Adminisztratív digitalizálás: Mikor van értelme az adminisztratív optimalizálásnak az adminisztratív modernizáció helyett?

🏢 A németországi cégek évente átlagosan mintegy 200 kapcsolatot tartanak fenn a közigazgatással, és ez a szám folyamatosan növekszik. Ez a nagyszámú interakció gyakran jelentős bürokratikus költségekhez vezet, különösen, ha az adminisztratív folyamatok nincsenek teljesen digitalizálva. A bürokrácia csökkentése ezért a vállalatok három legfontosabb kérdésének egyike állami, szövetségi és uniós szinten egyaránt.

A bürokrácia csökkentését illetően azonban a törvényhozó hatalom és a szenvedő hatóságok és közigazgatás a maguk útját állják:

Németországban az ügyintézés digitális átalakulását elsősorban a 2017-ben elfogadott Online Access Act (OZG) indította el, amely alapján 2022 végéig meg kell valósítani az adminisztratív szolgáltatások digitális hozzáférését. Februárban széles körű jóváhagyást kapott a Bundestagban. Ma a Szövetségi Tanács többsége meglepő módon elutasította a törvénytervezetet. Az ehhez szükséges felhasználóbarát online portálok és közös szabványok azonban eddig (2023. április elejétől) csak részben valósultak meg. Tekintettel a németországi adminisztratív digitalizáció lassú ütemére, a Bitkom digitális egyesület az online hozzáférésről szóló törvény módosítása során a digitális ügyintézés törvényes jogának megteremtését szorgalmazza. Az Online Access Act (OZG 2.0) új verziója már elérhető. Minden eseten átment, és a törvénytervezetet végül a Szövetségi Tanács többsége 2024. március 22-én elutasította. Újra kell tárgyalni (2024 júniusától).

Egyértelműen szükség van a digitális adminisztrációs megoldások hatékonysági potenciáljának teljes kiaknázására a német gazdaság számára. A feladat a hatékony digitális adminisztrációs folyamatok elősegítése és megvalósítása a vállalatok számára. Felmerül a kérdés, hogy mikor van értelme az adminisztratív optimalizálásnak, mint a teljes adminisztratív modernizációnak.

🔍 Adminisztratív optimalizálás vs. adminisztratív modernizáció

Az adminisztratív optimalizálás a meglévő folyamatok elemzését és adaptálását jelenti azok hatékonyabbá és hatékonyabbá tétele érdekében. Ez speciális digitális eszközök bevezetésével valósítható meg az egyes lépések egyszerűsítése és felgyorsítása érdekében. Ilyen például az elektronikus dokumentumkezelés, az automatizált időpont egyeztetés vagy az űrlapfolyamatok digitalizálása. Ezek az intézkedések gyakran gyorsabban és olcsóbban végrehajthatók, mint egy teljes modernizáció.

Az adminisztratív modernizáció ezzel szemben az adminisztratív folyamatok átfogóbb újratervezését jelenti. Ez teljesen új rendszerek és technológiák bevezetését jelentheti, amelyek forradalmasítják a meglévő struktúrákat és munkamódszereket. A modernizációs projektek jellemzően hosszabb távúak, és nagyobb beruházásokat igényelnek az új technológiákba és a személyzet képzésébe.

✨ Mikor van értelme az adminisztratív optimalizálásnak?

Olyan helyzetekben, amikor a meglévő folyamatok már viszonylag jól működnek, és konkrét szűk keresztmetszeteket azonosítottak, az optimalizálás lehet a leghatékonyabb megoldás. A kisebb módosítások és a digitális megoldások integrálása gyakran gyors javulást hozhat anélkül, hogy jelentős szerkezeti változtatásokra lenne szükség. Ez különösen alkalmas speciális adminisztratív feladatokra, ahol egyértelműen azonosíthatók és konkrétan kezelhetők a problémás területek.

Például egy digitális űrlaprendszer bevezetése egy olyan osztályon, amely erősen támaszkodik a papíralapú dokumentumokra, jelentősen csökkentheti a feldolgozási időt és a hibaarányt. Az elektronikus aláírások használata vagy a bejelentési eljárások automatizálása szintén döntő előnyökkel járhat.

🔄 Mikor van szükség adminisztratív korszerűsítésre?

Átfogó korszerűsítésre akkor van szükség, ha a meglévő rendszerek és folyamatok annyira elavultak vagy nem hatékonyak, hogy kis módosítások már nem hozhatnak észrevehető javulást. A meglévő struktúrák gyakran már nem képesek lépést tartani a modern digitális gazdaság igényeivel. Ilyen esetekben a teljes folyamatkör alapvető átalakítása szükséges.

Példa erre egy digitális platform teljes körű bevezetése a vállalat összes adminisztratív kapcsolattartója számára. Ez azt jelentené, hogy a vállalatok az adminisztrációval folytatott összes interakciót digitálisan kezelhetik egy központi platformon – a jelentkezéstől a feldolgozásig és jóváhagyásig. Az ilyen rendszerek a különböző adminisztratív területek átfogó integrációját és a korábbi munkafolyamatok újratervezését igénylik.

💻 A digitális ügyintézés lehetőségei

A digitális adminisztrációs folyamatokban rejlő teljes potenciál abban rejlik, hogy képesek növelni az átláthatóságot, a hatékonyságot és a felhasználóbarátságot. A folyamatok harmonizálásával és szabványosításával csökkenthetők a félreértések és a hibák, ami gyorsabb és megbízhatóbb eredményekhez vezet. Ez lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy erőforrásokat takarítsanak meg, és jobban összpontosítsanak alapvető feladataikra.

A politikusok és a közigazgatási hatóságok számára ez azt jelenti, hogy korai szakaszban vizsgálják meg a jogszabályi fejleményeket, és népszerűsítsék azokat a megoldásokat, amelyek észrevehető könnyítést jelentenek a vállalatok számára. A politikai erőfeszítéseknek az akadályozó szabályozások azonosítására és megszüntetésére vagy adaptálására kell irányulniuk.

🤝 Gyakorlati megvalósítás együttműködéssel

Egy másik fontos szempont az együttműködés és a tudáscsere az adminisztratív digitalizációs folyamatban résztvevők között. A vállalati igényekre vonatkozó konkrét ismeretek felhasználásával az adminisztrációs folyamatok pragmatikusan és célzottan valósíthatók meg. Ehhez szoros együttműködésre van szükség a közigazgatási szervek, a gazdasági társaságok és maguk a vállalatok között.

Kulcsfontosságú a digitális felügyeleti megoldások sorának más partnerekkel együttműködésben történő bevezetése és alkalmazása. Ez a megosztott digitális platformok használatától az együttműködésen alapuló fejlesztési projektekig terjedhet, hogy testre szabott, a gazdaság sajátos igényeit kielégítő megoldásokat hozzanak létre.

🔧 Digitális technológiák használata

Mind az adminisztratív optimalizálásnak, mind az adminisztratív korszerűsítésnek megvan a maga helye, az adott körülményektől és kihívásoktól függően. A rövid távú optimalizálás gyors és költséghatékony fejlesztéseket hozhat, míg a hosszú távú korszerűsítések szükségesek a mélyreható szerkezeti változásokhoz. A két megközelítés kombinációja hatékonyabbá és vállalkozásbarátabbá teheti az ügyintézést Németországban.

A digitális technológiák következetes használatával és az összes érintett szoros együttműködésével érhető el a gazdaság igényeinek megfelelő karcsú és hatékony közigazgatás célja. A korai és célzott politikai támogatás döntő szerepet játszik e stratégiák sikeres végrehajtásában.

📣 Hasonló témák

• 📊 Évente 200 adminisztratív kapcsolat: Hogyan szenvednek a cégek a bürokráciától
• 💼 Papír helyett digitális: a német cégek hatékony adminisztrációt követelnek
• ⚙️ Adminisztratív optimalizálás kontra modernizáció: A legjobb stratégia Németország számára
• 🌐 Digitális ügyintézés: elengedhetetlen Németország gazdaságában
• 🔄 Gyors és költséghatékony: a menedzsment optimalizálás előnyei
• 🏢 Csökkentse a bürokrácia költségeit: Hogyan segíthet a digitalizáció
• 📉 Hatékonysági potenciál növelése: A digitalizáció így tehermentesíti a cégeket
• 💡 Az együttműködés kulcsfontosságú: az adminisztráció, az üzlet és a politika kéz a kézben
• 🤝 Együttműködés a lean közigazgatásért: Németország útja a jövőbe
• 💻 Papírtól platformig: hatékonyság a digitális ügyintézés révén

#️⃣ Hashtagek: #adminisztratív digitalizáció #bürokráciacsökkentés #adminisztratív optimalizálás #adminisztratív modernizáció #digitális ügyintézés

Miért nehéz a hatóságoknak, közösségeknek és önkormányzatoknak: Adminisztratív optimalizálás és korszerűsítés városok és vidéki területek számára - Kép: Xpert.Digital

A közigazgatásra szigorú szabályozások, törvények és bürokratikus folyamatok vonatkoznak. Ennek célja az átláthatóság, az elszámoltathatóság, valamint a méltányosság és az egyenlő bánásmód biztosítása. Ez a szigorú szabályozás lassíthatja a modernizációs folyamatokat. A vállalatok gyakran rugalmasabbak, és gyorsabban tudnak reagálni a piaci változásokra. Szabályozott, de dinamikusabb környezetben működnek, ami nagyobb teret ad számukra az innovációra és az alkalmazkodásra.

Bővebben itt:

• Szigorú szabályozás és mozgástér mellett: A közigazgatás kihívásai

🏢 Az adminisztratív optimalizálás és az adminisztratív korszerűsítés közötti döntés számos tényezőtől függ, beleértve az adminisztráció aktuális igényeit, erőforrásait és céljait. Íme néhány olyan helyzet, amikor bármelyik stratégia ésszerűbb lehet:

🔍 Menedzsment optimalizálás

Amikor van értelme:

1. Rövid távú eredmények szükségesek

Amikor gyors fejlesztésekre van szükség a hatékonyság növelése vagy a sürgős problémák megoldása érdekében.

2. Korlátozott erőforrások

Amikor az erőforrások (pénzügyi erőforrások, személyzet, idő) korlátozottak, és nem lehetséges az új technológiákba való nagy beruházás vagy a messzemenő változtatás.

3. Már működő szerkezetek

Amikor a meglévő adminisztratív struktúrák alapvetően jól működnek, de vannak kisebb hatékonysági hiányosságok vagy folyamatok szűk keresztmetszete, amelyek finomhangolással orvosolhatók.

4. Alkalmazza a legjobb gyakorlatokat

Amikor a meglévő folyamatok javításáról van szó olyan bevált módszerek és eljárások bevezetésével, mint például a KAIZEN által leírtak (folyamatos fejlesztés).

Bővebben itt:

• KAIZEN: Folyamatos fejlesztés és változás az adminisztrációban

🔄 Igazgatási korszerűsítés

Amikor van értelme:

1. Hosszú távú és fenntartható fejlesztések

Amikor alapvető és hosszú távú változásokat keresünk, hogy felkészüljünk a jövő kihívásaira.

2. Technológiai korszerűsítés vagy átalakítás

Amikor vannak elavult informatikai rendszerek és technológiák, amelyeket korszerűbb és hatékonyabb megoldásokra kell cserélni.

3. Szerkezeti problémák

Ha olyan jelentős szerkezeti hiányosságok vannak, amelyeket nem lehet pusztán optimalizálással orvosolni, és mélyreható változtatásokra van szükség.

4. Új követelmények

Amikor az adminisztrációval szemben új jogi követelmények vagy társadalmi elvárások állnak fenn, amelyek új folyamatok és technológiák bevezetését teszik szükségessé.

🌟 Adminisztratív optimalizálás kontra adminisztratív modernizáció: útmutató

🚀 Az adminisztratív optimalizálás és az adminisztratív korszerűsítés közötti döntésnél a hatóság, közösség, önkormányzat, város vagy ország konkrét helyzete, céljai döntő szerepet játszanak. Íme néhány további szempont, amelyet figyelembe kell venni a döntés meghozatalakor:

1. Időkeret 🕰️

• Menedzsment optimalizálás: Ideális a rövid távú fejlesztésekhez és a gyors győzelemhez. Itt a meglévő folyamatokat és struktúrákat elemzik és optimalizálják a hatékonyságnövelés érdekében.
• Adminisztratív korszerűsítés: Alkalmas hosszú távú projektekhez, amelyek mély változtatásokat és frissítéseket tartalmaznak. Ezek a projektek általában több időt igényelnek a megvalósításhoz és a testreszabáshoz.

2. Erőforrások 💡

• Adminisztratív optimalizálás: Általában kevesebb anyagi és emberi erőforrást igényel. A meglévő struktúrák és technológiák gyakran továbbra is használhatók.
• Adminisztratív korszerűsítés: Jelentős erőforrásokat igényel, beleértve az új technológiákba való befektetést, képzést és esetleg külső tanácsadást.

3. Célok és eredmények 🎯

• Adminisztratív optimalizálás: Célja a hatékonyság gyors és mérhető növelése, például rövidebb feldolgozási idő vagy a folyamatban lévő műveletek költségeinek csökkentése.
• Igazgatási korszerűsítés: A cél a közigazgatás alapvető megújítása, hosszú távon fenntarthatóvá tétele. Ez gyakran magában foglalja az új technológiák bevezetését, a szervezeti struktúrák újratervezését és az új jogi követelményekhez való alkalmazkodást.

4. Technológiai követelmények 🖥️

• Adminisztratív optimalizálás: Általában kihasználja a meglévő technológiákat, és javítja azok alkalmazását. Kisebb technológiai frissítéseket is tartalmazhat.
• Adminisztratív korszerűsítés: Gyakran új technikai rendszerek, például modernizált IT-infrastruktúrák, automatizálási megoldások vagy e-kormányzati platformok bevezetésére van szükség.

5. Szerkezeti változások 🏗️

• Adminisztratív optimalizálás: Általában nincs vagy csak minimális szerkezeti változtatás. A hangsúly a folyamatok fejlesztésén és a hatékonyság növelésén van a meglévő struktúrán belül.
• Igazgatási korszerűsítés: Gyakran drasztikus szerkezeti változtatásokra van szükség ahhoz, hogy a közigazgatást a modern követelményekhez igazítsák. Ez magában foglalhatja az osztályok és feladatok átszervezését.

6. Ellenállás és változáskezelés 🌐

• Adminisztratív optimalizálás: Általában alacsonyabb ellenállás, mivel ezek fokozatos fejlesztések. A változáskezelés fontos, de gyakran kevésbé intenzív.
• Közigazgatási modernizáció: Nagyobb az ellenállás lehetősége, mivel a mélyreható változásokat gyakran szkepticizmussal fogadják. Az átfogó változásmenedzsment itt elengedhetetlen a munkavállalók elfogadásának és részvételének biztosításához.

🔍 Az adminisztratív optimalizálás és az adminisztratív korszerűsítés közötti választást tehát körültekintően kell meghozni, az adott intézmény sajátos igényei, erőforrásai és céljai alapján. A jelenlegi helyzet pontos elemzése és a kívánt eredmények világos meghatározása elengedhetetlen.

☑️ Iparági szakértő, itt a saját Xpert.Digital Industry Hubjával, több mint 2500 szakcikkel

Konrad Wolfenstein

Szívesen szolgálok személyes tanácsadójaként.

Felveheti velem a kapcsolatot az alábbi kapcsolatfelvételi űrlap kitöltésével, vagy egyszerűen hívjon a +49 89 89 674 804 (München) .

Nagyon várom a közös projektünket.

Az Xpert.Digital egy ipari központ, amely a digitalizációra, a gépészetre, a logisztikára/intralogisztikára és a fotovoltaikára összpontosít.

360°-os üzletfejlesztési megoldásunkkal jól ismert cégeket támogatunk az új üzletektől az értékesítés utáni értékesítésig.

Digitális eszközeink részét képezik a piaci intelligencia, a marketing, a marketingautomatizálás, a tartalomfejlesztés, a PR, a levelezési kampányok, a személyre szabott közösségi média és a lead-gondozás.

További információ: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus