जर्मन प्रबंधकों की सबसे बड़ी गलतफहमी: "पहले अनुकूलन करें, फिर स्वचालन करें" की नीति आपकी कंपनी को पंगु क्यों बना देती है?
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प्रकाशित तिथि: 4 नवंबर, 2025 / अद्यतन तिथि: 4 नवंबर, 2025 – लेखक: Konrad Wolfenstein
जर्मन प्रबंधकों की सबसे बड़ी गलतफहमी: "पहले अनुकूलन करें, फिर स्वचालन" की नीति आपकी कंपनी को क्यों पंगु बना देती है – चित्र: Xpert.Digital
क्या आप किसी सटीक प्रक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं? यह गलती आपकी सोच से कहीं अधिक महंगी साबित होगी।
स्वचालन: वह सच्चाई जिसे कई कंपनियां नजरअंदाज करती हैं - और वास्तव में क्या कारगर है
जर्मन व्यापार जगत में एक अटल सिद्धांत प्रचलित है: "पहले प्रक्रिया को अनुकूलित करें, फिर तकनीक को लागू करें।" यह तार्किक और जोखिम-रहित दृष्टिकोण डिजिटलीकरण पर होने वाली चर्चाओं में प्रमुखता से प्रचलित है और अक्सर इसे कुशल कॉर्पोरेट प्रबंधन का मंत्र माना जाता है। हालांकि, सोचने का यह क्रमबद्ध तरीका न केवल पुराना हो चुका है, बल्कि डिजिटल युग में कंपनियों की प्रतिस्पर्धात्मकता के लिए सबसे बड़ी बाधाओं में से एक बनता जा रहा है। यह आधुनिक स्वचालन की कार्यप्रणाली और उसके प्रभावों की मूलभूत गलतफहमी पर आधारित है।.
यह लेख बताता है कि प्रक्रिया अनुकूलन और स्वचालन का सख्त पृथक्करण एक भ्रामक धारणा क्यों है। हम दिखाते हैं कि "परिपूर्ण" मैन्युअल प्रक्रिया की प्रतीक्षा करने से कंपनियाँ एक स्थिर अवस्था में फँस जाती हैं, जिससे बहुमूल्य समय बर्बाद होता है, निवेश पर प्रतिफल (आरओआई) में देरी होती है, कौशल की कमी बढ़ती है और भारी तकनीकी ऋण का बोझ बढ़ता है। एक कठोर क्रम के बजाय, हम एक समानांतर दृष्टिकोण की वकालत करते हैं जहाँ प्रक्रिया सुधार और स्वचालन योजना शुरू से ही साथ-साथ चलती हैं। एक साथ इंजीनियरिंग जैसे सिद्धांतों, प्रक्रिया खनन जैसी आधुनिक विधियों और एजाइल कार्यप्रणालियों का उपयोग करके यह स्पष्ट हो जाता है: सच्ची दक्षता और भविष्य की व्यवहार्यता प्रतीक्षा करने से नहीं, बल्कि प्रक्रियाओं और प्रणालियों में बुद्धिमान और एक साथ सोच-विचार करने से उत्पन्न होती है। डिजिटल परिवर्तन के लिए एक नए मंत्र का समय आ गया है।.
कभी-कभी किसी स्थापित सोच को चुनौती देने के लिए एक स्पष्ट प्रेरणा की आवश्यकता होती है। हाल ही में, गेभार्ड्ट इंट्रालॉजिस्टिक्स ग्रुप जीएमबीएच के प्रबंध निदेशक मार्को गेभार्ड्ट की लिंक्डइन पोस्ट से ऐसी ही प्रेरणा मिली। उनकी खुली निराशा, जिसे उन्होंने इस वाक्य में व्यक्त किया, "मैं अब यह पढ़ना बर्दाश्त नहीं कर सकता: 'स्वचालन करने से पहले आपको अपनी प्रक्रियाओं को नियंत्रण में लाना होगा'", इस लेख का आधार बनी। यह कथन डिजिटल परिवर्तन के सबसे बड़े मिथकों में से एक पर प्रकाश डालता है और यह इस बात की पड़ताल करने का एक आदर्श प्रारंभिक बिंदु है कि यह दृष्टिकोण अब प्रासंगिक क्यों नहीं है।.
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प्रक्रिया अनुकूलन और स्वचालन समानांतर रूप से: जर्मन व्यापार संस्कृति में भ्रामक विरोधाभास
क्रमबद्ध सोच कंपनियों की प्रगति को क्यों धीमा कर देती है – और वास्तव में क्या कारगर है
जर्मन भाषी पेशेवर हलकों में प्रक्रिया अनुकूलन और स्वचालन के क्रम को लेकर बहस ज़ोरों पर है। लिंक्डइन पर होने वाली चर्चाओं में एक ही सिद्धांत हावी है: पहले मैन्युअल प्रक्रियाओं को पूरी तरह से सुचारू रूप से चलाना चाहिए, उसके बाद ही प्रौद्योगिकी को लागू किया जाना चाहिए। यह मंत्र सहज रूप से सही, बेहद तार्किक और आर्थिक रूप से रूढ़िवादी प्रतीत होता है। यह पूरी तरह से गलत भी नहीं है। हालांकि, गहन विश्लेषण से पता चलता है कि यह दृष्टिकोण स्वचालन परियोजनाओं की प्रकृति की मूलभूत गलतफहमी पैदा करता है और कंपनियों की प्रतिस्पर्धात्मकता को व्यवस्थित रूप से बाधित करता है।.
स्थिर जाल: जब प्रक्रियाओं को अपरिवर्तनीय माना जाता है
इस दृष्टिकोण की मुख्य समस्या यह है कि यह व्यावसायिक गतिविधि को एक स्थिर मात्रा के रूप में देखता है। यह मानता है कि एक प्रक्रिया एक इष्टतम स्थिति तक पहुँच सकती है जिसे तकनीकी रूप से दोहराया जा सकता है। हालांकि, यह आधुनिक उत्पादन और कार्यालय प्रक्रियाओं की वास्तविकता को प्रतिबिंबित नहीं करता है। बल्कि, व्यावहारिक कार्यान्वयन से पता चलता है कि स्वचालन तकनीक के आने से प्रक्रियाओं में मौलिक परिवर्तन होते हैं। जो प्रक्रिया आज मैन्युअल रूप से पूरी तरह से काम करती है, वह कल स्वचालित प्रणाली में फिट नहीं होगी, क्योंकि स्वचालन अपने साथ तर्क, आवश्यकताएं और सीमाएं लेकर आता है।.
यूरोपीय स्वचालन उद्योग के शोध निष्कर्ष इस गतिशीलता को रेखांकित करते हैं। उपकरण निर्माण क्षेत्र के विश्लेषण से पता चलता है कि सर्वेक्षण में शामिल लगभग दो-तिहाई कंपनियों ने प्रक्रिया स्थिरता को कार्यान्वयन में सबसे बड़ी बाधाओं में से एक बताया है। हालांकि, यह जल्दी ही स्पष्ट हो जाता है कि यह स्थिरता किसी प्रक्रिया में सहज रूप से मौजूद या अनुपस्थित नहीं होती है। यह निरंतर अनुकूलन के माध्यम से प्राप्त होने वाली एक क्रमिक प्रक्रिया है। इसी अध्ययन में शामिल 70 प्रतिशत कंपनियों ने कहा कि घटक और प्रक्रिया मानकीकरण में इतनी प्रगति नहीं हुई है कि संपूर्ण स्वचालन संभव हो सके। यह कहना तार्किक त्रुटि होगी: "तो पहले मैन्युअल रूप से अनुकूलन करें।" हालांकि, वास्तविकता यह है कि मानकीकरण अक्सर स्वचालन प्रक्रिया का परिणाम होता है, न कि उसकी पूर्व शर्त।.
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यह बात तथाकथित समकालिक अभियांत्रिकी सिद्धांत पर विचार करने से और भी स्पष्ट हो जाती है, जो आधुनिक संगठनों में मानक सर्वोत्तम अभ्यास बन चुका है। इस अवधारणा के अनुसार, प्रक्रिया में शामिल सभी व्यक्ति परिणाम प्राप्त करने के लिए क्रमिक रूप से नहीं, बल्कि समानांतर रूप से कार्य करते हैं। प्रक्रिया अनुकूलन और स्वचालन पर लागू होने पर, इसका अर्थ है कि टीमें एक साथ मैन्युअल रूप से प्रक्रिया में सुधार करने पर काम करती हैं और समानांतर रूप से यह विचार करती हैं कि इस प्रक्रिया को स्वचालित कैसे किया जा सकता है। यह समानांतर दृष्टिकोण अधिक मौलिक अनुकूलन की ओर ले जाता है क्योंकि यह प्रक्रिया के चरणों को न केवल उनकी वर्तमान दक्षता के लिए, बल्कि स्वचालन की उनकी क्षमता के लिए भी अनुकूलित करता है। यह एक गुणात्मक रूप से भिन्न दृष्टिकोण है।.
जर्मन व्यापार संस्कृति में समस्याओं को अलग-अलग चरणों में बांटने की प्रबल प्रवृत्ति है। यह तरीका कारगर साबित हुआ है—ऐतिहासिक रूप से, चरणबद्ध दृष्टिकोण ने जर्मन इंजीनियरिंग और विनिर्माण क्षेत्र में बड़ी सफलताएँ दिलाई हैं। हालांकि, आधुनिक डिजिटलीकरण में यह दृष्टिकोण उल्टा पड़ रहा है। बिटकॉम द्वारा किए गए एक अनुभवजन्य अध्ययन से पता चला है कि 45 प्रतिशत कंपनियाँ मौजूदा प्रणालियों और प्रक्रियाओं के रूपांतरण को डिजिटलीकरण की एक प्रमुख चुनौती मानती हैं—विशेष रूप से एक हजार से अधिक कर्मचारियों वाली बड़ी कंपनियों में यह प्रवृत्ति अधिक प्रचलित है, जहाँ यह आंकड़ा बढ़कर 66 प्रतिशत हो गया। यह कोई संयोग नहीं है। कोई कंपनी जितने लंबे समय तक क्रमिक मॉडल पर टिकी रहती है, अनुकूलित स्थिति और स्वचालन की आवश्यकताओं के बीच का अंतर उतना ही बढ़ता जाता है।.
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ऑटोमेशन परियोजनाओं की वास्तविकता पर विचार करते समय ROI (निवेश पर लाभ) की समस्या और भी स्पष्ट हो जाती है। एक सामान्य परिदृश्य: एक कंपनी इनवॉइस प्रोसेसिंग के लिए ऑटोमेशन समाधान में पचास हजार यूरो का निवेश करती है। मैन्युअल कार्य में कमी से प्रति वर्ष चालीस हजार यूरो की बचत होती है। इसलिए, पहले वर्ष में ROI माइनस बीस प्रतिशत है। यह ऑटोमेशन की विफलता नहीं है, बल्कि एक सामान्य प्रक्रिया है। दूसरे वर्ष में, निवेश पूरी तरह से वसूल हो जाता है। तीसरे वर्ष में, समाधान लाभदायक होने लगता है। जो कंपनियां "परिपूर्ण" मैन्युअल चरण के लिए बहुत लंबे समय तक प्रतीक्षा करती हैं, वे मूल्यह्रास के इन मूल्यवान वर्षों को खो देती हैं।.
कुशल श्रमिकों की कमी को देखते हुए स्थिति और भी गंभीर हो जाती है। मौजूदा सर्वेक्षणों के अनुसार, आईटी और डिजिटलीकरण विशेषज्ञों की कमी स्वचालन परियोजनाओं के लिए एक बड़ी बाधा है। डेलॉयट के एक अध्ययन से पता चलता है कि स्वचालन पर निर्भर कंपनियां औसतन 20 प्रतिशत अधिक उत्पादकता और 15 प्रतिशत कम लागत हासिल करती हैं। हालांकि, इन कंपनियों ने आमतौर पर "परफेक्ट" मैनुअल चरण की प्रतीक्षा नहीं की। उन्होंने शुरुआत में ही समानांतर संरचनाएं बनाना शुरू कर दिया था। इससे आईटी और व्यावसायिक विभागों के बीच बेहतर समझ विकसित होती है, जिससे स्वचालन परियोजनाओं की सफलता दर में काफी वृद्धि होती है।.
अत्यधिक क्रमबद्ध योजना से उत्पन्न तकनीकी ऋण भी एक महत्वपूर्ण कारक है। यदि कोई कंपनी सब कुछ पूरी तरह से सुचारू रूप से चलने तक मैन्युअल रूप से प्रतीक्षा करती है, तो इस दौरान तकनीकी प्रणालियाँ, डेटाबेस और सॉफ़्टवेयर घटक काम करते रहते हैं। वे अप्रचलित हो जाते हैं, उनमें विसंगतियाँ जमा हो जाती हैं और अप्रचलित कोड, अप्रचलित हार्डवेयर और कमज़ोर डेटाबेस संरचनाओं के रूप में "ऋण" विकसित हो जाता है। स्वचालन कार्यान्वयन के साथ-साथ इस ऋण को चुकाने का बोझ तेजी से बढ़ता है। बड़ी कंपनियों में तकनीकी ऋण प्रबंधन पर एक अध्ययन से पता चलता है कि ऋण का भुगतान एक सतत प्रक्रिया होनी चाहिए जिसमें बचाव, पहचान, मापन, प्राथमिकता निर्धारण और निगरानी का समानांतर कार्यान्वयन शामिल हो। विशुद्ध रूप से क्रमबद्ध दृष्टिकोण से तकनीकी ऋण इतना अधिक जमा हो जाता है कि अंततः यह स्वचालन में ही बाधा उत्पन्न करता है।.
व्यापार विकास, बिक्री और विपणन में हमारी यूरोपीय संघ और जर्मन विशेषज्ञता
व्यापार विकास, बिक्री और विपणन में हमारी यूरोपीय संघ और जर्मन विशेषज्ञता - चित्र: Xpert.Digital
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अनुक्रमिक के बजाय समानांतर: स्वचालन के लिए टर्बोचार्जर के रूप में प्रक्रिया खनन - एजाइल, लीन, काइज़ेन और समानांतरता प्रक्रियाओं को कैसे तेजी से बेहतर बनाती है।
प्रोसेस माइनिंग से लेकर एजाइल तक: आधुनिक पद्धतियाँ समानांतरता को कैसे लागू करती हैं
प्रोसेस माइनिंग एक बिल्कुल नया दृष्टिकोण प्रस्तुत करती है। यह तकनीक निष्पादन डेटा से वर्तमान प्रक्रियाओं का पुनर्निर्माण करती है और कमियों को उजागर करती है। प्राथमिकता निर्धारण विशेष रूप से महत्वपूर्ण है: प्रोसेस माइनिंग वस्तुनिष्ठ रूप से यह निर्धारित कर सकती है कि किन प्रक्रिया परिवर्तनों से अधिकतम लाभ होगा। प्रोसेस माइनिंग की सफलता को मापने वाले एक अध्ययन में चार प्रमुख सफलता कारक बताए गए हैं: प्रक्रिया रिकॉर्डिंग और विश्लेषण वर्तमान प्रक्रियाओं का दृश्य पुनर्निर्माण करते हैं; प्रक्रिया सामंजस्य और अनुकूलन समान प्रक्रियाओं को मानकीकृत करते हैं; स्वचालन प्रक्रियाओं का चयन लाभ मानदंड के आधार पर किया जाता है, जिसमें उच्च मात्रा वाली मानक प्रक्रियाओं पर ध्यान केंद्रित किया जाता है; और संचालन के दौरान निगरानी प्रक्रिया प्रदर्शन को लगातार मापती है।.
यह व्यवस्थित दृष्टिकोण तब तक प्रतीक्षा नहीं कर सकता जब तक कि सभी प्रक्रियाओं को मैन्युअल रूप से अनुकूलित न कर लिया जाए। इसे समानांतर रूप से चलना चाहिए। प्रोसेस माइनिंग केवल वास्तविक प्रक्रियाओं से प्राप्त वास्तविक डेटा पर ही काम करती है। आप प्रोसेस माइनिंग को किसी ऐसी अनुकूलित प्रक्रिया पर लागू नहीं कर सकते जो वास्तव में कभी चली ही न हो, बल्कि केवल उस प्रक्रिया पर लागू कर सकते हैं जो मौजूद है और डेटा उत्पन्न करती है।.
कार्यान्वयन की चुनौतियाँ समानांतर दृष्टिकोणों के पक्ष में एक और पहलू हैं। एक CGI मार्केट अध्ययन में पाया गया कि परिवर्तन प्रबंधन, व्यवसाय और IT के बीच सहयोगात्मक साझेदारी, मौजूदा सिस्टम में एकीकरण, चुस्त कार्यान्वयन विधियाँ और कर्मचारी प्रशिक्षण स्वचालन परियोजनाओं की सफलता के पाँच कारक हैं। समानांतर दृष्टिकोणों का उपयोग करने पर ये कारक कहीं बेहतर ढंग से कार्य करते हैं। जब व्यवसाय और IT समाधान पर एक साथ काम करते हैं, तो आपसी समझ स्वतः विकसित हो जाती है। परिवर्तन प्रबंधन तब बेहतर काम करता है जब कर्मचारी यह समझते हैं कि किसी प्रक्रिया को एक विशेष तरीके से अनुकूलित क्यों किया जा रहा है—क्योंकि वे देखते हैं कि यह विशेष रूप से इसे स्वचालित बनाने के लिए किया जा रहा है।.
स्वचालन परियोजनाओं में सांख्यिकीय त्रुटि दरें भी महत्वपूर्ण हैं। त्रुटि के सबसे आम स्रोतों में से एक स्वचालन प्रक्रियाओं का गलत चयन है। इसके विपरीत, इसका अर्थ यह है कि प्रक्रियाओं का सही चयन सफलता के लिए आवश्यक है। हालांकि, यह सही चयन बाहरी सलाहकारों द्वारा नहीं किया जा सकता है जो तब तक प्रतीक्षा करते हैं जब तक कि सब कुछ मैन्युअल रूप से सर्वोत्तम रूप से चलने लगे। यह केवल एक साझा, समानांतर समझ के माध्यम से ही प्राप्त किया जा सकता है, जिसमें इंजीनियर और विषय विशेषज्ञ मिलकर यह निर्धारित करते हैं कि कौन सी प्रक्रियाएं स्वचालन के लिए उपयुक्त हैं।.
सॉफ्टवेयर विकास में एजाइल पद्धतियों का अध्ययन करने पर यह स्पष्ट हो जाता है कि समानांतर मॉडल, जल मॉडल से बेहतर है। डेवऑप्स पाइपलाइनों के साथ एजाइल रूपांतरण यह दर्शाता है कि उत्पादों को माइक्रोसेवाओं और कंटेनरों में समाहित करने से तीव्र, समानांतर और संसाधन-कुशल परिनियोजन संभव होता है। इससे समानांतर और इसलिए तीव्र स्वचालित परीक्षण संभव हो पाता है, जिससे लीड टाइम में काफी कमी आती है। यह कोई नई बात नहीं है, बल्कि एक सिद्ध सिद्धांत है जो दर्शाता है कि समानांतरता, अनुक्रमिकता से अधिक कुशल है - यहां तक कि जटिल तकनीकी वातावरण में भी।.
जर्मन उद्योग में गहराई से समाहित लीन मैनेजमेंट की अवधारणा भी इस समानांतर दृष्टिकोण का समर्थन करती है। लीन मैनेजमेंट निरंतर सुधार और अपव्यय को कम करने पर आधारित है। हालांकि, किसी प्रक्रिया के मैन्युअल रूप से परिपूर्ण होने तक प्रतीक्षा करना समय की बर्बादी है – जो कि सबसे मूल्यवान संसाधनों में से एक है। लीन मैनेजमेंट को इंडस्ट्री 4.0 तकनीकों के साथ संयोजित करने से विनिर्माण प्रक्रियाओं की और भी सटीक निगरानी और नियंत्रण संभव हो पाता है। हालांकि, यह संयोजन तभी कारगर होता है जब दोनों पहलू – लीन विशेषज्ञता और तकनीकी नियोजन – समानांतर रूप से विकसित किए जाएं।.
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सिर्फ तकनीक से कहीं अधिक: लोग, संस्कृति और निरंतर सुधार
एक अक्सर अनदेखा किया जाने वाला पहलू मनोवैज्ञानिक आयाम है। "पहले प्रक्रियाएं, फिर तकनीक" का कथन केवल रणनीतिक ही नहीं है, बल्कि यह आश्वस्त करने वाला भी है। कई कर्मचारियों और प्रबंधकों के लिए, इसका अर्थ है कि उन्हें अभी कुछ भी करने की आवश्यकता नहीं है, उनके पास अभी भी समय है। कंपनियों के भीतर स्वचालन का विरोध करने वाले लोग अक्सर परियोजनाओं को धीमा करने के लिए इस मंत्र का उपयोग करते हैं। यह समझ में आता है, लेकिन आर्थिक रूप से विनाशकारी है। मैककिन्से के अनुसार, जो कंपनियां प्रक्रियाओं के अनुकूलन के साथ-साथ स्वचालन को जल्दी अपनाती हैं, वे औसतन अपने बाजार में सफल कंपनियों में शामिल होती हैं।.
हाइब्रिड इंटीग्रेशन एक ऐसा शब्द है जिसने आधुनिक सिस्टम आर्किटेक्चर में महत्व प्राप्त किया है। यह अवधारणा बताती है कि कंपनियां मौजूदा सिस्टम को अचानक बदले बिना धीरे-धीरे आधुनिकीकरण कर सकती हैं। इसका एक व्यावहारिक उदाहरण क्लाउड-आधारित एप्लिकेशन के साथ SAP समाधान का एकीकरण है। यह हाइब्रिड दृष्टिकोण मौजूदा कार्यों को प्रभावित किए बिना समानांतर आधुनिकीकरण की अनुमति देता है। नया विकास चल रहे कार्यों के साथ-साथ होता है, जिससे उपलब्धता संबंधी समस्याओं के बिना परीक्षण संभव हो पाता है। उपयोगकर्ता नए समाधान द्वारा पुराने समाधान को पूरी तरह से प्रतिस्थापित किए जाने तक दोनों समाधानों में से किसी एक को सक्रिय रूप से चुन सकते हैं। यह दर्शाता है कि क्रांति नहीं, बल्कि विकास ही सही मार्ग है—लेकिन यह विकास क्रमिक रूप से नहीं, बल्कि समानांतर रूप से चलता है।.
अध्ययनों में उल्लिखित कार्यान्वयन संबंधी बाधाएँ समानांतर प्रक्रियाओं के विरुद्ध तर्क नहीं हैं। लगभग एक तिहाई कंपनियाँ प्रक्रिया की समझ की कमी की रिपोर्ट करती हैं। हालाँकि, ये कंपनियाँ समानांतर दृष्टिकोण से लाभान्वित हो सकती हैं क्योंकि स्वचालन प्रौद्योगिकी के साथ गहन जुड़ाव प्रक्रियाओं की गहरी समझ को बढ़ावा देता है। आईटी और व्यावसायिक विभागों के बीच "हम इस चरण को कैसे स्वचालित करें?" जैसे विषयों पर चर्चा करने से विशुद्ध रूप से विश्लेषणात्मक चरण की तुलना में प्रक्रिया की अधिक व्यापक समझ प्राप्त होती है।.
निरंतर सुधार एक और अवधारणा है जो समानांतर प्रक्रियाओं का समर्थन करती है। स्वचालन परियोजना को लागू करने के बाद, आमतौर पर एक चरण शुरू होता है जिसमें निगरानी की जाती है, पहचानी गई कमियों को दूर किया जाता है और प्रक्रिया को और अधिक अनुकूलित किया जाता है। यह चरण तब अधिक प्रभावी होता है जब यह प्रारंभिक अनुकूलन चरण से पूरी तरह अलग न हो। यदि टीमें पहले से ही समझती हैं कि प्रक्रियाओं को कैसे स्वचालित किया जा सकता है, तो वे निरंतर सुधारों को अधिक तेज़ी से और प्रभावी ढंग से लागू कर सकती हैं।.
निरंतर सुधार का अर्थ है काइज़ेन सिद्धांत, जिसे अक्सर एक बहुत धीमी प्रक्रिया के रूप में गलत समझा जाता है। वास्तव में, काइज़ेन का अर्थ है कि इसमें शामिल सभी लोग लगातार सुधारों की खोज और उन्हें लागू करते रहते हैं। यह समानांतर स्वचालन पहलों के साथ बेहद कारगर साबित होता है। यह संयोजन निरंतर सुधार की ऐसी संस्कृति का निर्माण करता है जो "परिपूर्ण" मैनुअल चरण की प्रतीक्षा नहीं करती, बल्कि स्वचालन कार्यान्वयन प्रक्रिया के दौरान ही उसे प्राप्त कर लेती है।.
स्वचालन परियोजनाओं में परिवर्तन प्रबंधन की मांगें सर्वविदित हैं। स्वचालन परियोजना एक संगठनात्मक परिवर्तन है, न कि मुख्य रूप से एक तकनीकी परिवर्तन। कर्मचारियों का प्रतिरोध स्वाभाविक और मानवीय है। इसका समाधान पारदर्शी संचार में निहित है, जो लक्ष्यों, संभावनाओं, प्रभाव और स्थिति पर नियमित रूप से रिपोर्ट करता है। हालांकि, यह संचार तब बेहतर काम करता है जब यह साथ-साथ चलता है। यदि कर्मचारी शुरू से ही देखते हैं कि उनकी विशेषज्ञता को स्वचालन समाधानों के डिजाइन में शामिल किया जा रहा है, तो विश्वास और स्वीकृति विकसित होने की संभावना अधिक होती है, बजाय इसके कि उन्हें पहले यह देखना पड़े कि एक प्रक्रिया को "पूरी तरह से" अनुकूलित किया गया है और फिर उसे "बाहर से" स्वचालित किया जा रहा है।.
एक और महत्वपूर्ण बात: जो कंपनियां मैनुअल प्रक्रिया को पूरी तरह से लागू करने के लिए बहुत देर तक इंतजार करती हैं, वे अक्सर तकनीकी निवेश के अवसरों को खो देती हैं। डिजिटलीकरण के लिए फंडिंग, सब्सिडी और टैक्स छूट सीमित समय के लिए ही उपलब्ध होते हैं। इंतजार करने की संस्कृति के कारण ये अवसर हाथ से निकल जाते हैं। फुर्तीली कंपनियां इन अवसरों का लाभ उठाती हैं क्योंकि वे पहले से ही समानांतर रूप से सोच सकती हैं और तेजी से काम कर सकती हैं।.
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डिजिटल परिवर्तन के लिए एक नया मंत्र
इन सभी दृष्टिकोणों से यही निष्कर्ष निकलता है: "प्रक्रियाएं पहले, प्रौद्योगिकी बाद में" का पारंपरिक कथन आर्थिक और रणनीतिक रूप से अप्रचलित हो चुका है। यह उद्योग 2.0 या 3.0 के दौर में उपयुक्त रहा होगा, जहां परिवर्तन धीमी गति से होते थे और व्यक्तिगत प्रणालियों में किए गए बड़े निवेशों का जीवनकाल लंबा होता था। हालांकि, आज के उद्योग 4.0 के दौर में, जहां लचीलापन, गति और निरंतर अनुकूलन अत्यंत महत्वपूर्ण हैं, यह दृष्टिकोण प्रतिकूल है।.
सही मंत्र यह है: प्रक्रियाओं को समझना आवश्यक है। स्वचालन के बारे में सोचना केवल एक विकल्प नहीं है; प्रक्रियाओं को सही मायने में समझने के लिए यह अनिवार्य है। प्रगति तभी होती है जब आप इन दोनों को एक साथ लाते हैं। इसका अर्थ यह नहीं है कि अधूरी तरह से तैयार किए गए स्वचालनों को लागू किया जाए। इसका अर्थ है कि प्रक्रिया अनुकूलन में हमेशा स्वचालन के दृष्टिकोण को शामिल किया जाए। इसका अर्थ है कि प्रक्रिया विश्लेषक और आईटी आर्किटेक्ट शुरू से ही मिलकर काम करें। इसका अर्थ है कि कंपनियां अंतहीन मैन्युअल पूर्णता की प्रतीक्षा न करें, बल्कि छोटे, क्रमिक स्वचालन चरणों के साथ शुरुआत करें।.
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