A mesterséges intelligencia átalakítja a Microsoft SharePoint -t a Premium AI -vel intelligens tartalomkezelő platformmá

AI megoldások a Microsoft SharePoint számára: Szakértői elemzés a funkciók, alkalmazások és stratégiai értékhez

A mesterséges intelligencia (AI) alapvetően átalakítja a Microsoft SharePoint -t egy tiszta dokumentumtárról egy intelligens tartalomkezelő platformra. Ez a változás a modern vállalatok központi kihívásaival foglalkozik, mint például az információ túlzott stimulációja, a nem hatékony keresési folyamatok és a magas költségek a kézi tevékenységek révén. Az elemzés azt mutatja, hogy az integrált Microsoft -megoldások, különösen a SharePoint Premium (a Microsoft Syntex továbbfejlesztése) és a Microsoft 365 Copilot, ennek a transzformációnak a középpontjában áll. A SharePoint Premium mély AI -funkciókat kínál az automatizált tartalomfeldolgozáshoz, az elemzéshez és az irányításhoz, míg a Copilot mint AI asszisztens javítja a felhasználói interakciót és a termelékenységet a Microsoft 365 Suite területén. Ezen túlmenően létezik egy harmadik féltől származó megoldási piac, amely integrálható a SharePointba, és speciális AI funkciókat kínál a niche-követelményekhez.

Az AI használatának fő előnyeit a SharePoint -ban jelentősen megnöveli az automatizálás (például a dokumentumok osztályozása, a metaadatok kitermelése, a munkafolyamat -indítás), a jobb információk megállapítását szemantikai kutatás és személyre szabott ajánlások, automatizált megfelelési végrehajtás (például a retenció és a bizalmasság nevének alkalmazása) és az optimalizált tudásmenedzsment segítségével. Az esettanulmányok jelentős megtérülési befektetési potenciált mutatnak.

A sikeres megvalósítás azonban gondos tervezést igényel. Az erőteljes információs architektúra és a szilárd adatkezelési gyakorlatok alapvető előfeltételek az AI eszközök teljesítményének teljes kihasználásához és a biztonsági kockázatok minimalizálásához (különösen az adat-átadások megosztása révén). A vállalatoknak meg kell érteniük és költségvetéssel kell rendelkezniük a hibrid licencmodellek (fizetés-you-go a SharePoint Premium feldolgozáshoz, felhasználói alapú irányítási funkciókhoz és a ropilothoz). Az AI modellek konfigurációjának és képzésének műszaki szakértelme, valamint a jól átgondolt változáskezelés szintén kritikus a siker szempontjából. Az etikai szempontokat, például az adatbázisokat, az adatvédelmet és az átláthatóságot proaktív módon kell kezelni. A SharePoint jövője elválaszthatatlanul kapcsolódik az AI -hez, további integrációval és intelligensebb funkciókkal várható. Azok a vállalatok, amelyek stratégiailag integrálják az AI -t a SharePoint környezetükbe, fenntartható versenyelőnyöket érhetnek el.

Alkalmas:

• A legjobb alterantive a SharePoint Premium számára? AI független és átmeneti adatokat átfogó AI platform AI-integrációja minden vállalati ügy számára

Az AI emelkedése a SharePoint tartalomkezelésben

A hagyományos vállalati tartalomkezelés (ECM) sok szervezetben eléri korlátait. A digitális tartalom puszta mennyisége exponenciálisan növekszik, ami jelentős kihívásokhoz vezet. A munkavállalók munkaidőjük jelentős részét az információk keresésével töltik, gyakran frusztráló eredményekkel. Az információk túlfestése széles körű probléma, és a dokumentumkezelés, az osztályozás és a feldolgozás kézi folyamatainak költségei jelentősek. A Microsoft SharePoint, mint az együttműködés és a tartalomkezelés egyik leggyakrabban használt platformja, amelyen óriási mennyiségű adatot dolgoznak fel minden nap (több mint 2 milliárd fájl és napi 2 millió webhely), ezeknek a kihívásoknak a középpontjában.

Erre reagálva a SharePoint egyre inkább a dokumentumok tiszta helyéről fejlődik ki az intelligens tartalomszolgáltatási platformra, amely nagymértékben támaszkodik a mesterséges intelligenciára (AI). A Microsoft elképzelése az, hogy az AI -t mélyen integrálja a SharePoint és a teljes Microsoft 365 Suite alapvető funkcióiba. A kijelentett cél az emberi szakértelem („Emplifikálja az emberi tapasztalatok”) megerősítése a tartalmi folyamatok automatizálása és a tartalom felhasználható tudássá történő átalakítása érdekében.

Ez a stratégiai orientáció jelentősen nyilvánul meg a termékfejlesztésben és a márkaépítésben. A speciális AI szolgáltatásokat, például a Microsoft Syntex -et és a Viva témákat, például a Viva témákat, eredetileg bevezették. A Microsoft 365 Copilot átfogó AI asszisztensként való megjelenésével azonban konszolidációt hajtottak végre. A Syntex -et SharePoint Premium -nak nevezték el és integrálták, amely jelzi az AI feldolgozási funkcióinak szorosabb kapcsolatát az alapplatformmal. Ugyanakkor a VIVA témáit azzal az ajánlással állítják be, hogy a SharePoint-alapú tudásmenedzsment tapasztalataira támaszkodjanak, és inkább a Copilot-ra támaszkodnak. Ez a minta azt jelzi, hogy a Microsoft nem tekinti az AI funkciókat izolált kiegészítőknek, hanem magának a SharePoint további fejlesztésének szerves részeként, amelynek során a Copilot az elsődleges felületként szolgál a felhasználói interakcióhoz ezekkel az intelligens funkciókkal.

Integrált Microsoft AI Solutions a SharePoint számára

A Microsoft számos AI-alapú megoldást kínál, amelyek közvetlenül integrálódnak a SharePoint és a Microsoft 365 Suite-ba. Ennek célja, hogy a tartalom adminisztrációja, feldolgozása és használata intelligensebbé és hatékonyabbá váljon. Ennek a stratégiának a két központi oszlopa a SharePoint Premium (a Microsoft Syntex továbbfejlesztése) és a Microsoft 365 Copilot.

SharePoint Premium (Syntex fejlesztése): AI -alapú tartalomfeldolgozás, tapasztalatok és kormányzás

A SharePoint Premium fejlett tartalomkezelő és tapasztalati platformként helyezkedik el, amely a Microsoft Syntex KI és gépi tanulási funkcióira épül. Célja, hogy a tartalom feldolgozását automatizálja, javítsa a felhasználói élményt a tartalom kezelésében és robusztus irányítási mechanizmusokat biztosítson.

Alapvető jellemző a rugalmas számlázási modell. A tartalomfeldolgozás számos alapfunkcióját egy pay-as-you-go (PAYG) modellen keresztül számlázza, amely az Azure előfizetéshez kapcsolódik. Ez lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy szükség szerint használják a szolgáltatásokat előzetes befektetések vagy licenckötvények nélkül ezekre a konkrét funkciókra. Ugyanakkor ez a megközelítés kapcsolatot igényel az Azure -val és a felhasználási költségek nyomon követésére. Ezen túlmenően vannak olyan funkciók, amelyek különösen a kiterjesztett irányítás (korábban SharePoint Advanced Management-SAM néven ismertek), amelyek felhasználói alapú engedélyezést igényelnek (ülés alapú). Ez a hibrid licencszerkezet-struktúra-a felhasználás-alapú számlázás kombinációja az Azure-n keresztül az Azure számára az AI feldolgozási szolgáltatásokhoz, valamint a hagyományos licencmodellekből származó irányítási funkciókkal foglalkozó funkciókkal foglalkozó javítók számára, és gondos tervezést és költségvetést igényel a szervezetek részéről. Az Azure -költségvetés és a felhasználói engedélyek kezelésének szükségessége a költség előrejelzések és az engedélykezelés összetettebbé teheti, mint egy egységes modellben.

2.1.1. Tartalomfeldolgozási funkciók (AI-vezérelt automatizálás)

A SharePoint Premium az AI-vezérelt szolgáltatások széles skáláját kínálja a dokumentumfeldolgozás automatizálására:

A dokumentum megértése (strukturálatlan, strukturált, ingyenes forma, előregyártott)

Ez egy alapvető funkció, amely lehetővé teszi az AI modellek kiképzését vagy az előre gyártott modellek használatát a dokumentumok automatikus osztályozására és a konkrét információk kinyerésére.

