דיגיטציה מנהלית: מתי אופטימיזציה מנהלית די הגיונית מאשר מודרניזציה מנהלית?

🏢 לחברות בגרמניה יש בממוצע כ -200 קשרים עם ניהול ציבורי בשנה והיא הופכת ליותר ויותר. ריבוי אינטראקציות זה מוביל לרוב לעלויות ביורוקרטיה ניכרות, במיוחד אם התהליכים הניהוליים אינם דיגיטליים במלואם. הפחתת הביורוקרטיה היא אפוא אחד משלושת הנושאים המובילים עבור חברות, הן ברמה הממלכתית, הפדרלית והן באיחוד האירופי.

עם זאת, כשמדובר בהפחתת הביורוקרטיה, האלימות המחוקקת והרשויות והסובלים הסובלים הם בדרך:

בגרמניה, השינוי הדיגיטלי של הממשל יזם בעיקר על ידי חוק הגישה המקוונת (OZG) שאומץ בשנת 2017, על בסיסו יש לממש גישה דיגיטלית לשירותים מנהליים בסוף 2022. בפברואר היא אושרה בבונדסטאג. כיום, רוב במועצה הפדרלית סירבו באופן מפתיע את הצעת החוק. אולם עד כה יושמו הפורטלים המקוונים הידידותיים למשתמש והסטנדרטים הנפוצים (החל מתחילת אפריל 2023). לאור הדיגיטציה המינהלית האטית בגרמניה, האגודה הדיגיטלית Bitkom קוראת לזכות חוקית למינהל דיגיטלי בעת תיקון חוק הגישה המקוונת. בינתיים קיימת הגרסה החדשה של חוק הגישה המקוונת (OZG 2.0). זה עבר את כל המקרים, והטיוטת החוק נדחתה סוף סוף ב- 22 במרץ 2024 על ידי רוב המועצה הפדרלית. יש למשאיר משא ומתן מחדש (נכון ליוני 2024).

יש צורך ברור לנצל באופן מלא את פוטנציאל היעילות של פתרונות מנהליים דיגיטליים לכלכלה הגרמנית. המשימה היא לקדם וליישם תהליכים ניהוליים דיגיטליים יעילים עבור חברות. השאלה מתעוררת מתי אופטימיזציה ניהולית הגיונית יותר מאשר מודרניזציה מנהלית מוחלטת.

אופטימיזציה מנהלית לעומת מודרניזציה מנהלית

אופטימיזציה ניהולית פירושה ניתוח והתאמת תהליכים קיימים על מנת להפוך אותם ליעילים ויעילים יותר. ניתן לעשות זאת על ידי הצגת כלים דיגיטליים ספציפיים לפשט ולהאיץ שלבים בודדים. דוגמאות לכך הן ניהול המסמכים האלקטרוני, פגישות אוטומטיות או דיגיטציה של תהליכי טופס. אמצעים אלה הם לרוב מהירים וזולים יותר ליישום מאשר מודרניזציה מלאה.

לעומת זאת, המודרניזציה המינהלית כוללת תכנון מחדש מקיף יותר של התהליכים הניהוליים. פירוש הדבר יכול להיות הצגת מערכות וטכנולוגיות חדשות לחלוטין החוללות מהפכה במבנים ושיטות עבודה קיימות. פרויקטים של מודרניזציה הם בדרך כלל לטווח ארוך יותר ודורשים השקעות משמעותיות בטכנולוגיות חדשות והדרכה לאנשי צוות.

✨ מתי הגיוני אופטימיזציה ניהולית?

במצבים שבהם תהליכים קיימים כבר עובדים יחסית היטב ובמקום בו זוהו צווארי בקבוק ספציפיים, אופטימיזציה יכולה להיות הפיתרון היעיל ביותר. התאמות קטנות יותר ושילוב של פתרונות דיגיטליים יכולים לרוב להביא שיפורים מהירים ללא שינויים מבניים גדולים. זה מתאים במיוחד למשימות ניהוליות מיוחדות בהן ניתן לזהות ולפתור אזורי בעיה ברורים באופן ממוקד.

לדוגמה, הצגת מערכת טופס דיגיטלי במחלקה התלויה מאוד במסמכי נייר יכולה להביא להפחתה משמעותית בזמני העיבוד ושיעורי השגיאות. השימוש בחתימות אלקטרוניות או אוטומציה של נהלי התראה יכול גם להביא יתרונות מכריעים.

🔄 מתי נחוץ מודרניזציה מנהלית?

מודרניזציה מקיפה נחוצה אם המערכות והתהליכים הקיימים כל כך מיושנים או לא יעילים, עד כי התאמות קטנות כבר לא יכולות להיות מסוגלות להביא לשיפור בולט. לעתים קרובות המבנים הקיימים כבר אינם מסוגלים לעמוד בקצב הדרישות של הכלכלה הדיגיטלית המודרנית. במקרים כאלה, יש צורך בנוגע מהותי של נוף התהליך כולו.

דוגמה לכך יכולה להיות הצגה מוחלטת של פלטפורמה דיגיטלית לכל אנשי הקשר המינהליים של חברה. פירוש הדבר הוא שחברות יכולות לעבד באופן דיגיטלי את כל האינטראקציות בפלטפורמה מרכזית - החל מהבקשה ועד עיבוד ואישור. מערכות כאלה דורשות שילוב נרחב של תחומי ניהול שונים ותכנון חדש של תהליכי העבודה הקודמים.

💻 הפוטנציאל של ניהול דיגיטלי

הפוטנציאל המלא של תהליכים ניהוליים דיגיטליים טמון ביכולתם להגביר את השקיפות, היעילות וידידותי המשתמש. ההרמוניזציה וסטנדרטיזציה של תהליכים יכולים להפחית אי הבנות ושגיאות, מה שמוביל לתוצאות מהירות ואמינות יותר. זה מאפשר לחברות לחסוך משאבים ולהתמקד יותר במשימות הליבה שלהן.

עבור הפוליטיקה והרשויות המינהליות, פירוש הדבר הוא לבדוק התפתחויות בתחום החקיקה בשלב מוקדם ולקידום פתרונות שמביאים הקלה בולטת לחברות. על המאמצים הפוליטיים שואפים לזהות ולבטל או להתאים תקנות מכשולים.

🤝 יישום מעשי באמצעות שיתוף פעולה

היבט חשוב נוסף הוא שיתוף הפעולה והחלפת הידע בין כל המעורבים בהליך הדיגיטציה המינהלי. על ידי שימוש בידע הספציפי אודות חששותיהן של חברות, ניתן ליישם תהליכים ניהוליים באופן פרגמטי ובאופן ממוקד. זה דורש שיתוף פעולה הדוק בין ממשלות ציבוריות, עמותות עסקיות לבין החברות עצמן.

אספקת ויישום של מספר פתרונות ניהוליים דיגיטליים בשיתוף עם שותפים אחרים הם מכריעים. זה יכול לנוע בין שימוש בפלטפורמות דיגיטליות נפוצות לפרויקטים של פיתוח שיתופי לפיתוח פתרונות תממיים העונים על הצרכים הספציפיים של המשק.

🔧 שימוש בטכנולוגיות דיגיטליות

גם לאופטימיזציה מנהלית וגם למודרניזציה מנהלית יש הצדקה, תלוי בנסיבות והאתגרים הספציפיים. אופטימיזציות לטווח קצר יכולות להביא שיפורים מהירים וחסכוניים, ואילו מודרניזציות ארוכות טווח נחוצות כדי לאפשר שינויים מבניים עמוקים. השילוב של שתי הגישות יכול לעזור להפוך את הממשל בגרמניה ליעיל וחסכוני יותר.

השימוש העקבי בטכנולוגיות דיגיטליות ושיתוף פעולה הדוק של כל המעורבים יכולים להשיג את המטרה של ממשל רזה ויעיל העונה על צרכי המשק. תמיכה פוליטית מוקדמת וממוקדת ממלאת תפקיד מכריע ביישום מוצלח של אסטרטגיות אלה.

📣 נושאים דומים

• 📊 200 קשרים מנהליים בשנה: כיצד חברות סובלות מביורוקרטיה
• 💼 דיגיטלי במקום נייר: חברות גרמניות דורשות ניהול יעיל
• אופטימיזציה מנהלית לעומת מודרניזציה: האסטרטגיה הטובה ביותר לגרמניה
• 🌐 ניהול דיגיטלי: חובה לכלכלת גרמניה
• 🔄 מהיר וזול: יתרונות של אופטימיזציה מנהלית
• 🏢 עלויות ביורוקרטיה נמוכות: כיצד דיגיטציה יכולה לעזור
• 📉 פוטנציאל יעילות חי: כך חברות מקלות על החברה
• 💡 שיתוף פעולה כמפתח: מינהל, עסקים ופוליטיקה יד ביד
• 🤝 שיתוף פעולה למינהל רזה: דרכה של גרמניה לעתיד
• 💻 מהנייר לפלטפורמה: יעילות באמצעות ניהול דיגיטלי

#️⃣ hashtags: #administration digitization #Bureaucracy הפחתת #Adminastration אופטימיזציה #Administration Modernization #Digital Milement

מדוע קשה לרשויות, עיריות ועיריות: אופטימיזציה מינהלית ומודרניזציה לעיר ומדינה -image: xpert.digital

הממשלות הציבוריות כפופות לתקנות, חוקים ותהליכים ביורוקרטיים. זה משרת את השקיפות, האחריות והבטחת הגינות ושוויון. ויסות קפדני זה יכול להאט את תהליכי המודרניזציה. לחברות לעתים קרובות יש גמישות רבה יותר ויכולות להגיב מהר יותר לשינויים בשוק. הם פועלים בסביבה מוסדרת אך דינאמית יותר המעניקה להם יותר מרחב לחידושים והתאמות.

עוד על זה כאן:

• בין תקנות והיקף קפדני: אתגרי המינהל הציבורי

🏢 ההחלטה בין אופטימיזציה ניהולית למודרניזציה מנהלית תלויה בגורמים שונים, כולל הצרכים, המשאבים והיעדים הנוכחיים של הממשל. להלן כמה מצבים בהם אחת משתי האסטרטגיות יכולה להיות הגיונית יותר:

🔍 אופטימיזציה מנהלית

כשזה הגיוני:

1. תוצאות קצרות טווח נדרשות

אם יש צורך בשיפורים מהירים כדי להגביר את היעילות או לפתור בעיות דחופות.

2. משאבים מוגבלים

אם המשאבים (משאבים כספיים, כוח אדם, זמן) מוגבלים ואין השקעות משמעותיות בטכנולוגיות חדשות או בשינויים עמוקים.

3. מבנים שכבר מתפקדים

אם המבנים הניהוליים הקיימים למעשה עובדים היטב, אך ישנם חוסר יעילות או תהליכים קטנים יותר שניתן לתקן על ידי כוונון עדין.

4. הציגו שיטות עבודה מומלצות

כשמדובר בשיפור התהליכים הקיימים באמצעות הצגת שיטות ונהלים מוכחים, כמו אלה שתואר על ידי קייזן (שיפור מתמיד).

עוד על זה כאן:

• קייזן: שיפור מתמשך ושינוי בממשלות

🔄 מודרניזציה מנהלית

כשזה הגיוני:

1. שיפורים ארוכים ובר קיימא

כאשר מבקשים שינויים בסיסיים וארוכי טווח להיות מוכנים לאתגרים עתידיים.

2. שדרוג טכנולוגי או התאמה מחדש

אם קיימות מערכות וטכנולוגיות IT מיושנות שיש להחליף אותם בפתרונות מודרניים ויעילים יותר.

3. בעיות מבניות

אם ישנם פגמים מבניים גדולים שלא ניתן לתקן על ידי אופטימיזציה בלבד וזה הכרחי.

4. דרישות חדשות

אם קיימות דרישות חוקיות חדשות או ציפיות חברתיות לניהול הדורשות הכנסת תהליכים וטכנולוגיות חדשות.

🌟 אופטימיזציה מנהלית לעומת מודרניזציה מנהלית: מדריך

🚀 כאשר מחליטים בין אופטימיזציה מנהלית למודרניזציה מנהלית, המצב הספציפי ומטרה של הסמכות, העירייה, העירייה או המדינה ממלאים תפקיד מכריע. להלן כמה היבטים אחרים שיש לקחת בחשבון בעת ​​קבלת החלטות -קבלת החלטות:

1. מסגרת זמן 🕰️

• אופטימיזציה ניהולית: אידיאלי לשיפורים קצרי טווח והצלחות מהירות. כאן, תהליכים ומבנים קיימים מנותחים ומותאמים כדי להשיג רווחי יעילות.
• מודרניזציה מנהלית: מתאימה לפרויקטים ארוכים לטווח הארוך הכוללים שינויים ושדרוגים עמוקים. פרויקטים אלה בדרך כלל זקוקים ליותר זמן ליישום והתאמה.

2. משאבים 💡

• אופטימיזציה מנהלית: בדרך כלל דורשת פחות משאבים, הן מבחינה כלכלית והן כוח אדם. לעתים קרובות ניתן להשתמש במבנים וטכנולוגיות קיימים.
• מודרניזציה מנהלית: זקוק למשאבים נרחבים, כולל השקעות בטכנולוגיות חדשות, קורסים להכשרה ואולי ייעוץ חיצוני.

3. יעדים ותוצאות 🎯

• אופטימיזציה ניהולית: מטרת יעילות מהירה ומדידה עולה, כגון זמני עיבוד קצרים יותר או עלויות מופחתות במהלך הפעולה.
• מודרניזציה מנהלית: שואפת לחדש באופן מהותי את הממשל ולהפוך את העתיד לטווח הארוך. זה כולל לעתים קרובות הצגת טכנולוגיות חדשות, תכנון מחדש של מבנים ארגוניים והתאמה לדרישות משפטיות חדשות.

4. דרישות טכנולוגיות 🖥️

• אופטימיזציה ניהולית: בדרך כלל משתמשת בטכנולוגיות קיימות ומשפרת את היישום שלהם. זה יכול לכלול גם שדרוגים טכנולוגיים קטנים יותר.
• מודרניזציה מנהלית: לעתים קרובות דורשת יישום של מערכות טכניות חדשות, כגון תשתיות IT מודרניות, פתרונות אוטומציה או פלטפורמות ממשל אלקטרוני.

5. שינויים מבניים 🏗️

• אופטימיזציה מנהלית: בדרך כלל לא או רק שינויים מבניים מינימליים. המיקוד הוא בשיפורי תהליכים ויעילות עולה במבנה הקיים.
• מודרניזציה מנהלית: לעתים קרובות שינויים מבניים דרסטיים הנחוצים כדי להתאים את הממשל לדרישות המודרניות. זה יכול לכלול ארגון מחדש של מחלקות ומשימות.

6. ניהול התנגדות ושינויים 🌐

• אופטימיזציה מנהלית: בדרך כלל התנגדות נמוכה יותר, מכיוון שמדובר בשיפורים מצטברים. ניהול שינויים הוא חשוב, אך לעיתים קרובות פחות אינטנסיבי.
• מודרניזציה מנהלית: פוטנציאל גבוה יותר להתנגדות, מכיוון ששינויים עמוקים לעתים קרובות נתקלים בספקנות. ניהול שינויים מקיף חיוני כאן בכדי להבטיח את קבלת העובדים והשתתפותם.

🔍 יש לבצע את הבחירה בין אופטימיזציה מנהלית למודרניזציה מנהלית על בסיס הצרכים, המשאבים והיעדים הספציפיים של המוסד המתאים. ניתוח מדויק של המצב בפועל והגדרה ברורה של התוצאות הרצויות הם חיוניים.

☑️ מומחה בתעשייה, כאן עם רכזת תעשייה משלה

קונרד וולפנשטיין

אני שמח לעזור לך כיועץ אישי.

אתה יכול ליצור איתי קשר על ידי מילוי טופס יצירת הקשר למטה או פשוט להתקשר אליי בטלפון +49 89 674 804 (מינכן) .

אני מצפה לפרויקט המשותף שלנו.

Xpert.Digital הוא מוקד לתעשייה עם מיקוד, דיגיטציה, הנדסת מכונות, לוגיסטיקה/אינטרלוגיסטיקה ופוטו -וולטאים.

עם פיתרון הפיתוח העסקי של 360 ° שלנו, אנו תומכים בחברות ידועות מעסקים חדשים למכירות.

מודיעין שוק, סמוקינג, אוטומציה שיווקית, פיתוח תוכן, יחסי ציבור, קמפיינים בדואר, מדיה חברתית בהתאמה אישית וטיפוח עופרת הם חלק מהכלים הדיגיטליים שלנו.

אתה יכול למצוא עוד בכתובת: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus