आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस माइक्रोसॉफ्ट SharePoint को प्रीमियम एआई के साथ एक बुद्धिमान सामग्री प्रबंधन मंच में बदल देता है

Microsoft SharePoint के लिए AI समाधान: कार्यों, अनुप्रयोगों और रणनीतिक मूल्य के लिए एक विशेषज्ञ विश्लेषण

आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस (AI) Microsoft SharePoint को मूल रूप से एक शुद्ध दस्तावेज़ रिपॉजिटरी से एक बुद्धिमान सामग्री प्रबंधन मंच में बदल देता है। यह परिवर्तन आधुनिक कंपनियों की केंद्रीय चुनौतियों जैसे कि सूचना ओवरस्टिम्यूलेशन, अक्षम खोज प्रक्रियाओं और मैनुअल गतिविधियों के माध्यम से उच्च लागतों को संबोधित करता है। विश्लेषण से पता चलता है कि एकीकृत Microsoft समाधान, विशेष रूप से SharePoint प्रीमियम (Microsoft सिंटेक्स का आगे का विकास) और Microsoft 365 Copilot में, इस परिवर्तन का ध्यान केंद्रित है। SharePoint प्रीमियम स्वचालित सामग्री प्रसंस्करण, विश्लेषण और शासन के लिए गहन AI फ़ंक्शन प्रदान करता है, जबकि AI सहायक के रूप में Copilot Microsoft 365 सूट में उपयोगकर्ता इंटरैक्शन और उत्पादकता में सुधार करता है। इसके अलावा, एक तृतीय-पक्ष समाधान बाजार है जिसे SharePoint में एकीकृत किया जा सकता है और आला आवश्यकताओं के लिए विशेष AI कार्यों की पेशकश की जा सकती है।

SharePoint में AI के उपयोग के मुख्य लाभों को स्वचालन (जैसे दस्तावेज़ वर्गीकरण, मेटाडेटा निष्कर्षण, वर्कफ़्लो ट्रिगरिंग), सिमेंटिक खोज और व्यक्तिगत सिफारिशों के माध्यम से बेहतर जानकारी, स्वचालित अनुपालन प्रवर्तन (जैसे प्रतिधारण और गोपनीयता नामों का आवेदन) और अनुकूलित ज्ञान प्रबंधन द्वारा बढ़ाया जाता है। केस स्टडीज काफी रिटर्न-ऑन निवेश क्षमता दिखाती है।

हालांकि, सफल कार्यान्वयन के लिए सावधानीपूर्वक योजना की आवश्यकता होती है। एक मजबूत सूचना आर्किटेक्चर और ठोस डेटा गवर्नेंस प्रैक्टिस एआई टूल के प्रदर्शन का पूरी तरह से फायदा उठाने और सुरक्षा जोखिमों (विशेष रूप से डेटा-ओवर शेयरिंग के माध्यम से) को कम करने के लिए बुनियादी पूर्वापेक्षाएँ हैं। कंपनियों को हाइब्रिड लाइसेंस मॉडल (SharePoint प्रीमियम प्रोसेसिंग के लिए पे-ए-यू-गो, गवर्नेंस फ़ंक्शन और कोपिलॉट के लिए उपयोगकर्ता-आधारित) को भी समझना और बजट देना होगा। एआई मॉडल के कॉन्फ़िगरेशन और प्रशिक्षण के लिए तकनीकी विशेषज्ञता के साथ-साथ अच्छी तरह से सोचा गया परिवर्तन प्रबंधन भी सफलता के लिए महत्वपूर्ण है। डेटाबेस, डेटा सुरक्षा और पारदर्शिता जैसे नैतिक पहलुओं को लगातार संबोधित किया जाना चाहिए। SharePoint का भविष्य AI से अटूट रूप से जुड़ा हुआ है, आगे एकीकरण और अधिक बुद्धिमान कार्यों की अपेक्षा की जानी चाहिए। जो कंपनियां रणनीतिक रूप से एआई को अपने SharePoint वातावरण में एकीकृत करती हैं, वे स्थायी प्रतिस्पर्धी लाभ प्राप्त कर सकती हैं।

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SharePoint सामग्री प्रबंधन में AI का उदय

पारंपरिक उद्यम सामग्री प्रबंधन (ईसीएम) कई संगठनों में अपनी सीमा तक पहुंचता है। डिजिटल सामग्री की सरासर राशि तेजी से बढ़ती है, जिससे काफी चुनौतियां होती हैं। कर्मचारी जानकारी की खोज के साथ अपने काम के घंटों का एक महत्वपूर्ण हिस्सा खर्च करते हैं, अक्सर निराशाजनक परिणामों के साथ। सूचना ओवरफ्लूटिंग एक व्यापक समस्या है, और दस्तावेज़ प्रबंधन, वर्गीकरण और प्रसंस्करण के लिए मैनुअल प्रक्रियाओं के लिए लागत काफी हैं। Microsoft SharePoint, सहयोग और सामग्री प्रबंधन के लिए सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले प्लेटफार्मों में से एक के रूप में, जिस पर हर दिन (प्रति दिन 2 बिलियन फाइलें और 2 मिलियन से अधिक वेबसाइटों), इन चुनौतियों का ध्यान केंद्रित किया जाता है।

इसके जवाब में, SharePoint तेजी से दस्तावेजों के लिए एक शुद्ध स्थान से एक बुद्धिमान सामग्री सेवा मंच के लिए विकसित हो रहा है जो कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI) पर बड़े पैमाने पर निर्भर करता है। Microsoft की दृष्टि AI को SharePoint और संपूर्ण Microsoft 365 सूट के मुख्य कार्यों में गहरे को एकीकृत करना है। घोषित लक्ष्य सामग्री प्रक्रियाओं को स्वचालित करने और सामग्री को प्रयोग करने योग्य ज्ञान में बदलने के लिए मानव विशेषज्ञता ("मानव अनुभवों को बढ़ाना") को मजबूत करना है।

यह रणनीतिक अभिविन्यास उत्पाद विकास और ब्रांडिंग में महत्वपूर्ण रूप से प्रकट होता है। Microsoft सिंटेक्स और VIVA विषयों जैसी पहल जैसी विशिष्ट AI सेवाएं मूल रूप से पेश किए गए थे। एक व्यापक एआई सहायक के रूप में Microsoft 365 कोपिलॉट के आगमन के साथ, हालांकि, समेकन किया गया था। सिंटेक्स का नाम बदलकर SharePoint प्रीमियम और एकीकृत किया गया, जो कोर प्लेटफॉर्म के साथ AI प्रोसेसिंग फ़ंक्शंस के एक करीबी कनेक्शन का संकेत देता है। उसी समय, VIVA विषयों को SharePoint- आधारित ज्ञान प्रबंधन अनुभवों और Copilot पर भरोसा करने की सिफारिश के साथ सेट किया गया है। यह पैटर्न इंगित करता है कि Microsoft AI कार्यों को पृथक ऐड-ऑन के रूप में नहीं मानता है, लेकिन SharePoint के आगे के विकास के एक अभिन्न अंग के रूप में, जिससे Copilot इन बुद्धिमान कार्यों के साथ उपयोगकर्ता इंटरैक्शन के लिए प्राथमिक इंटरफ़ेस के रूप में कार्य करता है।

SharePoint के लिए एकीकृत Microsoft AI समाधान

Microsoft कई AI- आधारित समाधान प्रदान करता है जो सीधे SharePoint और Microsoft 365 सूट में एकीकृत होते हैं। इनका उद्देश्य प्रशासन, प्रसंस्करण और सामग्री को अधिक बुद्धिमान और कुशल बनाना है। इस रणनीति के दो केंद्रीय स्तंभ SharePoint प्रीमियम (Microsoft सिंटेक्स का आगे का विकास) और Microsoft 365 Copilot हैं।

SharePoint प्रीमियम (सिंटेक्स का विकास): AI- आधारित सामग्री प्रसंस्करण, अनुभव और शासन

SharePoint प्रीमियम खुद को एक उन्नत सामग्री प्रबंधन और अनुभव मंच के रूप में रखता है, जो Microsoft सिंटेक्स के KI और मशीन लर्निंग कार्यों पर बनाता है। इसका उद्देश्य सामग्री के प्रसंस्करण को स्वचालित करना है, सामग्री से निपटने में उपयोगकर्ता अनुभव में सुधार करना और मजबूत शासन तंत्र प्रदान करना है।

एक आवश्यक विशेषता लचीली बिलिंग मॉडल है। सामग्री प्रसंस्करण के लिए कई मुख्य कार्यों को एक पे-ए-यू-गो (PAYG) मॉडल के माध्यम से बिल किया जाता है जो एक एज़्योर सदस्यता से जुड़ा होता है। यह संगठनों को इन विशिष्ट कार्यों के लिए प्रारंभिक निवेश या लाइसेंस बॉन्ड के बिना आवश्यकतानुसार सेवाओं का उपयोग करने में सक्षम बनाता है। इसी समय, इस दृष्टिकोण को एज़्योर के साथ एक लिंक की आवश्यकता होती है और उपयोग लागतों की निगरानी होती है। इसके अलावा, ऐसे कार्य हैं, विशेष रूप से विस्तारित शासन के क्षेत्र में (पूर्व में SharePoint उन्नत प्रबंधन-SAM के रूप में जाना जाता है) जिन्हें उपयोगकर्ता-आधारित लाइसेंसिंग (सीट-आधारित) की आवश्यकता होती है। यह हाइब्रिड लाइसेंस संरचना-एआई प्रसंस्करण सेवाओं के लिए एज़्योर के लिए एज़्योर के माध्यम से उपयोग-आधारित बिलिंग का संयोजन और पारंपरिक लाइसेंस मॉडल से शासन कार्यों के लिए निश्चित प्रो-यूज़र लागत और संगठनों की ओर से सावधानीपूर्वक योजना और बजट की आवश्यकता होती है। Azure बजट और उपयोगकर्ता लाइसेंस दोनों का प्रबंधन करने की आवश्यकता एक समान मॉडल की तुलना में लागत पूर्वानुमान और लाइसेंस प्रबंधन को अधिक जटिल बना सकती है।

2.1.1। सामग्री प्रसंस्करण सुविधाएँ (AI- नियंत्रित स्वचालन)

SharePoint प्रीमियम दस्तावेज़ प्रसंस्करण को स्वचालित करने के लिए AI- नियंत्रित सेवाओं की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करता है:

दस्तावेज़ समझ (असंरचित, संरचित, मुक्त रूप, पूर्वनिर्मित)

यह एक मुख्य कार्य है जो एआई मॉडल को प्रशिक्षित करना या दस्तावेजों को स्वचालित रूप से वर्गीकृत करने और विशिष्ट जानकारी निकालने के लिए पूर्वनिर्मित मॉडल का उपयोग करना संभव बनाता है।

• असंरचित मॉडल: पत्र या अनुबंध जैसे दस्तावेजों में पैटर्न की पहचान करने के लिए नमूना दस्तावेजों के साथ "मशीन शिक्षण" (एक नो-कोड दृष्टिकोण) का उपयोग करके प्रशिक्षित किया जाता है। वे क्लासिफायर (दस्तावेज़ प्रकार की पहचान करने के लिए) और एक्सट्रैक्टर्स (विशिष्ट डेटा बिंदुओं को खींचने के लिए) से मिलकर बनते हैं।
• संरचित और मुक्त आकार मॉडल: पावर प्लेटफॉर्म के एआई बिल्डर पर आधारित हैं और एक चर संरचना के साथ रूपों या दस्तावेजों के लिए उपयुक्त हैं जिसमें जानकारी विभिन्न स्थानों पर हो सकती है। आपको अक्सर प्रशिक्षण के लिए केवल कुछ नमूना दस्तावेजों की आवश्यकता होती है।
• तैयार मॉडल: सामान्य प्रकार के दस्तावेज़ जैसे कि इनवॉइस, रसीदों और अनुबंधों के लिए पूर्व -संकेंद्रित समाधान प्रदान करें, ताकि मॉडल को खुद को प्रशिक्षित किए बिना जानकारी जल्दी से निकाल सकें।

ऑटोफिल स्तंभ

फ़ाइल सामग्री और एक परिभाषित इनपुट प्रॉम्प्ट (प्रॉम्प्ट) के आधार पर SharePoint पुस्तकालयों में स्वचालित रूप से मेटाडेटा कॉलम भरने के लिए बड़े भाषा मॉडल (LLMS) का उपयोग करें। इसका उपयोग सामग्री के निष्कर्षण, वर्गीकरण, सारांश या विश्लेषण के लिए किया जा सकता है।

टैक्सोनॉमी टैगिंग

स्वचालित रूप से केंद्रीय SharePoint टर्म स्टोर (प्रबंधित मेटाडेटा) से सामग्री के AI विश्लेषण के आधार पर दस्तावेजों के लिए शब्दों का उपयोग करता है। यह फाइलों की खोज, फ़िल्टरिंग और सामान्य प्रबंधन में काफी सुधार करता है और मेटाडेटा की स्थिरता को बढ़ावा देता है।

छवि टैगिंग

AI का उपयोग करके छवियों में वस्तुओं को पहचानें और स्वचालित रूप से उन्हें वर्णनात्मक कीवर्ड प्रदान करता है जो मेटाडेटा कॉलम में सहेजे जाते हैं। यह छवि फ़ाइलों को खोज, छंटनी और फ़िल्टर करने की सुविधा प्रदान करता है।

ऑप्टिकल वर्ण मान्यता (ओसीआर)

छवि फ़ाइलों (JPG, PNG, TIFF) और PDFS से मुद्रित या हस्तलिखित पाठ निकाला जाता है, जो इस पाठ को खोजा और संकेत देता है। हालांकि, फ़ाइल प्रकारों, पृष्ठ संख्या (OCR के लिए अधिकतम 500), वर्ण सीमा (64,000), छवि आयाम और समर्थित वर्णमाला (वर्तमान में मुख्य रूप से लैटिन) पर तकनीकी प्रतिबंध हैं।

सामग्री विधानसभा

आधुनिक टेम्प्लेट के आधार पर मानकीकृत, दोहरावदार व्यावसायिक दस्तावेजों (जैसे अनुबंध, कार्य निर्देश, ऑफ़र) के स्वचालित निर्माण को सक्षम करता है जो कि SharePoint सूचियों जैसे डेटा स्रोतों से जुड़े हैं। यह काफी समय बचत ला सकता है, क्योंकि एक केस स्टडी शो में 6,000 घंटे से अधिक की बचत होती है।

प्रलेख अनुवाद

SharePoint पुस्तकालयों में सीधे दस्तावेजों की स्वचालित रूप से अनुवादित प्रतियां बनाती हैं, जिससे मूल प्रारूप और संरचना संरक्षित होती है। विभिन्न प्रकार की भाषाओं का समर्थन करता है।

तंग

SharePoint और Microsoft 365 में सीधे इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का अनुरोध करने और प्रबंधित करने के लिए एक फ़ंक्शन को एकीकृत करता है। यह हस्ताक्षर प्रक्रियाओं को सरल बनाता है और M365 वातावरण के भीतर परीक्षा और हस्ताक्षर प्रक्रिया के दौरान दस्तावेजों को संभालता है, जो अनुपालन का समर्थन करता है। क्षेत्रीय उपलब्धता वर्तमान में अभी भी सीमित है।

पीडीएफ मर्ज/अर्क

कई पीडीएफ फ़ाइलों को एक एकल बनाने या एक बड़ी पीडीएफ फाइल को कई छोटे लोगों में विभाजित करने के लिए कई पीडीएफ फ़ाइलों को विलय करने के लिए टूल प्रदान करता है।

प्रसंस्करण नियम

कार्यों को स्वचालित करने के लिए दस्तावेज़ पुस्तकालयों में आसान, नियम -आधारित क्रियाओं की परिभाषा को सक्षम करता है, उदा। B. मेटाडेटा परिवर्तन के आधार पर फाइलें चलती हैं।

सामग्री अनुभव सुविधाएँ (सामग्री अनुभवों के लिए कार्य)

इन कार्यों का उद्देश्य सामग्री के साथ उपयोगकर्ताओं की बातचीत में सुधार करना है:

बढ़ाया फ़ाइल दर्शक

SharePoint/OneDrive/टीमों में सीधे सैकड़ों फ़ाइल प्रकारों के लिए एक विस्तारित दृश्य प्रदान करता है और टिप्पणियों जैसे कार्यों का समर्थन करता है।

सामग्री क्वेरी

विशिष्ट मेटाडेटा मानों के आधार पर सटीक प्रश्नों की अनुमति देता है, जो शुद्ध कीवर्ड खोज से परे है।

साइट टेम्प्लेट

SharePoint वेबसाइटों के लिए टेम्प्लेट प्रदान करता है जो व्यावसायिक दस्तावेजों के प्रशासन, प्रसंस्करण और ट्रैकिंग के लिए पूर्वनिर्मित हैं।

प्रलेख पोर्टल

आपूर्तिकर्ताओं या फ्रीलांसरों जैसे बाहरी दलों के साथ दस्तावेजों पर सुरक्षित सहयोग सक्षम करें।

व्यापार दस्तावेज़ ऐप और दस्तावेज़ हब

उच्च -गुणवत्ता वाले दस्तावेजों के प्रबंधन के लिए भविष्य, केंद्रीकृत सतहों को जो उपयोगकर्ता -लिकेड सेवाओं के रूप में योजनाबद्ध है।

सामग्री शासन सुविधाएँ (SharePoint उन्नत प्रबंधन - SAM):

SharePoint प्रीमियम का एक अनिवार्य हिस्सा विस्तारित शासन कार्य हैं जिन्हें पहले SharePoint एडवांस्ड मैनेजमेंट (SAM) के रूप में जाना जाता था। ये सामग्री के सुरक्षित प्रबंधन के लिए महत्वपूर्ण हैं, विशेष रूप से एआई टूल जैसे कि कोपिलॉट की तैयारी के संबंध में।

केंद्र

सामग्री फैलाव (सामग्री की अप्रतिबंधित वृद्धि) का मुकाबला करना, ओवर्सिंग की रोकथाम (सामग्री की अत्यधिक रिहाई), SharePoint और OneDrive वेबसाइट तक पहुंच का प्रबंधन और साथ ही सामग्री जीवन चक्र का नियंत्रण।

महत्वपूर्ण कार्यों

• डेटा एक्सेस गवर्नेंस (DAG) रिपोर्ट और इनसाइट्स: किस सामग्री के बारे में और किसके साथ साझा की जाती है, इसके बारे में पारदर्शिता की पेशकश करें, संभावित रूप से संवेदनशील नामों के साथ अत्यधिक विभाजित वेबसाइटों या फ़ाइलों की पहचान करें।
• साइट जीवनचक्र नीतियां: निष्क्रिय वेबसाइटों (जैसे संग्रह) को संभालने और मान्य वेबसाइट मालिकों को सुनिश्चित करने के लिए दिशानिर्देशों की परिभाषा को सक्षम करें।
• साइट एक्सेस समीक्षा: वेबसाइट मालिकों द्वारा वेबसाइट एक्सेस प्राधिकरणों की समीक्षा को स्वचालित करें।
• प्रतिबंधित एक्सेस कंट्रोल (RAC): आपको मौजूदा अनुमोदन की परवाह किए बिना, कुछ SharePoint वेबसाइटों या OneDrive खातों को परिभाषित सुरक्षा समूहों तक पहुंच को सीमित करने की अनुमति देता है।
• ब्लॉक डाउनलोड पेडिया: कुछ वेबसाइटों या OneDrive से फ़ाइलों को डाउनलोड, प्रिंट या सिंक्रनाइज़ करें, केवल ब्राउज़र के माध्यम से पहुंच की अनुमति दें।
• इतिहास बदलें: वेबसाइटों या संगठनात्मक सेटिंग्स में प्रशासनिक परिवर्तन का मुकदमा करता है।
• एआई इनसाइट्स: रिपोर्ट में पैटर्न और संभावित शासन की समस्याओं को पहचानने के लिए भाषा मॉडल का उपयोग करें और कार्रवाई के लिए सिफारिशें दें (उदाहरण के लिए संवेदनशील सामग्री के साथ निष्क्रिय वेबसाइटों की पहचान)।

लाइसेंसिंग

इन विस्तारित शासन कार्यों को आमतौर पर अलग-अलग प्रो-यूज़र लाइसेंस (एसएएम लाइसेंस) की आवश्यकता होती है। हालांकि, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इनमें से कुछ फ़ंक्शन Microsoft 365 Copilot लाइसेंस में भी शामिल हैं।

आवेदन के मामले और लाभ:

SharePoint प्रीमियम कई व्यावसायिक प्रक्रियाओं के स्वचालन को सक्षम करता है, जैसे: B. चालान और अनुबंधों का प्रसंस्करण। यह स्वचालित रूप से निकाले गए और उपयोग किए गए मेटाडेटा के माध्यम से खोज की सटीकता में सुधार करता है और स्वचालित वर्गीकरण और दिशानिर्देशों के उपयोग के माध्यम से अनुपालन जोखिमों का प्रबंधन करने में मदद करता है। यह बेहतर ज्ञान प्रबंधन, दक्षता और उत्पादकता में वृद्धि, लागत बचत और उच्च डेटा सटीकता में सुधार करता है। केस स्टडी और विश्लेषण निवेश (आरओआई) पर काफी वापसी का संकेत देते हैं, जो अक्सर केवल सीमांत के बजाय परिवर्तनकारी होता है।