• Nem strukturálatlan modellek: A „gépi oktatás” (a nem kódolás nélküli megközelítés) felhasználásával képzték a mintadokumentumokat, hogy azonosítsák a mintákat olyan dokumentumokban, mint a betűk vagy szerződések. Az osztályozókból (a dokumentum típusának azonosításához) és az extraktorokból állnak (konkrét adatpontok kihúzásához).
• Strukturált és szabad alakmodellek: A Power Platform AI építőjén alapulnak, és olyan formákhoz vagy dokumentumokhoz alkalmasak, amelyek változó struktúrával rendelkeznek, amelyben az információk különböző helyeken lehetnek. Gyakran csak néhány minta dokumentumra van szüksége a képzéshez.
• Készített modellek: Kínáljon előre -előkészített megoldásokat a szokásos típusú dokumentumokhoz, például számlákhoz, bevételekhez és szerződésekhez az információk gyors kinyeréséhez anélkül, hogy a modelleket önmagában kellene képezni.

Autoillill oszlopok

Használjon nagy nyelvi modelleket (LLMS) a metaadat oszlopok automatikus kitöltéséhez a SharePoint könyvtárakban a fájltartalom és a meghatározott bemeneti prompt (Prompt) alapján. Ez felhasználható a tartalom kinyerésére, osztályozására, összefoglalására vagy elemzésére.

Taxonómia címkézés

A Central SharePoint Term Store (kezelt metaadatok) kifejezéseket automatikusan használja a tartalom AI elemzése alapján. Ez jelentősen javítja a fájlok megtalálhatóságát, szűrését és általános kezelését, és elősegíti a metaadatok konzisztenciáját.

Képcímkézés

Az objektumok felismerése az AI használatával, és automatikusan leíró kulcsszavakat biztosít számukra, amelyeket egy metaadat oszlopban ment. Ez megkönnyíti a képfájlok keresését, rendezését és szűrését.

Optikai karakterfelismerés (OCR)

A képfájlokból (JPG, PNG, TIFF) és a PDF -ekből kinyomtatott nyomtatott vagy kézzel írott szöveg, ami ezt a szöveget kereshetővé teszi és jelzi. Ugyanakkor vannak technikai korlátozások a fájltípusok, az oldalszám (max. 500 az OCR -hez), a karakterkorlát (64 000), a képméretek és a támogatott ábécé (jelenleg elsősorban latin).

Tartalomgyűjtés

Engedélyezi a szabványosított, ismétlődő üzleti dokumentumok (például szerződések, munka utasítások, ajánlatok) automatikus létrehozását a modern sablonok alapján, amelyek az adatforrásokhoz, például a SharePoint listákhoz kapcsolódnak. Ez jelentős időmegtakarítást eredményezhet, amint azt egy esettanulmány kimutatja, több mint 6000 órát megtakarítva egy évre.

Dokumentum fordítás

A dokumentumok automatikusan lefordítható másolatait közvetlenül a SharePoint könyvtárakban készíti, amelyek során az eredeti formátum és a szerkezet megőrződik. Különféle nyelveket támogat.

megsemmisítés

Integrálja az elektronikus aláírások közvetlenül a SharePoint és a Microsoft 365 -ben történő kérésére és kezelésére szolgáló funkciót. Ez egyszerűsíti az aláírási folyamatokat, és dokumentumokat tart a vizsgálati és aláírási folyamat során az M365 környezetben, amely támogatja a megfelelést. A regionális elérhetőség jelenleg még korlátozott.

PDF egyesítési/kivonat

Eszközöket kínál több PDF -fájl egyesítéséhez, hogy egy kislemezt képezzen, vagy egy nagy PDF fájlt több kisebbre osztja.

Feldolgozási szabályok

Engedélyezi a dokumentumkönyvtárak könnyebb, szabályalapú műveleteinek meghatározását a feladatok automatizálásához, pl. B. A fájlok mozgatása a metaadatok változásai alapján.

Tartalmi élmény funkciók (a tartalom tapasztalataihoz szükséges funkciók)

Ezeknek a funkcióknak a célja a felhasználók interakciójának javítása a tartalommal:

Továbbfejlesztett fájlmegjelenítő

Bővített nézetet kínál több száz fájltípus számára közvetlenül a SharePoint/OneDrive/Csapatokban, és támogatja a funkciókat, például a megjegyzéseket.

Tartalom lekérdezés

Pontos lekérdezéseket tesz lehetővé a specifikus metaadat -értékek alapján, amelyek túlmutatnak a tiszta kulcsszó -keresésen.

Webhelysablonok

Sablonokat biztosít a SharePoint webhelyekhez, amelyeket az üzleti dokumentumok adminisztrációjára, feldolgozására és nyomon követésére előre konfiguráltak.

Dokumentumportálok

Engedélyezze a biztonságos együttműködést a külső felekkel, például a beszállítókkal vagy a szabadúszókkal.

Üzleti dokumentumok App & Document Hub

Jövő, központosított felületek a nagy minőségű dokumentumok kezelésére, amelyeket felhasználó -licensed szolgáltatásokként terveznek.

Tartalomirányítási szolgáltatások (SharePoint Advanced Management - SAM):

A SharePoint Premium alapvető része a kiterjesztett irányítási funkciók, amelyeket korábban SharePoint Advanced Management (SAM) néven ismertek. Ezek kulcsfontosságúak a tartalom biztonságos kezeléséhez, különös tekintettel az AI eszközökre, például a Copilotra való felkészülésre.

fókusz

A tartalomszaporodás (a tartalom korlátlan növekedése), a túllépés megelőzésének (a tartalom túlzott kiadása), a SharePoint és a OneDrive webhelyhez való hozzáférés kezelése, valamint a tartalom életciklusának ellenőrzése.

Kulcsfunkciók

• Adathozzáférés -kormányzás (DAG) jelentései és betekintése: Adjon átláthatóságot arról, hogy mely tartalmakkal és akikkel megosztják, potenciálisan azonosítsák a túlságosan megosztott webhelyeket vagy érzékeny nevekkel rendelkező fájlokat.
• A webhely életciklus -politikái: Engedélyezze az inaktív webhelyek (például archiválás) kezelésére szolgáló iránymutatások meghatározását és az érvényes webhelytulajdonosok biztosításához.
• Webhely -hozzáférés -áttekintések: A weboldal -hozzáférési engedélyek áttekintése a weboldaltulajdonosok által.
• Korlátozott Access Control (RAC): lehetővé teszi, hogy bizonyos SharePoint webhelyekhez vagy OneDrive fiókokhoz való hozzáférést korlátozza a meghatározott biztonsági csoportokhoz, függetlenül a meglévő jóváhagyástól.
• Blokk letöltés PEDIA: Kerülje el a fájlok letöltését, nyomtatását vagy szinkronizálását bizonyos webhelyekről vagy OneDrive -ról, csak a böngészőn keresztül engedélyezi a hozzáférést.
• A történelem megváltoztatása: A webhelyek adminisztratív változásait vagy a szervezeti beállításokat.
• AI betekintés: Használjon nyelvi modelleket a jelentések mintáinak és potenciális irányítási problémáinak felismeréséhez, és adjon ajánlásokat a cselekvésre (például az inaktív webhelyek azonosítása érzékeny tartalommal).

Engedélyezés

Ezek a kibővített irányítási funkciók általában külön felhasználó engedélyeket igényelnek (SAM licencek). Ugyanakkor meg kell jegyezni, hogy ezeknek a funkcióknak néhány része a Microsoft 365 Copilot licencekbe is szerepel.

Alkalmazási esetek és előnyök:

A SharePoint Premium lehetővé teszi számos üzleti folyamat automatizálását, például: B. A számlák és szerződések feldolgozása. Javítja a keresés pontosságát az automatikusan kinyitott és használt metaadatokon keresztül, és segíti a megfelelőségi kockázatok kezelését az automatikus osztályozás és az iránymutatások felhasználása révén. Ez javítja a tudásmenedzsmentet, a fokozott hatékonyságot és a termelékenységet, a költségmegtakarítást és a magasabb adatpontosságot. Az esettanulmányok és elemzések a beruházás jelentős megtérülését (ROI) mutatják, amely gyakran csak marginális helyett átalakító.

A SharePoint Premium végrehajtása azonban nem triviális vállalkozás. Ez nem olyan megoldás, amelyet egyszerűen "bekapcsol", és azonnal működik. Inkább jelentős beruházást igényel az időben és a szakértelemben. Az egyéni AI modellek képzéséhez gondosan kiválasztott mintadokumentumokat (mind pozitív, mind negatív példákat) és a szakértők integrálását igényli az adott üzleti területeken. Szükség van a világos taxonómiák meghatározására és a modellek kezelésére a tartalomközpontok létrehozására. Ezenkívül meg kell határozni a kivont metaadatok és osztályozások kurálására (felülvizsgálatára és finomítására) irányítási struktúráját, valamint a modellek folyamatos karbantartását. A sikert nem garantáljuk gondos tervezés, a szakértők részvétele és a folyamatos menedzsment nélkül. Vannak technikai és gyakorlati akadályok is: a jelentések kihívásokra utalnak az összetett dokumentumok feldolgozásában, például: B. Több oldalas PDF -ek olyan táblázatokkal, amelyek több oldalra vagy oldalra terjednek ki több táblával. Meg kell figyelni a fájlformátumot, a méretet és az OCR korlátozásokat. Ezenkívül a modellfrissítések közzétételének és az automatikus feldolgozás problémáinak késleltetését is megfigyelték. Ezek a tényezők hangsúlyozzák, hogy a SharePoint Premium erőteljes, de szükség van egy jól átgondolt végrehajtási stratégiára és folyamatos gondozásra annak kiaknázásához és a korlátozások leküzdéséhez.

Alkalmas:

• Microsoft Copilot: Az AI asszisztens átfogó elemzése a Microsoft -tól

Copilot a Microsoft 365 -hez a SharePointban: AI Assistant a tartalom és az együttműködéshez

A Microsoft 365 Copilot egy AI-alapú termelékenységi eszköz, amelyet mélyen integrálnak a Microsoft 365 alkalmazásokba, beleértve a SharePoint-t. Nagy nyelvi modelleket (LLMS) használ, és a Microsoft grafikonból (e -mailek, csevegés, naptár, dokumentum) adatait használja a kontextusos támogatás nyújtásához. A központi biztonsági szolgáltatás az, hogy a Copilot tiszteletben tartja a meglévő felhasználói engedélyeket; A felhasználók csak olyan információkat látnak, amelyekhez már hozzáférhetnek. A használat bizonyos Microsoft 365-alapú licenceket és felhasználónként további Copilot licencet igényel.

Alapvető funkciók a SharePoint -ban

Tartalom létrehozása (oldalak/hozzájárulások)

A Copilot közvetlenül támogatja a szerzőket a SharePoint Rich-Text szerkesztőjében (a szöveg weboldalán belül) a tartalom létrehozásában és felülvizsgálatában. Átírhatja a szöveget, adaptálhatja, lerövidítheti vagy végrehajthatja a hangot. Különösen figyelemre méltó az a képesség, hogy a teljes SharePoint webhelyeket egyszerű leírás (prompt) alapján vagy meglévő dokumentumok (például Word fájlok vagy PowerPoint prezentációk) alapján generálhassuk. A Copilot új SharePoint tervezési funkciókat is használ, például rugalmas szakaszokat és tervezési ötleteket a vonzó elrendezések javaslatához.

SharePoint ügynökök

Ezek speciális AI asszisztensek, amelyek korlátozódnak bizonyos SharePoint webhelyek vagy kiválasztott fájlok és mappák tartalmára. Megválaszolhatja a tudás ezen konkrét területével kapcsolatos kérdéseket, és „Matt Expert” e tartalom „tárgyaként” működhet. Minden SharePoint webhely automatikusan kap egy standard ügynököt. A feldolgozási jogokkal rendelkező felhasználók további, egyedi ügynököket hozhatnak létre, és tudásbázisukat legfeljebb 20 forrásra korlátozhatják (webhelyek, könyvtárak, mappák, fájlok). Az ügynökök mindig tiszteletben tartják az egyes felhasználói engedélyeket. Integrálhatók és felhasználhatók a Microsoft csapatokba. Jelenleg a közös irodai dokumentumok, PDF -ek, szöveges fájlok és HTML támogatottak; A képek, a videók és a Oneote támogatását tervezik. A SharePoint listáit vagy oldalait az oldalsó könyvtárból jelenleg nem lehet forrásként használni.

Információ/összefoglaló keresése

A Copilot információkat szerezhet a SharePoint dokumentumkönyvtárakból, listákból és webhelyekből, hogy segítse a felhasználókat fájlok keresésében, összefoglalók generálásában vagy a tudás kinyerésében. A OneDrive vagy a SharePoint felületen belül a felhasználók a Copilot segítségével összefoglalókat szerezhetnek a dokumentumokból vagy kérdések feltevésére. A korai felhasználók megemlítik a szükséges információk megtalálásának képességét. Meg kell azonban jegyezni, hogy az összefoglaló készségek a csevegési kontextusban korlátozhatók (például a csevegési tanfolyam utolsó 30 napjára).

Integráció a Copilot Studio -val

A SharePoint adatforrásként szolgálhat az egyedi AI modellek és ügynökök létrehozásához és képzéséhez a Copilot Studio -ban (korábban Power Virtual Agents). Ez lehetővé teszi a generatív válaszok létrehozását a SharePoint tartalom alapján. A beállítás megköveteli a hitelesítés konfigurációját, hogy lehetővé tegye a SharePoint -adatokhoz való hozzáférést.

Alkalmazási esetek és előnyök

A Copilot használata a SharePointban jelentős termelékenységet ígér. Felgyorsítja a tartalom tartalmát, leegyszerűsíti a webhelyek és az oldalak tervezését, automatizálja az összefoglalók létrehozását és javítja az együttműködést. Az információk keresése megkönnyíti, és csökken a rutin tevékenységekhez szükséges idő. A kezdeti felhasználók tanulmányai és jelentései számszerűsíthető előnyöket adnak: az átlagos időmegtakarítások hetente 1,2-10 óráig, a feladatok 29 % -kal gyorsabb elvégzését (keresés, írás, összefoglaló), a javított minőség és a munka pontossága.

Korlátozások és kihívások

A potenciál ellenére beszámolnak a Copilot SharePoint használatával kapcsolatos kihívásokról és korlátozásokról:

Keresési/hozzáférési problémák

A felhasználók következetlen vagy pontatlan válaszokat jelentenek, amikor a SharePoint -tartalom lekérdezései, különösen a metaadatok, a fájlszámok vagy a konkrét részletek esetében. Úgy tűnik, hogy a Copilotnak nehézségei vannak a felépítéssel kapcsolatos kérdésekkel (meta kérdések), szemben a kérdésekkel. Az LLMS korlátozott kontextusú ablaka megnehezíti a nagyon nagy dokumentumok vagy számos fájl feldolgozását. Az indexelés késése befolyásolhatja az információk aktualitását. Az olyan irányítási intézkedések, mint például a korlátozott SharePoint -keresés (RSS), korlátozhatják az adathozzáférést a Copilot számára, és így befolyásolhatják a válaszok minőségét.

Ügynöki korlátozások

Az ügynökök tudásforrásainak száma jelenleg 20 -ra korlátozódik. A listákat és az oldalakat nem támogatják forrásként. A fájlformátumok támogatása kibővül. Az oldalak linkjei nem működnek a tudás forrásaként. Az ügynökök jóváhagyási folyamatának problémáiról és alapvető képességeikről is beszámoltak.

Funkcionális hiányosságok/következetlenségek

Egyes felhasználók hiányoznak más AI-eszközökről ismert funkciókkal (például a dokumentumok közvetlen feltöltése a csevegésben, a modellválasztás, a Dall-E képgenerálás). A teljesítményt néha könnyebbnek tekintik, mint olyan speciális modellekkel, mint a GPT-4.

Az adatokra való hajlandóság

A Copilot hatékonysága nagymértékben függ a jól szervezett, helyesen indokolt adatoktól a Microsoft 365 -ben és a SharePointban. A túllépés kockázata jelentős, és a rangsorolás elindítása előtt meg kell oldani.

Ezek a megfigyelések azt sugallják, hogy a Copilot -ot elsősorban olyan feladatok asszisztenseként tervezték, mint például a tervezés, az összefoglaló és a kérdések megválaszolása a hozzáférhető tartalom alapján, és szemantikai megértést használ. Ez azonban nem csodaszer, és nem helyettesíti a pontos, metaadat -ellenőrzött keresési folyamatokat vagy a készletfeladatokat. Azok a felhasználók, akik elvárják, hogy a Copilot pontosan megszámolja a komplex metaadatok alapján a fájlokat vagy szűrőelemeket, csalódhatnak. Teljesítményét a Microsoft grafikon alapjául szolgáló adatok, az indexelés korlátai és az alkalmazott engedélyek korlátozzák. Ezért a sikeres bevezetéshez elengedhetetlen a hagyományos keresési módszerekhez képest egyértelmű elvárási menedzsment a hagyományos keresési módszerekhez képest.

