Digitalizzazione amministrativa: quando ha senso l’ottimizzazione amministrativa piuttosto che la modernizzazione amministrativa?

🏢 Le aziende in Germania hanno in media circa 200 contatti con la pubblica amministrazione all'anno e il numero è in costante aumento. Questo gran numero di interazioni comporta spesso costi burocratici significativi, soprattutto se i processi amministrativi non sono completamente digitalizzati. La riduzione della burocrazia è quindi una delle tre questioni principali per le aziende, sia a livello statale, federale e comunitario.

Tuttavia, quando si tratta di ridurre la burocrazia, il potere legislativo e le autorità e amministrazioni sofferenti si oppongono a modo loro:

In Germania, la trasformazione digitale dell’amministrazione è stata innescata principalmente dalla legge sull’accesso online (OZG) approvata nel 2017, in base alla quale l’accesso digitale ai servizi amministrativi dovrebbe essere implementato entro la fine del 2022. Nel mese di febbraio ha ottenuto un ampio consenso al Bundestag. Oggi, a sorpresa, la maggioranza del Consiglio federale ha respinto il progetto di legge. Tuttavia, i portali online di facile utilizzo e gli standard comuni necessari a tal fine sono stati finora implementati solo parzialmente (dall’inizio di aprile 2023). Considerando la lentezza della digitalizzazione amministrativa in Germania, l'associazione digitale Bitkom, nell'emendare la legge sull'accesso online, chiede il diritto legale all'amministrazione digitale. La nuova versione della legge sull'accesso online (OZG 2.0) è ora disponibile. Dopo aver esaminato tutte le istanze, il progetto di legge è stato definitivamente respinto dalla maggioranza del Consiglio federale il 22 marzo 2024. Deve essere rinegoziato (a partire da giugno 2024).

Esiste una chiara necessità di sfruttare appieno il potenziale di efficienza delle soluzioni di amministrazione digitale per l’economia tedesca. Il compito è promuovere e implementare processi amministrativi digitali efficienti per le aziende. Sorge la domanda su quando l’ottimizzazione amministrativa abbia più senso della completa modernizzazione amministrativa.

🔍 Ottimizzazione amministrativa vs. modernizzazione amministrativa

Ottimizzazione amministrativa significa analizzare e adattare i processi esistenti per renderli più efficaci ed efficienti. Ciò può essere fatto introducendo strumenti digitali specifici per semplificare e velocizzare i singoli passaggi. Esempi di ciò includono la gestione elettronica dei documenti, gli appuntamenti automatizzati o la digitalizzazione dei processi di moduli. Queste misure sono spesso più rapide ed economiche da attuare rispetto ad una modernizzazione completa.

La modernizzazione amministrativa, d’altro canto, comporta una riprogettazione più completa dei processi amministrativi. Ciò potrebbe significare l’introduzione di sistemi e tecnologie completamente nuovi che rivoluzionano le strutture e le modalità di lavoro esistenti. I progetti di modernizzazione sono generalmente a lungo termine e richiedono maggiori investimenti in nuove tecnologie e formazione del personale.

✨Quando ha senso l'ottimizzazione amministrativa?

Nelle situazioni in cui i processi esistenti funzionano già relativamente bene e in cui sono stati identificati colli di bottiglia specifici, l’ottimizzazione può essere la soluzione più efficiente. Piccoli aggiustamenti e l’integrazione di soluzioni digitali possono spesso portare rapidi miglioramenti senza la necessità di grandi cambiamenti strutturali. Ciò è particolarmente adatto per compiti amministrativi specializzati in cui è possibile identificare aree problematiche chiare e affrontarle in modo specifico.

Ad esempio, l’introduzione di un sistema di moduli digitali in un dipartimento che fa molto affidamento su documenti cartacei può comportare una significativa riduzione dei tempi di elaborazione e dei tassi di errore. Anche l’utilizzo della firma elettronica o l’automazione delle procedure di notifica possono apportare vantaggi decisivi.

🔄Quando è necessario l'ammodernamento amministrativo?

Una modernizzazione completa è necessaria quando i sistemi e i processi esistenti sono così obsoleti o inefficienti che piccoli aggiustamenti non possono più apportare miglioramenti apprezzabili. Le strutture esistenti spesso non sono più in grado di tenere il passo con le esigenze della moderna economia digitale. In questi casi è necessaria una revisione fondamentale dell’intero panorama dei processi.

Un esempio potrebbe essere l’introduzione completa di una piattaforma digitale per tutti i contatti amministrativi di un’azienda. Ciò significherebbe che le aziende possono gestire digitalmente tutte le interazioni con l'amministrazione su una piattaforma centrale, dalla domanda all'elaborazione e all'approvazione. Tali sistemi richiedono un’ampia integrazione di varie aree amministrative e una riprogettazione dei processi di lavoro precedenti.

💻 Le potenzialità dell'amministrazione digitale

Il pieno potenziale dei processi amministrativi digitali risiede nella loro capacità di aumentare la trasparenza, l’efficienza e la facilità d’uso. Armonizzando e standardizzando i processi, è possibile ridurre le incomprensioni e gli errori, ottenendo risultati più rapidi e affidabili. Ciò consente alle aziende di risparmiare risorse e concentrarsi maggiormente sui propri compiti principali.

Per i politici e le autorità amministrative ciò significa esaminare tempestivamente gli sviluppi nel settore legislativo e promuovere soluzioni che portino un notevole sollievo alle aziende. Gli sforzi politici devono mirare a identificare ed eliminare o adattare le norme ostruzionistiche.

🤝 Implementazione pratica attraverso la cooperazione

Altro aspetto importante è la collaborazione e lo scambio di conoscenze tra tutti i soggetti coinvolti nel processo di digitalizzazione amministrativa. Utilizzando la conoscenza specifica delle esigenze dell'azienda, i processi amministrativi possono essere implementati in modo pragmatico e mirato. Ciò richiede una stretta collaborazione tra le pubbliche amministrazioni, le associazioni imprenditoriali e le imprese stesse.

La distribuzione e l’applicazione di una gamma di soluzioni di gestione digitale in collaborazione con altri partner è fondamentale. Ciò può variare dall’uso di piattaforme digitali condivise a progetti di sviluppo collaborativo per creare soluzioni su misura che soddisfino le esigenze specifiche dell’economia.

🔧 Utilizzo delle tecnologie digitali

Sia l’ottimizzazione che la modernizzazione amministrativa hanno la loro importanza, a seconda delle circostanze e delle sfide specifiche. Le ottimizzazioni a breve termine possono portare miglioramenti rapidi ed economicamente vantaggiosi, mentre le modernizzazioni a lungo termine sono necessarie per consentire cambiamenti strutturali profondi. La combinazione di entrambi gli approcci può contribuire a rendere l’amministrazione tedesca più efficiente e favorevole alle imprese.

Attraverso l’uso coerente delle tecnologie digitali e la stretta collaborazione di tutti i soggetti coinvolti è possibile raggiungere l’obiettivo di un’amministrazione snella ed efficiente che soddisfi le esigenze dell’economia. Un sostegno politico tempestivo e mirato svolge un ruolo cruciale nella riuscita attuazione di queste strategie.

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Le pubbliche amministrazioni sono soggette a rigide normative, leggi e processi burocratici. Questo è per la trasparenza, la responsabilità e per garantire equità e parità di trattamento. Questa regolamentazione rigorosa può rallentare i processi di modernizzazione. Le aziende spesso hanno maggiore flessibilità e possono reagire più rapidamente ai cambiamenti del mercato. Operano in un ambiente regolamentato ma più dinamico che offre loro maggiori possibilità di innovare e adattarsi.

Maggiori informazioni qui:

• Sotto regolamenti rigorosi e margini di manovra: le sfide della pubblica amministrazione

🏢 La decisione tra ottimizzazione amministrativa e modernizzazione amministrativa dipende da vari fattori, tra cui le esigenze, le risorse e gli obiettivi attuali dell'amministrazione. Ecco alcune situazioni in cui entrambe le strategie potrebbero avere più senso:

🔍Ottimizzazione della gestione

Quando ha senso:

1. Sono richiesti risultati a breve termine

Quando sono necessari miglioramenti rapidi per aumentare l’efficienza o risolvere problemi urgenti.

2. Risorse limitate

Quando le risorse (risorse finanziarie, personale, tempo) sono limitate e non sono possibili grandi investimenti in nuove tecnologie o cambiamenti di vasta portata.

3. Strutture già funzionanti

Quando le strutture amministrative esistenti funzionano sostanzialmente bene, ma sono presenti piccole inefficienze o colli di bottiglia nei processi che possono essere risolti attraverso la messa a punto.

4. Implementare le migliori pratiche

Quando si tratta di migliorare i processi esistenti introducendo metodi e procedure comprovati, come quelli descritti da KAIZEN (miglioramento continuo).

Maggiori informazioni qui:

• KAIZEN: Miglioramento continuo e cambiamento nelle amministrazioni

🔄Ammodernamento amministrativo

Quando ha senso:

1. Miglioramenti sostenibili e a lungo termine

Quando si cercano cambiamenti fondamentali e a lungo termine per essere preparati alle sfide future.

2. Aggiornamento o conversione tecnologica

Quando ci sono sistemi e tecnologie IT obsoleti che necessitano di essere sostituiti con soluzioni più moderne ed efficienti.

3. Problemi strutturali

Quando ci sono gravi carenze strutturali che non possono essere risolte attraverso la sola ottimizzazione e sono necessari cambiamenti profondi.

4. Nuovi requisiti

Quando ci sono nuovi requisiti legali o aspettative sociali dell'amministrazione che richiedono l'introduzione di nuovi processi e tecnologie.

🌟 Ottimizzazione amministrativa e modernizzazione amministrativa: una guida

🚀 Quando si decide tra ottimizzazione amministrativa e modernizzazione amministrativa, la situazione specifica e gli obiettivi dell'autorità, della comunità, del comune, della città o del paese giocano un ruolo decisivo. Ecco alcuni altri aspetti da considerare quando si prende una decisione:

1. Arco temporale 🕰️

• Ottimizzazione della gestione: ideale per miglioramenti a breve termine e guadagni rapidi. Qui i processi e le strutture esistenti vengono analizzati e ottimizzati per ottenere incrementi di efficienza.
• Modernizzazione amministrativa: adatta a progetti a lungo termine che comportano cambiamenti e aggiornamenti profondi. Questi progetti richiedono in genere più tempo per l'implementazione e la personalizzazione.

2. Risorse 💡

• Ottimizzazione amministrativa: in genere richiede meno risorse, sia finanziarie che umane. Le strutture e le tecnologie esistenti possono spesso continuare ad essere utilizzate.
• Modernizzazione amministrativa: richiede risorse significative, compresi investimenti in nuove tecnologie, formazione ed eventualmente consulenza esterna.

3. Obiettivi e risultati 🎯

• Ottimizzazione amministrativa: mira a incrementi rapidi e misurabili dell’efficienza, come tempi di elaborazione più brevi o costi ridotti nelle operazioni in corso.
• Modernizzazione amministrativa: l’obiettivo è rinnovare radicalmente l’amministrazione e renderla sostenibile a lungo termine. Ciò spesso include l’introduzione di nuove tecnologie, la riprogettazione delle strutture organizzative e l’adattamento ai nuovi requisiti legali.

4. Requisiti tecnologici 🖥️

• Ottimizzazione amministrativa: in genere sfrutta le tecnologie esistenti e ne migliora l'applicazione. Potrebbe anche includere aggiornamenti tecnologici minori.
• Modernizzazione amministrativa: spesso richiede l’implementazione di nuovi sistemi tecnici, come infrastrutture IT modernizzate, soluzioni di automazione o piattaforme di e-government.

5. Cambiamenti strutturali 🏗️

• Ottimizzazione amministrativa: di solito nessuna o solo modifiche strutturali minime. L'attenzione si concentra sul miglioramento dei processi e sull'aumento dell'efficienza all'interno della struttura esistente.
• Modernizzazione amministrativa: per adattare l’amministrazione alle esigenze moderne sono spesso necessari drastici cambiamenti strutturali. Ciò può includere la riorganizzazione dei dipartimenti e delle attività.

6. Resistenza e gestione del cambiamento 🌐

• Ottimizzazione amministrativa: in genere resistenza inferiore poiché si tratta di miglioramenti incrementali. La gestione del cambiamento è importante, ma spesso meno intensiva.
• Modernizzazione amministrativa: maggiore potenziale di resistenza, poiché i cambiamenti profondi sono spesso accolti con scetticismo. Una gestione completa del cambiamento è essenziale in questo caso per garantire l’accettazione e la partecipazione dei dipendenti.

🔍 La scelta tra ottimizzazione amministrativa e modernizzazione amministrativa dovrebbe quindi essere fatta con attenzione in base alle esigenze, alle risorse e agli obiettivi specifici del rispettivo ente. Sono essenziali un’analisi precisa della situazione attuale e una chiara definizione dei risultati desiderati.

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