कृत्रिम बुद्धिमत्ता माइक्रोसॉफ्ट शेयरपॉइंट को प्रीमियम एआई के साथ एक बुद्धिमान सामग्री प्रबंधन मंच में बदल देती है।

माइक्रोसॉफ्ट शेयरपॉइंट के लिए एआई समाधान: विशेषताओं, उपयोग के मामलों और रणनीतिक मूल्य का विशेषज्ञ विश्लेषण

कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI) माइक्रोसॉफ्ट शेयरपॉइंट को एक साधारण दस्तावेज़ भंडार से एक बुद्धिमान सामग्री प्रबंधन प्लेटफॉर्म में मौलिक रूप से बदल रही है। यह परिवर्तन आधुनिक व्यवसायों के सामने आने वाली प्रमुख चुनौतियों, जैसे सूचना की अधिकता, अक्षम खोज प्रक्रियाएं और मैन्युअल कार्यों से जुड़ी उच्च लागतों का समाधान करता है। विश्लेषण से पता चलता है कि एकीकृत माइक्रोसॉफ्ट समाधान, विशेष रूप से शेयरपॉइंट प्रीमियम (माइक्रोसॉफ्ट सिंटेक्स का विकसित रूप) और माइक्रोसॉफ्ट 365 कोपायलट, इस परिवर्तन के केंद्र में हैं। शेयरपॉइंट प्रीमियम स्वचालित सामग्री प्रसंस्करण, विश्लेषण और प्रबंधन के लिए गहन AI क्षमताएं प्रदान करता है, जबकि कोपायलट, एक AI सहायक के रूप में, माइक्रोसॉफ्ट 365 सूट में उपयोगकर्ता की परस्पर क्रिया और उत्पादकता को बढ़ाता है। इसके अलावा, शेयरपॉइंट के साथ एकीकृत होने वाले और विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए विशेष AI क्षमताएं प्रदान करने वाले तृतीय-पक्ष समाधानों का एक बाजार भी मौजूद है।.

SharePoint में AI का उपयोग करने के मुख्य लाभ स्वचालन (जैसे दस्तावेज़ वर्गीकरण, मेटाडेटा निष्कर्षण, वर्कफ़्लो ट्रिगरिंग) के माध्यम से महत्वपूर्ण दक्षता वृद्धि, सिमेंटिक खोज और वैयक्तिकृत अनुशंसाओं के माध्यम से बेहतर सूचना पुनर्प्राप्ति, स्वचालित अनुपालन प्रवर्तन (जैसे प्रतिधारण और गोपनीयता लेबल का अनुप्रयोग), और अनुकूलित ज्ञान प्रबंधन में निहित हैं। केस स्टडी निवेश पर पर्याप्त प्रतिफल की क्षमता को दर्शाती हैं।.

हालांकि, सफल कार्यान्वयन के लिए सावधानीपूर्वक योजना बनाना आवश्यक है। मजबूत सूचना संरचना और ठोस डेटा प्रबंधन पद्धतियाँ AI उपकरणों की पूरी क्षमता का लाभ उठाने और सुरक्षा जोखिमों (विशेष रूप से डेटा के अत्यधिक साझाकरण से) को कम करने के लिए मूलभूत आवश्यकताएँ हैं। संगठनों को हाइब्रिड लाइसेंसिंग मॉडल (शेयरपॉइंट प्रीमियम प्रोसेसिंग के लिए पे-एज़-यू-गो, गवर्नेंस सुविधाओं और कोपायलट के लिए उपयोगकर्ता-आधारित) को समझना और उसके लिए बजट बनाना भी आवश्यक है। AI मॉडल को कॉन्फ़िगर करने और प्रशिक्षित करने के लिए तकनीकी विशेषज्ञता, साथ ही सुविचारित परिवर्तन प्रबंधन भी सफलता के लिए महत्वपूर्ण हैं। डेटा पूर्वाग्रह, डेटा सुरक्षा और पारदर्शिता जैसे नैतिक पहलुओं को सक्रिय रूप से संबोधित किया जाना चाहिए। शेयरपॉइंट का भविष्य AI से अटूट रूप से जुड़ा हुआ है, और भविष्य में और अधिक एकीकरण और अधिक बुद्धिमान सुविधाओं की अपेक्षा की जा सकती है। जो कंपनियाँ रणनीतिक रूप से AI को अपने शेयरपॉइंट वातावरण में एकीकृत करती हैं, वे स्थायी प्रतिस्पर्धी लाभ प्राप्त कर सकती हैं।.

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शेयरपॉइंट कंटेंट मैनेजमेंट में एआई का बढ़ता प्रभाव

कई संगठनों में पारंपरिक एंटरप्राइज कंटेंट मैनेजमेंट (ईसीएम) अपनी सीमाओं तक पहुँच रहा है। डिजिटल कंटेंट की मात्रा में तेजी से वृद्धि हो रही है, जिससे कई गंभीर चुनौतियाँ उत्पन्न हो रही हैं। कर्मचारी अपना काफी समय जानकारी खोजने में व्यतीत करते हैं, अक्सर निराशाजनक परिणामों के साथ। सूचना का अत्यधिक बोझ एक व्यापक समस्या है, और मैन्युअल दस्तावेज़ प्रबंधन, वर्गीकरण और प्रसंस्करण की लागत बहुत अधिक है। माइक्रोसॉफ्ट शेयरपॉइंट, जो दुनिया के सबसे व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले सहयोग और कंटेंट मैनेजमेंट प्लेटफॉर्म में से एक है और प्रतिदिन भारी मात्रा में डेटा (प्रति दिन 2 अरब से अधिक फाइलें और 20 लाख वेबसाइटें) संसाधित करता है, इन चुनौतियों का मूल कारण है।.

इसके जवाब में, SharePoint केवल दस्तावेज़ों के भंडार से विकसित होकर एक बुद्धिमान सामग्री सेवा मंच बन रहा है जो कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI) पर अत्यधिक निर्भर है। Microsoft का लक्ष्य SharePoint और संपूर्ण Microsoft 365 सूट की मुख्य कार्यक्षमताओं में AI को गहराई से एकीकृत करना है। इसका घोषित लक्ष्य मानवीय अनुभवों को बढ़ाना, सामग्री प्रक्रियाओं को स्वचालित करना और सामग्री को उपयोगी ज्ञान में परिवर्तित करना है।.

यह रणनीतिक दिशा उत्पाद विकास और ब्रांडिंग में स्पष्ट रूप से दिखाई देती है। शुरुआत में, Microsoft Syntex जैसी विशेष AI सेवाएं और Viva Topics जैसी पहलें शुरू की गईं। हालांकि, Microsoft 365 Copilot के समग्र AI सहायक के रूप में आने के साथ ही एकीकरण हुआ। Syntex का नाम बदलकर SharePoint Premium में एकीकृत कर दिया गया, जिससे AI प्रोसेसिंग क्षमताओं और मुख्य प्लेटफॉर्म के बीच घनिष्ठ संबंध का संकेत मिलता है। साथ ही, Viva Topics को बंद कर दिया गया और इसके बजाय SharePoint-आधारित ज्ञान प्रबंधन अनुभवों और Copilot पर ध्यान केंद्रित करने की सिफारिश की गई। यह पैटर्न बताता है कि Microsoft AI क्षमताओं को अलग-थलग ऐड-ऑन के रूप में नहीं, बल्कि SharePoint के निरंतर विकास के एक अभिन्न अंग के रूप में देखता है, जिसमें Copilot इन बुद्धिमान सुविधाओं के साथ उपयोगकर्ता की बातचीत के लिए प्राथमिक इंटरफ़ेस के रूप में कार्य करता है।.

SharePoint के लिए एकीकृत Microsoft AI समाधान

माइक्रोसॉफ्ट कई तरह के एआई-आधारित समाधान पेश करता है जो सीधे शेयरपॉइंट और माइक्रोसॉफ्ट 365 सूट में एकीकृत हैं। इन समाधानों का उद्देश्य कंटेंट को प्रबंधित करने, प्रोसेस करने और उपयोग करने को अधिक स्मार्ट और कुशल बनाना है। इस रणनीति के दो मुख्य आधार शेयरपॉइंट प्रीमियम (माइक्रोसॉफ्ट सिंटेक्स का विकसित रूप) और माइक्रोसॉफ्ट 365 कोपायलट हैं।.

SharePoint Premium (Syntex द्वारा विकसित): AI-संचालित सामग्री प्रसंस्करण, अनुभव और शासन

SharePoint Premium खुद को एक उन्नत कंटेंट मैनेजमेंट और एक्सपीरियंस प्लेटफॉर्म के रूप में प्रस्तुत करता है, जो Microsoft Syntex की AI और मशीन लर्निंग क्षमताओं पर आधारित है और उनका विस्तार करता है। इसका उद्देश्य कंटेंट प्रोसेसिंग को स्वचालित करना, कंटेंट के साथ इंटरैक्ट करते समय उपयोगकर्ता अनुभव को बेहतर बनाना और मजबूत गवर्नेंस तंत्र प्रदान करना है।.

एक प्रमुख विशेषता इसका लचीला बिलिंग मॉडल है। कई मुख्य कंटेंट प्रोसेसिंग क्षमताओं का बिल Azure सब्सक्रिप्शन से जुड़े पे-एज़-यू-गो (PAYG) मॉडल के माध्यम से किया जाता है। इससे संगठनों को इन विशिष्ट सुविधाओं के लिए अग्रिम निवेश या लाइसेंस प्रतिबद्धता के बिना, आवश्यकतानुसार सेवाओं का उपयोग करने की सुविधा मिलती है। हालांकि, इस दृष्टिकोण के लिए Azure के साथ एकीकरण और उपयोग लागत की निगरानी आवश्यक है। इसके अतिरिक्त, कुछ सुविधाओं, विशेष रूप से उन्नत गवर्नेंस (जिसे पहले SharePoint एडवांस्ड मैनेजमेंट – SAM के नाम से जाना जाता था) के क्षेत्र में, सीट-आधारित लाइसेंसिंग की आवश्यकता होती है। यह हाइब्रिड लाइसेंसिंग संरचना—AI प्रोसेसिंग सेवाओं के लिए Azure के माध्यम से उपयोग-आधारित बिलिंग और गवर्नेंस सुविधाओं के लिए प्रति उपयोगकर्ता निश्चित लागत का संयोजन—पारंपरिक लाइसेंसिंग मॉडल से भिन्न है और संगठनों से सावधानीपूर्वक योजना और बजट बनाने की आवश्यकता होती है। Azure बजट और उपयोगकर्ता लाइसेंस दोनों को प्रबंधित करने की आवश्यकता लागत पूर्वानुमान और लाइसेंस प्रबंधन को एकीकृत मॉडल की तुलना में अधिक जटिल बना सकती है।.

2.1.1. सामग्री प्रसंस्करण विशेषताएँ (एआई-संचालित स्वचालन)

SharePoint Premium दस्तावेज़ प्रसंस्करण को स्वचालित करने के लिए AI-संचालित सेवाओं की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करता है:

दस्तावेज़ को समझना (असंरचित, संरचित, मुक्तरूप, पूर्वनिर्मित)

यह एक मूलभूत कार्य है जो एआई मॉडल को प्रशिक्षित करना या पूर्वनिर्मित मॉडल का उपयोग करके दस्तावेजों को स्वचालित रूप से वर्गीकृत करना और विशिष्ट जानकारी निकालना संभव बनाता है।.

• असंरचित मॉडल: इन्हें नमूना दस्तावेजों का उपयोग करके "मशीन शिक्षण" (बिना कोड वाला दृष्टिकोण) के माध्यम से प्रशिक्षित किया जाता है ताकि पत्रों या अनुबंधों जैसे दस्तावेजों में मौजूद पैटर्न को पहचाना जा सके। इनमें क्लासिफायर (दस्तावेज के प्रकार की पहचान करने के लिए) और एक्सट्रैक्टर (विशिष्ट डेटा बिंदुओं को निकालने के लिए) शामिल होते हैं।.
• संरचित और मुक्तरूप मॉडल: पॉवर प्लेटफ़ॉर्म के एआई बिल्डर पर आधारित ये मॉडल उन प्रपत्रों या दस्तावेज़ों के लिए उपयुक्त हैं जिनकी संरचना भिन्न-भिन्न हो सकती है और जिनमें जानकारी अलग-अलग स्थानों पर स्थित हो सकती है। इन्हें प्रशिक्षण के लिए अक्सर कुछ नमूना दस्तावेज़ों की ही आवश्यकता होती है।.
• पूर्व-निर्मित मॉडल: ये बिल, रसीद और अनुबंध जैसे सामान्य दस्तावेज़ प्रकारों के लिए पूर्व-प्रशिक्षित समाधान प्रदान करते हैं, जिससे आपको स्वयं मॉडल को प्रशिक्षित किए बिना ही जानकारी को शीघ्रता से निकाला जा सकता है।.

कॉलम स्वतः भरें

यह लार्ज लैंग्वेज मॉडल्स (एलएलएम) का उपयोग करके फाइल की सामग्री और एक परिभाषित प्रॉम्प्ट के आधार पर शेयरपॉइंट लाइब्रेरी में मेटाडेटा कॉलम को स्वचालित रूप से भरता है। इसका उपयोग सामग्री को निकालने, वर्गीकृत करने, सारांशित करने या विश्लेषण करने के लिए किया जा सकता है।.

वर्गीकरण टैगिंग

यह सुविधा सामग्री के एआई विश्लेषण के आधार पर केंद्रीय शेयरपॉइंट टर्म स्टोर (प्रबंधित मेटाडेटा) से शब्दों को स्वचालित रूप से दस्तावेज़ों पर लागू करती है। इससे फ़ाइल की खोज क्षमता, फ़िल्टरिंग और समग्र प्रबंधन में उल्लेखनीय सुधार होता है और मेटाडेटा की एकरूपता को बढ़ावा मिलता है।.

छवि टैगिंग

यह कृत्रिम बुद्धिमत्ता का उपयोग करके छवियों में वस्तुओं को पहचानता है और स्वचालित रूप से उन्हें वर्णनात्मक कीवर्ड प्रदान करता है, जो मेटाडेटा कॉलम में संग्रहीत होते हैं। इससे छवि फ़ाइलों को खोजना, क्रमबद्ध करना और फ़िल्टर करना आसान हो जाता है।.

ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (ओसीआर)

यह टूल इमेज फ़ाइलों (JPG, PNG, TIFF) और PDF से प्रिंट या हस्तलिखित टेक्स्ट निकालता है, जिससे यह टेक्स्ट खोजने योग्य और इंडेक्स करने योग्य बन जाता है। हालांकि, फ़ाइल प्रकार, पृष्ठों की संख्या (OCR के लिए अधिकतम 500), वर्ण सीमा (64,000), इमेज के आकार और समर्थित वर्णमाला (वर्तमान में मुख्य रूप से लैटिन) के संबंध में कुछ तकनीकी सीमाएँ हैं।.

सामग्री संयोजन

यह SharePoint सूचियों जैसे डेटा स्रोतों से जुड़े आधुनिक टेम्पलेट्स के आधार पर मानकीकृत, दोहराव वाले व्यावसायिक दस्तावेज़ों (जैसे अनुबंध, कार्य निर्देश, कोटेशन) के स्वचालित निर्माण को सक्षम बनाता है। इससे समय की काफी बचत हो सकती है, जैसा कि एक केस स्टडी से पता चलता है जिसमें प्रति वर्ष 6,000 घंटे से अधिक की बचत हुई है।.

दस्तावेज़ अनुवाद

यह SharePoint लाइब्रेरी में दस्तावेजों की अनुवादित प्रतियां स्वचालित रूप से तैयार करता है, जिससे मूल प्रारूप और संरचना संरक्षित रहती है। यह कई भाषाओं का समर्थन करता है।.

ई-हस्ताक्षर

यह SharePoint और Microsoft 365 में सीधे इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध करने और प्रबंधित करने की सुविधा को एकीकृत करता है। इससे हस्ताक्षर प्रक्रिया सरल हो जाती है और समीक्षा एवं हस्ताक्षर प्रक्रिया के दौरान दस्तावेज़ M365 वातावरण में ही रहते हैं, जिससे अनुपालन सुनिश्चित होता है। वर्तमान में इसकी क्षेत्रीय उपलब्धता सीमित है।.

पीडीएफ मर्ज/निकालें

यह कई पीडीएफ फाइलों को एक ही फाइल में मर्ज करने या एक बड़ी पीडीएफ फाइल को कई छोटी फाइलों में विभाजित करने के लिए उपकरण प्रदान करता है।.

प्रसंस्करण नियम

यह दस्तावेज़ पुस्तकालयों में सरल, नियम-आधारित क्रियाओं को परिभाषित करने में सक्षम बनाता है ताकि कार्यों को स्वचालित किया जा सके, जैसे कि मेटाडेटा परिवर्तनों के आधार पर फ़ाइलों को स्थानांतरित करना।.

सामग्री अनुभव विशेषताएँ

इन सुविधाओं का उद्देश्य सामग्री के साथ उपयोगकर्ता की परस्पर क्रिया को बेहतर बनाना है:

उन्नत फ़ाइल व्यूअर

यह SharePoint/OneDrive/Teams में सैकड़ों प्रकार की फाइलों का बेहतर दृश्य प्रदान करता है और एनोटेशन जैसी सुविधाओं का समर्थन करता है।.

सामग्री क्वेरी

यह विशिष्ट मेटाडेटा मानों के आधार पर अधिक सटीक क्वेरी की अनुमति देता है, जो साधारण कीवर्ड खोजों से कहीं आगे जाती है।.

साइट टेम्पलेट्स

यह SharePoint वेबसाइटों के लिए टेम्पलेट प्रदान करता है जो व्यावसायिक दस्तावेजों के प्रबंधन, प्रसंस्करण और ट्रैकिंग के लिए पहले से ही कॉन्फ़िगर किए गए हैं।.

दस्तावेज़ पोर्टल

वे आपूर्तिकर्ताओं या फ्रीलांसरों जैसे बाहरी पक्षों के साथ दस्तावेजों पर सुरक्षित सहयोग को सक्षम बनाते हैं।.

व्यावसायिक दस्तावेज़ ऐप और दस्तावेज़ हब

उच्च गुणवत्ता वाले दस्तावेजों के प्रबंधन के लिए भविष्य में विकसित होने वाले केंद्रीकृत इंटरफेस, जिन्हें उपयोगकर्ता-लाइसेंस प्राप्त सेवाओं के रूप में योजनाबद्ध किया गया है।.

सामग्री प्रबंधन सुविधाएँ (शेयरपॉइंट एडवांस्ड मैनेजमेंट – ​​एसएएम):

SharePoint Premium का एक प्रमुख घटक इसकी उन्नत शासन क्षमताएं हैं, जिन्हें पहले SharePoint Advanced Management (SAM) के नाम से जाना जाता था। ये क्षमताएं सामग्री के सुरक्षित प्रबंधन के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण हैं, विशेष रूप से Copilot जैसे AI उपकरणों की तैयारी के संदर्भ में।.

केंद्र

सामग्री के अनियंत्रित प्रसार (कंटेंट की अनियंत्रित वृद्धि) से निपटना, अत्यधिक शेयरिंग (कंटेंट की अत्यधिक शेयरिंग) को रोकना, SharePoint और OneDrive वेबसाइटों तक पहुंच का प्रबंधन करना और कंटेंट के जीवनचक्र को नियंत्रित करना।.

महत्वपूर्ण कार्यों

• डेटा एक्सेस गवर्नेंस (डीएजी) रिपोर्ट और अंतर्दृष्टि: यह पारदर्शिता प्रदान करती हैं कि कौन सी सामग्री साझा की जाती है, कैसे और किसके साथ, और संभावित रूप से अत्यधिक साझा की गई वेबसाइटों या संवेदनशील लेबल वाली फाइलों की पहचान करती हैं।.
• साइट लाइफसाइकिल नीतियां: निष्क्रिय वेबसाइटों को संभालने (जैसे, संग्रह करना) और वैध वेबसाइट स्वामित्व सुनिश्चित करने के लिए दिशानिर्देशों को परिभाषित करने में सक्षम बनाती हैं।.
• साइट एक्सेस समीक्षा: वेबसाइट मालिकों द्वारा वेबसाइट एक्सेस अनुमतियों की समीक्षा को स्वचालित करें।.
• प्रतिबंधित पहुंच नियंत्रण (आरएसी): यह आपको मौजूदा साझाकरण अनुमतियों की परवाह किए बिना, परिभाषित सुरक्षा समूहों तक विशिष्ट शेयरपॉइंट साइटों या वनड्राइव खातों की पहुंच को प्रतिबंधित करने की अनुमति देता है।.
• डाउनलोड ब्लॉक करने की नीतियां: कुछ वेबसाइटों या वनड्राइव से फाइलों को डाउनलोड करने, प्रिंट करने या सिंक्रोनाइज़ करने से रोकें, केवल ब्राउज़र के माध्यम से ही एक्सेस की अनुमति दें।.
• परिवर्तन इतिहास: वेबसाइटों या संगठन की सेटिंग्स में किए गए प्रशासनिक परिवर्तनों को लॉग करता है।.
• एआई इनसाइट्स: रिपोर्टों में पैटर्न और संभावित शासन संबंधी मुद्दों की पहचान करने के लिए भाषा मॉडल का उपयोग करें और कार्रवाई के लिए सिफारिशें प्रदान करें (उदाहरण के लिए, संवेदनशील सामग्री वाली निष्क्रिय वेबसाइटों की पहचान करना)।.

लाइसेंसिंग

इन उन्नत शासन सुविधाओं के लिए आमतौर पर अलग-अलग उपयोगकर्ता लाइसेंस (एसएएम लाइसेंस) की आवश्यकता होती है। हालांकि, यह ध्यान देने योग्य है कि इनमें से कुछ सुविधाएं माइक्रोसॉफ्ट 365 कोपायलट लाइसेंस में भी शामिल हैं।.

उपयोग के उदाहरण और लाभ:

SharePoint Premium कई व्यावसायिक प्रक्रियाओं, जैसे कि इनवॉइस और अनुबंध प्रसंस्करण, को स्वचालित बनाने में सक्षम बनाता है। यह स्वचालित रूप से निकाले और लागू किए गए मेटाडेटा के माध्यम से खोज की सटीकता में सुधार करता है और स्वचालित वर्गीकरण और नीति अनुप्रयोग के माध्यम से अनुपालन जोखिमों के प्रबंधन में सहायता करता है। इससे बेहतर ज्ञान प्रबंधन, बढ़ी हुई दक्षता और उत्पादकता, लागत बचत और डेटा की अधिक सटीकता प्राप्त होती है। केस स्टडी और विश्लेषण निवेश पर महत्वपूर्ण प्रतिफल (आरओआई) दर्शाते हैं, जो अक्सर मामूली नहीं बल्कि परिवर्तनकारी होता है।.

SharePoint Premium को लागू करना कोई आसान काम नहीं है। यह कोई ऐसा समाधान नहीं है जिसे बस "चालू" कर दिया जाए और वह तुरंत काम करने लगे। बल्कि, इसके लिए समय और विशेषज्ञता का काफी निवेश आवश्यक है। कस्टम AI मॉडल को प्रशिक्षित करने के लिए सावधानीपूर्वक चयनित नमूना दस्तावेज़ों (सकारात्मक और नकारात्मक दोनों उदाहरण) और संबंधित व्यावसायिक इकाइयों के विषय विशेषज्ञों की भागीदारी ज़रूरी है। स्पष्ट वर्गीकरण परिभाषित करना और मॉडल को प्रबंधित करने के लिए सामग्री केंद्र स्थापित करना भी आवश्यक है। इसके अलावा, निकाले गए मेटाडेटा और वर्गीकरणों की समीक्षा और परिष्करण के साथ-साथ मॉडल के निरंतर रखरखाव के लिए एक शासन संरचना स्थापित करना आवश्यक है। सावधानीपूर्वक योजना, विषय विशेषज्ञों की भागीदारी और निरंतर प्रबंधन के बिना सफलता की गारंटी नहीं है। तकनीकी और व्यावहारिक चुनौतियाँ भी हैं: रिपोर्टों से पता चलता है कि जटिल दस्तावेज़ों, जैसे कि कई पृष्ठों में फैली तालिकाओं वाले बहु-पृष्ठीय PDF या कई तालिकाओं वाले पृष्ठों को संसाधित करने में चुनौतियाँ हैं। फ़ाइल प्रारूप, आकार और OCR सीमाओं पर विचार करना होगा। इसके अलावा, मॉडल अपडेट जारी करने में देरी और इसके परिणामस्वरूप स्वचालित प्रसंस्करण में समस्याएँ देखी गईं। ये कारक इस बात को रेखांकित करते हैं कि हालांकि शेयरपॉइंट प्रीमियम शक्तिशाली है, लेकिन इसकी पूरी क्षमता का एहसास करने और इसकी सीमाओं को दूर करने के लिए एक सुविचारित कार्यान्वयन रणनीति और निरंतर समर्थन की आवश्यकता होती है।.

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शेयरपॉइंट में माइक्रोसॉफ्ट 365 के लिए कोपायलट: सामग्री और सहयोग के लिए एआई सहायक

Microsoft 365 Copilot एक AI-आधारित उत्पादकता उपकरण है जो SharePoint सहित Microsoft 365 अनुप्रयोगों के साथ गहराई से एकीकृत है। यह लार्ज लैंग्वेज मॉडल्स (LLMs) का उपयोग करता है और प्रासंगिक सहायता प्रदान करने के लिए Microsoft Graph (ईमेल, चैट, कैलेंडर, दस्तावेज़) से डेटा प्राप्त करता है। इसकी एक प्रमुख सुरक्षा विशेषता यह है कि Copilot मौजूदा उपयोगकर्ता अनुमतियों का सम्मान करता है; उपयोगकर्ता केवल वही जानकारी देख सकते हैं जिस तक उनकी पहले से ही पहुंच है। इसके उपयोग के लिए कुछ Microsoft 365 बेस लाइसेंस और प्रति उपयोगकर्ता एक अतिरिक्त Copilot लाइसेंस की आवश्यकता होती है।.

शेयरपॉइंट में मुख्य कार्य

सामग्री निर्माण (पृष्ठ/पोस्ट)

कोपायलट, SharePoint के रिच टेक्स्ट एडिटर (टेक्स्ट वेब पार्ट के भीतर) में लेखकों को सीधे कंटेंट बनाने और संशोधित करने में सहायता करता है। यह टेक्स्ट को फिर से लिख सकता है, टोन को समायोजित कर सकता है, छोटा कर सकता है या उसे निष्पादित कर सकता है। इसकी एक विशेष विशेषता यह है कि यह एक साधारण प्रॉम्प्ट के आधार पर या मौजूदा दस्तावेज़ों (जैसे वर्ड फ़ाइलें या पॉवरपॉइंट प्रेजेंटेशन) को आधार बनाकर संपूर्ण SharePoint पेज तैयार कर सकता है। कोपायलट आकर्षक लेआउट सुझाने के लिए SharePoint की नई डिज़ाइन सुविधाओं, जैसे लचीले सेक्शन और डिज़ाइन आइडिया का भी लाभ उठाता है।.

शेयरपॉइंट एजेंट

ये विशिष्ट SharePoint साइटों या चयनित फ़ाइलों और फ़ोल्डरों की सामग्री तक सीमित विशेषीकृत AI सहायक हैं। ये इस विशिष्ट ज्ञान क्षेत्र के भीतर प्रश्नों के उत्तर दे सकते हैं और उस सामग्री के लिए "विषय विशेषज्ञ" के रूप में कार्य करते हैं। प्रत्येक SharePoint साइट को स्वचालित रूप से एक डिफ़ॉल्ट एजेंट प्राप्त होता है। संपादन अधिकार वाले उपयोगकर्ता अतिरिक्त, कस्टम एजेंट बना सकते हैं और अपने ज्ञान भंडार को अधिकतम 20 स्रोतों (साइटों, पुस्तकालयों, फ़ोल्डरों, फ़ाइलों) तक सीमित कर सकते हैं। एजेंट हमेशा व्यक्तिगत उपयोगकर्ता अनुमतियों का सम्मान करते हैं। इन्हें Microsoft Teams के साथ एकीकृत और उपयोग भी किया जा सकता है। वर्तमान में, सामान्य Office दस्तावेज़, PDF, टेक्स्ट फ़ाइलें और HTML समर्थित हैं; छवियों, वीडियो और OneNote के लिए समर्थन की योजना बनाई जा रही है। SharePoint सूचियों या पृष्ठ पुस्तकालय के पृष्ठों को वर्तमान में स्रोत के रूप में उपयोग नहीं किया जा सकता है।.

सूचना एकत्र करना/सारांशित करना

कोपायलट, शेयरपॉइंट दस्तावेज़ लाइब्रेरी, सूचियों और साइटों से जानकारी प्राप्त कर सकता है, जिससे उपयोगकर्ताओं को फ़ाइलें खोजने, सारांश बनाने या महत्वपूर्ण जानकारी निकालने में मदद मिलती है। वनड्राइव या शेयरपॉइंट इंटरफ़ेस के भीतर, उपयोगकर्ता कोपायलट का उपयोग करके दस्तावेज़ सारांश प्राप्त कर सकते हैं या सामग्री के बारे में प्रश्न पूछ सकते हैं। फ़ाइलों के भीतर आवश्यक जानकारी खोजने की क्षमता को शुरुआती उपयोगकर्ताओं द्वारा एक महत्वपूर्ण लाभ बताया गया है। हालांकि, यह ध्यान देने योग्य है कि चैट के संदर्भ में सारांश बनाने की क्षमता सीमित हो सकती है (उदाहरण के लिए, चैट इतिहास के पिछले 30 दिनों तक सीमित)।.

कोपायलट स्टूडियो के साथ एकीकरण

SharePoint, Copilot Studio (पूर्व में Power Virtual Agents) में कस्टम AI मॉडल और एजेंट बनाने और प्रशिक्षित करने के लिए डेटा स्रोत के रूप में कार्य कर सकता है। इससे SharePoint सामग्री के आधार पर जनरेटिव प्रतिक्रियाएँ तैयार करना संभव हो जाता है। सेटअप के लिए SharePoint डेटा तक पहुँच की अनुमति देने हेतु प्रमाणीकरण को कॉन्फ़िगर करना आवश्यक है।.

उपयोग के उदाहरण और लाभ

SharePoint में Copilot का उपयोग करने से उत्पादकता में उल्लेखनीय वृद्धि का वादा किया जाता है। यह कंटेंट निर्माण को गति देता है, वेबसाइट और पेज डिज़ाइन को सरल बनाता है, सारांश निर्माण को स्वचालित करता है और सहयोग को बेहतर बनाता है। जानकारी प्राप्त करना आसान हो जाता है और नियमित कार्यों पर लगने वाला समय कम हो जाता है। शुरुआती उपयोगकर्ताओं के अध्ययनों और रिपोर्टों में इसके ठोस लाभों का उल्लेख किया गया है: प्रति सप्ताह औसतन 1.2 से 10 घंटे की समय बचत, कार्यों को पूरा करने में 29% की तेजी (खोज, लेखन, सारांश), और कार्य की गुणवत्ता और सटीकता में सुधार।.

सीमाएं और चुनौतियां

अपनी क्षमता के बावजूद, शेयरपॉइंट के साथ कोपायलट का उपयोग करते समय कुछ चुनौतियों और सीमाओं की रिपोर्टें सामने आई हैं:

खोज/पुनर्प्राप्ति संबंधी समस्याएं

उपयोगकर्ताओं ने SharePoint सामग्री से संबंधित प्रश्नों, विशेष रूप से मेटाडेटा, फ़ाइल संख्या या विशिष्ट विवरणों के बारे में, असंगत या गलत उत्तरों की शिकायत की है। ऐसा प्रतीत होता है कि Copilot को सामग्री संबंधी प्रश्नों की तुलना में संरचनात्मक (मेटा) प्रश्नों को संसाधित करने में कठिनाई होती है। LLM की सीमित संदर्भ विंडो के कारण बहुत बड़े दस्तावेज़ों या बड़ी संख्या में फ़ाइलों को संसाधित करना मुश्किल हो जाता है। इंडेक्सिंग में देरी से जानकारी की समयबद्धता प्रभावित हो सकती है। प्रतिबंधित SharePoint खोज (RSS) जैसे शासन उपाय Copilot की डेटा पहुँच को सीमित कर सकते हैं और इस प्रकार उत्तरों की गुणवत्ता पर प्रभाव डाल सकते हैं।.

एजेंट प्रतिबंध

एजेंटों के लिए ज्ञान स्रोतों की संख्या वर्तमान में 20 तक सीमित है। सूचियाँ और पृष्ठ स्रोत के रूप में समर्थित नहीं हैं। फ़ाइल स्वरूपों के लिए समर्थन का विस्तार किया जा रहा है। पृष्ठों के साझा करने योग्य लिंक ज्ञान स्रोत के रूप में कार्य नहीं करते हैं। एजेंट अनुमोदन प्रक्रिया और उनकी प्रशिक्षण क्षमताओं में भी कुछ समस्याओं की सूचना मिली है।.

कार्यात्मक कमियाँ/असंगति

कुछ उपयोगकर्ताओं को अन्य एआई उपकरणों की परिचित सुविधाओं (जैसे चैट में सीधे दस्तावेज़ अपलोड करना, मॉडल चयन, DALL-E छवि निर्माण) की कमी महसूस होती है। प्रदर्शन कभी-कभी GPT-4 जैसे विशिष्ट मॉडलों की तुलना में सरल प्रतीत होता है।.

डेटा तत्परता

कोपायलट की प्रभावशीलता काफी हद तक माइक्रोसॉफ्ट 365 और शेयरपॉइंट में सुव्यवस्थित और सही ढंग से अधिकृत डेटा पर निर्भर करती है। डेटा के अत्यधिक साझाकरण का जोखिम काफी अधिक है और कोपायलट को व्यापक रूप से लागू करने से पहले इसका समाधान किया जाना चाहिए।.

इन अवलोकनों से पता चलता है कि कोपायलट मुख्य रूप से सुलभ सामग्री के आधार पर ड्राफ्टिंग, सारांश तैयार करने और प्रश्नों के उत्तर देने जैसे कार्यों के लिए एक सहायक के रूप में डिज़ाइन किया गया है, जो सिमेंटिक समझ का लाभ उठाता है। हालांकि, यह कोई रामबाण इलाज नहीं है और सटीक, मेटाडेटा-आधारित खोजों या इन्वेंट्री कार्यों का विकल्प नहीं है। जो उपयोगकर्ता कोपायलट से फ़ाइलों की सटीक गणना करने या जटिल मेटाडेटा के आधार पर आइटम को फ़िल्टर करने की अपेक्षा करते हैं, वे निराश हो सकते हैं। इसकी क्षमताएं माइक्रोसॉफ्ट ग्राफ में मौजूद अंतर्निहित डेटा, इंडेक्सिंग की सीमाओं और लागू अनुमतियों द्वारा सीमित हैं। इसलिए, पारंपरिक खोज विधियों की तुलना में इसकी क्षमताओं के बारे में स्पष्ट अपेक्षाएं सफल उपयोग के लिए महत्वपूर्ण हैं।.

सभी व्यावसायिक आवश्यकताओं के लिए एक स्वतंत्र और क्रॉस-डेटा-सोर्स एआई प्लेटफॉर्म का एकीकरण - चित्र: Xpert.Digital

एआई गेम चेंजर: सबसे लचीला एआई प्लेटफॉर्म - लागत कम करने, निर्णय लेने की क्षमता बढ़ाने और दक्षता बढ़ाने वाले अनुकूलित समाधान

स्वतंत्र एआई प्लेटफॉर्म: कंपनी के सभी प्रासंगिक डेटा स्रोतों को एकीकृत करता है

• यह एआई प्लेटफॉर्म सभी विशिष्ट डेटा स्रोतों के साथ परस्पर क्रिया करता है।
  • SAP, Microsoft, Jira, Confluence, Salesforce, Zoom, Dropbox और कई अन्य डेटा प्रबंधन प्रणालियों से
• तेज़ एआई एकीकरण: व्यवसायों के लिए अनुकूलित एआई समाधान महीनों के बजाय घंटों या दिनों में उपलब्ध।
• लचीला अवसंरचना: क्लाउड-आधारित या आपके अपने डेटा सेंटर में होस्टिंग (जर्मनी, यूरोप, स्थान चुनने की पूरी छूट)

• अधिकतम डेटा सुरक्षा: कानूनी फर्मों में इसका उपयोग अकाट्य प्रमाण है।
• विभिन्न प्रकार के एंटरप्राइज़ डेटा स्रोतों में तैनाती
• स्वयं के या विभिन्न एआई मॉडल (जर्मनी, यूरोपीय संघ, अमेरिका, चीन) में से किसी एक को चुनने का विकल्प।

हमारी एआई प्लेटफॉर्म द्वारा हल की जाने वाली चुनौतियाँ

• पारंपरिक एआई समाधानों की अनुपयुक्तता
• संवेदनशील डेटा की सुरक्षा और सुरक्षित प्रबंधन
• व्यक्तिगत एआई विकास की उच्च लागत और जटिलता
• योग्य एआई विशेषज्ञों की कमी
• मौजूदा आईटी प्रणालियों में एआई का एकीकरण

अधिक जानकारी यहाँ:

• सभी व्यावसायिक आवश्यकताओं के लिए एक स्वतंत्र और क्रॉस-डेटा-सोर्स एआई प्लेटफॉर्म का एआई एकीकरण।

परिवर्तन के दौर से गुजर रहे डेटा प्रबंधन सिस्टम: एआई के युग में व्यावसायिक सफलता की रणनीतियाँ – चित्र: Xpert.Digital

अन्य नेटिव एआई फीचर्स – शेयरपॉइंट और एआई का मेल: नेटिव और थर्ड-पार्टी अप्रोच की तुलना

SharePoint Premium और Copilot के अलावा, Microsoft की अन्य अंतर्निहित प्रौद्योगिकियाँ भी हैं जो SharePoint के संदर्भ में AI कार्यों को सक्षम बनाती हैं या बना चुकी हैं:

एआई बिल्डर एकीकरण

AI बिल्डर माइक्रोसॉफ्ट पावर प्लेटफॉर्म का एक हिस्सा है और इसमें पहले से प्रशिक्षित और कस्टम AI मॉडल (जैसे, दस्तावेज़ प्रोसेसिंग, ऑब्जेक्ट पहचान, वर्गीकरण और भविष्यवाणी) का संग्रह उपलब्ध है। इन मॉडलों का उपयोग सीधे SharePoint में (अक्सर संरचित/मुक्त स्वरूप प्रोसेसिंग के लिए SharePoint प्रीमियम/Syntex सुविधाओं के हिस्से के रूप में) या SharePoint इवेंट्स (जैसे, फ़ाइल अपलोड) द्वारा ट्रिगर किए गए Power Automate वर्कफ़्लो के माध्यम से किया जा सकता है। इससे कम कोड/बिना कोड के कस्टम, AI-संचालित ऑटोमेशन बनाना संभव हो जाता है। उदाहरणों में ऐसे वर्कफ़्लो शामिल हैं जो अपलोड किए गए इनवॉइस से मेटाडेटा को स्वचालित रूप से निकालते हैं और उसे SharePoint कॉलम में लिखते हैं, या जो दस्तावेज़ों को उनकी सामग्री के आधार पर वर्गीकृत करते हैं। AI बिल्डर का उपयोग करने के लिए उपयुक्त पावर प्लेटफॉर्म लाइसेंस या AI बिल्डर क्रेडिट की आवश्यकता होती है, जिनमें से कुछ Syntex/प्रीमियम लाइसेंस में शामिल थे या पे-एज़-यू-गो (PAYG) मॉडल के माध्यम से बिल किए जाते हैं।.

मौखिक परीक्षा के विषय (बंद कर दिया गया)

वीवा टॉपिक्स, माइक्रोसॉफ्ट 365 (शेयरपॉइंट सहित) में मौजूद सामग्री से ज्ञान को स्वचालित रूप से पहचानने, व्यवस्थित करने और विषय कार्ड और पृष्ठों के रूप में प्रस्तुत करने के लिए कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI) का उपयोग करता था। ज्ञान की खोज और विशेषज्ञों की पहचान को आसान बनाने के लिए इन विषयों को शेयरपॉइंट, टीम्स और आउटलुक जैसे अनुप्रयोगों में प्रासंगिक रूप से प्रदर्शित किया जाता था। हालांकि, वीवा टॉपिक्स को फरवरी 2025 में बंद कर दिया जाएगा। माइक्रोसॉफ्ट अब कोपायलट और सीधे शेयरपॉइंट में AI-संचालित ज्ञान अनुभवों पर अपना ध्यान केंद्रित कर रहा है। मौजूदा उपयोगकर्ता-प्रकाशित विषय पृष्ठों को नियमित शेयरपॉइंट पृष्ठों में परिवर्तित कर दिया जाएगा, जिन्हें खोज के माध्यम से खोजा जा सकेगा, लेकिन अब AI द्वारा अपडेट नहीं किया जाएगा।.

AI बिल्डर का एकीकरण माइक्रोसॉफ्ट की रणनीति के एक महत्वपूर्ण पहलू को रेखांकित करता है: जबकि SharePoint Premium सामान्य कंटेंट मैनेजमेंट कार्यों के लिए कई अंतर्निहित और प्रशिक्षित AI मॉडल प्रदान करता है, वहीं AI बिल्डर के साथ Power Platform (Power Automate, Power Apps) SharePoint डेटा के साथ इंटरैक्ट करने वाले अधिक अनुकूलित, लो-कोड, AI-संचालित वर्कफ़्लो बनाने के लिए प्राथमिक उपकरण के रूप में कार्य करता है। इसलिए, जब संगठनों को प्रीमियम की मानक क्षमताओं से परे AI स्वचालन की आवश्यकता होती है—उदाहरण के लिए, बाहरी प्रणालियों के साथ एकीकृत करने, जटिल, बहु-स्तरीय तर्क को लागू करने, या Power Apps के साथ कस्टम इंटरफ़ेस बनाने के लिए—तो AI बिल्डर के साथ Power Platform SharePoint के साथ पूरी तरह से एकीकृत समर्पित माइक्रोसॉफ्ट टूलसेट है। यह अंतर्निहित प्रीमियम सुविधाओं से परे विस्तार की एक महत्वपूर्ण परत प्रदान करता है।.

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शेयरपॉइंट के साथ एकीकरण के लिए तृतीय-पक्ष एआई समाधान

माइक्रोसॉफ्ट के नेटिव एआई समाधानों के अलावा, शेयरपॉइंट में एआई क्षमताओं को एकीकृत या विस्तारित करने वाले थर्ड-पार्टी टूल्स का एक बढ़ता हुआ बाजार है। ये समाधान अक्सर विशिष्ट क्षेत्रों को कवर करते हैं या माइक्रोसॉफ्ट के उत्पादों के वैकल्पिक दृष्टिकोण प्रदान करते हैं। एकीकरण आमतौर पर विभिन्न तंत्रों के माध्यम से होता है:

शहद की मक्खी

डेटा तक पहुंचने और कार्रवाई करने के लिए Microsoft Graph API या विशिष्ट SharePoint API का उपयोग करें।.

कनेक्टर

Zapier या Power Automate जैसे प्लेटफॉर्म (कस्टम कनेक्टर्स के माध्यम से) SharePoint को बाहरी AI सेवाओं से जोड़ने में सक्षम बनाते हैं।.

समर्पित ऐड-इन्स/ऐप्स

SharePoint Framework (SPFx) वेब पार्ट्स, ऐड-इन्स या स्टैंडअलोन एप्लिकेशन के रूप में डिज़ाइन किए गए समाधान जो सीधे SharePoint के साथ इंटरैक्ट करते हैं।.

उदाहरण और विश्लेषण

तृतीय-पक्ष समाधानों की विस्तृत श्रृंखला उपलब्ध है। यहाँ कुछ उदाहरण दिए गए हैं, जिन्हें उनके मुख्य कार्यों के आधार पर वर्गीकृत किया गया है:

कार्यप्रवाह/स्वचालन प्लेटफॉर्म (एआई के साथ)

• फ्लोफोर्मा: एक नो-कोड प्लेटफॉर्म जो जनरेटिव एआई (इसके अपने "कोपायलट" और सारांश फ़ंक्शन) का उपयोग करके जटिल वर्कफ़्लो बनाता है जो माइक्रोसॉफ्ट 365 और शेयरपॉइंट के साथ सहजता से एकीकृत होते हैं।.
• निंटेक्स: यह वर्कफ़्लो ऑटोमेशन, रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (आरपीए) और शेयरपॉइंट इंटीग्रेशन के साथ डॉक्यूमेंट जनरेशन के लिए व्यापक टूल प्रदान करता है। हालांकि, इसे सीखने में थोड़ा समय लग सकता है और इसकी लागत भी अधिक हो सकती है।.
• Zapier: यह एक एकीकरण प्लेटफॉर्म ("मिडलवेयर") के रूप में कार्य करता है जो SharePoint को हजारों अन्य अनुप्रयोगों से जोड़ता है, जिनमें "AI by Zapier" (OpenAI और Anthropic जैसे मॉडल का उपयोग करते हुए) जैसी AI सेवाएं या वेबसाइट डेटा निष्कर्षण के लिए "Browse AI" जैसे विशेष AI उपकरण शामिल हैं। यह विशेष रूप से सरल, क्रॉस-एप्लिकेशन कार्यों को स्वचालित करने के लिए उपयुक्त है।.
• Kissflow: एक और वर्कफ़्लो प्रबंधन समाधान जो सरल यूजर इंटरफेस के साथ गैर-तकनीकी उपयोगकर्ताओं को लक्षित करता है।.
• Sembly.ai: मीटिंग की उत्पादकता बढ़ाने में विशेषज्ञता रखने वाली यह कंपनी SharePoint के साथ एकीकृत होकर AI द्वारा तैयार किए गए मीटिंग नोट्स, सारांश और कार्य सूचियों को संबंधित SharePoint लाइब्रेरी में स्वचालित रूप से संग्रहीत करती है। यह एकीकरण API के माध्यम से किया जाता है और मौजूदा अनुमतियों का सम्मान करता है।.

अर्थपरक खोज/ज्ञान प्रबंधन

• PoolParty Semantic Suite (Graphwise द्वारा): SharePoint (साथ ही Teams और Copilot) के ऊपर एक सिमेंटिक लेयर प्रदान करता है। यह सिमेंटिक सर्च (जो कीवर्ड से आगे बढ़कर समानार्थी शब्दों को भी समझता है), केंद्रीय रूप से प्रबंधित वर्गीकरण के आधार पर स्वचालित कॉन्सेप्ट टैगिंग और परिणामों को परिष्कृत करने के लिए फेसेटेड सर्च को सक्षम बनाता है। यह SharePoint टर्म स्टोर, Azure और Graph API के साथ एकीकृत होता है।.
• सेमाफोर (प्रोग्रेस द्वारा): यह SharePoint दस्तावेज़ों को समृद्ध, प्रासंगिक मेटाडेटा से समृद्ध करने के लिए सिमेंटिक मॉडल, टेक्स्ट माइनिंग और वर्गीकरण नियमों का उपयोग करता है। एक वैश्विक गैर-लाभकारी संगठन के साथ किए गए केस स्टडी ने कई स्थानों पर दस्तावेज़ों की बेहतर खोज क्षमता और बेहतर ज्ञान साझाकरण को प्रदर्शित किया।.
• Expert.ai: यह एक ऐसा टूल है जो अर्थपरक पाठ विश्लेषण के लिए उपलब्ध है और इसमें कीवर्ड और अवधारणाओं के लिए गहन अनुकूलन विकल्प मौजूद हैं। तुलनात्मक अध्ययनों में इसे अर्थविज्ञान के क्षेत्र में एक सशक्त विकल्प के रूप में उद्धृत किया गया है।.
• गुरु: एक एंटरप्राइज एआई सर्च प्लेटफॉर्म जो शेयरपॉइंट सहित विभिन्न स्रोतों से जानकारी एकत्रित करता है और उसे खोजने योग्य बनाता है।.
• ओनिक्स (पूर्व में डैन्सवर): एक ओपन-सोर्स एआई प्लेटफॉर्म जो एंटरप्राइज़ दस्तावेज़ों, एप्लिकेशन (शेयरपॉइंट सहित) और लोगों से जुड़ता है। यह चैट इंटरफ़ेस, 40 से अधिक सिस्टमों के लिए कनेक्टर और कस्टम एआई एजेंट बनाने की क्षमता प्रदान करता है। इसे ऑन-प्रिमाइसेस या क्लाउड पर चलाया जा सकता है।.

दस्तावेज़ प्रसंस्करण/कैप्चर

• आर्टसिल डॉकअल्फा: यह शेयरपॉइंट के साथ पूरी तरह से एकीकृत है और उन्नत ओसीआर, एआई-संचालित दस्तावेज़ पहचान (स्वचालित वर्गीकरण और मेटाडेटा असाइनमेंट), बुद्धिमान डेटा निष्कर्षण (प्रशिक्षित मॉडल के साथ) और वर्कफ़्लो स्वचालन प्रदान करता है। यह स्वास्थ्य सेवा, वित्त और विनिर्माण जैसे विशिष्ट उद्योगों को लक्षित करता है।.
• conceptClassifier (विभिन्न विक्रेताओं से): एक ऐड-ऑन जो SharePoint में असंरचित डेटा को वर्गीकृत करने और मेटाडेटा निकालने के लिए "कंपाउंड टर्म प्रोसेसिंग" तकनीक का उपयोग करता है।.

सामान्य एआई/उत्पादकता प्लेटफॉर्म

• स्टैक एआई: एक ऐसा प्लेटफॉर्म जो एआई एजेंट बनाने के लिए है जो आंतरिक डेटा और एपीआई के साथ इंटरैक्ट करते हैं, जिसमें दस्तावेज़ प्रसंस्करण और खोज शामिल हैं।.
• kama DEI: वर्चुअल एजेंट बनाने के लिए एक कॉन्फ़िगर करने योग्य ज्ञान आधार के साथ प्राकृतिक भाषा समझ (NLU) के लिए एक मंच।.

ओपन सोर्स / डेवलपर टूल्स

GitHub, SharePoint डेवलपमेंट से संबंधित कई ओपन-सोर्स प्रोजेक्ट्स और रिपॉजिटरीज़ को होस्ट करता है (जैसे कि डॉक्यूमेंटेशन और SPFx ट्रेनिंग के लिए Microsoft की आधिकारिक रिपॉजिटरीज़)। इसके अलावा, "Prompt Pulse" जैसे विशिष्ट टूल्स भी हैं, जो Microsoft Teams Power App है और Copilot प्रॉम्प्ट्स को शेयर करने के लिए SharePoint को डेटा सोर्स के रूप में उपयोग करता है। साथ ही, SharePoint इंटीग्रेशन वाले कई सामान्य प्रोडक्टिविटी टूल्स भी उपलब्ध हैं। Onyx एक व्यापक ओपन-सोर्स एंटरप्राइज सर्च/AI प्लेटफॉर्म का उदाहरण है, जिसमें SharePoint कनेक्टर भी है।.

एआई टूल्स की तुलना: एकीकृत बनाम तृतीय-पक्ष दृष्टिकोण

एआई टूल्स की तुलना: एकीकृत बनाम तृतीय-पक्ष दृष्टिकोण – चित्र: Xpert.Digital

SharePoint Premium या Copilot जैसे एकीकृत Microsoft AI समाधानों का उपयोग करने और तृतीय-पक्ष टूल को एकीकृत करने के बीच निर्णय लेते समय विभिन्न पहलुओं पर सावधानीपूर्वक विचार करना आवश्यक है। एकीकृत समाधान Microsoft 365 के साथ गहन एकीकरण और एक सहज उपयोगकर्ता अनुभव प्रदान करते हैं। इनमें सुविधाओं का व्यापक दायरा होता है, जो प्रोसेसिंग, गवर्नेंस और सहायता जैसे क्षेत्रों को कवर करता है, हालांकि विशिष्ट कार्य के आधार पर सुविधाओं की गहराई भिन्न हो सकती है। इन समाधानों के मूल्य निर्धारण मॉडल हाइब्रिड होते हैं, जो उपयोग-आधारित और उपयोगकर्ता-आधारित दोनों दृष्टिकोणों पर आधारित होते हैं। अनुकूलन क्षमता मॉडल प्रशिक्षण, प्रॉम्प्ट और पावर प्लेटफ़ॉर्म के उपयोग तक सीमित है, जबकि सुरक्षा एकीकरण मौजूदा मानकों और Microsoft 365 अनुपालन पर आधारित है। रखरखाव को Microsoft इकोसिस्टम से केंद्रीकृत अपडेट के माध्यम से कुशलतापूर्वक प्रबंधित किया जाता है, लेकिन इसके लिए कुछ कॉन्फ़िगरेशन और प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है। अंततः इससे Microsoft सिस्टम के भीतर विक्रेता लॉक-इन की उच्च डिग्री प्राप्त होती है।.

या फिर क्या विशिष्ट एआई कार्यों के लिए विशेषीकृत "सर्वश्रेष्ठ" तृतीय-पक्ष उपकरणों का चयन करना चाहिए, जो इस क्षेत्र में बेहतर कार्यक्षमता प्रदान कर सकते हैं, लेकिन Xpert.Digital पार्टनर को छोड़कर, एकीकरण के प्रयास और संभावित रूप से उच्च प्रबंधन लागत को वहन करते हैं?

दूसरी ओर, तृतीय-पक्ष समाधानों का एकीकरण स्तर भिन्न-भिन्न होता है। ये API, कनेक्टर और ऐड-इन्स के साथ काम करते हैं, जिससे अतिरिक्त जटिलता उत्पन्न हो सकती है। ये अक्सर विशिष्ट क्षेत्रों के लिए ही होते हैं और एकीकृत समाधानों की तुलना में कुछ क्षेत्रों में अधिक उन्नत कार्यक्षमता प्रदान कर सकते हैं। लागत मॉडल में व्यापक भिन्नता पाई जाती है, जिनमें सदस्यता, मुक्त-उपकरण और ओपन-सोर्स मॉडल शामिल हैं। तृतीय-पक्ष समाधान, विशेष रूप से ओपन-सोर्स समाधान, अनुकूलनशीलता के मामले में अक्सर लाभप्रद होते हैं और अधिकतम लचीलापन प्रदान करते हैं। हालांकि, इन समाधानों के लिए सुरक्षा और डेटा प्रबंधन के संबंध में अलग से ऑडिट की आवश्यकता होती है, साथ ही एकीकरण प्रबंधन भी अधिक जटिल हो सकता है। विक्रेता पर निर्भरता आमतौर पर कम होती है, लेकिन फिर भी विशिष्ट तृतीय-पक्ष प्रदाता पर निर्भरता बनी रहती है।.

नेटिव माइक्रोसॉफ्ट इंटीग्रेशन और विशेष थर्ड-पार्टी टूल्स के बीच चुनाव करते समय इंटीग्रेशन में लगने वाले समय और वेंडर लॉक-इन के पहलुओं पर भी विचार करना आवश्यक है। हालांकि माइक्रोसॉफ्ट 365 अपने इकोसिस्टम में व्यापक इंटीग्रेशन प्रदान करता है, लेकिन इसमें वेंडर लॉक-इन की समस्या काफी गंभीर हो सकती है। दूसरी ओर, थर्ड-पार्टी समाधान अधिक लचीलापन प्रदान करते हैं। इसलिए संगठनों को इस बात पर सावधानीपूर्वक विचार करना चाहिए कि क्या विशेष कार्यात्मकताओं का संभावित लाभ इंटीग्रेशन की अतिरिक्त लागत और जटिलता को उचित ठहराता है।.

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SharePoint के मुख्य कार्यों पर AI का प्रभाव

कृत्रिम बुद्धिमत्ता न केवल समग्र सामग्री प्रबंधन रणनीतियों को बदल रही है, बल्कि यह शेयरपॉइंट के मूल कार्यों, विशेष रूप से खोज और प्रक्रिया स्वचालन को भी सीधे प्रभावित कर रही है।.

खोज और सूचना पुनर्प्राप्ति

कंपनी पोर्टलों पर पारंपरिक कीवर्ड खोज अक्सर असंतोषजनक परिणाम देती हैं और उपयोगकर्ताओं के लिए समय बर्बाद करने वाली होती हैं। एआई इस क्षेत्र में मूलभूत सुधारों का वादा करता है:

कीवर्ड से लेकर अवधारणाओं तक

कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI) द्वारा संचालित खोज मात्र कीवर्ड मिलान से कहीं अधिक है। इसका उद्देश्य खोज क्वेरी के पीछे उपयोगकर्ता के इरादे को समझना और शब्दों और वाक्यांशों के अर्थपूर्ण संदर्भ पर विचार करना है।.

सिमेंटिक खोज

यह तकनीक वेक्टर एम्बेडिंग (शब्दों और अवधारणाओं के गणितीय निरूपण) और भाषा मॉडल का उपयोग करके वैचारिक रूप से संबंधित जानकारी ढूंढती है, भले ही खोज के सटीक शब्द दस्तावेज़ में मौजूद न हों। Microsoft Search, और विशेष रूप से Copilot, Microsoft Graph में मौजूद डेटा से उत्पन्न ऐसे ही एक सिमेंटिक इंडेक्स पर आधारित है। यह इंडेक्स विभिन्न शब्द रूपों के बीच संबंधों को पहचानने, पर्यायवाची शब्दों को समझने और समान सामग्री वाले दस्तावेज़ों की पहचान करने में सक्षम बनाता है। Azure AI Search भी सिमेंटिक सुविधाएँ प्रदान करता है, जैसे कि पुनर्मूल्यांकन (सिमेंटिक प्रासंगिकता के आधार पर खोज परिणामों का पुनर्मूल्यांकन), उत्तर के अंश निकालना और हाइलाइट करना। PoolParty जैसे तृतीय-पक्ष विक्रेता भी SharePoint में सिमेंटिक खोज क्षमताओं को एकीकृत करते हैं। कुछ उन्नत सिमेंटिक सुविधाओं के लिए, विशेष रूप से Copilot Studio या Azure AI Search के संदर्भ में, सिमेंटिक इंडेक्सिंग का पूरा लाभ उठाने के लिए Microsoft 365 Copilot टेनेंट लाइसेंस की आवश्यकता हो सकती है।.

प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण (एनएलपी) / प्राकृतिक भाषा प्रश्न

कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI) उपयोगकर्ताओं को कठोर खोज शब्दों पर निर्भर रहने के बजाय स्वाभाविक, रोजमर्रा की भाषा में प्रश्न पूछने की सुविधा प्रदान कर रही है। Microsoft 365 Copilot विशेष रूप से इसी संवादात्मक बातचीत के लिए डिज़ाइन किया गया है। हालांकि, यह ध्यान देने योग्य है कि Microsoft ने घोषणा की है कि वह मानक Microsoft 365 खोज इंटरफेस (जैसे Outlook, Teams और SharePoint Search) में कुछ प्रकार के स्वाभाविक भाषा क्वेरी समर्थन को चरणबद्ध तरीके से समाप्त कर रहा है और इसके स्थान पर फ़िल्टर के साथ कीवर्ड खोज या Copilot का उपयोग करेगा। LlamaIndex जैसे टूल, डेटा कनेक्टर्स (जैसे CData से) के साथ मिलकर, SharePoint डेटा के विरुद्ध स्वाभाविक भाषा क्वेरी को सक्षम करने वाले कस्टम समाधान विकसित करने के लिए भी उपयोग किए जा सकते हैं। Microsoft Purview में eDiscovery (प्रीमियम) सुविधा भी Copilot के साथ मिलकर एक स्वाभाविक भाषा क्वेरी बिल्डर का उपयोग करती है।.

वैयक्तिकरण और अनुशंसाएँ

एआई एल्गोरिदम माइक्रोसॉफ्ट ग्राफ में उपयोगकर्ता के व्यवहार, कंपनी में उनकी भूमिका, उनकी बातचीत और संबंधों का विश्लेषण करके वैयक्तिकृत खोज परिणाम प्रदान करते हैं और प्रासंगिक सामग्री (दस्तावेज, समाचार, विशेषज्ञ) का सक्रिय रूप से सुझाव देते हैं।.

एआई-संचालित खोज सुधारों के लाभों में सूचना की तीव्र पुनर्प्राप्ति, अधिक प्रासंगिक खोज परिणाम, ज्ञान की बेहतर खोज और कर्मचारियों द्वारा खोज में व्यतीत किए जाने वाले समय में कमी शामिल है।.

तालिका विभिन्न खोज दृष्टिकोणों के बीच अंतर दर्शाती है – चित्र: Xpert.Digital

तालिका विभिन्न खोज विधियों के बीच अंतर दर्शाती है। कीवर्ड खोज शब्दों के सटीक मिलान पर निर्भर करती है और अपनी सरलता के कारण व्यावहारिक होने के बावजूद, इसकी प्रासंगिकता सीमित है क्योंकि यह संदर्भ या समानार्थी शब्दों पर विचार नहीं करती है। मानक माइक्रोसॉफ्ट खोज, जो वैयक्तिकृत है, बेहतर और अधिक उपयोगकर्ता-विशिष्ट प्रासंगिकता प्रदान करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट ग्राफ से संकेतों का अतिरिक्त उपयोग करती है। हालांकि, यह अक्सर अर्थ संबंधी संदर्भ की उपेक्षा करती है और ग्राफ डेटा की गुणवत्ता पर अत्यधिक निर्भर करती है। कोपायलट या एज़्योर एआई जैसी तकनीकों पर आधारित अर्थ संबंधी खोज, वेक्टर एम्बेडिंग के साथ काम करती है और खोज प्रश्नों के संदर्भ और अर्थ को समझती है। यह उच्चतम प्रासंगिकता प्रदान करती है क्योंकि यह उद्देश्य को पहचानती है और वैचारिक रूप से समान परिणाम भी ढूंढती है। हालांकि, इसके लिए स्पष्ट सेटअप, उपयुक्त लाइसेंस और उच्च-गुणवत्ता वाले डेटा की आवश्यकता होती है, और जटिल मेटा-प्रश्नों के साथ इसकी सीमाएं हो सकती हैं। संवादात्मक एआई और उद्देश्य पहचान पर आधारित प्राकृतिक भाषा खोज, सहज और लचीला इनपुट प्रदान करती है। हालांकि, यह अस्पष्ट हो सकती है, मानक उपयोगकर्ता इंटरफेस में केवल आंशिक रूप से समर्थित है, और इसकी सटीकता अंतर्निहित मॉडल की गुणवत्ता पर काफी हद तक निर्भर करती है।.

Microsoft 365 में खोज का विकास एक स्पष्ट दिशा की ओर इशारा करता है: कोपायलट अगली पीढ़ी का प्रतिनिधित्व करता है और मानक Microsoft खोज की तुलना में अधिक उन्नत सिमेंटिक इंडेक्स का उपयोग करता है। जबकि मानक खोज पहले से ही Microsoft ग्राफ के माध्यम से वैयक्तिकरण को एकीकृत करती है, कोपायलट गहरी सिमेंटिक समझ और तार्किक निष्कर्ष निकालने की क्षमता जोड़ता है। बिंग में Microsoft खोज को बंद करके कोपायलट को अपनाने से इस रणनीतिक दिशा का स्पष्ट संकेत मिलता है। फिर भी, व्यवहार में कोपायलट खोज की कुछ सीमाएँ भी हैं, विशेष रूप से अपर्याप्त रूप से तैयार डेटा या अस्पष्ट अनुमतियों के मामले में। प्रतिबंधित SharePoint खोज (RSS) जैसे उपकरण AI द्वारा आवश्यक व्यापक डेटा पहुँच और डेटा गवर्नेंस की मांगों के बीच तनाव को दर्शाते हैं, जो कोपायलट और मानक खोज दोनों को प्रभावित करता है। इसलिए, कोपायलट केवल एक "बेहतर खोज" नहीं है, बल्कि एक AI सहायक है जिसकी खोज क्षमताएँ सिमेंटिक समझ पर आधारित हैं, लेकिन अंतर्निहित डेटा की गुणवत्ता और पहुँच पर निर्भर करती हैं।.

प्रक्रिया स्वचालन और सामग्री प्रबंधन

एआई शेयरपॉइंट में सामग्री के प्रबंधन और प्रक्रियाओं में एकीकरण के तरीके में भी क्रांतिकारी बदलाव ला रहा है:

स्वचालित वर्गीकरण और टैगिंग

एआई मॉडल, विशेष रूप से SharePoint Premium/Syntex में मौजूद मॉडल, दस्तावेज़ों की सामग्री के आधार पर उनका स्वचालित रूप से विश्लेषण और वर्गीकरण कर सकते हैं। वे प्रशिक्षित मॉडलों के आधार पर या SharePoint वर्गीकरण (प्रबंधित मेटाडेटा) के साथ एकीकरण के माध्यम से पूर्वनिर्धारित मेटाडेटा टैग लागू करते हैं। इससे मैन्युअल कार्य में काफी कमी आती है और पूरे दस्तावेज़ संग्रह में एकरूप मेटाडेटा सुनिश्चित होता है।.

मेटाडेटा निष्कर्षण

सरल वर्गीकरण से परे, एआई संरचित (फॉर्म) और असंरचित (पत्र, अनुबंध) दस्तावेजों से विशिष्ट जानकारी - जैसे कि तिथियां, नाम, राशियां और अनुबंध खंड - निकाल सकता है। यह निकाला गया डेटा SharePoint कॉलम (मेटाडेटा फ़ील्ड) में संग्रहीत किया जाता है, जिससे मेटाडेटा-आधारित प्रक्रियाएं सक्षम होती हैं और खोज क्षमता में उल्लेखनीय सुधार होता है।.

वर्कफ़्लो स्वचालन

स्वचालित रूप से निकाले गए मेटाडेटा या परिणामी वर्गीकरण का उपयोग पॉवर ऑटोमेट के साथ बनाए गए आगे के वर्कफ़्लो के लिए ट्रिगर के रूप में किया जा सकता है। उदाहरणों में निकाले गए इनवॉइस राशि के आधार पर शुरू की गई अनुमोदन प्रक्रियाएं, आगामी अनुबंध समाप्ति की सूचनाएं, या दस्तावेजों को संबंधित विभाग को स्वचालित रूप से भेजना शामिल हैं।.

अनुपालन स्वचालन (प्रतिधारण/गोपनीयता पदनाम)

अनुपालन नीतियों का स्वचालित अनुप्रयोग एक विशेष रूप से महत्वपूर्ण उपयोग है। SharePoint Premium/Syntex में मौजूद AI मॉडल को Microsoft Purview से दस्तावेज़ों पर प्रतिधारण लेबल या संवेदनशीलता लेबल स्वचालित रूप से लागू करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है, जो उनके वर्गीकरण या उनके द्वारा पहचानी गई सामग्री (जैसे संवेदनशील जानकारी) पर आधारित होते हैं। यह सुनिश्चित करता है कि सामग्री को कंपनी की नीतियों और कानूनी आवश्यकताओं के अनुसार संभाला जाए, इसके लिए उपयोगकर्ता के किसी मैन्युअल हस्तक्षेप की आवश्यकता नहीं होती है। कॉन्फ़िगरेशन Purview लेबल को AI मॉडल से लिंक करके या Purview में विशिष्ट सामग्री प्रकारों, संवेदनशील जानकारी प्रकारों, कीवर्ड या प्रशिक्षित किए जा सकने वाले क्लासिफायर के अनुसार प्रतिक्रिया देने वाली स्वचालित लेबलिंग नीतियों के माध्यम से किया जाता है। एक ठोस उदाहरण Syntex मॉडल होगा जो "उत्पाद विनिर्देशों" को पहचानता है और स्वचालित रूप से एक इवेंट-आधारित प्रतिधारण लेबल लागू करता है, जैसे "उत्पाद बंद होने के 5 साल बाद तक रखें"। वर्कफ़्लो लॉजिक के आधार पर लेबल लागू करने के लिए Power Automate का भी उपयोग किया जा सकता है।.

सामग्री संयोजन

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, यह फ़ंक्शन मानकीकृत दस्तावेज़ों के निर्माण को स्वचालित करता है।.

इन स्वचालनों के लाभ स्पष्ट हैं: बढ़ी हुई दक्षता, मैन्युअल त्रुटियों में कमी, बेहतर अनुपालन, उच्च डेटा स्थिरता और त्वरित व्यावसायिक प्रक्रियाएं।.

अनुपालन कार्यों को स्वचालित करने की एआई की क्षमता एक क्रांतिकारी बदलाव का प्रतिनिधित्व करती है। परंपरागत रूप से, डेटा प्रतिधारण अवधि का पालन करना या संवेदनशील डेटा की सुरक्षा करना काफी हद तक मैन्युअल प्रक्रियाओं और कर्मचारियों की सतर्कता पर निर्भर था—जो त्रुटिपूर्ण और व्यापक रूप से लागू करने में कठिन थे। एआई, विशेष रूप से SharePoint Premium/Syntex के माध्यम से, अब दस्तावेज़ सामग्री के आधार पर Microsoft Purview में परिभाषित अनुपालन नीतियों के सक्रिय और स्वचालित प्रवर्तन को सक्षम बनाता है। दस्तावेज़ के प्रकार और उसमें संवेदनशील जानकारी है या नहीं, यह समझकर, एआई मैन्युअल हस्तक्षेप की आवश्यकता के बिना सही प्रतिधारण या गोपनीयता लेबल लागू कर सकता है। इससे नीति की एकरूपता में काफी वृद्धि होती है और अनुपालन उल्लंघनों का जोखिम कम होता है। विनियमित उद्योगों में कार्यरत संगठनों या बड़ी मात्रा में संवेदनशील डेटा का प्रबंधन करने वाले संगठनों के लिए, यह महत्वपूर्ण अतिरिक्त लाभ प्रदान करता है। एआई सामग्री और उस पर लागू शासन नियमों के बीच एक सेतु का काम करता है, जिससे बड़े पैमाने पर स्वचालित प्रवर्तन संभव हो पाता है।.

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डेटा संरक्षण और प्रबंधन: एआई समाधानों का सुरक्षित कार्यान्वयन – चित्र: Xpert.Digital

रणनीतिक मूल्य और कार्यान्वयन संबंधी विचार

SharePoint में AI को एकीकृत करने से व्यक्तिगत कार्यों में सुधार के अलावा भी महत्वपूर्ण रणनीतिक लाभ मिलते हैं। हालांकि, इसे लागू करने का निर्णय इसके लाभों, लागतों और आवश्यक शर्तों के सावधानीपूर्वक मूल्यांकन के बाद ही लिया जाना चाहिए।.

व्यावसायिक तर्क: SharePoint में AI को क्यों लागू किया जाए?

शेयरपॉइंट में एआई के उपयोग के पक्ष में अनेक तर्क हैं और ये व्यावसायिक प्रदर्शन के मुख्य क्षेत्रों को छूते हैं:

दक्षता और उत्पादकता

सबसे स्पष्ट लाभ शायद मैन्युअल और दोहराव वाले कार्यों के स्वचालन से प्राप्त होने वाली भारी समय की बचत है। इनमें डेटा प्रविष्टि, दस्तावेज़ वर्गीकरण, टैगिंग, सारांश और मानक दस्तावेज़ निर्माण शामिल हैं। कर्मचारियों को नियमित कार्यों से मुक्ति मिलती है और वे अधिक रणनीतिक, मूल्यवर्धक गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। बेहतर खोज फ़ंक्शन सूचना पुनर्प्राप्ति को भी गति प्रदान करता है।.

ज्ञान प्रबंधन

आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस (AI) SharePoint में मौजूद अव्यवस्थित जानकारी को व्यवस्थित और सुलभ ज्ञान में बदलने में मदद करता है। स्वचालित टैगिंग और वर्गीकरण से जानकारी को ढूंढना और उसका दोबारा उपयोग करना आसान हो जाता है। हालांकि Viva Topics को बंद किया जा रहा है, लेकिन इसका लक्ष्य अभी भी लोगों को ज्ञान और विशेषज्ञता से बेहतर तरीके से जोड़ना है, जो अब मुख्य रूप से SharePoint और Copilot के माध्यम से किया जाएगा।.

अनुपालन और शासन

कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI) अनुपालन नीतियों के स्वचालित प्रवर्तन को सक्षम बनाती है। सामग्री के आधार पर प्रतिधारण और गोपनीयता लेबल का स्वचालित अनुप्रयोग, संवेदनशील जानकारी का पता लगाना और मेटाडेटा का लगातार उपयोग अनुपालन जोखिमों को कम करने और डेटा सटीकता बढ़ाने में मदद करता है। यह ऑडिट करने की क्षमता को भी बढ़ाता है।.

लागत बचत और निवेश पर लाभ

स्वचालन से मैन्युअल प्रक्रियाओं, समस्या निवारण और अक्षम खोजों के कारण होने वाली परिचालन लागत में कमी आती है। उपकरणों को समेकित करने और विशिष्ट पुरानी प्रणालियों की लागत से बचने से भी संभावित बचत होती है। Syntex/Premium और Copilot दोनों के लिए केस स्टडी और ROI विश्लेषण महत्वपूर्ण बचत क्षमता दर्शाते हैं, जो अक्सर मामूली सुधारों से कहीं अधिक होती है और संभावित रूप से 100% से 400% से अधिक का निवेश पर प्रतिफल प्राप्त कर सकती है।.

भविष्य की व्यवहार्यता

एआई का कार्यान्वयन भविष्य के विकास, और विशेष रूप से कोपायलट जैसे एआई सहायकों के लिए सामग्री आधार तैयार करता है। यह कंपनी को डिजिटल कार्यस्थल में एआई को एकीकृत करने की सामान्य प्रवृत्ति के अनुरूप स्थापित करता है।.

कार्यान्वयन कारक

शेयरपॉइंट में एआई समाधानों को लागू करने के लिए एक रणनीतिक दृष्टिकोण और कई प्रमुख कारकों पर विचार करना आवश्यक है:

लाइसेंसिंग और लागत

लाइसेंसिंग मॉडल को समझना बेहद ज़रूरी है। SharePoint Premium में प्रोसेसिंग सेवाओं के लिए पे-एज़-यू-गो मॉडल (Azure सब्सक्रिप्शन के ज़रिए) और एडवांस्ड गवर्नेंस (SAM) सुविधाओं के लिए यूज़र-बेस्ड लाइसेंस शामिल हैं। Microsoft 365 Copilot के लिए भी बेस M365 लाइसेंस के अलावा एक अलग यूज़र लाइसेंस की ज़रूरत होती है। लागत, खासकर प्रीमियम सुविधाओं और Copilot के लिए, एक बड़ी समस्या हो सकती है, विशेष रूप से छोटे संगठनों के लिए। लागत कैलकुलेटर और आकलन टूल का उपयोग करने की सलाह दी जाती है। पे-एज़-यू-गो बिलिंग सेटअप करने के लिए Azure सब्सक्रिप्शन और रिसोर्स ग्रुप से लिंक करना ज़रूरी है।.

डेटा तत्परता और सूचना वास्तुकला (आईए)

यह सफलता के सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक है। AI टूल्स, विशेष रूप से कोपायलट की प्रभावशीलता, SharePoint और Microsoft 365 में मौजूद डेटा की गुणवत्ता, संगठन और अनुमतियों पर बहुत अधिक निर्भर करती है। एक मजबूत सूचना संरचना आवश्यक है: वेबसाइटों और हब साइटों के लिए एक स्पष्ट संरचना, मेटाडेटा और सामग्री प्रकारों का सुसंगत उपयोग, तार्किक फ़ोल्डर संरचनाएं और नामकरण नियम। अनावश्यक, अप्रचलित या महत्वहीन (ROT) डेटा की पहचान करके उसे साफ किया जाना चाहिए, क्योंकि यह AI परिणामों पर नकारात्मक प्रभाव डाल सकता है। महत्वपूर्ण रूप से, कोपायलट जैसे AI टूल्स को व्यापक रूप से लागू करने से पहले, फ़ाइल अनुमतियों की समीक्षा और सुधार किया जाना चाहिए और अत्यधिक डेटा साझाकरण को समाप्त किया जाना चाहिए। SharePoint एडवांस्ड मैनेजमेंट (SAM) और Microsoft Purview जैसे टूल्स इसमें महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। AI स्वयं भी सूचना प्रबंधन के सर्वोत्तम तरीकों को प्रभावित करता है—मानकीकृत मेटाडेटा, स्वचालित टैगिंग प्रक्रियाएं और गुणवत्ता नियंत्रण और भी महत्वपूर्ण होते जा रहे हैं। एक ठोस डेटा आधार की आवश्यकता को कम करके नहीं आंका जा सकता; AI बुनियादी सूचना स्वच्छता का विकल्प नहीं है, बल्कि एक पूर्व शर्त है।.

तकनीकी कार्यान्वयन और विशेषज्ञता

SharePoint Premium को सेटअप करने के लिए Azure से लिंक करना, कंटेंट सेंटर सेटअप करना और कस्टम मॉडल को प्रशिक्षित करना जैसे कॉन्फ़िगरेशन चरणों की आवश्यकता होती है। इसके लिए तकनीकी विशेषज्ञता की आवश्यकता हो सकती है और इसमें IT विशेषज्ञों या बाहरी भागीदारों की भागीदारी भी ज़रूरी हो सकती है। प्रशासकों और उपयोगकर्ताओं दोनों के लिए सीखने की प्रक्रिया होती है। यह सलाह दी जाती है कि शुरुआत छोटे स्तर से करें, विशिष्ट और आशाजनक उपयोग के मामलों की पहचान करें और समाधानों को धीरे-धीरे लागू करें।.

चुनौतियाँ और सीमाएँ

संगठनों को संभावित तकनीकी बाधाओं के बारे में पता होना चाहिए, जैसे कि मॉडल के साथ सटीकता की समस्याएं, कुछ फ़ाइल प्रकारों, आकारों या जटिल लेआउट के लिए प्रसंस्करण सीमाएं, कोपायलट प्रतिक्रियाओं में विसंगतियां, या विभिन्न प्रणालियों को एकीकृत करने में जटिलताएं।.

परिवर्तन प्रबंधन और अपनाने की प्रक्रिया

कृत्रिम बुद्धिमत्ता (एआई) उपकरणों के आने से काम करने के तरीके बदल जाते हैं। इन्हें सफलतापूर्वक अपनाने के लिए लक्षित उपयोगकर्ता प्रशिक्षण, उपकरणों के लाभ और सीमाओं के बारे में स्पष्ट संचार और संभवतः आंतरिक "चैंपियन" या मल्टीप्लायरों की स्थापना आवश्यक है।.

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नैतिक और डेटा सुरक्षा संबंधी विचार

व्यावसायिक संदर्भ में एआई के उपयोग से महत्वपूर्ण नैतिक और डेटा सुरक्षा संबंधी प्रश्न उठते हैं जिनका समाधान सक्रिय रूप से किया जाना आवश्यक है:

पूर्वाग्रह और निष्पक्षता

कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI) मॉडल डेटा से सीखते हैं और इसलिए अनजाने में मौजूदा पूर्वाग्रहों को ग्रहण करके उन्हें बढ़ा सकते हैं। इससे भेदभावपूर्ण या अनुचित परिणाम हो सकते हैं। पूर्वाग्रहों का पता लगाने और उन्हें कम करने के लिए मॉडलों की निरंतर निगरानी और समायोजन आवश्यक है। उत्पन्न सामग्री और सुझावों की निष्पक्षता और समावेशिता की जाँच की जानी चाहिए।.

डेटा संरक्षण और सुरक्षा

कोपायलट जैसे एआई सिस्टम बड़ी मात्रा में एंटरप्राइज़ डेटा को प्रोसेस कर सकते हैं, जिसमें संवेदनशील या व्यक्तिगत रूप से पहचान योग्य जानकारी भी शामिल हो सकती है। मुख्य जोखिम यह है कि गलत अनुमतियाँ (अति साझाकरण) या गलत कॉन्फ़िगरेशन अनजाने में संवेदनशील डेटा को उन उपयोगकर्ताओं के सामने उजागर कर सकते हैं जिन्हें इस तक पहुँच नहीं होनी चाहिए। मज़बूत एन्क्रिप्शन, सख्त पहुँच नियंत्रण और डेटा सुरक्षा नियमों (जैसे GDPR) का अनुपालन आवश्यक है। माइक्रोसॉफ्ट इस बात पर ज़ोर देता है कि कोपायलट का उपयोग करने वाले एंटरप्राइज़ ग्राहकों के लिए व्यावसायिक डेटा सुरक्षा उपाय लागू हैं, जो उपयोगकर्ता प्रॉम्प्ट या डेटा को सार्वजनिक एलएलएम को प्रशिक्षित करने के लिए उपयोग होने से रोकते हैं। फिर भी, संगठनों को अपनी डेटा हैंडलिंग नीतियों को परिभाषित और संप्रेषित करना चाहिए और कानूनी रूप से प्रतिबंधित डेटा (जैसे स्वास्थ्य डेटा/पीएचआई, पीआईआई) के साथ विशेष सावधानी बरतनी चाहिए।.

पारदर्शिता और जवाबदेही

उपयोगकर्ताओं को यह समझने में सक्षम होना चाहिए कि एआई द्वारा उत्पन्न उत्तर कैसे तैयार किए जाते हैं। चूंकि एलएलएम कभी-कभी "भ्रमित" हो सकता है, यानी गलत लेकिन विश्वसनीय लगने वाली जानकारी उत्पन्न कर सकता है, इसलिए उपयोगकर्ताओं के लिए परिणामों की सावधानीपूर्वक जांच और सत्यापन करना महत्वपूर्ण है। एआई परिणामों की समीक्षा के लिए स्पष्ट उपयोग दिशानिर्देश और जिम्मेदारियां आवश्यक हैं।.

जिम्मेदार एआई के सिद्धांत

कृत्रिम बुद्धिमत्ता (एआई) का उपयोग नैतिक सिद्धांतों के अनुरूप होना चाहिए: सम्मानजनक, कानूनी और नुकसान से बचने पर केंद्रित। एआई उपकरणों की सुलभता और नौकरियों पर उनके संभावित प्रभाव जैसे पहलुओं पर विचार किया जाना चाहिए। एआई पर अत्यधिक निर्भरता से बचना चाहिए, क्योंकि इससे आलोचनात्मक सोच कम हो जाती है।.

SharePoint में AI के आने से एक अंतर्निहित द्वंद्व पैदा होता है: एक ओर, ये उपकरण बड़े डेटासेट तक पहुँच और उनके प्रसंस्करण के माध्यम से दक्षता में जबरदस्त वृद्धि करते हैं। दूसरी ओर, यही क्षमताएँ डेटा सुरक्षा और डेटा गोपनीयता के लिए नए जोखिम भी पैदा करती हैं। Copilot की ईमेल, चैट और दस्तावेज़ों तक पहुँचकर संदर्भ-आधारित सहायता प्रदान करने की क्षमता के साथ-साथ, यदि अंतर्निहित अनुमतियाँ त्रुटिपूर्ण या बहुत व्यापक हों तो अनजाने में संवेदनशील जानकारी के प्रकट होने का जोखिम भी है। इसलिए, यह आवश्यक है कि AI उपकरणों का कार्यान्वयन सुरक्षा और डेटा संरक्षण उपायों को मजबूत करने के साथ-साथ स्पष्ट नैतिक दिशा-निर्देश और शासन प्रक्रियाएँ स्थापित करने के साथ-साथ किया जाए। AI के लाभों को तभी जिम्मेदारी से प्राप्त किया जा सकता है जब इससे जुड़े जोखिमों का सक्रिय रूप से प्रबंधन किया जाए।.

माइक्रोसॉफ्ट 365 और एआई: रुझान, उपकरण और उत्पादकता की अगली पीढ़ी

SharePoint में AI का एकीकरण अभी शुरुआती चरण में है। भविष्य के विकास निम्नलिखित रुझानों से प्रभावित होने की संभावना है:

एआई का गहन और व्यापक एकीकरण

यह उम्मीद की जा रही है कि AI की क्षमताएं SharePoint, OneDrive, Teams और अन्य Microsoft 365 सेवाओं में और भी सहजता और व्यापकता से एकीकृत हो जाएंगी। AI तेजी से कंटेंट मैनेजमेंट, ऑटोमेशन और यूजर एक्सपीरियंस का आधार बनेगी।.

SharePoint Premium का आगे का विकास

Microsoft द्वारा SharePoint Premium की क्षमताओं को और अधिक विस्तारित करने की उम्मीद है। प्रस्तावित सुविधाओं में बिज़नेस डॉक्यूमेंट्स ऐप, डॉक्यूमेंट हब, फ़ाइल-स्तरीय आर्काइविंग और M365 बैकअप के लिए लंबी अवधि तक डेटा सुरक्षित रखने की सुविधा शामिल हैं। मुख्य कंटेंट प्रोसेसिंग और गवर्नेंस सुविधाओं को भी और विकसित किया जाएगा, उदाहरण के लिए, संवेदनशीलता और डेटा सुरक्षित रखने के टैग सेट करने के लिए नए AI नियमों के माध्यम से।.

कोपायलट में सुधार

कोपायलट के अधिक बुद्धिमान, बेहतर एकीकृत (उदाहरण के लिए, एजेंटों में वीवा कनेक्शन कार्ड प्रदर्शित करना) और संभावित रूप से अधिक जटिल कार्यों और तर्क क्षमता को संभालने में सक्षम होने की उम्मीद है। वाक् अंतःक्रिया में भी सुधार की उम्मीद है।.

लेखन के अनुभव को बेहतर बनाना

उदाहरण के लिए, एआई-सहायता प्राप्त पेज निर्माण, पेज सेक्शन के लिए डिज़ाइन सुझाव, अधिक लचीले लेआउट (12-कॉलम ग्रिड), पेजों के लिए रीयल-टाइम सह-लेखन और बेहतर टेबल संपादन टूल के माध्यम से एआई शेयरपॉइंट में सामग्री निर्माण को और सरल बनाता है।.

शासन पर निरंतर ध्यान केंद्रित करना

डेटा की बढ़ती मात्रा और एआई के बढ़ते उपयोग को देखते हुए, माइक्रोसॉफ्ट से यह उम्मीद की जाती है कि वह एआई युग में एक्सेस, लाइफसाइकिल और अनुपालन के प्रबंधन के लिए उपकरणों का विकास और सुधार करना जारी रखेगा।.

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सिफ़ारिशें: शेयरपॉइंट में एआई के माध्यम से दक्षता और ज्ञान प्रबंधन को बढ़ाना

कृत्रिम बुद्धिमत्ता का एकीकरण माइक्रोसॉफ्ट शेयरपॉइंट के लिए एक महत्वपूर्ण मोड़ है। यह प्लेटफॉर्म एक साधारण दस्तावेज़ संग्रह प्रणाली से विकसित होकर सामग्री प्रबंधन, सहयोग और ज्ञान खोज के लिए एक बुद्धिमान वातावरण बन रहा है। माइक्रोसॉफ्ट के मूल समाधान, विशेष रूप से शेयरपॉइंट प्रीमियम (सिंटेक्स का उत्तराधिकारी) और माइक्रोसॉफ्ट 365 कोपायलट, प्रक्रियाओं को स्वचालित करने, खोज को बेहतर बनाने और उपयोगकर्ताओं को सहायता प्रदान करने के लिए शक्तिशाली, हालांकि अभी भी विकसित हो रहे, उपकरण प्रदान करते हैं। ये विशेष तृतीय-पक्ष समाधानों द्वारा पूरक हैं। इसका रणनीतिक महत्व महत्वपूर्ण दक्षता लाभ, ज्ञान तक बेहतर पहुंच, स्वचालित अनुपालन और संभावित रूप से पर्याप्त लागत बचत में निहित है।.

हालांकि, इस क्षमता का सफलतापूर्वक लाभ उठाने के लिए रणनीतिक योजना और सावधानीपूर्वक कार्यान्वयन आवश्यक हैं। विश्लेषण के आधार पर, निम्नलिखित प्रमुख सिफारिशें सामने आती हैं:

आवश्यकता विश्लेषण और उपयोग के मामलों को प्राथमिकता देना

एआई समाधानों को केवल उनके उद्देश्य से लागू न करें। विशिष्ट व्यावसायिक चुनौतियों की पहचान करें—चाहे वह दस्तावेज़ प्रसंस्करण की अक्षमता हो, खोज परिणामों की अपर्याप्तता हो, अनुपालन संबंधी कमियाँ हों, या ज्ञान का बिखराव हो—जहाँ एआई मापने योग्य अतिरिक्त मूल्य प्रदान कर सकता है। अपेक्षित निवेश पर प्रतिफल (आरओआई) और रणनीतिक महत्व के आधार पर उपयोग के मामलों को प्राथमिकता दें।.

डेटा गवर्नेंस को एक आधार के रूप में स्थापित करना

यह सबसे महत्वपूर्ण शर्त है। कोपायलट जैसे एआई टूल्स या व्यापक प्रीमियम सुविधाओं को लागू करने से पहले, अपने डेटा को साफ करने, सूचना संरचना को अनुकूलित करने और अनुमतियों और अति-साझाकरण संबंधी समस्याओं को हल करने में समय और संसाधन लगाएं। शेयरपॉइंट एडवांस्ड मैनेजमेंट (एसएएम) और माइक्रोसॉफ्ट परव्यू के टूल्स का सक्रिय रूप से उपयोग करें। सुदृढ़ शासन व्यवस्था वैकल्पिक नहीं है, बल्कि प्रभावी और सुरक्षित एआई उपयोग की नींव है।.

नेटिव बनाम थर्ड-पार्टी समाधानों का मूल्यांकन करना

Microsoft 365 में मुख्य कंटेंट प्रोसेसिंग और सामान्य AI सहायता आवश्यकताओं के लिए, SharePoint Premium और Copilot जैसे नेटिव समाधानों का पहले मूल्यांकन करें, क्योंकि ये दोनों ही बेहतरीन तरीके से एकीकृत हैं। यदि नेटिव समाधानों में कोई विशिष्ट, उच्च प्राथमिकता वाली आवश्यकताएँ हैं जो पूरी नहीं होतीं, या यदि आपने पहले से ही किसी थर्ड-पार्टी समाधान में महत्वपूर्ण निवेश किया है, तो थर्ड-पार्टी टूल्स पर विचार करें। इन विकल्पों का मूल्यांकन करते समय, एकीकरण की गहराई, कार्यात्मक विशेषज्ञता, लागत और रखरखाव के प्रयासों से संबंधित लाभ-हानि पर विचार करें।.

छोटे स्तर से शुरू करें और धीरे-धीरे आगे बढ़ें।

चुनिंदा उपयोग मामलों या विभागों के लिए पायलट प्रोजेक्ट शुरू करें। उपलब्ध होने पर सिमुलेशन मोड का उपयोग करें (उदाहरण के लिए, ऑटो-लेबलिंग दिशानिर्देशों के लिए) ताकि प्रभाव का आकलन किया जा सके। परिणामों और निवेश पर लाभ (आरओआई) को मापें और व्यापक कार्यान्वयन की योजना बनाने से पहले मॉडल और प्रक्रियाओं को परिष्कृत करें। वास्तविक अपेक्षाएं निर्धारित करने के लिए एआई उपकरणों की वर्तमान क्षमताओं और सीमाओं को स्पष्ट रूप से बताएं।.

लाइसेंसिंग और नैतिकता का सक्रिय रूप से प्रबंधन करें

SharePoint Premium के हाइब्रिड लाइसेंसिंग मॉडल और Copilot की लागत संरचनाओं से परिचित हों। पे-एज़-यू-गो सेवाओं के लिए आवश्यक Azure बजट पर विचार करें। AI टूल्स के लिए स्पष्ट नैतिक दिशानिर्देश और उपयोग नीतियां विकसित करें, जिनमें डेटा गोपनीयता, पूर्वाग्रह निवारण और परिणामों की समीक्षा की आवश्यकता जैसे पहलुओं को शामिल किया गया हो। उपयोगकर्ता प्रशिक्षण और परिवर्तन प्रबंधन उपायों की योजना बनाएं।.

निष्कर्षतः, SharePoint के भविष्य में मूल्य सृजन के लिए AI का एकीकरण अत्यंत महत्वपूर्ण है। तकनीकी अवसरों को सुदृढ़ शासन प्रथाओं और नैतिक विचारों के साथ संयोजित करने वाला एक रणनीतिक, सुव्यवस्थित और पुनरावृत्त दृष्टिकोण अंतर्निहित जोखिमों को प्रबंधित करते हुए महत्वपूर्ण लाभों को प्राप्त करने की कुंजी है।.

☑️ रणनीति, परामर्श, योजना और कार्यान्वयन में लघु एवं मध्यम उद्यमों (एसएमई) को सहायता प्रदान करना

☑️ एआई रणनीति का निर्माण या पुनर्गठन

☑️ अग्रणी व्यवसाय विकास

Konrad Wolfenstein

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