Ki-GameChanger: A legrugalmasabb AI platformon készített megoldások, amelyek csökkentik a költségeket, javítják döntéseiket és növelik a hatékonyságot

Független AI platform: integrálja az összes releváns vállalati adatforrást

• Ez az AI platform kölcsönhatásba lép az összes konkrét adatforrással
  • Az SAP, a Microsoft, a Jira, a Confluence, a Salesforce, a Zoom, a Dropbox és sok más adatkezelő rendszertől
• Gyors AI-integráció: Testreszabott AI-megoldások a társaságok számára órákban vagy napokban hónapok helyett
• Rugalmas infrastruktúra: felhőalapú vagy tárhely a saját adatközpontjában (Németország, Európa, ingyenes helymeghatározás)

• A legmagasabb adatbiztonság: Az ügyvédi irodákban történő felhasználás a biztonságos bizonyíték
• Használja a vállalati adatforrások széles skáláját
• Saját vagy különféle AI modellek választása (DE, EU, USA, CN)

Kihívások, amelyeket az AI platformunk megold

• A hagyományos AI -megoldások pontosságának hiánya
• Adatvédelem és érzékeny adatok biztonságos kezelése
• Az egyéni AI fejlesztés magas költségei és összetettsége
• Képzett AI hiánya
• Az AI integrálása a meglévő IT rendszerekbe

Bővebben itt:

• AI független és átmeneti adatokat átfogó AI platform AI-integrációja minden vállalati ügy számára

Egyéb natív AI funkciók, amelyek a SHAREPoint megfelelnek az AI: természetes és harmadik fél megközelítésének összehasonlításában

A SharePoint Premium és a Copilot mellett vannak más natív Microsoft technológiák is, amelyek lehetővé teszik vagy engedélyezték az AI funkciókat a SharePoint kontextusban:

AI Builder integráció

Az AI Builder a Microsoft Power platform része, és előzetesen képzett és egyedi AI modellek gyűjteményét kínálja (például a dokumentumfeldolgozáshoz, az objektumfelismerés, a kategorizálás, az előrejelzés). Ezek a modellek közvetlenül a SharePoint-ban használhatók (gyakran a SharePoint Premium/SynTEX függvények részeként a strukturált/szabad formájú feldolgozáshoz) vagy a Power Automatize munkafolyamatokon keresztül, amelyeket a SharePoint események indítanak (például egy fájl feltöltése). Ez lehetővé teszi az egyedi gyártású, AI-alapú automatizálás létrehozását, alacsony kód/nem kódolású megközelítéssel. Példák azok a munkafolyamatok, amelyek automatikusan kinyerik a metaadatokat a feltöltött számlákból, és a SharePoint oszlopokba írnak, vagy tartalmuk alapján osztályozzák a dokumentumokat. Az AI Builder használatához megfelelő energiaplatform -engedélyeket vagy AI építő krediteket igényel, amelyek közül néhányat a Syntex/Premium licencekbe is beillesztettek, vagy a PAYG modell számlázta.

Viva témák (beállítva)

A Viva témák a KI -t használták a Microsoft 365 ismereteinek (beleértve a SharePoint -t) automatikus azonosításához, a témák és webhelyek formájában történő megszervezéséhez és bemutatásához. Ezeket a témákat a kontextusban kapcsolódó alkalmazásokban jelenítették meg, mint például a SharePoint, a csapatok és az Outlook, hogy megkönnyítsék a tudás megtalálását és a szakértők azonosítását. A VIVA témákat azonban 2025 februárjában megszüntetik. A Microsoft inkább az AI által támogatott tudás tapasztalataira összpontosít a Copilot és közvetlenül a SharePointban. A felhasználók által közzétett meglévő témapoldalakat normál SharePoint webhelyekké alakítják át, amelyek továbbra is megtalálhatók a kereséssel, de az AI már nem frissíti.

Az AI Builder integrációja hangsúlyozza a Microsoft Stratégia fontos aspektusát: Míg a SharePoint Premium számos beépített és kiképzhető AI modellt kínál a közös tartalomkezelési feladatokhoz, a Power Platform (Power Automats, Power Apps) az AI Builder és az AI Builder elsődleges eszközeinek szolgál, amelyek a SharePoint adataival kölcsönhatásba lépnek. Tehát, ha a vállalatoknak olyan AI automatizálásra van szükségük, amely túlmutat a prémium-példa szokásos funkcióin a külső rendszerekkel való integrációhoz, komplex, többlépcsős logika megvalósításához vagy egyéni felületek létrehozásához Power Apps segítségével-az AI Builder-rel a Power Platform a kívánt Microsoft eszközkészlet. Ez fontos bővítési szintet kínál a beépített prémium funkciókon túl.

Alkalmas:

• Az AI keretje átalakítja az AI integrációt a vállalatok számára rekordidőben: Testreszabott megoldások órákban vagy napokban

AI megoldások a harmadik fél szolgáltatóitól a SharePointba történő integrációhoz

A Microsoft natív AI-megoldásain kívül egyre növekvő piac van a harmadik féltől származó eszközök számára, amelyek integrálják vagy kibővítik az AI funkciókat a SharePoint-be. Ezek a megoldások gyakran fedezik a konkrét réseket, vagy alternatív megközelítéseket kínálnak a Microsoft ajánlataihoz. Az integráció általában különböző mechanizmusokon keresztül történik:

API

A Microsoft Graph API vagy a SharePoint API -k használata az adatok eléréséhez és a műveletek végrehajtásához.

Csatlakozók

Az olyan platformok, mint a Zapier vagy a Power Automat (egyedi csatlakozókon keresztül), lehetővé teszik a SharePoint csatlakozását a külső AI szolgáltatásokhoz.

Dedikált kiegészítők/alkalmazások

SharePoint-keretrendszer (SPFX) webpartok, kiegészítők vagy független alkalmazásokként tervezett megoldások, és közvetlenül kölcsönhatásba lépnek a SharePoint-szal.

Példák és elemzés

A harmadik féltől származó megoldások tartománya nagy. Íme néhány példa, a funkcionális fókuszok szerint kategorizálva:

Munkafolyamat/automatizálási platformok (AI -vel)

• FlowForma: Egy olyan nem kódoló platform, amely a Generative AI-t (a saját „Copilot” és az összefoglaló funkciókat) használja olyan összetett munkafolyamatok létrehozására, amelyek zökkenőmentesen integrálódnak a Microsoft 365-be és a SharePoint-ba.
• Nintex: kiterjedt eszközöket kínál a munkafolyamat -automatizáláshoz, a robotfolyamat -automatizáláshoz (RPA) és a dokumentumgenerálást a SharePoint integrációval. Ennek ellenére meredekebb tanulási görbe és magasabb költségek lehetnek.
• A Zapier: integrációs platformként („köztes szoftver”) szolgál, amely kombinálja a SharePoint -t több ezer más alkalmazással, beleértve az AI szolgáltatásokat, például az „AI a Zapier” (olyan modelleket, mint az OpenAAI, az Antropic) vagy a speciális AI eszközöket, mint például a „Brows AI” a weboldal adatkivonására. Különösen alkalmas a könnyebb, kereszt -alkalmazás -feladatok automatizálására.
• KissFlow: Egy másik munkafolyamatok kezelési megoldása, amely egy egyszerű felhasználói felületen keresztül a nem műszaki felhasználókra irányul.
• SEMBLY.AI: A termelékenység kielégítésére szakosodott. Integrálódik a SharePoint-hoz az AI által generált találkozójegyek, összefoglalók és feladatok automatikus előállításához a releváns SharePoint könyvtárakban. Az integráció API -n keresztül zajlik, és tiszteletben tartja a meglévő engedélyeket.

Szemantikai keresés/tudásmenedzsment

• Poolparty Semanty Suite (a Graphwise -től): Szemantikus szintet kínál a SharePointon keresztül (valamint a csapatok és a Copilot). Engedélyezi a szemantikai keresést (amely túlmutat a kulcsszavakon és megérti a szinonimákat), az automatikus koncepció-címkézést egy központilag kezelt taxonómia és az eredmények finomításának szemcsés keresése alapján. Integrálva a SharePoint Term Store, Azure és a Graph API -val.
• Semaphore (az előrehaladásból): Használjon szemantikai modelleket, szöveges bányászati ​​és osztályozási szabályokat, hogy a SharePoint dokumentumokat gazdag, kontextushoz kapcsolódó metaadatokkal biztosítsa. Egy globális nonprofit szervezettel végzett esettanulmány a dokumentumok és a jobb tudáshálózat jobb megtalálhatóságát mutatta a különböző helyszíneken.
• Expert.ai: A szemantikai szövegelemzés eszköze, mély adaptációs lehetőségekkel a kulcsszavakhoz és a fogalmakhoz. Az összehasonlításokban a szemantika területén erős alternatívaként említik.
• Guru: Egy vállalati AI keresési platform, amely különböző forrásokból származik, beleértve a SharePoint-t, az összesített és a keresett.
• Onyx (korábban Danswer): egy nyílt forráskódú AI platform, amely kombinálódik a vállalati dokumentumokkal, alkalmazásokkal (beleértve a SharePoint -t) és az embereket. Csevegési felületet, csatlakozókat kínál több mint 40 rendszerhez és az egyedi AI -ügynökök létrehozásának lehetőségét. Üzemeltethető helyben vagy a felhőben.

