Digitalizzazione amministrativa: quando ha senso l’ottimizzazione amministrativa piuttosto che la modernizzazione amministrativa?

🏢 Le aziende in Germania hanno in media circa 200 contatti con la pubblica amministrazione all'anno, e questo numero è in costante aumento. Questa moltitudine di interazioni comporta spesso costi burocratici significativi, soprattutto quando i processi amministrativi non sono completamente digitalizzati. La riduzione della burocrazia è quindi una delle tre principali problematiche per le aziende, a livello statale, federale e comunitario.

Tuttavia, quando si tratta di ridurre la burocrazia, il potere legislativo e le autorità e le amministrazioni in difficoltà si mettono in mezzo:

In Germania, la trasformazione digitale della pubblica amministrazione è stata avviata principalmente dalla Legge sull'accesso online (OZG), approvata nel 2017, che mirava a implementare l'accesso digitale ai servizi amministrativi entro la fine del 2022. Ha ricevuto ampio sostegno dal Bundestag a febbraio. Oggi, tuttavia, la maggioranza del Bundesrat ha sorprendentemente respinto il disegno di legge. I necessari portali online di facile utilizzo e gli standard comuni sono stati finora (a inizio aprile 2023) implementati solo parzialmente. Alla luce del lento progresso della digitalizzazione amministrativa in Germania, l'associazione digitale Bitkom chiede un diritto legale all'amministrazione digitale nella revisione della Legge sull'accesso online. Nel frattempo, è stata introdotta una nuova versione della Legge sull'accesso online (OZG 2.0). Ha superato tutte le fasi dell'iter legislativo ed è stato infine respinto dalla maggioranza del Bundesrat il 22 marzo 2024. Sarà rinegoziato (a partire da giugno 2024).

È evidente la necessità di sfruttare appieno il potenziale di efficienza delle soluzioni amministrative digitali per l'economia tedesca. Il compito è promuovere e implementare processi amministrativi digitali efficienti per le imprese. Ci si chiede quando l'ottimizzazione amministrativa sia più sensata di una completa modernizzazione amministrativa.

🔍 Ottimizzazione amministrativa vs. modernizzazione amministrativa

L'ottimizzazione amministrativa consiste nell'analizzare e adattare i processi esistenti per renderli più efficaci ed efficienti. Questo obiettivo può essere raggiunto introducendo specifici strumenti digitali per semplificare e accelerare i singoli passaggi. Tra gli esempi figurano la gestione elettronica dei documenti, la pianificazione automatizzata degli appuntamenti e la digitalizzazione dei processi di elaborazione dei moduli. Queste misure sono spesso più rapide ed economiche da implementare rispetto a una modernizzazione completa.

La modernizzazione amministrativa, d'altro canto, implica una riprogettazione più completa dei processi amministrativi. Ciò potrebbe comportare l'introduzione di sistemi e tecnologie completamente nuovi che rivoluzionano le strutture e le modalità di lavoro esistenti. I progetti di modernizzazione sono generalmente a lungo termine e richiedono maggiori investimenti in nuove tecnologie e formazione del personale.

✨ Quando è utile l'ottimizzazione amministrativa?

Nelle situazioni in cui i processi esistenti funzionano già relativamente bene e sono stati identificati specifici colli di bottiglia, l'ottimizzazione può rappresentare la soluzione più efficiente. Piccoli aggiustamenti e l'integrazione di soluzioni digitali possono spesso apportare rapidi miglioramenti senza richiedere grandi cambiamenti strutturali. Questa soluzione è particolarmente indicata per compiti amministrativi specializzati, in cui è possibile identificare e affrontare in modo mirato chiare aree problematiche.

Ad esempio, l'introduzione di un sistema di modulistica digitale in un reparto che fa ampio affidamento sui documenti cartacei può ridurre significativamente i tempi di elaborazione e i tassi di errore. Anche l'uso delle firme elettroniche o l'automazione dei processi decisionali possono offrire vantaggi cruciali.

🔄 Quando è necessaria la modernizzazione amministrativa?

Una modernizzazione completa è necessaria quando i sistemi e i processi esistenti sono così obsoleti o inefficienti che piccoli aggiustamenti non riescono più a produrre miglioramenti significativi. Spesso, le strutture esistenti non sono più in grado di tenere il passo con le esigenze della moderna economia digitale. In questi casi, è necessaria una revisione radicale dell'intero panorama dei processi.

Un esempio potrebbe essere l'implementazione completa di una piattaforma digitale per tutte le interazioni amministrative di un'azienda. Ciò significherebbe che le aziende potrebbero gestire digitalmente tutte le interazioni con gli enti pubblici su una piattaforma centrale, dall'invio delle domande all'elaborazione e all'approvazione. Tali sistemi richiedono un'ampia integrazione di diversi dipartimenti amministrativi e una riprogettazione dei flussi di lavoro esistenti.

💻 Il potenziale dell'amministrazione digitale

Il pieno potenziale dei processi amministrativi digitali risiede nella loro capacità di aumentare la trasparenza, l'efficienza e la facilità d'uso. L'armonizzazione e la standardizzazione dei processi riducono incomprensioni ed errori, portando a risultati più rapidi e affidabili. Ciò consente alle aziende di risparmiare risorse e concentrarsi maggiormente sulle proprie attività principali.

Per i decisori politici e le autorità amministrative, ciò significa esaminare tempestivamente gli sviluppi legislativi e promuovere soluzioni che apportino benefici tangibili alle imprese. Gli sforzi politici devono mirare a identificare ed eliminare o adattare le normative che ostacolano il processo.

🤝 Implementazione pratica attraverso la cooperazione

Un altro aspetto importante è la collaborazione e lo scambio di conoscenze tra tutti gli attori coinvolti nella digitalizzazione della pubblica amministrazione. Sfruttando conoscenze specifiche sulle esigenze delle imprese, i processi amministrativi possono essere implementati in modo pragmatico ed efficace. Ciò richiede una stretta collaborazione tra pubbliche amministrazioni, associazioni imprenditoriali e aziende stesse.

È fondamentale fornire e applicare una gamma di soluzioni amministrative digitali in collaborazione con altri partner. Questo può spaziare dall'utilizzo di piattaforme digitali condivise a progetti di sviluppo cooperativo per creare soluzioni su misura che rispondano alle esigenze specifiche delle aziende.

🔧 Utilizzo delle tecnologie digitali

Sia l'ottimizzazione amministrativa che la modernizzazione amministrativa hanno la loro importanza, a seconda delle circostanze e delle sfide specifiche. Le ottimizzazioni a breve termine possono portare a miglioramenti rapidi ed economici, mentre le modernizzazioni a lungo termine sono necessarie per consentire profondi cambiamenti strutturali. La combinazione di entrambi gli approcci può contribuire a rendere la pubblica amministrazione in Germania più efficiente e orientata alle imprese.

L'uso coerente delle tecnologie digitali e la stretta collaborazione tra tutti gli stakeholder possono contribuire a realizzare un'amministrazione snella ed efficiente, in grado di rispondere alle esigenze dell'economia. Un sostegno politico tempestivo e mirato gioca un ruolo cruciale per l'attuazione efficace di queste strategie.

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Le pubbliche amministrazioni sono soggette a rigidi regolamenti, leggi e procedure burocratiche. Ciò serve a garantire trasparenza, responsabilità, equità e parità di trattamento. Questa regolamentazione rigida può rallentare i processi di modernizzazione. Le imprese dispongono spesso di maggiore flessibilità e possono reagire più rapidamente ai cambiamenti del mercato. Operano in un ambiente regolamentato ma più dinamico, che consente loro maggiori margini di innovazione e adattamento.

Maggiori informazioni qui:

• Norme rigide e ambito di applicazione limitato: le sfide della pubblica amministrazione

🏢 La scelta tra ottimizzazione amministrativa e modernizzazione amministrativa dipende da diversi fattori, tra cui le esigenze, le risorse e gli obiettivi attuali dell'amministrazione. Ecco alcune situazioni in cui una delle due strategie potrebbe essere più sensata:

🔍 Ottimizzazione amministrativa

Quando ha senso:

1. Sono necessari risultati a breve termine

Quando sono necessari rapidi miglioramenti per aumentare l'efficienza o risolvere problemi urgenti.

2. Risorse limitate

Quando le risorse (mezzi finanziari, personale, tempo) sono limitate e non sono possibili grandi investimenti in nuove tecnologie o profondi cambiamenti.

3. Strutture esistenti

Se le strutture amministrative esistenti funzionano fondamentalmente bene, ma sussistono piccole inefficienze o colli di bottiglia nei processi che possono essere risolti tramite una messa a punto.

4. Introdurre le migliori pratiche

Quando si tratta di migliorare i processi esistenti introducendo metodi e procedure comprovati, come quelli descritti da KAIZEN (miglioramento continuo).

Maggiori informazioni qui:

• KAIZEN: Miglioramento continuo e cambiamento nella pubblica amministrazione

🔄 Modernizzazione amministrativa

Quando ha senso:

1. Miglioramenti sostenibili e a lungo termine

Quando si cercano cambiamenti fondamentali e a lungo termine per essere preparati alle sfide future.

2. Aggiornamento o conversione tecnologica

Quando esistono sistemi e tecnologie IT obsoleti che devono essere sostituiti da soluzioni più moderne ed efficienti.

3. Problemi strutturali

Quando si verificano gravi carenze strutturali che non possono essere risolte con la sola ottimizzazione e sono necessari profondi cambiamenti.

4. Nuovi requisiti

Quando sussistono nuovi requisiti legali o aspettative sociali nei confronti dell'amministrazione che richiedono l'introduzione di nuovi processi e tecnologie.

🌟 Ottimizzazione amministrativa vs. Modernizzazione amministrativa: una guida

🚀 Nella scelta tra ottimizzazione amministrativa e modernizzazione amministrativa, la situazione specifica e gli obiettivi dell'autorità, del comune, della città o dello Stato svolgono un ruolo cruciale. Ecco alcuni ulteriori aspetti che dovrebbero essere considerati nel processo decisionale:

1. Tempistica 🕰️

• Ottimizzazione amministrativa: ideale per miglioramenti a breve termine e risultati rapidi. I processi e le strutture esistenti vengono analizzati e ottimizzati per ottenere guadagni di efficienza.
• Modernizzazione amministrativa: adatta a progetti a lungo termine che comportano profondi cambiamenti e aggiornamenti. Questi progetti richiedono in genere più tempo per l'implementazione e l'adattamento.

2. Risorse 💡

• Ottimizzazione amministrativa: generalmente richiede meno risorse, sia finanziarie che umane. Spesso è possibile continuare a utilizzare le strutture e le tecnologie esistenti.
• Modernizzazione amministrativa: richiede ingenti risorse, tra cui investimenti in nuove tecnologie, formazione ed eventualmente consulenza esterna.

3. Obiettivi e risultati 🎯

• Ottimizzazione amministrativa: mira a miglioramenti rapidi e misurabili dell'efficienza, come tempi di elaborazione più brevi o costi operativi ridotti.
• Modernizzazione amministrativa: mira a rinnovare radicalmente la pubblica amministrazione e a renderla sostenibile a lungo termine. Ciò include spesso l'introduzione di nuove tecnologie, la ristrutturazione delle strutture organizzative e l'adeguamento ai nuovi requisiti legali.

4. Requisiti tecnologici 🖥️

• Ottimizzazione della gestione: in genere sfrutta le tecnologie esistenti e ne migliora l'applicazione. Può anche includere piccoli aggiornamenti tecnologici.
• Modernizzazione amministrativa: spesso richiede l'implementazione di nuovi sistemi tecnici, come infrastrutture IT modernizzate, soluzioni di automazione o piattaforme di e-government.

5. Cambiamenti strutturali 🏗️

• Ottimizzazione amministrativa: solitamente nessuna o solo minime modifiche strutturali. L'attenzione è rivolta al miglioramento dei processi e all'aumento dell'efficienza all'interno della struttura esistente.
• Modernizzazione amministrativa: spesso sono necessari radicali cambiamenti strutturali per adattare l'amministrazione alle esigenze moderne. Ciò può includere una riorganizzazione di dipartimenti e compiti.

6. Resistenza e gestione del cambiamento 🌐

• Ottimizzazione amministrativa: generalmente incontra meno resistenza perché comporta miglioramenti incrementali. La gestione del cambiamento è importante, ma spesso meno intensiva.
• Modernizzazione amministrativa: maggiore potenziale di resistenza, poiché i cambiamenti radicali spesso incontrano scetticismo. Una gestione completa del cambiamento è essenziale per garantire l'accettazione e la partecipazione dei dipendenti.

🔍 La scelta tra ottimizzazione amministrativa e modernizzazione amministrativa dovrebbe quindi essere attentamente valutata in base alle esigenze, alle risorse e agli obiettivi specifici dell'istituzione. Sono essenziali un'analisi approfondita della situazione attuale e una chiara definizione dei risultati desiderati.

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