रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (आरपीए) से अधिक समय और कम त्रुटियां: स्वचालन कार्य के भविष्य को कैसे बदल रहा है – चित्र: Xpert.Digital
कुशल, सुरक्षित, लचीला: सभी आकार की कंपनियों के लिए रोबोटिक्स के दृष्टिकोण पर पुनर्विचार करें
रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (आरपीए) कार्य जगत में मौलिक परिवर्तन ला रहा है, और यह विभिन्न उद्योगों में कार्यालय के कामकाज और प्रशासनिक प्रक्रियाओं के सभी क्षेत्रों में व्याप्त है, जिसमें बीमा क्षेत्र अग्रणी भूमिका निभा रहा है। यह नवोन्मेषी तकनीक कंपनियों को दोहराव वाले, नियम-आधारित और अक्सर समय लेने वाले कार्यों को स्वचालित करने में सक्षम बनाती है, जिसके परिणामस्वरूप दक्षता में उल्लेखनीय वृद्धि, त्रुटि दर में कमी और लागत में पर्याप्त बचत होती है।
कार्यालय के कामकाज में क्रांति: रोबोट-नियंत्रित प्रक्रिया स्वचालन का उपयोग
आरपीए सिस्टम, जिन्हें अक्सर "सॉफ्टवेयर रोबोट" कहा जाता है, कार्यालय के उन अनेक कार्यों को संभालने में सक्षम हैं जो पहले कर्मचारियों द्वारा मैन्युअल रूप से किए जाते थे। इन कार्यों में निम्नलिखित शामिल हैं, लेकिन इन्हीं तक सीमित नहीं हैं:
स्वचालित चालान सत्यापन और प्रसंस्करण
सॉफ्टवेयर रोबोट किसी भी फॉर्मेट (जैसे, पीडीएफ, इमेज फाइल, ईमेल) में आने वाले इनवॉइस की पहचान कर सकते हैं, इनवॉइस नंबर, राशि और आपूर्तिकर्ता जैसी प्रासंगिक जानकारी निकाल सकते हैं, इस जानकारी की तुलना ऑर्डर और डिलीवरी कन्फर्मेशन से कर सकते हैं, और अंत में भुगतान को अधिकृत कर सकते हैं। यह स्वचालित प्रक्रिया मैन्युअल डेटा एंट्री को समाप्त करती है, प्रोसेसिंग समय को काफी कम करती है, और त्रुटियों और धोखाधड़ी के जोखिम को न्यूनतम करती है।
ग्राहक पूछताछ का बुद्धिमत्तापूर्ण प्रबंधन
आरपीए बॉट्स ईमेल, चैट या संपर्क फ़ॉर्म जैसे विभिन्न माध्यमों से प्राप्त ग्राहक पूछताछों को वर्गीकृत, प्राथमिकताबद्ध और यहां तक कि आंशिक रूप से उत्तर भी दे सकते हैं। अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों (FAQ) का उत्तर स्वचालित रूप से दिया जा सकता है, जबकि अधिक जटिल पूछताछों को उपयुक्त कर्मचारियों को अग्रेषित किया जाता है। इससे प्रतिक्रिया समय में उल्लेखनीय कमी आती है, ग्राहक संतुष्टि बढ़ती है और ग्राहक सेवा कर्मचारियों का कार्यभार कम होता है।
सिस्टम सीमाओं के पार कुशल डेटा प्रविष्टि और मिलान
आरपीए रोबोट ईआरपी और सीआरएम सिस्टम जैसे विभिन्न सिस्टमों के बीच डेटा को स्वचालित रूप से दर्ज, तुलना और अपडेट कर सकते हैं। वे जटिल इंटरफ़ेस प्रोग्रामिंग के बिना सिस्टम की सीमाओं को पार करते हैं, जिससे एक सुसंगत और अद्यतन डेटाबेस सुनिश्चित होता है। इससे न केवल मैन्युअल श्रम कम होता है, बल्कि त्रुटियों की दर भी काफी कम हो जाती है, जो मैन्युअल डेटा प्रविष्टि में काफी अधिक होती है।
बीमा उद्योग में आरपीए: एक क्रांतिकारी बदलाव
बीमा उद्योग, जिसे परंपरागत रूप से भारी मात्रा में डेटा, जटिल प्रक्रियाओं और उच्च नियामक आवश्यकताओं का सामना करना पड़ता है, विशेष रूप से आरपीए के लाभों से फायदा उठाता है। इस संदर्भ में अंडरराइटिंग और दावा प्रसंस्करण के क्षेत्र विशेष रूप से उल्लेखनीय हैं।
अंडरराइटिंग प्रक्रिया को अनुकूलित करना: तेज़, अधिक कुशल, अधिक सटीक
जोखिम मूल्यांकन और प्रीमियम निर्धारण सहित अंडरराइटिंग प्रक्रिया, बीमा उद्योग में एक केंद्रीय और समयबद्ध प्रक्रिया है। आरपीए इस क्षेत्र में महत्वपूर्ण सुधार लाने में योगदान देता है।
स्वचालित जोखिम मूल्यांकन
सॉफ्टवेयर रोबोट क्रेडिट डेटाबेस, दावों के इतिहास और बाजार डेटा जैसे आंतरिक और बाहरी स्रोतों से बड़ी मात्रा में डेटा का स्वचालित रूप से विश्लेषण करके एक सटीक जोखिम मूल्यांकन तैयार कर सकते हैं। इससे जोखिम मूल्यांकन में लगने वाला समय काफी कम हो जाता है और त्वरित निर्णय लेने में मदद मिलती है।
क्षमताओं की रिहाई
अध्ययनों से पता चलता है कि बीमा प्रक्रिया में आरपीए (रिकॉर्डेड पर्सनैलिटी एडमिनिस्ट्रेशन) का उपयोग करने से लगभग 30 प्रतिशत कार्य क्षमता को बचाया जा सकता है। इस बची हुई क्षमता का उपयोग अधिक जटिल विश्लेषणों, नए बीमा उत्पादों के विकास या ग्राहक परामर्श के लिए किया जा सकता है।
त्रुटियों को कम करके गुणवत्ता में सुधार किया गया
आरपीए के माध्यम से स्वचालन से मैन्युअल डेटा प्रविष्टि और प्रसंस्करण के दौरान होने वाली मानवीय त्रुटियां समाप्त हो जाती हैं। इससे जोखिम मूल्यांकन और प्रीमियम गणना में अधिक सटीकता आती है, जिसके परिणामस्वरूप बीमाकर्ता की लाभप्रदता में वृद्धि होती है।
दावा प्रसंस्करण में क्रांतिकारी बदलाव: गति बढ़ाने और ग्राहक संतुष्टि पर ध्यान केंद्रित
दावों के प्रसंस्करण का क्षेत्र भी एक ऐसा क्षेत्र है जिसमें आरपीए के माध्यम से काफी सुधार होता है:
प्रसंस्करण समय में नाटकीय रूप से तेजी
दावों को दर्ज करना, बीमा कवरेज की जांच करना और दस्तावेज़ों का अनुरोध करना जैसे नियमित कार्यों को स्वचालित करने से दावों के प्रसंस्करण समय में औसतन 75 प्रतिशत की कमी आ सकती है। कुछ मामलों में, बीमाकर्ता 90 प्रतिशत तक की कमी की भी रिपोर्ट करते हैं।
व्यक्तिगत दावों के लिए कुशल डेटा संग्रह
सॉफ्टवेयर रोबोट विभिन्न स्रोतों, जैसे क्षति रिपोर्ट, पुलिस रिपोर्ट, फोटो और गवाहों के बयानों से दावों की प्रक्रिया के लिए प्रासंगिक डेटा को स्वचालित रूप से एकत्र और व्यवस्थित कर सकते हैं। इससे प्रक्रिया में तेजी आती है और दावों का निपटारा जल्दी हो पाता है।
त्वरित प्रतिक्रिया समय के माध्यम से बेहतर ग्राहक सेवा
त्वरित दावा प्रसंस्करण से बीमा कंपनियों को ग्राहकों की पूछताछ का शीघ्रता से जवाब देने और दावों का अधिक कुशलता से निपटान करने में मदद मिलती है। इससे ग्राहक संतुष्टि और वफादारी में महत्वपूर्ण योगदान होता है, जो अत्यधिक प्रतिस्पर्धी बाजार में एक महत्वपूर्ण कारक है।
आरपीए के अनेक लाभ: व्यापक मूल्यवर्धन
ऊपर उल्लिखित बिंदुओं के अलावा, आरपीए के कार्यान्वयन से और भी महत्वपूर्ण लाभ मिलते हैं:
लागत में कमी
बार-बार दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करके, बीमा कंपनियां कर्मियों की लागत कम कर सकती हैं, बाहरी सेवा प्रदाताओं की आवश्यकता को कम कर सकती हैं और समग्र परिचालन दक्षता बढ़ा सकती हैं।
कम चक्र समय
विशेषकर पॉलिसी जारी करने या प्रीमियम समायोजन जैसी जटिल प्रक्रियाओं में, आरपीए प्रसंस्करण समय को काफी कम कर सकता है, जिससे बाजार की मांगों के प्रति त्वरित प्रतिक्रिया और बेहतर प्रतिस्पर्धात्मकता प्राप्त होती है।
नए व्यावसायिक अवसरों का विकास करना
आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस (एआई) और मशीन लर्निंग (एमएल) जैसी तकनीकों के साथ आरपीए को एकीकृत करके, बीमा कंपनियां और भी जटिल कार्यों को स्वचालित कर सकती हैं, भविष्यसूचक विश्लेषण कर सकती हैं और डेटा-आधारित निर्णय ले सकती हैं। इससे नए व्यावसायिक अवसरों की पहचान, नवीन उत्पादों का विकास और ग्राहकों को दी जाने वाली पेशकशों का वैयक्तिकरण संभव हो पाता है।
अनुपालन में सुधार
आरपीए बॉट पूर्वनिर्धारित नियमों और प्रक्रियाओं के अनुसार कार्य करते हैं और प्रत्येक चरण का दस्तावेजीकरण करते हैं। इससे नियामक आवश्यकताओं का अनुपालन सुनिश्चित होता है, पारदर्शिता बढ़ती है और अनुपालन उल्लंघनों का जोखिम कम होता है।
कर्मचारी संतुष्टि बढ़ाना
नीरस और दोहराव वाले कार्यों को स्वचालित करके, कर्मचारी अधिक चुनौतीपूर्ण और रणनीतिक रूप से महत्वपूर्ण गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, जिससे उच्च स्तर की प्रेरणा और संतुष्टि प्राप्त होती है।
RPA कार्यान्वयन के लिए सफलता के कारक: एक रणनीतिक दृष्टिकोण
आरपीए के लाभों का पूरी तरह से उपयोग करने के लिए, कंपनियों को एक रणनीतिक दृष्टिकोण अपनाना चाहिए और निम्नलिखित चरणों का पालन करना चाहिए:
उपयुक्त उपयोग मामलों की पहचान
सभी प्रक्रियाएं स्वचालन के लिए समान रूप से उपयुक्त नहीं होती हैं। कंपनियों को उन प्रक्रियाओं की पहचान करनी चाहिए जिनमें उच्च स्तर की पुनरावृत्ति, नियम-आधारित प्रकृति और मात्रा होती है, साथ ही स्वचालन के माध्यम से महत्वपूर्ण अतिरिक्त मूल्य भी मिलता है।
प्रक्रिया विश्लेषण और अनुकूलन
स्वचालन शुरू करने से पहले, मौजूदा व्यावसायिक प्रक्रियाओं का सावधानीपूर्वक विश्लेषण और अनुकूलन किया जाना चाहिए। अक्षमताओं और अनावश्यकताओं को दूर किया जाना चाहिए ताकि स्वचालित प्रक्रियाएं यथासंभव कुशल हों।
सही RPA प्लेटफॉर्म का चयन करना
बाजार में अनेकों RPA प्लेटफॉर्म उपलब्ध हैं। कंपनियों को ऐसा प्लेटफॉर्म चुनना चाहिए जो उनकी विशिष्ट आवश्यकताओं और IT परिदृश्य के लिए सबसे उपयुक्त हो।
चरण-दर-चरण कार्यान्वयन
प्रारंभिक सफलता प्राप्त करने और अनुभव अर्जित करने के लिए सरल, उच्च मात्रा वाली प्रक्रियाओं को स्वचालित करके शुरुआत करने की सलाह दी जाती है। इसके बाद अधिक जटिल प्रक्रियाओं को स्वचालित किया जा सकता है।
परिवर्तन प्रबंधन और कर्मचारी प्रशिक्षण
RPA की शुरुआत से कर्मचारियों में अनिश्चितता और चिंता उत्पन्न हो सकती है। इसलिए, कर्मचारियों को इस प्रक्रिया में शुरू से ही शामिल करना, उन्हें RPA के लाभों के बारे में जानकारी देना और नए उपकरणों और प्रक्रियाओं के साथ काम करने के लिए आवश्यक प्रशिक्षण प्रदान करना महत्वपूर्ण है।
डिजिटल परिवर्तन की प्रेरक शक्ति के रूप में आरपीए
आरपीए महज एक तकनीकी चलन से कहीं अधिक है। यह डिजिटल परिवर्तन की प्रेरक शक्ति है, जो व्यवसायों के संचालन के तरीके को मौलिक रूप से बदल रही है। विशेष रूप से बीमा उद्योग में, जिसे पारंपरिक रूप से जटिल प्रक्रियाओं और कड़े नियामक आवश्यकताओं का सामना करना पड़ता है, आरपीए दक्षता, सटीकता और ग्राहक संतुष्टि में सुधार के लिए अपार संभावनाएं प्रदान करता है। आरपीए को सफलतापूर्वक लागू करने वाली कंपनियां निर्णायक प्रतिस्पर्धी लाभ प्राप्त कर सकती हैं और बाजार में अपनी स्थिति को स्थायी रूप से मजबूत कर सकती हैं। कार्यालय के कामकाज का भविष्य स्वचालित है, और आरपीए उस भविष्य की कुंजी है।
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