Dokumentumfeldolgozás/felvétel

• Artsyl docalpha: szorosan integrálódik a SharePoint-hoz, és kiterjesztett OCR, AI-alapú dokumentumfelismerést (automatikus osztályozás és metaadatok hozzárendelése), intelligens adatkivonást (kiképezhető modellekkel) és munkafolyamat-automatizálással kínál. Célja, hogy olyan speciális iparágak, mint például az egészségügyi, pénzügyi és gyártási célok.
• ConceptClassifier (különböző szolgáltatóktól): egy kiegészítő, amely „összetett kifejezés-feldolgozás” technológiát használ a strukturálatlan adatok osztályozására a SharePointban és a metaadatokat kivonni.

Általános Ki/termelékenységi platformok

• Stack AI: A belső adatokkal és API -kkal kölcsönhatásba lépő AI -szerek létrehozásának platformja, beleértve a dokumentumfeldolgozást és a keresést.
• KAMA DEI: A természetes nyelvi megértés (NLU) platformja egy konfigurálható tudás -adatbázissal a virtuális szerek létrehozásához.

Nyílt forráskódú / fejlesztői eszközök

A GitHub -on különféle nyílt forráskódú projektek és tárolók léteznek a SharePoint fejlesztéséről (például a dokumentáció és az SPFX képzés hivatalos Microsoft adattárai). Vannak olyan speciális eszközök is, mint például a „Prompt Pulse”, a Microsoft Teams Power App, amelyet a SharePoint adatforrásként használ a Copilot utasítások megosztására, vagy a SharePoint borítóval történő általánosabb termelékenységi eszközöket. Az ONYX egy példája egy átfogóbb nyílt forráskódú Enterprise Search/AI platformon, SharePoint csatlakozóval.

KI Tools összehasonlítás: Integrált és harmadik féltől származó megközelítések

Az integrált Microsoft AI megoldások, például a SharePoint Premium vagy a Copilot, valamint a harmadik féltől származó eszközök integrálása közötti döntés a különféle szempontok alapos megfontolását igényli. Az integrált megoldások nagyon mély integrációt kínálnak a Microsoft 365 -ben és zökkenőmentes felhasználói élményt. Funkcionális tartományuk széles, és olyan területeket fed le, mint a feldolgozás, az irányítás és a segítségnyújtás, bár a mélység a függvénytől függően változhat. Ezeknek a megoldásoknak a költségmodellei hibridek: mind a felhasználói, mind a felhasználó alapú megközelítéseken alapulnak. Az alkalmazkodóképesség a modellképzésre, az utasításokra és a teljesítményplatform használatára korlátozódik, míg a biztonsági integráció a meglévő szabványokon és a Microsoft 365 betartásain alapul. A karbantartási erőfeszítéseket a Microsoft ökoszisztéma központi frissítései hatékonyan szabályozzák, de bizonyos konfigurációt és edzést igényelnek. Végül, ez a Microsoft rendszerben magas gyártó -kötéshez vezet.

Vagy a harmadik fél szolgáltatóinak speciális „legjobb fajtájú” eszközeit választja olyan speciális AI-feladatokhoz, amelyek kiváló funkcionalitást kínálhatnak ezen a területen, de integrációs erőfeszítéseket és potenciálisan magasabb adminisztratív költségeket okozhatnak, az Xpert.digital partner kivételével?

A harmadik féltől származó megoldások viszont az integrációs mélység szempontjából változóak. Például API-kkal, csatlakozókkal és kiegészítőkkel dolgoznak, ami további bonyolultságot jelenthet. Gyakran a résekre specializálódnak, és potenciálisan mélyebb funkciókat kínálnak, mint az integrált megoldások az egyes területeken. A költségmodellek nagymértékben eltérnek, kezdve a Freemium és a nyílt forráskódú modellek előfizetésével. Az alkalmazkodóképességgel az előnye gyakran a harmadik fél szolgáltatóinak, különösen a nyílt forráskódú megoldásoknak, amelyek lehetővé teszik a maximális rugalmasságot. Ezek a megoldások azonban külön tesztet igényelnek a biztonság és az adatkezelés, valamint a potenciálisan magasabb integrációs menedzsment szempontjából. A gyártó nyakkendője általában alacsonyabb, de az adott harmadik fél szolgáltatótól függ.

A natív Microsoft integráció és a speciális harmadik féltől származó eszközök közötti döntést az integrációs erőfeszítések és a gyártó kötődésének tekintetében is figyelembe kell venni. Míg a Microsoft 365 mély integrációt kínál a saját ökoszisztémáján belül, a gyártó kötése (lezárás) magas lehet. A harmadik parti megoldások viszont potenciálisan nagyobb rugalmasságot kínálnak. Ezért a szervezeteknek gondosan mérlegelniük kell, hogy a speciális funkciók állítólagos előnye igazolja -e a többletköltségeket és az integráció összetettségét.

Alkalmas:

• A szállítói bekapcsolás veszélyei: Miért kell a vállalatoknak kerülniük a függőségeket

Az AI hatása a SharePoint alapfunkcióira

A mesterséges intelligencia nemcsak megváltoztatja az átfogó tartalomkezelési stratégiákat, hanem befolyásolja a SharePoint alapvető funkcióit is, különös tekintettel a keresés és a folyamat automatizálására.

Információk keresése és keresése

A vállalati portálok hagyományos kulcsszó -keresése gyakran nem kielégítő eredményekhez és nagy időhöz vezet a felhasználók számára. Az AI itt alapvető fejlesztéseket ígér:

A kulcsszavaktól a koncepciókig

Az AI által támogatott keresés túlmutat a kulcsszavak tiszta összehasonlításán. Célja, hogy megértse a felhasználó szándékát egy keresési lekérdezés mögött, és figyelembe vegye a szavak és kifejezések szemantikai kontextusát.

Szemantikus keresés

Ez a technológia vektorkódokat (a szavak és fogalmak matematikai reprezentációi) és a hangmodelleket használja fogalmilag kapcsolódó információk keresésére, még akkor is, ha a pontos keresési kifejezések nem fordulnak elő a dokumentumban. A Microsoft keresése és a Copilot különösen egy ilyen szemantikai indexre épül, amelyet a Microsoft grafikon adataiból generálnak. Ez az index lehetővé teszi a különböző szóformák közötti kapcsolatok felismerését, a szinonimák megértését és a hasonló dokumentumok azonosítását a tartalom szempontjából. Az Azure AI keresés olyan szemantikai funkciókat is kínál, mint például az újbóli rangsor (a keresési eredmények újraértékelése a szemantikai relevancia alapján), a válasz-sziták kinyerése és a hangsúly. A harmadik szolgáltatók, például a Pool Party szintén integrálják a szemantikai keresési funkciókat a SharePointba. Bizonyos kiterjesztett szemantikai funkciókhoz szükség lehet a Bérlőben a Microsoft 365 Copilot engedélyre, különös tekintettel a Copilot Studio vagy az Azure AI keresésére a szemantikai indexelés optimális használatához.

Természetes nyelvfeldolgozás (NLP) / természetes nyelvű lekérdezések

Az AI egyre inkább lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy természetes, mindennapi nyelven kérdéseket tegyenek fel, ahelyett, hogy merev keresési kifejezéseket kellene használni. A Microsoft 365 Copilot kifejezetten ezt a beszélgetési interakciót tervezték. Meg kell azonban jegyezni, hogy a Microsoft bejelentette, hogy a természetes nyelvi lekérdezések támogatásának bizonyos formái a Microsoft 365 (például az Outlook, a Teams, a SharePoint Search) standard keresési interfészeiben szűrőkkel vagy a Copilot használatával járnak le. Az olyan eszközök, mint például a LlamainDex adatcsatlakozókkal (például CDATA) kombinálva, felhasználhatók olyan egyedi megoldások kidolgozására, amelyek lehetővé teszik a természetes nyelvi lekérdezéseket a SharePoint adatokkal szemben. A Microsoft Forview eDiscovery (prémium) funkciója természetes nyelvű lekérdező készítőt is használ a Copilot kapcsán.

Testreszabás és ajánlások

Az AI algoritmusok elemzik a felhasználók viselkedését, a vállalatban betöltött szerepüket, azok interakcióit és kapcsolatait a Microsoft grafikonban, hogy személyre szabott keresési eredményeket biztosítsanak, és proaktív módon javasolják a releváns tartalmat (dokumentumok, hírek, szakértők).

Ezen AI által támogatott keresési fejlesztések előnyei egy gyorsabb információmegállapodás, relevánsabb keresési eredmények, a tudás jobb felfedezése és az alkalmazottak által a keresés során költött időbeli csökkentés.

A táblázat a különféle keresések közötti különbségeket mutatja. A kulcsszó -keresés a kifejezések pontos összehasonlításán keresztül zajlik, és egyszerűsége miatt gyakorlatilag korlátozott, de releváns, mivel nem veszi figyelembe a kontextust vagy a szinonimákat. A személyre szabott szokásos Microsoft -keresés a Microsoft grafikon jeleit is használja, hogy a felhasználó számára szabott jobb relevanciát kínáljon. Ugyanakkor gyakran elhanyagolja a szemantikai kontextust, és nagyon függ a gráf adatok minőségétől. A szemantikai keresés, amely olyan technológiákon alapul, mint például a Copilot vagy az Azure AI, vektorkódokkal működik, és megérti a keresési lekérdezések kontextusát és fontosságát. Ez biztosítja a legnagyobb relevanciát, mivel felismeri a szándékokat, és fogalmi szempontból is hasonló. Ehhez azonban explicit beállítást, megfelelő licenceket és magas színvonalú adatokat igényel, és elérheti annak korlátait az összetett meta-problémákhoz. A természetes nyelvi lekérdezés a beszélgetési AI -n alapul, és a szándék detektálása lehetővé teszi az intuitív és rugalmas bemenetet. Ez azonban nem egyértelmű, csak korlátozott mértékben támasztja alá a szokásos felhasználói interfészeket, és pontossága nagymértékben függ az alapul szolgáló modell minőségétől.

A keresés fejlesztése a Microsoft 365 -en egyértelmű irányt mutat: a Copilot a következő generációt képviseli, és fejlettebb szemantikai indexet használ, mint a szokásos Microsoft keresés. Míg a szokásos keresés már integrálja a személyre szabást a Microsoft grafikon által, a Copilot mélyebb szemantikai megértést és a logikai bejelentkezési képességet ad hozzá. A Copilot javára a Microsoft keresés beállítása hangsúlyozza ezt a stratégiai orientációt. Ennek ellenére a Copilot keresése a gyakorlatban is eléri a korlátokat, különösen a nem megfelelően elkészített adatok vagy a nem egyértelmű engedélyek esetén. Az olyan eszközök, mint például a korlátozott SharePoint Search (RSS), szemléltetik az AI -hez szükséges széles adatokhoz való hozzáférés közötti feszültség területét, valamint az adatkezelés követelményeit, amelyek befolyásolják mind a Copilot, mind a szokásos keresést. Tehát a Copilot nem csupán „jobb keresés”, hanem egy AI asszisztens, akinek a keresési képessége a szemantikai megértésen alapul, hanem az alapul szolgáló adatok minőségétől és hozzáférhetőségétől függ.

A folyamat automatizálás és tartalomkezelés

Az AI forradalmasítja a tartalom kezelésének módját is a SharePoint -ban, és integrálódik a folyamatokba:

Automatizált osztályozás és kulcsszavak

Az AI modellek, különösen a SharePoint Premium/Syntex modellek, automatikusan elemezhetik és osztályozhatják a dokumentumokat tartalmuk alapján. Az előre definiált metaadat -címkéket alkalmazzák, akár képzett modellek alapján, akár a SharePoint taxonómával (kezelt metaadatok) történő integráció révén. Ez jelentősen csökkenti a kézi erőfeszítéseket, és biztosítja a következetes metaadatokat a teljes dokumentumkészletnél.

Metaadatkivonés

A tiszta osztályozás mellett a KI konkrét információkat - például adatokat, neveket, összegeket, szerződéses záradékokat - kinyerhet a strukturált (formák) és a strukturált (betűk, szerződések). Ezt a kinyert adatokat SharePoint oszlopokban (metaadat mezők) mentik el, és így lehetővé teszik a metaadatok által vezérelt folyamatokat és jelentősen javították a megtalálhatóságot.

Munkafolyamat -automatizálás

Az automatikusan kinyert metaadatokat vagy az osztályozást a downstream munkafolyamatok kiváltójaként használták, amelyeket általában a Power Automatonok készítenek. Példák erre a jóváhagyási folyamatok, amelyek egy kinyert számla összegén, a közelgő szerződéses folyamatokról szóló értesítések vagy a dokumentumok automatikus útválasztásán alapulnak a felelős osztályhoz.

A megfelelési automatizálás (tárolási/titoktartási nevek)

Különösen fontos alkalmazás a megfelelőségi iránymutatások automatikus használata. Az AI modellek (a SharePoint Premium/Syntex -en belül) úgy konfigurálhatók, hogy automatikusan alkalmazza a tárolási neveket (megőrzési címkék) vagy a titoktartási neveket (érzékenységi címkék) a Microsoft Forview -tól a dokumentumokig, osztályozásuk vagy elismert tartalomuk (például érzékeny információk) alapján. Ez biztosítja, hogy a tartalmat a vállalati iránymutatások és a jogi követelmények szerint kezeljék, anélkül, hogy a felhasználóknak manuálisan beavatkozniuk kellene. A konfigurációra a Purview Neves AI modellekkel vagy az autócímkézési iránymutatásokkal összekapcsolva kerül sor, amelyek bizonyos típusú tartalomra, érzékeny információtípusokra, kulcsszavakra vagy kiképezhető osztályozókra reagálnak. Egy konkrét példa egy Syntex modell, amely felismeri a „termék-specifikációkat”, és automatikusan egy eseményalapú tárolási nevet használ „5 évvel a termékbeállítás után”. A Power Automats felhasználható a nevek alkalmazására a munkafolyamat logikája alapján.

Tartalomgyűjtés

Mint már említettük, ez a funkció automatizálja a szabványosított dokumentumok létrehozását.

Ezen automatizálás előnyei nyilvánvalóak: fokozott hatékonyság, a kézi hibák csökkentése, a jobb megfelelés, a magasabb adatkonzisztencia és a gyorsított üzleti folyamatok.

Az AI képessége a megfelelési feladatok automatizálására egy paradigmaváltás. Hagyományosan, a visszatartási periódusok betartása vagy az érzékeny adatok védelme erősen függött a kézi folyamatoktól, és a munkavállalók gondozása hajlamos a hibákra, és nehezen tudható. A KI, különösen a SharePoint Premium/Syntex által, lehetővé teszi a Microsoft Forview -ban meghatározott megfelelési útmutatásokat, hogy proaktív módon és automatikusan érvényesítsék azokat a dokumentumok tartalma alapján. Ha megérti az AI -t, hogy milyen típusú dokumentum van, vagy érzékeny információkat tartalmaz -e, felhasználhatja a helyes tárolási vagy titoktartási nevet anélkül, hogy a felhasználónak ezt manuálisan meg kellene tennie. Ez drasztikusan növeli az alkalmazás konzisztenciáját, és csökkenti a megfelelés megsértésének kockázatát. Ez jelentős hozzáadott értéket jelent a szabályozott iparágakban vagy a nagy mennyiségű érzékeny adattal rendelkező vállalatok számára. Az AI hídként működik maga a tartalom és a rajta alkalmazandó irányítási szabályok között, és lehetővé teszi az automatizált végrehajtást nagymértékben.

Az Xpert.Digital mélyreható ismeretekkel rendelkezik a különböző iparágakról. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy személyre szabott stratégiákat dolgozzunk ki, amelyek pontosan az Ön konkrét piaci szegmensének követelményeihez és kihívásaihoz igazodnak. A piaci trendek folyamatos elemzésével és az iparági fejlemények követésével előrelátóan tudunk cselekedni és innovatív megoldásokat kínálni. A tapasztalat és a tudás ötvözésével hozzáadott értéket generálunk, és ügyfeleink számára meghatározó versenyelőnyt biztosítunk.

Bővebben itt:

• Használja ki az Xpert.Digital ötszörös szakértelmét egy csomagban – mindössze 500 €/hó áron

Stratégiai érték és végrehajtási szempontok

Az AI integrációja a SharePoint -ban jelentős stratégiai hozzáadott értéket kínál az egyes funkciók javításán túl. A végrehajtás végrehajtásáról szóló döntésnek azonban az előnyök, költségek és a szükséges követelmények gondos megfontolása alapján kell alapulnia.

Üzleti eset: Miért hajtsa végre az AI -t a SharePointban?

Az AI használatának érvei a SharePoint -ban változatosok, és megérintik a vállalat teljesítményének alapvető területeit:

Hatékonyság és termelékenység

A legkevésbé kézzelfogható előnye a hatalmas idő megtakarítása a kézi és ismétlődő feladatok automatizálásán keresztül. Ez magában foglalja az adatbevitelt, a dokumentumok osztályozását, a mennyezetet, az összefoglalót és a standard dokumentumok létrehozását. Az alkalmazottak mentesülnek a rutin tevékenységektől, és stratégiai, nagyobb értékű feladatokra koncentrálhatnak. A továbbfejlesztett keresés szintén felgyorsítja az információmegállapítást.

Tudásmenedzsment

A KI elősegíti a SharePointban a gyakran strukturálatlan információs mennyiségeket szervezett és hozzáférhető ismeretekké. Az automatikus puccs tárcsázása és osztályozása javítja az információk megtalálhatóságát és újrafelhasználhatóságát. Noha a VIVA témáit beállították, a cél továbbra is az emberek jobban hálózatba lépése a tudással és a szakértelemmel, most elsősorban a SharePoint és a Copilot segítségével.

Megfelelőség és kormányzás

Az AI lehetővé teszi a megfelelési útmutatások automatizált végrehajtását. A tartalom, az érzékeny információk felismerése és a metaadatok következetes használata alapján a tárolás és a titoktartási megnevezések automatikus használata hozzájárul a megfelelési kockázatok csökkentéséhez és az adat pontosságának növeléséhez. Ez támogatja az ellenőrzhetőséget is.

Költségmegtakarítás és ROI

Az automatizálás csökkenti a kézi folyamatok, a hibaelhárítás és a nem hatékony keresés által okozott működési költségeket. A potenciális megtakarítások az eszközök konszolidációjából és a speciális régi rendszerek költségeinek elkerüléséből származnak. Az esettanulmányok és a ROI -elemzések, mind a Syntex/Premium, mind a Copilot esetében, olyan magas megtakarítási potenciált jeleznek, amely gyakran messze meghaladja a marginális javulásokat, és 100% -ról több mint 400% -ra érhető el a beruházások megtérülését.

Fenntarthatóság

Az AI végrehajtása előkészíti a tartalombázist a jövőbeni fejleményekhez és különösen az AI asszisztensekhez, mint például a Copilot. A társaságot az AI digitális munkahelyre való integrációjának általános tendenciájával összhangban helyezi el.

Végrehajtási tényezők

Az AI megoldások bevezetése a SharePointban stratégiai megközelítést igényel, és számos kulcsfontosságú tényező megfontolását igényli:

Licenc és költségek

A licencmodellek megértése elengedhetetlen. A SharePoint Premium ötvözi a fizetési-as-you-go modellt (az Azure előfizetésen keresztül) a feldolgozási szolgáltatások számára, felhasználói alapú licencekkel a kiterjesztett irányítási funkciókhoz (SAM). A Microsoft 365 Copilot külön felhasználói licencet igényel az M365-alapú licencek mellett. A költségek, különösen a prémium funkciók és a ropilotok, akadályok lehetnek, különösen a kisebb szervezetek esetében. A költségek és az értékelő eszközök használata ajánlott. A PAYG -törvényjavaslat létrehozása linket igényel az Azure előfizetéshez és egy erőforráscsoporthoz.

Adatkészség és információs architektúra (IA)

Ez az egyik legkritikusabb sikertényező. Az AI eszközök, különösen a Copilot hatékonysága nagymértékben függ a SharePoint és a Microsoft 365 alapjául szolgáló adatok minőségétől, szervezésétől és engedélyétől. A robusztus információs architektúra elengedhetetlen: a weboldalak és a hub -helyek egyértelmű szerkezete, a metaadatok és az összetevők típusainak következetes használata, logikai mappák szerkezete és névszabályok. A felesleges, elavult vagy triviális (piros) adatokat azonosítani és beállítani kell, mivel ezek befolyásolhatják az AI eredményeket. A döntő tényező a fájl engedélyek felülvizsgálata és javítása, valamint a túllépés eltávolítása, mielőtt az AI eszközöket, például a Copilot -ot bemutatnák. Az olyan eszközök, mint a SharePoint Advanced Management (SAM) és a Microsoft Purview, központi szerepet játszanak. Maga az AI befolyásolja az IA standardizált metaadatok bevált gyakorlatait is, az automatizált címkézési folyamatok és a minőség-ellenőrzések még fontosabbá válnak. A szilárd adat alap szükségességét nem lehet elég hangsúlyozni; Az AI nem helyettesíti az alapvető információs higiéniát, hanem megköveteli.

Műszaki megvalósítás és szakértelem

A SharePoint Premium beállítása olyan konfigurációs lépéseket igényel, mint például az Azure -hez való összekapcsolás, a tartalomközpontok beállítása és az egyéni modellek képzésének. Ehhez technikai know-how-t igényelhet, és szükségessé teheti az informatikai szakemberek vagy a külső partnerek integrálását. Van egy tanulási görbe az adminisztrátorok és a felhasználók számára. Javasoljuk, hogy elindítsa a kicsi, azonosítsa a konkrét, ígéretes alkalmazásokat, és fokozatosan kihozza a megoldásokat.

Kihívások és korlátozások

A szervezeteknek tisztában kell lenniük a lehetséges műszaki akadályokkal, például: B. A modellekben lévő pontossági problémák, bizonyos fájltípusok feldolgozási korlátai, méretei vagy összetett elrendezései, a Copilot válaszok következetlenségei vagy a különböző rendszerek integrációjának komplexitása.

Változáskezelés és örökbefogadás

Az AI eszközök bevezetése megváltoztatja a munkamódszereket. A sikeres elfogadáshoz célzott felhasználói képzést, egyértelmű kommunikációt igényel az eszközök előnyei és korlátai, valamint a belső „bajnokok” vagy a szorzók létrehozása révén.

Alkalmas:

• Megbízható AI: Európa Trump -kártyája és az esély arra, hogy vezető szerepet töltsön be a mesterséges intelligenciában

Etikai és adatvédelmi szempontok

Az AI használata a vállalati kontextusban fontos etikai és adatvédelmi kérdéseket vet fel, amelyeket proaktív módon kell megválaszolni:

Elfogultság és tisztesség

Az AI modellek az adatokból tanulnak, és ezért felszívhatják és megerősíthetik a meglévő előítéleteket (torzítást). Ez diszkriminatív vagy tisztességtelen eredményekhez vezethet. A modellek folyamatos megfigyelésére és adaptációjára kell felismerni és minimalizálni az elfogultságot. A generált tartalmat és javaslatokat ellenőrizni kell a semlegesség és a befogadás szempontjából.

Adatvédelem és biztonság

AI rendszerek, például a Copilot folyamat potenciálisan nagy mennyiségű vállalati adatot, beleértve az érzékeny vagy személyes információkat is. A fő kockázat az, hogy a helytelen engedélyek (a megosztás) vagy a helytelen konfigurációk az érzékeny adatok hozzáférhetővé teszik a szándékosan felhasználókat, akiknek nem szabad látniuk. A robusztus titkosítás, a szigorú hozzáférés -ellenőrzés és az adatvédelmi előírásoknak való megfelelés (például a GDPR/GDPR) elengedhetetlen. A Microsoft hangsúlyozza, hogy a Copilot olyan kereskedelmi adatvédelmi intézkedéseket alkalmaz, amelyek megakadályozzák a felhasználói utasításokat vagy az adatok felhasználását a nyilvános LLM -ek képzésére. Ennek ellenére a szervezeteknek meg kell határozniuk és közölniük kell saját adatkezelési irányelveiket, és különösen gondosan foglalkozniuk kell a törvényesen korlátozott adatokkal (például Health Data/PHI, PII).

Átláthatóság és felelősség

A felhasználóknak képesnek kell lenniük arra, hogy megértsék az AI által generált válaszokat. Mivel az LLM -ek alkalmanként „hallucinálása”, azaz hamis, de meggyőzően hangzó információk, elengedhetetlen, hogy a felhasználók kritikusan ellenőrizzék és ellenőrizzék az eredményeket. Az AI -eredmények ellenőrzésének egyértelmű felhasználási irányelveire és felelősségére van szükség.

Alapelvek felelősségvállalása AI

Az AI használatának etikai alapelveit kell követnie: tiszteletteljes, megfelelő és óvatos a kár elkerülése érdekében. Figyelembe kell venni az olyan szempontokat, mint például az AI eszközök hozzáférhetősége és a munkahelyekre gyakorolt ​​lehetséges hatások. Kerülni kell az AI -től való túlzott függőséget, amely csökkenti a kritikus gondolkodást.

Az AI bevezetése a SharePointban velejáró kettősséget hoz létre: egyrészt ezek az eszközök lehetővé teszik a hatalmas hatékonyságnövekedést nagy mennyiségű adat hozzáférése és feldolgozása révén. Másrészt, ezek a készségek pontosan új kockázatválasztókat nyitnak meg az adatvédelem és az adatok biztonsága érdekében. A Copilot azon képessége, hogy e -mailekhez, csevegésekhez és dokumentumokhoz férjen hozzá, a kontextusos segítségnyújtás érdekében, az érzékeny információk nem szándékos nyilvánosságra hozatalának kockázatát is befolyásolja, ha a mögöttes engedélyek helytelenek vagy túl kiterjedtek. Ezért alapvető fontosságú, hogy az AI eszközök végrehajtása kézben legyen a biztonsági és adatvédelmi intézkedések megerősítésével, valamint egyértelmű etikai iránymutatások és irányítási folyamatok létrehozásával. Az AI előnyei csak akkor hajthatók végre felelősségteljesen, ha a kapcsolódó kockázatokat aktívan kezelik.

Microsoft 365 és AI: Trendek, eszközök és a termelékenység következő generációja

Az AI integrációja a SharePointba csak az elején van. A jövőbeli fejlődést a következő trendekkel kell kialakítani:

Mélyebb és szélesebb AI integráció

Várható, hogy az AI funkciók még zökkenőmentes és átfogóbb integráltak a SharePoint, a OneDrive, a Teams és más Microsoft 365 szolgáltatásokba. Az AI egyre inkább képezi a tartalomkezelés, az automatizálás és a felhasználói tapasztalatok alapját.

A SharePoint Premium továbbfejlesztése

A Microsoft várhatóan tovább bővíti a SharePoint Premium funkcióit. Az olyan funkciók, mint például az üzleti dokumentumok alkalmazás, a dokumentum hub, a fájlszinten történő archiválás és az M365 biztonsági mentési hosszabb megőrzési periódusai, az ütemtervben vannak. A tartalomfeldolgozás és a kormány alapvető funkcióit szintén tovább fejlesztik, pl. B. Új AI szabályok révén a titoktartás és a tárolási nevek beállítására.

Fejlesztések a Copilotnál

A Copilot várhatóan intelligensebb, jobban integrált (például a Viva Connections kártyák megjelenítése az ügynökökben), és potenciálisan képes a bonyolultabb feladatokhoz és következtetésekhez viszonyítva. A nyelv interakciójának javulása is várható.

Optimalizált szerzők tapasztalata

A tartalom létrehozását a SharePointban az AI tovább egyszerűsíti, pl. B. AI-alapú oldalsó létrehozáson keresztül, az oldalsó szakaszok tervezési javaslatai, a rugalmasabb elrendezések (12 oszlopos rácsok), az oldalak valós idejű társszerzése és az asztali feldolgozás továbbfejlesztett eszközei.

Kitartó összpontosítás a kormányzásra

Tekintettel a növekvő adatmennyiségre és az AI használatának növekvő mennyiségére, a Microsoft várhatóan továbbra is fejleszti és javítja az eszközöket a hozzáférés, az életciklus és a megfelelés kezelésére az AI korban.

Alkalmas:

• Európa útja a technológiai szuverenitáshoz AI-alapú automatizálás révén: A Kiro 2024 ajánlások elemzése

Ajánlások: A hatékonyság és a tudásmenedzsment növelése az AI -vel a SharePoint -ban

A mesterséges intelligencia integrálása fordulópontot jelent a Microsoft SharePoint számára. A platform a tiszta dokumentumok tárolására szolgáló rendszerből fejlődik ki az intelligens környezetbe a tartalomkezelés, az együttműködés és az ismeretek megtalálása érdekében. A Microsoft natív megoldásai, mindenekelőtt a SharePoint Premium (a Syntex további fejlesztéseként) és a Microsoft 365 Copilot, hatékony, még akkor is, ha a folyamatok automatizálására szolgáló eszközöket, a felhasználók keresésének és támogatásának javulását is kínálják. Ezeket a speciális harmadik parti megoldások egészítik ki. A stratégiai érték a hatékonyság, a jobb tudáshoz való hozzáférés, az automatizált megfelelés és a potenciálisan magas költségmegtakarítás jelentősen megnövekszik.

Ennek a potenciálnak a sikeres növelése érdekében elengedhetetlen a stratégiai tervezés és a gondos végrehajtás. Az elemzés alapján a következő alapvető ajánlások következményei:

A szükségletek elemzését és alkalmazásait prioritása

Ne vezesse be az AI megoldásokat a saját kedvéért. Azonosítsa a konkrét üzleti kihívásokat, hogy nem hatékony a dokumentumfeldolgozás, a rossz keresési eredmények, a megfelelési hiányok vagy a tudás silók, amelyek az AI mérhető hozzáadott értéket tudnak biztosítani. Priorizálja a kérelmeket a befektetés várható megtérülése (ROI) és a stratégiai jelentőség alapján.

Alapítványként hozza létre az adatkezelést

Ez a legfontosabb előfeltétel. Mielőtt elindítaná az AI eszközöket, például a COPILOT vagy a kiterjedt prémium funkciókat, fektessen be időt és erőforrásokat az adatbázisok tisztításához, az információs architektúra optimalizálásához, valamint az engedélyek és a túlzott problémák felújításához. Használja a SharePoint Advanced Management (SAM) és a Microsoft Forview eszközeit. A szilárd kormányzás nem lehetőség, hanem az AI hatékony és biztonságos használatának alapja.

Mérje meg a natív és harmadik féltől származó megoldásokat

Értékelje meg a natív megoldások SharePoint Premium-ot és a Copilot-ot, mivel mélyen integrálják a tartalomfeldolgozás és az általános AI-támogatás alapvető követelményeit a Microsoft 365-en. Fontolja meg a harmadik fél eszközeit, ha vannak olyan prioritási réskövetelmények, amelyekre a natív ajánlatok nem vonatkoznak, vagy ha a meglévő harmadik részű megoldásokban már erőteljes beruházásokat hajtottak végre. Vegye figyelembe a kompromisszumokat az integrációs mélység, a funkció specializációja, a költségek és a karbantartási erőfeszítések tekintetében.

Kezdjen kicsi és folytassa az iteratívat

Indítsa el a kísérleti projekteket a kiválasztott pályázatokhoz vagy osztályokhoz. A hatások becsléséhez használja a szimulációs módokat, ahol rendelkezésre áll (például automatikus címkézési iránymutatásokhoz). Mérje meg az eredményeket és a megtérülést, és finomítsa a modelleket és folyamatokat, mielőtt széles körű bevezetést tervezne. Világosan kommunikálja az AI eszközök jelenlegi készségeit és korlátait a reális elvárások megfogalmazásához.

Proaktív engedélyezés és etika

A család ismerkedjen meg a SharePoint Premium hibrid licencmodelleivel és a Copilot költségszerkezeteivel. Vegye figyelembe a PAYG szolgáltatásokhoz szükséges Azure költségvetéseket. Készítsen egyértelmű etikai irányelveket és használati útmutatásokat az AI eszközökre, amelyek olyan szempontokat kezelnek, mint az adatvédelem, az elfogultság elkerülése és az eredmény ellenőrzésének szükségessége. Tervezze meg a felhasználói képzést és a változáskezelési intézkedéseket.

Összegezve, kijelenthető, hogy az AI integrációja döntő jelentőségű a SharePoint jövőbeli hozzáadott értékének szempontjából. A stratégiai, jól ellenőrzött és iteratív megközelítés, amely ötvözi a technológiai lehetőségeket a szilárd kormányzási gyakorlatokkal és az etikai megfontolásokkal, kulcsa a jelentős előnyök megvalósításához és ugyanakkor a velejáró kockázatok kezeléséhez.

☑️ KKV-k támogatása stratégiában, tanácsadásban, tervezésben és megvalósításban

☑️ Az AI stratégia létrehozása vagy átrendezése

☑️ Úttörő vállalkozásfejlesztés

 

Szívesen szolgálok személyes tanácsadójaként.

Felveheti velem a kapcsolatot az alábbi kapcsolatfelvételi űrlap kitöltésével, vagy egyszerűen hívjon a +49 89 89 674 804 (München) .

Nagyon várom a közös projektünket.

 

 

Az Xpert.Digital egy ipari központ, amely a digitalizációra, a gépészetre, a logisztikára/intralogisztikára és a fotovoltaikára összpontosít.

360°-os üzletfejlesztési megoldásunkkal jól ismert cégeket támogatunk az új üzletektől az értékesítés utáni értékesítésig.

Digitális eszközeink részét képezik a piaci intelligencia, a marketing, a marketingautomatizálás, a tartalomfejlesztés, a PR, a levelezési kampányok, a személyre szabott közösségi média és a lead-gondozás.

További információ: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus