Automazione dei processi controllata da robot nel lavoro d'ufficio: efficienza e innovazione attraverso la Robotic Process Automation

Il moderno mondo del lavoro, soprattutto in ambito amministrativo, sta vivendo un profondo cambiamento. Un fattore chiave di questa trasformazione è la Robotic Process Automation (RPA), che si è rapidamente sviluppata da una tecnologia promettente a uno strumento indispensabile per le aziende. Soprattutto i settori con elevati volumi di transazioni e processi standardizzati, come il settore assicurativo, traggono enormi vantaggi dalle opportunità offerte dalla RPA. Questa tecnologia consente di automatizzare attività ripetitive e basate su regole, realizzando significativi miglioramenti in termini di efficienza e risparmi sui costi. Ma l’RPA è molto più di un semplice strumento di riduzione dei costi. Libera i dipendenti da compiti monotoni e offre loro l’opportunità di concentrarsi su compiti più impegnativi e a valore aggiunto, il che alla fine porta ad un aumento della motivazione e della soddisfazione dei dipendenti.

Aree di applicazione dell'RPA nel lavoro d'ufficio

Per cogliere appieno le potenzialità dell’RPA è importante comprendere i diversi ambiti di utilizzo all’interno di un ufficio. I sistemi RPA sono in grado di svolgere un’ampia gamma di attività di routine tradizionalmente svolte da dipendenti umani.

Esempio: verifica della fattura

Pensiamo ad esempio all’auditing. Qui i robot software possono riconoscere le fatture in entrata, indipendentemente dal formato, estrarre le informazioni in esse contenute, confrontarle con ordini o contratti ed eseguire autonomamente il processo di approvazione fino al rilascio del pagamento. Questa automazione non solo riduce lo sforzo manuale, ma minimizza anche il rischio di errore umano e accelera notevolmente l’intero processo.

Esempio: elaborazione delle richieste dei clienti

Un altro importante campo di applicazione è l'elaborazione delle richieste dei clienti. In tempi in cui i clienti si aspettano risposte rapide e precise, i robot RPA possono svolgere un ruolo cruciale. Sono in grado di identificare richieste standard, rispondere alle domande più frequenti, raccogliere informazioni da vari sistemi e persino elaborare semplici transazioni in modo indipendente. Ciò porta a una significativa riduzione dei tempi di elaborazione e a una migliore esperienza del cliente poiché le richieste possono essere elaborate più velocemente e 24 ore su 24.

Data entry e riconciliazione dati con RPA

L'RPA si rivela estremamente prezioso anche nel campo dell'immissione e del confronto dei dati. Molti processi aziendali richiedono l'inserimento di dati identici in sistemi diversi o il confronto di set di dati per identificare incoerenze. Queste attività non solo richiedono molto tempo, ma sono anche soggette a errori. I robot RPA possono eseguire questi compiti in modo preciso ed efficiente, migliorando la qualità dei dati e liberando preziose risorse umane.

RPA nel settore assicurativo: un paradigma per l’ottimizzazione dei processi

Il settore assicurativo è un ottimo esempio di quanto l’RPA possa ottimizzare i processi. I processi complessi e altamente regolamentati nelle compagnie assicurative forniscono un ambiente ideale per l’automazione.

RPA nel processo di sottoscrizione per la valutazione del rischio

Un ambito centrale è il processo di sottoscrizione, ovvero la valutazione del rischio prima della stipula di una polizza assicurativa. In precedenza, questo processo era spesso manuale e dispendioso in termini di tempo, richiedendo ai sottoscrittori di raccogliere, analizzare e valutare informazioni provenienti da più fonti. Oggi, i robot RPA possono svolgere gran parte di questo lavoro. Puoi accedere automaticamente a banche dati esterne, raccogliere informazioni rilevanti sui potenziali assicurati e analizzarle secondo criteri predefiniti. Ciò accelera notevolmente la valutazione del rischio e migliora la coerenza delle decisioni. Gli esperti stimano che l'utilizzo dell'RPA nel processo di sottoscrizione può liberare circa il 30% della capacità lavorativa dei dipendenti. Queste risorse liberate possono quindi essere utilizzate per casi più complessi o compiti strategici. Inoltre, l’automazione riduce al minimo la probabilità di errori individuali, con un conseguente miglioramento significativo della qualità del processo di sottoscrizione. È stato riferito che alcuni assicuratori sono stati in grado di ridurre di oltre la metà i tempi di elaborazione delle richieste di sottoscrizione utilizzando l'RPA.

Miglioramenti nell'elaborazione dei sinistri tramite RPA

Un’altra area in cui l’RPA sta avendo un impatto trasformativo è l’elaborazione dei sinistri. L’elaborazione rapida ed efficiente delle richieste di indennizzo assicurativo è fondamentale per la soddisfazione del cliente. Tuttavia, tradizionalmente questo è un processo complesso, che spesso comporta lunghi tempi di attesa. Utilizzando l'RPA, il tempo di elaborazione delle richieste di risarcimento assicurativo può essere notevolmente ridotto. Si presuppone che in alcuni casi sia possibile una riduzione media del 75%. I robot software possono ad esempio raccogliere automaticamente da diversi sistemi i dati necessari per le singole richieste di risarcimento assicurativo, controllare il rapporto di sinistro, verificare la validità della polizza e anche elaborare autonomamente semplici richieste fino a un determinato importo e autorizzarle al pagamento. La raccolta e la pre-elaborazione dei dati da parte dei robot RPA accelera l'intero processo e consente agli operatori del caso di concentrarsi su casi più complessi che richiedono il giudizio umano. L'elaborazione automatizzata contribuisce in modo significativo a soddisfare le elevate esigenze dei clienti per una liquidazione dei sinistri rapida e semplice. Le compagnie assicurative che hanno implementato con successo la RPA nell’elaborazione dei sinistri segnalano un aumento significativo della soddisfazione dei clienti.

Vantaggi dell'RPA: oltre l'aumento dell'efficienza

Tuttavia, i vantaggi dell’RPA vanno oltre il semplice aumento dell’efficienza.

Risparmio sui costi e aumento della produttività

La riduzione dei costi è un vantaggio evidente. Automatizzando le attività ripetitive, gli assicuratori possono ridurre i costi del lavoro aumentando al contempo la produttività.

Tempi ciclo ridotti e vantaggi competitivi

Anche la riduzione dei tempi di ciclo è un fattore cruciale, soprattutto in processi impegnativi come l’elaborazione dei sinistri e la sottoscrizione delle polizze. Tempi di consegna più rapidi non solo portano a clienti più felici, ma consentono anche alle aziende di rispondere più rapidamente ai cambiamenti del mercato.

Automazione intelligente con intelligenza artificiale e machine learning

Inoltre, la RPA apre nuove opportunità commerciali. Le moderne applicazioni RPA integrano sempre più tecnologie come l’intelligenza artificiale (AI) e l’apprendimento automatico. Questi robot intelligenti non solo possono eseguire compiti ripetitivi, ma anche riconoscere modelli, fare previsioni e quindi migliorare il processo decisionale. Ad esempio, puoi analizzare grandi quantità di dati per identificare nuovi fattori di rischio o creare offerte personalizzate per i clienti.

L’implementazione della Robotic Process Automation (RPA)

Individuazione dei processi idonei all'automazione

L’implementazione della RPA richiede un’attenta pianificazione ed esecuzione. Innanzitutto è fondamentale identificare i business case sensati, ovvero i processi adatti all’automazione. Si tratta in genere di processi basati su regole, ripetitivi, ad alto volume e standardizzati.

Ottimizzazione dei processi prima dell'automazione

Nella fase successiva, le aziende dovrebbero esaminare i propri processi aziendali e, se necessario, ottimizzarli prima che vengano automatizzati. Automatizzare un processo inefficiente non produrrà il risultato desiderato.

Bozza e progettazione dei robot software

I robot software vengono quindi progettati utilizzando strumenti di progettazione del processo. Questi strumenti consentono di modellare e configurare graficamente le singole fasi del processo di automazione. È consigliabile iniziare ad automatizzare processi semplici e ad alto volume per ottenere il successo iniziale e acquisire esperienza.

Coinvolgimento dei dipendenti

Anche lo sviluppo di competenze interne e il coinvolgimento dei dipendenti sono cruciali per il successo dell’implementazione della RPA.

L’impatto dell’RPA sul lavoro d’ufficio

Liberazione dai compiti monotoni

L’RPA sta già cambiando radicalmente vasti settori del lavoro d’ufficio. Libera i dipendenti da compiti monotoni e dispendiosi in termini di tempo e consente loro di concentrarsi su attività a valore aggiunto che richiedono creatività umana, empatia e pensiero strategico.

Potenziale nel settore assicurativo

In particolare nel settore assicurativo, l’RPA ha il potenziale per migliorare significativamente l’efficienza, l’accuratezza e la soddisfazione del cliente riducendo al tempo stesso i costi.

Ampia gamma di usi per l'RPA

L’osservazione che la robotica, in particolare l’RPA, gioca un ruolo sempre più importante nel moderno lavoro d’ufficio è assolutamente vera. Le possibilità vanno ben oltre gli esempi già citati.

Vantaggi dell'utilizzo dell'RPA

Aumentare l'efficienza

Aumentare l’efficienza è un punto chiave. I robot possono completare le attività 24 ore su 24, senza interruzioni e a una velocità costante, con conseguente velocità di produzione significativamente più elevata.

Riduzione degli errori

Un altro vantaggio significativo è la riduzione degli errori. I processi automatizzati seguono regole predefinite e sono quindi meno suscettibili a errori umani, errori di battitura o negligenza.

Riduzione dei costi e soddisfazione dei dipendenti

La riduzione dei costi è un altro aspetto importante. Automatizzando le attività, è possibile ridurre i costi del personale e liberare risorse per attività più importanti e strategiche. È interessante notare che l’RPA aiuta anche a migliorare la soddisfazione dei dipendenti eliminando compiti monotoni.

Supporto alla conformità

L'RPA può anche migliorare la conformità. I processi automatizzati possono essere configurati per aderire sempre a norme e regolamenti specifici, riducendo il rischio di errori e sanzioni.

Miglioramento della scalabilità e della qualità dei dati

Una migliore qualità dei dati attraverso l'automazione dell'immissione e dell'elaborazione dei dati si traduce in meno incoerenze ed errori nei dati aziendali. Inoltre, l'RPA offre un'elevata scalabilità poiché i bot possono essere aumentati e diminuiti in modo flessibile per soddisfare i cambiamenti dei carichi di lavoro.

Aree di applicazione dell'RPA nel lavoro d'ufficio

Finanza

Nella finanza, ad esempio, i robot possono automatizzare l’elaborazione e il pagamento delle fatture, elaborare note spese, generare report finanziari ed eseguire riconciliazioni dei conti.

Risorse umane

Nelle risorse umane, i robot RPA possono aiutare con l'onboarding e l'offboarding dei dipendenti, automatizzare le richieste e la gestione delle ferie, supportare le buste paga e rendere più efficiente la gestione dei candidati.

Assistenza clienti

Nel servizio clienti, i robot possono rispondere alle domande più frequenti, accelerare l’elaborazione di ordini e resi e aggiornare i dati dei clienti.

Informatica e logistica

Nell'IT, i robot RPA possono automatizzare attività come la reimpostazione delle password, il monitoraggio del sistema e le installazioni di software. Numerosi sono anche gli usi possibili nella logistica e nella catena di fornitura, ad esempio nella gestione dell'inventario, nei processi di spedizione e nel monitoraggio degli ordini.

Possibilità ampliate della robotica negli ambienti d’ufficio

Robot fisici

Oltre all’RPA, esistono anche altre forme di robotica che potrebbero essere utilizzate negli uffici. I robot fisici potrebbero, ad esempio, essere utilizzati per compiti di trasporto all’interno dell’ufficio, come portare posta, documenti o materiali.

Sistemi di assistenza intelligenti

I sistemi di assistenza intelligenti, ovvero software basati sull’intelligenza artificiale, possono supportare i dipendenti in compiti complessi, come pianificare progetti, analizzare dati o prendere decisioni.

Sfide nell’introduzione della robotica

Costi di investimento

I costi di implementazione possono essere inizialmente elevati poiché sono necessari investimenti in software, hardware e integrazione con i sistemi esistenti.

Integrazione e sicurezza

L’integrazione con i sistemi esistenti è un fattore critico. La perfetta integrazione con l’infrastruttura IT esistente è fondamentale per il successo dei progetti RPA. Inoltre, è necessario garantire la protezione e la sicurezza dei dati, soprattutto quando si tratta di dati sensibili.

Accettazione dei dipendenti

Anche l’accettazione da parte dei dipendenti è un aspetto importante. È importante coinvolgere i dipendenti nelle prime fasi del processo di onboarding, prendere sul serio le loro preoccupazioni e ridurre ogni possibile timore di perdere il lavoro.

Ulteriore formazione e riqualificazione

Inoltre, sono necessari il miglioramento delle competenze e la riqualificazione per garantire che i dipendenti siano in grado di lavorare con le nuove tecnologie, monitorare i robot e utilizzare le risorse liberate per compiti più impegnativi.

L’automazione dei processi robotici e la robotica in generale hanno il potenziale per cambiare radicalmente il lavoro d’ufficio. Offrono immense opportunità per aumentare l’efficienza, ridurre i costi e migliorare la soddisfazione dei dipendenti. Tuttavia, un’attenta pianificazione, un’attuazione ponderata e la considerazione delle sfide associate sono cruciali per il successo dell’integrazione di queste tecnologie nel mondo del lavoro.

Dal locale al globale: le PMI conquistano il mercato globale con strategie intelligenti - Immagine: Xpert.Digital

In un'epoca in cui la presenza digitale di un'azienda ne determina il successo, la sfida è come rendere questa presenza autentica, individuale e di vasta portata. Xpert.Digital offre una soluzione innovativa che si posiziona come intersezione tra un hub di settore, un blog e un ambasciatore del marchio. Unisce i vantaggi dei canali di comunicazione e vendita in un'unica piattaforma e consente la pubblicazione in 18 lingue diverse. La collaborazione con portali partner e la possibilità di pubblicare articoli su Google News e una lista di distribuzione stampa con circa 8.000 giornalisti e lettori massimizzano la portata e la visibilità dei contenuti. Ciò rappresenta un fattore essenziale nelle vendite e nel marketing esterno (SMarketing).

Maggiori informazioni qui:

• Autentico. Individualmente. Globale: la strategia Xpert.Digital per la tua azienda

La Robotic Process Automation (RPA) sta rivoluzionando il lavoro d’ufficio e i processi amministrativi in ​​numerosi settori, soprattutto in quello assicurativo. Questa tecnologia consente alle aziende di automatizzare attività monotone e basate su regole, ottenendo così maggiore efficienza e risparmi sui costi. Inoltre, la RPA ha il potenziale per migliorare significativamente la qualità dei servizi e creare nuove opportunità di innovazione.

La Robotic Process Automation si riferisce all’uso di robot software in grado di svolgere compiti definiti senza l’intervento umano. Non si tratta di robot fisici, ma piuttosto di sistemi digitali che utilizzano le applicazioni esistenti per automatizzare i processi. Esempi di ciò includono la lettura di dati, l'inserimento di informazioni in moduli o l'elaborazione di richieste. La tecnologia può supportare sia processi semplici che complessi e offre quindi un’ampia gamma di possibili usi.

Aree di applicazione dell'RPA in ufficio

L’implementazione della RPA nei processi d’ufficio si è rivelata particolarmente efficace. I campi di applicazione più importanti includono:

Controllo

I robot software sono in grado di riconoscere le fatture in arrivo in vari formati, controllarle automaticamente ed eseguire i passaggi necessari fino all'approvazione del pagamento. Ciò consente di risparmiare tempo e ridurre gli errori.

Richieste dei clienti

I robot RPA accelerano notevolmente l'elaborazione delle richieste dei clienti. Le richieste di routine, come quelle sullo stato o sui cambiamenti di indirizzo, possono essere elaborate in modo completamente automatico, riducendo drasticamente i tempi di elaborazione.

Inserimento e riconciliazione dei dati

L'immissione e la verifica manuale dei dati sono tra le attività che richiedono più tempo in un ambiente d'ufficio. L'RPA può rendere questi processi più efficienti e ridurre al minimo il tasso di errore.

RPA nel settore assicurativo

Delle possibilità offerte dalla RPA ha beneficiato soprattutto il settore assicurativo. Automatizzando i processi chiave, le aziende possono aumentare sia la propria efficienza che la soddisfazione dei clienti.

Processo di sottoscrizione

Il processo di sottoscrizione è una parte centrale del settore assicurativo. RPA può fornire supporto in diversi ambiti:

• Valutazione del rischio: i sistemi RPA possono analizzare in modo rapido e accurato i dati provenienti da varie fonti per valutare i rischi.
• Maggiore efficienza: con l’aiuto dell’RPA è possibile risparmiare fino al 30% del tempo di lavoro, in modo che i dipendenti possano concentrarsi su compiti strategici.
• Riduzione degli errori: i processi automatizzati riducono al minimo gli errori umani e aumentano la precisione delle valutazioni.

Elaborazione dei reclami

L’elaborazione dei sinistri è uno dei processi più complessi nel settore assicurativo. L'RPA offre notevoli vantaggi in questo senso:

• Elaborazione più rapida: grazie all'utilizzo di robot software, i sinistri assicurativi possono essere elaborati fino al 75% più velocemente.
• Raccolta dati efficiente: i robot RPA raccolgono informazioni rilevanti sulle richieste di indennizzo assicurativo e le forniscono agli impiegati in forma strutturata.
• Servizio clienti migliorato: attraverso l'automazione, i clienti possono essere informati più rapidamente e le loro preoccupazioni possono essere elaborate più rapidamente.

Vantaggi dell'RPA

L’implementazione della RPA offre alle aziende numerosi vantaggi:

• Risparmio sui costi: automatizzando le attività ripetitive, è possibile ridurre i costi del personale e utilizzare le risorse in modo più efficiente.
• Maggiore efficienza: l'RPA consente di elaborare rapidamente le attività senza pause o ritardi.
• Riduzione degli errori: i sistemi automatizzati funzionano sempre secondo regole predefinite ed evitano gli errori che possono verificarsi a causa della disattenzione umana.
• Conformità migliorata: i processi possono essere progettati per essere sempre conformi ai requisiti legali e normativi applicabili.
• Scalabilità: i robot RPA possono essere adattati in modo flessibile ai cambiamenti dei carichi di lavoro.

Sfide nell’implementazione dell’RPA

Nonostante i numerosi vantaggi, ci sono anche delle sfide che dovrebbero essere prese in considerazione quando si implementa l’RPA:

• Costi iniziali: l’implementazione dei sistemi RPA può richiedere investimenti iniziali elevati.
• Integrazione con i sistemi esistenti: la perfetta integrazione dell'RPA nelle infrastrutture IT esistenti è essenziale per ottenere la massima efficienza.
• Protezione e sicurezza dei dati: la gestione delle informazioni sensibili richiede rigorose misure di sicurezza.
• Accettazione da parte dei dipendenti: i dipendenti possono percepire l'RPA come una minaccia per il loro lavoro. Per affrontare queste preoccupazioni sono necessarie comunicazione e formazione trasparenti.

RPA e oltre: automazione intelligente

L’RPA può essere ulteriormente ottimizzato attraverso l’uso dell’intelligenza artificiale (AI) e dell’apprendimento automatico. Queste tecnologie espandono le capacità dell’RPA assumendo compiti più complessi come il processo decisionale o la previsione. Esempi di questo sono:

• Analisi dei dati dei clienti: i sistemi basati sull’intelligenza artificiale possono fornire informazioni più approfondite sulle esigenze e sul comportamento dei clienti.
• Prevedere le tendenze: l’apprendimento automatico può identificare modelli nei dati e aiutare le aziende a identificare tempestivamente le tendenze emergenti.
• Comunicazione automatizzata: chatbot e assistenti virtuali possono essere integrati perfettamente nei processi RPA per migliorare ulteriormente il servizio clienti.

L'RPA come punto di svolta

L’automazione dei processi robotici ha il potenziale per cambiare in modo permanente il mondo del lavoro. Automatizzando le attività ripetitive, i dipendenti sono sollevati e possono concentrarsi su attività strategicamente più importanti. Soprattutto nel settore assicurativo, le soluzioni RPA contribuiscono ad aumentare l’efficienza, la precisione e la soddisfazione del cliente.

Con il continuo sviluppo di tecnologie come l’intelligenza artificiale, l’RPA sarà in futuro ancora più potente e versatile. Le aziende che adattano tempestivamente queste tecnologie non solo si assicurano un vantaggio competitivo, ma creano anche le basi per una crescita sostenibile in un futuro digitale.

☑️ Supporto alle PMI nella strategia, consulenza, pianificazione e implementazione

☑️ Creazione o riallineamento della strategia digitale e digitalizzazione

☑️ Espansione e ottimizzazione dei processi di vendita internazionali

☑️ Piattaforme di trading B2B globali e digitali

☑️ Sviluppo aziendale pionieristico

Konrad Wolfenstein

Sarei felice di fungere da tuo consulente personale.

Potete contattarmi compilando il modulo di contatto qui sotto o semplicemente chiamandomi al numero +49 89 89 674 804 (Monaco) .

Non vedo l'ora di iniziare il nostro progetto comune.

Xpert.Digital è un hub per l'industria con focus su digitalizzazione, ingegneria meccanica, logistica/intralogistica e fotovoltaico.

Con la nostra soluzione di sviluppo aziendale a 360° supportiamo aziende rinomate dal nuovo business al post-vendita.

Market intelligence, smarketing, marketing automation, sviluppo di contenuti, PR, campagne email, social media personalizzati e lead nurturing fanno parte dei nostri strumenti digitali.

Potete saperne di più su: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus