Kesalahpahaman terbesar manajer Jerman: Mengapa “optimalkan dulu, lalu otomatisasi” melumpuhkan perusahaan Anda

Otomatisasi: Kebenaran yang diabaikan banyak perusahaan – dan apa yang benar-benar berhasil

Prinsip panduan yang berlaku bak hukum abadi di dunia bisnis Jerman adalah: "Optimalkan prosesnya dulu, baru implementasikan teknologinya." Pendekatan yang terkesan logis dan menghindari risiko ini mendominasi diskusi seputar digitalisasi dan sering dipuji sebagai mantra untuk manajemen perusahaan yang baik. Namun, cara berpikir berurutan ini tidak hanya ketinggalan zaman—tetapi juga semakin menjadi salah satu hambatan terbesar bagi daya saing perusahaan di era digital. Hal ini didasarkan pada kesalahpahaman mendasar tentang cara kerja otomatisasi modern dan dampaknya.

Artikel ini menjelaskan mengapa pemisahan ketat antara optimasi proses dan otomatisasi merupakan dikotomi yang keliru. Kami menunjukkan bahwa menunggu proses manual yang "sempurna" menjebak perusahaan dalam kondisi statis yang membuang-buang waktu berharga, menunda pengembalian investasi (ROI), memperparah kekurangan keterampilan, dan menumpuk utang teknis yang besar. Alih-alih urutan yang kaku, kami menganjurkan pendekatan paralel di mana peningkatan proses dan perencanaan otomatisasi berjalan beriringan sejak awal. Dengan menggunakan prinsip-prinsip seperti rekayasa simultan, metode modern seperti penambangan proses, dan metodologi tangkas, menjadi jelas: efisiensi sejati dan kelangsungan masa depan muncul bukan dari menunggu, tetapi dari pemikiran yang cerdas dan simultan dalam proses dan sistem. Saatnya untuk mantra baru dalam transformasi digital.

Terkadang dibutuhkan dorongan yang jelas untuk menantang cara berpikir yang sudah mengakar. Hal ini baru-baru ini muncul dalam bentuk unggahan LinkedIn oleh Marco Gebhardt, Direktur Pelaksana GEBHARDT Intralogistics Group GmbH. Rasa frustrasinya yang terang-terangan, yang dirangkum dalam kalimat, "Saya sudah tidak tahan membacanya lagi: 'Anda harus mengendalikan proses Anda sebelum mengotomatiskannya.'" menjadi pemicu artikel ini. Pernyataan ini mengungkap salah satu mitos terbesar transformasi digital dan merupakan titik awal yang tepat untuk mengkaji mengapa pendekatan ini sudah tidak relevan lagi.

Lebih lanjut tentang itu di sini:

• LinkedIn: Saya tidak bisa membaca ini lagi: "Anda perlu mengendalikan proses Anda sebelum mengotomatiskannya."

Optimalisasi proses dan otomatisasi secara paralel: Dikotomi palsu dalam budaya bisnis Jerman

Mengapa pemikiran berurutan memperlambat perusahaan – dan apa yang sebenarnya berhasil

Perdebatan seputar urutan optimalisasi dan otomatisasi proses saat ini sedang marak di kalangan profesional berbahasa Jerman. Satu aksioma mendominasi diskusi di LinkedIn: proses manual harus berjalan sempurna terlebih dahulu, baru kemudian teknologi harus diimplementasikan. Mantra ini tampaknya benar secara intuitif, logis, dan konservatif secara ekonomi. Namun, mantra ini juga tidak sepenuhnya salah. Namun, analisis yang lebih mendalam mengungkapkan bahwa pendekatan ini menyebabkan kesalahpahaman mendasar tentang sifat proyek otomatisasi dan secara sistematis menghambat daya saing perusahaan.

Perangkap statis: Ketika proses dianggap tidak berubah

Permasalahan utamanya terletak pada kenyataan bahwa pendekatan ini memperlakukan aktivitas bisnis sebagai kuantitas statis. Pendekatan ini berasumsi bahwa suatu proses dapat mencapai kondisi optimal yang kemudian dapat direplikasi secara teknis. Namun, hal ini tidak mencerminkan realitas proses produksi dan perkantoran modern. Sebaliknya, implementasi praktis menunjukkan bahwa proses berubah secara fundamental dengan diperkenalkannya teknologi otomasi. Apa yang bekerja sempurna secara manual saat ini tidak akan lagi sesuai dengan sistem otomatis di masa mendatang, karena otomasi membawa logika, persyaratan, dan batasannya sendiri.

Temuan riset dari industri otomasi Eropa menggarisbawahi dinamika ini. Analisis sektor pembuatan perkakas mengungkapkan bahwa hampir dua pertiga dari seluruh perusahaan yang disurvei menyebutkan stabilitas proses sebagai salah satu hambatan terbesar dalam implementasi. Namun, segera menjadi jelas bahwa stabilitas ini bukanlah sesuatu yang dimiliki atau tidak dimiliki oleh suatu proses. Stabilitas ini merupakan konsep bertahap yang dicapai melalui adaptasi berkelanjutan. Tujuh puluh persen perusahaan dalam studi yang sama menyatakan bahwa standarisasi komponen dan proses belum cukup maju untuk memungkinkan otomatisasi menyeluruh. Kesalahan logika yang mungkin terjadi adalah mengatakan: "Kalau begitu, optimalkan secara manual dulu." Namun, temuan realistisnya adalah bahwa standarisasi itu sendiri seringkali merupakan hasil dari proses otomatisasi, bukan prasyaratnya.

Cocok untuk:

• Studi “Otomatisasi Sukses dalam Pembuatan Alat” oleh Institut Teknologi Produksi Fraunhofer IPT bekerja sama dengan Akademi Pembuatan Alat WBA Aachen

Paralel, bukan sekuensial: Kunci menuju otomatisasi sejati

Hal ini menjadi sangat jelas ketika mempertimbangkan apa yang disebut prinsip Rekayasa Simultan, yang telah menjadi praktik terbaik standar dalam organisasi modern. Konsep ini menyatakan bahwa semua individu yang terlibat dalam proses mengerjakan suatu hasil tidak secara berurutan, tetapi secara paralel. Jika diterapkan pada optimasi dan otomatisasi proses, ini berarti bahwa tim bekerja secara simultan untuk meningkatkan proses secara manual dan, secara paralel, mempertimbangkan bagaimana proses ini dapat diotomatisasi. Perspektif paralel ini mengarah pada optimasi yang lebih mendasar karena mengoptimalkan langkah-langkah proses tidak hanya untuk efisiensi saat ini tetapi juga untuk potensi otomatisasinya. Ini merupakan pendekatan yang secara kualitatif berbeda.

Budaya bisnis Jerman memiliki kecenderungan yang kuat untuk memecah masalah menjadi beberapa fase. Hal ini bukannya tidak efektif—secara historis, pendekatan bertahap telah menghasilkan kesuksesan besar dalam bidang teknik dan manufaktur Jerman. Namun, dalam digitalisasi modern, pendekatan ini terbukti kontraproduktif. Sebuah studi empiris oleh Bitkom mengungkapkan bahwa 45 persen perusahaan mengidentifikasi konversi sistem dan proses yang ada sebagai tantangan utama digitalisasi—terutama lazim di kalangan perusahaan besar dengan lebih dari seribu karyawan, di mana angka ini meningkat menjadi 66 persen. Ini bukan kebetulan. Semakin lama perusahaan berpegang teguh pada model sekuensial, semakin lebar kesenjangan antara kondisi optimal dan persyaratan otomatisasi.

Cocok untuk:

• bitkom: Mengatasi tantangan digitalisasi proses bisnis

Biaya tersembunyi dari menunggu: ROI, kekurangan keterampilan, dan utang teknis

Permasalahan ROI menjadi semakin nyata ketika mempertimbangkan realitas proyek otomatisasi. Skenario tipikal: Sebuah perusahaan menginvestasikan lima puluh ribu euro dalam solusi otomatisasi untuk pemrosesan faktur. Pengurangan upaya manual menghasilkan penghematan tahunan sebesar empat puluh ribu euro. Oleh karena itu, ROI minus dua puluh persen pada tahun pertama. Ini bukan kegagalan otomatisasi, melainkan kurva tipikal. Pada tahun kedua, investasi tersebut kembali sepenuhnya. Pada tahun ketiga, solusi tersebut mulai menguntungkan. Perusahaan yang menunggu terlalu lama untuk fase manual yang "sempurna" akan kehilangan tahun-tahun amortisasi yang berharga ini.

Situasi menjadi semakin kritis ketika mempertimbangkan kekurangan tenaga kerja terampil. Menurut survei terkini, kurangnya spesialis TI dan digitalisasi merupakan faktor pembatas bagi proyek-proyek otomasi. Sebuah studi oleh Deloitte menunjukkan bahwa perusahaan yang mengandalkan otomasi mencapai, rata-rata, produktivitas 20 persen lebih tinggi dan basis biaya 15 persen lebih rendah. Namun, perusahaan-perusahaan ini biasanya tidak menunggu fase manual yang "sempurna". Mereka mulai membangun struktur paralel sejak dini. Hal ini juga menciptakan fondasi bagi pemahaman yang lebih mendalam antara departemen TI dan bisnis, yang pada gilirannya secara signifikan meningkatkan tingkat keberhasilan proyek-proyek otomasi.

Utang teknis yang timbul dari perencanaan yang terlalu berurutan juga merupakan faktor yang signifikan. Jika perusahaan menunggu hingga semuanya berjalan sempurna secara manual, sistem teknis, basis data, dan komponen perangkat lunak akan terus beroperasi selama waktu tersebut. Sistem-sistem tersebut menjadi usang, mengalami inkonsistensi, dan mengembangkan "utang" dalam bentuk kode yang usang, perangkat keras yang usang, dan struktur basis data yang kurang optimal. Beban untuk membayar utang ini di kemudian hari, bersamaan dengan implementasi otomatisasi, meningkat secara eksponensial. Sebuah studi tentang pengelolaan utang teknis di perusahaan-perusahaan besar menunjukkan bahwa pembayaran utang harus menjadi proses berkelanjutan yang melibatkan implementasi paralel dari penghindaran, identifikasi, pengukuran, penentuan prioritas, dan pemantauan. Pendekatan yang sepenuhnya berurutan menyebabkan utang teknis terakumulasi sedemikian rupa sehingga pada akhirnya menghambat otomatisasi itu sendiri.

Fokus industri: B2B, digitalisasi (dari AI ke XR), teknik mesin, logistik, energi terbarukan, dan industri

Lebih lanjut tentang itu di sini:

• Pusat Bisnis Xpert

Pusat topik dengan wawasan dan keahlian:

• Platform pengetahuan tentang ekonomi global dan regional, inovasi dan tren khusus industri
• Kumpulan analisis, impuls dan informasi latar belakang dari area fokus kami
• Tempat untuk keahlian dan informasi tentang perkembangan terkini dalam bisnis dan teknologi
• Pusat topik bagi perusahaan yang ingin mempelajari tentang pasar, digitalisasi, dan inovasi industri

Dari Penambangan Proses ke Agile: Bagaimana metode modern memaksakan paralelisme

Penambangan proses menawarkan pendekatan yang benar-benar baru. Teknologi ini merekonstruksi proses yang ada dari data eksekusi dan mengungkap inefisiensi. Penentuan prioritas sangatlah berharga: Penambangan proses dapat secara objektif menentukan perubahan proses mana yang akan menghasilkan ROI terbesar. Sebuah studi tentang pengukuran keberhasilan penambangan proses mengidentifikasi empat faktor kunci keberhasilan: Perekaman dan analisis proses merekonstruksi proses yang ada secara visual; harmonisasi dan optimasi proses menstandardisasi proses yang serupa; pemilihan proses otomatisasi mengikuti kriteria ROI, dengan fokus pada proses standar bervolume tinggi; dan pemantauan selama operasi mengukur kinerja proses secara berkelanjutan.

Pendekatan sistematis ini tidak bisa menunggu hingga semua proses dioptimalkan secara manual. Pendekatan ini harus berjalan secara paralel. Penambangan proses hanya berfungsi dengan data nyata dari proses nyata. Anda tidak dapat menerapkan penambangan proses pada proses yang dioptimalkan yang tidak pernah benar-benar dijalankan dalam praktik, tetapi hanya pada proses yang sudah ada dan menghasilkan data.

Tantangan implementasi merupakan aspek lain yang mendukung pendekatan paralel. Sebuah studi pasar CGI menemukan bahwa manajemen perubahan, kemitraan kolaboratif antara bisnis dan TI, integrasi ke dalam lanskap sistem yang ada, metode implementasi yang tangkas, dan pelatihan karyawan merupakan lima faktor keberhasilan proyek otomatisasi. Faktor-faktor ini berfungsi jauh lebih baik ketika pendekatan paralel digunakan. Ketika bisnis dan TI bekerja sama dalam menemukan solusi, pemahaman bersama yang lebih baik akan terbentuk secara otomatis. Manajemen perubahan bekerja lebih baik ketika karyawan memahami mengapa suatu proses dioptimalkan dengan cara tertentu—karena mereka melihat bahwa hal ini secara khusus dimaksudkan untuk membuatnya dapat diotomatisasi.

Tingkat kesalahan statistik dalam proyek otomasi juga menunjukkan hal yang signifikan. Salah satu sumber kesalahan yang paling sering terjadi adalah pemilihan proses otomasi yang salah. Sebaliknya, ini berarti pemilihan proses yang tepat sangat penting untuk keberhasilan. Namun, pemilihan yang tepat ini tidak dapat dilakukan secara eksternal oleh konsultan yang menunggu hingga semuanya berjalan optimal secara manual. Hal ini hanya dapat dicapai melalui pemahaman bersama dan paralel, di mana para insinyur dan pakar di bidangnya bekerja sama untuk menentukan proses mana yang merupakan kandidat yang cocok untuk otomasi.

Ketika mengkaji metode agile dalam pengembangan perangkat lunak, terlihat jelas bahwa model paralel lebih unggul daripada model air. Transformasi agile dengan pipeline DevOps menunjukkan bahwa enkapsulasi produk dalam layanan mikro dan kontainer memungkinkan penerapan yang cepat, paralel, dan hemat sumber daya. Hal ini memungkinkan pengujian otomatis yang paralel dan karenanya lebih cepat, sehingga secara signifikan mengurangi waktu tunggu. Ini bukanlah fenomena baru, melainkan prinsip yang telah terbukti yang menunjukkan bahwa paralelisme lebih efisien daripada sekuensialisme – bahkan dalam lingkungan teknis yang kompleks.

Konsep Manajemen Lean, yang berakar kuat dalam industri Jerman, juga mendukung pendekatan paralel ini. Manajemen Lean didasarkan pada perbaikan berkelanjutan dan meminimalkan pemborosan. Namun, menunggu hingga proses sempurna secara manual justru membuang-buang waktu – salah satu sumber daya paling berharga. Menggabungkan Manajemen Lean dengan teknologi Industri 4.0 memungkinkan pemantauan dan pengendalian proses manufaktur yang lebih presisi. Namun, kombinasi ini hanya efektif jika kedua aspek – keahlian Lean dan perencanaan teknologi – dikembangkan secara paralel.

Cocok untuk:

• Kelemahan digitalisasi produksi: Mengapa dua dekade Industri 4.0 gagal dalam menghadapi kenyataan

Lebih dari sekadar teknologi: manusia, budaya, dan perbaikan berkelanjutan

Aspek yang sering terabaikan adalah dimensi psikologis. Pernyataan "proses dulu, baru teknologi" bukan hanya pernyataan strategis; tetapi juga meyakinkan. Bagi banyak karyawan dan manajer, ini berarti mereka belum perlu melakukan apa pun, bahwa mereka masih punya waktu. Pihak yang menentang otomatisasi di dalam perusahaan sering menggunakan mantra ini untuk memperlambat proyek. Hal ini dapat dimengerti, tetapi merugikan secara ekonomi. McKinsey menunjukkan bahwa perusahaan yang mendorong otomatisasi sejak dini dan secara paralel dengan optimalisasi proses, rata-rata, termasuk di antara para pemenang di pasar mereka.

Integrasi hibrida adalah istilah yang semakin penting dalam arsitektur sistem modern. Konsep ini menyatakan bahwa perusahaan dapat melakukan modernisasi secara bertahap tanpa mengganti sistem yang ada secara tiba-tiba. Contoh praktisnya adalah integrasi solusi SAP dengan aplikasi berbasis cloud. Pendekatan hibrida ini memungkinkan modernisasi paralel tanpa memengaruhi operasional yang ada. Pengembangan baru dilakukan bersamaan dengan operasional yang sedang berjalan, memungkinkan pengujian tanpa menimbulkan masalah ketersediaan. Pengguna dapat secara aktif memilih di antara kedua solusi tersebut hingga solusi baru sepenuhnya menggantikan solusi lama. Hal ini menunjukkan bahwa evolusi, bukan revolusi, adalah jalan yang tepat—melainkan evolusi yang berjalan paralel, bukan berurutan.

Kendala implementasi yang disebutkan dalam studi belum tentu merupakan argumen yang menentang proses paralel. Hampir sepertiga perusahaan melaporkan kurangnya pemahaman proses. Namun, perusahaan-perusahaan ini dapat memperoleh manfaat dari pendekatan paralel karena keterlibatan intensif dengan teknologi otomasi mendorong pemahaman yang lebih mendalam tentang proses tersebut. Diskusi antara departemen TI dan bisnis tentang "bagaimana kita akan mengotomatiskan langkah ini?" menghasilkan pemahaman proses yang lebih menyeluruh daripada fase analitis semata.

Peningkatan berkelanjutan (continuous Improvement) merupakan konsep lain yang mendukung proses paralel. Setelah mengimplementasikan proyek otomatisasi, biasanya dimulai fase di mana pemantauan dilakukan, inefisiensi yang teridentifikasi diatasi, dan proses dioptimalkan lebih lanjut. Fase ini menjadi jauh lebih efektif jika tidak sepenuhnya terpisah dari fase optimasi awal. Jika tim sudah memahami bagaimana proses dapat diotomatisasi, mereka dapat menerapkan peningkatan berkelanjutan dengan lebih cepat dan efektif.

Prinsip Kaizen, yang berarti perbaikan berkelanjutan, sering disalahpahami sebagai proses yang sangat lambat. Kenyataannya, Kaizen berarti bahwa setiap orang yang terlibat terus-menerus mencari dan menerapkan perbaikan. Hal ini sangat efektif dengan inisiatif otomatisasi paralel. Kombinasi ini menciptakan budaya perbaikan berkelanjutan yang tidak menunggu fase manual yang "sempurna", melainkan mencapainya selama proses implementasi otomatisasi.

Tuntutan terhadap manajemen perubahan dalam proyek otomasi memang sangat tinggi. Proyek otomasi adalah perubahan organisasi, bukan perubahan teknis semata. Penolakan dari karyawan adalah hal yang wajar dan manusiawi. Solusinya terletak pada komunikasi transparan yang secara berkala melaporkan tujuan, potensi, dampak, dan status. Namun, komunikasi ini lebih efektif jika dilakukan secara bersamaan. Jika karyawan menyadari sejak awal bahwa keahlian mereka diintegrasikan ke dalam desain solusi otomasi, kepercayaan dan penerimaan lebih mungkin terbangun daripada jika mereka harus mengamati terlebih dahulu bagaimana suatu proses dioptimalkan "sempurna" hanya untuk kemudian diotomatisasi "dari luar".

Pengamatan penting lainnya: Perusahaan yang menunggu terlalu lama untuk fase manual yang sempurna sering kali melewatkan kesempatan untuk investasi teknologi. Pendanaan, subsidi, dan insentif pajak untuk digitalisasi memiliki batas waktu. Budaya menunggu menyebabkan kesempatan-kesempatan ini terlewatkan. Perusahaan yang gesit memanfaatkan kesempatan ini karena mereka sudah dapat berpikir secara paralel dan bertindak lebih cepat.

Cocok untuk:

• Daya saing Eropa dalam krisis: Kemampuan ambidextrous organisasi sebagai jalan keluar yang strategis

Mantra baru untuk transformasi digital

Kesimpulan dari semua perspektif ini jelas: Pernyataan klasik "proses dulu, teknologi belakangan" sudah ketinggalan zaman secara ekonomi dan strategis. Pernyataan ini mungkin tepat di dunia Industri 2.0 atau 3.0, di mana perubahan berlangsung lebih lambat dan investasi besar dalam sistem individual memiliki masa pakai yang panjang. Namun, dalam realitas Industri 4.0 saat ini, di mana fleksibilitas, kecepatan, dan adaptasi berkelanjutan sangat penting, pendekatan ini justru kontraproduktif.

Mantra yang tepat adalah: Memahami proses itu penting. Memikirkan otomatisasi bukan sekadar pilihan; melainkan penting untuk benar-benar memahami proses. Kemajuan terjadi ketika Anda menggabungkan keduanya. Ini bukan berarti menerapkan otomatisasi yang dirancang dengan buruk. Ini berarti selalu mengintegrasikan perspektif otomatisasi ke dalam optimasi proses. Ini berarti analis proses dan arsitek TI bekerja sama sejak awal. Ini berarti perusahaan tidak menunggu kesempurnaan manual tanpa henti, tetapi memulai lebih awal dengan langkah-langkah otomatisasi kecil dan berulang.

Perusahaan yang memahami dan mempraktikkan hal ini akan menjadi salah satu pemenang di industrinya. Perusahaan yang terus berpikir secara berurutan akan tertinggal.

☑️ Bahasa bisnis kami adalah Inggris atau Jerman

☑️ BARU: Korespondensi dalam bahasa nasional Anda!

 

Saya akan dengan senang hati melayani Anda dan tim saya sebagai penasihat pribadi.

Anda dapat menghubungi saya dengan mengisi formulir kontak atau cukup hubungi saya di +49 89 89 674 804 (Munich) . Alamat email saya adalah: wolfenstein ∂ xpert.digital

Saya menantikan proyek bersama kita.

 

 

☑️ Dukungan UKM dalam strategi, konsultasi, perencanaan dan implementasi

☑️ Penciptaan atau penataan kembali strategi digital dan digitalisasi

☑️ Perluasan dan optimalisasi proses penjualan internasional

☑️ Platform perdagangan B2B Global & Digital

☑️ Pelopor Pengembangan Bisnis/Pemasaran/Humas/Pameran Dagang

Xpert.Digital memiliki pengetahuan mendalam tentang berbagai industri. Hal ini memungkinkan kami mengembangkan strategi khusus yang disesuaikan secara tepat dengan kebutuhan dan tantangan segmen pasar spesifik Anda. Dengan terus menganalisis tren pasar dan mengikuti perkembangan industri, kami dapat bertindak dengan pandangan ke depan dan menawarkan solusi inovatif. Melalui kombinasi pengalaman dan pengetahuan, kami menghasilkan nilai tambah dan memberikan pelanggan kami keunggulan kompetitif yang menentukan.

Lebih lanjut tentang itu di sini:

• Gunakan 5x keahlian Xpert.Digital dalam satu paket - mulai dari €500/bulan