L'intelligence artificielle transforme Microsoft SharePoint avec Premium AI en une plate-forme de gestion de contenu intelligente

Solutions AI pour Microsoft SharePoint: une analyse d'experts pour les fonctions, les applications et la valeur stratégique

L'intelligence artificielle (AI) transforme fondamentalement Microsoft SharePoint d'un référentiel de documents pur à une plate-forme de gestion de contenu intelligente. Ce changement relève des défis centraux des entreprises modernes telles que la surstimulation d'informations, les processus de recherche inefficaces et les coûts élevés grâce aux activités manuelles. L'analyse montre que les solutions Microsoft intégrées, en particulier SharePoint Premium (le développement ultérieur de Microsoft Syntex) et Microsoft 365 Copilot, sont au centre de cette transformation. SharePoint Premium offre des fonctions d'IA profondes pour le traitement, l'analyse et la gouvernance automatisées, tandis que Copilot en tant qu'assistant d'IA améliore l'interaction et la productivité de l'utilisateur dans la suite Microsoft 365. De plus, il existe un marché de solutions tiers qui peut être intégré à SharePoint et offrir des fonctions d'IA spécialisées pour les exigences de niche.

Les principaux avantages de l'utilisation de l'IA dans SharePoint sont considérablement augmentés par l'automatisation (par exemple, la classification des documents, l'extraction des métadonnées, le déclenchement du flux de travail), l'amélioration de la recherche d'informations grâce à la recherche sémantique et des recommandations personnalisées, l'application de la conformité automatisée (par exemple, l'application des noms de rétention et de confidentialité) et une gestion optimisée des connaissances. Les études de cas montrent un potentiel d'investissement considérable.

Cependant, une mise en œuvre réussie nécessite une planification minutieuse. Une architecture d'information robuste et des pratiques de gouvernance des données solides sont des conditions de base pour exploiter pleinement les performances des outils d'IA et pour minimiser les risques de sécurité (en particulier par le partage des données de données). Les entreprises doivent également comprendre et budangerter les modèles de licence hybride (pay-as-you-Go pour le traitement de la prime SharePoint, les fonctions de gouvernance et le copilote basé sur l'utilisateur. L'expertise technique pour la configuration et la formation des modèles d'IA ainsi que la gestion du changement bien pensée sont également essentielles à la réussite. Les aspects éthiques tels que les bases de données, la protection des données et la transparence doivent être traités de manière proactive. L'avenir de SharePoint est inextricablement lié à l'IA, avec d'autres intégrations et des fonctions plus intelligentes à prévoir. Les entreprises qui intègrent stratégiquement l'IA dans leur environnement SharePoint peuvent réaliser des avantages concurrentiels durables.

Convient à:

• Le meilleur alternatif pour SharePoint Premium? Intégration de l'IA d'une plate-forme d'IA indépendante et croisée à l'échelle de la source pour toutes les questions de l'entreprise

La montée de l'IA dans la gestion du contenu de SharePoint

La gestion traditionnelle de contenu de l'entreprise (ECM) atteint ses limites dans de nombreuses organisations. La quantité de contenu numérique augmente de façon exponentielle, ce qui conduit à des défis considérables. Les employés passent une partie importante de leurs heures de travail avec la recherche d'informations, souvent avec des résultats frustrants. Le surembord d'informations est un problème répandu et les coûts pour les processus manuels pour la gestion, la classification et le traitement des documents sont considérables. Microsoft SharePoint, en tant que l'une des plates-formes les plus utilisées pour la coopération et la gestion du contenu, sur lesquelles d'énormes quantités de données sont traitées chaque jour (plus de 2 milliards de fichiers et 2 millions de sites Web par jour), au centre de ces défis.

En réponse à cela, SharePoint se développe de plus en plus à partir d'un emplacement pur pour les documents à une plate-forme de service de contenu intelligente qui s'appuie massivement sur l'intelligence artificielle (IA). La vision de Microsoft est d'intégrer l'IA profondément dans les fonctions principales de SharePoint et de toute la suite Microsoft 365. L'objectif déclaré est de renforcer l'expertise humaine («Amplifier les expériences humaines») pour automatiser les processus de contenu et transformer le contenu en connaissances utilisables.

Cette orientation stratégique se manifeste considérablement dans le développement et l'image de marque des produits. Des services d'IA spécialisés tels que Microsoft Syntex et des initiatives tels que les sujets VIVA ont été initialement introduits. Avec l'avènement de Microsoft 365 Copilot en tant qu'assistant AI complet, cependant, la consolidation a été effectuée. Syntex a été renommé SharePoint Premium et intégré, ce qui signale une connexion plus étroite des fonctions de traitement AI avec la plate-forme principale. Dans le même temps, VIVA Topics est défini avec la recommandation de s'appuyer sur les expériences de gestion des connaissances basées sur SharePoint et Copilot à la place. Ce modèle indique que Microsoft ne considère pas les fonctions AI comme des modules complémentaires isolés, mais en tant que partie intégrante du développement ultérieur de SharePoint lui-même, par lequel Copilot sert d'interface principale pour l'interaction utilisateur avec ces fonctions intelligentes.

Solutions Microsoft AI intégrées pour SharePoint

Microsoft propose un certain nombre de solutions basées sur l'IA qui sont intégrées directement dans SharePoint et la suite Microsoft 365. Ceux-ci visent à rendre l'administration, le traitement et l'utilisation du contenu plus intelligent et plus efficace. Les deux piliers centraux de cette stratégie sont SharePoint Premium (le développement ultérieur de Microsoft Syntex) et Microsoft 365 Copilot.

SharePoint Premium (Développement de SYNTEX): Traitement, expériences et gouvernance basées sur l'IA

SharePoint Premium se positionne comme une plate-forme avancée de gestion de contenu et d'expérience, qui s'appuie sur les fonctions KI et d'apprentissage automatique de Microsoft Syntex. Il vise à automatiser le traitement du contenu, à améliorer l'expérience utilisateur dans le traitement du contenu et à fournir des mécanismes de gouvernance robustes.

Une caractéristique essentielle est le modèle de facturation flexible. Bon nombre des fonctions de base pour le traitement du contenu sont facturées via un modèle de paiement à la fin (PAYG) lié à un abonnement Azure. Cela permet aux organisations d'utiliser des services selon les besoins sans investissements préliminaires ou obligations de licence pour ces fonctions spécifiques. Dans le même temps, cette approche nécessite un lien avec Azure et la surveillance des coûts d'utilisation. En outre, il existe des fonctions, en particulier dans le domaine de la gouvernance prolongée (anciennement connue sous le nom de SAVANDSAD-SAM de SharePoint Advanced-SAM) qui nécessitent des licences basées sur l'utilisateur (basées sur des sièges). Cette structure de licence hybride - une combinaison de facturation basée sur l'utilisation via Azure pour Azure pour les services de traitement de l'IA et les coûts de pro-utilisateur fixes pour les fonctions de fonctions de gouvernance des modèles de licence traditionnels et nécessite une planification et une budgétisation minutieuses de la part des organisations. La nécessité de gérer à la fois les budgets Azure et les licences d'utilisateurs peut rendre les prévisions de coûts et la gestion des licences plus complexes que dans un modèle uniforme.

2.1.1. Caractéristiques de traitement du contenu (automatisation contrôlée par l'IA)

SharePoint Premium propose une large gamme de services contrôlés par l'IA pour automatiser le traitement des documents:

Compréhension du document (non structuré, structuré, forme libre, préfabriqué)

Il s'agit d'une fonction de base qui permet de former des modèles d'IA ou d'utiliser des modèles préfabriqués pour classer automatiquement les documents et extraire des informations spécifiques.

• Modèles non structurés: sont formés à l'aide de «l'enseignement de la machine» (une approche sans code) avec des exemples de documents pour identifier les modèles dans des documents tels que des lettres ou des contrats. Ils sont composés de classificateurs (pour identifier le type de document) et des extracteurs (pour retirer des points de données spécifiques).
• Modèles structurés et libres: sont basés sur le constructeur AI de la plate-forme d'alimentation et conviennent aux formulaires ou documents avec une structure variable dans laquelle les informations peuvent être à différents endroits. Vous n'avez souvent besoin que de quelques exemples de documents pour la formation.
• Modèles préparés: Offrez des solutions pré-formées pour des types de documents communs tels que les factures, les reçus et les contrats pour extraire rapidement des informations sans avoir à former vous-même des modèles.

Colonnes AutoFill

Utilisez des modèles de grande langue (LLMS) pour remplir automatiquement les colonnes de métadonnées dans les bibliothèques SharePoint en fonction du contenu du fichier et d'une invite de saisie définie (invite). Cela peut être utilisé pour l'extraction, la classification, le résumé ou l'analyse du contenu.

Marquage de taxonomie

Utilise automatiquement les termes du magasin Central SharePoint Term (métadonnées gérées) à des documents basés sur une analyse d'IA du contenu. Cela améliore considérablement la trouvabilité, le filtrage et la gestion générale des fichiers et favorise la cohérence des métadonnées.

Tagging d'image

Reconnaître les objets dans les images utilisant l'IA et leur fournit automatiquement des mots clés descriptifs qui sont enregistrés dans une colonne de métadonnées. Cela facilite la recherche, le tri et le filtrage des fichiers image.

Reconnaissance de caractères optiques (OCR)

Extrait du texte imprimé ou manuscrit à partir de fichiers image (JPG, PNG, TIFF) et PDFS, ce qui rend ce texte consultable et indiqué. Cependant, il existe des restrictions techniques sur les types de fichiers, le numéro de page (max. 500 pour l'OCR), la limite de caractères (64 000), les dimensions d'image et les alphabets pris en charge (actuellement principalement le latin).

Assemblage de contenu

Permet la création automatique de documents commerciaux standardisés et répétitifs (par exemple, les contrats, les instructions de travail, les offres) basées sur des modèles modernes liés à des sources de données telles que les listes SharePoint. Cela peut apporter des économies de temps considérables, comme le montre une étude de cas avec plus de 6 000 heures économisées par an.

Traduction de documents

Crée des copies traduites automatiquement des documents directement dans les bibliothèques SharePoint, par laquelle le format d'origine et la structure sont conservés. Prend en charge une variété de langues.

essignature

Intègre une fonction pour demander et gérer les signatures électroniques directement dans SharePoint et Microsoft 365. Cela simplifie les processus de signature et contient des documents pendant le processus d'examen et de signature dans l'environnement M365, qui prend en charge la conformité. La disponibilité régionale est actuellement encore limitée.

PDF Merge / Extrait

Offre des outils pour fusionner plusieurs fichiers PDF pour former un seul ou pour diviser un grand fichier PDF en plusieurs plus petits.

Règles de traitement

Permet la définition d'actions plus faciles et basées sur des règles dans les bibliothèques de documents pour automatiser les tâches, par ex. B. Déplacement des fichiers en fonction des modifications de métadonnées.

Fonctionnalités des expériences de contenu (fonctions pour les expériences de contenu)

Ces fonctions visent à améliorer l'interaction des utilisateurs avec du contenu:

Vue de fichiers améliorée

Offre une vue étendue pour des centaines de types de fichiers directement dans SharePoint / OneDrive / Teams et prend en charge des fonctions telles que des commentaires.

Requête de contenu

Permet des requêtes précises basées sur des valeurs de métadonnées spécifiques, qui va au-delà de la recherche de mots clés pure.

Modèles de site

Fournit des modèles pour les sites Web SharePoint qui sont préconfigurés pour l'administration, le traitement et le suivi des documents commerciaux.

Portails de documents

Activer une coopération sûre sur les documents avec des parties externes telles que les fournisseurs ou les pigistes.

Business Documents App & Document Hub

Surfaces futures et centralisées pour la gestion de documents de haute qualité qui sont planifiés comme services limitées par l'utilisateur.

Caractéristiques de gouvernance de contenu (SharePoint Advanced Management - SAM):

Une partie essentielle de SharePoint Premium est les fonctions de gouvernance étendues qui étaient auparavant connues sous le nom de SharePoint Advanced Management (SAM). Ceux-ci sont cruciaux pour la gestion sûre du contenu, en particulier en ce qui concerne la préparation des outils d'IA tels que le copilote.

se concentrer

Combiner l'étalement du contenu (croissance sans restriction du contenu), la prévention du partage des overs (libération excessive du contenu), la gestion de l'accès au site Web SharePoint et OneDrive ainsi que le contrôle du cycle de vie du contenu.

Fonctions clés

• Rapports et aperçus de la gouvernance d'accès aux données (DAG): offrez une transparence sur les contenus tels que et avec lesquels sont partagés, identifiez potentiellement des sites Web ou des fichiers trop divisés avec des noms sensibles.
• Politiques du cycle de vie du site: Activez la définition des directives pour gérer les sites Web inactifs (par exemple, l'archivage) et pour garantir des propriétaires de sites Web valides.
• Revues d'accès au site: Automatiser l'examen des autorisations d'accès au site Web par les propriétaires de sites Web.
• Contrôle d'accès restreint (RAC): vous permet de limiter l'accès à certains sites Web SharePoint ou à OneDrive à des groupes de sécurité définis, quelle que soit l'approbation existante.
• Block Télécharger Pedia: Empêcher le téléchargement, l'imprimer ou la synchronisation des fichiers à partir de certains sites Web ou OneDrive, autorisez l'accès via le navigateur.
• Changement de l'historique: poursuit les modifications administratives des sites Web ou des paramètres organisationnels.
• Insignes d'IA: utilisez des modèles linguistiques pour reconnaître les modèles et les problèmes de gouvernance potentiels dans les rapports et faire des recommandations d'action (par exemple, identifier les sites Web inactifs avec contenu sensible).

Licence

Ces fonctions de gouvernance élargies nécessitent généralement des licences pro-utilisateurs distinctes (licences SAM). Cependant, il convient de noter que certaines de ces fonctions sont également incluses dans les licences de copilote Microsoft 365.

Cas de demande et avantages:

SharePoint Premium permet l'automatisation de nombreux processus métier, tels que: B. le traitement des factures et des contrats. Il améliore la précision de la recherche via des métadonnées extraites et utilisées automatiquement et aide à gérer les risques de conformité grâce à la classification automatique et à l'utilisation des directives. Cela conduit à une meilleure gestion des connaissances, à une efficacité et à une productivité accrue, à des économies de coûts et à une précision plus élevée des données. Les études de cas et les analyses indiquent un retour sur investissement considérable (ROI), qui est souvent transformateur au lieu de simplement marginal.

Cependant, la mise en œuvre de SharePoint Premium n'est pas une entreprise triviale. Ce n'est pas une solution qui est simplement "allumée" et fonctionne immédiatement. Cela nécessite plutôt un investissement important en temps et en expertise. La formation des modèles d'IA personnalisés nécessite des exemples d'échantillons soigneusement sélectionnés (exemples positifs et négatifs) et l'intégration d'experts des domaines d'activité respectifs. La définition de taxonomies claires et la création de centres de contenu pour gérer les modèles sont également nécessaires. De plus, une structure de gouvernance pour la conservation (examen et raffinement) des métadonnées et classifications extraites ainsi que pour le maintien continu des modèles doit être établie. Le succès n'est pas garanti sans une planification minutieuse, la participation des experts et la gestion continue. Il existe également des obstacles techniques et pratiques: les rapports indiquent des défis dans le traitement de documents complexes, tels que: B. PDF multi-page avec des tables qui s'étendent sur plusieurs pages ou pages avec plusieurs tableaux. Des restrictions de format de fichier, de taille et d'OCR doivent être observées. De plus, des retards dans la publication des mises à jour du modèle et les problèmes qui en résultent avec le traitement automatique ont été observés. Ces facteurs soulignent que SharePoint Premium est puissant, mais a besoin d'une stratégie de mise en œuvre bien pensée et de soins continus pour exploiter ses restrictions potentielles et surmonter.

Convient à:

• Microsoft Copilot: une analyse complète de l'assistant AI de Microsoft

Copilot pour Microsoft 365 dans SharePoint: Assistant AI pour le contenu et la coopération

Microsoft 365 Copilot est un outil de productivité basé sur l'IA qui est intégré profondément dans les applications Microsoft 365, y compris SharePoint. Il utilise de grands modèles de langue (LLMS) et accède aux données à partir du graphique Microsoft (e-mails, chats, calendriers, documents) pour fournir une prise en charge contextuelle. Une fonction de sécurité centrale est que Copilot respecte les autorisations utilisateur existantes; Les utilisateurs ne voient que des informations auxquelles ils ont déjà accès. L'utilisation nécessite certaines licences basées sur Microsoft 365 et une licence de copilote supplémentaire par utilisateur.

Fonctions de base dans SharePoint

Création de contenu (pages / contributions)

Copilot prend en charge les auteurs directement dans l'éditeur de texte riche de SharePoint (dans le Web Part Text) dans la création et la révision du contenu. Il peut réécrire du texte, adapter, raccourcir ou exécuter le son. Il est particulièrement remarquable de générer des sites SharePoint entiers basés sur une description simple (invite) ou en utilisant des documents existants (par exemple, des fichiers Word ou des présentations PowerPoint) comme base. Copilot utilise également de nouvelles fonctions de conception SharePoint telles que des sections flexibles et des idées de conception pour suggérer des dispositions attrayantes.

Agents SharePoint

Ce sont des assistants d'IA spécialisés qui sont limités au contenu de certains sites Web SharePoint ou de fichiers et de dossiers sélectionnés. Vous pouvez répondre à des questions sur ce domaine spécifique de la connaissance et agir comme un «expert en matière de Matt» pour ce contenu. Chaque site Web SharePoint reçoit automatiquement un agent standard. Les utilisateurs ayant des droits de traitement peuvent créer des agents personnalisés supplémentaires et limiter leur base de connaissances à jusqu'à 20 sources (sites Web, bibliothèques, dossiers, fichiers). Les agents respectent toujours les autorisations des utilisateurs individuels. Ils peuvent également être intégrés et utilisés dans les équipes Microsoft. Actuellement, les documents de bureau courants, les PDF, les fichiers texte et HTML sont pris en charge; Prise en charge des photos, des vidéos et Oneote est prévue. Les listes ou pages SharePoint de la bibliothèque latérale ne peuvent pas être actuellement utilisées comme source.

Trouver des informations / résumé

Copilot peut obtenir des informations des bibliothèques de documents SharePoint, des listes et des sites Web pour aider les utilisateurs à rechercher des fichiers, la génération de résumés ou l'extraction des connaissances. Dans l'interface OneDrive ou SharePoint, les utilisateurs peuvent utiliser Copilot pour obtenir des résumés à partir de documents ou pour poser des questions. La possibilité de trouver les informations requises est mentionnée par les premiers utilisateurs comme avantage significatif. Cependant, il convient de noter que les compétences de résumé dans le contexte du chat peuvent être limitées (par exemple, aux 30 derniers jours du cours de chat).

Intégration avec Copilot Studio

SharePoint peut servir de source de données pour la création et la formation des modèles et agents d'IA personnalisés dans Copilot Studio (anciennement Power Virtual Agents). Cela permet de créer des réponses génératives en fonction du contenu SharePoint. La configuration nécessite la configuration de l'authentification pour permettre l'accès aux données SharePoint.

Cas de candidature et avantages

L'utilisation de Copilot dans SharePoint promet une augmentation de la productivité importante. Il accélère le contenu du contenu, simplifie la conception de sites Web et de pages, automatise la création de résumés et améliore la coopération. La recherche d'informations est facilitée et le temps requis pour les activités de routine est réduit. Les études et les rapports des utilisateurs initiaux offrent des avantages quantifiables: des délais d'heure moyens de 1,2 à 10 heures par semaine, 29% plus rapidement des tâches (recherche, écriture, résumé), qualité améliorée et précision des travaux.

Restrictions et défis

Malgré le potentiel, il y a des rapports de défis et de restrictions sur l'utilisation de Copilot avec SharePoint:

Problèmes de recherche / accès

Les utilisateurs signalent des réponses incohérentes ou inexactes lorsque les requêtes sur le contenu SharePoint, en particulier en ce qui concerne les métadonnées, les dénombrements de fichiers ou les détails spécifiques. Copilot semble avoir des difficultés avec des questions sur la structure (problèmes de méta) contrairement aux questions. La fenêtre de contexte limité des LLMS rend difficile le traitement de très grands documents ou un grand nombre de fichiers. Les retards dans l'indexation peuvent affecter la topique des informations. Les mesures de gouvernance telles que la recherche SharePoint restreinte (RSS) peuvent restreindre l'accès aux données pour le copilote et ainsi influencer la qualité des réponses.

Restrictions d'agent

Le nombre de sources de connaissances pour les agents est actuellement limité à 20. Les listes et les pages ne sont pas prises en charge comme sources. La prise en charge des formats de fichiers est élargie. Doit les liens sur les pages ne fonctionnent pas comme source de connaissances. Des problèmes avec le processus d'approbation des agents et leurs compétences de mise à la terre ont également été signalés.

Lacunes fonctionnelles / incohérences

Certains utilisateurs manquent les fonctions connues à partir d'autres outils d'IA (par exemple, le téléchargement direct des documents dans le chat, le choix du modèle, la génération d'images de Dall-E). La performance est parfois perçue comme plus facile que avec des modèles spécialisés tels que GPT-4.

Volonté de données

L'efficacité de Copilot dépend en grande partie de données bien organisées et correctement justifiées dans Microsoft 365 et SharePoint. Le risque de partage des overs est considérable et doit être abordé avant le déploiement du copilote.

Ces observations suggèrent que Copilot est principalement conçu comme un assistant pour des tâches telles que la conception, le résumé et la réponse aux questions basées sur un contenu accessible et utilise une compréhension sémantique. Cependant, ce n'est pas une panacée et ne remplace pas les processus de recherche précis et contrôlés par les métadonnées ou les tâches d'inventaire. Les utilisateurs qui s'attendent à ce que Copilot compte exactement des fichiers ou des éléments de filtrage basés sur des métadonnées complexes peut être déçu. Ses performances sont limitées par les données sous-jacentes du graphique Microsoft, les limites de l'indexation et les autorisations utilisées. Une gestion claire des attentes concernant ses compétences par rapport aux méthodes de recherche traditionnelles est donc cruciale pour une introduction réussie.

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En savoir plus ici :

• Intégration de l'IA d'une plate-forme d'IA indépendante et croisée à l'échelle de la source pour toutes les questions de l'entreprise

D'autres fonctions d'IA indigènes-sharepoint rencontre l'IA: approche naturelle et tierce en comparaison

En plus de SharePoint Premium et Copilot, il existe d'autres technologies Microsoft natives qui permettent ou permettent des fonctions AI dans le contexte SharePoint:

Intégration de Builder AI

Le constructeur AI fait partie de la plate-forme Microsoft Power et propose une collection de modèles d'IA pré-formés et personnalisés (par exemple pour le traitement des documents, la reconnaissance d'objets, la catégorisation, la prédiction). Ces modèles peuvent être utilisés directement dans SharePoint (souvent dans le cadre des fonctions SharePoint Premium / Syntex pour le traitement structuré / libre) ou via des workflows d'automatise Power, qui sont déclenchés par des événements SharePoint (par exemple le téléchargement d'un fichier). Cela permet la création d'une automatisation sur mesure basée sur l'IA avec une approche de code faible / sans code. Les exemples sont des workflows qui extraient automatiquement les métadonnées à partir de factures téléchargées et écrivent dans des colonnes SharePoint ou classent des documents en fonction de leur contenu. L'utilisation de Builder AI nécessite des licences de plate-forme électrique correspondantes ou des crédits de constructeur AI, dont certains ont également été inclus dans les licences Syntex / Premium ou sont facturés par le modèle PayG.

