בינה מלאכותית הופכת את Microsoft SharePoint עם Premium AI לפלטפורמת ניהול תוכן אינטליגנטית

פתרונות AI עבור Microsoft SharePoint: ניתוח מומחה לפונקציות, יישומים וערך אסטרטגי

בינה מלאכותית (AI) הופכת את Microsoft SharePoint באופן בסיסי ממאגר מסמכים טהור לפלטפורמת ניהול תוכן אינטליגנטית. שינוי זה מטפל באתגרים מרכזיים של חברות מודרניות כמו גירוי יתר של מידע, תהליכי חיפוש לא יעילים ועלויות גבוהות באמצעות פעילויות ידניות. הניתוח מראה כי פתרונות משולבים של Microsoft, בפרט SharePoint Premium (התפתחות נוספת של Microsoft Syntex) ו- Microsoft 365 Copilot, הם המוקד של טרנספורמציה זו. SharePoint Premium מציעה פונקציות AI עמוקות לעיבוד תוכן אוטומטי, ניתוח וממשל, ואילו Copilot כעוזר AI משפר את האינטראקציה והפרודוקטיביות של המשתמש ברחבי Microsoft 365 Suite. בנוסף, יש שוק פתרונות של צד שלישי שניתן לשלב ב- SharePoint ולהציע פונקציות AI מיוחדות לדרישות נישה.

היתרונות העיקריים של השימוש ב- AI ב- SharePoint מוגדלים באופן משמעותי על ידי אוטומציה (למשל סיווג מסמכים, מיצוי מטא נתונים, הפעלת זרימת עבודה), שיפור במציאת מידע באמצעות חיפוש סמנטי והמלצות בהתאמה אישית, אכיפת ציות אוטומטית (למשל יישום שמות שמירה ושמות סודיות) וניהול ידע מיטוב. מחקרי מקרה מראים פוטנציאל השקעה החזרי ניכר.

עם זאת, יישום מוצלח דורש תכנון מדוקדק. ארכיטקטורת מידע חזקה ומנהגי ממשל נתונים מוצקים הם תנאים מוקדמים בסיסיים כדי לנצל באופן מלא את הביצועים של כלי AI וכדי למזער את סיכוני האבטחה (בפרט באמצעות שיתוף נתונים). חברות צריכות גם להבין ולתקצב את דגמי הרישיון ההיברידי (Pay-as-you-Go עבור עיבוד Premium של SharePoint, מבוסס משתמש לפונקציות ממשל ו- Copilot). מומחיות טכנית לתצורה והדרכה של דגמי AI כמו גם ניהול שינויים מחושב היטב הם גם ביקורתיים על ההצלחה. יש לטפל בהיבטים אתיים כמו מסדי נתונים, הגנת נתונים ושקיפות. העתיד של SharePoint קשור באופן בלתי נפרד ל- AI, עם שילובים נוספים ופונקציות אינטליגנטיות יותר שיש לצפות. חברות שמשלבות אסטרטגית AI בסביבת SharePoint שלהן יכולות להשיג יתרונות תחרותיים בר -קיימא.

מתאים לכך:

• השינוי הטוב ביותר עבור SharePoint Premium? שילוב AI של פלטפורמת AI עצמאית וחוצה-נתונים לרוחב מקור לכל ענייני החברה

עליית ה- AI בניהול תוכן של SharePoint

ניהול תוכן ארגוני מסורתי (ECM) מגיע לגבולותיו בארגונים רבים. הכמות העצומה של התוכן הדיגיטלי גוברת באופן אקספוננציאלי, מה שמוביל לאתגרים ניכרים. עובדים מבלים חלק משמעותי משעות העבודה שלהם עם חיפוש אחר מידע, לרוב עם תוצאות מתסכלות. גולי מידע הוא בעיה רחבה, והעלויות לתהליכים ידניים לניהול מסמכים, סיווג ועיבוד הם ניכרים. Microsoft SharePoint, כאחת הפלטפורמות המשמשות ביותר לשיתוף פעולה וניהול תוכן, עליה מעובדים כמויות עצומות של נתונים מדי יום (למעלה משני מיליארד קבצים ו -2 מיליון אתרים ביום), מוקד האתגרים הללו.

בתגובה לכך, SharePoint מתפתח יותר ויותר ממיקום טהור למסמכים לפלטפורמת שירות תוכן אינטליגנטי הנשענת באופן מאסיבי על בינה מלאכותית (AI). החזון של מיקרוסופט הוא לשלב את AI עמוק בפונקציות הליבה של SharePoint ובסוויטת Microsoft 365 כולה. המטרה המוצהרת היא לחזק את המומחיות האנושית ("להגביר חוויות אנושיות") לאוטומציה של תהליכי תוכן ולהפוך תוכן לידע שמיש.

אוריינטציה אסטרטגית זו באה לידי ביטוי באופן משמעותי בפיתוח מוצרים ומיתוג. במקור הוצגו שירותי AI מיוחדים כמו מיקרוסופט סינטקס ויוזמות כמו נושאי VIVA. עם זאת, עם כניסתו של מיקרוסופט 365 קופילוט כעוזר AI מקיף, בוצע איחוד. שמו של Syntex שמו של SharePoint Premium ומשולב, המסמל חיבור מקרוב של פונקציות עיבוד AI עם פלטפורמת הליבה. יחד עם זאת, נושאי Viva נקבעים עם ההמלצה להסתמך על חוויות ניהול ידע מבוססות SharePoint ו- Copilot במקום זאת. דפוס זה מצביע על כך שמיקרוסופט אינה רואה בפונקציות AI כתוספות מבודדות, אלא כחלק בלתי נפרד מהפיתוח נוסף של SharePoint עצמו, לפיה Copilot משמש כממשק העיקרי לאינטראקציה של המשתמש עם פונקציות חכמות אלה.

פתרונות AI משולבים של Microsoft עבור SharePoint

מיקרוסופט מציעה מספר פתרונות מבוססי AI המשולבים ישירות ב- SharePoint ובסוויטת Microsoft 365. אלה שואפים להפוך את הניהול, העיבוד והשימוש בתוכן אינטליגנטי ויעיל יותר. שני העמודים המרכזיים של אסטרטגיה זו הם SharePoint Premium (התפתחות נוספת של Microsoft Syntex) ו- Microsoft 365 Copilot.

SharePoint Premium (פיתוח Syntex): עיבוד תוכן מבוסס AI, חוויות וממשל

SharePoint Premium מציבה את עצמה כפלטפורמת ניהול תוכן וניסיון מתקדמת, הבונה על פונקציות ה- KI והלימוד המכונה של Microsoft Syntex. המטרה היא לאוטומציה של עיבוד תוכן, לשפר את חווית המשתמש בהתמודדות עם תוכן ולספק מנגנוני ממשל חזקים.

תכונה חיונית היא מודל החיוב הגמיש. רבות מפונקציות הליבה לעיבוד תוכן מחויבות באמצעות מודל Pay-as-Go (Payg) המקושר למנוי Azure. זה מאפשר לארגונים להשתמש בשירותים לפי הצורך ללא השקעות ראשוניות או אג"ח רישיון לפונקציות ספציפיות אלה. יחד עם זאת, גישה זו דורשת קישור עם Azure ומעקב אחר עלויות השימוש. בנוסף, ישנם פונקציות, במיוחד בתחום הממשל המורחב (שכונה בעבר SharePoint Advanced Management-SAM) הדורשים רישוי מבוסס משתמש (מבוסס מושב). מבנה רישיון היברידי זה-שילוב של חיוב מבוסס שימוש באמצעות Azure עבור Azure לשירותי עיבוד AI ועלויות פרו-משתמש קבועות עבור פונקציות ממשל-דיפנים ממודלים רישיון מסורתיים ודורש תכנון ותקצוב זהיר מצד הארגונים. הצורך בניהול תקציבי Azure וגם רישיונות משתמשים יכולים להפוך את תחזיות העלויות וניהול הרישיונות למורכבות יותר מאשר במודל אחיד.

2.1.1. תכונות עיבוד תוכן (אוטומציה מבוקרת AI)

SharePoint Premium מציעה מגוון רחב של שירותים מבוקרים על ידי AI כדי לבצע אוטומציה של עיבוד מסמכים:

תעדו הבנת (צורה לא מובנית, מובנית, חופשית, טרומי -טרום)

זוהי פונקציית ליבה המאפשרת להכשיר דגמי AI או להשתמש במודלים טרומיים כדי לסווג אוטומטית מסמכים ולחילוץ מידע ספציפי.

• מודלים לא מובנים: מאומנים באמצעות "לימוד מכונות" (גישה ללא קוד) עם מסמכים לדוגמא כדי לזהות דפוסים במסמכים כמו מכתבים או חוזים. הם מורכבים ממסווגים (כדי לזהות את סוג המסמך) ואת החילוץ (כדי לשלוף נקודות נתונים ספציפיות).
• דגמי צורה מובנים וחופשיים: מבוססים על בונה AI של פלטפורמת הכוח ומתאימים לצורות או מסמכים עם מבנה משתנה בו מידע יכול להיות במקומות שונים. לעתים קרובות אתה זקוק רק לכמה מסמכי דוגמה לצורך אימונים.
• דגמים מוכנים: הציעו פתרונות מיומנים מראש לסוגים נפוצים של מסמך כגון חשבוניות, קבלות וחוזים כדי לחלץ במהירות מידע מבלי שתצטרך להכשיר דגמים בעצמך.

עמודות מילוי אוטומטי

השתמש במודלים גדולים של שפה (LLM) כדי למלא אוטומטית עמודות מטא נתונים בספריות SharePoint על בסיס תוכן הקובץ ושורת קלט מוגדרת (הנחיה). זה יכול לשמש למיצוי, סיווג, סיכום או ניתוח תוכן.

תיוג טקסונומיה

משתמש אוטומטית במונחים מחנות SharePoint Term Central (Metadata מנוהל) למסמכים המבוססים על ניתוח AI של התוכן. זה משפר משמעותית את היכולת, הסינון והניהול הכללי של קבצים ומקדמת את עקביות המטא נתונים.

תיוג תמונה

זיהוי אובייקטים בתמונות באמצעות AI ומספק להם אוטומטית מילות מפתח תיאוריות שנשמרות בעמודה מטא נתונים. זה מאפשר חיפוש, מיון וסינון קבצי תמונה.

זיהוי תווים אופטי (OCR)

חילוץ טקסט מודפס או בכתב יד מקבצי תמונה (JPG, PNG, TIFF) ו- PDFS, מה שהופך את הטקסט הזה לחיפוש ולצוין. עם זאת, ישנן מגבלות טכניות בסוגי קבצים, מספר עמוד (מקסימום 500 עבור OCR), מגבלת תווים (64,000), מידות תמונה ואלפבית נתמכת (כיום בעיקר לטינית).

מכלול תוכן

מאפשר יצירת אוטומטית של מסמכים עסקיים סטנדרטיים וחוזרים על עצמם (למשל חוזים, הוראות עבודה, הצעות) על בסיס תבניות מודרניות הקשורות למקורות נתונים כמו רשימות SharePoint. זה יכול להביא חיסכון זמן רב בזמן, כפי שמראה מקרה מבחן עם למעלה מ- 6,000 שעות שנחסכו בשנה.

תרגום לתעד

יוצר עותקים מתורגמים אוטומטית של מסמכים ישירות בספריות SharePoint, לפיהם נשמרים הפורמט המקורי והמבנה. תומך במגוון שפות.

Esignature

משלב פונקציה לבקשת וניהול חתימות אלקטרוניות ישירות ב- SharePoint ו- Microsoft 365. זה מפשט תהליכי חתימה ומחזיק מסמכים במהלך תהליך הבדיקה והחתימה בסביבת M365, התומכת בתאימות. הזמינות האזורית עדיין מוגבלת כרגע.

מיזוג/תמצית PDF

מציע כלים למיזוג מספר קבצי PDF ליצירת יחיד או לחלק קובץ PDF גדול לכמה קטנים יותר.

כללי עיבוד

מאפשר הגדרת פעולות קלות יותר מבוססות על ידי הכלל בספריות מסמכים לאוטומציה של משימות, למשל. ב. העברת קבצים המבוססים על שינויי מטא נתונים.

תכונות חוויות תוכן (פונקציות לחוויות תוכן)

פונקציות אלה שואפות לשפר את האינטראקציה של המשתמשים עם תוכן:

מציג קבצים משופר

מציע תצוגה מורחבת עבור מאות סוגי קבצים ישירות ב- SharePoint/OneDrive/צוותים ותומך בפונקציות כמו הערות.

שאילתת תוכן

מאפשר שאילתות מדויקות המבוססות על ערכי מטא נתונים ספציפיים, החורגים מחיפוש מילות המפתח הטהור.

תבניות אתר

מספק תבניות לאתרי SharePoint המוגדרים מראש עבור ניהול, עיבוד ומעקב אחר מסמכים עסקיים.

מתעד פורטלים

אפשר שיתוף פעולה בטוח למסמכים עם צדדים חיצוניים כמו ספקים או פרילנסרים.

מסמכים עסקיים אפליקציה ומרכז מסמכים

משטחים עתידיים, ריכוזיים לניהול מסמכים באיכות גבוהה המתוכננים כשירותים מורשים של משתמשים.

תכונות ממשל תוכן (SharePoint Advanced Management - SAM):

חלק מהותי בפרמיה של SharePoint הם פונקציות הממשל המורחבות שהיו ידועות בעבר בשם SharePoint Advanced Management (SAM). אלה מכריעים לניהול בטוח של תוכן, במיוחד בכל הקשור להכנה לכלי AI כמו Copilot.

מוֹקֵד

מאבק בתכנים מתפשטים (צמיחה בלתי מוגבלת של תוכן), מניעת שיתוף אובר (שחרור מוגזם של תוכן), ניהול הגישה לאתר SharePoint ו- OneDrive וכן שליטה במחזור חיי התוכן.

פונקציות מפתח

• דוחות ותובנות של ממשל לגישה לנתונים (DAG): מציעים שקיפות לגבי אילו תוכן כמו ואיתו משותפים, פוטנציאל לזהות אתרים או קבצים מחולקים מדי עם שמות רגישים.
• מדיניות מחזור החיים באתר: הפעל הגדרת הנחיות לטיפול באתרים לא פעילים (למשל ארכיון) וכדי להבטיח בעלי אתרים תקפים.
• ביקורות על גישה לאתר: אוטומציה של הסקירה של הרשאות גישה לאתר על ידי בעלי אתרים.
• בקרת גישה מוגבלת (RAC): מאפשרת לך להגביל את הגישה לאתרי SharePoint מסוימים או לחשבונות OneDrive לקבוצות אבטחה מוגדרות, ללא קשר לאישור הקיים.
• חסום להורדה pedia: למנוע מהורדה, הדפסה או סנכרון של קבצים מאתרים מסוימים או OneDrive, אפשר רק גישה דרך הדפדפן.
• שינוי היסטוריה: Proses שינויים ניהוליים באתרים או בהגדרות ארגוניות.
• תובנות AI: השתמש במודלים של שפה כדי לזהות דפוסים ובעיות ממשל פוטנציאליות בדוחות ולתת המלצות לפעולה (למשל זיהוי אתרים לא פעילים עם תוכן רגיש).

רישוי

פונקציות ממשל מורחבות אלה דורשות בדרך כלל רישיונות נפרדים של משתמש פרו (רישיונות SAM). עם זאת, יש לציין כי חלק מהפונקציות הללו כלולות גם ברישיונות Copilot של Microsoft 365.

מקרי בקשה ויתרונות:

SharePoint Premium מאפשר אוטומציה של תהליכים עסקיים רבים, כגון: B. עיבוד חשבוניות וחוזים. זה משפר את הדיוק של החיפוש באמצעות מטא נתונים שחולצו באופן אוטומטי ומשומש ומסייע בניהול סיכוני ציות באמצעות סיווג אוטומטי ושימוש בהנחיות. זה מוביל לשיפור ניהול הידע, יעילות מוגברת ופרודוקטיביות, חיסכון בעלויות ודיוק נתונים גבוה יותר. מחקרי מקרה וניתוחים מצביעים על תשואה ניכרת על ההשקעה (ROI), שלעתים קרובות היא טרנספורמטיבית במקום רק שולית.

עם זאת, יישום SharePoint Premium אינו התחייבות טריוויאלית. זה לא פיתרון שפשוט "מופעל" ועובד מייד. במקום זאת, זה דורש השקעה משמעותית בזמן ובמומחיות. הכשרה של דגמי AI בהתאמה אישית דורשת מסמכי מדגם שנבחרו בקפידה (דוגמאות חיוביות ושליליות כאחד) ושילוב של מומחים מאזורי העסקים המתאימים. גם ההגדרה של טקסונומיות ברורות והקמת מרכזי תוכן לניהול המודלים נחוצה. בנוסף, יש לקבוע מבנה ממשל לאוצר (סקירה ועידון) של המטא נתונים וחולצות סיווגים וכן לתחזוקה מתמשכת של המודלים. ההצלחה אינה מובטחת ללא תכנון זהיר, השתתפותם של מומחים וניהול רציף. יש גם מכשולים טכניים ומעשיים: הדיווחים מצביעים על אתגרים בעיבוד מסמכים מורכבים, כגון: B. PDFs רב -עמודים עם טבלאות המשתרעות על מספר עמודים או דפים עם מספר טבלאות. יש לצפות בתבנית קובץ, גודל ומגבלות OCR. בנוסף, נצפו עיכובים בפרסום עדכוני מודל והבעיות שהתקבלו בעיבוד אוטומטי. גורמים אלה מדגישים כי SharePoint Premium הוא חזק, אך זקוק לאסטרטגיית יישום מחשבתית היטב וטיפול רציף כדי לנצל את הפוטנציאל שלה ולהתגבר על מגבלות.

מתאים לכך:

• Microsoft Copilot: ניתוח מקיף של עוזר ה- AI ממיקרוסופט

Copilot עבור Microsoft 365 ב- SharePoint: AI עוזר לתוכן ושיתוף פעולה

Microsoft 365 Copilot הוא כלי פרודוקטיביות מבוסס AI שמשולב עמוק ביישומי Microsoft 365, כולל SharePoint. הוא משתמש במודלים גדולים של שפה (LLM) וגישה לנתונים מהגרף של מיקרוסופט (מיילים, צ'אטים, לוחות שנה, מסמכים) כדי לספק תמיכה בהקשר. תכונת אבטחה מרכזית היא ש- Copilot מכבד את הרשאות המשתמש הקיימות; משתמשים רק רואים מידע אליו כבר יש להם גישה. השימוש דורש רישיונות מסוימים מבוססי Microsoft 365 ורישיון נוסף של COPILOT למשתמש.

פונקציות ליבה ב- SharePoint

יצירת תוכן (דפים/תרומות)

Copilot תומך במחברים ישירות בעורך העשיר-טקסט של SharePoint (בתוך חלק האינטרנט של הטקסט) ביצירה ושינוי תוכן. זה יכול לשכתב טקסט, להתאים, לקצר או לבצע את הצליל. ראוי לציין במיוחד היכולת לייצר אתרי SharePoint שלמים המבוססים על תיאור פשוט (בקשה) או על ידי שימוש במסמכים קיימים (למשל קבצי מילים או מצגות PowerPoint) כבסיס. Copilot משתמש גם בפונקציות חדשות לעיצוב SharePoint כמו קטעים גמישים ורעיונות עיצוביים כדי להציע פריסות מושכות.

סוכני SharePoint

אלה עוזרי AI המתמחים המוגבלים לתוכן של אתרי SharePoint מסוימים או קבצים ותיקיות שנבחרו. אתה יכול לענות על שאלות על תחום ידע ספציפי זה ולפעול כ"מומחה למאט נושא "לתוכן זה. כל אתר SharePoint מקבל אוטומטית סוכן סטנדרטי. משתמשים עם זכויות עיבוד יכולים ליצור סוכנים מותאמים אישית נוספים ולהגביל את בסיס הידע שלהם עד 20 מקורות (אתרים, ספריות, תיקיות, קבצים). הסוכנים מכבדים תמיד הרשאות משתמשים בודדות. ניתן לשלב אותם ולהשתמש בהם גם בצוותים של מיקרוסופט. נתמכים כיום מסמכי משרד נפוצים, PDFs, קבצי טקסט ו- HTML; תמיכה בתמונות, קטעי וידאו ו- Oneote מתוכננת. רשימות SharePoint או דפים מהספרייה הצדדית לא יכולים לשמש כיום כמקור.

מציאת מידע/סיכום

Copilot יכול לקבל מידע מספריות מסמכים של SharePoint, רשימות ואתרי אינטרנט כדי לעזור למשתמשים לחפש קבצים, יצירת סיכומים או מיצוי ידע. בממשק OneDrive או SharePoint, המשתמשים יכולים להשתמש ב- CopIlot כדי להשיג סיכומים מהמסמכים או לשאול שאלות. היכולת למצוא את המידע הנדרש מוזכרת על ידי משתמשים מוקדמים כיתרון משמעותי. עם זאת, יש לציין כי ניתן להגביל את כישורי הסיכום בהקשר של CHAT (למשל לשלושים הימים האחרונים של קורס הצ'אט).

שילוב עם סטודיו Copilot

SharePoint יכול לשמש כמקור נתונים ליצירה והדרכה של דגמי AI וסוכנים בהתאמה אישית בסטודיו Copilot (לשעבר סוכנים וירטואליים של Power). זה מאפשר ליצור תשובות יצירתיות המבוססות על תוכן SharePoint. ההתקנה דורשת תצורת אימות כדי לאפשר גישה לנתוני SharePoint.

מקרי יישום ויתרונות

השימוש ב- Copilot ב- SharePoint מבטיח כי הפרודוקטיביות המשמעותית עולה. זה מאיץ את תוכן התוכן, מפשט את העיצוב של אתרים ודפים, אוטומציה של יצירת סיכומים ומשפרת את שיתוף הפעולה. מציאת מידע מקלה והזמן הנדרש לפעילויות שגרתיות מצטמצם. מחקרים ודיווחים ממשתמשים ראשוניים נותנים יתרונות ניתנים לכימות: חיסכון בממוצע בזמן בין 1.2 ל- 10 שעות בשבוע, 29 % סיום מהיר יותר של משימות (חיפוש, כתיבה, סיכום), שיפור האיכות והדיוק של העבודה.

מגבלות ואתגרים

למרות הפוטנציאל, ישנם דיווחים על אתגרים ומגבלות על השימוש ב- Copilot עם SharePoint:

בעיות חיפוש/גישה

משתמשים מדווחים על תשובות לא עקביות או לא מדויקות כאשר שאילתות על תוכן SharePoint, במיוחד כשמדובר במטא נתונים, ספירת קבצים או פרטים ספציפיים. נראה כי קופילוט מתקשה בשאלות לגבי המבנה (סוגיות מטא) בניגוד לשאלות. חלון ההקשר המוגבל של ה- LLMs מקשה על עיבוד מסמכים גדולים מאוד או מספר גדול של קבצים. עיכובים באינדקס יכולים להשפיע על האקטואליות של המידע. אמצעי ממשל כמו חיפוש SharePoint מוגבל (RSS) יכולים להגביל את הגישה לנתונים עבור Copilot ובכך להשפיע על איכות התשובות.

הגבלות סוכן

מספר מקורות הידע לסוכנים מוגבל כיום ל -20. רשימות ודפים אינם נתמכים כמקורות. התמיכה בפורמטים של קבצים מורחבת. האם קישורים בדפים אינם עובדים כמקור ידע. דווחו גם על בעיות בתהליך האישור לסוכנים וכישורי הארקה שלהם.

פערים/חוסר עקביות פונקציונליים

חלק מהמשתמשים מפספסים פונקציות הידועות מכלי AI אחרים (למשל העלאה ישירה של מסמכים בצ'אט, בחירת דגם, יצירת תמונות Dall-E). הביצועים נתפסים לעיתים כקל יותר מאשר עם דגמים מיוחדים כמו GPT-4.

נכונות לנתונים

היעילות של קופילוט תלויה במידה רבה בנתונים מאורגנים ומוצדקים היטב במיקרוסופט 365 וב- SharePoint. הסיכון לשיתוף אובר הוא ניכר ויש לטפל בו לפני שמגלגל קופילוט.

תצפיות אלה מראות כי Copilot מתוכנן בעיקר כעוזר למשימות כמו תכנון, סיכום ומענה על שאלות המבוססות על תוכן נגיש ומשתמש בהבנה סמנטית. עם זאת, זו אינה תרופת פלא ואינו מחליפה תהליכי חיפוש מדויקים ומטא נתונים מבוקרים מטא נתונים או משימות מלאי. משתמשים המצפים שקופילוט יספור בדיוק קבצים או אלמנטים מסננים המבוססים על מטא נתונים מורכבים עשויים להתאכזב. ביצועיו מוגבלים על ידי הנתונים הבסיסיים בתרשים של מיקרוסופט, גבולות האינדקס וההרשאות ששימשו. לכן ניהול ציפייה ברורה ביחס לכישוריו בהשוואה לשיטות חיפוש מסורתיות הוא מכריע למבוא מוצלח.

שילוב פלטפורמת AI עצמאית וחוצה-נתונים רחבה מקור לכל ענייני החברה-דימוי: xpert.digital

Ki-GameChanger: הפתרונות הגמישים ביותר של פלטפורמת AI-Tailor, המפחיתים עלויות, משפרים את החלטותיהם ומגדילים את היעילות

פלטפורמת AI עצמאית: משלבת את כל מקורות נתוני החברה הרלוונטיים

• פלטפורמת AI זו מקיימת אינטראקציה עם כל מקורות הנתונים הספציפיים
  • מ- SAP, Microsoft, JIRA, Confluence, Salesforce, Zoom, Dropbox ומערכות ניהול נתונים רבות אחרות
• שילוב AI מהיר: פתרונות AI בהתאמה אישית לחברות בשעות או ימים במקום חודשים
• תשתית גמישה: מבוססת ענן או אירוח במרכז הנתונים שלך (גרמניה, אירופה, בחירה חופשית של מיקום)

• אבטחת מידע גבוהה ביותר: שימוש במשרדי עורכי דין הוא הראיות הבטוחות
• השתמש במגוון רחב של מקורות נתונים של החברה
• בחירה משלך או דגמי AI שונים (DE, EU, USA, CN)

אתגרים שפלטפורמת ה- AI שלנו פותרת

• חוסר דיוק של פתרונות AI קונבנציונליים
• הגנה על נתונים וניהול מאובטח של נתונים רגישים
• עלויות ומורכבות גבוהה של פיתוח AI פרטני
• היעדר AI מוסמך
• שילוב AI במערכות IT קיימות

עוד על זה כאן:

• שילוב AI של פלטפורמת AI עצמאית וחוצה-נתונים לרוחב מקור לכל ענייני החברה

מערכות ניהול נתונים בשינוי: אסטרטגיות להצלחת החברה בעידן AI - תמונה: xpert.digital

פונקציות AI ילידיות אחרות-SharePoint פוגש את AI: גישה טבעית וצד שלישי בהשוואה

בנוסף ל- SharePoint Premium ו- Copilot, ישנן טכנולוגיות מיקרוסופט מקוריות אחרות המאפשרות או מאפשרות פונקציות AI בהקשר של SharePoint:

שילוב של בונה AI

Builder AI הוא חלק מפלטפורמת הכוח של Microsoft ומציע אוסף של דגמי AI מיומנים מראש ומותאמים אישית (למשל לעיבוד מסמכים, זיהוי אובייקטים, סיווג, חיזוי). ניתן להשתמש בדגמים אלה ישירות ב- SharePoint (לרוב כחלק מפונקציות Premium/Syntex של SharePoint/Syntex לעיבוד מובנה/צורה חופשית) או באמצעות זרימות עבודה אוטומטיות של כוח, המופעלות על ידי אירועי SharePoint (למשל העלאת קובץ). זה מאפשר ליצור אוטומציה מבוססת AI בהתאמה אישית עם גישה נמוכה/ללא קוד. דוגמאות לכך הן זרימות עבודה המפיצות אוטומטית מטא נתונים מחשבוניות שהועלו וכותבות בעמודות SharePoint או מסווגות מסמכים על סמך תוכן. השימוש בבניית AI דורש רישיונות פלטפורמת כוח תואמים או זיכויים של בונה AI, שחלקם נכללו גם ברישיונות סינטקס/פרימיום או מחויבים לפי מודל PayG.

נושאי VIVA (מוגדרים)

נושאי VIVA השתמשו ב- KI כדי לזהות באופן אוטומטי ידע במיקרוסופט 365 (כולל SharePoint), כדי לארגן ולהציג אותם בצורה של נושאים ואתרים. נושאים אלה הוצגו בהקשר הקשורים ביישומים כמו SharePoint, צוותים ותפיסה על מנת להקל על ממצא הידע ולזהות מומחים. עם זאת, נושאי VIVA יופסקו בפברואר 2025. מיקרוסופט מתמקד במקום זאת במאמצי הפיתוח שלו בחוויות ידע הנתמכות ב- AI בתוך קופילוט ובישירות ב- SharePoint. דפי נושא קיימים שפורסמו על ידי משתמשים מומרים לאתרי SharePoint רגילים שעדיין ניתן למצוא באמצעות החיפוש, אך כבר לא מתעדכנים על ידי AI.

שילוב של בונה AI מדגיש פנים חשובות של אסטרטגיית מיקרוסופט: בעוד ש- SharePoint Premium מציעה מספר מודלים של AI מובנים וניתנים להדרכה למשימות ניהול תוכן נפוצות, פלטפורמת הכוח (Automats Automats, Apps Power) עם בונה AI משמשת כראשית ליצירת כלים של SharePupts של כלים. כך שאם חברות זקוקות לאוטומציה של AI החורגת מהפונקציות הסטנדרטיות של דוגמה פרימיום לדוגמה לשילוב עם מערכות חיצוניות, ליישום היגיון מורכב, רב-שלבי או ליצירת משטחים מותאמים אישית עם אפליקציות כוח-פלטפורמת הכוח עם Builder הוא מערך הכלים המיועד למיקרוסופט. זה מציע רמת הרחבה חשובה מעבר לפונקציות הפרימיום המובנות.

מתאים לכך:

• UNFRAMARAMA AI הופך את שילוב ה- AI לחברות בזמן שיא: פתרונות בהתאמה אישית בשעות או ימים

פתרונות AI של ספקי צד ג 'לשילוב ב- SharePoint

בנוסף לפתרונות ה- AI המקוריים של מיקרוסופט, קיים שוק הולך וגדל לכלים של צד שלישי שמשלבים או מרחיבים פונקציות AI ב- SharePoint. פתרונות אלה מכסים לעתים קרובות נישות ספציפיות או מציעים גישות אלטרנטיביות למציעה מיקרוסופט. השילוב הוא בדרך כלל באמצעות מנגנונים שונים:

APIs

שימוש בממשק ה- API של Microsoft Graph או ממשקי API ספציפיים של SharePoint כדי לגשת לנתונים ולבצע פעולות.

מחברים

פלטפורמות כמו Zapier או Power Automats (באמצעות מחברים בהתאמה אישית) מאפשרים חיבור של SharePoint לשירותי AI חיצוניים.

תוספות/אפליקציות ייעודיות

פתרונות המתוכננים כ- SharePoint Framework (SPFX), תוספות או יישומים עצמאיים ומתקשרים ישירות עם SharePoint.

דוגמאות וניתוח

מגוון הפתרונות של צד שלישי הוא גדול. להלן כמה דוגמאות, המסווגות על פי מיקוד פונקציונלי:

פלטפורמות זרימת עבודה/אוטומציה (עם AI)

• Flowforma: פלטפורמת ללא קוד המשתמשת ב- AI גנאי (פונקציות "קופילוט" משלה ומסיכום) כדי ליצור זרימות עבודה מורכבות המשתלבות בצורה חלקה במיקרוסופט 365 וב- SharePoint.
• Nintex: מציע כלים נרחבים לאוטומציה של זרימת עבודה, אוטומציה של תהליכים רובוטיים (RPA) וייצור מסמכים עם שילוב SharePoint. עם זאת, זה יכול להיות בעל עקומת למידה תלולה יותר ועלויות גבוהות יותר.
• Zapier: משמשת כפלטפורמת אינטגרציה ("תוכנת תווך") המשלבת את SharePoint עם אלפי יישומים אחרים, כולל שירותי AI כמו "AI By Zapier" (משתמש במודלים כמו OpenAAI, אנתרופיים) או כלי AI מיוחדים כמו "BROWS AI" לצורך מיצוי נתוני אתרים. מתאים במיוחד לאוטומציה של משימות קלות יותר -יישום.
• Kissflow: פיתרון נוסף לניהול זרימת עבודה שמכוון למשתמשים לא טכניים באמצעות ממשק משתמש פשוט.
• Sembly.ai: מתמחה בפגישה עם התפוקה. משתלב עם SharePoint כדי לייצר אוטומטית הערות פגישה, סיכומים ומשימות שנוצרו על ידי AI בספריות SharePoint הרלוונטיות. שילוב מתרחש באמצעות API ומכבד את ההרשאות הקיימות.

ניהול חיפוש/ידע סמנטי

• סוויטה סמנטית של Poolparty (מ- Graphwise): מציעה רמה סמנטית דרך SharePoint (כמו גם צוותים וקופילוט). מאפשר חיפוש סמנטי (החורג מילות מפתח ומבין מילים נרדפות), תיוג קונספט אוטומטי המבוסס על טקסונומיה מנוהלת במרכז וחיפוש פנים אחר עידון התוצאות. משולב בחנות SharePoint Term, Azure ו- Graph API.
• Semaphore (מהתקדמות): השתמש במודלים סמנטיים, כללי כריית טקסטים וסיווג כדי לספק מסמכי SharePoint עם מטא נתונים עשירים הקשורים להקשר. מקרה מבחן עם ארגון ללא מטרות רווח הראה ממצא משופר של מסמכים ורשתות ידע טובות יותר על פני מיקומים שונים.
• EmpciT.AI: כלי לניתוח טקסטים סמנטי עם אפשרויות הסתגלות עמוקות למילות מפתח ומושגים. מוזכר בהשוואה כאלטרנטיבה חזקה בתחום הסמנטיקה.
• גורו: פלטפורמת חיפוש AI ארגונית שמייצרת מידע ממקורות שונים, כולל SharePoint, מצטבר ומבוקש.
• אוניקס (לשעבר Danswer): פלטפורמת AI של קוד פתוח שמשלבת עם מסמכים ארגוניים, יישומים (כולל SharePoint) ואנשים. מציע ממשק צ'אט, מחברים ליותר מ -40 מערכות ואפשרות ליצור סוכני AI מותאמים אישית. ניתן להפעיל באופן מקומי או בענן.

עיבוד/הקלטה של ​​מסמכים

• Artsyl Docalpha: משתלב מקרוב עם SharePoint ומציע OCR מורחב, זיהוי מסמכים מבוסס AI (סיווג אוטומטי ומשימה מטא נתונים), מיצוי נתונים חכמה (עם דגמים הניתנים לאימון) ואוטומציה של זרימת עבודה. מכוון לתעשיות ספציפיות כמו בריאות, מימון וייצור.
• ConceptClassifier (מספקים שונים): תוסף המשתמש בטכנולוגיית "עיבוד מונחים מורכב" כדי לסווג נתונים לא מובנים במטא נתונים של SharePoint ולחלץ.

פלטפורמות KI/פרודוקטיביות כלליות

• Stack AI: פלטפורמה ליצירת סוכני AI המקיימים אינטראקציה עם נתונים וממשקי API פנימיים, כולל עיבוד מסמכים וחיפוש.
• KAMA DEI: פלטפורמה להבנת שפה טבעית (NLU) עם מסד נתונים של ידע הניתן להגדרה ליצירת סוכנים וירטואליים.

כלי קוד פתוח / מפתחים

ב- GitHub ישנם פרויקטים ומאגרים שונים של קוד פתוח בנושא פיתוח SharePoint (למשל מאגרים רשמיים של מיקרוסופט לתיעוד והדרכת SPFX). ישנם גם כלים ספציפיים כמו "דופק מהיר", אפליקציית Power של Microsoft Teams בה SharePoint משתמשת כמקור נתונים לשיתוף הנחיות Copilot, או כלי פרודוקטיביות כלליים יותר עם כיסוי SharePoint. Onyx הוא דוגמה לפלטפורמת חיפוש/AI של קוד פתוח מקיף יותר עם מחבר SharePoint.

השוואת כלי KI: גישות משולבות לעומת צד שלישי

השוואת כלי KI: משולבת לעומת גישות של צד שלישי-דימוי: xpert.digital

ההחלטה בין השימוש בפתרונות AI המשולבים של Microsoft AI כמו SharePoint Premium או Copilot לבין שילוב כלים של צד שלישי דורש התחשבות מדוקדקת של היבטים שונים. פתרונות משולבים מציעים אינטגרציה עמוקה מאוד במיקרוסופט 365 וחווית משתמש חלקה. הטווח התפקודי שלהם הוא רחב ומכסה תחומים כמו עיבוד, ממשל וסיוע, אם כי העומק יכול להשתנות בהתאם לתפקוד. דגמי העלות של פתרונות אלה הם היברידיים: הם מבוססים על גישות מבוססות משתמש וגם על בסיס משתמש. יכולת ההסתגלות מוגבלת לאימוני מודלים, הנחיות ושימוש בפלטפורמת הכוח, ואילו שילוב האבטחה מבוסס על הסטנדרטים הקיימים ועל התאמת מיקרוסופט 365. מאמץ התחזוקה מוסדר ביעילות על ידי עדכונים מרכזיים מהמערכת האקולוגית של מיקרוסופט, אך דורש תצורה והדרכה מסוימים. בסופו של דבר, זה מוביל לתיק יצרן גבוה במערכת Microsoft.

או האם אתה בוחר כלים מתמחים "הטובים ביותר של הזן" של ספקי צד ג 'למשימות AI ספציפיות שעשויות להציע פונקציונליות מעולה בתחום זה, אך לגרום למאמץ אינטגרציה ועלויות ניהול גבוהות יותר, למעט השותף xpert.digital?

לעומת זאת, פתרונות צד ג 'משתנים מבחינת עומק האינטגרציה. לדוגמה, הם עובדים עם ממשקי API, מחברים ותוספות, מה שיכול להיות מורכבות נוספת. לעתים קרובות הם מתמחים בנישות ומציעים פונקציות פוטנציאליות עמוקות יותר מאשר פתרונות משולבים בתחומים ספציפיים. דגמי העלויות משתנים מאוד, החל ממנויים לדגמי Freemium ו- Open Open. עם יכולת הסתגלות, היתרון הוא לרוב עם ספקי צד ג ', במיוחד פתרונות קוד פתוח, המאפשרים גמישות מקסימאלית. עם זאת, פתרונות אלה דורשים בדיקה נפרדת לגבי בטיחות וטיפול בנתונים וכן ניהול אינטגרציה שעשוי להיות גבוה יותר. עניבת היצרן בדרך כלל נמוכה יותר, אך קיימת תלות בספק המפלגה השלישית המתאימה.

יש לקחת בחשבון גם את ההחלטה בין שילוב מיקרוסופט מקורי וכלים מתמחים של צד שלישי ביחס למאמץ אינטגרציה וקשירת יצרנים. בעוד שמיקרוסופט 365 מציעה שילוב עמוק בתוך המערכת האקולוגית שלך, האג"ח (נעילה) ליצרן זה יכול להיות גבוה. פתרונות מפלגה שלישית, לעומת זאת, עשויים להציע גמישות רבה יותר. על כן ארגונים צריכים לשקול בזהירות האם היתרון כביכול של פונקציות מיוחדות מצדיק את העלויות הנוספות ואת המורכבות של האינטגרציה.

מתאים לכך:

• הסכנות של נעילת הספק: מדוע חברות צריכות להימנע מתלות

השפעות ה- AI על פונקציות ליבת SharePoint

בינה מלאכותית לא רק משנה את אסטרטגיות ניהול התוכן הכלולות, אלא גם משפיעה על פונקציות הליבה של SharePoint, בפרט על האוטומציה של החיפוש והתהליכים.

חיפוש ומציאת מידע

חיפוש מילות המפתח המסורתיות בפורטלים של חברות מוביל לרוב לתוצאות לא מספקות ולפרק זמן גבוה למשתמשים. AI מבטיח שיפורים בסיסיים כאן:

ממילות מפתח למושגים

חיפוש הנתמך על ידי AI חורג מההשוואה הטהורה של מילות המפתח. זה נועד להבין את כוונת המשתמש מאחורי שאילתת חיפוש ולקחת בחשבון את ההקשר הסמנטי של מילים וביטויים.

חיפוש סמנטי

טכנולוגיה זו משתמשת בקודים וקטוריים (ייצוגים מתמטיים של מילים ומושגים) ומודלים קוליים כדי למצוא מידע קשור רעיונית, גם אם מונחי החיפוש המדויקים אינם מתרחשים במסמך. מיקרוסופט חיפוש וקופילוט בפרט בונים על אינדקס סמנטי כזה שנוצר מהנתונים בתרשים של מיקרוסופט. אינדקס זה מאפשר לזהות קשרים בין צורות מילים שונות, להבין מילים נרדפות ולזהות מסמכים דומים מבחינת תוכן. חיפוש Azure AI מציע גם פונקציות סמנטיות כמו דרגה מחודשת (הערכה מחודשת של תוצאות החיפוש על בסיס רלוונטיות סמנטית), מיצוי של מעצבי התגובה והדגשים. ספקים שלישיים כמו מסיבת בריכה משלבים גם פונקציות חיפוש סמנטיות ב- SharePoint. רישיון Copilot של Microsoft 365 בדייר עשוי להיות נחוץ לפונקציות סמנטיות מורחבות מסוימות, במיוחד בהקשר של סטודיו Copilot או Azure AI כדי להשתמש באופן אופטימלי לאינדקס סמנטי.

עיבוד שפה טבעית (NLP) / שאילתות בשפה טבעית

AI מאפשר יותר ויותר למשתמשים לשאול שאלות בשפה טבעית ויומיומית במקום להשתמש במונחי חיפוש נוקשים. Microsoft 365 Copilot מיועד במפורש לאינטראקציה שיחה זו. עם זאת, יש לציין כי מיקרוסופט הודיעה כי צורות מסוימות של תמיכה בשאילתות בשפה טבעית בממשקי החיפוש הסטנדרטיים של Microsoft 365 (כגון Outlook, Teams, SharePoint Search) פג תוקף עם פילטרים או שימוש ב- Copilot. ניתן להשתמש בכלים כמו LlamainDex בשילוב עם מחברי נתונים (למשל CDATA) לפיתוח פתרונות בהתאמה אישית המאפשרים שאילתות בשפה טבעית כנגד נתוני SharePoint. פונקציית Ediscovery (Premium) ב- Microsoft Purview משתמשת גם בבונה שאילתת שפה טבעית בקשר לקופילוט.

התאמה אישית והמלצות

אלגוריתמי AI מנתחים את התנהגות המשתמשים, את תפקידם בחברה, את האינטראקציות והקשרים שלהם בתרשים של מיקרוסופט על מנת לספק תוצאות חיפוש בהתאמה אישית ולהציע באופן יזום תוכן רלוונטי (מסמכים, חדשות, מומחים).

היתרונות של שיפורי חיפוש אלה הנתמכים ב- AI הם מציאת מידע מהירה יותר, תוצאות חיפוש רלוונטיות יותר, גילוי ידע משופר של הידע וירידה בזמן שהעובדים מבלים בחיפוש.

הטבלה מציגה את ההבדלים בין החיפושים השונים - תמונה: xpert.digital

הטבלה מציגה את ההבדלים בין החיפושים השונים. חיפוש מילות המפתח מתרחש באמצעות השוואה מדויקת של מונחים והוא מוגבל כמעט בגלל הפשטות שלו, אך מוגבל ברלוונטיות, מכיוון שהוא אינו לוקח בחשבון הקשר או מילים נרדפות. החיפוש הסטנדרטי של מיקרוסופט, המותאם אישית, משתמש גם באותות מהגרף של מיקרוסופט כדי להציע רלוונטיות טובה יותר המותאמת למשתמש. עם זאת, לעתים קרובות זה מזניח את ההקשר הסמנטי ותלוי מאוד באיכות נתוני הגרף. החיפוש הסמנטי, המבוסס על טכנולוגיות כמו קופילוט או Azure AI, עובד עם קודי וקטור ומבין את ההקשר ואת חשיבות שאילתות החיפוש. זה מספק את הרלוונטיות הגדולה ביותר מכיוון שהוא מכיר בכוונות וגם מוצא דומה מבחינה רעיונית. עם זאת, זה דורש מערך מפורש, רישיונות תואמים ונתונים באיכות גבוהה ויכול להגיע למגבלותיו לבעיות מטא מורכבות. שאילתת השפה הטבעית מבוססת על AI שיחה וגילוי כוונות מאפשר קלט אינטואיטיבי וגמיש. עם זאת, זה יכול להיות דו משמעי, נתמך רק במידה מוגבלת בממשקי משתמש סטנדרטיים ודיוקו תלוי במידה רבה באיכות המודל הבסיסי.

פיתוח החיפוש בתוך Microsoft 365 מראה כיוון ברור: Copilot מייצג את הדור הבא ומשתמש באינדקס סמנטי מתקדם יותר מאשר החיפוש הסטנדרטי של מיקרוסופט. בעוד שהחיפוש הסטנדרטי כבר משלב התאמה אישית על ידי גרף מיקרוסופט, Copilot מוסיף הבנה סמנטית עמוקה יותר ויכולת להתחבר לוגי. הגדרת החיפוש של מיקרוסופט בבינג לטובת Copilot מדגישה את האוריינטציה האסטרטגית הזו. עם זאת, חיפוש ה- Copilot מגיע גם למגבלות בפועל, במיוחד במקרה של נתונים לא מוכנים מספיק או הרשאות לא ברורות. כלים כמו חיפוש SharePoint מוגבל (RSS) ממחישים את תחום המתח בין גישה לנתונים רחבים ש- AI זקוקה להם, לבין הדרישות של ממשל הנתונים, המשפיעות הן על קופילוט והן על החיפוש הסטנדרטי. אז Copilot הוא לא סתם "חיפוש טוב יותר", אלא עוזר AI שיכולת החיפוש שלו מבוססת על הבנה סמנטית, אלא תלויה באיכות ובנגישות של הנתונים הבסיסיים.

עיבוד אוטומציה וניהול תוכן

AI גם מהפך את אופן ניהול התוכן ב- SharePoint ומשולב בתהליכים:

סיווג אוטומטי ומילות מפתח

דגמי AI, ובמיוחד אלה של SharePoint Premium/Syntex, יכולים לנתח ולסווג אוטומטית מסמכים על סמך תוכנם. הם מיישמים תגי מטא נתונים מוגדרים מראש, על בסיס מודלים מיומנים או באמצעות שילוב עם הטקסונומיה של SharePoint (מטא נתונים מנוהלים). זה מפחית משמעותית את המאמץ הידני ומבטיח מטא נתונים עקביים על פני מלאי המסמכים.

מיצוי מטא נתונים

בנוסף לסיווג הטהור, KI יכול לחלץ מידע ספציפי - כגון נתונים, שמות, סכומים, סעיפים חוזיים - ממובנים (טפסים) ולא מובנים (מכתבים, חוזים). נתונים שחולצו אלה נשמרים בעמודות SharePoint (שדות מטא נתונים) ובכך מאפשרים תהליכים מבוקרים על ידי מטא נתונים ושיפור הממצא המשופר משמעותית.

אוטומציה של זרימת עבודה

המטא נתונים שחולצו אוטומטית או הסיווג שימשו כטריגר לזרימות עבודה במורד הזרם שנוצרו בדרך כלל באמצעות אוטומטים של כוח. דוגמאות לכך הן תהליכי אישור המבוססים על סכום חשבונית שחולץ, התראות על תהליכים חוזיים קרובים או ניתוב אוטומטי של מסמכים למחלקה האחראית.

אוטומציה של ציות (שמות אחסון/סודיות)

יישום חשוב במיוחד הוא השימוש האוטומטי בהנחיות ציות. ניתן להגדיר דגמי AI (בתוך SharePoint Premium/Syntex) באופן שאתה מיישם באופן אוטומטי שמות אחסון (תוויות שמירה) או שמות סודיות (תוויות רגישות) ממיקרוסופט Purview למסמכים, על סמך הסיווג שלהם או על התוכן המוכר (למשל מידע רגיש). זה מבטיח כי תוכן מטופל על פי הנחיות החברה ודרישות החוקיות מבלי שמשתמשים יצטרכו להתערב באופן ידני. התצורה מתרחשת על ידי קישור שמות Purview לבין דגמי AI או על ידי הנחיות תיוג מכוניות ב- Purview, המגיבות לסוגים מסוימים של תוכן, סוגי מידע רגישים, מילות מפתח או מסווגים הניתנים לאימון. דוגמה קונקרטית תהיה מודל של Syntex שמכיר ב"מפרטי מוצר "ומשתמש אוטומטית בשם אחסון מבוסס אירוע" 5 שנים לאחר הגדרת המוצר ". ניתן להשתמש באוטומטים חשמליים גם ליישום שמות על בסיס לוגיקה של זרימת עבודה.

מכלול תוכן

כאמור, פונקציה זו אוטומטית יצירת מסמכים סטנדרטיים.

היתרונות של אוטומציה זו ברורים: יעילות מוגברת, הפחתת שגיאות ידניות, תאימות משופרת, עקביות נתונים גבוהה יותר ותהליכים עסקיים מואצים.

היכולת של ה- AI למלא משימות ציות לאוטומציה היא שינוי פרדיגמה. באופן מסורתי, עמידה בתקופות שמירה או להגנה על נתונים רגישים הייתה תלויה מאוד בתהליכים ידניים ובטיפול העובדים-הם מועדים לטעויות וקשה לקול. KI, במיוחד על ידי SharePoint Premium/Syntex, מאפשרת כעת הנחיות תאימות המוגדרות ב- Microsoft Purview לאכיפתן באופן יזום ואוטומטי על בסיס תוכן המסמכים. על ידי הבנת ה- AI איזה סוג מסמך הוא או שמא הוא מכיל מידע רגיש, הוא יכול להשתמש בשם האחסון או הסודיות הנכונים מבלי שמשתמש יצטרך לעשות זאת באופן ידני. זה מגדיל באופן דרסטי את עקביות היישום ומפחית את הסיכון להפרות ציות. זהו ערך מוסף ניכר עבור חברות בענפים מוסדרים או אלה עם כמויות גדולות של נתונים רגישים. AI משמש כגשר בין התוכן עצמו לבין כללי הממשל שישמשו עליו ומאפשר אכיפה אוטומטית בהיקף גדול.

AI & XR-3D-Rendering Machine: חמש פעמים מומחיות מ- xpert.digital בחבילת שירות מקיפה, R&D XR, PR & SEM-Image: Xpert.Digital

ל- xpert.digital ידע עמוק בענפים שונים. זה מאפשר לנו לפתח אסטרטגיות התאמה המותאמות לדרישות ולאתגרים של פלח השוק הספציפי שלך. על ידי ניתוח מתמיד של מגמות שוק ורדיפת פיתוחים בתעשייה, אנו יכולים לפעול עם ראיית הנולד ולהציע פתרונות חדשניים. עם שילוב של ניסיון וידע, אנו מייצרים ערך מוסף ומעניקים ללקוחותינו יתרון תחרותי מכריע.

עוד על זה כאן:

• השתמש ביכולת 5 של xpert.digital בחבילה אחת - מ- 500 € לחודש

הגנת נתונים וממשל: יישום מאובטח של AI Solutions-Image: xpert.digital

שיקולי ערך אסטרטגיים ויישום

שילוב ה- AI ב- SharePoint מציע ערך מוסף אסטרטגי משמעותי מעבר לשיפור הפונקציות האישיות. עם זאת, ההחלטה ליישם את היישום צריכה להיות מבוססת על שיקול דעת מדוקדק של היתרונות, העלויות והדרישות הנחוצות.

המקרה העסקי: מדוע ליישם AI ב- SharePoint?

הטיעונים לשימוש ב- AI ב- SharePoint הם מגוונים ונוגעים באזורי הליבה בביצועי החברה:

יעילות ופריון

היתרון המוחשי ביותר הוא חיסכון הזמן המאסיבי באמצעות אוטומציה של משימות ידניות וחוזרות על עצמן. זה כולל קלט נתונים, סיווג מסמכים, תקרה, סיכום ויצירת מסמכים סטנדרטיים. העובדים משוחררים מפעילויות שגרתיות ויכולים להתרכז במשימות אסטרטגיות יותר, הוספה יותר. החיפוש המשופר מאיצן גם את מציאת המידע.

ניהול ידע

KI עוזר להפוך את כמויות המידע הלא מובנות לעיתים קרובות ב- SharePoint לידע מסודר ונגיש. חיוג סיווג סיווג אוטומטי משפר את היכולת והשימוש החוזר של המידע. למרות שנושאי Viva מוגדרים, המטרה נותרה לרשת אנשים טובים יותר עם ידע ומומחיות, כיום בעיקר באמצעות SharePoint ו- Copilot.

ציות וממשל

AI מאפשר יישום אוטומטי של הנחיות ציות. השימוש האוטומטי ביישום אחסון וסודיות המבוסס על התוכן, הכרה במידע רגיש והשימוש העקבי במטא נתונים עוזר להפחית את סיכוני הציות ולהגדיל את דיוק הנתונים. זה תומך גם בביקורת.

חיסכון בעלויות ו- ROI

אוטומציה מפחיתה עלויות תפעוליות הנגרמות כתוצאה מתהליכים ידניים, פתרון בעיות וחיפוש לא יעיל. חיסכון פוטנציאלי נובע גם מגיבוש כלים והימנעות עלויות עבור מערכות מדור קודם. מחקרי מקרה וניתוחי ROI, הן עבור Syntex/Premium והן Copilot, מצביעים על פוטנציאל חיסכון גבוה שלעתים קרובות מעבר לשיפורים שוליים ויכולים להשיג החזר השקעה מ 100% ליותר מ -400%.

קיימות

יישום AI מכין את בסיס התוכן להתפתחויות עתידיות ובמיוחד עבור עוזרי AI כמו קופילוט. היא מציבה את החברה בהתאם למגמה הכללית לשילוב AI במקום העבודה הדיגיטלי.

גורמי יישום

הצגת פתרונות AI ב- SharePoint דורשת גישה אסטרטגית ושיקול של מספר גורמי מפתח:

רישיון ועלויות

הבנת דגמי הרישיון היא חיונית. SharePoint Premium משלב מודל Pay-as-you-Go (באמצעות מנוי Azure) עבור שירותי עיבוד עם רישיונות מבוססי משתמש לפונקציות ממשל מורחבות (SAM). Microsoft 365 Copilot דורש גם רישיון משתמש נפרד בנוסף לרישיונות מבוססי M365. העלויות, במיוחד עבור פונקציות פרימיום וקופילוט, יכולות להיות מכשול, במיוחד עבור ארגונים קטנים יותר. מומלץ להשתמש במחשבי עלות וכלי הערכה. הקמת הצעת החוק של PayG דורשת קישור למנוי Azure ולקבוצת משאבים.

מוכנות לנתונים ואדריכלות מידע (IA)

זהו אחד מגורמי ההצלחה הקריטיים ביותר. היעילות של כלי AI, במיוחד קופילוט, תלויה באופן מאסיבי באיכות, בארגון ובהרשאות הנתונים הבסיסיים ב- SharePoint ו- Microsoft 365. ארכיטקטורת מידע חזקה היא חיונית: מבנה ברור של אתרי אינטרנט ואתרי רכזות, שימוש עקבי במטא נתונים וסוגי רווחים, מבני תיקייה לוגיים והסכנות שמות. יש לזהות ולהתאים נתונים מיותרים, מיושנים או טריוויאליים (אדומים) מכיוון שהם יכולים להשפיע על תוצאות ה- AI. הגורם המכריע הוא סקירה ותיקון של אישורי קבצים והוצאת יתר של שיתוף לפני שכלי AI כמו קופילוט מוצגים רחבים. כלים כמו SharePoint Advanced Management (SAM) ו- Microsoft Purview הם מרכזיים בכך. AI עצמה משפיעה גם על שיטות העבודה המומלצות למטא נתונים עם סטנדרט IA, תהליכי תיוג אוטומטיים ובקרות איכות הופכות חשובות עוד יותר. לא ניתן להדגיש מספיק את הצורך בבסיס נתונים מוצק; AI אינו תחליף להיגיינת מידע בסיסית, אלא דורש זאת.

יישום ומומחיות טכנית

ההגדרה של SharePoint Premium דורשת שלבי תצורה כמו קישור ל- Azure, הגדרת מרכזי תוכן והדרכת דגמים מותאמים אישית. זה יכול לדרוש ידע טכני ולהפוך את הצורך לשלב אותו מומחים או שותפים חיצוניים. יש עקומת למידה למנהלים ומשתמשים. רצוי להתחיל בקטן, לזהות יישומים ספציפיים ומבטיחים ולהפיל בהדרגה את הפתרונות.

אתגרים ומגבלות

על ארגונים להיות מודעים למכשולים הטכניים הפוטנציאליים, כגון: B. בעיות דיוק במודלים, מגבלות עיבוד לסוגי קבצים מסוימים, גדלים או פריסות מורכבות, חוסר עקביות בתשובות קופילוט או מורכבות בשילוב מערכות שונות.

ניהול שינויים ואימוץ

הצגת כלי AI משנה שיטות עבודה. אימוץ מוצלח דורש הכשרה ממוקדת למשתמשים, תקשורת ברורה באמצעות היתרונות והמגבלות של הכלים ואולי הקמת "אלופים" או מכפילים פנימיים.

מתאים לכך:

• אמין AI: כרטיס טראמפ של אירופה והסיכוי לקחת תפקיד מוביל בבינה מלאכותית

שיקולים אתיים והגנה על נתונים

השימוש ב- AI בהקשר של החברה מעלה שאלות אתיות והגנת נתונים חשובות שיש לטפל בהן באופן יזום:

הטיה והגינות

מודלים של AI לומדים מנתונים ולכן יכולים לספוג ולחזק דעות קדומות קיימות (הטיה). זה יכול להוביל לתוצאות מפלות או לא הוגנות. ניטור והתאמה רציפה של הדגמים נדרשים להכיר ולמזער את ההטיה. יש לבדוק את התוכן וההצעות שנוצרו אם יש נייטרליות וכלול.

הגנה על נתונים ואבטחה

מערכות AI כמו Copilot תהליך פוטנציאל כמויות גדולות של נתוני חברה, כולל מידע רגיש או אישי. הסיכון העיקרי הוא שהרשאות שגויות (שיתוף אובר) או תצורות שגויות הופכות נתונים רגישים לנגישים משתמשים שלא בכוונה שלא צריכים לראות. הצפנה חזקה, בקרות גישה קפדניות ועמידה בתקנות הגנת המידע (כגון GDPR/GDPR) חיוניות. מיקרוסופט מדגישה כי CopIlot משתמשת במדדי הגנת נתונים מסחריים המונעים את הנחיות המשתמש או משתמשים בנתונים לאימון LLMs ציבוריים. עם זאת, על ארגונים להגדיר ולהעביר הנחיות לטיפול בנתונים משלהם ולהתמודד בזהירות במיוחד עם נתונים מוגבלים כחוק (למשל נתוני בריאות/PHI, PII).

שקיפות ואחריות

המשתמשים צריכים להיות מסוגלים להבין כיצד נוגעות תשובות שנוצרו על ידי AI. מכיוון ש- LLMs מדי פעם "הזיות", כלומר מידע שווא אך נשמע באופן משכנע, חשוב מאוד שמשתמשים יבדקו באופן ביקורתי ויאמתו את התוצאות. יש צורך בהנחיות שימוש ברורות ואחריות לבדיקת תוצאות AI.

עקרונות אחראיים AI

השימוש ב- AI צריך לעקוב אחר עקרונות אתיים: מכבד, תואם ומזהר להימנע מנזק. יש לקחת בחשבון היבטים כמו נגישות של כלי ה- AI וההשפעות הפוטנציאליות על המשרות. יש להימנע מתלות מוגזמת ב- AI שמפחיתה את החשיבה הביקורתית.

הצגת AI ב- SharePoint יוצרת דואליות מובנית: מצד אחד, כלים אלה מאפשרים רווחי יעילות אדירים באמצעות גישה ועיבוד כמויות גדולות של נתונים. מצד שני, בדיוק מיומנויות אלה פותחות סיכונים חדשים להגנה על נתונים ואבטחת מידע. היכולת של Copilot לגשת להודעות דוא"ל, צ'אטים ומסמכים על מנת לספק עזרה בהקשר גם נושאת את הסיכון לחשיפה לא מכוונת של מידע רגיש אם ההרשאות הבסיסיות אינן נכונות או נרחבות מדי. לפיכך חיוני כי יישום כלי AI יהיה יד ביד עם חיזוק אמצעי האבטחה והגנת המידע וכן הקמת הנחיות אתיות ברורות ותהליכי ממשל. ניתן ליישם את היתרונות של ה- AI רק באחריות אם הסיכונים הנלווים לניהול פעיל.

Microsoft 365 ו- AI: מגמות, כלים ודור הפריון הבא

שילוב ה- AI ב- SharePoint הוא רק בהתחלה. יש לעצב את ההתפתחות העתידית על ידי המגמות הבאות:

שילוב AI עמוק ורחב יותר

צפוי כי פונקציות AI משולבות חלקות יותר ומקיפות עוד יותר ב- SharePoint, OneDrive, צוותים ושירותים אחרים של Microsoft 365. AI תיווצר יותר ויותר את הבסיס לניהול תוכן, אוטומציה וחוויות משתמש.

פיתוח נוסף של SharePoint Premium

מיקרוסופט צפויה להרחיב עוד יותר את הפונקציות של SharePoint Premium. תכונות כמו אפליקציית המסמכים העסקיים, רכזת המסמכים, ארכיון ברמת הקובץ ותקופות שמירה ארוכות יותר לגיבוי M365 נמצאות במפת הדרכים. פונקציות הליבה של עיבוד תוכן וממשל מפותחות גם כן, למשל. ב. באמצעות כללי AI חדשים לקביעת שמות סודיות ואחסון.

שיפורים ב- Copilot

Copilot צפוי להיות אינטליגנטי יותר, משולב טוב יותר (למשל הצגת כרטיסי חיבורי Viva בסוכנים) ויכול להיות מסוגל ביחס למשימות ומסקנות מורכבות יותר. צפויים גם שיפורים באינטראקציה בשפה.

חוויה מחברים מיטביים

יצירת תוכן ב- SharePoint מפושטת עוד יותר על ידי AI, למשל. ב. באמצעות יצירת צד מבוססת AI, הצעות עיצוב לקטעי צד, פריסות גמישות יותר (רשתות 12 עמודות), מחבר משותף בזמן אמת לדפים ושיפור כלים לעיבוד טבלה.

התמקדות מתמשכת בממשל

לאור הכמויות ההולכות וגדלות של הנתונים והגדלת השימוש ב- AI, מיקרוסופט צפויה להמשיך ולפנות ולשפר כלים לניהול גישה, מחזור חיים ותאימות בעידן ה- AI.

מתאים לכך:

• דרכה של אירופה לריבונות טכנולוגית באמצעות אוטומציה מבוססת AI: ניתוח המלצות KIRO 2024

המלצות: הגברת היעילות וניהול הידע על ידי AI ב- SharePoint

שילוב הבינה המלאכותית מסמנת נקודת מפנה עבור Microsoft SharePoint. הפלטפורמה מתפתחת ממערכת לאחסון מסמכים טהור לסביבה אינטליגנטית לניהול תוכן, שיתוף פעולה ומציאת ידע. הפתרונות המקוריים ממיקרוסופט, מעל לכל SharePoint Premium (כפיתוח נוסף של Syntex) ו- Microsoft 365 Copilot, מציעים כלים עוצמתיים, גם אם פיתוח, לאוטומציה של תהליכים, שיפור בחיפוש ותמיכה של משתמשים. אלה מתווספים על ידי פתרונות מפלגה שלישית מיוחדת. הערך האסטרטגי הוא בעלייה ניכרת ביעילות, גישה משופרת של ידע, תאימות אוטומטית וחיסכון בעלויות גבוהות.

על מנת להעלות בהצלחה פוטנציאל זה, תכנון אסטרטגי ויישום זהיר הם חיוניים. בהתבסס על הניתוח, תוצאת המלצות הליבה הבאות:

לתעדף ניתוח צרכים ויישומים

אל תציג פתרונות AI למענך. זהה אתגרים עסקיים קונקרטיים-עיבוד מסמכים לא יעיל, תוצאות חיפוש לקויות, פערי תאימות או מילוי ידע אשר AI יכול לספק ערך מוסף מדיד. קבע עדיפות ליישומים המבוססים על התשואה הצפויה על ההשקעה (ROI) וחשיבות אסטרטגית.

להקים ממשל נתונים כבסיס

זה התנאי החשוב ביותר. לפני שאתה מפעיל כלי AI כמו Copilot או פונקציות פרימיום נרחבות, השקיע זמן ומשאבים בניקוי מסדי הנתונים שלך, אופטימיזציה של ארכיטקטורת המידע ושיפוץ הרשאות ובעיות יתר על המידה. השתמש בכלים מ- SharePoint Advanced Management (SAM) ו- Microsoft Purview. ממשל מוצק אינו אפשרות, אלא הבסיס לשימוש אפקטיבי ובטוח ב- AI.

שקול פתרונות ילידים לעומת צד שלישי

הערך את הפתרונות המקוריים SharePoint Premium ו- Copilot בגלל שילובם העמוק לדרישות הליבה בתחום עיבוד התוכן וסיוע כללי ב- AI בתוך מיקרוסופט 365. שקול כלים של צד שלישי אם יש דרישות נישה סדריטריאריות מאוד, שאינן מכוסות על ידי הצעות הילידים, או אם היו כבר השקעות חזקות בפתרונות של צד שלישי קיימים. קח בחשבון את הסחר ביחס לעומקי האינטגרציה, התמחות בתפקוד, עלויות ומאמץ תחזוקה.

להתחיל בקטן ולהמשיך איטרטיבי

התחל פרויקטים של טייס ליישומים או מחלקות שנבחרו. השתמש במצבי סימולציה במקומם (למשל לקבלת הנחיות תווית אוטומטית) כדי להעריך את ההשפעות. מדוד את התוצאות ואת החזר ה- ROI והגדל מודלים ותהליכים לפני שתכנן הקדמה רחבה. תקשר בבירור את הכישורים הנוכחיים ואת גבולות כלי ה- AI לקביעת ציפיות מציאותיות.

רישוי ואתיקה פרואקטיבית

המשפחה מכירה את דגמי הרישיון ההיברידי מ- SharePoint Premium ומבני העלויות של קופילוט. קח בחשבון את תקציבי Azure הנדרשים עבור שירותי Payg. פיתוח הנחיות אתיות ברורות והנחיות שימוש לכלי AI העוסקים בהיבטים כמו הגנת נתונים, הימנעות מהטיה והצורך לבדוק את התוצאה. תכנן הדרכה למשתמשים ואמצעי ניהול שינוי.

לסיכום, ניתן לומר כי שילוב של AI הוא בעל חשיבות מכרעת לערך מוסף עתידי מ- SharePoint. גישה אסטרטגית, מבוקרת היטב ואיטרטיבית המשלבת את האפשרויות הטכנולוגיות עם נוהלי ממשל מוצקים ושיקולים אתיים היא המפתח למימוש היתרונות המשמעותיים ובמקביל לניהול הסיכונים המובנים.

☑️ תמיכה ב- SME באסטרטגיה, ייעוץ, תכנון ויישום

☑️ יצירה או התאמה מחדש של אסטרטגיית AI

פיתוח עסקי חלוץ

קונרד וולפנשטיין

אני שמח לעזור לך כיועץ אישי.

אתה יכול ליצור איתי קשר על ידי מילוי טופס יצירת הקשר למטה או פשוט להתקשר אליי בטלפון +49 89 674 804 (מינכן) .

אני מצפה לפרויקט המשותף שלנו.

Xpert.Digital הוא מוקד לתעשייה עם מיקוד, דיגיטציה, הנדסת מכונות, לוגיסטיקה/אינטרלוגיסטיקה ופוטו -וולטאים.

עם פיתרון הפיתוח העסקי של 360 ° שלנו, אנו תומכים בחברות ידועות מעסקים חדשים למכירות.

מודיעין שוק, סמוקינג, אוטומציה שיווקית, פיתוח תוכן, יחסי ציבור, קמפיינים בדואר, מדיה חברתית בהתאמה אישית וטיפוח עופרת הם חלק מהכלים הדיגיטליים שלנו.

אתה יכול למצוא עוד בכתובת: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus