Robot által vezérelt folyamatautomatizálás az irodai munkában: Hatékonyság és innováció a robotizált folyamatautomatizáláson keresztül
Xpert előzetes kiadás
Közzétéve: 2024. december 31. / Frissítés: 2025. január 3. - Szerző: Konrad Wolfenstein
A modern munkavilág átalakulási folyamata az RPA segítségével
A modern munka világa, különösen a közigazgatási területeken, mélyreható változásokon megy keresztül. Ennek az átalakulásnak a fő mozgatórugója a Robotic Process Automation (RPA), amely ígéretes technológiából gyorsan a vállalatok számára nélkülözhetetlen eszközzé fejlődött. Különösen a nagy tranzakciós volumenű és szabványosított folyamatokkal rendelkező iparágak, mint például a biztosítási ágazat, profitálnak óriási mértékben az RPA kínálta lehetőségekből. Ez a technológia lehetővé teszi az ismétlődő és szabályalapú feladatok automatizálását, jelentős hatékonyságjavulást és költségmegtakarítást valósítva meg. Az RPA azonban több, mint egy költségcsökkentő eszköz. Megszabadítja az alkalmazottakat a monoton feladatoktól, és lehetőséget ad számukra, hogy az igényesebb és értéknövelő feladatokra koncentráljanak, ami végső soron a munkavállalói motiváció és elégedettség növekedéséhez vezet.
Az RPA alkalmazási területei az irodai munkában
Az RPA-ban rejlő lehetőségek teljes körű megragadásához fontos megérteni az irodán belüli felhasználási területeket. Az RPA rendszerek a hagyományosan emberi alkalmazottak által végzett rutinfeladatok széles skáláját képesek átvenni.
Példa: számlaellenőrzés
Gondoljunk például az auditálásra. Itt a szoftverrobotok formátumtól függetlenül felismerik a bejövő számlákat, kinyerhetik a bennük lévő információkat, összehasonlíthatják azokat a megrendelésekkel vagy szerződésekkel, és önállóan végzik el a jóváhagyási folyamatot a fizetés feloldásáig. Ez az automatizálás nemcsak a kézi erőfeszítést csökkenti, hanem minimalizálja az emberi hibák kockázatát is, és jelentősen felgyorsítja a teljes folyamatot.
Példa: Vevői megkeresések feldolgozása
Egy másik fontos alkalmazási terület a vásárlói megkeresések feldolgozása. Azokban az időkben, amikor az ügyfelek gyors és pontos válaszokat várnak, az RPA-botok döntő szerepet játszhatnak. Képesek azonosítani a szabványos kéréseket, válaszolni a gyakran ismételt kérdésekre, információkat gyűjteni a különböző rendszerekről, és akár az egyszerű tranzakciókat is önállóan feldolgozni. Ez a feldolgozási idők jelentős csökkenéséhez és a jobb ügyfélélményhez vezet, mivel a kérések gyorsabban és éjjel-nappal feldolgozhatók.
Adatbevitel és adategyeztetés RPA-val
Az RPA rendkívül értékesnek bizonyul az adatbevitel és az adatok összehasonlítása terén is. Sok üzleti folyamat megköveteli azonos adatok bevitelét különböző rendszerekbe vagy adatkészletek összehasonlítását az inkonzisztenciák azonosítása érdekében. Ezek a feladatok nemcsak időigényesek, hanem hibákra is hajlamosak. Az RPA robotok ezeket a feladatokat pontosan és hatékonyan tudják elvégezni, javítva az adatok minőségét és felszabadítva értékes emberi erőforrásokat.
RPA a biztosítási ágazatban: A folyamatoptimalizálás paradigmája
A biztosítási ágazat kiváló példája annak, hogy az RPA milyen mélyrehatóan képes optimalizálni a folyamatokat. A biztosítótársaságok összetett és szigorúan szabályozott folyamatai ideális környezetet biztosítanak az automatizáláshoz.
RPA a kockázatértékelési folyamatban
Központi terület a biztosítási folyamat, vagyis a biztosítás megkötése előtti kockázatértékelés. Korábban ez a folyamat gyakran manuális és időigényes volt, ezért a biztosítóknak több forrásból származó információk összevetésére, elemzésére és értékelésére volt szükség. Manapság az RPA robotok ezt a munkát nagyrészt el tudják végezni. Automatikusan hozzáférhet külső adatbázisokhoz, releváns információkat gyűjthet a potenciális kötvénytulajdonosokról, és előre meghatározott kritériumok szerint elemezheti azokat. Ez jelentősen felgyorsítja a kockázatértékelést és javítja a döntések következetességét. Szakértők becslése szerint az RPA alkalmazása a biztosítási folyamatban az alkalmazottak munkaképességének körülbelül 30 százalékát szabadíthatja fel. Ezek a felszabaduló erőforrások azután összetettebb esetekre vagy stratégiai feladatokra használhatók fel. Emellett az automatizálás minimálisra csökkenti az egyedi hibák valószínűségét, ami jelentős javulást eredményez a jegyzési folyamat minőségében. A jelentések szerint egyes biztosítók több mint felére csökkentették a biztosítási kérelem feldolgozásának idejét az RPA használatával.
Javítások az RPA-n keresztüli követelésfeldolgozásban
Egy másik terület, ahol az RPA átformáló hatással bír, a követelések feldolgozása. A biztosítási igények gyors és hatékony feldolgozása kulcsfontosságú az ügyfelek elégedettsége szempontjából. Ez azonban hagyományosan összetett folyamat volt, gyakran hosszú várakozási idővel. Az RPA használatával a biztosítási igények feldolgozási ideje jelentősen lerövidíthető. Feltételezhető, hogy egyes esetekben átlagosan 75 százalékos csökkentés lehetséges. A szoftverrobotok például automatikusan összegyűjthetik az egyes biztosítási kárigényekhez szükséges adatokat a különböző rendszerekről, ellenőrizhetik a kárbejelentést, ellenőrizhetik a kötvény érvényességét, és akár önállóan is feldolgozhatják az egyszerű kárigényeket bizonyos összegig, és kifizetésre bocsáthatják azokat. Ez az RPA-botok által végzett adatgyűjtés és előfeldolgozás felgyorsítja a teljes folyamatot, és lehetővé teszi az esetmunkások számára, hogy összetettebb, emberi döntést igénylő esetekre összpontosítsanak. Az automatizált feldolgozás jelentős mértékben hozzájárul a gyors és egyszerű kárrendezés érdekében a magas ügyféligények teljesítéséhez. Azok a biztosítótársaságok, amelyek sikeresen alkalmazták az RPA-t a kárrendezésben, jelentősen megnőtt az ügyfelek elégedettsége.
Az RPA előnyei: A hatékonyság növelésén túl
Az RPA előnyei azonban túlmutatnak a hatékonyság növelésén.
Költségmegtakarítás és nagyobb termelékenység
A költségcsökkentés nyilvánvaló előny. Az ismétlődő feladatok automatizálásával a biztosítók csökkenthetik a munkaerőköltségeket, miközben növelik a termelékenységet.
Csökkentett ciklusidők és versenyelőnyök
A lecsökkent ciklusidő szintén kulcsfontosságú tényező, különösen az olyan igényes folyamatokban, mint a követelésfeldolgozás és a kötvényjegyzés. A gyorsabb átfutási idők nemcsak boldogabb ügyfelekhez vezetnek, hanem lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy gyorsabban reagáljanak a piaci változásokra.
Intelligens automatizálás mesterséges intelligenciával és gépi tanulással
Emellett az RPA új üzleti lehetőségeket nyit meg. A modern RPA alkalmazások egyre inkább integrálják az olyan technológiákat, mint a mesterséges intelligencia (AI) és a gépi tanulás. Ezek az intelligens robotok nemcsak ismétlődő feladatokat hajtanak végre, hanem felismerik a mintákat, előrejelzéseket készítenek, és ezáltal javítják a döntéshozatalt. Például nagy mennyiségű adatot elemezhet új kockázati tényezők azonosítása érdekében, vagy személyre szabott ajánlatokat készíthet az ügyfelek számára.
A Robotic Process Automation (RPA) megvalósítása
Az automatizáláshoz megfelelő folyamatok azonosítása
Az RPA megvalósítása gondos tervezést és végrehajtást igényel. Mindenekelőtt kulcsfontosságú az ésszerű üzleti esetek, azaz az automatizálásra alkalmas folyamatok azonosítása. Ezek jellemzően szabályokon alapuló, ismétlődő, nagy volumenű és szabványosított folyamatok.
Folyamatoptimalizálás az automatizálás előtt
A következő lépésben a vállalatoknak meg kell vizsgálniuk üzleti folyamataikat, és szükség esetén optimalizálniuk kell azokat, mielőtt automatizálnák azokat. Egy nem hatékony folyamat automatizálása nem hozza meg a kívánt eredményt.
Szoftverrobotok tervezete és tervezése
A szoftverrobotokat ezután folyamattervező eszközök segítségével tervezik meg. Ezek az eszközök lehetővé teszik az automatizálási folyamat egyes lépéseinek grafikus modellezését és konfigurálását. Az egyszerű és nagy volumenű folyamatok automatizálását célszerű elkezdeni a kezdeti siker elérése és a tapasztalatszerzés érdekében.
Az alkalmazottak bevonása
A belső szakértelem kiépítése és az alkalmazottak bevonása szintén kulcsfontosságú az RPA sikeres megvalósításához.
Az RPA hatása az irodai munkára
Felszabadulás a monoton feladatok alól
Az RPA már most alapjaiban változtatja meg az irodai munka nagy területeit. Megszabadítja az alkalmazottakat a monoton és időigényes feladatoktól, és lehetővé teszi számukra, hogy olyan értéknövelő tevékenységekre összpontosítsanak, amelyek emberi kreativitást, empátiát és stratégiai gondolkodást igényelnek.
Lehetőség a biztosítási ágazatban
Az RPA különösen a biztosítási ágazatban képes jelentősen javítani a hatékonyságot, a pontosságot és az ügyfelek elégedettségét, miközben csökkenti a költségeket.
Az RPA felhasználási területeinek széles skálája
Teljesen igaz az a megfigyelés, hogy a robotika, különösen az RPA egyre fontosabb szerepet játszik a modern irodai munkában. A lehetőségek messze túlmutatnak a már említett példákon.
Az RPA használatának előnyei
A hatékonyság növelése
A hatékonyság növelése kulcsfontosságú. A robotok éjjel-nappal, szünetek nélkül és egyenletes sebességgel képesek elvégezni a feladatokat, ami lényegesen nagyobb átviteli sebességet eredményez.
Hibák csökkentése
Egy másik jelentős előny a hibák csökkentése. Az automatizált folyamatok előre meghatározott szabályokat követnek, ezért kevésbé érzékenyek az emberi hibákra, elírásokra vagy hanyagságra.
Költségcsökkentés és alkalmazottak elégedettsége
A költségcsökkentés egy másik fontos szempont. A feladatok automatizálásával csökkenthetők a személyi költségek, és erőforrások szabadulhatnak fel fontosabb, stratégiai tevékenységekhez. Érdekes módon az RPA a monoton feladatok kiküszöbölésével is segíti az alkalmazottak elégedettségének javítását.
Megfelelőségi támogatás
Az RPA javíthatja a megfelelést is. Az automatizált folyamatok úgy konfigurálhatók, hogy mindig betartsák a meghatározott szabályokat és előírásokat, csökkentve a hibák és a büntetések kockázatát.
Jobb skálázhatóság és adatminőség
Az adatbevitel és -feldolgozás automatizálása révén javított adatminőség kevesebb következetlenséget és hibát eredményez a vállalati adatokban. Ezenkívül az RPA nagy skálázhatóságot kínál, mivel a robotok rugalmasan fel-le állíthatók, hogy megfeleljenek a változó munkaterhelésnek.
Az RPA alkalmazási területei az irodai munkában
Pénzügy
A pénzügyekben például a robotok automatizálhatják a számlafeldolgozást és -fizetést, feldolgozhatják a költségjelentéseket, készíthetnek pénzügyi jelentéseket és végrehajthatják a számlaegyeztetéseket.
Emberi Erőforrások
A HR-ben az RPA-botok segíthetnek az alkalmazottak be- és leállításában, automatizálhatják a szabadságkéréseket és -kezelést, támogathatják a bérszámfejtést, és hatékonyabbá tehetik a jelentkezők kezelését.
Vevőszolgálat
Az ügyfélszolgálaton a robotok válaszolhatnak a gyakran ismételt kérdésekre, felgyorsíthatják a megrendelések és visszaküldések feldolgozását, frissíthetik a vásárlói adatokat.
IT és logisztika
Az informatikai területen az RPA-botok automatizálhatják az olyan feladatokat, mint a jelszó-visszaállítás, a rendszerfelügyelet és a szoftvertelepítés. A logisztikában és az ellátási láncban is számos felhasználási lehetőség létezik, például a készletkezelésben, a szállítási folyamatokban és a rendelések nyomon követésében.
A robotika bővített lehetőségei irodai környezetben
Fizikai robotok
Az RPA mellett a robotika más formái is használhatók az irodákban. A fizikai robotok például az irodán belüli szállítási feladatokra használhatók, például postai küldemények, dokumentumok vagy anyagok behozatalára.
Intelligens segítő rendszerek
Az intelligens asszisztens rendszerek, vagyis a mesterséges intelligenciára épülő szoftverek komplex feladatokban, például projektek tervezésében, adatok elemzésében vagy döntéshozatalban támogathatják a dolgozókat.
Kihívások a robotika bevezetésében
Beruházási költségek
A megvalósítás költségei kezdetben magasak lehetnek, mivel szoftver-, hardver- és meglévő rendszerekkel való integrációra van szükség.
Integráció és biztonság
A meglévő rendszerekkel való integráció kritikus tényező. A meglévő IT-infrastruktúrával való zökkenőmentes integráció kulcsfontosságú az RPA-projektek sikeréhez. Ezenkívül garantálni kell az adatvédelmet és -biztonságot, különösen az érzékeny adatok kezelésekor.
Munkavállalói elfogadás
Fontos szempont az alkalmazottak általi elfogadás is. Fontos, hogy az alkalmazottakat bevonják a felvételi folyamat korai szakaszába, vegyék komolyan aggályaikat, és csökkentsék az állásvesztéstől való esetleges félelmeket.
Továbbképzés és átképzés
Emellett továbbképzésekre és átképzésekre van szükség annak érdekében, hogy az alkalmazottak képesek legyenek az új technológiákkal dolgozni, figyelni a robotokat, és a felszabaduló erőforrásokat igénybe venni az igényesebb feladatokra.
A robotfolyamatok automatizálása és általában a robotika alapvetően megváltoztathatja az irodai munkát. Óriási lehetőségeket kínálnak a hatékonyság növelésére, a költségek csökkentésére és az alkalmazottak elégedettségének javítására. A gondos tervezés, az átgondolt megvalósítás és a kapcsolódó kihívások mérlegelése azonban kulcsfontosságú ahhoz, hogy ezek a technológiák sikeresen beépüljenek a munka világába.
Javaslatunk: 🌍 Korlátlan elérés 🔗 Hálózatba kötött 🌐 Többnyelvű 💪 Erős eladások: 💡 Autentikus stratégiával 🚀 Az innováció találkozik 🧠 Intuíció
Abban az időben, amikor egy vállalat digitális jelenléte határozza meg sikerét, a kihívás az, hogyan tehetjük ezt a jelenlétet hitelessé, egyénivé és nagy horderejűvé. Az Xpert.Digital egy innovatív megoldást kínál, amely egy iparági központ, egy blog és egy márkanagykövet metszéspontjaként pozícionálja magát. A kommunikációs és értékesítési csatornák előnyeit egyetlen platformon egyesíti, és 18 különböző nyelven teszi lehetővé a publikálást. A partnerportálokkal való együttműködés, a Google Hírekben való cikkek közzétételének lehetősége, valamint a mintegy 8000 újságírót és olvasót tartalmazó sajtóterjesztési lista maximalizálja a tartalom elérhetőségét és láthatóságát. Ez alapvető tényező a külső értékesítésben és marketingben (SMarketing).
Bővebben itt:
Mi az a robotizált folyamatautomatizálás?
