मेल ऑर्डर व्यवसाय में कुशल भण्डारण की अवधारणाएँ
प्रकाशित: फरवरी 13, 2016 / अद्यतन: 6 मार्च, 2021 - लेखक: कोनराड वोल्फेंस्टीन
मेल ऑर्डर व्यवसाय में कुशल भंडारण की अवधारणाएँ - छवि: Zapp2Photo|Shutterstock.com
परिचय
कुशल भंडारण लंबे समय से मेल ऑर्डर कंपनियों के लिए एक महत्वपूर्ण सफलता कारक बन गया है। इसमें कोई आश्चर्य की बात नहीं है कि उद्योग में कंपनियां दक्षता के लिए अपनी इंट्रालॉजिस्टिक्स प्रक्रियाओं को और अधिक अनुकूलित करने के लिए लगातार प्रयास कर रही हैं। भंडारण का प्रकार एक विशेष भूमिका निभाता है; ऑर्डर किए गए सामान के त्वरित और सटीक चयन के लिए यह महत्वपूर्ण है। निश्चित भंडारण प्रणाली के अलावा, डायनामिक वेयरहाउसिंग ने खुद को प्रमुख प्रदाताओं के बीच एक सिद्ध समाधान के रूप में स्थापित किया है। नीचे हम अवधारणाओं का संक्षेप में परिचय और तुलना करना चाहेंगे।
मेल ऑर्डर कंपनियों के सामने एक और सवाल केंद्रीकृत या विकेन्द्रीकृत वितरण केंद्र स्थापित करने के बीच का निर्णय है जिसमें वे अपना माल संग्रहीत करते हैं और उन्हें शिपिंग के लिए चुनते हैं। हम पाठ के दूसरे भाग में इस समस्या से निपटते हैं।
लेकिन इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि कंपनी अंततः कैसे निर्णय लेती है, चाहे एक निश्चित भंडारण प्रणाली के लिए या अराजक भंडारण के लिए, चाहे केंद्रीकृत या विकेंद्रीकृत वितरण केंद्रों के लिए; आपको हमेशा बाज़ार में उपलब्ध विभिन्न रैक भंडारण प्रणालियों के बीच चयन करना होगा। जिन कंपनियों के गोदामों में कर्मचारी सामान को स्कैनर से स्कैन करते हैं
पिकलिस्ट चुनते समय, आपको अक्सर सरल शेल्फिंग समाधान मिलते हैं जो विशेष रूप से ऊंचे नहीं होते हैं (कीवर्ड: हैंडल ऊंचाई) ताकि आइटम आसानी से संग्रहीत किए जा सकें और कर्मचारियों द्वारा हटा दिए जा सकें। इस प्रकार की प्रणालियाँ स्थापित करने के लिए अपेक्षाकृत समस्या रहित और सस्ती हैं, लेकिन इसका नुकसान यह है कि सीमित भंडारण ऊंचाई और इसलिए स्थान के कारण उन्हें प्रति वर्ग मीटर बहुत अधिक जगह की आवश्यकता होती है। ओटो या अमेज़ॅन जैसी बड़ी कंपनियों के लिए , क्योंकि वे ग्रीनफील्ड साइटों पर विशाल वितरण केंद्र बनाने का खर्च उठा सकते हैं। छोटे प्रदाताओं या खुदरा विक्रेताओं के लिए जिनके पास कई, विकेन्द्रीकृत और बहुत बड़े गोदाम नहीं हैं, स्वाभाविक रूप से यह सवाल उठता है कि सीमित स्थान में जितना संभव हो उतना सामान कुशलतापूर्वक कैसे संग्रहीत किया जा सकता है।
यह वह जगह है जहां आधुनिक हाई-बे वेयरहाउस, पैटरनोस्टर और अन्य लिफ्ट सिस्टम चलन में आते हैं, जिससे खुदरा विक्रेताओं को अपने उत्पादों को एक छोटी सी जगह में बेहतर ढंग से स्टोर करने और चुनने की अनुमति मिलती है। स्वचालित उच्च रैक के आयामों, उनकी शेल्फ ऊंचाई और गहराई और विविध सॉफ़्टवेयर समाधानों के संबंध में संभावित विविधताओं की बड़ी संख्या के कारण, कंपनियां इन उपकरणों के साथ विस्तार से अपनी स्थानिक स्थितियों और आवश्यकताओं के अनुरूप एक अवधारणा विकसित करने में सक्षम हैं। शटल सिस्टम की नवीनतम पीढ़ी पूरे पैलेट को भी लोड कर सकती है, जिन्हें एक एकीकृत लिफ्टिंग क्रेन का उपयोग करके ट्रे में रखा जाता है। इसलिए यह आश्चर्य की बात नहीं है कि अधिक से अधिक ऑनलाइन ट्रेडिंग कंपनियां अब ऐसे भंडारण समाधान खरीदने पर विचार कर रही हैं, जिनके लिए शुरू में काफी निवेश की आवश्यकता होती है, लेकिन भंडारण और प्रावधान में अपनी उच्च दक्षता के माध्यम से वे जल्दी ही इसकी भरपाई कर लेते हैं।
अव्यवस्थित भंडारण बनाम निश्चित भंडारण
निश्चित भंडारण के विपरीत, जिसमें वस्तुओं को निश्चित और दीर्घकालिक स्थान आवंटित किए जाते हैं, गतिशील रूप से नियंत्रित भंडारण स्थान आवंटन एक लचीली संरचना पर आधारित होता है। इसे अक्सर अराजक भंडारण है, और यद्यपि गतिशील भंडारण स्थान आवंटन शब्द इस प्रणाली के लिए अधिक सटीक वर्णन है, अराजक भंडारण शब्द ज्यादातर लोगों के दिमाग में बस गया है। इसलिए हम इस समाधान को नीचे इस रूप में भी संदर्भित करेंगे।
पहली नज़र में, जब सामान अलमारियों पर बेतरतीब ढंग से संग्रहीत किया जाता है तो यह वास्तव में पर्यवेक्षक को अराजक लगता है। लेकिन इसके पीछे एक अत्याधुनिक प्रणाली है. एक ऐसी प्रणाली जो गोदाम प्रबंधन सॉफ्टवेयर के लिए अव्यवस्थित दिखती है और साथ ही उत्पादों की एक विस्तृत श्रृंखला में माल के प्रवाह को बहुत प्रभावी ढंग से नियंत्रित करने में मदद करती है। चूँकि ऑनलाइन रिटेल अक्सर उत्पादों की एक विस्तृत श्रृंखला के साथ संचालित होता है और स्टॉक में वस्तुओं की संख्या अक्सर बहुत अधिक नहीं होती है, अराजक भंडारण का रूप इस उद्योग के लिए विशेष रूप से दिलचस्प है। शायद यही एक कारण है कि विशेष रूप से अमेज़ॅन या ज़ालैंडो जैसे बड़े खिलाड़ी अपने लॉजिस्टिक्स केंद्रों में इस प्रकार के भंडारण के साथ काम करते हैं।
अव्यवस्थित भंडारण कैसे काम करता है
अव्यवस्थित भंडारण का उद्देश्य गोदाम में उपयोग करने योग्य स्थान का अनुकूलित उपयोग करना है और इस प्रकार यह निश्चित भंडारण प्रणाली के "बुद्धिमान" समकक्ष का प्रतिनिधित्व करता है। जबकि एक पारंपरिक गोदाम में प्रत्येक वस्तु का अपना निश्चित स्थान होता है और उसे उसी स्थान पर संग्रहीत किया जाता है हर बार नए ऑर्डर और डिलीवरी के बाद, अराजक संस्करण में इस निश्चित असाइनमेंट का अभाव होता है।
जब नया माल संग्रहीत किया जाता है, तो गोदाम में एक कर्मचारी मोबाइल डेटा डिवाइस द्वारा इंगित खाली शेल्फ स्थान की तलाश करता है जो हमेशा हाथ में रहता है। प्रत्येक उत्पाद की तरह, प्रत्येक व्यक्तिगत भंडारण स्थान को बारकोड के साथ स्पष्ट रूप से चिह्नित किया जाता है। गोदाम कर्मचारी इन कोडों को स्कैन करने के लिए अपने साथ लाए गए डेटा रीडर का उपयोग करता है और गोदाम प्रबंधन सॉफ्टवेयर को सूचित करता है कि संबंधित वस्तु अब शेल्फ पर इच्छित स्थान पर है। यदि आइटम को बाद में फिर से अनुरोध किया जाता है क्योंकि यह ग्राहक द्वारा ऑर्डर किया गया था, तो यह जानकारी ईआरपी सिस्टम से पुनर्प्राप्त की जाती है और स्वचालित रूप से एक चयन सूची में जोड़ दी जाती है, जो कर्मचारी को शेल्फ स्थान पर भेजती है जहां प्रश्न में आइटम डेटाबेस के अनुसार संग्रहीत होता है चुनने के लिए. यदि उत्पाद को शेल्फ से हटा दिया जाता है, तो एक नया स्कैन किया जाता है, जो सॉफ़्टवेयर को सूचित करता है कि उस बिंदु पर एक खाली स्थान बनाया गया है।
भंडारण के दो वैकल्पिक प्रकारों में से किसी एक को चुनने का प्रारंभिक बिंदु अधिक दक्षता का प्रश्न है, हालांकि यह निर्णय लगभग अस्तित्वगत महत्व का है, विशेष रूप से बड़ी भंडारण मात्रा और विस्तृत उत्पाद श्रृंखला वाली बड़ी मेल ऑर्डर कंपनियों के लिए।
क्या आप एक उदाहरण चाहेंगे? मेल ऑर्डर कंपनी लेकिन अगर सामान बिक गया तो क्या होगा? तब से, ऑर्डर किया गया सामान आने तक उसे सौंपा गया भंडारण स्थान खाली रहता है। उसी समय, माल रसीद में बड़ी संख्या में उत्पाद Z होता है जिसे उसके मूल स्थान पर नहीं रखा जा सकता क्योंकि वह पहले से ही भरा हुआ है। हालाँकि, वह उत्पाद Y के लिए खाली स्थान का उपयोग नहीं कर सकती क्योंकि यह इस उत्पाद Y के लिए आरक्षित है। इसलिए खुदरा विक्रेता का आने वाला माल भर गया है, भले ही गोदाम के कुछ हिस्से खाली रहते हैं।
और यहीं से अराजक भंडारण शुरू होता है। अव्यवस्था का मतलब है कि वस्तुएं इधर-उधर बेतरतीब और अव्यवस्थित पड़ी हुई हैं, ताकि अंत में किसी को पता न चले कि उत्पाद कहां संग्रहीत हैं। बल्कि, इसका मतलब यह है कि, एक परिष्कृत प्रणाली के अनुसार, उपलब्ध होने वाले प्रत्येक मुफ्त भंडारण स्थान को एक नया, शायद पूरी तरह से अलग आइटम सौंपा गया है। हालाँकि, यह आवंटन अब मनुष्यों द्वारा नियंत्रित नहीं किया जाता है, बल्कि गोदाम प्रबंधन सॉफ़्टवेयर द्वारा नियंत्रित किया जाता है जो दक्षता के लिए माल के प्रवाह को कम करता है। कड़ाई से बोलते हुए, अराजक समाधान निश्चित भंडारण की तुलना में कहीं अधिक जटिल प्रणाली पर आधारित है।
हालाँकि, सिस्टम काफी हद तक कामकाजी सॉफ्टवेयर पर निर्भर है, क्योंकि अलमारियों पर सभी भंडारण स्थानों और सभी वस्तुओं को बारकोड के साथ प्रदान किया जाता है ताकि उन्हें गोदाम के कर्मचारियों द्वारा इष्टतम रूप से संग्रहीत किया जा सके और बाद में फिर से पाया जा सके। इसलिए बारकोड एक कामकाजी प्रणाली के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण हैं, क्योंकि वे वस्तु या भंडारण स्थान के बारे में सभी प्रासंगिक जानकारी रिकॉर्ड करते हैं। आइटम का नाम, आइटम नंबर आदि जैसी जानकारी के अलावा, आकार, मात्रा, वजन या स्थायित्व के बारे में अनगिनत जानकारी संग्रहीत की जाती है। फिर इस जानकारी के आधार पर उपयुक्त भंडारण रणनीति बनाई जाती है।
जानकारी को कर्मचारियों के मोबाइल स्कैनिंग उपकरणों के माध्यम से पढ़ा और एक्सेस किया जाता है। गोदाम प्रबंधन सॉफ्टवेयर की मदद से, कर्मचारियों को हमेशा यह जानकारी मिलती रहती है कि कौन सा सामान किस स्थान पर संग्रहीत किया गया है और कौन सा भंडारण स्थान वर्तमान में खाली है और उसे फिर से भरा जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई कर्मचारी किसी नई वस्तु को संग्रहीत करना चाहता है, तो सॉफ़्टवेयर उपलब्ध जानकारी के आधार पर इष्टतम भंडारण स्थान का सुझाव देता है। यदि आवश्यक हो तो वस्तुओं को उनके महत्व के आधार पर संग्रहित भी किया जा सकता है। इस तरह, विशेष रूप से बार-बार बिकने वाली वस्तुओं को ऐसे स्थान आवंटित किए जाते हैं, जहां उन वस्तुओं की तुलना में पहुंचना आसान और तेज होता है, जो कम बार बिकती हैं और इसलिए श्रमिक उन पर कम बार जाते हैं।
इसमें कोई आश्चर्य नहीं कि गोदाम प्रबंधन सॉफ्टवेयर माल के प्रवाह को नियंत्रित और निगरानी करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। बैच और सीरियल नंबर प्रबंधन निर्दिष्ट करके, आने वाले और बाहर जाने वाले सामान और उससे आगे तक प्रत्येक व्यक्तिगत आइटम के पथ को ट्रैक करना भी संभव हो जाता है।
अव्यवस्थित भंडारण के लिए आवश्यकताएँ
भंडारण स्थानों पर आइटम निर्दिष्ट करते समय ट्रैक न खोने के लिए, यह आवश्यक है
- सभी वस्तुओं को डिजिटल और सुपाठ्य रूप से चिह्नित किया जाता है (आमतौर पर बारकोड द्वारा)
- वस्तुओं की सभी इन्वेंट्री गतिविधियों और उनके स्थानों को डिजिटल रूप से रिकॉर्ड किया जाता है
- उत्पादों को उनकी भंडारण आवश्यकताओं के संदर्भ में समान होना चाहिए (उदाहरण के लिए तापमान, आर्द्रता के संदर्भ में)
- वेयरहाउस प्रबंधन सॉफ्टवेयर उपलब्ध है जिसका उपयोग माल के प्रवाह की निगरानी और नियंत्रण के लिए किया जा सकता है
- सॉफ़्टवेयर त्रुटिपूर्ण ढंग से काम करता है, क्योंकि यदि इलेक्ट्रॉनिक नियंत्रण प्रणाली विफल हो जाती है, तो संपूर्ण सूची को मैन्युअल रूप से निर्धारित करना होगा, जिसमें बहुत प्रयास करना होगा
वस्तुओं को अक्सर तथाकथित एबीसी वर्गीकरण के आधार पर वर्गीकृत किया जाता है: जिन वस्तुओं को अक्सर बुलाया जाता है (तथाकथित तेजी से चलने वाली वस्तुएं , समूह ए) उन स्थानों पर स्थित होती हैं जहां उन तक सबसे तेज़ी से पहुंचा जा सकता है - आमतौर पर केवल पैलेट बंद पर उन बिंदुओं पर जहां सामान उठाया जाता है। बी समूह का सामान, जिसे कम मात्रा में बुलाया जाता है, गोदाम में केंद्रीय स्थानों पर रखा जाता है, जहां से उन्हें आसानी से उठाया भी जा सकता है। कम बार ऑर्डर की गई वस्तुएं (समूह सी) अंततः गोदाम के पिछले क्षेत्र में संग्रहीत की जाती हैं।
व्यवहार में, निश्चित आवंटन के बिना इस प्रकार के भंडारण का उपयोग केवल लंबी शेल्फ लाइफ वाली वस्तुओं के लिए किया जा सकता है। खराब होने वाले सामान (उदाहरण के लिए कोल्ड स्टोरेज रूम में भोजन) या उत्पाद जिन्हें कुछ शर्तों के तहत संग्रहित किया जाना है (उदाहरण के लिए सुखाने वाले कैबिनेट में इलेक्ट्रॉनिक घटक) को अलग से व्यवहार किया जाना चाहिए। व्यवहार में, इसलिए मिश्रित अवधारणाएँ हैं जिनमें कुछ स्टॉक खुले क्षेत्रों में अव्यवस्थित रूप से संग्रहीत किए जाते हैं, जबकि बाकी को गोदाम में निश्चित स्थान दिए जाते हैं।
कठोर निश्चित क्षेत्र प्रणाली की तुलना में, अव्यवस्थित भंडारण के निम्नलिखित फायदे :
- त्वरित भंडारण और पुनर्प्राप्ति के माध्यम से समय की बचत : जब नई वस्तुएं वितरित की जाती हैं, तो गोदाम प्रबंधन सॉफ्टवेयर उन्हें सीधे खाली भंडारण स्थान पर भेज देता है, गोदाम कर्मचारी को खाली जगह की तलाश किए बिना
- क्षमता का अधिकतम उपयोग : मुक्त भंडारण स्थानों में नए माल के प्रत्यक्ष और तत्काल भंडारण के माध्यम से स्थान का इष्टतम उपयोग किया जाता है। खाली भंडारण क्षेत्रों को न्यूनतम कर दिया गया है
- कुशल चयन : गोदाम प्रबंधन सॉफ्टवेयर हमेशा प्रत्येक व्यक्तिगत वस्तु के लिए सबसे कुशल प्रक्रियाओं को निर्धारित करता है। इससे कर्मचारियों की यात्राएं छोटी हो जाती हैं, जिससे ऊर्जा की बचत होती है और समय की बचत होती है। परिणामस्वरूप, अधिक ऑर्डर पूरे किए जा सकते हैं.
- लचीलापन : उत्पाद श्रृंखला में परिवर्तन या मात्रात्मक उतार-चढ़ाव पर प्रतिक्रिया करना बहुत आसान है। इससे योजना बनाने का प्रयास भी कम हो जाता है, क्योंकि न तो उत्पाद श्रेणी और न ही सटीक बिक्री मात्रा की योजना बनाने या पहले से जानने की आवश्यकता होती है।
- कर्मचारियों का अल्प अनुकूलन : बुद्धिमान नियंत्रण निश्चित स्टेशन प्रणाली की तुलना में कर्मचारियों के लिए प्रशिक्षण के समय को कम कर देता है। एक निश्चित भंडारण समाधान के साथ, कर्मचारियों को कुशलतापूर्वक काम करने में सक्षम होने के लिए वस्तुतः भंडारण स्थानों को सीखना होगा। अराजक अवधारणा के साथ, गोदाम के संगठन या व्यक्तिगत वस्तु स्थानों को जानने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि इस चरण का ध्यान सॉफ्टवेयर द्वारा रखा जाता है।
संक्षेप में, अराजक भंडारण मेल ऑर्डर कंपनियों को अधिक कुशल भंडारण समाधान प्रदान करता है और, अपने डिजिटल नियंत्रण के माध्यम से, कंपनी के भीतर माल के प्रवाह पर बेहतर नियंत्रण और पारदर्शिता सुनिश्चित करता है। यद्यपि इसका नाम विपरीत का सुझाव देता है, अराजक भंडारण समाधान मेला ग्राउंड सिस्टम की तुलना में अधिक व्यवस्थित रूप से संरचित है।
लोगों को यह सिर्फ अराजक लगता है। हालाँकि, कंप्यूटर के लिए, यह बुद्धिमान है!
केंद्रीकृत बनाम विकेंद्रीकृत गोदाम केंद्र
व्यक्तिगत रूप से सामंजस्यपूर्ण भंडारण के सवाल के अलावा, ई-कॉमर्स क्षेत्र की कंपनियों को अपने भंडारण और चयन केंद्रों की भौगोलिक व्यवस्था की समस्या का भी सामना करना पड़ता है। यहां दो विरोधी प्रवृत्तियां टकराती हैं: माल का केंद्रीकृत या विकेंद्रीकृत भंडारण।
केन्द्रीय भंडारण
चूंकि वे काफी बड़े जलग्रहण क्षेत्र की आपूर्ति के लिए जिम्मेदार हैं और इसलिए बहुत अधिक सामान तैयार रखना पड़ता है, केंद्रीय भंडारण समाधान आमतौर पर विकेंद्रीकृत इकाइयों की तुलना में मात्रा के मामले में काफी बड़े होते हैं।
लाभ
- सरलीकरण : केंद्रीय वितरण केंद्र स्थापित करने के पक्ष में तर्क यह है कि इंट्रालॉजिस्टिक्स प्रक्रियाएं सरल हो जाती हैं क्योंकि भंडारण और पुनर्प्राप्ति या चयन केवल एक या कम संख्या में स्थानों पर होता है।
- स्वचालन : सिस्टम के आकार के कारण, गोदाम प्रक्रियाओं को स्वचालित करना अक्सर सार्थक होता है, जिससे लागत लाभ और उच्च पिकिंग गति होती है।
- हैंडलिंग : वितरण केंद्र में गोदाम प्रबंधन को संभालना भी आसान होता है जो मशीनों, भंडारण प्रणालियों और नियंत्रण सॉफ्टवेयर की खरीद के संबंध में एक ही स्थान पर केंद्रित होता है।
- स्थान की आवश्यकता : इसके अलावा, प्रदाता स्थान बचाता है क्योंकि, कुल मिलाकर, उसे बड़ी संख्या में गोदामों को स्टॉक करने की तुलना में छोटी सूची रखनी पड़ती है।
नुकसान
- डिलीवरी समय : हालांकि, किसी स्थान पर उच्च निवेश के अलावा, इस समाधान का नुकसान यह है कि लंबे डिलीवरी मार्गों के कारण तुलनात्मक रूप से लंबा डिलीवरी समय लगता है।
- लचीलापन : केंद्रीय गोदाम में उस लचीलेपन का अभाव है जो बिक्री क्षेत्र में फैले छोटे केंद्रों में है।
विकेंद्रीकृत भंडारण
लचीलेपन और छोटे वितरण मार्गों के अलावा, इस अवधारणा में कुछ नुकसान भी हैं। सीमित स्थान के कारण, वस्तुओं की पूरी श्रृंखला को उपलब्ध रखना अक्सर संभव नहीं होता है। दूसरी ओर, सभी गोदामों में कुछ वस्तुएँ निश्चित मात्रा में उपलब्ध होनी चाहिए, जिससे संग्रहीत इन्वेंट्री की कुल मात्रा अनावश्यक रूप से बढ़ जाती है। एकल गोदाम परिसर की तुलना में कई विकेन्द्रीकृत इकाइयों के साथ गोदाम प्रबंधन भी अधिक कठिन है। इसके अलावा, छोटे गोदाम आकार के साथ, अक्सर आर्थिक रूप से स्वचालन प्रौद्योगिकियों का उपयोग करना संभव नहीं होता है, जो ऑर्डर लेने के प्रदर्शन को कमजोर करता है और साथ ही अतिरिक्त मैन्युअल काम का परिणाम होता है।
अंत में, यदि कोई वस्तु स्थानीय रूप से उपलब्ध नहीं है और उसे अन्य गोदामों में से किसी एक से खरीदा जाना है, तो यह अनिवार्य रूप से केंद्रीय समाधान की तुलना में समग्र वितरण समय को बढ़ा देता है।
प्राथमिकताओं के महत्व के आधार पर, प्रत्येक कंपनी को एक या दूसरे विकल्प के लिए व्यक्तिगत रूप से निर्णय लेना होगा। यदि फोकस अल्ट्रा-शॉर्ट डिलीवरी समय (उसी दिन डिलीवरी) पर अधिक है या यदि या तो खराब होने वाले सामान या प्रबंधनीय, तेजी से बढ़ने वाली संख्या में सामान की पेशकश की जाती है, तो विकेन्द्रीकृत भंडारण एक विकल्प है। दूसरी ओर, यदि आप बड़ी मात्रा में सामान के साथ काम करते हैं और ऐसे उत्पादों के साथ व्यापार करते हैं जो 24 से 48 घंटों के भीतर ग्राहक तक पहुंच जाना चाहिए, तो कंपनी को लागत लाभ के कारण उन्हें केंद्रीय वितरण केंद्रों में संग्रहीत करने पर विचार करना चाहिए।
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