हालांकि, SharePoint प्रीमियम का कार्यान्वयन एक तुच्छ उपक्रम नहीं है। यह एक ऐसा समाधान नहीं है जो केवल "स्विच ऑन" है और तुरंत काम करता है। बल्कि, इसे समय और विशेषज्ञता में एक महत्वपूर्ण निवेश की आवश्यकता है। कस्टम एआई मॉडल के प्रशिक्षण के लिए सावधानीपूर्वक चयनित नमूना दस्तावेजों (दोनों सकारात्मक और नकारात्मक उदाहरण) और संबंधित व्यावसायिक क्षेत्रों के विशेषज्ञों के एकीकरण की आवश्यकता होती है। स्पष्ट वर्गीकरण की परिभाषा और मॉडल का प्रबंधन करने के लिए सामग्री केंद्रों की स्थापना भी आवश्यक है। इसके अलावा, निकाले गए मेटाडेटा और वर्गीकरण के साथ -साथ मॉडल के चल रहे रखरखाव के लिए क्यूरेटिंग (समीक्षा और शोधन) के लिए एक शासन संरचना स्थापित की जानी चाहिए। सावधानीपूर्वक योजना, विशेषज्ञों की भागीदारी और निरंतर प्रबंधन के बिना सफलता की गारंटी नहीं है। तकनीकी और व्यावहारिक बाधाएं भी हैं: रिपोर्टें जटिल दस्तावेजों के प्रसंस्करण में चुनौतियों का संकेत देती हैं, जैसे: बी। मल्टी -पेज पीडीएफ टेबल के साथ जो कई पेजों या कई टेबलों के साथ पृष्ठों पर विस्तारित होती हैं। फ़ाइल प्रारूप, आकार और OCR प्रतिबंधों को देखा जाना चाहिए। इसके अलावा, मॉडल अपडेट के प्रकाशन में देरी और स्वचालित प्रसंस्करण के साथ परिणामी समस्याओं को देखा गया। ये कारक यह रेखांकित करते हैं कि SharePoint प्रीमियम शक्तिशाली है, लेकिन इसकी क्षमता का फायदा उठाने और प्रतिबंधों को दूर करने के लिए एक अच्छी तरह से विचार -कार्यान्वयन रणनीति और निरंतर देखभाल की आवश्यकता है।

के लिए उपयुक्त:

• Microsoft Copilot: Microsoft से AI सहायक का एक व्यापक विश्लेषण

SharePoint में Microsoft 365 के लिए Copilot: सामग्री और सहयोग के लिए AI सहायक

Microsoft 365 Copilot एक AI- आधारित उत्पादकता उपकरण है जो SharePoint सहित Microsoft 365 अनुप्रयोगों में गहराई से एकीकृत है। यह बड़े भाषा मॉडल (LLMS) का उपयोग करता है और प्रासंगिक सहायता प्रदान करने के लिए Microsoft ग्राफ (ईमेल, चैट, कैलेंडर, दस्तावेज़) से डेटा एक्सेस करता है। एक केंद्रीय सुरक्षा सुविधा यह है कि कोपिलॉट मौजूदा उपयोगकर्ता अनुमतियों का सम्मान करता है; उपयोगकर्ता केवल उन जानकारी को देखते हैं जिनके पास पहले से ही पहुंच है। उपयोग के लिए कुछ Microsoft 365-आधारित लाइसेंस और प्रति उपयोगकर्ता एक अतिरिक्त Copilot लाइसेंस की आवश्यकता होती है।

SharePoint में मुख्य कार्य

सामग्री निर्माण

Copilot सामग्री बनाने और संशोधित करने में SharePoint (पाठ वेब भाग के भीतर) के समृद्ध-पाठ संपादक में सीधे लेखकों का समर्थन करता है। यह पाठ को फिर से लिख सकता है, ध्वनि को अनुकूलित कर सकता है, छोटा कर सकता है या निष्पादित कर सकता है। विशेष रूप से उल्लेखनीय एक सरल विवरण (प्रॉम्प्ट) के आधार पर या मौजूदा दस्तावेजों (जैसे वर्ड फाइल्स या पावरपॉइंट प्रस्तुतियों) का उपयोग करके आधार के रूप में संपूर्ण SharePoint साइटों को उत्पन्न करने की क्षमता है। कोपिलॉट नए SharePoint डिज़ाइन कार्यों जैसे लचीले वर्गों और डिजाइन विचारों का उपयोग करता है, जो अपील करने वाले लेआउट का सुझाव देता है।

SharePoint एजेंट

ये विशेष एआई सहायक हैं जो कुछ SharePoint वेबसाइटों या चयनित फ़ाइलों और फ़ोल्डरों की सामग्री तक सीमित हैं। आप ज्ञान के इस विशिष्ट क्षेत्र के बारे में सवालों के जवाब दे सकते हैं और इस सामग्री के लिए "विषय मैट विशेषज्ञ" के रूप में कार्य कर सकते हैं। प्रत्येक SharePoint वेबसाइट स्वचालित रूप से एक मानक एजेंट प्राप्त करती है। प्रसंस्करण अधिकार वाले उपयोगकर्ता अतिरिक्त, कस्टम एजेंट बना सकते हैं और अपने ज्ञान के आधार को 20 स्रोतों (वेबसाइटों, पुस्तकालयों, फ़ोल्डरों, फ़ाइलों) तक सीमित कर सकते हैं। एजेंट हमेशा व्यक्तिगत उपयोगकर्ता अनुमतियों का सम्मान करते हैं। उन्हें Microsoft टीमों में एकीकृत और उपयोग भी किया जा सकता है। वर्तमान में सामान्य कार्यालय दस्तावेज, पीडीएफएस, पाठ फ़ाइलें और एचटीएमएल समर्थित हैं; चित्रों, वीडियो और वनोट के लिए समर्थन की योजना बनाई गई है। SharePoint सूचियों या साइड लाइब्रेरी से पृष्ठों का उपयोग वर्तमान में एक स्रोत के रूप में नहीं किया जा सकता है।

सूचना/सारांश ढूंढना

Copilot SharePoint दस्तावेज़ पुस्तकालयों, सूचियों और वेबसाइटों से जानकारी प्राप्त कर सकता है ताकि उपयोगकर्ताओं को फ़ाइलों की खोज, सारांश की पीढ़ी या ज्ञान की निकासी में मदद मिल सके। OneDrive या SharePoint इंटरफ़ेस के भीतर, उपयोगकर्ता दस्तावेज़ों से सारांश प्राप्त करने या प्रश्न पूछने के लिए Copilot का उपयोग कर सकते हैं। आवश्यक जानकारी खोजने की क्षमता प्रारंभिक उपयोगकर्ताओं द्वारा एक महत्वपूर्ण लाभ के रूप में उल्लेख किया गया है। हालांकि, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि चैट संदर्भ में सारांश कौशल सीमित हो सकते हैं (जैसे कि चैट कोर्स के अंतिम 30 दिनों तक)।

कोपिलॉट स्टूडियो के साथ एकीकरण

SharePoint Copilot Studio (पूर्व में पावर वर्चुअल एजेंट) में कस्टम AI मॉडल और एजेंटों के निर्माण और प्रशिक्षण के लिए एक डेटा स्रोत के रूप में काम कर सकता है। यह SharePoint सामग्री के आधार पर उदार उत्तर बनाना संभव बनाता है। सेटअप को SharePoint डेटा तक पहुंच को सक्षम करने के लिए प्रमाणीकरण के कॉन्फ़िगरेशन की आवश्यकता होती है।

अनुप्रयोग मामले और लाभ

SharePoint में कोपिलॉट का उपयोग महत्वपूर्ण उत्पादकता में वृद्धि का वादा करता है। यह सामग्री की सामग्री को तेज करता है, वेबसाइटों और पृष्ठों के डिजाइन को सरल बनाता है, सारांश के निर्माण को स्वचालित करता है और सहयोग में सुधार करता है। जानकारी खोजने की सुविधा है और नियमित गतिविधियों के लिए आवश्यक समय कम हो जाता है। प्रारंभिक उपयोगकर्ताओं के अध्ययन और रिपोर्ट मात्रात्मक लाभ देते हैं: सप्ताह में 1.2 से 10 घंटे की औसत समय बचत, कार्यों का 29 % तेजी से पूरा करना (खोज, लेखन, सारांश), बेहतर गुणवत्ता और काम की सटीकता।

प्रतिबंध और चुनौतियां

क्षमता के बावजूद, SharePoint के साथ Copilot का उपयोग करने पर चुनौतियों और प्रतिबंधों की रिपोर्टें हैं:

खोज/पहुंच समस्याएं

जब SharePoint सामग्री पर क्वेरीज़, खासकर जब मेटाडेटा, फ़ाइल काउंट या विशिष्ट विवरण की बात आती है, तो उपयोगकर्ता असंगत या गलत उत्तर की रिपोर्ट करते हैं। कोपिलॉट को लगता है कि प्रश्नों के विपरीत संरचना (मेटा मुद्दों) के बारे में सवालों के साथ कठिनाइयाँ हैं। LLMS की सीमित संदर्भ विंडो बहुत बड़े दस्तावेजों या बड़ी संख्या में फ़ाइलों को संसाधित करना मुश्किल बनाती है। अनुक्रमण में देरी सूचना की सामयिकता को प्रभावित कर सकती है। गवर्नेंस के उपाय जैसे कि प्रतिबंधित SharePoint Search (RSS) कोपिलॉट के लिए डेटा एक्सेस को प्रतिबंधित कर सकते हैं और इस प्रकार उत्तरों की गुणवत्ता को प्रभावित करते हैं।

एजेंट प्रतिबंध

एजेंटों के लिए ज्ञान के स्रोतों की संख्या वर्तमान में 20 तक सीमित है। सूत्रों और पृष्ठों को स्रोतों के रूप में समर्थित नहीं किया गया है। फ़ाइल प्रारूपों के लिए समर्थन का विस्तार किया गया है। पृष्ठों पर लिंक ज्ञान के स्रोत के रूप में काम नहीं करते हैं। एजेंटों और उनके ग्राउंडिंग कौशल के लिए अनुमोदन प्रक्रिया के साथ समस्याएं भी बताई गईं।

कार्यात्मक अंतराल/असंगति

कुछ उपयोगकर्ता अन्य एआई टूल (जैसे कि चैट, मॉडल पसंद, डल-ई इमेज पीढ़ी में दस्तावेज़ों का प्रत्यक्ष अपलोडिंग) से ज्ञात फ़ंक्शन को याद करते हैं। प्रदर्शन को कभी-कभी GPT-4 जैसे विशेष मॉडल की तुलना में आसान माना जाता है।

डेटा की इच्छा

कोपिलॉट की प्रभावशीलता काफी हद तक माइक्रोसॉफ्ट 365 और SharePoint में अच्छी तरह से, सही ढंग से उचित डेटा पर निर्भर करती है। ओवरों के बंटवारे का जोखिम काफी है और कोपिलॉट को रोल आउट होने से पहले संबोधित किया जाना चाहिए।

इन अवलोकनों से पता चलता है कि कोपिलॉट मुख्य रूप से डिजाइन, सारांश और सुलभ सामग्री के आधार पर सवालों के जवाब देने जैसे कार्यों के लिए एक सहायक के रूप में डिज़ाइन किया गया है और सिमेंटिक समझ का उपयोग करता है। हालांकि, यह एक रामबाण नहीं है और सटीक, मेटाडेटा -कंट्रोल्ड खोज प्रक्रियाओं या इन्वेंट्री कार्यों को प्रतिस्थापित नहीं करता है। जो उपयोगकर्ता कॉपिलॉट की उम्मीद करते हैं, वे जटिल मेटाडेटा के आधार पर बिल्कुल फ़ाइलों या फ़िल्टर तत्वों को गिनने की उम्मीद करते हैं, वे निराश हो सकते हैं। इसका प्रदर्शन Microsoft ग्राफ में अंतर्निहित डेटा, अनुक्रमण की सीमा और उपयोग किए गए प्राधिकरणों द्वारा सीमित है। पारंपरिक खोज विधियों की तुलना में अपने कौशल के बारे में एक स्पष्ट अपेक्षा प्रबंधन इसलिए एक सफल परिचय के लिए महत्वपूर्ण है।

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स्वतंत्र AI प्लेटफ़ॉर्म: सभी प्रासंगिक कंपनी डेटा स्रोतों को एकीकृत करता है

• यह AI प्लेटफ़ॉर्म सभी विशिष्ट डेटा स्रोतों के साथ बातचीत करता है
  • SAP, Microsoft, JIRA, CONFLUENCE, SALESFORCE, ZOOM, ड्रॉपबॉक्स और कई अन्य डेटा मैनेजमेंट सिस्टम
• फास्ट एआई एकीकरण: महीनों के बजाय घंटों या दिनों में कंपनियों के लिए दर्जी एआई समाधान
• लचीला बुनियादी ढांचा: अपने स्वयं के डेटा सेंटर (जर्मनी, यूरोप, स्थान की मुफ्त पसंद) में क्लाउड-आधारित या होस्टिंग

• उच्चतम डेटा सुरक्षा: कानून फर्मों में उपयोग सुरक्षित साक्ष्य है
• कंपनी डेटा स्रोतों की एक विस्तृत विविधता का उपयोग करें
• अपने स्वयं के या विभिन्न एआई मॉडल का विकल्प (डी, ईयू, यूएसए, सीएन)

चुनौतियां कि हमारे एआई प्लेटफॉर्म को हल करता है

• पारंपरिक एआई समाधानों की सटीकता की कमी
• डेटा संरक्षण और संवेदनशील डेटा का सुरक्षित प्रबंधन
• व्यक्तिगत एआई विकास की उच्च लागत और जटिलता
• योग्य एआई की कमी
• मौजूदा आईटी सिस्टम में एआई का एकीकरण

इसके बारे में यहां अधिक जानकारी:

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अन्य देशी एआई फ़ंक्शंस-शारपॉइंट एआई से मिलते हैं: तुलना में प्राकृतिक और तीसरे पक्ष के दृष्टिकोण

SharePoint प्रीमियम और Copilot के अलावा, अन्य देशी Microsoft प्रौद्योगिकियां हैं जो SharePoint संदर्भ में AI कार्यों को सक्षम या सक्षम करती हैं:

एआई बिल्डर एकीकरण

एआई बिल्डर Microsoft पावर प्लेटफॉर्म का हिस्सा है और पूर्व-प्रशिक्षित और कस्टम AI मॉडल (जैसे दस्तावेज़ प्रसंस्करण, ऑब्जेक्ट मान्यता, वर्गीकरण, भविष्यवाणी के लिए) का संग्रह प्रदान करता है। इन मॉडलों का उपयोग सीधे SharePoint में किया जा सकता है (अक्सर SharePoint प्रीमियम/सिंटेक्स फ़ंक्शन के लिए संरचित/फ्री-फॉर्म प्रोसेसिंग के लिए) या पावर स्वचालित वर्कफ़्लोज़ के माध्यम से, जो SharePoint घटनाओं (जैसे फ़ाइल अपलोड करने) द्वारा ट्रिगर किए जाते हैं। यह कम कोड/नो-कोड दृष्टिकोण के साथ कस्टम-मेड, एआई-आधारित स्वचालन के निर्माण की अनुमति देता है। उदाहरण वर्कफ़्लोज़ हैं जो स्वचालित रूप से अपलोड किए गए चालान से मेटाडेटा निकालते हैं और SharePoint कॉलम में लिखते हैं या उनकी सामग्री के आधार पर दस्तावेजों को वर्गीकृत करते हैं। एआई बिल्डर के उपयोग के लिए इसी पावर प्लेटफॉर्म लाइसेंस या एआई बिल्डर क्रेडिट की आवश्यकता होती है, जिनमें से कुछ को सिंटेक्स/प्रीमियम लाइसेंस में भी शामिल किया गया था या PAYG मॉडल द्वारा बिल किया जाता है।

विवा टॉपिक्स (सेट है)

VIVA विषयों ने Microsoft 365 (SharePoint सहित) में ज्ञान की पहचान करने के लिए KI का उपयोग किया, ताकि उन्हें विषयों और साइटों के रूप में व्यवस्थित और प्रस्तुत किया जा सके। इन विषयों को संदर्भ में प्रदर्शित किया गया था, जैसे कि SharePoint, टीमों और आउटलुक जैसे अनुप्रयोगों में ज्ञान की खोज को सुविधाजनक बनाने और विशेषज्ञों की पहचान करने के लिए। हालांकि, विवा विषयों को फरवरी 2025 में बंद कर दिया जाएगा। माइक्रोसॉफ्ट इसके बजाय कोपिलॉट के भीतर और सीधे SharePoint में एआई-समर्थित ज्ञान के अनुभवों पर अपने विकास के प्रयासों पर ध्यान केंद्रित करता है। उपयोगकर्ताओं द्वारा प्रकाशित मौजूदा विषय पृष्ठों को सामान्य SharePoint साइटों में परिवर्तित किया जाता है जो अभी भी खोज के माध्यम से पाया जा सकता है, लेकिन अब AI द्वारा अपडेट नहीं किया जाता है।

AI बिल्डर का एकीकरण Microsoft रणनीति के एक महत्वपूर्ण पहलू को रेखांकित करता है: जबकि SharePoint प्रीमियम आम सामग्री प्रबंधन कार्यों के लिए कई अंतर्निहित और ट्रेन करने योग्य AI मॉडल प्रदान करता है, AI बिल्डर के साथ पावर प्लेटफ़ॉर्म (पावर ऑटोमैट्स, पावर एप्स) उपयोगकर्ता-परिभाषित कम कोड AI- संकरणों के निर्माण के लिए प्राथमिक उपकरण के रूप में कार्य करता है जो ShariPoint डेटा के साथ अंतर करता है। इसलिए यदि कंपनियों को एआई स्वचालन की आवश्यकता है जो बाहरी प्रणालियों के साथ एकीकरण के लिए प्रीमियम-फॉर उदाहरण के मानक कार्यों से परे हैं, तो जटिल, मल्टी-स्टेज लॉजिक को लागू करने के लिए या पावर ऐप्स के साथ कस्टम सतहों को बनाने के लिए-एआई बिल्डर के साथ पावर प्लेटफॉर्म इच्छित Microsoft टूल सेट है। यह अंतर्निहित प्रीमियम कार्यों से परे एक महत्वपूर्ण विस्तार स्तर प्रदान करता है।

के लिए उपयुक्त:

• Unframe AI रिकॉर्ड समय में कंपनियों के लिए AI एकीकरण को बदल देता है: दर्जी-निर्मित समाधान घंटों या दिनों में

SharePoint में एकीकरण के लिए तृतीय-पक्ष प्रदाताओं से AI समाधान

Microsoft के मूल AI समाधानों के अलावा, तीसरे पक्ष के उपकरणों के लिए एक बढ़ता हुआ बाजार है जो SharePoint में AI कार्यों को एकीकृत या विस्तारित करते हैं। ये समाधान अक्सर विशिष्ट niches को कवर करते हैं या Microsoft ऑफ़र के लिए वैकल्पिक दृष्टिकोण प्रदान करते हैं। एकीकरण आमतौर पर विभिन्न तंत्रों के माध्यम से होता है:

शहद की मक्खी

डेटा तक पहुंचने और क्रिया करने के लिए Microsoft ग्राफ API या विशिष्ट SharePoint API का उपयोग।

कनेक्टर्स

Zapier या पावर ऑटोमैट्स (कस्टम कनेक्टर्स के माध्यम से) जैसे प्लेटफ़ॉर्म बाहरी AI सेवाओं के लिए SharePoint के कनेक्शन को सक्षम करते हैं।

समर्पित ऐड-इन/ऐप्स

समाधान जो एक SharePoint फ्रेमवर्क (SPFX) वेबपार्ट्स, ऐड-इन या स्वतंत्र अनुप्रयोगों के रूप में डिज़ाइन किए गए हैं और सीधे SharePoint के साथ बातचीत करते हैं।

उदाहरण और विश्लेषण

तृतीय-पक्ष समाधानों की सीमा बड़ी है। यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं, जिन्हें कार्यात्मक फ़ोकस के अनुसार वर्गीकृत किया गया है:

वर्कफ़्लो/ऑटोमेशन प्लेटफॉर्म (एआई के साथ)

• FlowForma: एक नो-कोड प्लेटफ़ॉर्म जो जटिल वर्कफ़्लोज़ बनाने के लिए जेनेरिक एआई (अपने स्वयं के "कोपिलॉट" और सारांश कार्यों) का उपयोग करता है जो Microsoft 365 और SharePoint में मूल रूप से एकीकृत करता है।
• Nintex: वर्कफ़्लो ऑटोमेशन, रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (RPA) और SharePoint एकीकरण के साथ दस्तावेज़ पीढ़ी के लिए व्यापक उपकरण प्रदान करता है। हालांकि, इसमें एक स्टेटर लर्निंग कर्व और उच्च लागत हो सकती है।
• Zapier: एक एकीकरण प्लेटफ़ॉर्म ("मिडलवेयर") के रूप में कार्य करता है जो SharePoint को हजारों अन्य अनुप्रयोगों के साथ जोड़ता है, जिसमें AI सेवाएं जैसे कि "AI BY Zapier" (Openaai, एन्थ्रोप्रोपिक जैसे मॉडल का उपयोग करता है) या विशेष रूप से AI उपकरण जैसे कि "ब्राउज़ AI" वेबसाइट डेटा निष्कर्षण के लिए उपयोग करता है। विशेष रूप से आसान, क्रॉस -एप्लिकेशन कार्यों के स्वचालन के लिए उपयुक्त है।
• KISSFLOW: एक और वर्कफ़्लो प्रबंधन समाधान जो एक साधारण उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस के माध्यम से गैर-तकनीकी उपयोगकर्ताओं के उद्देश्य से है।
• Sembly.ai: उत्पादकता को पूरा करने में विशेष। प्रासंगिक SharePoint पुस्तकालयों में AI- जनित बैठक नोट, सारांश और कार्यों को स्वचालित रूप से उत्पन्न करने के लिए SharePoint के साथ एकीकृत करता है। एकीकरण एपीआई के माध्यम से होता है और मौजूदा प्राधिकरणों का सम्मान करता है।

शब्दार्थ खोज/ज्ञान प्रबंधन

• पूलपार्टी सिमेंटिक सुइट (ग्राफवाइज से): SharePoint (साथ ही टीमों और कोपिलॉट) के माध्यम से एक शब्दार्थ स्तर प्रदान करता है। सिमेंटिक खोज को सक्षम करता है (जो कीवर्ड से परे जाता है और समानार्थक शब्द को समझता है), एक केंद्रीय रूप से प्रबंधित वर्गीकरण के आधार पर स्वचालित अवधारणा-टैगिंग और परिणामों के शोधन के लिए खोज की गई खोज। SharePoint टर्म स्टोर, Azure और ग्राफ API के साथ एकीकृत।
• सेमाफोर (प्रगति से): समृद्ध, संदर्भ-संबंधित मेटाडेटा के साथ SharePoint दस्तावेज प्रदान करने के लिए सिमेंटिक मॉडल, पाठ खनन और वर्गीकरण नियमों का उपयोग करें। एक वैश्विक गैर-लाभकारी संगठन के साथ एक केस स्टडी ने विभिन्न स्थानों पर दस्तावेजों और बेहतर ज्ञान नेटवर्किंग की एक बेहतर खोज को दिखाया।
• Expert.ai: कीवर्ड और अवधारणाओं के लिए गहन अनुकूलन विकल्पों के साथ शब्दार्थ पाठ विश्लेषण के लिए एक उपकरण। तुलनात्मक क्षेत्र में एक मजबूत विकल्प के रूप में तुलना में उल्लेख किया गया है।
• गुरु: एक एंटरप्राइज एआई सर्च प्लेटफॉर्म जो विभिन्न स्रोतों से जानकारी बनाता है, जिसमें SharePoint, एकत्रित और मांग के बाद।
• गोमेद (पूर्व में Danswer): एक खुला स्रोत AI प्लेटफॉर्म जो कॉर्पोरेट दस्तावेजों, अनुप्रयोगों (SharePoint सहित) और लोगों के साथ जोड़ता है। एक चैट इंटरफ़ेस, 40 से अधिक सिस्टम और कस्टम एआई एजेंट बनाने का विकल्प प्रदान करता है। स्थानीय रूप से या क्लाउड में संचालित किया जा सकता है।

दस्तावेज़ प्रंचय/अभिलेखन

• Artsyl Docalpha: SharePoint के साथ निकटता से एकीकृत होता है और विस्तारित OCR, AI- आधारित दस्तावेज़ मान्यता (स्वचालित वर्गीकरण और मेटाडेटा असाइनमेंट), बुद्धिमान डेटा निष्कर्षण (ट्रेन करने योग्य मॉडल के साथ) और वर्कफ़्लो स्वचालन की पेशकश करता है। स्वास्थ्य सेवा, वित्त और विनिर्माण जैसे विशिष्ट उद्योगों में उद्देश्य हैं।
• ConceptClassifier (विभिन्न प्रदाताओं से): एक ऐड-ऑन जो SharePoint में असंरचित डेटा को वर्गीकृत करने और मेटाडेटा निकालने के लिए "यौगिक शब्द प्रसंस्करण" तकनीक का उपयोग करता है।

सामान्य की/उत्पादकता प्लेटफ़ॉर्म

• स्टैक एआई: एआई एजेंटों को बनाने के लिए एक मंच जो आंतरिक डेटा और एपीआई के साथ बातचीत करते हैं, जिसमें दस्तावेज़ प्रसंस्करण और खोज शामिल है।
• KAMA DEI: वर्चुअल एजेंट बनाने के लिए एक विन्यास योग्य ज्ञान डेटाबेस के साथ प्राकृतिक भाषा की समझ (NLU) के लिए एक मंच।

ओपन सोर्स / डेवलपर टूल

GitHub पर SharePoint विकास के बारे में विभिन्न ओपन सोर्स प्रोजेक्ट्स और रिपॉजिटरी हैं (उदाहरण के लिए प्रलेखन और SPFX प्रशिक्षण के लिए आधिकारिक Microsoft रिपॉजिटरी)। "प्रॉम्प्ट पल्स" जैसे विशिष्ट उपकरण भी हैं, एक Microsoft टीम पावर ऐप जो SharePoint कोपिलॉट प्रॉम्प्ट्स को साझा करने के लिए डेटा स्रोत के रूप में उपयोग करता है, या SharePoint कवर के साथ अधिक सामान्य उत्पादकता उपकरण। गोमेद SharePoint कनेक्टर के साथ एक अधिक व्यापक ओपन सोर्स एंटरप्राइज सर्च/AI प्लेटफॉर्म का एक उदाहरण है।

की उपकरण तुलना: एकीकृत बनाम तृतीय-पक्ष दृष्टिकोण

एकीकृत Microsoft AI समाधान जैसे SharePoint प्रीमियम या कोपिलॉट के उपयोग के बीच निर्णय और तृतीय-पक्ष उपकरणों के एकीकरण के लिए विभिन्न पहलुओं पर सावधानीपूर्वक विचार करने की आवश्यकता है। एकीकृत समाधान Microsoft 365 और एक सहज उपयोगकर्ता अनुभव में एक बहुत गहन एकीकरण प्रदान करते हैं। उनकी कार्यात्मक सीमा व्यापक है और प्रसंस्करण, शासन और सहायता जैसे क्षेत्रों को कवर करती है, हालांकि फ़ंक्शन के आधार पर गहराई अलग -अलग हो सकती है। इन समाधानों के लागत मॉडल हाइब्रिड हैं: वे उपयोगकर्ता और उपयोगकर्ता-आधारित दृष्टिकोण दोनों पर आधारित हैं। अनुकूलनशीलता मॉडल प्रशिक्षण, संकेतों और पावर प्लेटफॉर्म के उपयोग तक सीमित है, जबकि सुरक्षा एकीकरण मौजूदा मानकों और Microsoft 365 के अनुपालन पर आधारित है। रखरखाव के प्रयास को Microsoft पारिस्थितिकी तंत्र से केंद्रीय अपडेट द्वारा कुशलता से विनियमित किया जाता है, लेकिन एक निश्चित कॉन्फ़िगरेशन और प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है। अंततः, यह Microsoft प्रणाली के भीतर एक उच्च निर्माता टाई की ओर जाता है।

या क्या आप विशिष्ट एआई कार्यों के लिए तृतीय-पक्ष प्रदाताओं से विशेष "बेस्ट-ऑफ-ब्रीड" टूल चुनते हैं जो इस क्षेत्र में बेहतर कार्यक्षमता प्रदान कर सकते हैं, लेकिन एकीकरण के प्रयास और संभावित रूप से उच्च प्रशासनिक लागतों का कारण Xpert.Digital भागीदार के अपवाद के साथ?

दूसरी ओर, तृतीय-पक्ष समाधान, एकीकरण की गहराई के संदर्भ में परिवर्तनशील हैं। उदाहरण के लिए, वे एपीआई, कनेक्टर्स और ऐड-इन के साथ काम करते हैं, जिसका अर्थ अतिरिक्त जटिलता हो सकता है। वे अक्सर niches में विशिष्ट होते हैं और विशिष्ट क्षेत्रों में एकीकृत समाधानों की तुलना में संभावित गहरे कार्यों की पेशकश करते हैं। लागत मॉडल बहुत भिन्न होते हैं, फ्रीमियम और ओपन सोर्स मॉडल के लिए सदस्यता के साथ शुरू होते हैं। अनुकूलनशीलता के साथ, लाभ अक्सर तृतीय-पक्ष प्रदाताओं, विशेष रूप से खुले स्रोत समाधानों के साथ होता है, जो अधिकतम लचीलेपन को सक्षम करते हैं। हालांकि, इन समाधानों को सुरक्षा और डेटा हैंडलिंग के साथ -साथ संभावित उच्च एकीकरण प्रबंधन के बारे में एक अलग परीक्षण की आवश्यकता होती है। निर्माता टाई आमतौर पर कम होती है, लेकिन संबंधित तीसरे -पार्टी प्रदाता पर निर्भरता होती है।

देशी Microsoft एकीकरण और विशेष तृतीय-पक्ष उपकरणों के बीच निर्णय को एकीकरण प्रयास और निर्माता बंधन के संबंध में भी माना जाना चाहिए। जबकि Microsoft 365 आपके अपने पारिस्थितिकी तंत्र के भीतर गहरा एकीकरण प्रदान करता है, इस निर्माता को बॉन्ड (लॉक-इन) उच्च हो सकता है। दूसरी ओर, तीसरा -पार्टी सॉल्यूशंस, संभावित रूप से अधिक लचीलापन प्रदान करता है। इसलिए संगठनों को ध्यान से विचार करना चाहिए कि क्या विशेष कार्यों का कथित लाभ अतिरिक्त लागत और एकीकरण की जटिलता को सही ठहराता है।

के लिए उपयुक्त:

• विक्रेता लॉक-इन के खतरे: क्यों कंपनियों को निर्भरता से बचना चाहिए

SharePoint कोर फ़ंक्शंस पर AI का प्रभाव

आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस न केवल ओवररचिंग कंटेंट मैनेजमेंट स्ट्रैटेजीज़ को बदल देता है, बल्कि SharePoint के मुख्य कार्यों को भी प्रभावित करता है, विशेष रूप से खोज और प्रक्रिया स्वचालन पर।

जानकारी खोजें और जानकारी प्राप्त करें

कॉर्पोरेट पोर्टल्स में पारंपरिक कीवर्ड खोज अक्सर असंतोषजनक परिणाम और उपयोगकर्ताओं के लिए उच्च समय की ओर ले जाती है। AI यहाँ बुनियादी सुधार का वादा करता है:

कीवर्ड से लेकर अवधारणाओं तक

एआई-समर्थित खोज कीवर्ड की शुद्ध तुलना से परे है। इसका उद्देश्य एक खोज क्वेरी के पीछे उपयोगकर्ता के इरादे को समझना और शब्दों और वाक्यांशों के शब्दार्थ संदर्भ को ध्यान में रखना है।

शब्दार्थ खोज

यह तकनीक वैचारिक रूप से संबंधित जानकारी खोजने के लिए वेक्टर कोड (शब्दों और अवधारणाओं के गणितीय प्रतिनिधित्व) और वॉयस मॉडल का उपयोग करती है, भले ही दस्तावेज़ में सटीक खोज शब्द न हों। Microsoft खोज और कोपिलॉट विशेष रूप से ऐसे सिमेंटिक इंडेक्स पर निर्माण करते हैं जो Microsoft ग्राफ में डेटा से उत्पन्न होता है। यह सूचकांक विभिन्न शब्द रूपों के बीच संबंधों को पहचानना, पर्यायवाची शब्द को समझने और सामग्री के संदर्भ में समान दस्तावेजों की पहचान करने के लिए संभव बनाता है। Azure AI खोज भी सिमेंटिक फ़ंक्शंस जैसे कि री-रैंकिंग (सिमेंटिक प्रासंगिकता के आधार पर खोज परिणामों का पुनर्मूल्यांकन), प्रतिक्रिया-स्निपेट्स और जोर के निष्कर्षण जैसे सिमेंटिक फ़ंक्शन प्रदान करता है। पूल पार्टी जैसे तीसरे प्रदाता भी SharePoint में शब्दार्थ खोज कार्यों को एकीकृत करते हैं। किरायेदार में एक Microsoft 365 Copilot लाइसेंस कुछ विस्तारित अर्थ कार्यों के लिए आवश्यक हो सकता है, विशेष रूप से Copilot Studio या Azure AI खोज के संदर्भ में सिमेंटिक इंडेक्सिंग का बेहतर उपयोग करने के लिए।

प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण (एनएलपी) / प्राकृतिक भाषा प्रश्न

एआई तेजी से उपयोगकर्ताओं को कठोर खोज शब्दों का उपयोग करने के बजाय एक प्राकृतिक, रोजमर्रा की भाषा में प्रश्न पूछने में सक्षम बनाता है। Microsoft 365 Copilot स्पष्ट रूप से इस संवादी बातचीत के लिए डिज़ाइन किया गया है। हालांकि, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि Microsoft ने घोषणा की है कि Microsoft 365 (जैसे आउटलुक, टीम, SharePoint खोज) के मानक खोज इंटरफेस में प्राकृतिक भाषा के प्रश्नों के लिए समर्थन के कुछ रूप फ़िल्टर या कोपिलॉट के उपयोग के साथ समाप्त होते हैं। डेटा कनेक्टर्स (जैसे CDATA) के साथ संयोजन में LlamainDex जैसे टूल का उपयोग कस्टम समाधान विकसित करने के लिए भी किया जा सकता है जो SharePoint डेटा के खिलाफ प्राकृतिक भाषा प्रश्नों को सक्षम करता है। Microsoft Purview में Ediscovery (प्रीमियम) फ़ंक्शन भी कोपिलॉट के संबंध में एक प्राकृतिक भाषा क्वेरी बिल्डर का उपयोग करता है।

वैयक्तिकरण और सिफारिशें

एआई एल्गोरिदम उपयोगकर्ताओं के व्यवहार, कंपनी में उनकी भूमिका, व्यक्तिगत खोज परिणाम प्रदान करने और प्रासंगिक सामग्री (दस्तावेज़, समाचार, विशेषज्ञ) का सुझाव देने के लिए माइक्रोसॉफ्ट ग्राफ में उनकी बातचीत और संबंधों का विश्लेषण करते हैं।

इन एआई समर्थित खोज सुधारों के फायदे एक तेज़ जानकारी खोजने, अधिक प्रासंगिक खोज परिणाम, ज्ञान की एक बेहतर खोज और समय में कमी है जो कर्मचारी खोज के साथ खर्च करते हैं।

तालिका विभिन्न खोजों के बीच के अंतर को दर्शाती है। कीवर्ड खोज शर्तों की सटीक तुलना के माध्यम से होती है और इसकी सादगी के कारण व्यावहारिक रूप से सीमित है, लेकिन प्रासंगिकता में प्रतिबंधित है, क्योंकि यह संदर्भ या पर्यायवाची शब्द को ध्यान में नहीं रखता है। मानक Microsoft खोज, जो व्यक्तिगत है, उपयोगकर्ता के लिए एक बेहतर प्रासंगिकता की पेशकश करने के लिए Microsoft ग्राफ से संकेतों का भी उपयोग करता है। हालांकि, यह अक्सर शब्दार्थ संदर्भ की उपेक्षा करता है और ग्राफ डेटा की गुणवत्ता पर बहुत निर्भर है। सिमेंटिक खोज, जो कि कोपिलॉट या एज़्योर एआई जैसी तकनीकों पर आधारित है, वेक्टर कोड के साथ काम करती है और संदर्भ और खोज क्वेरी के महत्व को समझती है। यह सबसे बड़ी प्रासंगिकता प्रदान करता है क्योंकि यह इरादों को पहचानता है और वैचारिक रूप से समान भी पाता है। हालांकि, इसके लिए एक स्पष्ट सेटअप, संबंधित लाइसेंस और उच्च-गुणवत्ता वाले डेटा की आवश्यकता होती है और यह जटिल मेटा मुद्दों के लिए अपनी सीमा तक पहुंच सकता है। प्राकृतिक भाषा क्वेरी संवादी एआई पर आधारित है और इरादे का पता लगाने से सहज और लचीले इनपुट की अनुमति मिलती है। हालांकि, यह अस्पष्ट हो सकता है, केवल मानक उपयोगकर्ता इंटरफेस में एक सीमित सीमा तक समर्थित है और इसकी सटीकता अंतर्निहित मॉडल की गुणवत्ता पर काफी हद तक निर्भर करती है।

Microsoft 365 के भीतर खोज का विकास एक स्पष्ट दिशा दिखाता है: कोपिलॉट अगली पीढ़ी का प्रतिनिधित्व करता है और मानक Microsoft खोज की तुलना में अधिक उन्नत सिमेंटिक इंडेक्स का उपयोग करता है। जबकि मानक खोज पहले से ही Microsoft ग्राफ द्वारा निजीकरण को एकीकृत करती है, कोपिलॉट एक गहरी अर्थ समझ और तार्किक में लॉग इन करने की क्षमता जोड़ता है। कोपिलॉट के पक्ष में बिंग में Microsoft खोज की सेटिंग इस रणनीतिक अभिविन्यास को रेखांकित करती है। फिर भी, कोपिलॉट खोज भी व्यवहार में सीमा तक पहुंचती है, विशेष रूप से अपर्याप्त रूप से तैयार किए गए डेटा या अस्पष्ट प्राधिकरणों के मामले में। प्रतिबंधित SharePoint Search (RSS) जैसे उपकरण व्यापक डेटा एक्सेस के बीच तनाव के क्षेत्र को चित्रित करते हैं जो AI की आवश्यकता है, और डेटा शासन की आवश्यकताओं, जो Copilot और मानक खोज दोनों को प्रभावित करता है। इसलिए कोपिलॉट केवल एक "बेहतर खोज" नहीं है, बल्कि एक एआई सहायक है जिसकी खोज क्षमता सिमेंटिक समझ पर आधारित है, लेकिन अंतर्निहित डेटा की गुणवत्ता और पहुंच पर निर्भर करती है।

प्रक्रिया स्वचालन और सामग्री प्रबंधन

एआई भी उस तरह से क्रांति करता है जिस तरह से सामग्री को SharePoint में प्रबंधित किया जाता है और प्रक्रियाओं में एकीकृत किया जाता है:

स्वचालित वर्गीकरण और कीवर्ड

एआई मॉडल, विशेष रूप से SharePoint प्रीमियम/सिंटेक्स के, वे अपनी सामग्री के आधार पर दस्तावेजों का स्वचालित रूप से विश्लेषण और वर्गीकृत कर सकते हैं। वे पूर्वनिर्धारित मेटाडेटा टैग लागू करते हैं, या तो प्रशिक्षित मॉडल के आधार पर या SharePoint टैक्सोनॉमी (प्रबंधित मेटाडेटा) के साथ एकीकरण के माध्यम से। यह मैनुअल प्रयास को काफी कम कर देता है और पूरे दस्तावेज़ स्टॉक पर लगातार मेटाडेटा सुनिश्चित करता है।

मेटाडेटा निष्कर्षण

शुद्ध वर्गीकरण के अलावा, KI विशिष्ट जानकारी निकाल सकता है - जैसे कि डेटा, नाम, मात्रा, संविदात्मक खंड - संरचित (रूप) और असंरचित (पत्र, अनुबंध) से। यह निकाला हुआ डेटा SharePoint कॉलम (मेटाडेटा फ़ील्ड) में सहेजा जाता है और इस प्रकार मेटाडेटा-नियंत्रित प्रक्रियाओं को सक्षम करता है और काफी सुधार की क्षमता में सुधार करता है।

वर्कफ़्लो स्वचालन

स्वचालित रूप से निकाले गए मेटाडेटा या वर्गीकरण का उपयोग डाउनस्ट्रीम वर्कफ़्लोज़ के लिए ट्रिगर के रूप में किया गया है जो आमतौर पर पावर ऑटोमेटन के साथ बनाए जाते हैं। इसके उदाहरण एक निकाले गए चालान राशि, आगामी संविदात्मक प्रक्रियाओं के लिए सूचनाएं या जिम्मेदार विभाग को दस्तावेजों के स्वचालित मार्ग के आधार पर अनुमोदन प्रक्रियाएं हैं।

अनुपालन स्वचालन

एक विशेष रूप से महत्वपूर्ण एप्लिकेशन अनुपालन दिशानिर्देशों का स्वचालित उपयोग है। AI मॉडल (SharePoint प्रीमियम/सिंटेक्स के भीतर) को इस तरह से कॉन्फ़िगर किया जा सकता है कि आप स्वचालित रूप से स्टोरेज नेम (रिटेंशन लेबल) या गोपनीयता के नाम (संवेदनशीलता लेबल) को Microsoft Purview से दस्तावेजों तक लागू करते हैं, उनके वर्गीकरण या मान्यता प्राप्त सामग्री (जैसे संवेदनशील जानकारी) के आधार पर। यह सुनिश्चित करता है कि सामग्री को कंपनी के दिशानिर्देशों और कानूनी आवश्यकताओं के अनुसार व्यवहार किया जाता है, जो उपयोगकर्ताओं को मैन्युअल रूप से हस्तक्षेप करने के बिना। कॉन्फ़िगरेशन AI मॉडल के साथ या Purview में कार लेबलिंग दिशानिर्देशों के साथ Purview नामों को जोड़कर होता है, जो कुछ प्रकार की सामग्री, संवेदनशील जानकारी प्रकार, कीवर्ड या ट्रेन करने योग्य क्लासिफायर पर प्रतिक्रिया करते हैं। एक ठोस उदाहरण एक सिंटेक्स मॉडल होगा जो "उत्पाद विनिर्देशों" को पहचानता है और स्वचालित रूप से एक ईवेंट-आधारित भंडारण नाम का उपयोग करता है "उत्पाद सेटिंग के 5 साल बाद"। पावर ऑटोमैट का उपयोग वर्कफ़्लो लॉजिक के आधार पर नामों को लागू करने के लिए भी किया जा सकता है।

सामग्री विधानसभा

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, यह फ़ंक्शन मानकीकृत दस्तावेजों के निर्माण को स्वचालित करता है।

इन स्वचालन के लाभ स्पष्ट हैं: दक्षता में वृद्धि, मैनुअल त्रुटियों में कमी, बेहतर अनुपालन, उच्च डेटा स्थिरता और त्वरित व्यावसायिक प्रक्रियाओं।

अनुपालन कार्यों को स्वचालित करने के लिए एआई की क्षमता एक प्रतिमान बदलाव है। परंपरागत रूप से, अवधारण अवधि या संवेदनशील डेटा की सुरक्षा का अनुपालन मैनुअल प्रक्रियाओं पर दृढ़ता से निर्भर था और कर्मचारियों की देखभाल दोनों को त्रुटियों और स्केल करने में मुश्किल होती है। KI, विशेष रूप से SharePoint प्रीमियम/सिंटेक्स द्वारा, अब अनुपालन दिशानिर्देशों को सक्षम करता है जो कि Microsoft Purview में परिभाषित किए गए हैं, उन्हें दस्तावेजों की सामग्री के आधार पर लगातार और स्वचालित रूप से लागू करने के लिए। एआई को समझकर कि यह किस प्रकार का दस्तावेज़ है या क्या इसमें संवेदनशील जानकारी है, यह मैन्युअल रूप से ऐसा करने वाले उपयोगकर्ता के बिना सही भंडारण या गोपनीयता नाम का उपयोग कर सकता है। यह आवेदन की स्थिरता को काफी बढ़ाता है और अनुपालन उल्लंघनों के जोखिम को कम करता है। यह विनियमित उद्योगों में कंपनियों या बड़ी मात्रा में संवेदनशील डेटा वाले कंपनियों के लिए काफी अतिरिक्त मूल्य है। AI उस पर सामग्री और शासन के नियमों के बीच एक पुल के रूप में कार्य करता है और उस पर उपयोग किया जाता है और बड़े पैमाने पर स्वचालित प्रवर्तन को सक्षम बनाता है।

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रणनीतिक मूल्य और कार्यान्वयन विचार

SharePoint में AI का एकीकरण व्यक्तिगत कार्यों के सुधार से परे महत्वपूर्ण रणनीतिक अतिरिक्त मूल्य प्रदान करता है। हालांकि, कार्यान्वयन को लागू करने का निर्णय लाभ, लागत और आवश्यक आवश्यकताओं के सावधानीपूर्वक विचार पर आधारित होना चाहिए।

व्यापार मामला: SharePoint में AI क्यों लागू करें?

SharePoint में AI के उपयोग के लिए तर्क विविध हैं और कंपनी के प्रदर्शन के मुख्य क्षेत्रों को छूते हैं:

दक्षता और उत्पादकता

सबसे मूर्त लाभ मैनुअल और दोहरावदार कार्यों के स्वचालन के माध्यम से बड़े पैमाने पर समय की बचत है। इसमें डेटा इनपुट, दस्तावेज़ वर्गीकरण, छत, सारांश और मानक दस्तावेजों का निर्माण शामिल है। कर्मचारियों को नियमित गतिविधियों से राहत मिलती है और अधिक रणनीतिक, अधिक मूल्य वाले कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। बेहतर खोज भी सूचना खोज को तेज करती है।

ज्ञान प्रबंधन

KI SharePoint में अक्सर असंरचित सूचना मात्रा को संगठित और सुलभ ज्ञान में बदलने में मदद करता है। स्वचालित तख्तापलट डायल और वर्गीकरण सूचना की खोज और पुन: प्रयोज्य में सुधार करता है। यद्यपि VIVA विषय निर्धारित हैं, लक्ष्य लोगों को ज्ञान और विशेषज्ञता के साथ बेहतर नेटवर्क के लिए बना हुआ है, अब मुख्य रूप से SharePoint और Copilot के माध्यम से।

अनुपालन और शासन

AI अनुपालन दिशानिर्देशों के स्वचालित कार्यान्वयन को सक्षम करता है। सामग्री के आधार पर भंडारण और गोपनीयता पदनामों का स्वचालित उपयोग, संवेदनशील जानकारी की मान्यता और मेटाडेटा के लगातार उपयोग से अनुपालन जोखिमों को कम करने और डेटा सटीकता बढ़ाने में मदद मिलती है। यह ऑडिटबिलिटी का भी समर्थन करता है।

लागत बचत और आरओआई

स्वचालन मैनुअल प्रक्रियाओं, समस्या निवारण और अक्षम खोज के कारण परिचालन लागत को कम करता है। संभावित बचत भी उपकरणों के समेकन और विशेष विरासत प्रणालियों के लिए लागत से बचने के परिणामस्वरूप होती है। केस स्टडी और आरओआई विश्लेषण, सिंटेक्स/प्रीमियम और कोपिलॉट दोनों के लिए, एक उच्च बचत क्षमता का संकेत देते हैं जो अक्सर सीमांत सुधारों से परे जाता है और 100% से 400% से अधिक निवेश पर रिटर्न प्राप्त कर सकता है।

वहनीयता

एआई का कार्यान्वयन भविष्य के विकास के लिए और विशेष रूप से एआई सहायकों जैसे कि कोपिलॉट के लिए सामग्री आधार तैयार करता है। यह कंपनी को डिजिटल कार्यस्थल में एआई के एकीकरण के लिए सामान्य प्रवृत्ति के अनुसार तैनात करता है।

कार्यान्वयन कारक

SharePoint में AI समाधानों की शुरूआत के लिए एक रणनीतिक दृष्टिकोण और कई प्रमुख कारकों के विचार की आवश्यकता होती है:

लाइसेंस और लागत

लाइसेंस मॉडल को समझना आवश्यक है। SharePoint प्रीमियम विस्तारित शासन कार्यों (SAM) के लिए उपयोगकर्ता-आधारित लाइसेंस के साथ प्रसंस्करण सेवाओं के लिए एक पे-ए-यू-गो मॉडल (एज़्योर सदस्यता के माध्यम से) को जोड़ता है। Microsoft 365 Copilot को M365- आधारित लाइसेंस के अलावा एक अलग उपयोगकर्ता लाइसेंस की भी आवश्यकता होती है। लागत, विशेष रूप से प्रीमियम कार्यों और कोपिलॉट के लिए, एक बाधा हो सकती है, विशेष रूप से छोटे संगठनों के लिए। लागत कंप्यूटर और मूल्यांकन उपकरणों के उपयोग की सिफारिश की जाती है। PAYG बिल की स्थापना के लिए एक Azure सदस्यता और एक संसाधन समूह के लिए एक लिंक की आवश्यकता होती है।

डेटा तत्परता और सूचना आर्किटेक्चर (IA)

यह सबसे महत्वपूर्ण सफलता कारकों में से एक है। एआई टूल्स की प्रभावशीलता, विशेष रूप से कोपिलॉट, गुणवत्ता, संगठन और SharePoint और Microsoft 365 में अंतर्निहित डेटा के प्राधिकरणों पर बड़े पैमाने पर निर्भर करती है। एक मजबूत सूचना वास्तुकला आवश्यक है: वेबसाइटों और हब साइटों की स्पष्ट संरचना, मेटाडाटा और घटक प्रकार, तार्किक फ़ोल्डर संरचनाओं और नाम कॉन्फ्रेंड्स के लगातार उपयोग। निरर्थक, पुराने या तुच्छ (लाल) डेटा को पहचाना और समायोजित किया जाना चाहिए क्योंकि वे एआई परिणामों को प्रभावित कर सकते हैं। निर्णायक कारक फ़ाइल परमिट की समीक्षा और सुधार है और एआई टूल जैसे कि कोपिलॉट जैसे एआई टूल से पहले ओवरशेयरिंग को हटाने से पहले की शुरुआत की जाती है। SharePoint एडवांस्ड मैनेजमेंट (SAM) और Microsoft Purview जैसे उपकरण इसके लिए केंद्रीय हैं। एआई भी आईए-मानक मेटाडेटा के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं को भी प्रभावित करता है, स्वचालित टैगिंग प्रक्रियाएं और गुणवत्ता नियंत्रण और भी महत्वपूर्ण हो रहे हैं। एक ठोस डेटा आधार की आवश्यकता पर पर्याप्त जोर नहीं दिया जा सकता है; एआई बुनियादी सूचना स्वच्छता के लिए एक विकल्प नहीं है, लेकिन इसकी आवश्यकता है।

तकनीकी कार्यान्वयन और विशेषज्ञता

SharePoint प्रीमियम की स्थापना के लिए कॉन्फ़िगरेशन चरणों की आवश्यकता होती है जैसे कि Azure से लिंक करना, सामग्री केंद्रों की स्थापना और कस्टम मॉडल को प्रशिक्षित करना। इसके लिए तकनीकी जानकारी की आवश्यकता हो सकती है और आईटी विशेषज्ञों या बाहरी भागीदारों को एकीकृत करना आवश्यक है। प्रशासकों और उपयोगकर्ताओं के लिए एक सीखने की अवस्था है। छोटे से शुरू करने, विशिष्ट, होनहार अनुप्रयोगों की पहचान करने और धीरे -धीरे समाधानों को रोल करने की सलाह दी जाती है।

चुनौतियां और प्रतिबंध

संगठनों को संभावित तकनीकी बाधाओं के बारे में पता होना चाहिए, जैसे: बी। मॉडल में सटीकता की समस्याएं, कुछ फ़ाइल प्रकारों के लिए प्रसंस्करण सीमा, आकार या जटिल लेआउट, विभिन्न प्रणालियों के एकीकरण में कोपिलॉट उत्तर या जटिलताओं में असंगतताएं।

प्रबंधन और दत्तक ग्रहण बदलें

AI टूल्स की शुरूआत काम करने के तरीकों को बदलती है। सफल गोद लेने के लिए लक्षित उपयोगकर्ता प्रशिक्षण, उपकरणों के लाभ और सीमा के माध्यम से स्पष्ट संचार और संभवतः आंतरिक "चैंपियन" या गुणक की स्थापना की आवश्यकता होती है।

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नैतिक और डेटा संरक्षण विचार

कंपनी के संदर्भ में एआई का उपयोग महत्वपूर्ण नैतिक और डेटा सुरक्षा प्रश्न उठाता है जिसे लगातार संबोधित किया जाना चाहिए:

पक्षपात और निष्पक्षता

एआई मॉडल डेटा से सीखते हैं और इसलिए मौजूदा पूर्वाग्रहों (पूर्वाग्रह) को अवशोषित और सुदृढ़ कर सकते हैं। इससे भेदभावपूर्ण या अनुचित परिणाम हो सकते हैं। पूर्वाग्रह को पहचानने और कम करने के लिए मॉडल की निरंतर निगरानी और अनुकूलन की आवश्यकता होती है। उत्पन्न सामग्री और सुझावों को तटस्थता और समावेशिता के लिए जांचा जाना चाहिए।

आंकड़ा संरक्षण और सुरक्षा

एआई सिस्टम जैसे कि कोपिलॉट प्रक्रिया संभावित रूप से बड़ी मात्रा में कंपनी डेटा, जिसमें संवेदनशील या व्यक्तिगत जानकारी शामिल है। मुख्य जोखिम यह है कि गलत प्राधिकरण (ओवरिंग शेयरिंग) या गलत कॉन्फ़िगरेशन संवेदनशील डेटा को अनजाने में उपयोगकर्ताओं को सुलभ उपयोगकर्ता बनाते हैं जिन्हें नहीं देखना चाहिए। मजबूत एन्क्रिप्शन, सख्त पहुंच नियंत्रण और डेटा सुरक्षा नियमों (जैसे GDPR/GDPR) के साथ अनुपालन आवश्यक हैं। Microsoft इस बात पर जोर देता है कि Copilot वाणिज्यिक डेटा सुरक्षा उपायों का उपयोग करता है जो उपयोगकर्ता के संकेतों या डेटा को सार्वजनिक LLM को प्रशिक्षित करने के लिए उपयोग करने से रोकता है। फिर भी, संगठनों को अपने स्वयं के डेटा हैंडलिंग दिशानिर्देशों को परिभाषित और संचार करना होगा और विशेष रूप से कानूनी रूप से प्रतिबंधित डेटा (जैसे स्वास्थ्य डेटा/PHI, PII) के साथ सावधानीपूर्वक व्यवहार करना होगा।

पारदर्शिता और जिम्मेदारी

उपयोगकर्ताओं को यह समझने में सक्षम होना चाहिए कि एआई-जनित उत्तर के बारे में कैसे आते हैं। चूंकि LLMS कभी -कभी "मतिभ्रम", यानी झूठी लेकिन आश्वस्त रूप से लगने वाली जानकारी, यह महत्वपूर्ण है कि उपयोगकर्ता गंभीर रूप से जांच और परिणामों को सत्यापित करते हैं। AI परिणामों की जांच के लिए स्पष्ट उपयोग दिशानिर्देश और जिम्मेदारियां आवश्यक हैं।

सिद्धांत जिम्मेदार एआई

एआई के उपयोग को नैतिक सिद्धांतों का पालन करना चाहिए: क्षति से बचने के लिए सम्मानजनक, आज्ञाकारी और सावधान। एआई टूल की पहुंच और नौकरियों पर संभावित प्रभावों जैसे पहलुओं को ध्यान में रखा जाना चाहिए। एआई पर अत्यधिक निर्भरता जो महत्वपूर्ण सोच को कम करती है, उसे टाला जाना चाहिए।

SharePoint में AI का परिचय एक अंतर्निहित द्वंद्व बनाता है: एक तरफ, ये उपकरण बड़ी मात्रा में डेटा के उपयोग और प्रसंस्करण के माध्यम से भारी दक्षता लाभ को सक्षम करते हैं। दूसरी ओर, वास्तव में ये कौशल डेटा सुरक्षा और डेटा सुरक्षा के लिए नए रिस्कोवेक्टर खोलते हैं। प्रासंगिक सहायता प्रदान करने के लिए ईमेल, चैट और दस्तावेजों तक पहुंचने के लिए कोपिलॉट की क्षमता भी संवेदनशील जानकारी के अनजाने प्रकटीकरण के जोखिम को वहन करती है यदि अंतर्निहित अनुमतियाँ गलत हैं या बहुत व्यापक हैं। इसलिए यह आवश्यक है कि एआई टूल्स के कार्यान्वयन को सुरक्षा और डेटा सुरक्षा उपायों के साथ -साथ स्पष्ट नैतिक दिशानिर्देशों और शासन प्रक्रियाओं की स्थापना के साथ हाथ में हाथ में किया जाए। एआई के लाभों को केवल जिम्मेदारी से लागू किया जा सकता है जब संबंधित जोखिमों को सक्रिय रूप से प्रबंधित किया जाता है।

Microsoft 365 और AI: रुझान, उपकरण और उत्पादकता की अगली पीढ़ी

SharePoint में AI का एकीकरण केवल शुरुआत में है। भविष्य के विकास को निम्नलिखित रुझानों द्वारा आकार दिया जाना चाहिए:

गहरा और व्यापक एआई एकीकरण

यह उम्मीद की जाती है कि AI फ़ंक्शंस SharePoint, OneDrive, टीमों और अन्य Microsoft 365 सेवाओं में और भी अधिक सहज और व्यापक हैं। AI तेजी से सामग्री प्रबंधन, स्वचालन और उपयोगकर्ता अनुभवों के लिए आधार बनाएगा।

SharePoint प्रीमियम का और विकास

Microsoft को SharePoint प्रीमियम के कार्यों का विस्तार करने की उम्मीद है। बिजनेस डॉक्यूमेंट्स ऐप, डॉक्यूमेंट हब, फाइल लेवल पर आर्काइविंग और M365 बैकअप के लिए लंबे समय तक रिटेंशन पीरियड्स जैसे फीचर्स रोडमैप पर हैं। सामग्री प्रसंस्करण और सरकार के मुख्य कार्यों को और भी विकसित किया गया है, उदा। B. गोपनीयता और भंडारण नाम स्थापित करने के लिए नए AI नियमों के माध्यम से।

कोपिलॉट में सुधार

Copilot को अधिक बुद्धिमान, बेहतर एकीकृत (जैसे एजेंटों में VIVA कनेक्शन कार्ड का प्रदर्शन) और अधिक जटिल कार्यों और निष्कर्षों के संबंध में संभावित रूप से सक्षम होने की उम्मीद है। भाषा बातचीत में सुधार भी अपेक्षित हैं।

अनुकूलित लेखक अनुभव

SharePoint में सामग्री का निर्माण AI, उदा। B. AI- आधारित साइड क्रिएशन के माध्यम से, साइड सेक्शन के लिए डिज़ाइन सुझाव, अधिक लचीले लेआउट (12-कॉलम ग्रिड), पेजों के लिए वास्तविक समय सह-लेखक और टेबल प्रोसेसिंग के लिए बेहतर उपकरण।

शासन पर लगातार ध्यान केंद्रित करना

डेटा की बढ़ती मात्रा और एआई के उपयोग को बढ़ाने के मद्देनजर, Microsoft को AI युग में पहुंच, जीवन चक्र और अनुपालन का प्रबंधन करने के लिए उपकरणों को विकसित करने और सुधारने के लिए जारी रखने की उम्मीद है।

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सिफारिशें: SharePoint में AI द्वारा दक्षता और ज्ञान प्रबंधन बढ़ाना

कृत्रिम बुद्धिमत्ता का एकीकरण Microsoft SharePoint के लिए एक महत्वपूर्ण मोड़ है। मंच सामग्री प्रबंधन, सहयोग और ज्ञान खोजने के लिए एक बुद्धिमान वातावरण के लिए शुद्ध दस्तावेज़ भंडारण के लिए एक प्रणाली से विकसित होता है। Microsoft के मूल समाधान, सभी SharePoint प्रीमियम से ऊपर (सिंटेक्स के एक और विकास के रूप में) और Microsoft 365 कोपिलॉट, शक्तिशाली प्रदान करते हैं, भले ही विकासशील हो, प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए उपकरण, उपयोगकर्ताओं की खोज और समर्थन में सुधार। इन्हें विशेष तीसरे -पार्टी सॉल्यूशंस द्वारा पूरक किया जाता है। रणनीतिक मूल्य दक्षता, बेहतर ज्ञान पहुंच, स्वचालित अनुपालन और संभावित उच्च लागत बचत में काफी वृद्धि में है।

इस क्षमता को सफलतापूर्वक बढ़ाने के लिए, रणनीतिक योजना और सावधानीपूर्वक कार्यान्वयन आवश्यक हैं। विश्लेषण के आधार पर, निम्नलिखित कोर सिफारिशें परिणाम:

प्राथमिकता विश्लेषण और अनुप्रयोगों को प्राथमिकता दें

अपने स्वयं के लिए AI समाधानों का परिचय न दें। ठोस व्यावसायिक चुनौतियों की पहचान करें-यह अक्षम दस्तावेज़ प्रसंस्करण, खराब खोज परिणाम, अनुपालन अंतराल या ज्ञान सिलोस-इन जो एआई औसत दर्जे का अतिरिक्त मूल्य प्रदान कर सकता है। निवेश पर अपेक्षित रिटर्न (आरओआई) और रणनीतिक महत्व के आधार पर अनुप्रयोगों को प्राथमिकता दें।

एक नींव के रूप में डेटा शासन स्थापित करें

यह सबसे महत्वपूर्ण शर्त है। इससे पहले कि आप एआई टूल जैसे कि कोपिलॉट या व्यापक प्रीमियम फ़ंक्शंस को रोल करें, अपने डेटाबेस को साफ करने में समय और संसाधनों का निवेश करें, सूचना आर्किटेक्चर के अनुकूलन और अनुमतियों के नवीनीकरण और ओवरशेयरिंग समस्याओं का नवीनीकरण करें। SharePoint एडवांस्ड मैनेजमेंट (SAM) और Microsoft Purview से टूल का उपयोग करें। एक ठोस शासन एक विकल्प नहीं है, बल्कि एआई के प्रभावी और सुरक्षित उपयोग का आधार है।

वजन देशी बनाम तृतीय-पक्ष समाधान

Microsoft 365 के भीतर सामग्री प्रसंस्करण और सामान्य AI सहायता के क्षेत्र में मुख्य आवश्यकताओं के लिए उनके गहरे एकीकरण के कारण मूल समाधान SharePoint प्रीमियम और कोपिलॉट का मूल्यांकन करें। तीसरे पक्ष के उपकरणों पर विचार करें यदि विशिष्ट, अत्यधिक प्राथमिकतावादी NICHE आवश्यकताएं हैं जो देशी प्रस्तावों द्वारा कवर नहीं की जाती हैं, या यदि पहले से ही मौजूदा तृतीय-पक्षीय समाधानों में मजबूत निवेश किया गया है। एकीकरण की गहराई, कार्य विशेषज्ञता, लागत और रखरखाव के प्रयास के संबंध में ट्रेड-ऑफ को ध्यान में रखें।

छोटे से शुरू करें और पुनरावृत्त आगे बढ़ें

चयनित अनुप्रयोगों या विभागों के लिए पायलट परियोजनाएं शुरू करें। सिमुलेशन मोड का उपयोग करें जहां उपलब्ध (जैसे कि ऑटो-लेबलिंग दिशानिर्देशों के लिए) प्रभावों का अनुमान लगाने के लिए। परिणामों को मापें और ROI और व्यापक परिचय की योजना बनाने से पहले मॉडल और प्रक्रियाओं को परिष्कृत करें। यथार्थवादी अपेक्षाओं को निर्धारित करने के लिए वर्तमान कौशल और एआई उपकरणों की सीमाओं को स्पष्ट रूप से संवाद करें।

सक्रिय लाइसेंस और नैतिकता

परिवार SharePoint प्रीमियम से हाइब्रिड लाइसेंस मॉडल और कोपिलॉट की लागत संरचनाओं से खुद को परिचित कराता है। PAYG सेवाओं के लिए आवश्यक Azure बजट को ध्यान में रखें। एआई टूल के लिए स्पष्ट नैतिक दिशानिर्देश और उपयोग दिशानिर्देश विकसित करें जो डेटा सुरक्षा, पूर्वाग्रह से बचाव और परिणाम की जांच करने की आवश्यकता जैसे पहलुओं को संबोधित करते हैं। उपयोगकर्ता प्रशिक्षण की योजना बनाएं और प्रबंधन उपायों को बदलें।

अंत में, यह कहा जा सकता है कि एआई का एकीकरण SharePoint से भविष्य के अतिरिक्त मूल्य के लिए महत्वपूर्ण महत्व है। एक रणनीतिक, अच्छी तरह से नियंत्रित और पुनरावृत्ति दृष्टिकोण जो ठोस शासन प्रथाओं और नैतिक विचारों के साथ तकनीकी संभावनाओं को जोड़ती है, महत्वपूर्ण लाभों को महसूस करने और एक ही समय में अंतर्निहित जोखिमों का प्रबंधन करने की कुंजी है।

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