A Robotic Process Automation (RPA) forradalmasítja az irodai munkát és az adminisztrációs folyamatokat számos iparágban, különösen a biztosítási ágazatban. Ez a technológia lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy automatizálják a monoton és szabályalapú feladatokat, ezáltal nagyobb hatékonyságot és költségmegtakarítást érjenek el. Ezen túlmenően az RPA képes jelentősen javítani a szolgáltatások minőségét és új lehetőségeket teremteni az innováció számára.
A robotos folyamatautomatizálás olyan szoftverrobotok használatát jelenti, amelyek emberi beavatkozás nélkül képesek meghatározott feladatokat végrehajtani. Ezek nem fizikai robotok, hanem inkább digitális rendszerek, amelyek meglévő alkalmazásokat használnak a folyamatok automatizálására. Ilyen például az adatok kiolvasása, az információk űrlapokba bevitele vagy a lekérdezések feldolgozása. A technológia egyszerű és összetett folyamatokat is támogat, ezért a felhasználási lehetőségek széles skáláját kínálja.
Az RPA alkalmazási területei az irodában
Az RPA alkalmazása az irodai folyamatokban különösen hatékonynak bizonyult. A legfontosabb alkalmazási területek a következők:
Könyvvizsgálat
A szoftverrobotok képesek felismerni a különböző formátumú bejövő számlákat, automatikusan ellenőrizni és végrehajtani a szükséges lépéseket a fizetés jóváhagyásáig. Ez időt takarít meg és csökkenti a hibákat.
Ügyfél érdeklődők
Az RPA botok jelentősen felgyorsítják a vásárlói kérések feldolgozását. A rutin lekérdezések, például az állapotlekérdezések vagy a címváltozások teljesen automatikusan feldolgozhatók, drasztikusan csökkentve ezzel a feldolgozási időt.
Adatbevitel és egyeztetés
A kézi adatbevitel és ellenőrzés az egyik legidőigényesebb feladat az irodai környezetben. Az RPA hatékonyabbá teheti ezeket a folyamatokat és minimalizálhatja a hibaarányt.
RPA a biztosítási ágazatban
A biztosítási ágazat különösen profitált az RPA lehetőségéből. A kulcsfontosságú folyamatok automatizálásával a vállalatok mind hatékonyságukat, mind vevői elégedettségüket növelhetik.
A jegyzési folyamat
A biztosítási folyamat a biztosítási ágazat központi része. Az RPA több területen nyújthat támogatást:
- Kockázatértékelés: Az RPA rendszerek gyorsan és pontosan elemezhetik a különböző forrásokból származó adatokat a kockázatok felméréséhez.
- Hatékonyság növelése: Az RPA segítségével a munkaidő akár 30 százaléka is megtakarítható, így a munkatársak a stratégiai feladatokra tudnak koncentrálni.
- Hibacsökkentés: Az automatizált folyamatok minimalizálják az emberi hibákat és növelik az értékelések pontosságát.
Követelések feldolgozása
A kárrendezés az egyik legösszetettebb folyamat a biztosítási ágazatban. Az RPA jelentős előnyöket kínál itt:
- Gyorsabb feldolgozás: A szoftverrobotok használatával a biztosítási kárigények akár 75 százalékkal gyorsabban dolgozhatók fel.
- Hatékony adatgyűjtés: Az RPA robotok releváns információkat gyűjtenek a biztosítási károkról, és strukturált formában eljuttatják az ügyintézőkhöz.
- Továbbfejlesztett ügyfélszolgálat: Az automatizálás révén az ügyfelek gyorsabban értesülhetnek, és gyorsabban kezelhetők aggályaik.
Az RPA előnyei
Az RPA bevezetése számos előnnyel jár a vállalatoknak:
- Költségmegtakarítás: Az ismétlődő feladatok automatizálásával a személyi költségek csökkenthetők és az erőforrások hatékonyabban használhatók fel.
- Nagyobb hatékonyság: Az RPA lehetővé teszi a feladatok gyors, szünetek és késedelmek nélküli feldolgozását.
- Hibacsökkentés: Az automatizált rendszerek mindig előre meghatározott szabályok szerint működnek, és elkerülik az emberi figyelmetlenségből adódó hibákat.
- Jobb megfelelés: A folyamatokat úgy lehet megtervezni, hogy mindig megfeleljenek a vonatkozó jogi és szabályozási követelményeknek.
- Skálázhatóság: Az RPA-botok rugalmasan illeszthetők a változó munkaterhelésekhez.
Kihívások az RPA végrehajtásában
A számos előny ellenére vannak olyan kihívások is, amelyeket figyelembe kell venni az RPA megvalósítása során:
- Kezdeti költségek: Az RPA rendszerek bevezetése nagy kezdeti beruházást igényelhet.
- Integráció meglévő rendszerekkel: Az RPA zökkenőmentes integrálása a meglévő IT-infrastruktúrákba elengedhetetlen a maximális hatékonyság eléréséhez.
- Adatvédelem és biztonság: Az érzékeny információk kezelése szigorú biztonsági intézkedéseket igényel.
- Alkalmazottak elfogadása: Az alkalmazottak az RPA-t a munkájukat fenyegető veszélyként fogják fel. Átlátható kommunikációra és képzésre van szükség ezeknek az aggályoknak a megoldásához.
RPA and Beyond: Intelligens automatizálás
Az RPA tovább optimalizálható mesterséges intelligencia (AI) és gépi tanulás segítségével. Ezek a technológiák kibővítik az RPA képességeit azáltal, hogy összetettebb feladatokat is vállalnak, mint például a döntéshozatal vagy az előrejelzés. Példák erre:
- Ügyféladatok elemzése: Az AI-alapú rendszerek mélyebb betekintést nyújthatnak az ügyfelek igényeibe és viselkedésébe.
- Trendek előrejelzése: A gépi tanulás azonosíthatja az adatok mintázatait, és segíthet a vállalatoknak a kialakulóban lévő trendek korai felismerésében.
- Automatizált kommunikáció: A chatbotok és a virtuális asszisztensek zökkenőmentesen integrálhatók az RPA folyamatokba az ügyfélszolgálat további javítása érdekében.
Az RPA mint játékváltó
A robotfolyamatok automatizálása képes véglegesen megváltoztatni a munka világát. Az ismétlődő feladatok automatizálásával az alkalmazottak megkönnyebbülnek, és stratégiailag fontosabb tevékenységekre koncentrálhatnak. A biztosítási ágazatban különösen az RPA megoldások segítik a hatékonyság, a pontosság és az ügyfelek elégedettségének növelését.
Az olyan technológiák folyamatos fejlesztésével, mint a mesterséges intelligencia, az RPA még erősebb és sokoldalúbb lesz a jövőben. Azok a vállalatok, amelyek korán alkalmazzák ezeket a technológiákat, nemcsak versenyelőnyt biztosítanak, hanem megteremtik a fenntartható növekedés alapjait is a digitális jövőben.
Ott vagyunk Önért - tanácsadás - tervezés - kivitelezés - projektmenedzsment
☑️ KKV-k támogatása stratégiában, tanácsadásban, tervezésben és megvalósításban
☑️ Digitális stratégia és digitalizáció megalkotása vagy átrendezése
☑️ Nemzetközi értékesítési folyamatok bővítése, optimalizálása
☑️ Globális és digitális B2B kereskedési platformok
☑️ Úttörő vállalkozásfejlesztés
Szívesen szolgálok személyes tanácsadójaként.
Felveheti velem a kapcsolatot az alábbi kapcsolatfelvételi űrlap kitöltésével, vagy egyszerűen hívjon a +49 89 89 674 804 (München) .
Nagyon várom a közös projektünket.
Xpert.Digital – Konrad Wolfenstein
Az Xpert.Digital egy ipari központ, amely a digitalizációra, a gépészetre, a logisztikára/intralogisztikára és a fotovoltaikára összpontosít.
360°-os üzletfejlesztési megoldásunkkal jól ismert cégeket támogatunk az új üzletektől az értékesítés utáni értékesítésig.
Digitális eszközeink részét képezik a piaci intelligencia, a marketing, a marketingautomatizálás, a tartalomfejlesztés, a PR, a levelezési kampányok, a személyre szabott közösségi média és a lead-gondozás.
További információ: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus