Berurusan dengan perangkat lunak manajemen gudang yang ketinggalan jaman

Diterbitkan pada: 19 April 2016 / Diperbarui dari: 24 April 2021 - Penulis: Konrad Wolfenstein

Pertukaran atau “bisnis seperti biasa”?

Sistem penyimpanan modern sekarang mempunyai jangka waktu teknis sepuluh tahun atau lebih, yang mana jangka waktu tersebut dapat disesuaikan dengan perkembangan saat ini. Namun bagaimana dengan perangkat lunak kontrolnya? Sulit membayangkan sebuah perusahaan dapat beroperasi dengan sukses di pasar dengan perangkat lunak berusia sepuluh tahun. Oleh karena itu, para ahli logistik dihadapkan pada pertanyaan apakah dan kapan diperlukan tindakan, meskipun perangkat keras akan terus berfungsi secara efisien selama beberapa tahun lagi.

Perangkat lunak manajemen gudang yang ketinggalan jaman dan kurang memenuhi persyaratan efisiensi proses dan tidak lagi cocok dengan dunia jaringan modern: jelas merupakan skenario yang mempengaruhi banyak perusahaan. Namun demikian, risiko peralihan sistem ke solusi perangkat lunak modern sering kali dapat dihindari. Hal ini tidak mengherankan, karena penerapan perangkat lunak manajemen gudang baru dapat menyusahkan banyak ahli logistik mengingat inventaris mereka yang besar dengan ribuan item berbeda. Bahkan setelah pergantian, semua barang tentu saja harus tetap dicatat oleh sistem dan – setidaknya sama pentingnya – dapat ditemukan untuk persediaan atau inventaris.

Perangkat lunak manajemen gudang: lama vs. baru

Ada sejumlah alasan yang dapat dimengerti mengapa manajer TI menghindari tugas mengganti sistem logistik lama mereka dengan perangkat lunak manajemen gudang yang baru. Hal ini mencakup persyaratan teknis yang tidak jelas, ketakutan akan downtime, kurangnya sumber daya teknis atau manusia, atau sekadar waktu dan biaya penerapan baru. Itu sebabnya banyak perusahaan terus menggunakan perangkat lunak mereka yang sudah ketinggalan zaman untuk mengontrol sistem penyediaan, meskipun perangkat lunak tersebut tidak lagi cocok dengan dunia jaringan baru. Hal ini menciptakan solusi pulau terpencil yang menyulitkan pengelolaan organisasi, pengendalian, dan administrasi proses menyeluruh secara efisien. Jika integrasi modul SAP baru atau pertukaran dengan WMS menyebabkan masalah, penggunaan yang efisien hampir tidak mungkin dilakukan. Banyak ahli logistik telah menyadari hal ini dan oleh karena itu memikirkan kembali proses logistik mereka.

Namun penerapan perangkat lunak manajemen gudang baru memerlukan persiapan yang sangat hati-hati, terutama bila terdapat persediaan dalam jumlah besar. Selain memperjelas kapasitas waktu dan biaya investasi, struktur dan proses intralogistik serta tata letak gudang dan kondisi struktural harus diperhitungkan. Yang terakhir, harus dipastikan bahwa sistem kendali baru selaras secara optimal dengan sistem penyimpanan yang ada. Oleh karena itu, masuk akal untuk mengimplementasikan perangkat lunak baru dengan berkoordinasi erat dengan masing-masing produsen peralatan penyimpanan. Pada akhirnya, selain keahlian logistik dan TI mereka sendiri, mereka juga membawa pengalaman luas dalam proyek serupa di perusahaan lain.

Langkah 1: Perangkat lunak mana yang memiliki persyaratan apa?

Pada awalnya, analisis proses dilakukan oleh para spesialis di lokasi untuk mengetahui keadaan dan untuk menentukan kebutuhan dan persyaratan di sisi pelanggan. Temuan tersebut kemudian dimasukkan ke dalam sistem pengujian untuk perangkat lunak manajemen gudang pabrikan. Misalnya, Kardex Remstar, produsen sistem penyimpanan dan pengambilan dinamis, menawarkan pelanggan perangkatnya kesempatan untuk mengujinya dengan Power Pick Global, sistem kontrol terkini dari Kardex Remstar.

Setelah pelatihan dan instruksi awal, karyawan gudang dan mereka yang bertanggung jawab atas intralogistik kemudian menggunakan sistem pengujian untuk memetakan lingkungan kerja mereka sehari-hari - idealnya dengan cara yang praktis dan setiap hari selama jangka waktu tertentu. Setelah itu, lokakarya akan membahas pengalaman yang diperoleh. Spesifikasi persyaratan dengan penyesuaian spesifik pelanggan berasal dari hasil, yang menjadi dasar penawaran komersial. Bergantung pada ukuran proyek dan sumber daya yang tersedia, durasi proyek akan ditentukan setelah selesai.

Dua sistem atau satu?

Langkah selanjutnya bergantung pada hasil pengambilan keputusan bersama. Bergantung pada struktur, proses, dan lanskap sistem TI, Kardex Remstar menawarkan solusi perangkat lunak yang berbeda kepada pelanggannya. Misalnya, dengan perangkat lunak manajemen gudang yang sudah ketinggalan zaman dan SAP baru, pertanyaan yang muncul: Haruskah perusahaan mengimplementasikan perangkat lunak baru sedemikian rupa sehingga dapat bekerja secara bawahan dengan solusi SAP yang sudah digunakan di perusahaan? Dalam konstelasi ini, antarmuka mentransfer semua pesanan yang relevan dengan gudang dari SAP ke sistem kontrol (dan menerimanya kembali untuk konfirmasi dan perbandingan inventaris). Oleh karena itu, karyawan gudang harus mengoperasikan dua sistem secara paralel, namun dapat memanfaatkan semua keunggulan perangkat lunak manajemen gudang (LVS) yang baru.

Kemungkinan lainnya adalah LVS dapat berintegrasi secara mulus ke dalam SAP. Dengan solusi berorientasi SAP ini, karyawan gudang hanya bekerja melalui antarmuka SAP. Tentu saja, LVS juga dapat dihubungkan ke sistem perangkat lunak ERP lainnya, misalnya dari Microsoft Dynamics atau Oracle .

Apa pun solusi yang akhirnya dipilih pelanggan, rasa lega karena berhasil mengatasi masalah rumit ini lebih besar daripada masalahnya. Karena hasilnya jelas: proses yang lebih efisien dan aliran material yang lebih baik di gudang jelas menunjukkan bahwa upaya tersebut memberikan hasil yang relatif cepat. Bergantung pada jumlah barang, produksi, dan modal yang terikat di gudang, laba atas investasi (ROI) maksimal satu tahun dihitung untuk pembaruan perangkat lunak manajemen gudang.