Intranet vs. Marketing & PR: Il potere sottovalutato perché invisibile della comunicazione interna – Immagine: Xpert.Digital
Sussurratore aziendale: comunicazione intranet efficace per gli obiettivi aziendali
Intranet come casa: il ruolo speciale della comunicazione interna
La comunicazione aziendale basata su Intranet si differenzia fondamentalmente dal classico marketing e pubbliche relazioni (PR) perché si rivolge a gruppi target interni e obiettivi di comunicazione specifici all'interno di un'azienda. Ecco le principali differenze e come funzionano:
Focus e gruppi target
Comunicazione intranet
Questa forma di comunicazione è rivolta esclusivamente ai dipendenti dell'azienda. Ha lo scopo di garantire il flusso interno delle informazioni, rafforzare la cultura aziendale e supportare i processi organizzativi. I mezzi tipici sono piattaforme intranet, newsletter, riviste per i dipendenti, e-mail ed eventi interni.
Marketing e PR
Queste discipline sono principalmente orientate all’esterno. Il compito del marketing è promuovere prodotti o servizi e incoraggiare azioni dirette come gli acquisti. Le PR, d'altro canto, si concentrano sulla costruzione e sul mantenimento dell'immagine pubblica dell'azienda. Entrambe le discipline lavorano con gruppi target esterni come clienti, investitori o media.
Obiettivi e strategie
Comunicazione intranet
Gli obiettivi principali sono promuovere la motivazione dei dipendenti, rafforzare il senso di comunità e garantire un regolare scambio di informazioni. Contribuisce inoltre alla trasparenza interna e sostiene il dialogo tra i diversi livelli gerarchici.
marketing
L'attenzione qui è sulla promozione delle vendite e sul rivolgersi direttamente ai clienti. Le strategie di marketing sono spesso progettate per il breve termine per ottenere risultati immediati come l’aumento delle vendite.
PR
Le PR perseguono obiettivi a lungo termine come creare fiducia, mantenere relazioni con i vari stakeholder e migliorare l'immagine dell'azienda. Le PR lavorano indirettamente influenzando l'immagine dell'azienda attraverso i media e i canali di comunicazione come i social media.
Canali di comunicazione
Comunicazione intranet
Utilizza canali interni come intranet, sistemi di posta elettronica o newsletter interne. Questi canali sono progettati specificamente per uso interno e spesso offrono funzionalità interattive come forum o sondaggi per promuovere il dialogo tra i dipendenti.
marketing
Utilizza canali esterni come pubblicità (TV, radio, online), social media, email marketing o ottimizzazione dei motori di ricerca (SEO) per raggiungere i clienti.
PR
Si affida a comunicati stampa, lavoro sui media, collaborazioni con influencer ed eventi per presentare positivamente l'azienda al pubblico.
Misurabilità
Comunicazione intranet
Misurare il successo è spesso più difficile che nel marketing o nelle PR. Spesso si basa su fattori qualitativi come la soddisfazione dei dipendenti o il feedback derivante da sondaggi interni.
marketing
È altamente basato sui dati e utilizza strumenti di monitoraggio per misurare le percentuali di clic, le conversioni e altri KPI (indicatori chiave di prestazione).
PR
L’impatto delle misure di PR può spesso essere misurato indirettamente. Indicatori di successo possono essere la copertura mediatica, la portata sui social network o la percezione generale dell’azienda.
Ci sono interfacce
Sebbene la comunicazione intranet sia interna e il marketing e le PR siano orientati all'esterno, esistono delle interfacce. Una forte comunicazione interna può influenzare positivamente l'immagine esterna di un'azienda. Se i dipendenti sono ben informati e si identificano con l’azienda, spesso trasmettono questa percezione positiva al mondo esterno. Inoltre, i dipartimenti marketing e PR devono lavorare a stretto contatto per comunicare messaggi coerenti sia internamente che esternamente.
Attenzione ai passi falsi: evitate questi errori della intranet
Quando si gestisce una intranet aziendale si possono commettere numerosi errori che ne compromettono l'efficacia e l'accettazione da parte dei dipendenti. Ecco alcuni degli errori più comuni:
1. Contenuti obsoleti o imprecisi
Se i contenuti non vengono aggiornati regolarmente, i dipendenti perdono fiducia nella pertinenza dell'intranet. Informazioni obsolete possono portare a malintesi e ridurre notevolmente l’utilità del sistema.
2. Mancanza di usabilità
Una intranet deve essere intuitiva e facile da usare. Un'interfaccia utente (UI) scadente o una navigazione complicata possono indurre i dipendenti a evitare la Intranet o a utilizzarla in modo inefficace. Un design user-friendly e una struttura chiara sono cruciali per il successo.
3. Funzione di ricerca insufficiente
La funzionalità di ricerca inefficace è un problema comune. Quando i dipendenti non riescono a trovare le informazioni di cui hanno bisogno in modo rapido e semplice, ciò provoca frustrazione e riduce la produttività. Ciò può essere aggravato da una struttura dati sovraccarica o dalla mancanza di una chiara separazione tra documenti attuali e obsoleti.
4. Nessuna governance e struttura chiare
Senza regole chiare per la gestione dei contenuti, la intranet diventa spesso un “repository” per ogni genere di cose. Ciò porta a un sovraccarico di informazioni irrilevanti o obsolete, minando ulteriormente l’efficienza del sistema.
5. Mancanza di personalizzazione
Una intranet che non offre contenuti personalizzati in base al ruolo o agli interessi dei dipendenti può sembrare rapidamente irrilevante. I dipendenti dovrebbero vedere solo le informazioni che sono rilevanti per loro per evitare sovraccarico e disinteresse.
6. Mobilità limitata
Nel mondo del lavoro di oggi è importante che i dipendenti possano accedere alla Intranet da dispositivi mobili. La mancanza di supporto mobile può limitare la flessibilità e svantaggiare in particolare i team mobili o remoti.
7. Problemi di sicurezza e privacy
Misure di sicurezza inadeguate possono comportare la compromissione dei dati aziendali sensibili. È importante implementare solidi protocolli di sicurezza per prevenire violazioni dei dati.
8. Le barriere all’ingresso sono troppo alte
Se l’accesso alla intranet è complicato o sono presenti molti ostacoli (ad esempio procedure di login complicate), i dipendenti saranno meno disposti a utilizzarla regolarmente. La facilità di accesso e l'integrazione nei sistemi esistenti (ad esempio Active Directory) sono cruciali.
9. Mancanza di integrazione con altri sistemi
Una intranet dovrebbe essere perfettamente integrata con altri sistemi aziendali chiave come software HR o piattaforme di posta elettronica. In caso contrario si creano inefficienze e duplicazioni dei processi lavorativi.
10. Stabilire obiettivi troppo grandi
Le aspettative irrealistiche dell'intranet possono avere un effetto demotivante se non vengono raggiunte. Dovrebbero invece essere fissati obiettivi piccoli e raggiungibili per ottenere risultati rapidi e promuovere l’accettazione del sistema.
11. Scarse prestazioni e tempi di caricamento lunghi
Problemi di prestazioni come tempi di caricamento lenti o arresti anomali del sistema durante un traffico elevato possono avere un impatto significativo sull'utilizzo della Intranet e causare frustrazione agli utenti.
Evitando questi errori comuni, una intranet aziendale può operare con successo e sviluppare tutte le sue funzionalità come strumento di comunicazione e collaborazione interna.
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