Kecerdasan Buatan Mengubah Microsoft SharePoint dengan AI Premium menjadi Platform Manajemen Konten Cerdas

Solusi AI untuk Microsoft SharePoint: Analisis Ahli untuk Fungsi, Aplikasi dan Nilai Strategis

Buatan Kecerdasan (AI) mengubah Microsoft SharePoint secara fundamental dari repositori dokumen murni menjadi platform manajemen konten yang cerdas. Perubahan ini membahas tantangan utama perusahaan modern seperti informasi yang berlebihan, proses pencarian yang tidak efisien dan biaya tinggi melalui kegiatan manual. Analisis menunjukkan bahwa solusi Microsoft terintegrasi, khususnya SharePoint Premium (pengembangan lebih lanjut dari Microsoft Syntex) dan Microsoft 365 Copilot, adalah fokus dari transformasi ini. SharePoint Premium menawarkan fungsi AI yang mendalam untuk pemrosesan konten otomatis, analisis, dan tata kelola, sementara Copilot sebagai Asisten AI meningkatkan interaksi dan produktivitas pengguna di Microsoft 365 Suite. Selain itu, ada pasar solusi pihak ketiga yang dapat diintegrasikan ke dalam SharePoint dan menawarkan fungsi AI khusus untuk persyaratan niche.

Keuntungan utama dari penggunaan AI di SharePoint meningkat secara signifikan berdasarkan otomatisasi (mis. Klasifikasi dokumen, ekstraksi metadata, pemicu alur kerja), peningkatan temuan informasi melalui pencarian semantik dan rekomendasi yang dipersonalisasi, penegakan kepatuhan otomatis (mis. Penerapan retensi dan nama kerahasiaan) dan manajemen pengetahuan yang dioptimalkan. Studi kasus menunjukkan potensi investasi pengembalian yang cukup besar.

Namun, implementasi yang berhasil membutuhkan perencanaan yang cermat. Arsitektur informasi yang kuat dan praktik tata kelola data yang solid adalah prasyarat dasar untuk sepenuhnya mengeksploitasi kinerja alat AI dan untuk meminimalkan risiko keamanan (khususnya melalui berbagi data-over). Perusahaan juga harus memahami dan menganggarkan model lisensi hybrid (bayar-as-you-go untuk pemrosesan premium SharePoint, berbasis pengguna untuk fungsi tata kelola dan kopilot). Keahlian teknis untuk konfigurasi dan pelatihan model AI serta manajemen perubahan yang dipikirkan dengan baik juga kritis terhadap kesuksesan. Aspek etika seperti basis data, perlindungan data dan transparansi harus ditangani secara proaktif. Masa depan SharePoint terkait erat dengan AI, dengan integrasi lebih lanjut dan fungsi yang lebih cerdas yang diharapkan. Perusahaan yang secara strategis mengintegrasikan AI ke dalam lingkungan SharePoint mereka dapat mencapai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.

Cocok untuk:

• Alterantive terbaik untuk SharePoint Premium? AI Integrasi platform AI independen dan lintas-data untuk semua masalah perusahaan

Munculnya AI di Manajemen Konten SharePoint

Manajemen Konten Perusahaan Tradisional (ECM) mencapai batasannya di banyak organisasi. Banyaknya konten digital tumbuh secara eksponensial, yang mengarah pada tantangan yang cukup besar. Karyawan menghabiskan sebagian besar jam kerja mereka dengan mencari informasi, seringkali dengan hasil yang membuat frustrasi. Overfluting informasi adalah masalah yang tersebar luas, dan biaya untuk proses manual untuk manajemen dokumen, klasifikasi dan pemrosesan cukup besar. Microsoft SharePoint, sebagai salah satu platform yang paling banyak digunakan untuk kerja sama dan manajemen konten, di mana sejumlah besar data diproses setiap hari (lebih dari 2 miliar file dan 2 juta situs web per hari), fokus dari tantangan ini.

Menanggapi hal ini, SharePoint semakin berkembang dari lokasi murni untuk dokumen ke platform layanan konten cerdas yang bergantung secara besar -besaran pada kecerdasan buatan (AI). Visi Microsoft adalah untuk mengintegrasikan AI jauh ke dalam fungsi inti SharePoint dan seluruh suite Microsoft 365. Tujuan yang dinyatakan adalah untuk memperkuat keahlian manusia (“memperkuat pengalaman manusia”) untuk mengotomatisasi proses konten dan mengubah konten menjadi pengetahuan yang dapat digunakan.

Orientasi strategis ini memanifestasikan dirinya secara signifikan dalam pengembangan produk dan branding. Layanan AI khusus seperti Microsoft Syntex dan inisiatif seperti topik VIVA awalnya diperkenalkan. Dengan munculnya Microsoft 365 Copilot sebagai asisten AI yang komprehensif, konsolidasi dilakukan. Syntex berganti nama menjadi SharePoint Premium dan Integrated, yang menandakan koneksi yang lebih dekat dari fungsi pemrosesan AI dengan platform inti. Pada saat yang sama, topik Viva diatur dengan rekomendasi untuk mengandalkan pengalaman manajemen pengetahuan dan kopilot berbasis SharePoint. Pola ini menunjukkan bahwa Microsoft tidak menganggap fungsi AI sebagai tambahan yang terisolasi, tetapi sebagai bagian integral dari pengembangan lebih lanjut dari SharePoint itu sendiri, di mana Copilot berfungsi sebagai antarmuka utama untuk interaksi pengguna dengan fungsi cerdas ini.

Solusi Microsoft AI Terpadu untuk SharePoint

Microsoft menawarkan sejumlah solusi berbasis AI yang diintegrasikan langsung di SharePoint dan Microsoft 365 Suite. Ini bertujuan untuk membuat administrasi, pemrosesan, dan penggunaan konten lebih cerdas dan efisien. Dua pilar sentral dari strategi ini adalah SharePoint Premium (pengembangan lebih lanjut dari Microsoft syntex) dan Microsoft 365 Copilot.

SharePoint Premium (Pengembangan Syntex): Pemrosesan konten berbasis AI, pengalaman dan tata kelola

SharePoint Premium memposisikan dirinya sebagai platform manajemen konten dan pengalaman canggih, yang dibangun di atas fungsi pembelajaran KI dan mesin Microsoft Syntex. Ini bertujuan untuk mengotomatiskan pemrosesan konten, meningkatkan pengalaman pengguna dalam menangani konten dan memberikan mekanisme tata kelola yang kuat.

Fitur penting adalah model penagihan yang fleksibel. Banyak fungsi inti untuk pemrosesan konten ditagih melalui model pay-as-you-go (PAYG) yang terkait dengan langganan Azure. Ini memungkinkan organisasi untuk menggunakan layanan sesuai kebutuhan tanpa investasi awal atau obligasi lisensi untuk fungsi spesifik ini. Pada saat yang sama, pendekatan ini membutuhkan hubungan dengan Azure dan memantau biaya penggunaan. Selain itu, ada fungsi, terutama di bidang tata kelola yang diperluas (sebelumnya dikenal sebagai SharePoint Advanced Management-SAM) yang membutuhkan lisensi berbasis pengguna (berbasis kursi). Struktur lisensi hibrida ini-Kombinasi penagihan berbasis penggunaan melalui Azure untuk Azure untuk layanan pemrosesan AI dan biaya pro-pengguna tetap untuk fungsi tata kelola dari model lisensi tradisional dan memerlukan perencanaan dan penganggaran yang cermat di pihak organisasi. Kebutuhan untuk mengelola anggaran Azure dan lisensi pengguna dapat membuat perkiraan biaya dan manajemen lisensi lebih kompleks daripada dalam model yang seragam.

2.1.1. Fitur pemrosesan konten (otomatisasi yang dikendalikan AI)

SharePoint Premium menawarkan berbagai layanan yang dikendalikan AI untuk mengotomatiskan pemrosesan dokumen:

Pemahaman dokumen (bentuk tidak terstruktur, terstruktur, bebas, prefabrikasi)

Ini adalah fungsi inti yang memungkinkan untuk melatih model AI atau menggunakan model prefabrikasi untuk secara otomatis mengklasifikasikan dokumen dan mengekstraksi informasi spesifik.

• Model yang tidak terstruktur: dilatih menggunakan "pengajaran mesin" (pendekatan tanpa kode) dengan dokumen sampel untuk mengidentifikasi pola dalam dokumen seperti surat atau kontrak. Mereka terdiri dari pengklasifikasi (untuk mengidentifikasi jenis dokumen) dan ekstraktor (untuk mengeluarkan titik data tertentu).
• Model bentuk terstruktur & bebas: didasarkan pada pembangun AI dari platform daya dan cocok untuk formulir atau dokumen dengan struktur variabel di mana informasi dapat berada di tempat yang berbeda. Anda sering hanya membutuhkan beberapa dokumen sampel untuk pelatihan.
• Model yang disiapkan: Menawarkan solusi terlatih untuk jenis dokumen umum seperti faktur, tanda terima dan kontrak untuk dengan cepat mengekstrak informasi tanpa harus melatih model sendiri.

Kolom Autofill

Gunakan Model Bahasa Besar (LLM) untuk secara otomatis mengisi kolom metadata di pustaka SharePoint berdasarkan konten file dan prompt input yang ditentukan (prompt). Ini dapat digunakan untuk ekstraksi, klasifikasi, ringkasan atau analisis konten.

Penandaan taksonomi

Secara otomatis menggunakan persyaratan dari Central SharePoint Term Store (metadata yang dikelola) untuk dokumen berdasarkan analisis AI dari konten. Ini secara signifikan meningkatkan pencarian, penyaringan, dan manajemen umum file dan mempromosikan konsistensi metadata.

Penandaan gambar

Mengenali objek dalam gambar menggunakan AI dan secara otomatis memberi mereka kata kunci deskriptif yang disimpan dalam kolom metadata. Ini memfasilitasi pencarian, penyortiran, dan memfilter file gambar.

Pengenalan Karakter Optik (OCR)

Teks cetak atau tulisan tangan yang diekstraksi dari file gambar (JPG, PNG, TIFF) dan PDFS, yang membuat teks ini dapat dicari dan ditunjukkan. Namun, ada batasan teknis pada jenis file, nomor halaman (maks. 500 untuk OCR), batas karakter (64.000), dimensi gambar dan huruf yang didukung (saat ini terutama Latin).

Perakitan konten

Mengaktifkan pembuatan otomatis dokumen bisnis standar dan berulang (mis. Kontrak, instruksi kerja, penawaran) berdasarkan templat modern yang terkait dengan sumber data seperti daftar SharePoint. Ini dapat membawa penghematan waktu yang cukup besar, seperti yang ditunjukkan oleh studi kasus dengan lebih dari 6.000 jam dihemat setahun.

Terjemahan dokumen

Membuat salinan dokumen yang diterjemahkan secara otomatis secara langsung di perpustakaan SharePoint, di mana format asli dan struktur dipertahankan. Mendukung berbagai bahasa.

Esignature

Mengintegrasikan fungsi untuk meminta dan mengelola tanda tangan elektronik secara langsung di SharePoint dan Microsoft 365. Ini menyederhanakan proses tanda tangan dan memegang dokumen selama pemeriksaan dan proses tanda tangan dalam lingkungan M365, yang mendukung kepatuhan. Ketersediaan regional saat ini masih terbatas.

PDF menggabungkan/ekstrak

Menawarkan alat untuk menggabungkan beberapa file PDF untuk membentuk satu atau untuk membagi file PDF besar menjadi beberapa yang lebih kecil.

Aturan pemrosesan

Mengaktifkan definisi tindakan berbasis aturan yang lebih mudah di pustaka dokumen untuk mengotomatisasi tugas, mis. B. Memindahkan file berdasarkan perubahan metadata.

Fitur Pengalaman Konten (Fungsi untuk Pengalaman Konten)

Fungsi -fungsi ini bertujuan untuk meningkatkan interaksi pengguna dengan konten:

Penampil File yang Ditingkatkan

Menawarkan tampilan yang diperluas untuk ratusan jenis file secara langsung di SharePoint/OneDrive/tim dan mendukung fungsi seperti komentar.

Kueri konten

Mengizinkan kueri yang tepat berdasarkan nilai metadata tertentu, yang melampaui pencarian kata kunci murni.

Templat Situs

Menyediakan templat untuk situs web SharePoint yang telah dikonfigurasikan sebelumnya untuk administrasi, pemrosesan dan pelacakan dokumen bisnis.

Portal Dokumen

Aktifkan kerja sama yang aman pada dokumen dengan pihak eksternal seperti pemasok atau freelancer.

Dokumen Bisnis Aplikasi & Hub Dokumen

Masa depan, permukaan terpusat untuk pengelolaan dokumen berkualitas tinggi yang direncanakan sebagai layanan lisensi pengguna.

Fitur Tata Kelola Konten (Manajemen Lanjutan SharePoint - SAM):

Bagian penting dari SharePoint Premium adalah fungsi tata kelola yang diperluas yang sebelumnya dikenal sebagai SharePoint Advanced Management (SAM). Ini sangat penting untuk manajemen konten yang aman, terutama yang berkaitan dengan persiapan untuk alat AI seperti kopilot.

fokus

Memerangi sprawl konten (pertumbuhan konten yang tidak terbatas), pencegahan berbagi overs (rilis konten yang berlebihan), manajemen akses ke situs web SharePoint dan OneDrive serta kontrol siklus hidup konten.

Fungsi utama

• Laporan & Wawasan Tata Kelola Akses Data (DAG): Menawarkan transparansi tentang konten mana seperti dan dengan siapa yang dibagikan, berpotensi mengidentifikasi situs web atau file yang terlalu terbagi dengan nama sensitif.
• Kebijakan Siklus Hidup Situs: Mengaktifkan definisi pedoman untuk menangani situs web yang tidak aktif (mis. Pengarsipan) dan untuk memastikan pemilik situs web yang valid.
• Ulasan Akses Situs: Otomatiskan tinjauan otorisasi akses situs web oleh pemilik situs web.
• Kontrol Akses Terbatas (RAC): Memungkinkan Anda membatasi akses ke situs web SharePoint tertentu atau akun OneDrive ke grup keamanan yang ditentukan, terlepas dari persetujuan yang ada.
• Blokir Unduh Pedia: Cegah unduhan, cetak, atau sinkronisasi file dari situs web tertentu atau OneDrive, hanya memungkinkan akses melalui browser.
• Ubah Sejarah: Proses Perubahan Administratif ke Situs Web atau Pengaturan Organisasi.
• AI Insights: Gunakan model bahasa untuk mengenali pola dan potensi masalah tata kelola dalam laporan dan memberikan rekomendasi untuk tindakan (mis. Identifikasi situs web tidak aktif dengan konten sensitif).

Perizinan

Fungsi tata kelola yang diperluas ini biasanya memerlukan lisensi pro-pengguna terpisah (lisensi SAM). Namun, perlu dicatat bahwa beberapa fungsi ini juga termasuk dalam lisensi Microsoft 365 Copilot.

Kasus & Keuntungan Aplikasi:

SharePoint Premium memungkinkan otomatisasi berbagai proses bisnis, seperti: B. Pemrosesan faktur dan kontrak. Ini meningkatkan keakuratan pencarian melalui metadata yang diekstraksi dan digunakan secara otomatis dan membantu mengelola risiko kepatuhan melalui klasifikasi otomatis dan penggunaan pedoman. Hal ini mengarah pada peningkatan manajemen pengetahuan, peningkatan efisiensi dan produktivitas, penghematan biaya dan akurasi data yang lebih tinggi. Studi dan analisis kasus menunjukkan pengembalian investasi (ROI) yang cukup besar, yang seringkali transformatif, bukan sekadar marjinal.

Namun, implementasi SharePoint Premium bukanlah usaha yang sepele. Ini bukan solusi yang hanya "dinyalakan" dan segera berfungsi. Sebaliknya, ini membutuhkan investasi yang signifikan dalam waktu dan keahlian. Pelatihan model AI khusus memerlukan dokumen sampel yang dipilih dengan cermat (baik contoh positif dan negatif) dan integrasi para ahli dari area bisnis masing -masing. Definisi taksonomi yang jelas dan pembentukan pusat konten untuk mengelola model juga diperlukan. Selain itu, struktur tata kelola untuk kurasi (tinjauan dan penyempurnaan) dari metadata dan klasifikasi yang diekstraksi serta untuk pemeliharaan model yang berkelanjutan harus ditetapkan. Keberhasilan tidak dijamin tanpa perencanaan yang cermat, partisipasi para ahli dan manajemen berkelanjutan. Ada juga rintangan teknis dan praktis: Laporan menunjukkan tantangan dalam pemrosesan dokumen kompleks, seperti: B. PDF multi -halaman dengan tabel yang meluas lebih dari beberapa halaman atau halaman dengan beberapa tabel. Format file, ukuran dan pembatasan OCR harus diamati. Selain itu, keterlambatan publikasi pembaruan model dan masalah yang dihasilkan dengan pemrosesan otomatis diamati. Faktor -faktor ini menggarisbawahi bahwa SharePoint Premium sangat kuat, tetapi membutuhkan strategi implementasi yang dipikirkan dengan baik dan perawatan berkelanjutan untuk mengeksploitasi potensi dan mengatasi pembatasan.

Cocok untuk:

• Microsoft Copilot: Analisis komprehensif dari asisten AI dari Microsoft

Copilot untuk Microsoft 365 di SharePoint: AI Assistant untuk Konten dan Kerjasama

Microsoft 365 Copilot adalah alat produktivitas berbasis AI yang terintegrasi jauh ke dalam aplikasi Microsoft 365, termasuk SharePoint. Ini menggunakan model bahasa besar (LLM) dan mengakses data dari grafik Microsoft (email, obrolan, kalender, dokumen) untuk memberikan dukungan kontekstual. Fitur keamanan pusat adalah bahwa Copilot menghormati izin pengguna yang ada; Pengguna hanya melihat informasi yang sudah mereka miliki. Penggunaan membutuhkan lisensi berbasis Microsoft 365 tertentu dan lisensi kopilot tambahan per pengguna.

Fungsi inti di SharePoint

Pembuatan konten (halaman/kontribusi)

Copilot mendukung penulis secara langsung dalam editor Rich-Text SharePoint (dalam bagian web teks) dalam membuat dan merevisi konten. Ini dapat menulis ulang teks, beradaptasi, mempersingkat atau menjalankan suara. Terutama penting adalah kemampuan untuk menghasilkan seluruh situs SharePoint berdasarkan deskripsi sederhana (prompt) atau dengan menggunakan dokumen yang ada (mis. File Word atau presentasi PowerPoint) sebagai dasar. Copilot juga menggunakan fungsi desain SharePoint baru seperti bagian yang fleksibel dan ide desain untuk menyarankan tata letak yang menarik.

Agen SharePoint

Ini adalah asisten AI khusus yang terbatas pada konten situs web SharePoint tertentu atau file dan folder yang dipilih. Anda dapat menjawab pertanyaan tentang bidang pengetahuan khusus ini dan bertindak sebagai "ahli matt" untuk konten ini. Setiap situs web SharePoint secara otomatis menerima agen standar. Pengguna dengan hak pemrosesan dapat membuat tambahan, agen khusus dan membatasi basis pengetahuan mereka hingga 20 sumber (situs web, perpustakaan, folder, file). Agen selalu menghormati izin pengguna individu. Mereka juga dapat diintegrasikan dan digunakan dalam tim Microsoft. Saat ini dokumen kantor umum, PDF, file teks dan HTML didukung; Dukungan untuk gambar, video, dan satu direncanakan. Daftar atau halaman SharePoint dari perpustakaan samping saat ini tidak dapat digunakan sebagai sumber.

Menemukan informasi/ringkasan

Copilot dapat memperoleh informasi dari pustaka dokumen SharePoint, daftar dan situs web untuk membantu pengguna mencari file, pembuatan ringkasan atau ekstraksi pengetahuan. Dalam antarmuka OneDrive atau SharePoint, pengguna dapat menggunakan Copilot untuk mendapatkan ringkasan dari dokumen atau untuk mengajukan pertanyaan. Kemampuan untuk menemukan informasi yang diperlukan disebutkan oleh pengguna awal sebagai keuntungan yang signifikan. Namun, perlu dicatat bahwa keterampilan ringkasan dalam konteks obrolan dapat dibatasi (mis. Untuk 30 hari terakhir dari kursus obrolan).

Integrasi dengan Studio Copilot

SharePoint dapat berfungsi sebagai sumber data untuk pembuatan dan pelatihan model dan agen AI kustom di Copilot Studio (sebelumnya agen virtual Power). Ini memungkinkan untuk membuat jawaban generatif berdasarkan konten SharePoint. Pengaturan membutuhkan konfigurasi otentikasi untuk memungkinkan akses ke data SharePoint.

Kasus & Keuntungan Aplikasi

Penggunaan kopilot di SharePoint menjanjikan peningkatan produktivitas yang signifikan. Ini mempercepat konten konten, menyederhanakan desain situs web dan halaman, mengotomatiskan pembuatan ringkasan dan meningkatkan kerja sama. Menemukan informasi difasilitasi dan waktu yang diperlukan untuk kegiatan rutin berkurang. Studi dan laporan dari pengguna awal memberikan keuntungan yang dapat diukur: penghematan waktu rata -rata dari 1,2 hingga 10 jam seminggu, 29 % penyelesaian tugas yang lebih cepat (pencarian, penulisan, meringkas), peningkatan kualitas dan akurasi pekerjaan.

Pembatasan dan tantangan

Terlepas dari potensinya, ada laporan tentang tantangan dan pembatasan penggunaan Copilot dengan SharePoint:

Masalah pencarian/akses

Pengguna melaporkan jawaban yang tidak konsisten atau tidak akurat ketika pertanyaan tentang konten SharePoint, terutama ketika datang ke metadata, jumlah file atau detail spesifik. Copilot tampaknya mengalami kesulitan dengan pertanyaan tentang struktur (masalah meta) berbeda dengan pertanyaan. Jendela konteks terbatas LLMS membuat sulit untuk memproses dokumen yang sangat besar atau sejumlah besar file. Penundaan dalam pengindeksan dapat mempengaruhi topikalitas informasi. Langkah -langkah tata kelola seperti Pencarian SharePoint (RSS) terbatas dapat membatasi akses data untuk kopilot dan dengan demikian mempengaruhi kualitas jawaban.

Pembatasan agen

Jumlah sumber pengetahuan untuk agen saat ini dibatasi hingga 20. Daftar dan halaman tidak didukung sebagai sumber. Dukungan untuk format file diperluas. Harus menghubungkan pada halaman tidak berfungsi sebagai sumber pengetahuan. Masalah dengan proses persetujuan untuk agen dan keterampilan landasan mereka juga dilaporkan.

Kesenjangan/ketidakkonsistenan fungsional

Beberapa pengguna melewatkan fungsi yang diketahui dari alat AI lain (mis. Mengunggah dokumen langsung dalam obrolan, pilihan model, pembuatan gambar Dall-E). Kinerja kadang-kadang dianggap lebih mudah daripada dengan model khusus seperti GPT-4.

Kesediaan data

Efektivitas kopilot sangat tergantung pada data yang terorganisir dengan baik, dengan benar dibenarkan di Microsoft 365 dan SharePoint. Risiko berbagi overs cukup besar dan harus ditangani sebelum kopilot diluncurkan.

Pengamatan ini menunjukkan bahwa Copilot terutama dirancang sebagai asisten untuk tugas -tugas seperti desain, ringkasan dan menjawab pertanyaan berdasarkan konten yang dapat diakses dan menggunakan pemahaman semantik. Namun, ini bukan obat mujarab dan tidak menggantikan proses pencarian yang dikontrol metadata atau tugas inventaris yang tepat. Pengguna yang mengharapkan Copilot menghitung secara tepat file atau memfilter elemen berdasarkan metadata kompleks mungkin kecewa. Kinerja dibatasi oleh data yang mendasari dalam grafik Microsoft, batas pengindeksan dan otorisasi yang digunakan. Oleh karena itu, manajemen ekspektasi yang jelas mengenai keterampilannya dibandingkan dengan metode pencarian tradisional sangat penting untuk pengenalan yang sukses.

Integrasi platform AI independen dan lintas-data-lebar untuk semua citra masalah perusahaan: xpert.digital

Ki-Gamechanger: Solusi AI Platform-Tailor yang paling fleksibel yang mengurangi biaya, meningkatkan keputusan mereka dan meningkatkan efisiensi

Platform AI Independen: mengintegrasikan semua sumber data perusahaan yang relevan

• Platform AI ini berinteraksi dengan semua sumber data tertentu
  • Dari SAP, Microsoft, Jira, Confluence, Salesforce, Zoom, Dropbox dan banyak sistem manajemen data lainnya
• Integrasi AI Cepat: Solusi AI yang dibuat khusus untuk perusahaan dalam beberapa jam atau hari bukan bulan
• Infrastruktur Fleksibel: Berbasis cloud atau hosting di pusat data Anda sendiri (Jerman, Eropa, pilihan lokasi bebas)

• Keamanan Data Tertinggi: Penggunaan di Firma Hukum adalah bukti yang aman
• Gunakan di berbagai sumber data perusahaan
• Pilihan model AI Anda sendiri atau berbagai (DE, EU, USA, CN)

Menantang yang dipecahkan platform AI kami

• Kurangnya akurasi solusi AI konvensional
• Perlindungan Data dan Manajemen Data Sensitif yang Aman
• Biaya tinggi dan kompleksitas pengembangan AI individu
• Kurangnya AI yang memenuhi syarat
• Integrasi AI ke dalam sistem TI yang ada

Lebih lanjut tentang itu di sini:

• AI Integrasi platform AI independen dan lintas-data untuk semua masalah perusahaan

Sistem Manajemen Data dalam Perubahan: Strategi Keberhasilan Perusahaan di Usia AI - Gambar: Xpert.Digital

Fungsi AI asli lainnya-Sharepoint bertemu AI: Pendekatan Natural dan Pihak Ketiga Dalam Perbandingan

Selain SharePoint Premium dan Copilot, ada teknologi Microsoft asli lainnya yang memungkinkan atau memungkinkan fungsi AI dalam konteks SharePoint:

Integrasi pembangun AI

AI Builder adalah bagian dari platform Microsoft Power dan menawarkan kumpulan model AI pra-terlatih dan kustom (mis. Untuk pemrosesan dokumen, pengenalan objek, kategorisasi, prediksi). Model-model ini dapat digunakan secara langsung di SharePoint (seringkali sebagai bagian dari fungsi SharePoint Premium/Syntex untuk pemrosesan terstruktur/bentuk bebas) atau melalui alur kerja Power Automate, yang dipicu oleh peristiwa SharePoint (mis. Mengunggah file). Ini memungkinkan pembuatan otomatisasi berbasis AI yang dibuat khusus dengan pendekatan kode/no-kode yang rendah. Contohnya adalah alur kerja yang secara otomatis mengekstrak metadata dari faktur yang diunggah dan menulis di kolom SharePoint atau mengklasifikasikan dokumen berdasarkan kontennya. Penggunaan AI Builder memerlukan lisensi platform daya yang sesuai atau kredit pembangun AI, beberapa di antaranya juga termasuk dalam lisensi syntex/premium atau ditagih oleh model PAYG.

Topik Viva (diatur)

Topik Viva menggunakan KI untuk secara otomatis mengidentifikasi pengetahuan di Microsoft 365 (termasuk SharePoint), untuk mengatur dan menyajikannya dalam bentuk topik dan situs. Topik -topik ini ditampilkan dalam konteks yang terkait dalam aplikasi seperti SharePoint, tim dan Outlook untuk memfasilitasi penemuan pengetahuan dan mengidentifikasi para ahli. Namun, topik Viva akan dihentikan pada bulan Februari 2025. Microsoft malah berfokus pada upaya pengembangannya pada pengalaman pengetahuan yang didukung AI dalam Copilot dan langsung di SharePoint. Halaman topik yang ada yang diterbitkan oleh pengguna dikonversi menjadi situs SharePoint normal yang masih dapat ditemukan melalui pencarian, tetapi tidak lagi diperbarui oleh AI.

Integrasi AI Builder menggarisbawahi aspek penting dari strategi Microsoft: Sementara SharePoint Premium menawarkan sejumlah model AI bawaan dan dapat dilatih untuk tugas manajemen konten umum, Power Platform (Power Automat, Aplikasi Daya) dengan AI Builder berfungsi sebagai alat utama untuk pembuatan data yang ditentukan oleh pengguna yang ditentukan pengguna. Jadi, jika perusahaan membutuhkan otomatisasi AI yang melampaui fungsi standar premium-untuk-contoh untuk integrasi dengan sistem eksternal, untuk menerapkan logika multi-tahap yang kompleks atau untuk membuat permukaan khusus dengan aplikasi daya-platform daya dengan AI Builder adalah set alat Microsoft yang dimaksud. Ini menawarkan tingkat ekspansi penting di luar fungsi premium bawaan.

Cocok untuk:

• Unkrame AI mengubah integrasi AI untuk perusahaan dalam waktu catatan: solusi yang dibuat khusus dalam jam atau hari

Solusi AI dari Penyedia Pihak Ketiga untuk Integrasi di SharePoint

Selain solusi AI asli Microsoft, ada pasar yang berkembang untuk alat pihak ketiga yang mengintegrasikan atau memperluas fungsi AI di SharePoint. Solusi ini sering mencakup ceruk tertentu atau menawarkan pendekatan alternatif untuk penawaran Microsoft. Integrasi biasanya melalui mekanisme yang berbeda:

LEBAH

Penggunaan Microsoft Graph API atau API SharePoint spesifik untuk mengakses data dan melakukan tindakan.

Konektor

Platform seperti Zapier atau Power Automat (via Custom Connectors) memungkinkan koneksi SharePoint ke layanan AI eksternal.

Add-in/aplikasi khusus

Solusi yang dirancang sebagai bagian web SharePoint Framework (SPFX), add-in atau aplikasi independen dan berinteraksi langsung dengan SharePoint.

Contoh dan analisis

Kisaran solusi pihak ketiga besar. Berikut adalah beberapa contoh, dikategorikan menurut fokus fungsional:

Platform Alur Kerja/Otomasi (dengan AI)

• Flowforma: Platform tanpa kode yang menggunakan AI generatif ("copilot" dan fungsi ringkasannya sendiri) untuk membuat alur kerja kompleks yang terintegrasi dengan mulus ke dalam Microsoft 365 dan SharePoint.
• NINTEX: Menawarkan alat yang luas untuk otomatisasi alur kerja, robot Process Automation (RPA) dan pembuatan dokumen dengan integrasi SharePoint. Namun, ia dapat memiliki kurva belajar yang lebih curam dan biaya yang lebih tinggi.
• Zapier: berfungsi sebagai platform integrasi ("middleware") yang menggabungkan SharePoint dengan ribuan aplikasi lain, termasuk layanan AI seperti "AI oleh Zapier" (menggunakan model seperti OpenAai, Antropik) atau alat AI khusus seperti "Brows AI" untuk ekstraksi data situs web. Terutama cocok untuk otomatisasi tugas aplikasi yang lebih mudah dan silang.
• KISSFLOW: Solusi manajemen alur kerja lain yang ditujukan untuk pengguna non-teknis melalui antarmuka pengguna yang sederhana.
• Semly.ai: Khusus dalam memenuhi produktivitas. Terintegrasi dengan SharePoint untuk secara otomatis menghasilkan catatan pertemuan, ringkasan, dan tugas yang dihasilkan AI di perpustakaan SharePoint yang relevan. Integrasi berlangsung melalui API dan menghormati otorisasi yang ada.

Pencarian Semantic/Manajemen Pengetahuan

• PoolParty Semantic Suite (dari Graphwise): Menawarkan level semantik melalui SharePoint (serta tim dan copilot). Mengaktifkan pencarian semantik (yang melampaui kata kunci dan memahami sinonim), taging konsep otomatis berdasarkan taksonomi yang dikelola secara terpusat dan pencarian faceted untuk penyempurnaan hasil. Terintegrasi dengan SharePoint Term Store, Azure dan Grafik API.
• Semaphore (dari Progress): Gunakan model semantik, aturan penambangan teks dan klasifikasi untuk memberikan dokumen SharePoint dengan metadata yang kaya dan terkait konteks. Sebuah studi kasus dengan organisasi nirlaba global menunjukkan peningkatan kemampuan menemukan dokumen dan jaringan pengetahuan yang lebih baik di berbagai lokasi.
• Expert.ai: Alat untuk analisis teks semantik dengan opsi adaptasi yang mendalam untuk kata kunci dan konsep. Disebutkan sebagai perbandingan sebagai alternatif yang kuat di bidang semantik.
• Guru: Platform pencarian AI perusahaan yang membuat informasi dari berbagai sumber, termasuk SharePoint, agregat dan dicari.
• Onyx (sebelumnya Danswer): Platform AI open source yang menggabungkan dengan dokumen perusahaan, aplikasi (termasuk SharePoint) dan People. Menawarkan antarmuka obrolan, konektor ke lebih dari 40 sistem dan opsi untuk membuat agen AI khusus. Dapat dioperasikan secara lokal atau di cloud.

Pemrosesan/perekaman dokumen

• ARTSYL DOCALPHA: Terintegrasi erat dengan SharePoint dan menawarkan OCR yang diperluas, pengenalan dokumen berbasis AI (klasifikasi otomatis dan penugasan metadata), ekstraksi data cerdas (dengan model yang dapat dilatih) dan otomatisasi alur kerja. Bertujuan untuk industri tertentu seperti perawatan kesehatan, keuangan, dan manufaktur.
• ConceptClassifier (dari penyedia yang berbeda): ADD-ON yang menggunakan teknologi "pemrosesan istilah majemuk" untuk mengklasifikasikan data yang tidak terstruktur di SharePoint dan mengekstrak metadata.

Platform KI/Produktivitas Umum

• Stack AI: Platform untuk membuat agen AI yang berinteraksi dengan data internal dan API, termasuk pemrosesan dokumen dan pencarian.
• Kama Dei: Platform untuk Pemahaman Bahasa Alami (NLU) dengan database pengetahuan yang dapat dikonfigurasi untuk membuat agen virtual.

Alat open source / pengembang

Di GitHub ada berbagai proyek open source dan repositori tentang pengembangan SharePoint (mis. Repositori resmi Microsoft untuk dokumentasi dan pelatihan SPFX). Ada juga alat spesifik seperti "Prompt Pulse", aplikasi Power Teams Microsoft yang digunakan SharePoint sebagai sumber data untuk berbagi petunjuk kopilot, atau alat produktivitas yang lebih umum dengan sampul SharePoint. Onyx adalah contoh dari platform pencarian/AI perusahaan open source yang lebih komprehensif dengan SharePoint Connector.

Perbandingan Alat KI: Pendekatan Pihak Ketiga Terpadu

Perbandingan Alat KI: Pendekatan Pihak Terpadu vs Pihak Ketiga-Image: Xpert.Digital

Keputusan antara penggunaan solusi Microsoft AI terintegrasi seperti SharePoint Premium atau Copilot dan integrasi alat pihak ketiga memerlukan pertimbangan yang cermat dari berbagai aspek. Solusi terintegrasi menawarkan integrasi yang sangat mendalam di Microsoft 365 dan pengalaman pengguna yang mulus. Kisaran fungsionalnya luas dan mencakup area seperti pemrosesan, tata kelola dan bantuan, meskipun kedalamannya dapat bervariasi tergantung pada fungsinya. Model biaya solusi ini adalah hibrida: mereka didasarkan pada pendekatan berbasis pengguna dan pengguna. Kemampuan beradaptasi terbatas pada pelatihan model, permintaan dan penggunaan platform daya, sementara integrasi keamanan didasarkan pada standar yang ada dan kepatuhan Microsoft 365. Upaya pemeliharaan secara efisien diatur oleh pembaruan pusat dari ekosistem Microsoft, tetapi membutuhkan konfigurasi dan pelatihan tertentu. Pada akhirnya, ini mengarah ke ikatan produsen tinggi dalam sistem Microsoft.

Atau apakah Anda memilih alat "terbaik-breed" khusus dari penyedia pihak ketiga untuk tugas AI spesifik yang mungkin menawarkan fungsionalitas yang unggul di bidang ini, tetapi menyebabkan upaya integrasi dan potensi biaya administrasi yang lebih tinggi, dengan pengecualian mitra digital Xpert?

Solusi pihak ketiga, di sisi lain, bervariasi dalam hal kedalaman integrasi. Misalnya, mereka bekerja dengan API, konektor, dan add-in, yang dapat berarti kompleksitas tambahan. Mereka sering berspesialisasi dalam ceruk dan menawarkan fungsi yang berpotensi lebih dalam daripada solusi terintegrasi di bidang tertentu. Model biaya sangat bervariasi, dimulai dengan langganan ke model freemium dan open source. Dengan kemampuan beradaptasi, keuntungannya sering dengan penyedia pihak ketiga, terutama solusi open source, yang memungkinkan fleksibilitas maksimum. Namun, solusi ini memerlukan tes terpisah mengenai keselamatan dan penanganan data serta manajemen integrasi yang berpotensi lebih tinggi. Ikatan pabrikan biasanya lebih rendah, tetapi ada ketergantungan pada penyedia pihak ketiga masing -masing.

Keputusan antara integrasi Microsoft asli dan alat pihak ketiga khusus juga harus dipertimbangkan sehubungan dengan upaya integrasi dan pengikatan pabrikan. Sementara Microsoft 365 menawarkan integrasi yang mendalam dalam ekosistem Anda sendiri, Bond (terkunci) ke pabrikan ini bisa tinggi. Solusi ketiga, di sisi lain, berpotensi menawarkan lebih banyak fleksibilitas. Oleh karena itu, organisasi harus hati -hati mempertimbangkan apakah keuntungan yang seharusnya dari fungsi khusus membenarkan biaya tambahan dan kompleksitas integrasi.

Cocok untuk:

• Bahaya Penguncian Vendor: Mengapa Perusahaan Harus Menghindari Ketergantungan

Efek AI pada fungsi inti SharePoint

Kecerdasan buatan tidak hanya mengubah strategi manajemen konten yang menyeluruh, tetapi juga mempengaruhi fungsi inti SharePoint, khususnya pada otomatisasi pencarian dan proses.

Cari dan Menemukan Informasi

Pencarian kata kunci tradisional di portal perusahaan sering kali mengarah pada hasil yang tidak memuaskan dan jumlah waktu yang tinggi bagi pengguna. AI menjanjikan perbaikan dasar di sini:

Dari kata kunci ke konsep

Pencarian yang didukung AI melampaui perbandingan kata kunci murni. Ini bertujuan untuk memahami niat pengguna di balik permintaan pencarian dan memperhitungkan konteks kata dan frasa semantik.

Pencarian semantik

Teknologi ini menggunakan kode vektor (representasi matematika dari kata dan konsep) dan model suara untuk menemukan informasi yang terkait secara konseptual, bahkan jika istilah pencarian yang tepat tidak terjadi dalam dokumen. Microsoft Search dan Copilot khususnya membangun indeks semantik yang dihasilkan dari data dalam grafik Microsoft. Indeks ini memungkinkan untuk mengenali hubungan antara bentuk kata yang berbeda, untuk memahami sinonim dan mengidentifikasi dokumen serupa dalam hal konten. Azure AI Search juga menawarkan fungsi semantik seperti peringkat ulang (evaluasi ulang hasil pencarian berdasarkan relevansi semantik), ekstraksi respons-snippet dan penekanan. Penyedia ketiga seperti Pool Party juga mengintegrasikan fungsi pencarian semantik di SharePoint. Lisensi Microsoft 365 Copilot dalam penyewa mungkin diperlukan untuk fungsi semantik yang diperluas tertentu, terutama dalam konteks Copilot Studio atau Azure AI Search untuk secara optimal menggunakan indeks semantik.

Pemrosesan Bahasa Alami (NLP) / kueri bahasa alami

AI semakin memungkinkan pengguna untuk mengajukan pertanyaan dalam bahasa yang alami dan sehari -hari daripada harus menggunakan istilah pencarian yang kaku. Microsoft 365 Copilot secara eksplisit dirancang untuk interaksi percakapan ini. Namun, perlu dicatat bahwa Microsoft telah mengumumkan bahwa bentuk -bentuk dukungan tertentu untuk kueri bahasa alami dalam antarmuka pencarian standar Microsoft 365 (seperti Outlook, Tim, SharePoint Search) kedaluwarsa dengan filter atau penggunaan copilot. Alat seperti llamaindex dalam kombinasi dengan konektor data (mis. CDATA) juga dapat digunakan untuk mengembangkan solusi khusus yang memungkinkan kueri bahasa alami terhadap data SharePoint. Fungsi eDiscovery (premium) di Microsoft Purview juga menggunakan pembangun kueri bahasa alami sehubungan dengan copilot.

Personalisasi & Rekomendasi

Algoritma AI menganalisis perilaku pengguna, peran mereka dalam perusahaan, interaksi dan hubungan mereka dalam grafik Microsoft untuk memberikan hasil pencarian yang dipersonalisasi dan secara proaktif menyarankan konten yang relevan (dokumen, berita, ahli).

Keuntungan dari peningkatan pencarian yang didukung AI ini adalah temuan informasi yang lebih cepat, hasil pencarian yang lebih relevan, penemuan pengetahuan yang lebih baik dan pengurangan waktu yang dihabiskan karyawan dengan pencarian.

Tabel menunjukkan perbedaan antara pencarian yang berbeda - gambar: xpert.digital

Tabel menunjukkan perbedaan antara pencarian yang berbeda. Pencarian kata kunci terjadi melalui perbandingan istilah yang tepat dan secara praktis terbatas karena kesederhanaannya, tetapi dibatasi dalam relevansi, karena tidak memperhitungkan konteks atau sinonim. Pencarian Microsoft standar, yang dipersonalisasi, juga menggunakan sinyal dari grafik Microsoft untuk menawarkan relevansi yang lebih baik yang disesuaikan dengan pengguna. Namun, sering mengabaikan konteks semantik dan sangat tergantung pada kualitas data grafik. Pencarian semantik, yang didasarkan pada teknologi seperti copilot atau Azure AI, bekerja dengan kode vektor dan memahami konteks dan pentingnya pertanyaan pencarian. Ini memberikan relevansi terbesar karena mengakui niat dan juga menemukan secara konseptual serupa. Namun, ini membutuhkan pengaturan eksplisit, lisensi yang sesuai dan data berkualitas tinggi dan dapat mencapai batasnya untuk masalah meta yang kompleks. Kueri bahasa alami didasarkan pada AI percakapan dan deteksi niat memungkinkan input intuitif dan fleksibel. Namun, itu bisa ambigu, hanya didukung sampai batas terbatas dalam antarmuka pengguna standar dan akurasinya sangat tergantung pada kualitas model yang mendasarinya.

Pengembangan pencarian dalam Microsoft 365 menunjukkan arah yang jelas: Copilot mewakili generasi berikutnya dan menggunakan indeks semantik yang lebih canggih daripada pencarian Microsoft standar. Sementara pencarian standar sudah mengintegrasikan personalisasi oleh Microsoft Graph, Copilot menambahkan pemahaman semantik yang lebih dalam dan kemampuan untuk masuk logis. Pengaturan pencarian Microsoft di Bing yang mendukung Copilot menggarisbawahi orientasi strategis ini. Namun demikian, pencarian kopilot juga mencapai batas dalam praktik, terutama dalam hal data yang tidak cukup disiapkan atau otorisasi yang tidak jelas. Alat -alat seperti Pencarian SharePoint Terbatas (RSS) menggambarkan area ketegangan antara akses data luas yang dibutuhkan AI, dan persyaratan tata kelola data, yang memengaruhi kopilot dan pencarian standar. Jadi Copilot bukan hanya "pencarian yang lebih baik", tetapi asisten AI yang kemampuan pencariannya didasarkan pada pemahaman semantik, tetapi bergantung pada kualitas dan aksesibilitas data yang mendasarinya.

Proses otomatisasi dan manajemen konten

AI juga merevolusi cara konten dikelola dalam SharePoint dan terintegrasi ke dalam proses:

Klasifikasi & Kata Kunci Otomatis

Model AI, terutama yang dari SharePoint Premium/Syntex, dapat secara otomatis menganalisis dan mengklasifikasikan dokumen berdasarkan kontennya. Mereka menerapkan tag metadata yang telah ditentukan sebelumnya, baik berdasarkan model terlatih atau melalui integrasi dengan taksonomi SharePoint (metadata yang dikelola). Ini secara signifikan mengurangi upaya manual dan memastikan metadata yang konsisten atas seluruh stok dokumen.

Ekstraksi metadata

Selain klasifikasi murni, KI dapat mengekstraksi informasi spesifik - seperti data, nama, jumlah, klausa kontrak - dari terstruktur (formulir) dan tidak terstruktur (huruf, kontrak). Data yang diekstraksi ini disimpan dalam kolom SharePoint (bidang metadata) dan dengan demikian memungkinkan proses yang dikendalikan metadata dan secara signifikan meningkatkan kemampuan menemukan.

Otomatisasi alur kerja

Metadata yang diekstraksi secara otomatis atau klasifikasi telah digunakan sebagai pemicu untuk alur kerja hilir yang biasanya dibuat dengan otomat daya. Contohnya adalah proses persetujuan berdasarkan jumlah faktur yang diekstraksi, pemberitahuan untuk proses kontrak yang akan datang atau rute otomatis dokumen ke departemen yang bertanggung jawab.

Otomasi Kepatuhan (nama penyimpanan/kerahasiaan)

Aplikasi yang sangat penting adalah penggunaan otomatis pedoman kepatuhan. Model AI (dalam SharePoint Premium/Syntex) dapat dikonfigurasi sedemikian rupa sehingga Anda secara otomatis menerapkan nama penyimpanan (label retensi) atau nama kerahasiaan (label sensitivitas) dari Microsoft Purview ke dokumen, berdasarkan klasifikasi atau konten yang diakui (mis. Informasi sensitif). Ini memastikan bahwa konten diperlakukan sesuai dengan pedoman perusahaan dan persyaratan hukum tanpa pengguna harus melakukan intervensi secara manual. Konfigurasi berlangsung dengan menautkan nama purview dengan model AI atau dengan pedoman pelabelan mobil di Purview, yang bereaksi terhadap jenis konten tertentu, jenis informasi sensitif, kata kunci atau pengklasifikasi yang dapat dilatih. Contoh konkret akan menjadi model Syntex yang mengenali "spesifikasi produk" dan secara otomatis menggunakan nama penyimpanan berbasis peristiwa "5 tahun setelah pengaturan produk". Power Automat juga dapat digunakan untuk menerapkan nama berdasarkan logika alur kerja.

Perakitan konten

Seperti yang telah disebutkan, fungsi ini mengotomatiskan pembuatan dokumen standar.

Keuntungan dari otomatisasi ini jelas: peningkatan efisiensi, pengurangan kesalahan manual, peningkatan kepatuhan, konsistensi data yang lebih tinggi dan proses bisnis yang dipercepat.

Kemampuan AI untuk mengotomatiskan tugas kepatuhan adalah perubahan paradigma. Secara tradisional, kepatuhan dengan periode retensi atau perlindungan data sensitif sangat tergantung pada proses manual dan perawatan karyawan-dan rentan terhadap kesalahan dan sulit untuk dikerjakan. KI, terutama oleh SharePoint Premium/Syntex, sekarang memungkinkan pedoman kepatuhan yang didefinisikan dalam Microsoft Purview untuk menegakkannya secara proaktif dan otomatis berdasarkan konten dokumen. Dengan memahami AI jenis dokumen apa itu atau apakah berisi informasi sensitif, itu dapat menggunakan nama penyimpanan atau kerahasiaan yang benar tanpa pengguna harus melakukan ini secara manual. Ini secara drastis meningkatkan konsistensi aplikasi dan mengurangi risiko pelanggaran kepatuhan. Ini adalah nilai tambah yang cukup besar untuk perusahaan di industri yang diatur atau mereka yang memiliki data sensitif dalam jumlah besar. AI bertindak sebagai jembatan antara konten itu sendiri dan aturan tata kelola untuk digunakan di atasnya dan memungkinkan penegakan otomatis dalam skala besar.

Mesin Rendering 3D AI & XR: Keahlian lima kali lipat dari Xpert.Digital dalam paket layanan komprehensif, R&D XR, PR & SEM - Gambar: Xpert.Digital

Xpert.Digital memiliki pengetahuan mendalam tentang berbagai industri. Hal ini memungkinkan kami mengembangkan strategi khusus yang disesuaikan secara tepat dengan kebutuhan dan tantangan segmen pasar spesifik Anda. Dengan terus menganalisis tren pasar dan mengikuti perkembangan industri, kami dapat bertindak dengan pandangan ke depan dan menawarkan solusi inovatif. Melalui kombinasi pengalaman dan pengetahuan, kami menghasilkan nilai tambah dan memberikan pelanggan kami keunggulan kompetitif yang menentukan.

Lebih lanjut tentang itu di sini:

• Gunakan 5x keahlian Xpert.Digital dalam satu paket - mulai dari €500/bulan

Perlindungan & Tata Kelola Data: Amankan Image Solusi AI: Xpert.Digital

Nilai strategis dan pertimbangan implementasi

Integrasi AI di SharePoint menawarkan nilai tambah strategis yang signifikan di luar peningkatan fungsi individu. Namun, keputusan untuk mengimplementasikan implementasi harus didasarkan pada pertimbangan yang cermat atas keuntungan, biaya, dan persyaratan yang diperlukan.

Kasus Bisnis: Mengapa Menerapkan AI di SharePoint?

Argumen untuk penggunaan AI di SharePoint beragam dan menyentuh area inti dari kinerja perusahaan:

Efisiensi & Produktivitas

Keuntungan yang paling nyata adalah menghemat waktu yang sangat besar melalui otomatisasi tugas manual dan pengulangan. Ini termasuk input data, klasifikasi dokumen, langit -langit, ringkasan dan pembuatan dokumen standar. Karyawan dibebaskan dari kegiatan rutin dan dapat berkonsentrasi pada tugas yang lebih strategis dan lebih bernilai. Pencarian yang ditingkatkan juga mempercepat penemuan informasi.

Manajemen pengetahuan

KI membantu mengubah jumlah informasi yang sering tidak terstruktur di SharePoint menjadi pengetahuan yang terorganisir dan dapat diakses. Dial dan klasifikasi kudeta otomatis meningkatkan kemampuan menemukan dan penggunaan kembali informasi. Meskipun topik Viva ditetapkan, tujuannya tetap untuk jaringan yang lebih baik dengan pengetahuan dan keahlian, sekarang terutama melalui SharePoint dan Copilot.

Kepatuhan & Tata Kelola

AI memungkinkan implementasi otomatis pedoman kepatuhan. Penggunaan otomatis penunjukan penyimpanan dan kerahasiaan berdasarkan konten, pengakuan informasi sensitif dan penggunaan metadata yang konsisten membantu mengurangi risiko kepatuhan dan meningkatkan akurasi data. Ini juga mendukung auditabilitas.

Penghematan Biaya & ROI

Otomasi mengurangi biaya operasional yang disebabkan oleh proses manual, pemecahan masalah dan pencarian yang tidak efisien. Potensi penghematan juga dihasilkan dari konsolidasi alat dan menghindari biaya untuk sistem warisan khusus. Studi kasus dan analisis ROI, baik untuk syntex/premium dan copilot, menunjukkan potensi penghematan tinggi yang sering melampaui perbaikan marjinal dan dapat mencapai pengembalian investasi dari lebih dari 100% menjadi lebih dari 400%.

Keberlanjutan

Implementasi AI mempersiapkan basis konten untuk perkembangan di masa depan dan terutama untuk asisten AI seperti copilot. Ini memposisikan perusahaan sesuai dengan tren umum untuk integrasi AI ke tempat kerja digital.

Faktor Implementasi

Pengenalan Solusi AI di SharePoint membutuhkan pendekatan strategis dan pertimbangan beberapa faktor kunci:

Lisensi & Biaya

Memahami model lisensi sangat penting. SharePoint Premium menggabungkan model bayar-as-you-go (melalui langganan Azure) untuk pemrosesan layanan dengan lisensi berbasis pengguna untuk fungsi tata kelola yang diperluas (SAM). Microsoft 365 Copilot juga memerlukan lisensi pengguna terpisah selain lisensi berbasis M365. Biaya, terutama untuk fungsi premium dan kopilot, dapat menjadi rintangan, terutama untuk organisasi yang lebih kecil. Penggunaan komputer biaya dan alat penilaian direkomendasikan. Pembentukan tagihan PAYG membutuhkan tautan ke langganan Azure dan grup sumber daya.

Kesiapan Data & Arsitektur Informasi (IA)

Ini adalah salah satu faktor keberhasilan yang paling kritis. Efektivitas alat AI, terutama kopilot, bergantung secara besar -besaran pada kualitas, organisasi dan otorisasi data yang mendasari di SharePoint dan Microsoft 365. Arsitektur informasi yang kuat sangat penting: struktur situs web yang jelas dan situs hub, penggunaan metadata dan jenis bahan yang konsisten, struktur folder logis dan konversi nama. Data redundan, ketinggalan zaman atau sepele (merah) harus diidentifikasi dan disesuaikan karena mereka dapat mempengaruhi hasil AI. Faktor yang menentukan adalah tinjauan dan koreksi izin file dan penghapusan oversharing sebelum alat AI seperti kopilot diperkenalkan secara luas. Alat seperti SharePoint Advanced Management (SAM) dan Microsoft Purview adalah pusat dari ini. AI sendiri juga mempengaruhi praktik terbaik untuk metadata standar IA, proses penandaan otomatis dan kontrol kualitas menjadi lebih penting. Kebutuhan akan basis data yang solid tidak dapat cukup ditekankan; AI bukan pengganti kebersihan informasi dasar, tetapi mengharuskannya.

Implementasi & Keahlian Teknis

Pengaturan SharePoint Premium membutuhkan langkah -langkah konfigurasi seperti menautkan ke Azure, pengaturan pusat konten dan melatih model khusus. Ini dapat memerlukan pengetahuan teknis dan membuatnya perlu untuk mengintegrasikan spesialis TI atau mitra eksternal. Ada kurva belajar untuk administrator dan pengguna. Dianjurkan untuk memulai dari kecil, mengidentifikasi aplikasi spesifik dan menjanjikan dan secara bertahap meluncurkan solusi.

Tantangan & pembatasan

Organisasi harus menyadari potensi rintangan teknis, seperti: B. Masalah akurasi dalam model, batas pemrosesan untuk jenis file tertentu, ukuran atau tata letak yang kompleks, ketidakkonsistenan dalam jawaban atau kompleksitas kopilot dalam integrasi sistem yang berbeda.

Perubahan Manajemen & Adopsi

Pengenalan alat AI mengubah metode kerja. Adopsi yang berhasil membutuhkan pelatihan pengguna yang ditargetkan, komunikasi yang jelas melalui manfaat dan batasan alat dan mungkin pembentukan "juara" internal atau pengganda.

Cocok untuk:

• AI Terpercaya: Kartu Trump Eropa dan kesempatan untuk mengambil peran utama dalam kecerdasan buatan

Pertimbangan Etis dan Perlindungan Data

Penggunaan AI dalam konteks perusahaan menimbulkan pertanyaan etika dan perlindungan data yang penting yang harus ditangani secara proaktif:

Bias dan keadilan

Model AI belajar dari data dan karenanya dapat menyerap dan memperkuat prasangka yang ada (bias). Ini dapat menyebabkan hasil yang diskriminatif atau tidak adil. Pemantauan berkelanjutan dan adaptasi model diperlukan untuk mengenali dan meminimalkan bias. Konten dan saran yang dihasilkan harus diperiksa untuk netralitas dan inklusif.

Perlindungan & Keamanan Data

Sistem AI seperti proses kopilot yang berpotensi dalam sejumlah besar data perusahaan, termasuk informasi sensitif atau pribadi. Risiko utamanya adalah bahwa otorisasi yang salah (overs sharing) atau konfigurasi yang salah membuat data sensitif dapat diakses pengguna yang tidak disengaja yang seharusnya tidak melihat. Enkripsi yang kuat, kontrol akses yang ketat dan kepatuhan terhadap peraturan perlindungan data (seperti GDPR/GDPR) sangat penting. Microsoft menekankan bahwa Copilot menggunakan langkah -langkah perlindungan data komersial yang mencegah petunjuk pengguna atau data digunakan untuk melatih LLM publik. Namun demikian, organisasi harus mendefinisikan dan mengkomunikasikan pedoman penanganan data mereka sendiri dan khususnya secara hati -hati menangani data yang dibatasi secara hukum (mis. Data kesehatan/PHI, PII).

Transparansi & tanggung jawab

Pengguna harus dapat memahami bagaimana jawaban yang dihasilkan AI terjadi. Karena LLMS sesekali “berhalusinasi”, yaitu informasi yang salah tetapi terdengar meyakinkan, penting bagi pengguna secara kritis memeriksa dan memverifikasi hasilnya. Pedoman penggunaan yang jelas dan tanggung jawab untuk memeriksa hasil AI diperlukan.

Prinsip yang bertanggung jawab AI

Penggunaan AI harus mengikuti prinsip -prinsip etika: hormat, patuh dan hati -hati untuk menghindari kerusakan. Aspek seperti aksesibilitas alat AI dan efek potensial pada pekerjaan harus dipertimbangkan. Ketergantungan berlebihan pada AI yang mengurangi pemikiran kritis harus dihindari.

Pengenalan AI di SharePoint menciptakan dualitas yang melekat: di satu sisi, alat -alat ini memungkinkan keuntungan efisiensi yang sangat besar melalui akses dan memproses data dalam jumlah besar. Di sisi lain, tepatnya keterampilan ini membuka risiko baru untuk perlindungan data dan keamanan data. Kemampuan kopilot untuk mengakses email, obrolan, dan dokumen untuk memberikan bantuan kontekstual juga membawa risiko pengungkapan informasi sensitif yang tidak disengaja jika izin yang mendasarinya salah atau terlalu luas. Oleh karena itu sangat penting bahwa implementasi alat AI bergandengan tangan dengan memperkuat langkah -langkah keamanan dan perlindungan data serta pembentukan pedoman etika yang jelas dan proses tata kelola. Manfaat AI hanya dapat diimplementasikan secara bertanggung jawab jika risiko terkait dikelola secara aktif.

Microsoft 365 dan AI: Tren, Alat dan Generasi Produktivitas Berikutnya

Integrasi AI di SharePoint hanya di awal. Perkembangan masa depan harus dibentuk oleh tren berikut:

Integrasi AI yang lebih dalam dan lebih luas

Diharapkan bahwa fungsi AI terintegrasi bahkan lebih mulus dan komprehensif di SharePoint, OneDrive, tim dan layanan Microsoft 365 lainnya. AI akan semakin membentuk dasar untuk manajemen konten, otomatisasi, dan pengalaman pengguna.

Pengembangan lebih lanjut dari SharePoint Premium

Microsoft diperkirakan akan memperluas fungsi SharePoint Premium. Fitur -fitur seperti aplikasi Dokumen Bisnis, hub dokumen, pengarsipan di tingkat file dan periode retensi yang lebih lama untuk cadangan M365 ada di peta jalan. Fungsi inti dari pemrosesan konten dan pemerintah juga dikembangkan lebih lanjut, mis. B. Melalui aturan AI baru untuk menetapkan kerahasiaan dan nama penyimpanan.

Perbaikan di Copilot

Copilot diharapkan lebih cerdas, lebih terintegrasi (mis. Tampilan kartu koneksi VIVA dalam agen) dan berpotensi mampu dalam kaitannya dengan tugas dan kesimpulan yang lebih kompleks. Perbaikan dalam interaksi bahasa juga diharapkan.

Pengalaman penulis yang dioptimalkan

Pembuatan konten di SharePoint selanjutnya disederhanakan oleh AI, mis. B. Melalui pembuatan sisi berbasis AI, saran desain untuk bagian samping, tata letak yang lebih fleksibel (grid 12-kolom), penulisan bersama waktu nyata untuk halaman dan alat yang lebih baik untuk pemrosesan tabel.

Fokus yang terus -menerus pada tata kelola

Mengingat semakin banyaknya data dan meningkatnya penggunaan AI, Microsoft diharapkan untuk terus mengembangkan dan meningkatkan alat untuk mengelola akses, siklus hidup, dan kepatuhan pada usia AI.

Cocok untuk:

• Cara Eropa menuju kedaulatan teknologi melalui otomatisasi berbasis AI: analisis rekomendasi KIRO 2024

Rekomendasi: Meningkatkan Efisiensi dan Manajemen Pengetahuan oleh AI di SharePoint

Integrasi kecerdasan buatan menandai titik balik bagi Microsoft Sharepoint. Platform ini berkembang dari sistem penyimpanan dokumen murni ke lingkungan yang cerdas untuk manajemen konten, kolaborasi, dan pencarian pengetahuan. Solusi asli dari Microsoft, di atas semua SharePoint Premium (sebagai pengembangan lebih lanjut dari Syntex) dan Microsoft 365 Copilot, menawarkan alat yang kuat, bahkan jika pengembangan, untuk mengotomatiskan proses, peningkatan pencarian dan dukungan pengguna. Ini dilengkapi dengan solusi khusus ketiga. Nilai strategis dalam peningkatan efisiensi yang cukup besar, peningkatan akses pengetahuan, kepatuhan otomatis, dan penghematan biaya yang berpotensi tinggi.

Agar berhasil meningkatkan potensi ini, perencanaan strategis dan implementasi yang cermat sangat penting. Berdasarkan analisis, hasil rekomendasi inti berikut:

Memprioritaskan analisis dan aplikasi kebutuhan

Jangan memperkenalkan solusi AI demi Anda sendiri. Identifikasi tantangan bisnis konkret-untuk pemrosesan dokumen yang tidak efisien, hasil pencarian yang buruk, kesenjangan kepatuhan atau silo pengetahuan yang AI dapat memberikan nilai tambah yang dapat diukur. Memprioritaskan aplikasi berdasarkan pengembalian investasi (ROI) yang diharapkan dan kepentingan strategis.

Menetapkan tata kelola data sebagai yayasan

Ini adalah prasyarat yang paling penting. Sebelum Anda meluncurkan alat AI seperti kopilot atau fungsi premium yang luas, menginvestasikan waktu dan sumber daya dalam membersihkan database Anda, optimalisasi arsitektur informasi dan renovasi izin dan masalah berlebihan. Gunakan alat dari SharePoint Advanced Management (SAM) dan Microsoft Purview. Tata kelola yang solid bukanlah suatu pilihan, tetapi dasar untuk penggunaan AI yang efektif dan aman.

Menimbang solusi asli vs pihak ketiga

Mengevaluasi solusi asli SharePoint Premium dan Copilot karena integrasi mereka yang mendalam untuk persyaratan inti di bidang pemrosesan konten dan bantuan AI umum dalam Microsoft 365. Pertimbangkan alat pihak ketiga jika ada persyaratan ceruk spesifik, sangat prioritas yang tidak dicakup oleh penawaran asli, atau jika investasi yang kuat telah dilakukan dalam solusi pihak ketiga yang ada. Mempertimbangkan trade-off sehubungan dengan kedalaman integrasi, spesialisasi fungsi, biaya dan upaya pemeliharaan.

Mulailah dari yang kecil dan lanjutkan iteratif

Mulai proyek percontohan untuk aplikasi atau departemen yang dipilih. Gunakan mode simulasi jika tersedia (mis. Untuk pedoman pelabelan otomatis) untuk memperkirakan efeknya. Ukur hasil dan ROI dan perbaikan model dan proses sebelum merencanakan pengantar yang luas. Dengan jelas mengomunikasikan keterampilan saat ini dan batas -batas alat AI untuk menetapkan harapan yang realistis.

Lisensi dan etika proaktif

Keluarga membiasakan diri dengan model lisensi hibrida dari SharePoint Premium dan struktur biaya kopilot. Mempertimbangkan anggaran Azure yang diperlukan untuk layanan PAYG. Kembangkan pedoman etika yang jelas dan pedoman penggunaan untuk alat AI yang membahas aspek -aspek seperti perlindungan data, penghindaran bias dan kebutuhan untuk memeriksa hasilnya. Merencanakan pelatihan pengguna dan mengubah langkah -langkah manajemen.

Sebagai kesimpulan, dapat dinyatakan bahwa integrasi AI sangat penting untuk nilai tambah di masa depan dari SharePoint. Pendekatan strategis, terkendali dengan baik dan berulang yang menggabungkan kemungkinan teknologi dengan praktik tata kelola yang kuat dan pertimbangan etis adalah kunci untuk mewujudkan keuntungan yang signifikan dan pada saat yang sama mengelola risiko yang melekat.

☑️ Dukungan UKM dalam strategi, konsultasi, perencanaan dan implementasi

☑️ Penciptaan atau penataan kembali strategi AI

☑️ Pelopor Pengembangan Bisnis

Konrad Wolfenstein

Saya akan dengan senang hati menjadi penasihat pribadi Anda.

Anda dapat menghubungi saya dengan mengisi formulir kontak di bawah ini atau cukup hubungi saya di +49 89 89 674 804 (Munich) .

Saya menantikan proyek bersama kita.

Xpert.Digital adalah pusat industri dengan fokus pada digitalisasi, teknik mesin, logistik/intralogistik, dan fotovoltaik.

Dengan solusi pengembangan bisnis 360°, kami mendukung perusahaan terkenal mulai dari bisnis baru hingga purna jual.

Kecerdasan pasar, pemasaran, otomasi pemasaran, pengembangan konten, PR, kampanye surat, media sosial yang dipersonalisasi, dan pemeliharaan prospek adalah bagian dari alat digital kami.

Anda dapat mengetahui lebih lanjut di: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus