A közigazgatás digitalizációja: Mikor van értelme a közigazgatás optimalizálásának, mint a modernizációnak?

🏢 Németországban a vállalatok átlagosan évente körülbelül 200 alkalommal kerülnek kapcsolatba a közigazgatással, és ez a szám folyamatosan növekszik. Ez a sok interakció gyakran jelentős bürokratikus költségekhez vezet, különösen akkor, ha az adminisztratív folyamatok nincsenek teljesen digitalizálva. A bürokrácia csökkentése ezért a vállalkozások számára az egyik legfontosabb három kérdés, állami, szövetségi és uniós szinten.

A bürokrácia csökkentése terén azonban a törvényhozó hatalom és a szenvedő hatóságok, valamint adminisztrációk mind az útjukba állnak:

Németországban a közigazgatás digitális átalakulását elsősorban a 2017-ben elfogadott Online Access Act (OZG) indította el, amelynek célja a közigazgatási szolgáltatásokhoz való digitális hozzáférés 2022 végére történő megvalósítása volt. Februárban széles körű támogatást kapott a Bundestagban. Ma azonban a Bundesrat többsége meglepő módon elutasította a törvényjavaslatot. A szükséges felhasználóbarát online portálok és közös szabványok eddig (2023. április elejéig) csak részben valósultak meg. A németországi közigazgatási digitalizáció lassú előrehaladására való tekintettel a Bitkom digitális egyesület az Online Access Act felülvizsgálata során a digitális közigazgatáshoz való jogi jogosultság biztosítását szorgalmazza. Időközben bevezették az Online Access Act új verzióját (OZG 2.0). Ez a jogalkotási folyamat minden szakaszán átesett, és a törvényjavaslatot végül a Bundesrat többsége 2024. március 22-én elutasította. A törvényjavaslatot (2024 júniusától) újra kell tárgyalni.

Egyértelműen szükség van a digitális közigazgatási megoldásokban rejlő hatékonyságnövelő potenciál teljes kiaknázására a német gazdaság számára. A feladat a vállalkozások számára hatékony digitális közigazgatási folyamatok előmozdítása és megvalósítása. Felmerül a kérdés, hogy mikor ésszerűbb az adminisztratív optimalizálás, mint a teljes közigazgatási modernizáció.

🔍 Adminisztratív optimalizálás vs. adminisztratív modernizáció

Az adminisztratív optimalizálás a meglévő folyamatok elemzését és adaptálását jelenti a hatékonyabb és eredményesebb működés érdekében. Ez úgy érhető el, hogy speciális digitális eszközöket vezetünk be az egyes lépések egyszerűsítése és felgyorsítása érdekében. Ilyen például az elektronikus dokumentumkezelés, az automatizált időpont-ütemezés és az űrlapkezelési folyamatok digitalizálása. Ezek az intézkedések gyakran gyorsabbak és költséghatékonyabbak, mint egy teljes modernizáció.

Az adminisztratív modernizáció ezzel szemben az adminisztratív folyamatok átfogóbb újratervezését foglalja magában. Ez teljesen új rendszerek és technológiák bevezetését jelentheti, amelyek forradalmasítják a meglévő struktúrákat és munkamódszereket. A modernizációs projektek általában hosszabb távúak, és nagyobb beruházásokat igényelnek az új technológiákba és a személyzet képzésébe.

✨ Mikor hasznos az adminisztratív optimalizálás?

Azokban az esetekben, amikor a meglévő folyamatok már viszonylag jól működnek, és azonosítottak konkrét szűk keresztmetszeteket, az optimalizálás lehet a leghatékonyabb megoldás. A kisebb módosítások és a digitális megoldások integrációja gyakran gyors javulást eredményezhet anélkül, hogy jelentős strukturális változtatásokra lenne szükség. Ez különösen alkalmas speciális adminisztratív feladatokhoz, ahol egyértelmű problémás területek azonosíthatók és célzottan kezelhetők.

Például egy digitális űrlaprendszer bevezetése egy olyan részlegen, amely nagymértékben támaszkodik a papíralapú dokumentumokra, jelentősen csökkentheti a feldolgozási időt és a hibaszázalékot. Az elektronikus aláírások használata vagy a döntéshozatali folyamatok automatizálása szintén döntő előnyöket kínálhat.

🔄 Mikor szükséges a közigazgatás modernizációja?

Átfogó modernizációra van szükség, ha a meglévő rendszerek és folyamatok annyira elavultak vagy nem hatékonyak, hogy apró módosításokkal már nem lehet észrevehető javulást elérni. A meglévő struktúrák gyakran már nem tudnak lépést tartani a modern digitális gazdaság igényeivel. Ilyen esetekben a teljes folyamatkörnyezet alapvető átalakítására van szükség.

Erre példa lehet egy digitális platform teljes körű bevezetése a vállalat összes adminisztratív interakciójához. Ez azt jelentené, hogy a vállalatok digitálisan kezelhetnék a kormányzati szervekkel folytatott összes interakciót egy központi platformon – a kérelmek benyújtásától a feldolgozásig és jóváhagyásig. Az ilyen rendszerek a különböző adminisztratív osztályok széleskörű integrációját és a meglévő munkafolyamatok újratervezését igénylik.

💻 A digitális adminisztrációban rejlő lehetőségek

A digitális adminisztratív folyamatok teljes potenciálja abban rejlik, hogy képesek növelni az átláthatóságot, a hatékonyságot és a felhasználóbarát jelleget. A folyamatok harmonizálása és szabványosítása csökkenti a félreértéseket és a hibákat, ami gyorsabb és megbízhatóbb eredményekhez vezet. Ez lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy erőforrásokat takarítsanak meg, és jobban összpontosíthassanak alapvető feladataikra.

A politikai döntéshozók és a közigazgatási hatóságok számára ez azt jelenti, hogy a jogalkotási fejleményeket már a kezdeti szakaszban meg kell vizsgálni, és olyan megoldásokat kell előmozdítani, amelyek kézzelfogható előnyökkel járnak a vállalkozások számára. A politikai erőfeszítéseknek a gátló szabályozások azonosítására és megszüntetésére vagy kiigazítására kell irányulniuk.

🤝 Gyakorlati megvalósítás együttműködésen keresztül

Egy másik fontos szempont a közigazgatás digitalizációjában részt vevő összes érdekelt fél közötti együttműködés és tudáscsere. A vállalkozások igényeivel kapcsolatos specifikus ismeretek kihasználásával a közigazgatási folyamatok pragmatikusan és hatékonyan valósíthatók meg. Ehhez szoros együttműködésre van szükség a közigazgatások, a vállalkozói szövetségek és maguk a vállalatok között.

Kulcsfontosságú a digitális adminisztratív megoldások széles skálájának biztosítása és alkalmazása más partnerekkel együttműködve. Ez a megosztott digitális platformok használatától kezdve a kooperatív fejlesztési projektekig terjedhet, amelyek a vállalkozások egyedi igényeit kielégítő, testreszabott megoldásokat hoznak létre.

🔧 Digitális technológiák használata

Mind az adminisztratív optimalizálásnak, mind az adminisztratív modernizációnak megvan a maga helye, az adott körülményektől és kihívásoktól függően. A rövid távú optimalizálások gyors és költséghatékony javulást eredményezhetnek, míg a hosszú távú modernizációk szükségesek a mélyreható strukturális változások lehetővé tételéhez. A két megközelítés kombinálása segíthet abban, hogy a német közigazgatás hatékonyabb és vállalkozásbarátabb legyen.

A digitális technológiák következetes használata és az összes érdekelt fél közötti szoros együttműködés révén elérhető a gazdaság igényeit kielégítő, karcsú és hatékony közigazgatás. A korai és célzott politikai támogatás kulcsfontosságú szerepet játszik e stratégiák sikeres végrehajtásában.

📣 Hasonló témák

• 📊 Évente 200 adminisztratív kapcsolatfelvétel: Hogyan szenvednek a vállalatok a bürokráciától?
• 💼 Digitális papír helyett: a német vállalatok hatékony adminisztrációt követelnek
• ⚙️ Közigazgatási optimalizálás vs. modernizáció: A legjobb stratégia Németország számára
• 🌐 Digitális közigazgatás: Elengedhetetlen a német gazdaság számára
• 🔄 Gyors és költséghatékony: Az adminisztratív optimalizálás előnyei
• 🏢 A bürokrácia költségeinek csökkentése: Hogyan segíthet a digitalizáció?
• 📉 A hatékonysági potenciál felszabadítása: Hogyan könnyíti meg a digitalizáció a vállalatok terheit?
• 💡 Az együttműködés a kulcs: az adminisztráció, az üzleti élet és a politika kéz a kézben dolgozik
• 🤝 Együttműködés az egyszerűsített közigazgatásért: Németország útja a jövőbe
• 💻 Papírtól a platformig: Hatékonyság a digitális adminisztráció révén

#️⃣ Hashtagek: #AdminisztratívDigitalizáció #BürokráciaCsökkentés #AdminisztratívOptimalizálás #AdminisztratívModernizáció #DigitálisAdminisztráció

Miért nehéz a hatóságok, városok és önkormányzatok számára: Közigazgatási optimalizálás és modernizáció városi és vidéki területeken – Kép: Xpert.Digital

A közigazgatás szigorú szabályozásoknak, törvényeknek és bürokratikus eljárásoknak van kitéve. Ez az átláthatóságot, az elszámoltathatóságot, a méltányosságot és az egyenlő bánásmódot szolgálja. Ez a szigorú szabályozás lelassíthatja a modernizációs folyamatokat. A vállalkozások gyakran rugalmasabbak, és gyorsabban tudnak reagálni a piaci változásokra. Szabályozott, de dinamikusabb környezetben működnek, ami nagyobb teret biztosít számukra az innovációra és az alkalmazkodásra.

Bővebben itt:

• Szigorú szabályozások és korlátozott hatókör alatt: A közigazgatás kihívásai

🏢 Az adminisztratív optimalizálás és az adminisztratív modernizáció közötti döntés számos tényezőtől függ, beleértve az adminisztráció jelenlegi igényeit, erőforrásait és céljait. Íme néhány olyan helyzet, amikor a két stratégia egyike lehet értelmesebb:

🔍 Adminisztratív optimalizálás

Amikor van értelme:

1. Rövid távú eredményekre van szükség

Amikor gyors fejlesztésekre van szükség a hatékonyság növelése vagy a sürgős problémák megoldása érdekében.

2. Korlátozott erőforrások

Amikor az erőforrások (pénzügyi eszközök, személyzet, idő) korlátozottak, és nem lehetségesek jelentős beruházások új technológiákba vagy mélyreható változások.

3. Meglévő struktúrák

Ha a meglévő adminisztratív struktúrák lényegében jól működnek, de fennállnak kisebb hiányosságok vagy folyamatbeli szűk keresztmetszetek, amelyek finomhangolással megoldhatók.

4. Bemutatjuk a legjobb gyakorlatokat

Amikor a meglévő folyamatok fejlesztéséről van szó bevált módszerek és eljárások bevezetésével, például a KAIZEN (folyamatos fejlesztés) által leírtak révén.

Bővebben itt:

• KAIZEN: Folyamatos fejlesztés és változás a közigazgatásban

🔄 Közigazgatási modernizáció

Amikor van értelme:

1. Hosszú távú és fenntartható fejlesztések

Amikor alapvető és hosszú távú változásokra törekszünk a jövőbeli kihívásokra való felkészülés érdekében.

2. Technológiai korszerűsítés vagy átalakítás

Amikor elavult informatikai rendszerek és technológiák léteznek, amelyeket modernebb és hatékonyabb megoldásokkal kell lecserélni.

3. Szerkezeti problémák

Amikor olyan jelentős strukturális hiányosságok vannak, amelyeket nem lehet pusztán optimalizálással orvosolni, és mélyreható változtatásokra van szükség.

4. Új követelmények

Amikor új jogi követelmények vagy a közigazgatással szembeni társadalmi elvárások merülnek fel, amelyek új folyamatok és technológiák bevezetését teszik szükségessé.

🌟 Adminisztratív optimalizálás vs. adminisztratív modernizáció: Útmutató

🚀 A közigazgatási optimalizálás és a közigazgatási modernizáció közötti döntés során a hatóság, az önkormányzat, a város, a település vagy az állam konkrét helyzete és céljai döntő szerepet játszanak. Íme néhány további szempont, amelyet figyelembe kell venni a döntéshozatali folyamat során:

1. Időkeret 🕰️

• Adminisztratív optimalizálás: Ideális rövid távú fejlesztésekhez és gyors sikerekhez. A meglévő folyamatokat és struktúrákat elemzi és optimalizálja a hatékonyságnövekedés elérése érdekében.
• Adminisztratív modernizáció: Alkalmas hosszú távú projektekhez, amelyek mélyreható változtatásokat és fejlesztéseket foglalnak magukban. Ezek a projektek jellemzően több időt igényelnek a megvalósításhoz és az alkalmazkodáshoz.

2. Erőforrások 💡

• Adminisztratív optimalizálás: Ez általában kevesebb erőforrást igényel, mind pénzügyi, mind emberi erőforrásokat. A meglévő struktúrák és technológiák gyakran továbbra is használhatók.
• Adminisztratív modernizáció: Jelentős erőforrásokat igényel, beleértve az új technológiákba való beruházásokat, a képzést és esetleg külső tanácsadást.

3. Célok és eredmények 🎯

• Adminisztratív optimalizálás: Célja a gyors és mérhető hatékonyságnövelés, például a rövidebb feldolgozási idők vagy a csökkentett működési költségek.
• Közigazgatási modernizáció: Ennek célja a közigazgatás alapvető megújítása és hosszú távú fenntarthatóvá tétele. Ez gyakran magában foglalja új technológiák bevezetését, a szervezeti struktúrák átalakítását és az új jogi követelményekhez való alkalmazkodást.

4. Technológiai követelmények 🖥️

• Menedzsment optimalizálás: Ez jellemzően a meglévő technológiákat használja ki és javítja azok alkalmazását. Tartalmazhat kisebb technológiai fejlesztéseket is.
• Adminisztratív modernizáció: Gyakran új technikai rendszerek bevezetését igényli, például modernizált informatikai infrastruktúrák, automatizálási megoldások vagy e-kormányzati platformok.

5. Szerkezeti változások 🏗️

• Adminisztratív optimalizálás: Általában nincsenek vagy csak minimális strukturális változások. A hangsúly a folyamatfejlesztéseken és a hatékonyságnövelésen van a meglévő struktúrán belül.
• Igazgatási modernizáció: Gyakran átfogó strukturális változtatásokra van szükség ahhoz, hogy az igazgatás a modern követelményekhez igazodjon. Ez magában foglalhatja a részlegek és feladatok átszervezését.

6. Ellenállás és változásmenedzsment 🌐

• Adminisztratív optimalizálás: Általában kevesebb ellenállásba ütközik, mivel fokozatos fejlesztéseket foglal magában. A változásmenedzsment fontos, de gyakran kevésbé intenzív.
• Adminisztratív modernizáció: Nagyobb az ellenállás lehetősége, mivel a mélyreható változások gyakran szkepticizmussal találkoznak. Az átfogó változásmenedzsment elengedhetetlen itt a munkavállalók elfogadottságának és részvételének biztosítása érdekében.

🔍 Az adminisztratív optimalizálás és az adminisztratív modernizáció közötti választást ezért körültekintően kell meghozni, az adott intézmény konkrét igényei, erőforrásai és céljai alapján. Elengedhetetlen a jelenlegi helyzet alapos elemzése és a kívánt eredmények egyértelmű meghatározása.

☑️ Iparági szakértő, itt a saját Xpert.Digital ipari központjával, több mint 2500 szakcikkel

Konrad Wolfenstein

Szívesen szolgálok személyes tanácsadójaként.

Felveheti velem a kapcsolatot az alábbi kapcsolatfelvételi űrlap kitöltésével, vagy egyszerűen hívjon a +49 89 89 674 804 (München) .

Nagyon várom a közös projektünket.

Az Xpert.Digital egy ipari központ, amely a digitalizációra, a gépészetre, a logisztikára/intralogisztikára és a fotovoltaikára összpontosít.

360°-os üzletfejlesztési megoldásunkkal jól ismert cégeket támogatunk az új üzletektől az értékesítés utáni értékesítésig.

Digitális eszközeink részét képezik a piaci intelligencia, a marketing, a marketingautomatizálás, a tartalomfejlesztés, a PR, a levelezési kampányok, a személyre szabott közösségi média és a lead-gondozás.

További információ: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus