प्रशासनिक डिजिटलीकरण: प्रशासनिक आधुनिकीकरण के बजाय प्रशासनिक अनुकूलन कब समझ में आता है?

🏢 जर्मनी में कंपनियां प्रति वर्ष सार्वजनिक प्रशासन के साथ औसतन लगभग 200 संपर्क रखती हैं और यह संख्या लगातार बढ़ रही है। इस बड़ी संख्या में इंटरैक्शन के कारण अक्सर महत्वपूर्ण नौकरशाही लागत आती है, खासकर यदि प्रशासनिक प्रक्रियाएं पूरी तरह से डिजिटल नहीं होती हैं। इसलिए नौकरशाही को कम करना राज्य, संघीय और यूरोपीय संघ दोनों स्तरों पर कंपनियों के लिए तीन शीर्ष मुद्दों में से एक है।

हालाँकि, जब नौकरशाही को कम करने की बात आती है, तो विधायी शक्ति और पीड़ित प्राधिकरण और प्रशासन अपने-अपने तरीके से खड़े होते हैं:

जर्मनी में, प्रशासन का डिजिटल परिवर्तन मुख्य रूप से 2017 में पारित ऑनलाइन एक्सेस एक्ट (ओजेडजी) द्वारा शुरू किया गया था, जिसके आधार पर 2022 के अंत तक प्रशासनिक सेवाओं तक डिजिटल पहुंच लागू की जानी चाहिए। फरवरी में इसे बुंडेस्टाग में व्यापक स्वीकृति मिली। आज, संघीय परिषद में बहुमत ने आश्चर्यजनक रूप से मसौदा कानून को खारिज कर दिया। हालाँकि, उपयोगकर्ता के अनुकूल ऑनलाइन पोर्टल और इसके लिए आवश्यक सामान्य मानकों को अब तक केवल आंशिक रूप से लागू किया गया है (अप्रैल 2023 की शुरुआत तक)। जर्मनी में प्रशासनिक डिजिटलीकरण की धीमी गति को देखते हुए, डिजिटल एसोसिएशन बिटकॉम ऑनलाइन एक्सेस अधिनियम में संशोधन करते समय डिजिटल प्रशासन के कानूनी अधिकार की मांग कर रहा है। ऑनलाइन एक्सेस एक्ट (OZG 2.0) का नया संस्करण अब उपलब्ध है। यह सभी उदाहरणों से गुजरा और अंततः 22 मार्च, 2024 को संघीय परिषद के बहुमत द्वारा मसौदा कानून को खारिज कर दिया गया। इस पर फिर से बातचीत होनी है (जून 2024 तक)।

जर्मन अर्थव्यवस्था के लिए डिजिटल प्रशासन समाधानों की दक्षता क्षमता का पूरी तरह से दोहन करने की स्पष्ट आवश्यकता है। कार्य कंपनियों के लिए कुशल डिजिटल प्रशासनिक प्रक्रियाओं को बढ़ावा देना और लागू करना है। प्रश्न यह उठता है कि प्रशासनिक अनुकूलन पूर्ण प्रशासनिक आधुनिकीकरण से अधिक सार्थक है।

🔍 प्रशासनिक अनुकूलन बनाम प्रशासनिक आधुनिकीकरण

प्रशासनिक अनुकूलन का अर्थ मौजूदा प्रक्रियाओं का विश्लेषण और अनुकूलन करके उन्हें अधिक प्रभावी और कुशल बनाना है। व्यक्तिगत चरणों को सरल और तेज़ करने के लिए विशिष्ट डिजिटल टूल पेश करके ऐसा किया जा सकता है। इसके उदाहरणों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन, स्वचालित नियुक्तियाँ या फॉर्म प्रक्रियाओं का डिजिटलीकरण शामिल हैं। पूर्ण आधुनिकीकरण की तुलना में इन उपायों को लागू करना अक्सर तेज़ और सस्ता होता है।

दूसरी ओर, प्रशासनिक आधुनिकीकरण में प्रशासनिक प्रक्रियाओं का अधिक व्यापक नया स्वरूप शामिल है। इसका मतलब पूरी तरह से नई प्रणालियों और प्रौद्योगिकियों को पेश करना हो सकता है जो मौजूदा संरचनाओं और काम करने के तरीकों में क्रांतिकारी बदलाव लाएंगे। आधुनिकीकरण परियोजनाएं आम तौर पर लंबी अवधि की होती हैं और नई प्रौद्योगिकियों और कर्मचारियों के प्रशिक्षण में बड़े निवेश की आवश्यकता होती है।

✨ प्रशासनिक अनुकूलन कब समझ में आता है?

ऐसी स्थितियों में जहां मौजूदा प्रक्रियाएं पहले से ही अपेक्षाकृत अच्छी तरह से काम करती हैं और जहां विशिष्ट बाधाओं की पहचान की गई है, अनुकूलन सबसे कुशल समाधान हो सकता है। छोटे समायोजन और डिजिटल समाधानों का एकीकरण अक्सर बड़े संरचनात्मक परिवर्तनों की आवश्यकता के बिना त्वरित सुधार ला सकता है। यह विशिष्ट प्रशासनिक कार्यों के लिए विशेष रूप से उपयुक्त है जहां स्पष्ट समस्या क्षेत्रों की पहचान की जा सकती है और विशेष रूप से संबोधित किया जा सकता है।

उदाहरण के लिए, किसी विभाग में डिजिटल फॉर्म सिस्टम शुरू करने से जो कागजी दस्तावेजों पर बहुत अधिक निर्भर करता है, प्रसंस्करण समय और त्रुटि दर में महत्वपूर्ण कमी आ सकती है। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों का उपयोग या अधिसूचना प्रक्रियाओं का स्वचालन भी निर्णायक लाभ ला सकता है।

🔄 प्रशासनिक आधुनिकीकरण कब आवश्यक है?

व्यापक आधुनिकीकरण तब आवश्यक होता है जब मौजूदा प्रणालियाँ और प्रक्रियाएँ इतनी पुरानी या अक्षम हो जाती हैं कि छोटे समायोजन अब कोई उल्लेखनीय सुधार नहीं ला सकते हैं। मौजूदा संरचनाएं अक्सर आधुनिक डिजिटल अर्थव्यवस्था की मांगों को पूरा करने में सक्षम नहीं हैं। ऐसे मामलों में, संपूर्ण प्रक्रिया परिदृश्य में बुनियादी बदलाव आवश्यक है।

इसका एक उदाहरण किसी कंपनी के सभी प्रशासनिक संपर्कों के लिए एक डिजिटल प्लेटफ़ॉर्म का पूर्ण परिचय हो सकता है। इसका मतलब यह होगा कि कंपनियां आवेदन से लेकर प्रसंस्करण और अनुमोदन तक - एक केंद्रीय मंच पर प्रशासन के साथ सभी इंटरैक्शन को डिजिटल रूप से संभाल सकती हैं। ऐसी प्रणालियों के लिए विभिन्न प्रशासनिक क्षेत्रों के व्यापक एकीकरण और पिछली कार्य प्रक्रियाओं के नए स्वरूप की आवश्यकता होती है।

💻डिजिटल प्रशासन की क्षमता

डिजिटल प्रशासनिक प्रक्रियाओं की पूरी क्षमता पारदर्शिता, दक्षता और उपयोगकर्ता-मित्रता बढ़ाने की उनकी क्षमता में निहित है। प्रक्रियाओं में सामंजस्य और मानकीकरण करके, गलतफहमियों और त्रुटियों को कम किया जा सकता है, जिससे तेज और अधिक विश्वसनीय परिणाम प्राप्त हो सकते हैं। इससे कंपनियों को संसाधनों को बचाने और अपने मुख्य कार्यों पर अधिक ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिलती है।

राजनेताओं और प्रशासनिक अधिकारियों के लिए, इसका मतलब प्रारंभिक चरण में कानून के क्षेत्र में विकास की जांच करना और ऐसे समाधानों को बढ़ावा देना है जो कंपनियों को उल्लेखनीय राहत पहुंचाते हैं। राजनीतिक प्रयासों का लक्ष्य अवरोधक नियमों की पहचान करना और उन्हें ख़त्म करना या उन्हें अनुकूलित करना होना चाहिए।

🤝सहयोग के माध्यम से व्यावहारिक क्रियान्वयन

एक अन्य महत्वपूर्ण पहलू प्रशासनिक डिजिटलीकरण प्रक्रिया में शामिल सभी लोगों के बीच सहयोग और ज्ञान का आदान-प्रदान है। कंपनी की जरूरतों के बारे में विशिष्ट ज्ञान का उपयोग करके, प्रशासनिक प्रक्रियाओं को व्यावहारिक और लक्षित तरीके से लागू किया जा सकता है। इसके लिए सार्वजनिक प्रशासन, व्यापार संघों और स्वयं कंपनियों के बीच घनिष्ठ सहयोग की आवश्यकता है।

अन्य भागीदारों के सहयोग से डिजिटल प्रबंधन समाधानों की एक श्रृंखला को तैनात करना और लागू करना महत्वपूर्ण है। यह अर्थव्यवस्था की विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने वाले अनुरूप समाधान तैयार करने के लिए साझा डिजिटल प्लेटफ़ॉर्म के उपयोग से लेकर सहयोगात्मक विकास परियोजनाओं तक हो सकता है।

🔧डिजिटल प्रौद्योगिकियों का उपयोग

विशिष्ट परिस्थितियों और चुनौतियों के आधार पर प्रशासनिक अनुकूलन और प्रशासनिक आधुनिकीकरण दोनों का अपना स्थान है। अल्पकालिक अनुकूलन तेजी से और लागत प्रभावी सुधार ला सकता है, जबकि दीर्घकालिक आधुनिकीकरण गहरे संरचनात्मक परिवर्तनों को सक्षम करने के लिए आवश्यक है। दोनों दृष्टिकोणों का संयोजन जर्मनी में प्रशासन को अधिक कुशल और व्यवसाय-अनुकूल बनाने में मदद कर सकता है।

डिजिटल प्रौद्योगिकियों के निरंतर उपयोग और इसमें शामिल सभी लोगों के बीच घनिष्ठ सहयोग के माध्यम से, अर्थव्यवस्था की जरूरतों को पूरा करने वाले एक कुशल और कुशल प्रशासन का लक्ष्य हासिल किया जा सकता है। प्रारंभिक और लक्षित राजनीतिक समर्थन इन रणनीतियों के सफल कार्यान्वयन में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।

📣समान विषय

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अधिकारियों, समुदायों और नगर पालिकाओं के लिए यह कठिन क्यों है: शहरों और ग्रामीण क्षेत्रों के लिए प्रशासनिक अनुकूलन और आधुनिकीकरण - छवि: Xpert.Digital

सार्वजनिक प्रशासन सख्त नियमों, कानूनों और नौकरशाही प्रक्रियाओं के अधीन हैं। यह पारदर्शिता, जवाबदेही और निष्पक्षता तथा समान व्यवहार सुनिश्चित करने के लिए है। यह सख्त विनियमन आधुनिकीकरण प्रक्रियाओं को धीमा कर सकता है। कंपनियों में अक्सर अधिक लचीलापन होता है और वे बाज़ार परिवर्तनों पर अधिक तेज़ी से प्रतिक्रिया कर सकती हैं। वे एक विनियमित लेकिन अधिक गतिशील वातावरण में काम करते हैं जो उन्हें नवप्रवर्तन और अनुकूलन के लिए अधिक गुंजाइश देता है।

इसके बारे में यहां अधिक जानकारी:

• सख्त नियमों और छूट के तहत: लोक प्रशासन की चुनौतियाँ

🏢 प्रशासनिक अनुकूलन और प्रशासनिक आधुनिकीकरण के बीच निर्णय प्रशासन की वर्तमान आवश्यकताओं, संसाधनों और उद्देश्यों सहित विभिन्न कारकों पर निर्भर करता है। यहां कुछ स्थितियां हैं जहां कोई भी रणनीति अधिक सार्थक हो सकती है:

🔍 प्रबंधन अनुकूलन

जब यह समझ में आता है:

1. अल्पकालिक परिणाम आवश्यक

जब दक्षता बढ़ाने या अत्यावश्यक समस्याओं के समाधान के लिए त्वरित सुधार की आवश्यकता होती है।

2. सीमित संसाधन

जब संसाधन (वित्तीय संसाधन, कार्मिक, समय) सीमित हों और नई प्रौद्योगिकियों या दूरगामी परिवर्तनों में बड़ा निवेश संभव न हो।

3. पहले से ही कार्यशील संरचनाएँ

जब मौजूदा प्रशासनिक संरचनाएं अनिवार्य रूप से अच्छी तरह से काम कर रही हों, लेकिन छोटी-मोटी अक्षमताएं या प्रक्रिया संबंधी बाधाएं हैं, जिन्हें बेहतर समायोजन के माध्यम से संबोधित किया जा सकता है।

4. सर्वोत्तम प्रथाओं को लागू करें

जब सिद्ध तरीकों और प्रक्रियाओं को शुरू करके मौजूदा प्रक्रियाओं में सुधार करने की बात आती है, जैसे कि काइज़न (निरंतर सुधार) द्वारा वर्णित।

इसके बारे में यहां अधिक जानकारी:

• काइज़ेन: प्रशासन में निरंतर सुधार और परिवर्तन

🔄 प्रशासनिक आधुनिकीकरण

जब यह समझ में आता है:

1. दीर्घकालिक और टिकाऊ सुधार

जब भविष्य की चुनौतियों के लिए तैयार रहने के लिए मौलिक और दीर्घकालिक परिवर्तन की मांग की जाती है।

2. तकनीकी उन्नयन या रूपांतरण

जब पुरानी आईटी प्रणालियाँ और प्रौद्योगिकियाँ मौजूद हों जिन्हें अधिक आधुनिक और कुशल समाधानों से बदलने की आवश्यकता हो।

3. संरचनात्मक समस्याएं

जब बड़ी संरचनात्मक कमियाँ होती हैं जिन्हें केवल अनुकूलन के माध्यम से ठीक नहीं किया जा सकता है और गहन परिवर्तन आवश्यक होते हैं।

4. नई आवश्यकताएँ

जब प्रशासन की नई कानूनी आवश्यकताएं या सामाजिक अपेक्षाएं होती हैं जिनके लिए नई प्रक्रियाओं और प्रौद्योगिकियों की शुरूआत की आवश्यकता होती है।

🌟 प्रशासनिक अनुकूलन बनाम प्रशासनिक आधुनिकीकरण: एक मार्गदर्शिका

🚀 प्रशासनिक अनुकूलन और प्रशासनिक आधुनिकीकरण के बीच निर्णय लेते समय, प्राधिकरण, समुदाय, नगर पालिका, शहर या देश की विशिष्ट स्थिति और उद्देश्य निर्णायक भूमिका निभाते हैं। निर्णय लेते समय विचार करने योग्य कुछ अन्य पहलू यहां दिए गए हैं:

1. समय सीमा 🕰️

• प्रबंधन अनुकूलन: अल्पकालिक सुधार और त्वरित जीत के लिए आदर्श। यहां, दक्षता लाभ प्राप्त करने के लिए मौजूदा प्रक्रियाओं और संरचनाओं का विश्लेषण और अनुकूलन किया जाता है।
• प्रशासनिक आधुनिकीकरण: दीर्घकालिक परियोजनाओं के लिए उपयुक्त जिनमें गहरे परिवर्तन और उन्नयन शामिल हैं। इन परियोजनाओं को लागू करने और अनुकूलित करने के लिए आमतौर पर अधिक समय की आवश्यकता होती है।

2. संसाधन 💡

• प्रशासनिक अनुकूलन: आमतौर पर वित्तीय और मानवीय दोनों तरह से कम संसाधनों की आवश्यकता होती है। मौजूदा संरचनाओं और प्रौद्योगिकियों का अक्सर उपयोग जारी रखा जा सकता है।
• प्रशासनिक आधुनिकीकरण: नई प्रौद्योगिकियों में निवेश, प्रशिक्षण और संभवतः बाहरी सलाह सहित महत्वपूर्ण संसाधनों की आवश्यकता है।

3. लक्ष्य और परिणाम 🎯

• प्रशासनिक अनुकूलन: इसका उद्देश्य दक्षता में त्वरित और मापने योग्य वृद्धि करना है, जैसे कम प्रसंस्करण समय या चल रहे संचालन में कम लागत।
• प्रशासनिक आधुनिकीकरण: लक्ष्य प्रशासन को मौलिक रूप से नवीनीकृत करना और इसे दीर्घकालिक रूप से टिकाऊ बनाना है। इसमें अक्सर नई तकनीकों को पेश करना, संगठनात्मक संरचनाओं को फिर से डिज़ाइन करना और नई कानूनी आवश्यकताओं को अपनाना शामिल होता है।

4. तकनीकी आवश्यकताएँ 🖥️

• प्रशासनिक अनुकूलन: आमतौर पर मौजूदा प्रौद्योगिकियों का लाभ उठाता है और उनके अनुप्रयोग में सुधार करता है। इसमें छोटे तकनीकी उन्नयन भी शामिल हो सकते हैं।
• प्रशासनिक आधुनिकीकरण: अक्सर नई तकनीकी प्रणालियों के कार्यान्वयन की आवश्यकता होती है, जैसे आधुनिक आईटी अवसंरचना, स्वचालन समाधान या ई-सरकारी प्लेटफ़ॉर्म।

5. संरचनात्मक परिवर्तन 🏗️

• प्रशासनिक अनुकूलन: आमतौर पर कोई या केवल न्यूनतम संरचनात्मक परिवर्तन नहीं होते हैं। मौजूदा संरचना के भीतर प्रक्रिया में सुधार और बढ़ी हुई दक्षता पर ध्यान केंद्रित किया गया है।
• प्रशासनिक आधुनिकीकरण: प्रशासन को आधुनिक आवश्यकताओं के अनुरूप ढालने के लिए अक्सर कठोर संरचनात्मक परिवर्तन आवश्यक होते हैं। इसमें विभागों और कार्यों का पुनर्गठन शामिल हो सकता है।

6. प्रतिरोध एवं परिवर्तन प्रबंधन 🌐

• प्रशासनिक अनुकूलन: आमतौर पर कम प्रतिरोध क्योंकि ये वृद्धिशील सुधार हैं। परिवर्तन प्रबंधन महत्वपूर्ण है, लेकिन अक्सर कम गहन।
• प्रशासनिक आधुनिकीकरण: प्रतिरोध की अधिक संभावना, क्योंकि गहन परिवर्तनों को अक्सर संदेह का सामना करना पड़ता है। कर्मचारी की स्वीकृति और भागीदारी सुनिश्चित करने के लिए यहां व्यापक परिवर्तन प्रबंधन आवश्यक है।

🔍 इसलिए प्रशासनिक अनुकूलन और प्रशासनिक आधुनिकीकरण के बीच का चुनाव संबंधित संस्थान की विशिष्ट आवश्यकताओं, संसाधनों और लक्ष्यों के आधार पर सावधानीपूर्वक किया जाना चाहिए। वर्तमान स्थिति का सटीक विश्लेषण और वांछित परिणामों की स्पष्ट परिभाषा आवश्यक है।

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