La gestione del magazzino si trova ad affrontare un cambiamento rivoluzionario: l’identificazione del prodotto con GTIN e il codice Data Matrix GS1

La gestione del magazzino si trova ad affrontare un cambiamento rivoluzionario: dal 2027, l’organizzazione globale GS1 stabilirà nuovi standard con la cosiddetta iniziativa “Sunrise 2027” per aumentare l’efficienza e la trasparenza lungo l’intera catena di fornitura. Un elemento centrale di questo sviluppo è l'introduzione e un maggiore utilizzo di codici a barre 2D come codici QR e codici DataMatrix, nei quali è memorizzato, tra le altre cose, il Global Trade Item Number (GTIN). Questo GTIN rimane essenziale per una chiara identificazione del prodotto, ma è integrato da ulteriori informazioni sul prodotto. Questa transizione porta con sé miglioramenti globali che influiscono sui processi, sull’automazione, sullo scambio di dati e sulla competitività a lungo termine delle aziende. Di seguito vengono spiegati in dettaglio quali vantaggi offrono questi codici 2D per la gestione del magazzino, come il GTIN continua a svolgere un ruolo centrale, in cosa consiste l'archiviazione estesa dei dati dei prodotti e perché un cambio tempestivo è così importante per le aziende.

L’importanza di una raccolta accurata dei dati

"Il futuro della gestione del magazzino risiede nell'acquisizione precisa e sicura dei dati", affermano molti esperti. In questo contesto, GS1, in quanto una delle più importanti organizzazioni globali per soluzioni standardizzate di identificazione e comunicazione nella catena di fornitura, ha posto le basi per il 2027. L’obiettivo è consentire un’identificazione rapida e affidabile dei prodotti lungo l’intera catena del valore. I precedenti codici a barre 1D non sono più sufficienti perché spesso possono visualizzare solo il GTIN. Sebbene questo standard abbia contribuito in modo significativo a rivoluzionare il commercio e la logistica in tutto il mondo, le esigenze nei confronti dei moderni sistemi di gestione del magazzino e delle merci sono aumentate enormemente. Oggi le aziende hanno bisogno di informazioni aggiuntive come numeri di lotto, date di scadenza o specifiche dettagliate dei prodotti per accelerare i processi di stoccaggio, facilitare i richiami e mantenere una panoramica completa di tutti gli inventari.

I vantaggi dei codici a barre 2D

È qui che entrano in gioco i codici a barre 2D, che possono memorizzare molte più informazioni utilizzando codici QR e codici DataMatrix. "Rispetto ai tradizionali codici a barre 1D, nei codici 2D possono essere rappresentati fino a 7000 caratteri", affermano molte pubblicazioni specializzate. Questa notevole densità di dati rappresenta un vantaggio decisivo, ad esempio quando si tratta di integrare numeri di serie esatti, informazioni sul lotto o dettagli di produzione in un unico codice.

Ciò offre numerosi vantaggi per la gestione del magazzino: la semplice registrazione di queste informazioni tramite scanner appropriati o dispositivi mobili consente una gestione dell'inventario molto più precisa. Ciò significa che le merci possono essere ritirate, localizzate e rimosse più rapidamente. Ogni movimento di un prodotto lascia un'impronta digitale che si riflette in tempo reale nel software di gestione del magazzino. In questo modo è possibile ridurre le rotture di stock e identificare tempestivamente eventuali colli di bottiglia.

“Gestione avanzata della catena di fornitura” come componente chiave

Altro punto chiave dell’iniziativa GS1 Sunrise 2027 è il cosiddetto “Extended Supply Chain Management”. Ciò include non solo dati sulle scorte e sui movimenti delle merci, ma anche informazioni sul ciclo di vita del prodotto. Ad esempio, i codici 2D possono essere utilizzati per garantire che le merci deperibili vengano rimosse e consegnate in tempo utile prima della scadenza della data di scadenza. In pratica, questo viene fatto dal software che genera appositamente un avviso non appena si avvicina la data di scadenza.

Ciò non solo riduce gli sprechi alimentari, ma può anche dare un contributo importante alla soddisfazione del cliente garantendo la qualità e la freschezza del prodotto. Lo stesso principio vale per i prodotti che richiedono condizioni di conservazione particolari: non appena nelle informazioni sul prodotto viene indicato che non deve essere superata una temperatura massima di conservazione, il sistema può verificare concretamente se le condizioni prescritte nel magazzino sono soddisfatte.

Il ruolo centrale del GTIN nella nuova era

“Il Global Trade Item Number rimane la chiave centrale per identificare ogni singolo articolo, anche con codici 2D”, sottolineano i manager GS1. Nonostante la ricchezza di informazioni aggiuntive, il GTIN costituisce ancora la base per identificare univocamente il prodotto. In combinazione con i dati ampliati, viene creato una sorta di profilo digitale dell'articolo che può essere interrogato in ogni fase rilevante della catena di fornitura.

È proprio qui che l'aspetto della tracciabilità diventa più importante: in caso di richiamo o di un problema di qualità, ogni singolo articolo interessato può essere rapidamente identificato e rimosso dalla circolazione grazie al lotto salvato o ai numeri di serie. Ciò fa risparmiare tempo, costi e, soprattutto, tutela la fiducia dei consumatori nel marchio.

Sfide e esigenze per le aziende

Per molte aziende si pone la domanda su quanto sarà complesso il cambiamento. Poiché GS1 è un'organizzazione globale, si tratta di un processo che tutti i soggetti coinvolti lungo la catena del valore devono supportare: dal produttore al fornitore di servizi logistici fino al rivenditore.

"Il cambiamento riguarda soprattutto la tecnologia e il software con cui i codici a barre vengono stampati, registrati ed elaborati", spiegano gli addetti ai lavori. Alcuni sistemi di gestione del magazzino sono già aggiornati e possono leggere senza problemi i codici 2D. Altri sistemi devono essere adattati ai campi dati aggiuntivi. Potrebbe anche essere necessario acquistare nuove stampanti o scanner che soddisfino i requisiti di risoluzione e velocità di lettura più elevati.

Anche i processi interni e il concetto di formazione dei dipendenti svolgono un ruolo centrale: solo se tutti i soggetti coinvolti comprendono il potenziale dei nuovi standard e sono in grado di utilizzare correttamente la tecnologia, è possibile ottenere il guadagno di efficienza desiderato.

Migliorare l'automazione e il networking

Un vantaggio significativo risiede nella migliore automazione e nel collegamento in rete di diversi sistemi. Poiché i sistemi di gestione del magazzino, le soluzioni di gestione delle merci e i partner esterni comunicano tra loro tramite interfacce GS1 standardizzate, si crea un flusso di informazioni che collega tutti gli anelli della catena.

"Le interrogazioni automatizzate sulla situazione delle scorte e sulla disponibilità cambieranno radicalmente il lavoro quotidiano nella logistica", affermano i visionari del settore. Ciò significa anche che al ricevimento della consegna viene verificato automaticamente se la merce corrisponde effettivamente alle informazioni riportate sulla bolla di consegna. Le discrepanze possono essere identificate e segnalate immediatamente. Ciò non solo fa risparmiare tempo, ma riduce anche il tasso di errore.

Vantaggi di una maggiore trasparenza attraverso i codici 2D

Oltre ai miglioramenti diretti nella gestione delle scorte, un fattore cruciale è anche la maggiore trasparenza per i clienti. Sempre più consumatori finali desiderano informazioni sull'origine dei prodotti, sulla loro produzione e composizione. Quando questi dati vengono archiviati nel codice 2D, possono essere verificati in qualsiasi punto della catena di fornitura. Alcuni pensano addirittura di rendere queste informazioni disponibili direttamente sul prodotto. Il presupposto è però che venga mantenuta la protezione dei dati e che vi sia una chiara separazione tra dati aziendali interni e informazioni visibili all’esterno. “La trasparenza non deve andare a scapito del know-how di un’azienda”, è un’obiezione spesso espressa. Per questo motivo i codici 2D sono solitamente strutturati in modo che solo alcuni segmenti di dati possano essere letti liberamente, mentre altre aree possono rimanere protette da password o crittografate.

Sfide legate all'introduzione di codici 2D

Nonostante i vantaggi, ci sono anche alcune sfide. Da un lato, le nuove tecnologie sono sempre associate a costi di investimento, il che pone questioni finanziarie, soprattutto per le piccole e medie imprese. “Vale la pena cambiare?” si chiedono in molti. La risposta è: sì, a lungo termine ne vale la pena. Il valore aggiunto ottenuto attraverso processi ottimizzati, tassi di errore ridotti, aggiornamenti più rapidi dell’inventario e un utilizzo più efficace del magazzino di solito supera significativamente i costi iniziali. Inoltre, alcuni importanti clienti o partner logistici potrebbero richiedere in futuro l'utilizzo di codici 2D per poter continuare a lavorare insieme come gruppo. È quindi consigliabile prepararsi tempestivamente ai nuovi standard per non rischiare svantaggi competitivi.

Garantire la sicurezza dei dati quando si tratta di codici 2D

Un altro punto critico è la sicurezza dei dati. Chi memorizza numerosi dati su prodotti e lotti in un codice a barre deve garantire che solo le persone o i sistemi autorizzati possano accedervi. Lo stesso vale per il software di gestione del magazzino che valuta questi dati. Qui sono necessari concetti di sicurezza completi, dai percorsi di trasmissione crittografati fino ai ruoli utente e alle autorizzazioni di accesso chiaramente definiti. Le aziende dovrebbero assolutamente garantire che la propria infrastruttura IT possa soddisfare questi requisiti al fine di evitare perdite di dati, manipolazioni o approfondimenti non autorizzati.

Prospettiva: Automazione e networking intelligente

Tuttavia, i cambiamenti qui delineati sono solo l’inizio. Con la crescente digitalizzazione e la tendenza verso gli approcci dell’Industria 4.0, la gestione del magazzino diventerà sempre più automatizzata e collegata in rete in modo intelligente. I robot possono identificare autonomamente i prodotti in base ai codici a barre 2D e trasportarli nelle posizioni di stoccaggio corrette. I sistemi di scaffalature dotati di sensori comunicano con i sistemi di gestione del magazzino e segnalano quando un vano di stoccaggio si svuota o le condizioni violano le normative. L’intelligenza artificiale potrebbe effettuare analisi in tempo reale e attivare processi di ordinazione automatizzati non appena vengono superate le quantità minime definite. “Il futuro appartiene a sistemi integrati e ad autoapprendimento” è un credo che si sta sempre più affermando in numerose aziende. E Sunrise 2027 crea una base importante proprio a questo scopo, fissando standard internazionali che possono essere compresi e utilizzati da tutti i soggetti coinvolti.

Procedura per l'attuazione pratica

Per la realizzazione pratica si consiglia di procedere per gradi. Innanzitutto, le aziende dovrebbero fare il punto sul loro attuale sistema di codici a barre e sull’hardware esistente. Viene poi chiarito quali dati debbano effettivamente essere memorizzati nei codici 2D. Non tutte le aziende necessitano necessariamente della gamma completa di informazioni sui prodotti. È fondamentale che tutti i dati necessari per una gestione efficiente del magazzino e della catena di fornitura siano registrati e forniti in alta qualità. Poi segue l'implementazione tecnica: devono essere integrati nuovi dispositivi di stampa e lettura nonché i relativi aggiornamenti software. In questo caso è consigliabile lavorare a stretto contatto con partner tecnologici e fornitori che hanno già familiarità con gli standard GS1 e che, se necessario, possono offrire formazione. In definitiva, il miglioramento continuo è un aspetto importante: una volta che il sistema è operativo, i processi possono essere ulteriormente perfezionati e si possono utilizzare funzioni aggiuntive, come il monitoraggio degli indicatori chiave o l'integrazione in un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM).

Sunrise 2027 come motore del cambiamento nella trasparenza dei magazzini e della catena di fornitura

In sintesi, dimostra che l’iniziativa GS1 Sunrise 2027 va ben oltre un passaggio puramente tecnico dai codici a barre 1D a 2D. Si tratta di riallineare l'intero processo di magazzino e della catena di fornitura, puntando a maggiore trasparenza, automazione e precisione. Il GTIN rimane la spina dorsale dell'identificazione del prodotto, mentre le informazioni estese nei codici stessi garantiscono una migliore tracciabilità e una gestione più efficiente dell'inventario. “Se non adattiamo subito i nostri processi, tra qualche anno non saremo più competitivi”, affermano i principali dirigenti del commercio e dell’industria. Un’attuazione tempestiva è quindi essenziale per poter beneficiare appieno dei nuovi standard e per identificare tempestivamente i potenziali ostacoli.

In definitiva si può affermare che il passaggio ai codici 2D e l’uso coerente del GTIN in combinazione con dati di prodotto ampliati forniscono un contributo duraturo alla modernizzazione della gestione del magazzino. Le aziende beneficiano di un’efficienza notevolmente migliorata, di tassi di errore inferiori, di una gestione trasparente della catena di fornitura e di una maggiore soddisfazione del cliente. Chiunque affronti questo passo con un’attenta pianificazione e faccia i necessari investimenti nella tecnologia e nella formazione dei dipendenti getterà le basi per un futuro sereno in un mondo sempre più connesso. “L’alba del 2027 segna non solo un cambiamento tecnico, ma soprattutto culturale nell’economia mercantile globale”, affermano molte conversazioni tra esperti del settore. E questo cambiamento ha il potenziale per plasmare a lungo termine l’intero mercato dei processi di magazzino e logistica.

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Konrad Wolfenstein

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