Intranet vs. Pemasaran & Humas: Diremehkan karena kekuatan komunikasi internal yang tidak terlihat – Gambar: Xpert.Digital
Pembisik perusahaan: Komunikasi intranet yang efektif untuk tujuan perusahaan
Intranet sebagai rumah: Peran khusus komunikasi internal
Komunikasi korporat berbasis intranet pada dasarnya berbeda dari pemasaran klasik dan hubungan masyarakat (PR) karena ditujukan pada kelompok sasaran internal dan tujuan komunikasi spesifik dalam suatu perusahaan. Berikut perbedaan utama dan cara kerjanya:
Kelompok fokus dan sasaran
Komunikasi intranet
Bentuk komunikasi ini ditujukan khusus kepada karyawan suatu perusahaan. Hal ini bertujuan untuk memastikan aliran informasi internal, memperkuat budaya perusahaan dan mendukung proses organisasi. Sarana yang umum adalah platform intranet, buletin, majalah karyawan, email, dan acara internal.
Pemasaran dan Humas
Disiplin-disiplin ini terutama berorientasi eksternal. Tugas pemasaran adalah mempromosikan produk atau jasa dan mendorong tindakan langsung seperti pembelian. PR, di sisi lain, berfokus pada membangun dan memelihara citra publik perusahaan. Kedua disiplin ilmu ini bekerja dengan kelompok sasaran eksternal seperti pelanggan, investor, atau media.
Tujuan dan strategi
Komunikasi intranet
Tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan motivasi karyawan, memperkuat rasa kebersamaan dan memastikan kelancaran pertukaran informasi. Hal ini juga berkontribusi terhadap transparansi internal dan mendukung dialog antar tingkat hierarki yang berbeda.
pemasaran
Fokusnya di sini adalah pada promosi penjualan dan menangani pelanggan secara langsung. Strategi pemasaran sering kali dirancang untuk jangka pendek untuk mencapai hasil langsung seperti peningkatan penjualan.
PR
PR mengejar tujuan jangka panjang seperti membangun kepercayaan, menjaga hubungan dengan berbagai pemangku kepentingan dan meningkatkan citra perusahaan. PR bekerja secara tidak langsung dengan mempengaruhi citra perusahaan melalui media dan saluran komunikasi seperti media sosial.
Saluran komunikasi
Komunikasi intranet
Menggunakan saluran internal seperti intranet, sistem email, atau buletin internal. Saluran ini dirancang khusus untuk penggunaan internal dan sering kali menawarkan fitur interaktif seperti forum atau survei untuk mendorong dialog antar karyawan.
pemasaran
Menggunakan saluran eksternal seperti periklanan (TV, radio, online), media sosial, pemasaran email, atau optimasi mesin pencari (SEO) untuk menargetkan pelanggan.
PR
Mengandalkan siaran pers, kerja media, kolaborasi influencer, dan acara untuk menampilkan perusahaan secara positif kepada publik.
Keterukuran
Komunikasi intranet
Mengukur keberhasilan seringkali lebih sulit dibandingkan pemasaran atau PR. Hal ini sering kali didasarkan pada faktor kualitatif seperti kepuasan karyawan atau umpan balik dari survei internal.
pemasaran
Sangat berbasis data dan menggunakan alat pelacakan untuk mengukur rasio klik-tayang, konversi, dan KPI (indikator kinerja utama) lainnya.
PR
Dampak dari tindakan PR seringkali dapat diukur secara tidak langsung. Indikator keberhasilan dapat berupa liputan media, jangkauan media sosial, atau persepsi umum terhadap perusahaan.
Ada antarmuka
Meskipun komunikasi intranet bersifat internal dan pemasaran serta PR berorientasi eksternal, terdapat antarmuka. Komunikasi internal yang kuat dapat mempengaruhi citra eksternal perusahaan secara positif. Jika karyawan memiliki informasi yang baik dan mengidentifikasi diri mereka dengan perusahaan, mereka sering kali menyebarkan persepsi positif ini kepada dunia luar. Selain itu, departemen pemasaran dan PR harus bekerja sama secara erat untuk mengkomunikasikan pesan yang konsisten baik secara internal maupun eksternal.
Hati-hati, salah langkah: Hindari kesalahan intranet ini
Saat mengoperasikan intranet perusahaan, banyak kesalahan yang dapat dilakukan yang mempengaruhi efektivitas dan penerimaan karyawan. Berikut adalah beberapa kesalahan paling umum:
1. Konten yang ketinggalan jaman atau tidak akurat
Jika konten tidak diperbarui secara berkala, karyawan kehilangan kepercayaan terhadap relevansi intranet. Informasi yang ketinggalan jaman dapat menyebabkan kesalahpahaman dan sangat mengurangi kegunaan sistem.
2. Kurangnya kegunaan
Intranet harus intuitif dan mudah digunakan. Antarmuka pengguna (UI) yang buruk atau navigasi yang rumit dapat menyebabkan karyawan menghindari intranet atau menggunakannya secara tidak efektif. Desain yang ramah pengguna dan struktur yang jelas sangat penting untuk kesuksesan.
3. Fungsi pencarian tidak memadai
Fungsi pencarian yang tidak efektif adalah masalah umum. Ketika karyawan tidak dapat menemukan informasi yang mereka butuhkan dengan cepat dan mudah, hal ini menyebabkan frustrasi dan penurunan produktivitas. Hal ini dapat diperburuk oleh struktur data yang kelebihan beban atau kurangnya pemisahan yang jelas antara dokumen yang ada dan yang sudah ketinggalan zaman.
4. Tidak adanya tata kelola dan struktur yang jelas
Tanpa aturan yang jelas dalam mengelola konten, intranet sering kali menjadi “gudang” untuk segala macam hal. Hal ini menyebabkan kelebihan informasi yang tidak relevan atau ketinggalan jaman, sehingga semakin melemahkan efisiensi sistem.
5. Kurangnya personalisasi
Intranet yang tidak menawarkan konten yang dipersonalisasi berdasarkan peran atau minat karyawan dapat dengan cepat menjadi tidak relevan. Karyawan hanya boleh melihat informasi yang relevan bagi mereka untuk menghindari kelebihan beban dan ketidaktertarikan.
6. Mobilitas yang terbatas
Di dunia kerja saat ini, penting bagi karyawan untuk dapat mengakses intranet dari perangkat seluler. Kurangnya dukungan seluler dapat membatasi fleksibilitas dan khususnya merugikan tim yang bergerak atau bekerja jarak jauh.
7. Masalah keamanan dan privasi
Tindakan keamanan yang tidak memadai dapat mengakibatkan data sensitif perusahaan disusupi. Penting untuk menerapkan protokol keamanan yang kuat untuk mencegah pelanggaran data.
8. Hambatan masuk terlalu tinggi
Jika akses ke intranet rumit atau terdapat banyak kendala (misalnya prosedur login yang rumit), karyawan akan kurang bersedia menggunakannya secara rutin. Login yang mudah dan integrasi ke dalam sistem yang ada (misalnya Direktori Aktif) sangatlah penting.
9. Kurangnya integrasi dengan sistem lain
Intranet harus terintegrasi secara mulus dengan sistem utama perusahaan lainnya seperti perangkat lunak SDM atau platform email. Jika hal ini tidak terjadi, maka akan timbul inefisiensi dan duplikasi proses kerja.
10. Menetapkan tujuan yang terlalu besar
Harapan yang tidak realistis terhadap intranet dapat menimbulkan efek demotivasi jika tidak tercapai. Sebaliknya, tujuan-tujuan kecil yang dapat dicapai harus ditetapkan untuk mencapai kemenangan cepat dan mendorong penerimaan sistem.
11. Performa buruk dan waktu pemuatan yang lama
Masalah kinerja seperti waktu pemuatan yang lambat atau sistem mogok saat lalu lintas tinggi dapat berdampak signifikan pada penggunaan intranet dan menyebabkan frustrasi pengguna.
Dengan menghindari kesalahan umum ini, intranet perusahaan dapat beroperasi dengan sukses dan mengembangkan fungsionalitas penuhnya sebagai alat komunikasi dan kolaborasi internal.
Cocok untuk: