Az „alapértelmezetten digitális” elv az EU-ban a bürokrácia csökkentését célozza – A digitális közigazgatás forradalma

Paradigmaváltás: Mit jelent az „alapértelmezetten digitális” Európa számára?

Az Európai Unió döntő paradigmaváltás előtt áll a termékdokumentáció terén. Az Omnibus IV csomag 2025 szeptemberi, a Tagállamok Állandó Képviselőinek Bizottsága általi elfogadásával az EU lerakta a termékinformációk átfogó digitalizálásának alapjait. Az „alapértelmezés szerint digitális” elv célja, hogy felváltsa a dokumentációra és a használati utasításra vonatkozó meglévő fizikai követelményeket. Ez a döntés sokkal több, mint a meglévő szabályozások technikai kiigazítása – alapvető változást jelent a gyártók, a fogyasztók és a szabályozási követelmények közötti kapcsolatban.

Az elfogadott csomag célja, hogy a belső piaci szabályok keretében digitalizáljon 20 különböző uniós termékirányelvet, és összehangolja azokat a közös előírásokkal. A legfontosabb változások közé tartozik az uniós megfelelőségi nyilatkozat digitalizálása, a nemzeti hatóságok és a gazdasági szereplők közötti digitális adatcsere-folyamatok, valamint a gyártók számára annak engedélyezése, hogy kizárólag digitális formában adjanak ki használati utasításokat. Ezt kiegészíti egy digitális kapcsolattartó pont bevezetése a vállalatok számára a hatóságokkal való kommunikáció egyszerűsítése érdekében.

Ennek a fejleménynek a jelentősége több dimenzióra is kiterjed. Gazdasági szempontból a digitalizáció jelentős költségmegtakarítást ígér a vállalatok számára. Az Európai Bizottság becslése szerint az európai vállalatok további 400 millió eurót takaríthatnak meg a teljes Omnibus csomag révén. Ökológiai szempontból az intézkedés hozzájárul az erőforrás-megtakarításhoz, mivel az ipari dokumentációban jelentős a papírfogyasztás. Ugyanakkor a kezdeményezés alapvető kérdéseket vet fel a digitális részvétellel, a fogyasztóvédelemmel és az akadálymentesítéssel kapcsolatban.

Marie Bjerre, a dán európai ügyekért felelős miniszter a Tanács elnöksége nevében üdvözölte a megállapodást, kijelentve, hogy túl sok európai vállalat túl sok időt tölt bonyolult szabályozásokkal. Ez a nyilatkozat kiemeli a reform politikai dimenzióját: a bürokrácia csökkentése kulcsfontosságú elemnek tekinthető az európai versenyképesség erősítésében. Ez a cikk szisztematikusan elemzi ezt a fejleményt, rávilágítva történelmi gyökereire, technikai mechanizmusaira és gyakorlati vonatkozásaira, valamint kritikusan értékeli a benne rejlő lehetőségeket és kockázatokat.

Az e-kormányzattól a digitális termékig: A mai reformhoz vezető út

A közigazgatás és a szabályozási folyamatok digitalizációja nem hirtelen felbukkanó jelenség, hanem évtizedes fejlődés eredménye. Az e-kormányzat gyökerei Európában az 1990-es évekre nyúlnak vissza, amikor az első elektronikus kormányzati kezdeményezések megjelentek. Mérföldkőnek számított az Európai Tanács 2000-es lisszaboni stratégiája, amely célul tűzte ki, hogy az EU a világ legversenyképesebb és legdinamikusabb tudásalapú gazdaságává váljon.

A 2009-es Malmöi Nyilatkozat egy újabb fontos fordulópontot jelentett. Ebben a nyilatkozatban az EU tagállamai, a potenciális EU-tagok és az EFTA-államok elkötelezték magukat a kormányzati intézkedések átláthatóságának növelése, a nyilvános információkhoz való hozzáférés megkönnyítése és a kormányzati részvétel javítása mellett. Ez a kötelezettségvállalás képezte az európai e-kormányzati stratégia alapját, amelyet a 2011–2015-ös e-kormányzati cselekvési terv és az európai digitális menetrend rögzített.

Németországban 2013 augusztusában fogadták el az Elektronikus Közigazgatás Előmozdításáról Szóló Törvényt, röviden az e-kormányzati törvényt. Ez a törvény többek között előírta a közigazgatás számára az elektronikus hozzáférés biztosítását, és megkönnyítette az elektronikus bizonyítékok és az elektronikus fizetések szolgáltatását a közigazgatási eljárásokban. Ezzel párhuzamosan nemzeti digitalizációs kezdeményezések alakultak ki különböző tagállamokban. Dánia gyakran úttörő szerepet játszott ezekben a törekvésekben. A MitID és elődrendszerének bevezetésével ma Dániában gyakorlatilag nincs levelezés és gyakorlatilag nincsenek hatóságoknál tett látogatások.

Az EU szolgáltatási irányelve további európai jogi keretet teremtett a nemzeti e-kormányzati megoldások fejlesztéséhez. Az adminisztratív eljárások egyszerűsítése és az egységes kapcsolattartó pont létrehozása mellett az elektronikus feldolgozás bevezetésében is megállapodás született. Ezek a fejlemények megalapozták a digitális szabványok későbbi kiterjesztését a termékszektorra.

A termékdokumentáció kontextusában a nemzetközi szabványok kidolgozása központi szerepet játszott. Az IEC 61406 szabvány (DIN SPEC 91406) meghatározta a fizikai objektumok digitális névtáblák és UID-k (egyedi azonosítók) segítségével történő azonosításának technológiáját. A VDI 2770-es irányelv meghatározta, hogy a gyártói információknak hogyan kell kinézniük tulajdonságok, szerkezet, hatókör, tartalom és adatformátum szempontjából. Ezek a szabványok képezték a digitális termékdokumentáció technikai alapját, amelyet később jogi követelményekké alakítottak át.

A COVID-19 világjárvány katalizátorként hatott a digitalizációra. Feltárta a papíralapú rendszerek gyengeségeit, és rávilágított a digitális alternatívák szükségességére. Ebben az összefüggésben az EU fokozta erőfeszítéseit a bürokrácia csökkentése és a digitalizáció érdekében. Az Európai Bizottság 2024-ben egyszerűsítési programot jelentett be, amely több Omnibus csomagból áll. Az Omnibus IV csomag, amely a termékdokumentációk digitalizálását szabályozza, része ennek a tágabb stratégiának, amely a bürokratikus terhek csökkentését és a digitális keretrendszer harmonizálását célozza.

A reform építőkövei: a QR-kódoktól a kiberbiztonsági törvényig

Az Omnibus IV csomag számos technikai és jogi mechanizmuson alapul, amelyek együttesen lehetővé teszik a termékdokumentációk digitalizálását. Az első kulcsfontosságú elem a „digitális alapértelmezés szerint” elv jogi rögzítése. Ez az elv megfordítja a korábbi gyakorlatot: míg korábban a papíralapú dokumentumok voltak a szabály, a digitális verziók pedig a kivétel, a jövőben a digitális dokumentumok lesznek a szabvány. A vállalatoknak csak indokolt kivételes esetekben kell nyomtatott anyagokat biztosítaniuk más vállalatoknak, adminisztratív ügyfeleknek vagy fogyasztóknak.

Az EU megfelelőségi nyilatkozat digitalizálása egy másik lényeges elem. Az EU megfelelőségi nyilatkozat egy kötelező dokumentum, amellyel a gyártók vagy meghatalmazott képviselőik kijelentik, hogy termékeik megfelelnek az EU követelményeinek. A megfelelőségi nyilatkozat aláírásával teljes felelősséget vállalnak azért, hogy termékük megfeleljen az alkalmazandó EU jogszabályoknak. A nyilatkozat digitalizálása lehetővé teszi a gyorsabb terjesztést, a könnyebb frissítést és a piacfelügyeleti hatóságok általi hatékonyabb ellenőrzést.

Egy harmadik elem a nemzeti hatóságok és a gazdasági szereplők közötti digitális adatcsere-folyamatok. Ezek a folyamatok szabványosított interfészeken és adatformátumokon alapulnak, amelyek célja a zökkenőmentes kommunikáció lehetővé tétele. A fent említett 2770-es VDI-irányelv központi szerepet játszik ebben azáltal, hogy meghatározza, hogyan kell a gyártói információkat strukturálni, hogy azok a különböző érdekelt felek között cserélhetők legyenek. Az adatokat XML formátumban hozzák létre, és meghatározott dokumentációs konténerekben tárolják.

A gyártók azon engedélyét, hogy kizárólag digitális formában biztosítsanak használati utasításokat, technikai megoldások támogatják. Gyakori módszer a közvetlenül a termékhez csatolt QR-kódok használata. Ezek a QR-kódok lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy okostelefonjuk vagy táblagépük segítségével közvetlenül hozzáférjenek a digitális dokumentációhoz. A dokumentáció tárolható a gyártó vagy az ügyfél által üzemeltetett felhőplatformon. Ennek a megoldásnak az az előnye, hogy a dokumentáció bármikor frissíthető anélkül, hogy fizikai dokumentumokat kellene cserélni.

A vállalatok digitális kapcsolattartó pontja központi kapcsolattartó pontként szolgál a hatóságokkal való kommunikációhoz. Ez a koncepció egy tágabb, az adminisztratív interakció egyszerűsítését célzó stratégia része. Az elképzelés az, hogy a vállalatoknak ne kelljen többé egyénileg kommunikálniuk számos különböző hatósággal, hanem egy központi ponton keresztül kezelhetik az összes megkeresést és jelentést.

Az Omnibus IV csomaggal párhuzamosan figyelemmel kell kísérni a termékdokumentációk digitalizálását érintő további szabályozási fejleményeket. A 2024 decemberében hatályba lépett kiberbiztonsági törvény (CRA) átfogó kiberbiztonsági követelményeket vezet be a digitális elemeket tartalmazó termékekre vonatkozóan. Ezeknél a termékeknél EU-megfelelőségi nyilatkozat és CE-jelölés szükséges a követelményeknek való megfelelés igazolására. A dokumentáció digitalizálása és a kiberbiztonsági követelmények közötti kapcsolat nyilvánvaló: Ha a dokumentációt kizárólag digitálisan biztosítják, akkor azokat a rendszereket, amelyeken keresztül hozzáférhető, védeni kell a kibertámadásoktól.

Egy másik összetevő a vállalati besorolás kiigazítása. Az Omnibus IV csomag bevezeti a kis közepes piaci tőkeértékű vállalatok (KKV) kategóriáját, amely magában foglalja a 249-nél több, de 750-nél kevesebb alkalmazottat foglalkoztató vállalatokat, feltéve, hogy éves árbevételük meghaladja az 50 millió eurót, de nem éri el a 150 millió eurót, vagy mérlegfőösszegük meghaladja a 43 millió eurót, de nem éri el a 129 millió eurót. Ez az új kategória bizonyos egyszerűsítésekben részesül, például az adatvédelem területén. Például a GDPR 30. cikke szerinti adatkezelési tevékenységek nyilvántartásának vezetésére vonatkozó kötelezettség alóli mentességet, amely korábban a legfeljebb 250 alkalmazottat foglalkoztató vállalatokra vonatkozott, kiterjesztik a legfeljebb 750 alkalmazottat foglalkoztató vállalatokra is.

A Tanács és a Parlament között: A jogalkotási eljárás jelenlegi állása

2025 októberében a termékdokumentációk digitalizálására irányuló kezdeményezés döntő szakaszba ér. Az Európai Unió Tanácsa 2025. szeptember 25-én fogadta el álláspontját az Omnibus IV csomagról. Az Európai Parlamentnek most ki kell dolgoznia saját álláspontját, mielőtt megkezdődhetnének a Tanács, a Parlament és a Bizottság közötti háromoldalú tárgyalások. Ezek a tárgyalások várhatóan 2025 negyedik negyedévében kezdődnek és 2026-ig tartanak.

A Tanács álláspontja szerint a tagállamok végrehajtási határidejét 24 hónapra kell meghosszabbítani. Ez azt jelenti, hogy a végleges irányelv elfogadását követően a tagállamoknak két évük lesz a követelmények nemzeti jogba való átültetésére. Ez egyértelmű határidőt szab a vállalatoknak: ennek megfelelően kell átalakítaniuk rendszereiket és folyamataikat, hogy a határidőtől kezdve biztosítsák a dokumentáció digitális rendelkezésre bocsátását.

A jelenlegi helyzetet a bürokrácia csökkentése és a fogyasztóvédelem közötti egyensúlyról szóló intenzív vita jellemzi. A Minisztertanács lényegében fenntartotta a korábbi álláspontot, de pontosításokat tett a digitálisan elérhető információkhoz való hozzáféréssel kapcsolatban. A fogyasztóvédelem biztosítása érdekében a biztonsággal kapcsolatos információknak továbbra is papíralapon kell rendelkezésre állniuk, ha fennáll a fogyasztók súlyos károsodásának kockázata. Ez a korlátozás azért kulcsfontosságú, mert megakadályozza, hogy a kritikus biztonsági információkat kizárólag digitálisan biztosítsák.

Az üzleti közösség nagyrészt támogatja a digitalizációs terveket. A Bitkom, Németország digitális szövetsége, elvileg üdvözölte a kezdeményezést, rámutatva, hogy az új uniós szabályozások áradata a digitális gazdaság szabályozási bonyolultságának növekedéséhez vezetett. A vállalkozások abban reménykednek, hogy a digitalizáció nemcsak költségmegtakarításhoz, hanem hatékonyságnövekedéshez is vezet a gyorsabb folyamatok és a jobb dokumentumkereshetőség révén.

A műszaki megvalósítás számos iparágban már előrehaladott állapotban van. Az olyan szivattyúgyártó vállalatok, mint a KSB, évekkel ezelőtt kezdték el QR-kódokkal ellátni termékeiket, amelyek hozzáférést biztosítanak a digitális ikrekhez. Ezek a digitális ikrek tartalmazzák a tervezéssel, beállítással, telepítéssel, üzembe helyezéssel és üzemeltetéssel kapcsolatos összes adatot, valamint a karbantartással és javítással kapcsolatos információkat. Ezek az információk az életciklus során bővíthetők. Az ilyen rendszerek már nagyrészt megfelelnek az Omnibus IV csomag követelményeinek.

Az Ipar 4.0-val való kapcsolat nyilvánvaló. A termékdokumentációk digitalizálása a teljesen hálózatba kapcsolt termelési környezet tágabb víziójának építőköve. Egy intelligens gyárban a növényi alkatrészekkel kapcsolatos összes információnak mindenkor digitálisan hozzáférhetőnek kell lennie. A digitális dokumentációra vonatkozó szabályozási követelmény megerősíti ezt a tendenciát, és ösztönzőket teremt a megfelelő infrastruktúrába történő beruházásokhoz.

A termékdokumentációk digitalizálásával párhuzamosan más uniós digitalizációs kezdeményezések is folyamatban vannak. A 2025 végére bejelentett digitális omnibusz csomag célja a meglévő digitális szabályozások egyszerűsítése az adatok, a kiberbiztonság és a mesterséges intelligencia területén. Az Európai Bizottság például a mesterséges intelligencia rendeletének felülvizsgálatát tervezi annak gyakorlati alkalmazásának megkönnyítése érdekében. Az adatjogban az adatkezelési törvényt, a nem személyes adatok szabad áramlásáról szóló rendeletet és a nyílt hozzáférésű adatokról szóló irányelvet szorosabban integrálják. Ezek a különböző kezdeményezések erősítik egymást, és koherens képet alkotnak a digitalizált európai gazdaságról.

Digitalizáció a gyakorlatban: Alkalmazási példák az iparból

A digitális termékdokumentáció gyakorlati megvalósítását számos konkrét példával lehet szemléltetni. Az első példa a gépészetből származik. A KSB szivattyúgyártó egy az IEC 61406 (DIN SPEC 91406) szabványnak megfelelő rendszert valósított meg, amelyben minden szivattyú egyedi QR-kódot kap, amely közvetlenül a termékhez van csatolva. Ez a QR-kód egy egyedi azonosítót (UID) tartalmaz, és egy linket nyit a termék digitális ikertestvéréhez. A digitális ikertestvér gyárilag tartalmazza az összes releváns adatot: műszaki adatokat, tervezési paramétereket, telepítési utasításokat, üzemeltetési utasításokat, valamint karbantartási és javítási információkat.

Ennek a rendszernek számos előnye van. A technikusok közvetlenül a helyszínen, okostelefonjukon vagy táblagépükön keresztül férhetnek hozzá a dokumentáció legfrissebb verziójához anélkül, hogy nehéz mappákat kellene cipelniük. A dokumentáció mindig naprakész, mivel központilag karbantartják. Ha egy gyártó frissítést végez, például egy új karbantartási eljárás kidolgozása miatt, ez az információ azonnal elérhető minden felhasználó számára. A termék életciklusa során további információk adhatók hozzá, például érzékelők állapotadatai vagy az elvégzett karbantartásokról szóló jelentések. Ez a termék teljes életciklusának digitális dokumentációját hozza létre.

Egy második példa a hulladékkezelési iparból származik. Egy veszélyes munkadarabok ártalmatlanításával foglalkozó vállalat QR-kód alapú folyamatirányítási rendszert vezetett be. A munkadarabok többlépcsős folyamatokon mennek keresztül, amelyek során különálló alkatrészeikre szétszerelik őket, majd végül megsemmisítik. A változatok sokfélesége nagy, és biztonsági, valamint számviteli okokból minden folyamatlépést külön kell dokumentálni. Az új rendszer lehetővé teszi a munkadarabok valós idejű nyomon követését. Minden munkadarabhoz egy QR-kód tartozik, amelyet a folyamat különböző állomásain beolvasnak. Ez biztosítja, hogy minden munkadarab helye és az elvégzett feldolgozási lépések mindig ismertek legyenek.

Az indulási fázisban végzett mérések a dokumentációs költségek 20-30 százalékos csökkenését mutatták. Ezenkívül olyan minőségi előnyök is vannak, mint a hulladékkezelés biztonságának jelentős javulása. A valós idejű nyomon követhetőség lehetővé teszi a problémákra való gyors reagálást és a folyamatok folyamatos optimalizálását. Ez a példa azt mutatja, hogy a dokumentáció digitalizálása nemcsak az információkhoz való hozzáférést könnyíti meg, hanem alapvető fejlesztéseket is lehetővé tesz a folyamatirányításban.

Egy harmadik példa a gyógyszeriparral kapcsolatos, ahol a dokumentáció különösen szigorúan szabályozott. A gyártóknak átfogó dokumentációkat kell vezetniük termékeikről, amelyek a fejlesztéstől a gyártáson át az alkalmazásig minden aspektust lefednek. Ezen dokumentációk digitalizálása lehetővé teszi a hatóságok számára, hogy gyorsabban adják ki az engedélyeket, mivel az információk strukturáltak és kereshetők. A dokumentáció változásai hatékonyan nyomon követhetők, mivel a verziókövető rendszerek automatikusan dokumentálják, hogy mely változtatásokat ki és mikor végezte. Ez növeli az átláthatóságot és megkönnyíti az auditokat.

A gyakorlatban azonban felmerül a kérdés, hogy a vállalatok hogyan kezelik az átállást a papíralapú dokumentációról a digitális dokumentációra. Az egyik megközelítés a fokozatos digitalizálás. A vállalatok új termékekkel kezdik, amelyeket egy adott dátumtól kezdődően digitális dokumentációval szállítanak. A meglévő termékek esetében a papíralapú dokumentumokat fokozatosan digitalizálják. A szakosodott szolgáltatók szkennelési szolgáltatásokat kínálnak, amelyek digitalizálják és strukturálják a teljes termelési rendszereket vagy az egyes kézikönyveket. Egy 100 oldalas digitalizált kézikönyv létrehozásának költsége körülbelül 5 euró oldalanként. Egy műszaki rendszer 30 teljesen kitöltött mappájának strukturált digitális dokumentációvá alakítása mappánként körülbelül 600 euróba kerül.

EU-s és németországi szakértelmünk üzletfejlesztés, értékesítés és marketing terén - Kép: Xpert.Digital

Iparági fókusz: B2B, digitalizáció (AI-tól XR-ig), gépészet, logisztika, megújuló energiák és ipar

Bővebben itt:

• Szakértői Üzleti Központ

Egy témaközpont betekintésekkel és szakértelemmel:

• Tudásplatform a globális és regionális gazdaságról, az innovációról és az iparágspecifikus trendekről
• Elemzések, impulzusok és háttérinformációk gyűjtése fókuszterületeinkről
• Szakértelem és információk helye az üzleti és technológiai fejleményekről
• Témaközpont olyan vállalatok számára, amelyek a piacokról, a digitalizációról és az iparági innovációkról szeretnének többet megtudni

Akadályok és aggodalmak: A digitalizációs tervek kritikai elemzése

A digitalizáció nyilvánvaló előnyei ellenére jogos aggodalmak és viták merülnek fel, amelyek árnyaltabb megközelítést igényelnek. Az egyik fő probléma a digitális szakadék. Nem minden népességcsoport fér hozzá egyenlően a digitális technológiákhoz, vagy nem képes azokat használni. Az idősebb emberek, az alacsony társadalmi-gazdasági státuszúak, a vidéki területeken élők, a migráns hátterűek és a fogyatékkal élők különösen ki vannak téve a digitális szolgáltatásokból való kizáródás veszélyének.

A digitális részvétellel kapcsolatos tanulmányok azt mutatják, hogy a digitalizáció társadalmi problémává válhat az idősebb emberek számára, ha a hozzáférési akadályokat nem hárítják el. A digitalizáció mindennapi jelentősége egyre növekszik, mivel egyre több közszolgáltatás és információ nyújtása kizárólag online történik. Ha a termékdokumentáció is csak digitálisan érhető el, az oda vezethet, hogy bizonyos népességcsoportok már nem tudják biztonságosan használni a termékeket, mivel nem férnek hozzá a felhasználói kézikönyvekhez.

Az Omnibus IV csomagban foglalt kivétel, amely előírja, hogy a biztonsággal kapcsolatos információknak továbbra is papíralapon kell rendelkezésre állniuk, ha fennáll a fogyasztók súlyos károsodásának kockázata, csak részben enyhíti ezt a problémát. Először is, a súlyos károsodás fogalmának meghatározása többféleképpen értelmezhető. Másodszor, a rendelet csak a biztonsággal kapcsolatos információkra vonatkozik, más fontos tartalmakra, például a kezelési utasításokra vagy a karbantartási utasításokra nem.

Egy második probléma a működő infrastruktúrától való függőség. A digitális dokumentációhoz a felhasználóknak internet-hozzáféréssel és működő eszközzel kell rendelkezniük. Vészhelyzetekben, például áramkimaradás esetén, a digitális dokumentációhoz való hozzáférés korlátozott vagy lehetetlen lehet. Az áramkimaradások adatvesztéshez vezethetnek, különösen akkor, ha a szervereket és a tárolórendszereket nem védik szünetmentes tápegységek. Azoknál a vállalatoknál, amelyek nem tartanak fenn megfelelő biztonsági mentési rendszereket, az áramkimaradás ideiglenesen vagy véglegesen elérhetetlenné teheti a kritikus dokumentációt.

A kiberbiztonság egy újabb kihívást jelent. Amikor a dokumentációt kizárólag digitálisan biztosítják, új támadási vektorok jelennek meg a kiberbűnözők számára. Egy gyártó rendszerei elleni hackertámadás a dokumentáció manipulálásához vagy törléséhez vezethet. A kiberbiztonsági ellenálló képességről szóló törvény átfogó kiberbiztonsági követelmények révén kezeli ezeket a kockázatokat, de ezen követelmények végrehajtása jelentős beruházást és szakértelmet igényel.

Az adatvédelmi aggályok is relevánsak. Amikor a felhasználók digitális dokumentációhoz férnek hozzá, személyes adatokat gyűjthetnek, például IP-címeket, hozzáférési időpontokat vagy felhasználói viselkedést. A gyártók ezeket az adatokat különféle célokra, például marketingre vagy termékfejlesztésre használhatják fel. Egyértelmű szabályozások és hatékony ellenőrzési mechanizmusok nélkül fennáll a visszaélések kockázata. A GDPR javasolt módosításai, amelyek célja a kkv-k és a kis- és középvállalkozások (kkv-k) dokumentációs követelményeinek csökkentése, paradox módon csökkenthetik az átláthatóságot és az elszámoltathatóságot a személyes adatok kezelésében.

A fogyasztóvédelmi szervezetek szempontjából fennáll annak a veszélye, hogy a dokumentációs követelmények egyszerűsítése a fogyasztóvédelem rovására megy. A Német Fogyasztóvédelmi Szervezetek Szövetsége (Verbraucherzentrale Bundesverband) kritikáját fejezte ki a digitalizációs program különböző aspektusaival kapcsolatban, és hangsúlyozta, hogy az egyszerűsítések nem történhetnek a fogyasztóvédelem rovására. Konkrétan aggályok merültek fel amiatt, hogy a bürokratikus követelmények csökkentése ahhoz vezethet, hogy fontos információkat már nem, vagy csak nem megfelelően biztosítanak.

A költségek kérdését differenciáltan kell vizsgálni. Míg a vállalatok a nyomtatás és a szállítás költségeinek megtakarításából profitálnak, új költségek merülnek fel a digitális rendszerek fejlesztése és üzemeltetése során. Egy vállalat digitalizálása jelentős beruházásokat igényelhet. Az egyszerű projektek költsége körülbelül 5000 eurótól kezdődik, míg a bonyolultabb digitalizációs projektek 25 000 euróba vagy többe is kerülhetnek. Ehhez jönnek még a tárhely, a karbantartás és a támogatás folyamatos üzemeltetési költségei. A kis- és középvállalkozások számára ezek a költségek jelentős terhet jelenthetnek, még akkor is, ha hosszú távon várhatóan ellensúlyozzák őket a hatékonyságnövekedés.

Egy másik kritikai pont a digitális dokumentáció olvashatóságával és használhatóságával kapcsolatos. Nem minden felhasználó találja kényelmesnek az utasítások olvasását kis képernyőn. Az összetett, részletes dokumentációt igénylő termékek esetében a terjedelmes digitális dokumentumokban való eligazodás nehezebb lehet, mint egy nyomtatott kézikönyv lapozgatása. A digitális felhasználói élmény minősége nagymértékben függ a digitális platformok kialakításától. A rosszul megtervezett rendszerek alááshatják a felhasználói elfogadottságot.

Mi a következő lépés? Trendek a mesterséges intelligenciától a digitális termékútlevélig

A termékdokumentációk digitalizálása egy szélesebb körű trend része, amely az elkövetkező években lendületet vesz. Az egyik kulcsfontosságú trend a digitális termékútlevél továbbfejlesztése. A digitális termékútlevél célja, hogy hosszú távon felváltsa a megfelelőségi nyilatkozatot, és hatékonyan és könnyen hozzáférhetővé tegye a termékinformációkat és a megfelelőségi bizonyítékokat. Javítja a nyomon követhetőséget és megkönnyíti a jogi követelményeknek való megfelelés felügyeletét. Ez tovább növeli a termékbiztonságot és egyszerűsíti a bizonyítékok kezelését.

A digitális termékútlevél várhatóan nemcsak a dokumentációt, hanem a termék fenntarthatóságára vonatkozó adatokat is tartalmazni fog, például a felhasznált anyagokra, a gyártási folyamat energiafogyasztására és az újrahasznosíthatóságra vonatkozó információkat. Ezek az információk ugyanolyan relevánsak lesznek a fogyasztók, a hatóságok és az újrahasznosító vállalatok számára. Az Európai Bizottság a megfelelő szabványok kidolgozásán dolgozik, amelyeket várhatóan fokozatosan vezetnek be az elkövetkező években.

Egy másik trend a mesterséges intelligencia egyre növekvő integrációja a dokumentációs rendszerekbe. A mesterséges intelligencia által vezérelt asszisztensek segíthetnek a felhasználóknak gyorsan megtalálni a szükséges információkat a természetes nyelvű lekérdezések feldolgozásával és a kontextustól függő válaszok megadásával. A hosszú kézikönyvek manuális átkutatása helyett a felhasználók egyszerűen megkérdezhetik: „Hogyan kell karbantartanom a szivattyút?”, és megkaphatják a vonatkozó utasításokat. Az ilyen rendszerek valós idejű többnyelvű fordításokat is biztosíthatnak, megkönnyítve a határokon átnyúló termékfelhasználást.

A kiterjesztett valóság (AR) és a virtuális valóság (VR) technológiák fejlődése új lehetőségeket nyit az interaktív dokumentáció számára. A kétdimenziós rajzok vagy videók megtekintése helyett a felhasználók a termék háromdimenziós modelljeit tekinthetik meg AR-ban, és lépésről lépésre kivetíthetik az utasításokat közvetlenül a valódi termékre. Ez különösen hasznos lehet összetett karbantartási vagy javítási munkáknál. Számos vállalat kísérletezik már ilyen megoldásokkal, és az elterjedés várhatóan növekedni fog az AR-kompatibilis eszközök, például az okosszemüvegek növekvő népszerűségével.

Az európai digitalizációs menetrend várhatóan tovább fog intenzívebbé válni. A 2025 végére bejelentett digitális omnibusz csomag további egyszerűsítéseket hoz a digitális jogszabályok területén. Az Európai Bizottság átfogó digitális fitneszvizsgálatot tervez, hogy megvizsgálja a számos új jogszabály közötti összefüggéseket, és azonosítsa a további egyszerűsítés szükségességét. Ez azt jelzi, hogy a digitalizációt nem egyszeri projektnek, hanem folyamatos folyamatnak tekintik.

A kiberbiztonsági szabályozások további szigorítása várható. A kiberbiztonsági ellenálló képességről szóló törvénnyel kapcsolatos tapasztalatok megmutatják, hol van szükség fejlesztésekre. Valószínű, hogy a digitális dokumentációs rendszerek biztonsági követelményei idővel növekedni fognak, különösen biztonsági incidensek esetén. Az Európai Kiberbiztonsági Ügynökség (ENISA) egyre fontosabb szerepet fog játszani a szabványok kidolgozásában és a végrehajtás nyomon követésében.

Az Omnibus csomag I-ről szóló háromoldalú tárgyalások, amelyek a vállalati fenntarthatósági jelentéstételi irányelv (CSRD) és a vállalati fenntarthatósági kellő gondosságról szóló irányelv (CSDDD) módosításaira vonatkoznak, párhuzamosan zajlanak, és várhatóan 2025 végére vagy 2026 elejére zárulnak le. E tárgyalások eredményei alakítják majd a fenntarthatósági jelentéstétel keretrendszerét, és hatással lehetnek a termékdokumentációra is, például ha a fenntarthatósági információkat integrálni kell a digitális termékútlevelekbe.

A decentralizált rendszerek technológiai fejlődése áttörést hozhat. A blokklánc technológia felhasználható a manipulációbiztos digitális dokumentáció létrehozására, ahol minden változás átláthatóan nyomon követhető. Ez növelné a digitális dokumentációba vetett bizalmat, és különösen releváns lehet a szigorúan szabályozott iparágakban, például a gyógyszeriparban vagy a légi közlekedésben.

Az Európai Digitális Identitás (eIDAS 2.0) fejlesztése megalapozza a biztonságos digitális tranzakciókat. 2026 őszére minden EU-tagállamnak kötelező lesz digitális pénztárcákat biztosítania polgárai számára, amelyekben elektronikusan tárolhatók olyan dokumentumok, mint a személyi igazolványok vagy a jogosítványok. Ez az infrastruktúra felhasználható hitelesítésre is a védett termékdokumentációk elérésekor, például amikor bizonyos információkhoz csak a jogosult szakemberek férhetnek hozzá.

A digitalizáció ökológiai hatása egyre inkább előtérbe kerül. Míg a papírtakarékosság pozitívum, maga a digitális infrastruktúra jelentős energiafogyasztást generál. A felhőszolgáltatásokat nyújtó adatközpontok a legnagyobb villamosenergia-fogyasztók közé tartoznak. A digitalizáció ökológiai fenntarthatóságának kérdése egyre nagyobb hangsúlyt kap a nyilvános vitában. Ez energiahatékony rendszerek és a megújuló energia adatközpontokban történő felhasználásának iránti igényekhez vezethet.

Következtetés: Lehetőségek, kockázatok és az európai út

Az EU döntése, miszerint bevezeti a „digitális alapértelmezés szerint” elvet a termékdokumentációban, fordulópontot jelent az európai gazdasági szabályozásban. Az elemzések kimutatták, hogy ez a fejlemény az e-kormányzati kezdeményezések évtizedes hagyományából fakad, és egy szélesebb körű digitalizációs és bürokráciacsökkentési program része. A technikai mechanizmusok, a QR-kódoktól a felhőplatformokig és a szabványosított adatformátumokig, nagyrészt kiforrottak, és az innovatív vállalatok már használják őket.

A digitalizáció gyakorlati előnyei nyilvánvalóak. A vállalatok költségmegtakarításból, hatékonyságnövekedésből, valamint a dokumentáció frissítésének és karbantartásának jobb lehetőségeiből profitálnak. A felhasználók mindig naprakész információkhoz férhetnek hozzá, amelyek kereshetők és multimédiás anyagokkal gazdagíthatók. A környezet számára előnyös a papírfogyasztás csökkenése, bár a digitális infrastruktúra ökológiai hatását figyelembe kell venni.

Ugyanakkor a kihívásokat és a kockázatokat sem szabad alábecsülni. A digitális szakadék bizonyos népességcsoportokat hátrányos helyzetbe hozhat, hacsak nem tesznek hatékony intézkedéseket a digitális részvétel előmozdítására. A működő infrastruktúrától való függőség és a kiberbiztonsági kockázatok jelentős beruházásokat igényelnek a robusztus rendszerekbe. Az adatvédelmi kérdéseket gondosan kell kezelni a visszaélések megelőzése érdekében. Fenn kell tartani az egyensúlyt a bürokrácia csökkentése és a fogyasztóvédelem között.

A biztonsággal kapcsolatos információkra vonatkozó kivétel, amelyeknek továbbra is papíralapon kell rendelkezésre állniuk, fontos biztosíték, de azt egyértelműen meg kell határozni és következetesen végre kell hajtani. A szabályozó hatóságok központi szerepet játszanak a végrehajtás nyomon követésében. Kulcsfontosságú lesz, hogy elegendő erőforrással és szakértelemmel rendelkezzenek feladataik hatékony ellátásához.

A jövőbeli fejlemények számos tényezőtől függenek. A technológiai újítások, különösen a mesterséges intelligencia és a kiterjesztett valóság területén, új lehetőségeket nyitnak meg az intuitív és felhasználóbarát dokumentáció számára. Az európai szabályozások folyamatosan fejlődnek, és a digitális fitneszfelmérés feltárja, hogy hol van szükség további kiigazításokra. Az Omnibus IV csomag végrehajtásával kapcsolatos tapasztalatok értékes információkkal szolgálnak, amelyek beépíthetők a jövőbeli szabályozásokba.

Tágabb perspektívából nézve a termékdokumentációk digitalizálása alapvető társadalmi változást tükröz. A kérdés már nem az, hogy a digitalizáció bekövetkezik-e, hanem az, hogy hogyan fog formálódni. Az „alapértelmezetten digitális” megoldásról szóló döntés tudatos lépés a digitalizált gazdaság és társadalom felé. Ez a lépés óriási lehetőségeket kínál a hatékonyság, az innováció és a fenntarthatóság terén. Ugyanakkor megköveteli a kapcsolódó kockázatok tudatosítását és a proaktív kezelésükre való hajlandóságot is.

Az európai válasz a digitalizáció kihívásaira abban különbözik a világ más régióinak megközelítéseitől, hogy erősen a szabályozásra és a szabványokra összpontosít. Míg más régiók gyakran a gazdaság önszabályozására támaszkodnak, az EU olyan megközelítést alkalmaz, amely egyértelmű jogi kereteket teremt. Ez nagyobb jogbiztonsághoz vezethet, de a túlszabályozás kockázatát is magában hordozza. A megközelítés sikerét az fogja mérni, hogy sikerül-e előmozdítania az innovációt anélkül, hogy elhanyagolná a fogyasztók és a kiszolgáltatott csoportok jogos érdekeit.

A dán elnökség prioritásként nyilvánította a digitalizációt és a bürokrácia csökkentését. Az „Erős Európa a változó világban” mottó kifejezi az EU azon igényét, hogy érvényesüljön a globálisan versenyképes környezetben. A termékdokumentációk digitalizálása az Európa versenyképességének megerősítését célzó tágabb stratégia egyik eleme. Ennek a stratégiának azonban befogadónak kell lennie, és a lakosság minden szegmensét be kell vonnia.

Összefoglalva, a „digitális alapértelmezés szerint” bevezetése a termékdokumentációban egy ambiciózus és messzemenő projekt, amelyet körültekintően kell végrehajtani. A siker a technikai, jogi és társadalmi kihívások leküzdésétől, valamint egy olyan rendszer létrehozásától függ, amely minden érdekelt fél igényeit kielégíti. Az elkövetkező évek megmutatják, hogy az EU valóban képes-e versenyképesebb Európát teremteni ezzel a megközelítéssel, anélkül, hogy elhanyagolná az európai integráció alapjául szolgáló értékeket.

☑️ Üzleti nyelvünk angol vagy német

☑️ ÚJ: Levelezés az Ön nemzeti nyelvén!

Konrad Wolfenstein

Szívesen szolgálok Önt és csapatomat személyes tanácsadóként.

Felveheti velem a kapcsolatot az itt található kapcsolatfelvételi űrlap kitöltésével , vagy egyszerűen hívjon a +49 89 89 674 804 (München) . Az e-mail címem: wolfenstein ∂ xpert.digital

Nagyon várom a közös projektünket.

☑️ KKV-k támogatása stratégiában, tanácsadásban, tervezésben és megvalósításban

☑️ Digitális stratégia és digitalizáció megalkotása vagy átrendezése

☑️ Nemzetközi értékesítési folyamatok bővítése, optimalizálása

☑️ Globális és digitális B2B kereskedési platformok

☑️ Úttörő üzletfejlesztés / Marketing / PR / Szakkiállítások

Profitáljon az Xpert.Digital széleskörű, ötszörös szakértelméből egy átfogó szolgáltatáscsomagban | K+F, XR, PR és digitális láthatóság optimalizálása - Kép: Xpert.Digital

Az Xpert.Digital mélyreható ismeretekkel rendelkezik a különböző iparágakról. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy személyre szabott stratégiákat dolgozzunk ki, amelyek pontosan az Ön konkrét piaci szegmensének követelményeihez és kihívásaihoz igazodnak. A piaci trendek folyamatos elemzésével és az iparági fejlemények követésével előrelátóan tudunk cselekedni és innovatív megoldásokat kínálni. A tapasztalat és a tudás ötvözésével hozzáadott értéket generálunk, és ügyfeleink számára meghatározó versenyelőnyt biztosítunk.

Bővebben itt:

• Használja ki az Xpert.Digital ötszörös szakértelmét egy csomagban – mindössze 500 €/hó áron