Digitalisasi administratif: Kapan optimalisasi administratif lebih masuk akal dibandingkan modernisasi administratif?

🏢 Perusahaan di Jerman rata-rata memiliki sekitar 200 kontak dengan administrasi publik per tahun dan jumlahnya terus meningkat. Banyaknya interaksi ini seringkali menimbulkan biaya birokrasi yang besar, terutama jika proses administrasi tidak sepenuhnya terdigitalisasi. Oleh karena itu, pengurangan birokrasi merupakan salah satu dari tiga isu utama bagi perusahaan, baik di tingkat negara bagian, federal, dan UE.

Namun, dalam hal pengurangan birokrasi, legislatif dan pemerintah serta pemerintah yang menderita menghadapi tantangan tersendiri:

Di Jerman, transformasi digital administrasi terutama dipicu oleh Undang-Undang Akses Online (OZG) yang disahkan pada tahun 2017, yang menjadi dasar bahwa akses digital ke layanan administrasi harus diterapkan pada akhir tahun 2022. Pada bulan Februari, hal ini mendapat persetujuan luas di Bundestag. Saat ini, mayoritas anggota Dewan Federal secara mengejutkan menolak rancangan undang-undang tersebut. Namun, portal online yang mudah digunakan dan standar umum yang diperlukan untuk hal ini baru diterapkan sebagian (per awal April 2023). Mengingat lambatnya digitalisasi administrasi di Jerman, asosiasi digital Bitkom menyerukan hak hukum atas administrasi digital ketika mengamandemen Undang-Undang Akses Online. Versi baru dari Online Access Act (OZG 2.0) kini tersedia. RUU tersebut telah melalui semua tahap dan rancangan undang-undang tersebut akhirnya ditolak oleh mayoritas Dewan Federal pada tanggal 22 Maret 2024. Ini akan dinegosiasi ulang (per Juni 2024).

Terdapat kebutuhan yang jelas untuk sepenuhnya memanfaatkan potensi efisiensi solusi administrasi digital bagi perekonomian Jerman. Tugasnya adalah untuk mempromosikan dan menerapkan proses administrasi digital yang efisien bagi perusahaan. Pertanyaan yang muncul adalah kapan optimalisasi administratif lebih masuk akal dibandingkan modernisasi administratif menyeluruh.

🔍 Pengoptimalan administratif vs. modernisasi administratif

Optimalisasi administratif berarti menganalisis dan mengadaptasi proses yang ada agar lebih efektif dan efisien. Hal ini dapat dilakukan dengan memperkenalkan alat digital khusus untuk menyederhanakan dan mempercepat setiap langkah. Contohnya termasuk manajemen dokumen elektronik, janji temu otomatis, atau digitalisasi proses formulir. Langkah-langkah ini sering kali lebih cepat dan lebih murah untuk diterapkan dibandingkan modernisasi menyeluruh.

Modernisasi administratif, sebaliknya, melibatkan desain ulang proses administrasi yang lebih komprehensif. Hal ini dapat berarti memperkenalkan sistem dan teknologi baru yang merevolusi struktur dan cara kerja yang ada. Proyek modernisasi biasanya berjangka panjang dan memerlukan investasi lebih besar dalam teknologi baru dan pelatihan staf.

✨ Kapan optimalisasi administratif dapat dilakukan?

Dalam situasi di mana proses yang ada telah berjalan dengan relatif baik dan hambatan tertentu telah teridentifikasi, optimalisasi mungkin merupakan solusi yang paling efisien. Penyesuaian yang lebih kecil dan integrasi solusi digital seringkali dapat menghasilkan perbaikan yang cepat tanpa memerlukan perubahan struktural yang besar. Hal ini sangat cocok untuk tugas-tugas administratif khusus di mana bidang permasalahan yang jelas dapat diidentifikasi dan ditangani secara spesifik.

Misalnya, memperkenalkan sistem formulir digital di departemen yang sangat bergantung pada dokumen kertas dapat mengurangi waktu pemrosesan dan tingkat kesalahan secara signifikan. Penggunaan tanda tangan elektronik atau otomatisasi prosedur pemberitahuan juga dapat memberikan keuntungan yang menentukan.

🔄 Kapan modernisasi administrasi diperlukan?

Modernisasi yang komprehensif diperlukan ketika sistem dan proses yang ada sudah ketinggalan jaman atau tidak efisien sehingga penyesuaian kecil tidak dapat lagi memberikan perbaikan yang nyata. Struktur yang ada seringkali tidak mampu lagi memenuhi tuntutan ekonomi digital modern. Dalam kasus seperti ini, diperlukan perombakan mendasar terhadap keseluruhan lanskap proses.

Contohnya adalah pengenalan lengkap platform digital untuk semua kontak administratif suatu perusahaan. Ini berarti bahwa perusahaan dapat menangani semua interaksi dengan administrasi secara digital pada platform terpusat – mulai dari pengajuan hingga pemrosesan dan persetujuan. Sistem seperti ini memerlukan integrasi ekstensif di berbagai bidang administratif dan desain ulang proses kerja sebelumnya.

💻 Potensi administrasi digital

Potensi penuh dari proses administrasi digital terletak pada kemampuannya untuk meningkatkan transparansi, efisiensi dan kemudahan penggunaan. Dengan menyelaraskan dan menstandardisasi proses, kesalahpahaman dan kesalahan dapat dikurangi sehingga menghasilkan hasil yang lebih cepat dan dapat diandalkan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menghemat sumber daya dan lebih berkonsentrasi pada tugas inti mereka.

Bagi para politisi dan otoritas administratif, hal ini berarti mengkaji perkembangan di bidang legislasi pada tahap awal dan mendorong solusi yang memberikan bantuan nyata bagi perusahaan. Upaya politik harus bertujuan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan atau menyesuaikan peraturan yang menghambat.

🤝 Implementasi praktis melalui kerjasama

Aspek penting lainnya adalah kolaborasi dan pertukaran pengetahuan antara semua orang yang terlibat dalam proses digitalisasi administrasi. Dengan menggunakan pengetahuan khusus tentang kebutuhan perusahaan, proses administrasi dapat dilaksanakan secara pragmatis dan tepat sasaran. Hal ini memerlukan kerja sama yang erat antara administrasi publik, asosiasi bisnis dan perusahaan itu sendiri.

Menyebarkan dan menerapkan serangkaian solusi manajemen digital melalui kerja sama dengan mitra lain adalah kuncinya. Hal ini dapat berkisar dari penggunaan platform digital bersama hingga proyek pembangunan kolaboratif untuk menciptakan solusi yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perekonomian.

🔧 Penggunaan teknologi digital

Optimalisasi administrasi dan modernisasi administrasi mempunyai peranan masing-masing, tergantung pada keadaan dan tantangan spesifiknya. Optimalisasi jangka pendek dapat menghasilkan perbaikan yang cepat dan hemat biaya, sementara modernisasi jangka panjang diperlukan untuk memungkinkan perubahan struktural yang mendalam. Kombinasi kedua pendekatan ini dapat membantu menjadikan administrasi di Jerman lebih efisien dan ramah bisnis.

Melalui penggunaan teknologi digital secara konsisten dan kerja sama yang erat antara semua pihak yang terlibat, tujuan pemerintahan yang ramping dan efisien yang memenuhi kebutuhan perekonomian dapat tercapai. Dukungan politik yang dini dan tepat sasaran memainkan peran penting dalam keberhasilan penerapan strategi ini.

📣 Topik serupa

• 📊 200 kontak administratif per tahun: Bagaimana perusahaan menderita karena birokrasi
• 💼 Digital, bukan kertas: Perusahaan Jerman menuntut administrasi yang efisien
• ⚙️ Pengoptimalan administratif vs. modernisasi: Strategi terbaik untuk Jerman
• 🌐 Administrasi digital: Suatu keharusan bagi perekonomian Jerman
• 🔄 Cepat dan hemat biaya: keuntungan optimasi manajemen
• 🏢 Mengurangi biaya birokrasi: Bagaimana digitalisasi dapat membantu
• 📉 Meningkatkan potensi efisiensi: Inilah cara digitalisasi meringankan beban perusahaan
• 💡 Kolaborasi adalah kuncinya: administrasi, bisnis, dan politik saling bahu membahu
• 🤝 Kerjasama untuk administrasi ramping: jalan Jerman menuju masa depan
• 💻 Dari kertas ke platform: efisiensi melalui administrasi digital

#️⃣ Tagar: #digitalisasi administratif #pengurangan birokrasi #optimasi administratif #modernisasi administratif #administrasi digital

Mengapa hal ini sulit bagi pihak berwenang, komunitas, dan kota: Optimalisasi dan modernisasi administratif untuk kota dan daerah pedesaan - Gambar: Xpert.Digital

Administrasi publik tunduk pada peraturan, hukum, dan proses birokrasi yang ketat. Hal ini untuk transparansi, akuntabilitas dan untuk memastikan keadilan dan perlakuan yang setara. Regulasi yang ketat ini dapat memperlambat proses modernisasi. Perusahaan seringkali memiliki lebih banyak fleksibilitas dan dapat bereaksi lebih cepat terhadap perubahan pasar. Mereka beroperasi dalam lingkungan yang teregulasi namun lebih dinamis yang memberi mereka lebih banyak ruang untuk berinovasi dan beradaptasi.

Lebih lanjut tentang itu di sini:

• Di bawah peraturan yang ketat dan kelonggaran: Tantangan administrasi publik

🏢 Keputusan antara optimalisasi administrasi dan modernisasi administrasi bergantung pada berbagai faktor, termasuk kebutuhan, sumber daya, dan tujuan administrasi saat ini. Berikut adalah beberapa situasi di mana strategi mana pun mungkin lebih masuk akal:

🔍 Pengoptimalan manajemen

Jika hal ini masuk akal:

1. Diperlukan hasil jangka pendek

Ketika perbaikan cepat diperlukan untuk meningkatkan efisiensi atau menyelesaikan masalah yang mendesak.

2. Sumber daya yang terbatas

Ketika sumber daya (sumber daya finansial, personel, waktu) terbatas dan investasi besar pada teknologi baru atau perubahan besar tidak mungkin dilakukan.

3. Struktur yang sudah berfungsi

Ketika struktur administratif yang ada pada dasarnya berfungsi dengan baik, namun terdapat sedikit inefisiensi atau hambatan proses yang dapat diatasi melalui penyempurnaan.

4. Menerapkan praktik terbaik

Dalam hal meningkatkan proses yang ada dengan memperkenalkan metode dan prosedur yang telah terbukti, seperti yang dijelaskan oleh KAIZEN (perbaikan berkelanjutan).

Lebih lanjut tentang itu di sini:

• KAIZEN: Perbaikan berkelanjutan dan perubahan dalam administrasi

🔄 Modernisasi administrasi

Jika hal ini masuk akal:

1. Perbaikan jangka panjang dan berkelanjutan

Ketika perubahan mendasar dan jangka panjang diupayakan agar siap menghadapi tantangan masa depan.

2. Peningkatan atau konversi teknologi

Ketika sistem dan teknologi TI sudah ketinggalan zaman dan perlu diganti dengan solusi yang lebih modern dan efisien.

3. Masalah struktural

Ketika terdapat kekurangan struktural yang besar yang tidak dapat diperbaiki melalui optimasi saja dan diperlukan perubahan besar.

4. Persyaratan baru

Ketika terdapat persyaratan hukum baru atau ekspektasi masyarakat terhadap administrasi yang memerlukan pengenalan proses dan teknologi baru.

🌟 Optimasi Administratif vs. Modernisasi Administratif: Sebuah Panduan

🚀 Saat memutuskan antara optimalisasi administratif dan modernisasi administratif, situasi dan tujuan spesifik dari otoritas, komunitas, kotamadya, kota atau negara memainkan peran yang menentukan. Berikut beberapa aspek lain yang perlu dipertimbangkan ketika mengambil keputusan:

1. Kerangka waktu 🕰️

• Pengoptimalan manajemen: Ideal untuk perbaikan jangka pendek dan kemenangan cepat. Di sini, proses dan struktur yang ada dianalisis dan dioptimalkan untuk mencapai peningkatan efisiensi.
• Modernisasi administratif: Cocok untuk proyek jangka panjang yang melibatkan perubahan dan peningkatan besar. Proyek-proyek ini biasanya memerlukan lebih banyak waktu untuk diterapkan dan disesuaikan.

2. Sumber Daya 💡

• Pengoptimalan administratif: Biasanya memerlukan lebih sedikit sumber daya, baik finansial maupun manusia. Struktur dan teknologi yang ada seringkali dapat terus digunakan.
• Modernisasi administratif: Membutuhkan sumber daya yang besar, termasuk investasi pada teknologi baru, pelatihan, dan mungkin saran dari luar.

3. Tujuan dan hasil 🎯

• Pengoptimalan administratif: Bertujuan untuk peningkatan efisiensi yang cepat dan terukur, seperti waktu pemrosesan yang lebih singkat atau pengurangan biaya dalam operasi yang sedang berjalan.
• Modernisasi administratif: Tujuannya adalah memperbarui pemerintahan secara mendasar dan menjadikannya berkelanjutan dalam jangka panjang. Hal ini sering kali mencakup pengenalan teknologi baru, mendesain ulang struktur organisasi, dan beradaptasi dengan persyaratan hukum baru.

4. Persyaratan teknologi 🖥️

• Pengoptimalan administratif: Biasanya memanfaatkan teknologi yang ada dan meningkatkan penerapannya. Ini mungkin juga mencakup peningkatan teknologi kecil.
• Modernisasi administratif: Seringkali memerlukan penerapan sistem teknis baru, seperti infrastruktur TI yang dimodernisasi, solusi otomasi, atau platform e-Government.

5. Perubahan struktural 🏗️

• Optimalisasi administratif: Biasanya tidak ada atau hanya sedikit perubahan struktural. Fokusnya adalah pada perbaikan proses dan peningkatan efisiensi dalam struktur yang ada.
• Modernisasi administratif: Perubahan struktural yang drastis seringkali diperlukan untuk menyesuaikan administrasi dengan kebutuhan modern. Ini mungkin termasuk reorganisasi departemen dan tugas.

6. Perlawanan dan manajemen perubahan 🌐

• Pengoptimalan Administratif: Biasanya resistensi lebih rendah karena ini merupakan perbaikan bertahap. Manajemen perubahan memang penting, namun seringkali kurang intensif.
• Modernisasi administratif: Potensi resistensi yang lebih besar, karena perubahan besar sering kali ditanggapi dengan skeptis. Manajemen perubahan yang komprehensif sangat penting di sini untuk memastikan penerimaan dan partisipasi karyawan.

🔍 Oleh karena itu, pilihan antara optimalisasi administrasi dan modernisasi administrasi harus dilakukan secara hati-hati berdasarkan kebutuhan, sumber daya, dan tujuan spesifik dari masing-masing institusi. Analisis yang tepat terhadap situasi saat ini dan definisi yang jelas mengenai hasil yang diharapkan sangatlah penting.

☑️ Pakar industri, hadir dengan Xpert.Digital Industry Hub miliknya sendiri dengan lebih dari 2.500 artikel spesialis

Konrad Wolfenstein

Saya akan dengan senang hati menjadi penasihat pribadi Anda.

Anda dapat menghubungi saya dengan mengisi formulir kontak di bawah ini atau cukup hubungi saya di +49 89 89 674 804 (Munich) .

Saya menantikan proyek bersama kita.

Xpert.Digital adalah pusat industri dengan fokus pada digitalisasi, teknik mesin, logistik/intralogistik, dan fotovoltaik.

Dengan solusi pengembangan bisnis 360°, kami mendukung perusahaan terkenal mulai dari bisnis baru hingga purna jual.

Kecerdasan pasar, pemasaran, otomasi pemasaran, pengembangan konten, PR, kampanye surat, media sosial yang dipersonalisasi, dan pemeliharaan prospek adalah bagian dari alat digital kami.

Anda dapat mengetahui lebih lanjut di: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus