aggiornare informazioni in tempo reale. Discrepanze di quantità, informazioni sulle sostituzioni di attrezzature, documenti di ricevimento merci o persino foto di danni possono essere aggiunti direttamente alla bolla di consegna digitale nel cloud. Ciò garantisce una documentazione trasparente dell'intero processo di consegna. La conferma da parte del destinatario e dell'autista completa il processo e pone la bolla di consegna in uno stato definitivo e inalterabile. Ciò garantisce l'integrità dei dati e impedisce successive manipolazioni.

Sicurezza dei dati tramite archiviazione centrale

La soluzione cloud di Cloud4Log offre anche un vantaggio significativo in termini di sicurezza dei dati. Poiché la bolla di consegna è archiviata centralmente nel cloud, si impedisce che vengano salvate copie su dispositivi diversi. Ciò riduce il rischio di perdita di dati o di accesso non autorizzato. Solo le persone direttamente coinvolte nel processo hanno accesso alla versione aggiornata dei documenti.

Utilizzo degli standard GS1 e dei codici QR

Sebbene Cloud4Log utilizzi gli standard GS1 per l'identificazione univoca dei documenti digitali, non utilizza specificamente il codice GS1 DataMatrix. Cloud4Log si affida invece ai codici QR come metodo pratico e ampiamente utilizzato per accedere alle bolle di consegna digitali. Fondamentalmente, Cloud4Log utilizza il Global Document Type Identifier (GDTI), uno standard GS1 consolidato, per garantire che il documento digitale possa essere assegnato in modo univoco alla consegna corrispondente. Il GDTI funge quindi da una sorta di impronta digitale per la bolla di consegna.

Flusso di processo

Il processo è estremamente semplice: il mittente carica la bolla di consegna digitale sulla piattaforma cloud. Viene quindi generato un codice QR contenente un link di accesso diretto alla bolla di consegna digitale. L'autista può scansionare questo codice QR con il proprio smartphone. All'arrivo presso l'area di ricezione merci del destinatario, lo smartphone dell'autista scansiona il codice QR per recuperare la bolla di consegna digitale dal cloud e avviare le fasi successive.

La bolla di consegna digitale di Cloud4Log contribuisce in modo significativo alla digitalizzazione del settore logistico

Utilizzando gli standard GS1 e i codici QR, Cloud4Log consente lo scambio efficiente, trasparente e sicuro dei documenti relativi al trasporto. I vantaggi rispetto alle tradizionali bolle di consegna cartacee sono evidenti, spaziando dal risparmio di tempo e costi alla maggiore sostenibilità, fino alla maggiore sicurezza dei dati e alla facilità d'uso. Cloud4Log è quindi un esempio promettente di come la digitalizzazione possa contribuire all'ottimizzazione e alla sicurezza futura delle supply chain. Il numero in costante crescita di aziende partecipanti sottolinea la rilevanza e il potenziale di questa soluzione innovativa. La trasformazione digitale della supply chain è in pieno svolgimento e Cloud4Log svolge un ruolo cruciale in questo processo.

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