जर्मन प्रबंधकों की सबसे बड़ी ग़लतफ़हमी: "पहले अनुकूलन करें, फिर स्वचालित करें" आपकी कंपनी को पंगु क्यों बना देता है
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प्रकाशित तिथि: 4 नवंबर, 2025 / अद्यतन तिथि: 4 नवंबर, 2025 – लेखक: Konrad Wolfenstein
जर्मन प्रबंधकों की सबसे बड़ी ग़लतफ़हमी: "पहले अनुकूलन करें, फिर स्वचालित करें" आपकी कंपनी को पंगु क्यों बना देता है - छवि: Xpert.Digital
क्या आप सही प्रक्रिया का इंतज़ार कर रहे हैं? यह गलती आपको आपकी सोच से कहीं ज़्यादा महंगी पड़ेगी।
स्वचालन: वह सच्चाई जिसे कई कंपनियां अनदेखा करती हैं - और जो वास्तव में काम करती है
जर्मन व्यापार जगत में एक मार्गदर्शक सिद्धांत जो एक अपरिवर्तनीय नियम की तरह काम करता है, वह है: "पहले प्रक्रिया को अनुकूलित करें, फिर तकनीक को लागू करें।" यह तार्किक और जोखिम-विरोधी दृष्टिकोण डिजिटलीकरण पर होने वाली चर्चाओं में प्रमुखता से मौजूद है और अक्सर इसे सुदृढ़ कॉर्पोरेट प्रबंधन के मंत्र के रूप में सराहा जाता है। हालाँकि, यह क्रमिक सोच न केवल पुरानी हो चुकी है, बल्कि डिजिटल युग में कंपनियों की प्रतिस्पर्धात्मकता के लिए सबसे बड़ी बाधाओं में से एक बनती जा रही है। यह आधुनिक स्वचालन कैसे काम करता है और इसके क्या प्रभाव हैं, इस बारे में एक बुनियादी गलतफहमी पर आधारित है।
यह लेख बताता है कि प्रक्रिया अनुकूलन और स्वचालन का सख्त पृथक्करण एक मिथ्या द्वैतवाद क्यों है। हम बताते हैं कि "परिपूर्ण" मैन्युअल प्रक्रिया का इंतज़ार कंपनियों को एक स्थिर स्थिति में फँसा देता है जिससे बहुमूल्य समय बर्बाद होता है, निवेश पर प्रतिफल (आरओआई) में देरी होती है, कौशल की कमी बढ़ती है, और भारी तकनीकी ऋण जमा होता है। एक कठोर क्रम के बजाय, हम एक समानांतर दृष्टिकोण की वकालत करते हैं जहाँ प्रक्रिया सुधार और स्वचालन योजना शुरू से ही साथ-साथ चलती है। समकालिक इंजीनियरिंग जैसे सिद्धांतों, प्रक्रिया खनन जैसी आधुनिक विधियों और चुस्त कार्यप्रणालियों का उपयोग करके, यह स्पष्ट हो जाता है: सच्ची दक्षता और भविष्य की व्यवहार्यता प्रतीक्षा से नहीं, बल्कि प्रक्रियाओं और प्रणालियों में बुद्धिमानी और समकालिक सोच से उत्पन्न होती है। डिजिटल परिवर्तन में एक नए मंत्र का समय आ गया है।
कभी-कभी किसी जड़ जमाई हुई सोच को चुनौती देने के लिए एक स्पष्ट प्रेरणा की ज़रूरत होती है। यह हाल ही में GEBHARDT इंट्रालॉजिस्टिक्स ग्रुप GmbH के प्रबंध निदेशक मार्को गेबर्ड्ट द्वारा लिंक्डइन पर एक पोस्ट के रूप में सामने आया। उनकी खुली निराशा, जो इस वाक्य में व्यक्त हुई, "मैं अब इसे और नहीं पढ़ सकता: 'स्वचालित करने से पहले आपको अपनी प्रक्रियाओं को नियंत्रण में लाना होगा।'" ने इस लेख की प्रेरणा दी। यह कथन डिजिटल परिवर्तन के सबसे बड़े मिथकों में से एक पर उंगली उठाता है और यह समझने के लिए एक आदर्श शुरुआत है कि यह दृष्टिकोण अब अद्यतित क्यों नहीं है।
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प्रक्रिया अनुकूलन और स्वचालन समानांतर: जर्मन व्यावसायिक संस्कृति में झूठा द्वैतवाद
अनुक्रमिक सोच कंपनियों की गति क्यों धीमी कर देती है - और वास्तव में क्या काम करता है
प्रक्रिया अनुकूलन और स्वचालन के क्रम को लेकर जर्मन भाषी पेशेवर हलकों में बहस तेज़ है। लिंक्डइन पर होने वाली चर्चाओं में एक सिद्धांत हावी है: पहले मैन्युअल प्रक्रियाओं को पूरी तरह से चलना चाहिए, उसके बाद ही तकनीक को लागू किया जाना चाहिए। यह मंत्र सहज रूप से सही, अत्यंत तार्किक और आर्थिक रूप से रूढ़िवादी लगता है। यह पूरी तरह से गलत भी नहीं है। हालाँकि, गहन विश्लेषण से पता चलता है कि यह दृष्टिकोण स्वचालन परियोजनाओं की प्रकृति के बारे में एक बुनियादी गलतफहमी पैदा करता है और कंपनियों की प्रतिस्पर्धात्मकता को व्यवस्थित रूप से बाधित करता है।
स्थैतिक जाल: जब प्रक्रियाओं को अपरिवर्तनीय माना जाता है
मुख्य समस्या यह है कि यह दृष्टिकोण व्यावसायिक गतिविधि को एक स्थिर मात्रा मानता है। यह मानता है कि एक प्रक्रिया एक इष्टतम अवस्था तक पहुँच सकती है जिसे फिर तकनीकी रूप से दोहराया जा सकता है। हालाँकि, यह आधुनिक उत्पादन और कार्यालय प्रक्रियाओं की वास्तविकता को प्रतिबिंबित नहीं करता है। बल्कि, व्यावहारिक कार्यान्वयन दर्शाते हैं कि स्वचालन तकनीक के आगमन के साथ प्रक्रियाएँ मौलिक रूप से बदल जाती हैं। आज जो मैन्युअल रूप से पूरी तरह से काम करता है, वह कल स्वचालित प्रणाली में फिट नहीं होगा, क्योंकि स्वचालन अपने तर्क, आवश्यकताएँ और सीमाएँ लेकर आता है।
यूरोपीय स्वचालन उद्योग के शोध निष्कर्ष इस गतिशीलता को रेखांकित करते हैं। उपकरण निर्माण क्षेत्र के विश्लेषण से पता चलता है कि सर्वेक्षण में शामिल लगभग दो-तिहाई कंपनियाँ प्रक्रिया स्थिरता को कार्यान्वयन में सबसे बड़ी बाधाओं में से एक मानती हैं। हालाँकि, यह जल्दी ही स्पष्ट हो जाता है कि यह स्थिरता कोई ऐसी चीज़ नहीं है जो किसी प्रक्रिया में बस हो या न हो। यह निरंतर अनुकूलन के माध्यम से प्राप्त एक क्रमिक अवधारणा है। इसी अध्ययन में शामिल सत्तर प्रतिशत कंपनियों ने कहा कि घटक और प्रक्रिया मानकीकरण अभी तक इतनी प्रगति नहीं कर पाया है कि संपूर्ण स्वचालन संभव हो सके। तार्किक भ्रांति यह होगी कि कहा जाए: "तो पहले मैन्युअल रूप से अनुकूलन करें।" हालाँकि, यथार्थवादी निष्कर्ष यह है कि मानकीकरण अक्सर स्वचालन प्रक्रिया का परिणाम होता है, न कि उसकी पूर्वापेक्षा।
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अनुक्रमिक के बजाय समानांतर: सच्चे स्वचालन की कुंजी
यह विशेष रूप से तब स्पष्ट हो जाता है जब तथाकथित समकालिक इंजीनियरिंग सिद्धांत पर विचार किया जाता है, जो आधुनिक संगठनों में मानक सर्वोत्तम अभ्यास बन गया है। यह अवधारणा बताती है कि प्रक्रिया में शामिल सभी व्यक्ति परिणाम पर क्रमिक रूप से नहीं, बल्कि समानांतर रूप से कार्य करते हैं। प्रक्रिया अनुकूलन और स्वचालन पर लागू होने पर, इसका अर्थ है कि टीमें प्रक्रिया को मैन्युअल रूप से बेहतर बनाने के लिए एक साथ काम करती हैं और समानांतर रूप से, इस प्रक्रिया को स्वचालित करने के तरीकों पर विचार करती हैं। यह समानांतर दृष्टिकोण अधिक मौलिक अनुकूलन की ओर ले जाता है क्योंकि यह प्रक्रिया के चरणों को न केवल उनकी वर्तमान दक्षता के लिए, बल्कि स्वचालन की उनकी क्षमता के लिए भी अनुकूलित करता है। यह गुणात्मक रूप से एक भिन्न दृष्टिकोण है।
जर्मन व्यावसायिक संस्कृति में समस्याओं को चरणों में विभाजित करने की एक स्पष्ट प्रवृत्ति रही है। यह अप्रभावी नहीं है—ऐतिहासिक रूप से, चरणबद्ध दृष्टिकोण ने जर्मन इंजीनियरिंग और विनिर्माण में बड़ी सफलताएँ दिलाई हैं। हालाँकि, आधुनिक डिजिटलीकरण में, यह दृष्टिकोण प्रतिकूल साबित हो रहा है। बिटकॉम द्वारा किए गए एक अनुभवजन्य अध्ययन से पता चला है कि 45 प्रतिशत कंपनियाँ मौजूदा प्रणालियों और प्रक्रियाओं के रूपांतरण को डिजिटलीकरण की एक प्रमुख चुनौती मानती हैं—खासकर एक हज़ार से ज़्यादा कर्मचारियों वाली बड़ी कंपनियों में, जहाँ यह आँकड़ा बढ़कर 66 प्रतिशत हो गया। यह कोई संयोग नहीं है। कोई कंपनी जितनी अधिक देर तक अनुक्रमिक मॉडल पर टिकी रहती है, अनुकूलित स्थिति और स्वचालन की आवश्यकताओं के बीच का अंतर उतना ही बढ़ता जाता है।
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प्रतीक्षा की छिपी लागतें: ROI, कौशल की कमी और तकनीकी ऋण
स्वचालन परियोजनाओं की वास्तविकता पर विचार करने पर ROI की समस्या और भी स्पष्ट हो जाती है। एक विशिष्ट परिदृश्य: एक कंपनी इनवॉइस प्रोसेसिंग के लिए एक स्वचालन समाधान में पचास हज़ार यूरो का निवेश करती है। मैन्युअल प्रयास में कमी से सालाना चालीस हज़ार यूरो की बचत होती है। इसलिए पहले वर्ष में ROI माइनस बीस प्रतिशत होता है। यह स्वचालन की विफलता नहीं, बल्कि एक विशिष्ट वक्र है। दूसरे वर्ष में, निवेश पूरी तरह से वसूल हो जाता है। तीसरे वर्ष में, समाधान लाभदायक होने लगता है। जो कंपनियाँ "परफेक्ट" मैन्युअल चरण के लिए बहुत लंबा इंतज़ार करती हैं, वे परिशोधन के इन मूल्यवान वर्षों को गँवा देती हैं।
कुशल कर्मचारियों की कमी को देखते हुए स्थिति और भी गंभीर हो जाती है। हाल के सर्वेक्षणों के अनुसार, आईटी और डिजिटलीकरण विशेषज्ञों की कमी स्वचालन परियोजनाओं के लिए एक सीमित कारक है। डेलॉइट के एक अध्ययन से पता चलता है कि स्वचालन पर निर्भर कंपनियाँ औसतन 20 प्रतिशत अधिक उत्पादकता और 15 प्रतिशत कम लागत आधार प्राप्त करती हैं। हालाँकि, ये कंपनियाँ आमतौर पर "परफेक्ट" मैनुअल चरण का इंतज़ार नहीं करतीं। उन्होंने शुरुआत से ही समानांतर संरचनाएँ बनाना शुरू कर दिया। इससे आईटी और व्यावसायिक विभागों के बीच गहरी समझ का आधार भी बनता है, जिससे स्वचालन परियोजनाओं की सफलता दर में उल्लेखनीय वृद्धि होती है।
अत्यधिक अनुक्रमिक नियोजन से उत्पन्न तकनीकी ऋण भी एक महत्वपूर्ण कारक है। यदि कोई कंपनी तब तक प्रतीक्षा करती है जब तक कि सब कुछ पूरी तरह से मैन्युअल रूप से न चलने लगे, तो तकनीकी प्रणालियाँ, डेटाबेस और सॉफ़्टवेयर घटक इस दौरान भी काम करते रहते हैं। वे पुराने हो जाते हैं, उनमें विसंगतियाँ जमा हो जाती हैं, और पुराने कोड, अप्रचलित हार्डवेयर और कमज़ोर डेटाबेस संरचनाओं के रूप में "ऋण" जमा हो जाता है। स्वचालन कार्यान्वयन के साथ-साथ, बाद में इस ऋण को चुकाने का बोझ तेज़ी से बढ़ता है। बड़ी कंपनियों में तकनीकी ऋण प्रबंधन पर एक अध्ययन से पता चलता है कि ऋण चुकौती एक सतत प्रक्रिया होनी चाहिए जिसमें परिहार, पहचान, मापन, प्राथमिकता निर्धारण और निगरानी के समानांतर कार्यान्वयन शामिल हों। विशुद्ध रूप से अनुक्रमिक दृष्टिकोण तकनीकी ऋण को इस हद तक बढ़ा देता है कि यह अंततः स्वचालन में ही बाधा डालता है।
व्यापार विकास, बिक्री और विपणन में हमारी यूरोपीय संघ और जर्मनी की विशेषज्ञता
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उद्योग फोकस: बी2बी, डिजिटलीकरण (एआई से एक्सआर तक), मैकेनिकल इंजीनियरिंग, लॉजिस्टिक्स, नवीकरणीय ऊर्जा और उद्योग
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अनुक्रमिक के बजाय समानांतर: स्वचालन के लिए टर्बोचार्जर के रूप में प्रक्रिया खनन - एजाइल, लीन, काइज़ेन और समानांतरता कैसे प्रक्रियाओं को तेजी से बेहतर बनाती है।
प्रोसेस माइनिंग से एजाइल तक: आधुनिक विधियाँ कैसे समानांतरता को लागू करती हैं
प्रोसेस माइनिंग एक बिल्कुल नया दृष्टिकोण प्रस्तुत करता है। यह तकनीक निष्पादन डेटा से मौजूदा प्रक्रियाओं का पुनर्निर्माण करती है और अक्षमताओं को उजागर करती है। प्राथमिकता निर्धारण विशेष रूप से महत्वपूर्ण है: प्रोसेस माइनिंग निष्पक्ष रूप से यह निर्धारित कर सकती है कि कौन से प्रक्रिया परिवर्तन सबसे अधिक ROI प्रदान करेंगे। प्रोसेस माइनिंग की सफलता को मापने पर एक अध्ययन ने चार प्रमुख सफलता कारकों की पहचान की है: प्रक्रिया रिकॉर्डिंग और विश्लेषण वर्तमान प्रक्रियाओं का दृश्य पुनर्निर्माण करते हैं; प्रक्रिया सामंजस्य और अनुकूलन समान प्रक्रियाओं का मानकीकरण करते हैं; स्वचालन प्रक्रियाओं का चयन ROI मानदंड का पालन करता है, जो उच्च-मात्रा वाली मानक प्रक्रियाओं पर केंद्रित है; और संचालन के दौरान निगरानी प्रक्रिया के प्रदर्शन को निरंतर मापती है।
यह व्यवस्थित तरीका तब तक इंतज़ार नहीं कर सकता जब तक कि सभी प्रक्रियाएँ मैन्युअल रूप से अनुकूलित न हो जाएँ। इसे समानांतर रूप से चलना चाहिए। प्रक्रिया खनन केवल वास्तविक प्रक्रियाओं से प्राप्त वास्तविक डेटा के साथ ही काम करता है। आप प्रक्रिया खनन को किसी ऐसी अनुकूलित प्रक्रिया पर लागू नहीं कर सकते जो वास्तव में कभी व्यवहार में नहीं चली, बल्कि केवल उस प्रक्रिया पर लागू कर सकते हैं जो मौजूद है और डेटा उत्पन्न करती है।
कार्यान्वयन की चुनौतियाँ एक और पहलू हैं जो समानांतर दृष्टिकोणों के पक्ष में हैं। एक सीजीआई बाज़ार अध्ययन में पाया गया कि परिवर्तन प्रबंधन, व्यवसाय और आईटी के बीच सहयोगात्मक साझेदारी, मौजूदा सिस्टम परिदृश्य में एकीकरण, चुस्त कार्यान्वयन विधियाँ और कर्मचारी प्रशिक्षण, स्वचालन परियोजनाओं के पाँच सफलता कारक हैं। समानांतर दृष्टिकोणों का उपयोग करने पर ये कारक काफ़ी बेहतर ढंग से कार्य करते हैं। जब व्यवसाय और आईटी मिलकर समाधान पर काम करते हैं, तो बेहतर आपसी समझ स्वतः ही विकसित होती है। परिवर्तन प्रबंधन तब बेहतर ढंग से काम करता है जब कर्मचारी यह समझते हैं कि किसी प्रक्रिया को किसी विशेष तरीके से क्यों अनुकूलित किया जा रहा है—क्योंकि वे देखते हैं कि यह विशेष रूप से इसे स्वचालित बनाने के लिए है।
स्वचालन परियोजनाओं में सांख्यिकीय त्रुटि दर भी चौंकाने वाली है। त्रुटि के सबसे आम स्रोतों में से एक स्वचालन प्रक्रियाओं का गलत चयन है। इसके विपरीत, इसका मतलब है कि सफलता के लिए प्रक्रियाओं का सही चयन आवश्यक है। हालाँकि, यह सही चयन बाहरी सलाहकारों द्वारा नहीं किया जा सकता जो तब तक प्रतीक्षा करते हैं जब तक कि सब कुछ मैन्युअल रूप से सर्वोत्तम रूप से चलने न लगे। यह केवल एक साझा, समानांतर समझ के माध्यम से ही प्राप्त किया जा सकता है, जिसमें इंजीनियर और विषय विशेषज्ञ मिलकर यह निर्धारित करते हैं कि कौन सी प्रक्रियाएँ स्वचालन के लिए उपयुक्त हैं।
सॉफ़्टवेयर विकास में एजाइल विधियों का परीक्षण करने पर, यह स्पष्ट हो जाता है कि समानांतर मॉडल, जल मॉडल से बेहतर है। DevOps पाइपलाइनों के साथ एजाइल परिवर्तन दर्शाता है कि उत्पादों को माइक्रोसर्विसेज़ और कंटेनरों में समाहित करने से तेज़, समानांतर और संसाधन-कुशल परिनियोजन संभव होता है। इससे समानांतर और इसलिए तेज़ स्वचालित परीक्षण संभव होता है, जिससे लीड टाइम में उल्लेखनीय कमी आती है। यह कोई नई घटना नहीं है, बल्कि एक सिद्ध सिद्धांत है जो दर्शाता है कि समानांतरवाद, अनुक्रमवाद से ज़्यादा प्रभावी है – यहाँ तक कि जटिल तकनीकी परिवेशों में भी।
जर्मन उद्योग में गहराई से निहित लीन मैनेजमेंट अवधारणा भी इस समानांतर दृष्टिकोण का समर्थन करती है। लीन मैनेजमेंट निरंतर सुधार और अपव्यय को कम करने पर आधारित है। हालाँकि, किसी प्रक्रिया के मैन्युअल रूप से पूर्ण होने तक प्रतीक्षा करने से समय की बर्बादी होती है - जो कि सबसे मूल्यवान संसाधनों में से एक है। लीन मैनेजमेंट को इंडस्ट्री 4.0 तकनीकों के साथ संयोजित करने से विनिर्माण प्रक्रियाओं की और भी सटीक निगरानी और नियंत्रण संभव होता है। हालाँकि, यह संयोजन तभी कारगर होता है जब दोनों पहलुओं - लीन विशेषज्ञता और तकनीकी नियोजन - को समानांतर रूप से विकसित किया जाए।
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सिर्फ़ तकनीक से ज़्यादा: लोग, संस्कृति और निरंतर सुधार
एक अक्सर अनदेखा किया जाने वाला पहलू मनोवैज्ञानिक आयाम है। "पहले प्रक्रियाएँ, फिर तकनीक" यह कथन न केवल एक रणनीतिक कथन है; बल्कि यह आश्वस्त करने वाला भी है। कई कर्मचारियों और प्रबंधकों के लिए, इसका अर्थ है कि उन्हें अभी कुछ करने की आवश्यकता नहीं है, उनके पास अभी भी समय है। कंपनियों में स्वचालन का विरोध करने वाले लोग अक्सर परियोजनाओं को धीमा करने के लिए इस मंत्र का प्रयोग करते हैं। यह समझ में आता है, लेकिन आर्थिक रूप से विनाशकारी है। मैकिन्से दर्शाता है कि जो कंपनियाँ स्वचालन को जल्दी और प्रक्रिया अनुकूलन के साथ-साथ आगे बढ़ाती हैं, वे औसतन अपने बाज़ार में विजेताओं में से होती हैं।
हाइब्रिड एकीकरण एक ऐसा शब्द है जिसने आधुनिक सिस्टम आर्किटेक्चर में महत्व प्राप्त कर लिया है। इस अवधारणा के अनुसार, कंपनियाँ मौजूदा सिस्टम को अचानक बदले बिना धीरे-धीरे आधुनिकीकरण कर सकती हैं। इसका एक व्यावहारिक उदाहरण SAP समाधान का क्लाउड-आधारित एप्लिकेशन के साथ एकीकरण है। यह हाइब्रिड दृष्टिकोण मौजूदा संचालन को प्रभावित किए बिना समानांतर आधुनिकीकरण की अनुमति देता है। नया विकास चल रहे संचालन के साथ-साथ होता है, जिससे उपलब्धता संबंधी समस्याएँ पैदा किए बिना परीक्षण संभव हो जाता है। उपयोगकर्ता तब तक दोनों समाधानों में से चुन सकते हैं जब तक कि नया समाधान पुराने समाधान को पूरी तरह से प्रतिस्थापित न कर दे। यह दर्शाता है कि क्रांति नहीं, बल्कि विकास ही सही रास्ता है—बल्कि एक ऐसा विकास जो क्रमिक रूप से नहीं, बल्कि समानांतर चलता है।
अध्ययनों में उल्लिखित कार्यान्वयन बाधाएँ अनिवार्य रूप से समानांतर प्रक्रियाओं के विरुद्ध तर्क नहीं हैं। लगभग एक तिहाई कंपनियाँ प्रक्रिया की समझ की कमी की रिपोर्ट करती हैं। हालाँकि, ये कंपनियाँ समानांतर दृष्टिकोणों से लाभान्वित हो सकती हैं क्योंकि स्वचालन तकनीक के साथ गहन जुड़ाव प्रक्रियाओं की गहरी समझ को बढ़ावा देता है। आईटी और व्यावसायिक विभागों के बीच "हम इस चरण को कैसे स्वचालित करेंगे?" पर चर्चा से विशुद्ध विश्लेषणात्मक चरण की तुलना में प्रक्रिया की अधिक गहन समझ विकसित होती है।
निरंतर सुधार एक और अवधारणा है जो समानांतर प्रक्रियाओं का समर्थन करती है। किसी स्वचालन परियोजना के कार्यान्वयन के बाद, आमतौर पर एक चरण शुरू होता है जिसमें निगरानी की जाती है, पहचानी गई अक्षमताओं को दूर किया जाता है, और प्रक्रिया को और अधिक अनुकूलित किया जाता है। यह चरण तब और भी प्रभावी हो जाता है जब यह प्रारंभिक अनुकूलन चरण से पूरी तरह अलग न हो। यदि टीमें पहले से ही समझ लेती हैं कि प्रक्रियाओं को कैसे स्वचालित किया जा सकता है, तो वे निरंतर सुधारों को अधिक तेज़ी से और प्रभावी ढंग से लागू कर सकती हैं।
काइज़ेन सिद्धांत, जिसका अर्थ है निरंतर सुधार, अक्सर एक बहुत ही धीमी प्रक्रिया समझ ली जाती है। वास्तव में, काइज़ेन का अर्थ है कि इसमें शामिल हर व्यक्ति निरंतर सुधार की तलाश में रहता है और उसे लागू करता है। यह समानांतर स्वचालन पहलों के साथ असाधारण रूप से कारगर साबित होता है। यह संयोजन निरंतर सुधार की एक ऐसी संस्कृति का निर्माण करता है जो "पूर्ण" मैन्युअल चरण का इंतज़ार नहीं करती, बल्कि स्वचालन कार्यान्वयन प्रक्रिया के दौरान ही उसे प्राप्त कर लेती है।
स्वचालन परियोजनाओं में परिवर्तन प्रबंधन की माँगें बेहद ऊँची हैं। एक स्वचालन परियोजना एक संगठनात्मक परिवर्तन है, मुख्यतः तकनीकी नहीं। कर्मचारियों का प्रतिरोध स्वाभाविक और मानवीय है। इसका समाधान पारदर्शी संचार में निहित है जो नियमित रूप से लक्ष्यों, क्षमता, प्रभाव और स्थिति की जानकारी देता है। हालाँकि, यह संचार तब बेहतर काम करता है जब यह एक साथ होता है। यदि कर्मचारी शुरू से ही यह देख लें कि उनकी विशेषज्ञता को स्वचालन समाधानों के डिज़ाइन में शामिल किया जा रहा है, तो विश्वास और स्वीकृति विकसित होने की संभावना अधिक होती है, बजाय इसके कि उन्हें पहले यह देखना पड़े कि किसी प्रक्रिया को "पूरी तरह से" कैसे अनुकूलित किया गया है, और फिर उसे "बाहर से" स्वचालित किया जाए।
एक और महत्वपूर्ण अवलोकन: जो कंपनियाँ सही मैनुअल चरण के लिए बहुत लंबा इंतज़ार करती हैं, वे अक्सर तकनीकी निवेश के अवसर गँवा देती हैं। डिजिटलीकरण के लिए धन, सब्सिडी और कर प्रोत्साहन सीमित समय के होते हैं। प्रतीक्षा की संस्कृति के कारण ये अवसर गँवा दिए जाते हैं। चुस्त कंपनियाँ इन अवसरों का लाभ उठाती हैं क्योंकि वे पहले से ही समानांतर सोच सकती हैं और तेज़ी से कार्य कर सकती हैं।
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डिजिटल परिवर्तन के लिए एक नया मंत्र
इन सभी दृष्टिकोणों से निष्कर्ष स्पष्ट है: "प्रक्रियाएँ पहले, तकनीक बाद में" वाला पारंपरिक कथन आर्थिक और रणनीतिक रूप से पुराना हो चुका है। यह उद्योग 2.0 या 3.0 की दुनिया में उपयुक्त हो सकता था, जहाँ परिवर्तन धीमे थे और व्यक्तिगत प्रणालियों में बड़े निवेश का जीवनकाल लंबा होता था। हालाँकि, आज के उद्योग 4.0 की वास्तविकता में, जहाँ लचीलापन, गति और निरंतर अनुकूलन महत्वपूर्ण हैं, यह दृष्टिकोण प्रतिकूल है।
सही मंत्र है: प्रक्रियाओं को समझना ज़रूरी है। स्वचालन के बारे में सोचना सिर्फ़ वैकल्पिक नहीं है; प्रक्रियाओं को सही मायने में समझने के लिए यह ज़रूरी है। प्रगति तब होती है जब आप दोनों को एक साथ लाते हैं। इसका मतलब यह नहीं है कि आप घटिया ढंग से सोचे गए स्वचालन को लागू करें। इसका मतलब है कि प्रक्रिया अनुकूलन में हमेशा स्वचालन के नज़रिए को शामिल करना। इसका मतलब है कि प्रक्रिया विश्लेषक और आईटी आर्किटेक्ट शुरू से ही साथ मिलकर काम करें। इसका मतलब है कि कंपनियाँ अंतहीन मैन्युअल पूर्णता का इंतज़ार नहीं करतीं, बल्कि छोटे, पुनरावृत्त स्वचालन चरणों से शुरुआत करती हैं।
जो कंपनियाँ इसे समझेंगी और इसका पालन करेंगी, वे अपने उद्योग में विजयी होंगी। जो कंपनियाँ क्रमिक रूप से सोचती रहेंगी, वे पीछे रह जाएँगी।
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