Menangani perangkat lunak manajemen gudang yang sudah ketinggalan zaman

Bursa atau "bisnis seperti biasa"?

Sistem pergudangan modern saat ini memiliki masa pakai teknis sepuluh tahun atau lebih, di mana sistem tersebut dapat diadaptasi dengan perkembangan terkini. Tetapi bagaimana dengan perangkat lunak pengontrolnya? Hampir tidak mungkin sebuah perusahaan dapat beroperasi dengan sukses di pasar dengan perangkat lunak yang sudah berusia sepuluh tahun. Hal ini menimbulkan pertanyaan bagi para profesional logistik tentang apakah dan kapan tindakan diperlukan, meskipun perangkat keras tersebut dapat dengan mudah terus berfungsi secara efisien selama beberapa tahun lagi.

Perangkat lunak manajemen gudang yang sudah usang dan tidak lagi memenuhi tuntutan efisiensi proses serta tidak lagi kompatibel dengan lingkungan jaringan modern: Ini adalah skenario yang memengaruhi banyak perusahaan. Meskipun demikian, risiko beralih ke solusi perangkat lunak modern sering dihindari. Hal ini tidak mengherankan, karena implementasi perangkat lunak manajemen gudang baru dapat dengan mudah menimbulkan kecemasan bagi banyak profesional logistik, terutama mengingat inventaris besar dengan ribuan item berbeda. Bahkan setelah beralih, semua item masih harus dicatat oleh sistem dan – yang sama pentingnya – mudah ditemukan untuk pengambilan atau pengecekan inventaris.

Perangkat lunak manajemen gudang: lama vs. baru

Ada sejumlah alasan yang dapat dipahami mengapa manajer TI enggan mengganti sistem logistik lama mereka dengan perangkat lunak manajemen gudang yang baru. Alasan-alasan tersebut meliputi persyaratan teknis yang tidak jelas, kekhawatiran akan waktu henti (downtime), kurangnya sumber daya teknis atau personel, atau sekadar waktu dan biaya implementasi baru. Akibatnya, banyak perusahaan terus mengoperasikan perangkat lunak usang mereka untuk mengendalikan sistem pasokan mereka, meskipun perangkat lunak tersebut tidak lagi sesuai dengan lingkungan jaringan modern. Hal ini menyebabkan solusi yang terisolasi dan terpisah-pisah yang menyulitkan pengelolaan organisasi, kontrol, dan administrasi proses secara efisien. Jika bahkan mengintegrasikan modul SAP baru atau bertukar data dengan WMS terbukti bermasalah, penggunaan yang efisien menjadi hampir mustahil. Banyak profesional logistik telah menyadari hal ini dan oleh karena itu sedang mempertimbangkan kembali proses logistik mereka.

Namun, implementasi perangkat lunak manajemen gudang baru, terutama untuk inventaris besar, membutuhkan persiapan yang sangat cermat. Selain mengklarifikasi batasan waktu dan biaya investasi, struktur dan proses intralogistik, serta tata letak gudang dan kondisi struktural, harus dipertimbangkan. Terakhir namun tidak kalah penting, harus dipastikan bahwa sistem kontrol baru terintegrasi dengan mulus dengan peralatan gudang yang ada. Karena alasan ini, disarankan untuk mengimplementasikan perangkat lunak baru dalam kerja sama erat dengan produsen peralatan gudang terkait. Bagaimanapun, produsen ini tidak hanya memberikan keahlian logistik dan TI mereka sendiri, tetapi juga pengalaman luas mereka dari proyek serupa di perusahaan lain.

Langkah 1: Perangkat lunak mana yang sesuai untuk kebutuhan apa?

Pada awalnya, para spesialis melakukan analisis proses di lokasi untuk memahami kondisi yang ada dan menentukan kebutuhan serta persyaratan pelanggan. Temuan ini kemudian diintegrasikan ke dalam sistem pengujian perangkat lunak manajemen gudang dari produsen. Kardex Remstar, produsen sistem penyimpanan dan pengambilan dinamis, menawarkan kepada pelanggannya kesempatan untuk menguji peralatannya dengan Power Pick Global, sistem kontrol terkini Kardex Remstar.

Setelah pelatihan dan instruksi awal, staf gudang dan manajer intralogistik menggunakan sistem pengujian untuk mensimulasikan lingkungan kerja sehari-hari mereka – idealnya secara praktis dan setiap hari selama periode tertentu. Kemudian dilanjutkan dengan lokakarya yang menggabungkan pengalaman yang diperoleh. Hasil lokakarya ini menjadi dasar dokumen spesifikasi, termasuk penyesuaian khusus pelanggan, yang pada gilirannya menjadi dasar proposal komersial. Tergantung pada ukuran proyek dan sumber daya yang tersedia, durasi proyek ditentukan setelah selesai.

Dua sistem atau satu?

Langkah selanjutnya bergantung pada hasil proses pengambilan keputusan bersama. Tergantung pada struktur, proses, dan lanskap sistem TI mereka, Kardex Remstar menawarkan berbagai solusi perangkat lunak kepada pelanggannya. Misalnya, ketika berurusan dengan perangkat lunak manajemen gudang yang sudah usang dan sistem SAP baru, muncul pertanyaan: Haruskah perusahaan mengimplementasikan perangkat lunak baru sedemikian rupa sehingga bekerja secara subordinat dengan solusi SAP yang sudah ada? Dalam skenario ini, antarmuka mentransfer semua pesanan yang relevan dengan gudang dari SAP ke sistem kontrol (dan menerimanya kembali untuk konfirmasi dan rekonsiliasi inventaris). Oleh karena itu, staf gudang harus mengoperasikan dua sistem secara bersamaan, tetapi tetap dapat memanfaatkan semua keunggulan perangkat lunak manajemen gudang (WMS) yang baru.

Opsi lain adalah mengintegrasikan sistem manajemen gudang (WMS) secara mulus dengan SAP. Dengan solusi berbasis SAP ini, karyawan gudang cukup bekerja melalui antarmuka SAP. Tentu saja, dimungkinkan juga untuk menghubungkan WMS ke sistem perangkat lunak ERP lainnya, seperti dari Microsoft Dynamics atau Oracle.

Terlepas dari solusi yang akhirnya dipilih pelanggan, rasa lega karena berhasil mengatasi masalah sensitif ini adalah yang terpenting. Hasilnya berbicara sendiri: proses yang lebih efisien dan peningkatan aliran material di gudang jelas menunjukkan bahwa investasi tersebut terbayar relatif cepat. Tergantung pada jumlah barang, volume barang yang diproses, dan modal yang terikat di gudang, pengembalian investasi (ROI) untuk peningkatan perangkat lunak manajemen gudang dapat dihitung maksimal satu tahun.