Penggunaan ChatGPT pribadi versus solusi AI milik perusahaan: Risiko hukum dan alternatif strategis

Alat AI di lingkungan kantor: Peluang dan tantangan bagi perusahaan

Godaannya sangat besar: ChatGPT menjanjikan dukungan cepat untuk tugas sehari-hari, mulai dari menulis email hingga membuat pesan teks. Meskipun banyak karyawan menggunakan alat AI ini secara diam-diam, perusahaan dihadapkan pada keputusan strategis apakah akan melarangnya, mentolerirnya, atau menerapkan solusi AI mereka sendiri. Analisis ini menunjukkan bahwa penggunaan pribadi ChatGPT di tempat kerja menimbulkan risiko hukum dan keamanan yang signifikan, sementara solusi AI milik perusahaan dapat memanfaatkan potensi inovatif tenaga kerja sekaligus memastikan perlindungan data dan kepatuhan.

Jebakan hukum dalam penggunaan ChatGPT pribadi

Pembatasan hukum ketenagakerjaan dan hak-hak pengajaran

Penggunaan ChatGPT melalui akun pribadi di tempat kerja berada dalam area abu-abu hukum. Pada tahun 2024, Pengadilan Tenaga Kerja Hamburg memutuskan bahwa penggunaan pribadi alat AI pada umumnya tidak tunduk pada hak penentuan bersama, selama pemberi kerja tidak memiliki akses ke data tersebut. Namun, ini tidak berarti bahwa pemberi kerja harus mentolerir penggunaannya tanpa batasan. Dalam lingkup hak mereka untuk memberikan instruksi, mereka tentu dapat melarang penggunaan ChatGPT di tempat kerja.

Isu mendasar dalam hukum ketenagakerjaan terletak pada kewajiban yang sangat personal untuk melakukan pekerjaan. Menurut Pasal 613, Ayat 1 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Jerman (BGB), jasa harus dilakukan "secara langsung jika ada keraguan." Meskipun penggunaan alat tentu diperbolehkan, karyawan tidak boleh sepenuhnya mengalihkan pekerjaan mereka kepada pihak ketiga – atau dalam hal ini, kepada sistem AI. Dalam hal apa pun, tidak diperbolehkan bagi karyawan untuk menyerahkan seluruh pekerjaan mereka kepada AI tanpa sepengetahuan pemberi kerja. Batasan penggunaan AI yang diperbolehkan sangat bergantung pada kinerja pekerjaan spesifik yang harus dilakukan.

Tantangan perlindungan data

Kepatuhan GDPR saat menggunakan ChatGPT menghadirkan tantangan signifikan bagi perusahaan. Pada tahun 2025, Komisioner Negara Bagian Bavaria untuk Perlindungan Data mengklarifikasi bahwa GDPR berlaku bahkan jika hanya data pelatihan yang berisi data pribadi. Ini berarti bahwa hampir semua penggunaan Model Bahasa Besar seperti ChatGPT harus mematuhi peraturan perlindungan data.

Kurangnya transparansi dalam algoritma AI sangatlah bermasalah. ChatGPT dianggap sebagai "kotak hitam" dalam hal perlindungan data, artinya perusahaan tidak dapat memberikan informasi rinci tentang pemrosesan data. Oleh karena itu, memperoleh persetujuan yang efektif sesuai dengan Pasal 6(1) GDPR hampir tidak mungkin. Lebih lanjut, perusahaan tidak dapat memenuhi kewajiban informasi mereka berdasarkan Pasal 13 dan 14 GDPR, karena mereka tidak dapat memberikan informasi yang cukup tentang ruang lingkup, dasar hukum, dan penerima pemrosesan data.

Risiko hak cipta dan tanggung jawab

Penggunaan ChatGPT yang tidak terkontrol menimbulkan risiko hak cipta yang signifikan. Alat AI ini menghasilkan teks berdasarkan data pelatihan yang mungkin mengandung karya berhak cipta. Hal ini dapat menyebabkan pelanggaran hak cipta yang tidak disengaja jika teks yang dihasilkan menyerupai atau disalin dari karya yang sudah ada. Perusahaan dapat dimintai pertanggungjawaban atas pelanggaran tersebut oleh karyawan mereka, yang dapat mengakibatkan sengketa hukum yang mahal.

Risiko lain terletak pada kurangnya akuntabilitas untuk konten yang dihasilkan AI. Jika ChatGPT memberikan informasi yang salah dan informasi tersebut digunakan tanpa verifikasi, konsekuensi yang signifikan dapat muncul. Hal ini terutama berlaku di bidang-bidang khusus di mana informasi yang salah dapat menyebabkan masalah bisnis atau bahkan masalah hukum.

Risiko keamanan dan kehilangan data

Kebocoran data yang tidak disengaja dan penggunaan untuk pelatihan

Penggunaan ChatGPT untuk keperluan pribadi menimbulkan risiko keamanan yang signifikan. Karyawan sering kali tanpa sadar memasukkan data perusahaan yang bersifat rahasia ke dalam sistem, yang kemudian dapat dibagikan kepada pengguna lain. OpenAI secara tradisional menggunakan riwayat obrolan untuk melatih model baru, yang berarti bahwa informasi yang dimasukkan secara teoritis dapat diakses oleh pengguna lain.

Insiden yang telah didokumentasikan sebelumnya menunjukkan realitas risiko ini: Di ​​Amazon dan Samsung, rahasia perusahaan terungkap di basis pengetahuan OpenAI setelah karyawan secara tidak sengaja membagikannya melalui ChatGPT. Pelanggaran data langsung di ChatGPT juga memungkinkan pengguna untuk melihat entri dari riwayat pesan pengguna lain.

Shadow IT dan hilangnya kendali

Survei menunjukkan bahwa hingga 80 persen karyawan menggunakan apa yang disebut shadow IT – perangkat lunak atau perangkat keras di jaringan perusahaan tanpa izin atau sepengetahuan departemen TI. Penggunaan yang tidak terkontrol ini menyebabkan hilangnya kendali sepenuhnya atas data perusahaan yang sensitif. Selain itu, penjahat siber dapat memperoleh akses ke akun karyawan dan data orang lain melalui serangan phishing atau credential stuffing.

Penggunaan akun pribadi membuat perusahaan hampir tidak mungkin untuk menegakkan kebijakan keamanan atau melacak kebocoran data. Tanpa pengawasan dan pelatihan yang memadai, organisasi akan menghadapi risiko tanggung jawab hukum yang signifikan.

Keunggulan strategis solusi AI internal

Peningkatan efisiensi dan otomatisasi

Implementasi AI di lingkungan korporat menawarkan keunggulan signifikan dibandingkan penggunaan pribadi yang tidak terkontrol. Sistem AI dapat melakukan tugas-tugas berulang lebih cepat dan lebih akurat daripada manusia, sehingga karyawan dapat fokus pada upaya yang lebih menuntut dan strategis. Dengan mengotomatiskan alur kerja, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya.

Peningkatan signifikan terutama terlihat dalam layanan pelanggan: chatbot bertenaga AI dapat menjawab pertanyaan yang sering diajukan dan memproses pertanyaan pelanggan, yang secara nyata meningkatkan kepuasan pelanggan hingga 20 persen. Selain itu, AI memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik melalui analisis kumpulan data besar dan pengenalan pola yang sulit dikenali oleh analis manusia.

Personalisasi dan keunggulan kompetitif

Solusi AI eksklusif memungkinkan perusahaan untuk menciptakan penawaran yang dipersonalisasi dan disesuaikan untuk pelanggan. Dengan menganalisis data pelanggan, perusahaan dapat lebih memahami kebutuhan dan preferensi serta mengembangkan rekomendasi individual. Personalisasi ini mengarah pada loyalitas pelanggan yang lebih kuat dan, dalam jangka panjang, pada keunggulan kompetitif.

Perusahaan yang berhasil mengintegrasikan AI ke dalam operasional bisnis mereka dapat membedakan diri secara jelas dari para pesaing. AI bukanlah teknologi yang sementara, tetapi akan secara berkelanjutan membentuk masa depan kewirausahaan. Sekitar 15 persen perusahaan Jerman telah memperoleh pengalaman nyata dengan implementasi AI dan mengamati efek positifnya.

Integrasi platform AI independen dan lintas sumber data untuk semua kebutuhan bisnis - Gambar: Xpert.Digital

Ki-Gamechanger: Solusi AI Platform-Tailor yang paling fleksibel yang mengurangi biaya, meningkatkan keputusan mereka dan meningkatkan efisiensi

Platform AI Independen: mengintegrasikan semua sumber data perusahaan yang relevan

• Platform AI ini berinteraksi dengan semua sumber data spesifik
  • Dari SAP, Microsoft, Jira, Confluence, Salesforce, Zoom, Dropbox, dan banyak sistem manajemen data lainnya
• Integrasi AI Cepat: Solusi AI yang dibuat khusus untuk perusahaan dalam beberapa jam atau hari bukan bulan
• Infrastruktur Fleksibel: Berbasis cloud atau hosting di pusat data Anda sendiri (Jerman, Eropa, pilihan lokasi bebas)

• Keamanan Data Tertinggi: Penggunaan di Firma Hukum adalah bukti yang aman
• Gunakan di berbagai sumber data perusahaan
• Pilihan model AI Anda sendiri atau berbagai (DE, EU, USA, CN)

Tantangan yang dipecahkan oleh platform AI kami

• Ketidaksesuaian solusi AI konvensional
• Perlindungan data dan pengelolaan data sensitif yang aman
• Biaya dan kompleksitas pengembangan AI individual yang tinggi
• Kekurangan spesialis AI yang berkualitas
• Integrasi AI ke dalam sistem TI yang sudah ada

Lebih lanjut tentang itu di sini:

• AI Integrasi platform AI independen dan lintas-data untuk semua masalah perusahaan

Opsi implementasi teknis

Solusi AI on-premise untuk kontrol maksimal

Solusi AI on-premises menawarkan perusahaan kendali penuh atas data dan sistem AI mereka. Implementasi lokal ini memastikan bahwa informasi sensitif tidak meninggalkan cloud eksternal dan memungkinkan perusahaan untuk menentukan langkah-langkah keamanan sesuai dengan standar mereka sendiri. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menawarkan tingkat kepercayaan yang lebih tinggi kepada pelanggan sekaligus sepenuhnya mematuhi peraturan perlindungan data.

Keunggulan solusi on-premises meliputi siklus inovasi yang lebih cepat, karena perusahaan memiliki kendali penuh atas pengembangan dan implementasi. Solusi yang disesuaikan dapat dirancang secara tepat untuk proses bisnis individual, yang tidak mungkin dilakukan dengan layanan eksternal. Alat seperti OnPrem.LLM memungkinkan model bahasa yang besar dijalankan sepenuhnya secara lokal sekaligus memanfaatkan integrasi cloud bila diperlukan.

Generasi yang Diperkuat dengan Pengambilan (Retrieval-Augmented Generation/RAG) untuk aplikasi khusus perusahaan

Sistem RAG menggabungkan pengambilan informasi dengan model bahasa yang besar, memungkinkan sistem AI untuk mengakses data perusahaan tertentu alih-alih hanya bergantung pada data pelatihan. Hal ini secara signifikan meningkatkan akurasi dan ketahanan konten yang dihasilkan, sehingga cocok untuk aplikasi bisnis yang penting.

Proses RAG terdiri dari empat tahapan penting: pengindeksan data, pengambilan data, augmentasi, dan pembuatan respons. Data perusahaan diubah menjadi embed kata dan diindeks dalam basis data vektor, memungkinkan penggunaan data terstruktur dan tidak terstruktur secara efektif. Teknologi ini memungkinkan chatbot untuk mengakses data internal perusahaan dan menghasilkan jawaban yang andal dan berbasis sumber.

Solusi perusahaan dan pendekatan hibrida

ChatGPT Enterprise dan solusi perusahaan serupa menawarkan fitur keamanan tingkat lanjut, akses berkecepatan tinggi tanpa batas, dan fungsionalitas yang dapat disesuaikan. Platform ini memastikan bahwa data pelanggan tidak digunakan untuk melatih model OpenAI dan menyediakan enkripsi baik saat data disimpan maupun saat data ditransmisikan.

Untuk organisasi yang lebih kecil, pendekatan hibrida dapat bermanfaat, di mana model AI lokal diterapkan melalui API REST menggunakan alat seperti vLLM, OpenLLM, atau Ollama. Solusi ini memungkinkan mereka untuk memanfaatkan keunggulan AI perusahaan tanpa biaya tinggi dari implementasi on-premises penuh.

Keterlibatan karyawan dan manajemen perubahan

Mendorong adopsi AI secara organik

Keberhasilan implementasi AI di perusahaan membutuhkan strategi manajemen perubahan yang matang. Karyawan sudah menggunakan perangkat lunak AI di semua industri dan wilayah karena hambatan masuknya rendah dan manfaatnya cepat terlihat. Alih-alih melawan adopsi organik ini, perusahaan harus secara aktif mempromosikannya sekaligus meminimalkan dampak negatifnya.

Kuncinya terletak pada melibatkan karyawan untuk memahami bagaimana dan mengapa mereka ingin menggunakan AI. Pendekatan yang terstruktur memungkinkan perusahaan untuk memaksimalkan manfaat sekaligus menetapkan batasan untuk adopsi yang aman. Hal ini membutuhkan batasan dan aturan yang jelas untuk memastikan bahwa AI generatif memberikan dampak tanpa menghambat upaya strategis yang lebih luas.

Pelatihan dan kualifikasi

Ketika AI berada di tangan karyawan yang terlatih dan diberdayakan, AI tidak menggantikan kecerdasan manusia, melainkan mengurangi upaya dan waktu yang dibutuhkan untuk proses generatif. Analisis data, pengkodean, dan pemeliharaan konten dapat disederhanakan oleh AI melalui akses otomatis ke berbagai sumber data untuk mengoptimalkan dan meningkatkan skala tugas-tugas berulang.

Implementasi AI yang sukses membutuhkan keterlibatan karyawan dalam proses transformasi sejak dini. Mereka harus memiliki kesempatan untuk secara aktif berkontribusi dengan pengalaman dan kekhawatiran mereka. Pertanyaan-pertanyaan seperti "Di mana saya, sebagai karyawan, dapat dikurangi beban kerjanya?" dan "Di mana penggunaan AI bermakna dan efektif?" harus dijawab secara kolaboratif.

Kerangka kerja kepatuhan dan tata kelola

Implementasi yang sesuai dengan perlindungan data

Untuk implementasi AI yang sesuai dengan GDPR, perusahaan harus bertindak sebagai pengendali data dalam arti Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR). Ini berarti mereka harus mempertahankan kendali penuh atas pemrosesan data dan memastikan bahwa semua persyaratan perlindungan data terpenuhi. Saat menggunakan AI pihak ketiga dari negara non-Uni Eropa, tindakan pencegahan tambahan untuk transfer data internasional diperlukan.

Komponen kunci adalah penandatanganan perjanjian pemrosesan data (DPA) dengan penyedia AI. Perjanjian ini selalu diperlukan ketika data pribadi diproses oleh penyedia layanan yang bertindak atas instruksi. Perusahaan juga harus memastikan bahwa mereka dapat mematuhi kewajiban informasi mereka berdasarkan Pasal 13 dan 14 GDPR.

Manajemen risiko dan arsitektur keamanan

Solusi AI eksklusif memungkinkan implementasi strategi manajemen risiko yang komprehensif. AI dapat membantu mengidentifikasi potensi risiko sejak dini dan menunjukkan kerentanan keamanan. Melalui penerapannya yang terkontrol, perusahaan dapat meningkatkan langkah-langkah keamanan dan melindungi data dari potensi ancaman.

Arsitektur keamanan harus berlapis-lapis, dengan kontrol akses yang jelas, enkripsi, dan sistem pemantauan. Solusi on-premises menawarkan tingkat kontrol tertinggi, sementara solusi perusahaan berbasis cloud sering kali merupakan kompromi yang baik antara keamanan dan fungsionalitas.

AI di tempat kerja: Bagaimana perusahaan dapat menghindari jebakan hukum dan perlindungan data

Meskipun penggunaan pribadi ChatGPT secara diam-diam di tempat kerja mungkin tampak produktif dalam jangka pendek, hal ini menimbulkan risiko hukum, keamanan, dan ekonomi yang signifikan bagi perusahaan. Mulai dari pelanggaran hukum ketenagakerjaan dan pelanggaran GDPR hingga kebocoran data yang tidak disengaja, kerugiannya jauh lebih besar daripada keuntungan yang seharusnya diperoleh dari penggunaan "tak terlihat" ini.

Sebaliknya, perusahaan harus secara strategis memanfaatkan dorongan inovasi karyawan mereka dan berinvestasi dalam solusi AI yang terkontrol dan eksklusif. Implementasi on-premise, sistem RAG, dan solusi perusahaan tidak hanya menawarkan standar keamanan tertinggi tetapi juga memungkinkan pengembangan aplikasi yang disesuaikan yang menciptakan keunggulan kompetitif yang nyata. Melalui keterlibatan karyawan sejak dini dan manajemen perubahan yang terstruktur, organisasi dapat memanfaatkan manfaat revolusi AI tanpa mengorbankan kepatuhan atau privasi data.

☑️ Dukungan UKM dalam strategi, konsultasi, perencanaan dan implementasi

☑️ Penciptaan atau penataan kembali strategi AI

☑️ Pelopor Pengembangan Bisnis

Konrad Wolfenstein

Saya akan dengan senang hati menjadi penasihat pribadi Anda.

Anda dapat menghubungi saya dengan mengisi formulir kontak di bawah ini atau cukup hubungi saya di +49 89 89 674 804 (Munich) .

Saya menantikan proyek bersama kita.

Xpert.Digital adalah pusat industri dengan fokus pada digitalisasi, teknik mesin, logistik/intralogistik, dan fotovoltaik.

Dengan solusi pengembangan bisnis 360°, kami mendukung perusahaan terkenal mulai dari bisnis baru hingga purna jual.

Kecerdasan pasar, pemasaran, otomasi pemasaran, pengembangan konten, PR, kampanye surat, media sosial yang dipersonalisasi, dan pemeliharaan prospek adalah bagian dari alat digital kami.

Anda dapat mengetahui lebih lanjut di: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus