मेल ऑर्डर व्यवसाय में कुशल भण्डारण की अवधारणाएँ

 

परिचय

कुशल भंडारण व्यवस्था ऑनलाइन खुदरा विक्रेताओं की सफलता का एक महत्वपूर्ण कारक बन चुकी है। इसलिए, यह स्वाभाविक है कि इस क्षेत्र की कंपनियां अपनी आंतरिक लॉजिस्टिक्स प्रक्रियाओं को और बेहतर बनाने के लिए लगातार प्रयासरत हैं। भंडारण का प्रकार विशेष रूप से महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है, क्योंकि यह ऑर्डर किए गए सामान की त्वरित और सटीक पिकिंग में एक प्रमुख कारक है। प्रमुख प्रदाताओं में, गतिशील भंडारण व्यवस्था ने निश्चित स्थान भंडारण प्रणालियों के साथ-साथ एक सिद्ध समाधान के रूप में अपनी पहचान स्थापित कर ली है। आगे हम इन अवधारणाओं का संक्षिप्त परिचय देंगे और उनकी तुलना करेंगे।

मेल-ऑर्डर कंपनियों के सामने एक और सवाल यह है कि वे अपने माल को स्टोर करने और शिपमेंट के लिए पैक करने के लिए केंद्रीकृत या विकेंद्रीकृत वितरण केंद्र स्थापित करें या नहीं। हम इस मुद्दे पर पाठ के दूसरे भाग में चर्चा करेंगे।

लेकिन कोई कंपनी अंततः चाहे जो भी निर्णय ले – चाहे वह निश्चित स्थान प्रणाली हो या अव्यवस्थित भंडारण, चाहे केंद्रीकृत या विकेंद्रीकृत वितरण केंद्र – उसे हमेशा बाजार में उपलब्ध विभिन्न रैक भंडारण प्रणालियों में से किसी एक को चुनना होगा। जिन कंपनियों के गोदाम स्कैन करने के लिए स्कैनर का उपयोग करते हैं, उनके लिए

ऑर्डर लिस्ट उठाते समय, अक्सर सरल शेल्फिंग समाधानों का उपयोग किया जाता है, जो बहुत ऊंचे भी नहीं होते (यानी, सामान तक पहुंच आसान होती है), ताकि कर्मचारी आसानी से सामान रख सकें और निकाल सकें। इस प्रकार के सिस्टम को स्थापित करना अपेक्षाकृत आसान और सस्ता होता है, लेकिन सीमित भंडारण ऊंचाई और सीमित भंडारण क्षेत्र के कारण प्रति वर्ग मीटर अधिक जगह की आवश्यकता होती है। ओटो या अमेज़न , यह एक छोटी सी समस्या हो सकती है, क्योंकि वे नए भूखंडों पर विशाल वितरण केंद्र बनाने का खर्च उठा सकती हैं। छोटे आपूर्तिकर्ताओं या खुदरा विक्रेताओं के लिए, जिनके पास कई विकेंद्रीकृत और छोटे गोदाम हैं, यह सवाल स्वाभाविक रूप से उठता है कि सीमित स्थान में अधिक से अधिक सामान को कुशलतापूर्वक कैसे संग्रहीत किया जाए।

यहीं पर आधुनिक हाई-बे वेयरहाउस, पैटरनोस्टर लिफ्ट और अन्य लिफ्ट प्रणालियाँ काम आती हैं, जो खुदरा विक्रेताओं को कम जगह में भी अपने उत्पादों को कुशलतापूर्वक स्टोर करने और निकालने में सक्षम बनाती हैं। स्वचालित हाई-बे रैक के आयामों, शेल्फ की ऊँचाई और गहराई में कई विविधताओं और उपलब्ध विभिन्न सॉफ्टवेयर समाधानों के कारण, कंपनियाँ अपनी विशिष्ट स्थानिक स्थितियों और आवश्यकताओं के अनुरूप एक सटीक अवधारणा विकसित कर सकती हैं। इसके अलावा, नवीनतम पीढ़ी के शटल सिस्टम पूरे पैलेट को लोड कर सकते हैं, जिन्हें एकीकृत क्रेन द्वारा शेल्फ में रखा जाता है। इसलिए यह आश्चर्य की बात नहीं है कि अधिक से अधिक ऑनलाइन खुदरा विक्रेता ऐसे भंडारण समाधानों को अपनाने पर विचार कर रहे हैं, जिनमें शुरू में एक महत्वपूर्ण निवेश की आवश्यकता होती है, लेकिन भंडारण और ऑर्डर पूर्ति में उनकी उच्च दक्षता के कारण यह लागत जल्दी ही वसूल हो जाती है।

अव्यवस्थित भंडारण बनाम निश्चित स्थान भंडारण

स्थिर स्थान भंडारण के विपरीत, जहाँ वस्तुओं को निश्चित और दीर्घकालिक स्थान दिए जाते हैं, गतिशील रूप से नियंत्रित भंडारण स्थान आवंटन एक लचीली संरचना पर आधारित होता है। इसे अक्सर अव्यवस्थित भंडारण , और यद्यपि गतिशील भंडारण स्थान आवंटन शब्द इस प्रणाली का अधिक सटीक वर्णन है, फिर भी अव्यवस्थित भंडारण शब्द अधिकांश लोगों के मन में अच्छी तरह से बैठ गया है। इसलिए, आगे भी इस समाधान को इसी नाम से संबोधित किया जाएगा।

पहली नज़र में, अलमारियों पर बेतरतीब ढंग से रखे सामान को देखकर देखने वाले को निश्चित रूप से अव्यवस्था नज़र आती है। लेकिन इसके पीछे एक परिष्कृत प्रणाली छिपी है। एक ऐसी प्रणाली जो वेयरहाउस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर को देखने में बिल्कुल भी अव्यवस्थित नहीं लगती और साथ ही साथ उत्पादों की एक विस्तृत श्रृंखला में सामान के प्रवाह को अधिकतम दक्षता के साथ नियंत्रित करने में मदद करती है। चूंकि ऑनलाइन रिटेलर्स अक्सर उत्पादों की एक विस्तृत श्रृंखला के साथ काम करते हैं और स्टॉक में वस्तुओं की संख्या अक्सर बहुत अधिक नहीं होती है, इसलिए अव्यवस्थित भंडारण का यह रूप इस क्षेत्र के लिए विशेष रूप से दिलचस्प है। शायद यही एक कारण है कि Amazon या Zalando जैसी प्रमुख कंपनियां अपने लॉजिस्टिक्स केंद्रों में इस प्रकार के वेयरहाउसिंग का उपयोग करती हैं।

अव्यवस्थित भंडारण कैसे काम करता है

अव्यवस्थित भंडारण प्रणाली का उद्देश्य गोदाम की जगह का अधिकतम उपयोग करना है और इस प्रकार यह निश्चित स्थान वाली भंडारण प्रणालियों का "बुद्धिमान" विकल्प है। पारंपरिक गोदाम में प्रत्येक वस्तु का एक निश्चित स्थान होता है और प्रत्येक नए ऑर्डर और डिलीवरी के बाद उसे उसी स्थान पर रखा जाता है, जबकि अव्यवस्थित प्रणाली में यह निश्चित स्थान निर्धारण नहीं होता है।

जब नया सामान आता है, तो गोदाम का कर्मचारी अपने मोबाइल डेटा डिवाइस की मदद से उपलब्ध शेल्फ स्थान का पता लगाता है। हर उत्पाद की तरह, प्रत्येक भंडारण स्थान को एक विशिष्ट बारकोड से पहचाना जाता है। मोबाइल डिवाइस का उपयोग करके, गोदाम कर्मचारी इन कोडों को स्कैन करता है, जिससे गोदाम प्रबंधन सॉफ़्टवेयर को यह जानकारी मिलती है कि संबंधित वस्तु अब शेल्फ पर अपने निर्धारित स्थान पर है। यदि बाद में किसी ग्राहक द्वारा ऑर्डर किए जाने पर वस्तु की दोबारा मांग की जाती है, तो यह जानकारी ईआरपी सिस्टम से प्राप्त की जाती है और स्वचालित रूप से पिक लिस्ट में जोड़ दी जाती है। यह सूची कर्मचारी को डेटाबेस के अनुसार उस शेल्फ स्थान तक निर्देशित करती है जहां वस्तु रखी होती है। उत्पाद को शेल्फ से हटाते ही, एक और स्कैन किया जाता है, जिससे सॉफ़्टवेयर को सूचित किया जाता है कि स्थान फिर से उपलब्ध हो गया है।

दो वैकल्पिक भंडारण प्रकारों में से एक को चुनने का प्रारंभिक बिंदु उच्च दक्षता का प्रश्न है, और यह निर्णय लगभग अस्तित्वगत महत्व का है, विशेष रूप से विशाल भंडारण क्षमता और विस्तृत उत्पाद श्रृंखला वाली बड़ी मेल-ऑर्डर कंपनियों के लिए।

एक उदाहरण चाहिए? ऑनलाइन रिटेलर X एक निश्चित स्थान पर भंडारण प्रणाली का उपयोग करता है और अपने सबसे अधिक बिकने वाले उत्पाद Y की इतनी अधिक मात्रा में बिक्री करता है कि वह पुनः ऑर्डर की पूर्ति मुश्किल से कर पाता है। लेकिन जब उत्पाद बिक जाता है तो क्या होता है? उसके बाद, पुनः ऑर्डर किए गए स्टॉक के आने तक, उसका निर्धारित भंडारण स्थान खाली रहता है। उसी समय, उत्पाद Z की एक बड़ी मात्रा प्राप्त हो रही है, लेकिन उसे उसके सामान्य स्थान पर नहीं रखा जा सकता क्योंकि वह स्थान पहले से ही भरा हुआ है। इसे उत्पाद Y द्वारा पहले से उपयोग किए जा रहे खाली स्थान पर भी नहीं रखा जा सकता, क्योंकि वह स्थान उत्पाद Y के लिए आरक्षित है। इस प्रकार, रिटेलर का प्राप्ति क्षेत्र माल से भरा हुआ है, जबकि गोदाम का कुछ हिस्सा खाली पड़ा है।

और यहीं पर अव्यवस्थित भंडारण का महत्व सामने आता है। "अव्यवस्थित" का अर्थ यह नहीं है कि वस्तुएँ बेतरतीब ढंग से इधर-उधर पड़ी हों, जिससे अंततः किसी को पता ही न चले कि उत्पाद कहाँ रखे हैं। बल्कि, इसका अर्थ यह है कि एक परिष्कृत प्रणाली के अनुसार, प्रत्येक उपलब्ध भंडारण स्थान में एक नई, शायद पूरी तरह से भिन्न, वस्तु रखी जाती है। हालाँकि, यह आवंटन अब मनुष्यों द्वारा नियंत्रित नहीं होता, बल्कि गोदाम प्रबंधन सॉफ़्टवेयर द्वारा नियंत्रित होता है जो माल के प्रवाह को अनुकूलित करता है। कड़ाई से कहें तो, अव्यवस्थित समाधान इसलिए निश्चित स्थान भंडारण की तुलना में कहीं अधिक जटिल प्रणाली पर आधारित है।

हालांकि, यह प्रणाली पूरी तरह से कार्यशील सॉफ़्टवेयर पर निर्भर है, क्योंकि अलमारियों पर सभी भंडारण स्थानों और सभी वस्तुओं पर बारकोड अंकित होते हैं ताकि गोदाम कर्मचारी उन्हें कुशलतापूर्वक संग्रहीत कर सकें और बाद में उन्हें आसानी से निकाल सकें। इसलिए, बारकोड एक सुचारू प्रणाली के लिए आवश्यक हैं, क्योंकि वे वस्तु और उसके भंडारण स्थान के बारे में सभी प्रासंगिक जानकारी दर्ज करते हैं। वस्तु का नाम, वस्तु संख्या आदि जैसी जानकारी के अलावा, आकार, आयतन, वजन और शेल्फ लाइफ के बारे में अनगिनत विवरण संग्रहीत किए जाते हैं। फिर इस जानकारी के आधार पर उपयुक्त भंडारण रणनीति विकसित की जाती है।

कर्मचारी मोबाइल स्कैनर का उपयोग करके जानकारी पढ़ते और निकालते हैं। इससे वेयरहाउस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर कर्मचारियों को लगातार यह जानकारी देता रहता है कि कौन सी वस्तुएँ किस स्थान पर रखी हैं और कौन से भंडारण स्थान वर्तमान में खाली हैं और पुनः स्टॉक करने के लिए उपलब्ध हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई कर्मचारी कोई नई वस्तु रखना चाहता है, तो सॉफ्टवेयर उपलब्ध जानकारी के आधार पर सबसे उपयुक्त भंडारण स्थान का सुझाव देता है। वस्तुओं को उनकी महत्ता के अनुसार भी रखा जा सकता है। इस तरह, अधिक बिकने वाली वस्तुओं को उन स्थानों पर रखा जाता है जहाँ वे आसानी से और जल्दी पहुँच सकें, जबकि कम बिकने वाली वस्तुओं को कर्मचारियों द्वारा कम बार उपयोग किया जाता है।

इसमें कोई आश्चर्य नहीं कि माल के प्रवाह को नियंत्रित और निगरानी करने में वेयरहाउस प्रबंधन सॉफ्टवेयर महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। इसके अलावा, बैच और सीरियल नंबर निर्दिष्ट करके, यह माल की प्राप्ति और प्रेषण से लेकर आगे तक प्रत्येक वस्तु के मार्ग को ट्रैक करना संभव बनाता है।

अव्यवस्थित भंडारण के लिए आवश्यकताएँ

वस्तुओं को भंडारण स्थानों पर आवंटित करते समय उनका ट्रैक खोने से बचने के लिए, यह आवश्यक है कि

• सभी वस्तुओं पर डिजिटल चिह्न होना अनिवार्य है (आमतौर पर बारकोड के माध्यम से)।
• वस्तुओं की गोदाम में आवाजाही और उनके स्थान को डिजिटल रूप से रिकॉर्ड किया जाता है।
• उत्पादों के भंडारण की आवश्यकताएं समान होनी चाहिए (उदाहरण के लिए, तापमान, आर्द्रता के संबंध में)।
• वेयरहाउस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर उपलब्ध है, जिसका उपयोग माल के प्रवाह की निगरानी और नियंत्रण के लिए किया जा सकता है।
• सॉफ्टवेयर को त्रुटिहीन रूप से कार्य करना चाहिए, क्योंकि यदि इलेक्ट्रॉनिक नियंत्रण प्रणाली विफल हो जाती है, तो पूरी इन्वेंट्री को मैन्युअल रूप से निर्धारित करना होगा, जिसमें बहुत अधिक खर्च आएगा।

वस्तुओं को अक्सर एबीसी वर्गीकरण के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है: बार-बार मांग वाली वस्तुएं (जिन्हें तेजी से बिकने वाली वस्तुएं , समूह ए कहा जाता है) उन स्थानों पर रखी जाती हैं जहां वे सबसे आसानी से उपलब्ध हों – आमतौर पर पिकिंग स्टेशनों के पास पैलेट पर। समूह बी की वस्तुएं, जिनकी मांग कम होती है, गोदाम के केंद्रीय स्थानों में रखी जाती हैं, जहां वे आसानी से उपलब्ध होती हैं। कम मांग वाली वस्तुएं (समूह सी) अंततः गोदाम के पिछले हिस्से में रखी जाती हैं।

व्यवहार में, इस प्रकार का भंडारण, जिसमें निश्चित स्थान निर्धारित नहीं होता, केवल लंबी अवधि तक चलने वाली वस्तुओं के लिए ही उपयुक्त होता है। जल्दी खराब होने वाली वस्तुएं (जैसे ठंडे भंडारण में रखा खाद्य पदार्थ) या वे उत्पाद जिन्हें विशेष परिस्थितियों में संग्रहित करना आवश्यक होता है (जैसे सुखाने वाले कैबिनेट में रखे इलेक्ट्रॉनिक उपकरण), उन्हें अलग से संभालना पड़ता है। इसलिए, व्यवहार में मिश्रित अवधारणाएं भी प्रचलित हैं, जहां इन्वेंट्री का एक हिस्सा खुले क्षेत्रों में अव्यवस्थित रूप से संग्रहित किया जाता है, जबकि शेष को गोदाम के भीतर निश्चित स्थानों पर रखा जाता है।

निश्चित स्थान पर आधारित कठोर प्रणाली की तुलना में, अव्यवस्थित भंडारण के निम्नलिखित फायदे :

• तेज़ भंडारण और पुनर्प्राप्ति के माध्यम से समय की बचत : जब नए आइटम डिलीवर किए जाते हैं, तो गोदाम प्रबंधन सॉफ़्टवेयर द्वारा उन्हें सीधे एक खाली भंडारण स्थान पर आवंटित कर दिया जाता है, जिससे गोदाम कर्मचारी को खाली जगह खोजने की आवश्यकता नहीं होती है।
• अधिकतम क्षमता उपयोग : नए सामान को उपलब्ध भंडारण स्थानों में सीधे और तुरंत संग्रहीत करके, उपलब्ध स्थान का अधिकतम उपयोग किया जाता है। खाली भंडारण क्षेत्रों को कम से कम किया जाता है।
• कुशल ऑर्डर पिकिंग : वेयरहाउस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर प्रत्येक आइटम के लिए सबसे कुशल प्रक्रियाओं की लगातार पहचान करता है। इससे कर्मचारियों के रास्ते छोटे हो जाते हैं, ऊर्जा की बचत होती है और समय की बचत होती है। परिणामस्वरूप, अधिक ऑर्डर पूरे किए जा सकते हैं।
• लचीलापन : उत्पाद श्रृंखला में होने वाले परिवर्तनों या उतार-चढ़ावों पर प्रतिक्रिया देना बहुत आसान है। इससे योजना बनाने में लगने वाला समय भी कम हो जाता है, क्योंकि न तो उत्पाद श्रृंखला और न ही बिक्री की सटीक मात्रा की पहले से योजना बनाने या जानने की आवश्यकता होती है।
• कर्मचारी प्रशिक्षण की कम अवधि : एक निश्चित स्थान प्रणाली की तुलना में, बुद्धिमान नियंत्रण प्रणाली कर्मचारी प्रशिक्षण समय को कम करती है। निश्चित स्थान समाधान में, कर्मचारियों को कुशलतापूर्वक काम करने के लिए भंडारण स्थानों को स्वयं सीखना पड़ता है। अव्यवस्थित प्रणाली में, गोदाम संगठन या व्यक्तिगत वस्तुओं के स्थान जानने की आवश्यकता नहीं होती है, क्योंकि यह कार्य सॉफ़्टवेयर द्वारा किया जाता है।

संक्षेप में, अव्यवस्थित भंडारण मेल-ऑर्डर कंपनियों को अधिक कुशल भंडारण समाधान प्रदान करता है और अपने डिजिटल नियंत्रण के माध्यम से कंपनी के भीतर माल के प्रवाह पर बेहतर नियंत्रण और पारदर्शिता सुनिश्चित करता है। नाम के बावजूद, अव्यवस्थित भंडारण निश्चित स्थान भंडारण की तुलना में अधिक व्यवस्थित रूप से संरचित होता है।

यह केवल मनुष्यों को अव्यवस्थित प्रतीत होता है। लेकिन कंप्यूटर के लिए, यह बुद्धिमान है!

केंद्रीकृत बनाम विकेंद्रीकृत गोदाम केंद्र

अपनी व्यक्तिगत आवश्यकताओं के लिए सही इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली खोजने के प्रश्न के अलावा, ई-कॉमर्स कंपनियों को अपने गोदामों और ऑर्डर पिकिंग केंद्रों के भौगोलिक स्थान की चुनौती का भी सामना करना पड़ता है। यहाँ, दो विपरीत रुझान टकराते हैं: केंद्रीकृत बनाम विकेंद्रीकृत भंडारण।

केंद्रीय भंडारण

चूंकि वे एक काफी बड़े क्षेत्र में आपूर्ति करने के लिए जिम्मेदार होते हैं और इसलिए उन्हें स्टॉक में बहुत अधिक माल रखना पड़ता है, इसलिए केंद्रीय गोदाम समाधान आमतौर पर विकेंद्रीकृत इकाइयों की तुलना में मात्रा में काफी बड़े होते हैं।

लाभ

• सरलीकरण : केंद्रीय वितरण केंद्र स्थापित करने का लाभ यह है कि आंतरिक लॉजिस्टिक्स प्रक्रियाएं सरल हो जाती हैं, क्योंकि भंडारण, पुनर्प्राप्ति और ऑर्डर पिकिंग केवल एक या कुछ ही स्थानों पर होती हैं।
• स्वचालन : सुविधाओं के आकार को देखते हुए, गोदाम प्रक्रियाओं का स्वचालन अक्सर फायदेमंद होता है, जिससे लागत में लाभ और माल चुनने की गति में वृद्धि होती है।
• प्रबंधन : मशीनों, भंडारण प्रणालियों और नियंत्रण सॉफ्टवेयर की खरीद के संबंध में, केंद्रीय रूप से स्थित वितरण केंद्र में गोदाम प्रबंधन भी आसान होता है।
• स्थान संबंधी आवश्यकताएं : इसके अतिरिक्त, आपूर्तिकर्ता स्थान की बचत करता है क्योंकि कुल मिलाकर, उसे बड़ी संख्या में गोदामों में माल रखने की तुलना में कम इन्वेंट्री बनाए रखने की आवश्यकता होती है।

नुकसान

• डिलीवरी का समय : हालांकि, किसी स्थान पर किए गए उच्च निवेश के अलावा, इस समाधान की एक कमी यह भी है कि लंबे डिलीवरी मार्गों के कारण डिलीवरी में अपेक्षाकृत अधिक समय लगता है।
• लचीलापन : केंद्रीय गोदाम में वह लचीलापन नहीं होता जो बिक्री क्षेत्र में फैले छोटे केंद्रों में होता है।

विकेंद्रीकृत भंडारण

लचीलेपन और छोटे डिलीवरी मार्गों के अलावा, इस अवधारणा के कुछ नुकसान भी हैं। सीमित स्थान के कारण, अक्सर पूरी उत्पाद श्रृंखला को स्टॉक में रखना संभव नहीं होता है। दूसरी ओर, कुछ वस्तुओं का सभी गोदामों में एक निश्चित मात्रा में उपलब्ध होना आवश्यक है, जिससे कुल इन्वेंट्री अनावश्यक रूप से बढ़ जाती है। इसके अलावा, एक ही गोदाम परिसर की तुलना में कई विकेन्द्रीकृत इकाइयों के साथ गोदाम प्रबंधन अधिक कठिन होता है। साथ ही, गोदाम का छोटा आकार अक्सर स्वचालन तकनीकों के किफायती उपयोग को अव्यावहारिक बना देता है, जिससे ऑर्डर पिकिंग दक्षता कम हो जाती है और साथ ही मैन्युअल श्रम में वृद्धि होती है।

अंततः, यदि कोई वस्तु स्थानीय स्तर पर उपलब्ध नहीं है और उसे अन्य गोदामों में से किसी एक से मंगवाना पड़ता है, तो इससे अनिवार्य रूप से केंद्रीकृत समाधान की तुलना में कुल मिलाकर डिलीवरी का समय बढ़ जाता है।

अपनी प्राथमिकताओं के आधार पर, प्रत्येक कंपनी को व्यक्तिगत रूप से यह तय करना होगा कि कौन सा विकल्प सर्वोत्तम है। यदि कंपनी का मुख्य उद्देश्य अत्यंत कम समय में डिलीवरी करना है (जैसे कि उसी दिन डिलीवरी), या यदि कंपनी नाशवान वस्तुएं या प्रबंधनीय, तेजी से बिकने वाली वस्तुओं की मात्रा का व्यापार करती है, तो विकेंद्रीकृत भंडारण एक अच्छा विकल्प है। हालांकि, यदि कंपनी उत्पादों की एक विस्तृत श्रृंखला का संचालन करती है और ऐसे उत्पादों का व्यापार करती है जिन्हें 24 से 48 घंटों के भीतर ग्राहक तक पहुंचाना आवश्यक है, तो लागत लाभों के कारण उसे केंद्रीकृत वितरण केंद्रों में भंडारण पर विचार करना चाहिए।

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