Viva sujets (est défini)

Les sujets VIVA ont utilisé KI pour identifier automatiquement les connaissances dans Microsoft 365 (y compris SharePoint), pour les organiser et les présenter sous forme de sujets et de sites. Ces sujets ont été affichés dans le contexte liés dans des applications telles que SharePoint, les équipes et les perspectives afin de faciliter la conclusion de connaissances et d'identifier les experts. Cependant, les sujets VIVA seront interrompus en février 2025. Microsoft se concentre plutôt sur ses efforts de développement sur les expériences de connaissances soutenues par l'IA dans Copilot et directement dans SharePoint. Les pages de sujets existantes publiées par les utilisateurs sont converties en sites SharePoint normaux qui peuvent encore être trouvés via la recherche, mais ne sont plus mis à jour par l'IA.

L'intégration de l'IA Builder souligne une facette importante de la stratégie de Microsoft: Bien que SharePoint Premium propose un certain nombre de modèles d'IA intégrés et formables pour les tâches de gestion de contenu courantes, la plate-forme d'alimentation (Power Automats, Power Apps) avec un constructeur AI sert d'outils principaux pour la création de données de travail à faible code défini par l'utilisateur. Donc, si les entreprises ont besoin d'automatisation de l'IA qui vont au-delà des fonctions standard de l'exemple premium pour l'intégration avec des systèmes externes, pour implémenter une logique complexe et multi-étages ou pour créer des surfaces personnalisées avec des applications électriques - la plate-forme d'alimentation avec un constructeur AI est l'ensemble d'outils Microsoft. Cela offre un niveau d'extension important au-delà des fonctions premium intégrées.

Convient à:

• L'IA sans frais transforme l'intégration de l'IA pour les entreprises en temps record: solutions sur mesure en heures ou jours

Solutions d'IA de fournisseurs tiers pour l'intégration dans SharePoint

En plus des solutions d'IA natives de Microsoft, il existe un marché croissant pour les outils tiers qui intègrent ou développent les fonctions d'IA dans SharePoint. Ces solutions couvrent souvent des niches spécifiques ou offrent des approches alternatives aux offres de Microsoft. L'intégration est généralement via différents mécanismes:

APIS

Utilisation de l'API Graphique Microsoft ou des API SharePoint spécifiques pour accéder aux données et effectuer des actions.

Connecteurs

Des plates-formes telles que Zapier ou Power Automats (via des connecteurs personnalisés) permettent la connexion de SharePoint aux services d'IA externes.

Compléments / applications dédiées

Les solutions conçues comme des WebParts de Framework SharePoint (SPFX), des compléments ou des applications indépendantes et interagissent directement avec SharePoint.

Exemples et analyse

La gamme de solutions tierces est grande. Voici quelques exemples, catégorisés selon les objectifs fonctionnels:

Plate-forme de workflow / Automation (avec IA)

• FlowForma: une plate-forme sans code qui utilise une AI générative (ses propres fonctions «copilote» et résumé) pour créer des flux de travail complexes qui s'intègrent de manière transparente dans Microsoft 365 et SharePoint.
• Nintex: propose des outils étendus pour l'automatisation du flux de travail, l'automatisation des processus robotiques (RPA) et la génération de documents avec l'intégration SharePoint. Cependant, il peut avoir une courbe d'apprentissage plus forte et des coûts plus élevés.
• Zapier: sert de plate-forme d'intégration («middleware») qui combine SharePoint avec des milliers d'autres applications, y compris des services d'IA tels que «AI par Zapier» (utilise des modèles tels que OpenAai, anthropic) ou des outils d'IA spécialisés tels que «Brows IA» pour l'extraction de données sur le site Web. Particulièrement adapté à l'automatisation des tâches plus faciles à appliquer.
• KISSFLOW: Une autre solution de gestion du flux de travail qui s'adresse aux utilisateurs non techniques via une interface utilisateur simple.
• Semily.ai: Spécialisé dans la rencontre de la productivité. S'intègre à SharePoint pour générer automatiquement des notes de réunion générées par l'IA, des résumés et des tâches dans les bibliothèques SharePoint pertinentes. L'intégration a lieu via l'API et respecte les autorisations existantes.

Recherche sémantique / gestion des connaissances

• PoolParty Semantic Suite (de GraphWise): offre un niveau sémantique via SharePoint (ainsi que les équipes et le copilote). Permet la recherche sémantique (qui va au-delà des mots clés et comprend les synonymes), le marquage de concept automatique basé sur une taxonomie gérée centralement et une recherche facet-à facette pour le raffinement des résultats. Intégré au magasin SharePoint Term, Azure et l'API Graph.
• Semaphore (à partir de progrès): utilisez des modèles sémantiques, des règles d'extraction de texte et de classification pour fournir des documents SharePoint avec des métadonnées riches et liées au contexte. Une étude de cas avec une organisation mondiale à but non lucratif a montré une meilleure trouvaille des documents et un meilleur réseautage de connaissances à différents endroits.
• Experts.ai: un outil d'analyse de texte sémantique avec des options d'adaptation profondes pour les mots clés et les concepts. Est mentionné dans les comparaisons comme une alternative forte dans le domaine de la sémantique.
• Guru: une plate-forme de recherche d'IA en entreprise qui fabrique des informations provenant de différentes sources, notamment SharePoint, agrégé et recherché.
• ONYX (anciennement Danswer): une plate-forme d'IA open source qui se combine avec des documents d'entreprise, des applications (y compris SharePoint) et des personnes. Offre une interface de chat, des connecteurs à plus de 40 systèmes et la possibilité de créer des agents AI personnalisés. Peut être utilisé localement ou dans le nuage.

Traitement / enregistrement des documents

• Artsyl Docalpha: s'intègre étroitement à SharePoint et propose un OCR étendu, une reconnaissance de documents basée sur l'IA (classification automatique et une affectation de métadonnées), une extraction de données intelligente (avec des modèles formables) et une automatisation du flux de travail. Vise des industries spécifiques telles que les soins de santé, les finances et la fabrication.
• ConceptClassifier (de différents fournisseurs): un module complémentaire qui utilise la technologie de «traitement de terme composé» pour classer les données non structurées dans SharePoint et extraire les métadonnées.

Plates-formes générales KI / Productivité

• Stack AI: une plate-forme pour créer des agents d'IA qui interagissent avec les données internes et les API, y compris le traitement des documents et la recherche.
• Kama Dei: une plate-forme pour la compréhension du langage naturel (NLU) avec une base de données de connaissances configurable pour la création d'agents virtuels.

Outils open source / développeur

Sur GitHub, il existe divers projets open source et référentiels sur le développement de SharePoint (par exemple, les référentiels officiels de Microsoft pour la documentation et la formation SPFX). Il existe également des outils spécifiques tels que «Invite Pulse», une application Microsoft Teams Power que SharePoint utilise comme source de données pour partager des invites de copilote ou des outils de productivité plus généraux avec la couverture SharePoint. Onyx est un exemple d'une plate-forme de recherche / AI d'entreprise open source plus complète avec connecteur SharePoint.

Comparaison des outils KI: approches intégrées vs tiers

La décision entre l'utilisation des solutions Microsoft AI intégrées telles que SharePoint Premium ou Copilot et l'intégration d'outils tiers nécessite une attention particulière à divers aspects. Les solutions intégrées offrent une intégration très profonde dans Microsoft 365 et une expérience utilisateur transparente. Leur gamme fonctionnelle est large et couvre des domaines tels que le traitement, la gouvernance et l'assistance, bien que la profondeur puisse varier en fonction de la fonction. Les modèles de coûts de ces solutions sont hybrides: ils sont basés à la fois sur des approches basées sur l'utilisateur et l'utilisateur. L'adaptabilité est limitée à la formation des modèles, aux invites et à l'utilisation de la plate-forme d'alimentation, tandis que l'intégration de sécurité est basée sur les normes existantes et la conformité de Microsoft 365. L'effort de maintenance est efficacement régulé par les mises à jour centrales de l'écosystème Microsoft, mais nécessite une certaine configuration et formation. En fin de compte, cela conduit à un lien de fabricant élevé dans le système Microsoft.

Ou choisissez-vous des outils spécialisés «meilleurs» de fournisseurs tiers pour des tâches d'IA spécifiques qui peuvent offrir des fonctionnalités supérieures dans ce domaine, mais provoquent un effort d'intégration et des coûts administratifs potentiellement plus élevés, à l'exception du partenaire Xpert.digital?

Les solutions tierces, en revanche, sont variables en termes de profondeur d'intégration. Par exemple, ils fonctionnent avec des API, des connecteurs et des compléments, ce qui peut signifier une complexité supplémentaire. Ils sont souvent spécialisés dans les niches et offrent des fonctions potentiellement plus profondes que les solutions intégrées dans des zones spécifiques. Les modèles de coûts varient considérablement, en commençant par des abonnements aux modèles freemium et open source. Avec l'adaptabilité, l'avantage est souvent avec des fournisseurs tiers, en particulier des solutions open source, qui permettent une flexibilité maximale. Cependant, ces solutions nécessitent un test distinct concernant la sécurité et la gestion des données ainsi qu'une gestion d'intégration potentiellement plus élevée. L'égalité du fabricant est généralement plus faible, mais il y a une dépendance à l'égard du fournisseur de troisième partie respectif.

La décision entre l'intégration native Microsoft et les outils tiers spécialisés doit également être pris en compte en ce qui concerne l'effort d'intégration et la liaison du fabricant. Bien que Microsoft 365 offre une intégration profonde dans votre propre écosystème, la liaison (verrouillage) de ce fabricant peut être élevée. Les solutions de troisième partie, en revanche, offrent potentiellement plus de flexibilité. Les organisations doivent donc déterminer soigneusement si l'avantage supposé des fonctions spécialisées justifie les coûts supplémentaires et la complexité de l'intégration.

Convient à:

• Les dangers du verrouillage des fournisseurs: pourquoi les entreprises devraient éviter les dépendances

Effets de l'IA sur les fonctions de base SharePoint

L'intelligence artificielle modifie non seulement les stratégies de gestion de contenu globales, mais affecte également les fonctions principales de SharePoint, en particulier sur la recherche et l'automatisation des processus.

Rechercher et trouver des informations

La recherche traditionnelle de mots clés dans les portails d'entreprise conduit souvent à des résultats insatisfaisants et à un temps élevé pour les utilisateurs. L'IA promet des améliorations de base ici:

Des mots clés aux concepts

La recherche soutenue par l'IA va au-delà de la pure comparaison des mots clés. Il vise à comprendre l'intention de l'utilisateur derrière une requête de recherche et à prendre en compte le contexte sémantique des mots et des phrases.

Recherche sémantique

Cette technologie utilise des codes vectoriels (représentations mathématiques des mots et des concepts) et des modèles vocaux pour trouver des informations conceptuellement liées, même si les termes de recherche exacts ne se produisent pas dans le document. Microsoft Search et Copilot en particulier s'appuient sur un tel index sémantique généré à partir des données du graphique Microsoft. Cet index permet de reconnaître les relations entre différentes formes de mots, de comprendre les synonymes et d'identifier des documents similaires en termes de contenu. Azure AI Search propose également des fonctions sémantiques telles que le reconstitution (réévaluation des résultats de recherche basés sur la pertinence sémantique), l'extraction des snippets de réponse et l'accent. Les troisième fournisseurs tels que Pool Party intègrent également des fonctions de recherche sémantique dans SharePoint. Une licence Copilot Microsoft 365 dans le locataire peut être nécessaire pour certaines fonctions sémantiques étendues, en particulier dans le contexte de Copilot Studio ou de la recherche Azure AI pour utiliser de manière optimale l'indexation sémantique.

Traitement du langage naturel (PNL) / Requêtes en langage naturel

L'IA permet de plus en plus aux utilisateurs de poser des questions dans une langue naturelle et quotidienne au lieu d'avoir à utiliser des termes de recherche rigides. Microsoft 365 Copilot est explicitement conçu pour cette interaction conversationnelle. Cependant, il convient de noter que Microsoft a annoncé que certaines formes de prise en charge des requêtes en langage naturel dans les interfaces de recherche standard de Microsoft 365 (telles que Outlook, Teams, SharePoint Search) expirent avec des filtres ou l'utilisation de copilote. Des outils tels que Llamaindex en combinaison avec des connecteurs de données (par exemple les CDATA) peuvent également être utilisés pour développer des solutions personnalisées qui permettent des requêtes en langage naturel contre les données SharePoint. La fonction Ediscovery (Premium) dans Microsoft Palise utilise également un constructeur de requête en langage naturel en relation avec Copilot.

Personnalisation et recommandations

Les algorithmes d'IA analysent le comportement des utilisateurs, leur rôle dans l'entreprise, leurs interactions et relations dans le graphique Microsoft afin de fournir des résultats de recherche personnalisés et de suggérer de manière proactive le contenu pertinent (documents, nouvelles, experts).

Les avantages de ces améliorations de la recherche soutenus par l'IA sont une recherche d'informations plus rapide, des résultats de recherche plus pertinents, une découverte améliorée des connaissances et une réduction du temps que les employés passent avec la recherche.

Le tableau montre les différences entre les différentes recherches. La recherche de mots clés a lieu à travers la comparaison exacte des termes et est pratiquement limité en raison de sa simplicité, mais est limitée en pertinence, car elle ne prend pas en compte le contexte ou les synonymes. La recherche standard Microsoft, qui est personnalisée, utilise également des signaux du graphique Microsoft pour offrir une meilleure pertinence adaptée à l'utilisateur. Cependant, il néglige souvent le contexte sémantique et dépend très de la qualité des données du graphique. La recherche sémantique, basée sur des technologies telles que Copilot ou Azure AI, travaille avec les codes vectoriels et comprend le contexte et l'importance des requêtes de recherche. Il offre la plus grande pertinence car il reconnaît les intentions et trouve également conceptuellement similaire. Cependant, il nécessite une configuration explicite, des licences correspondantes et des données de haute qualité et peut atteindre ses limites pour des problèmes de méta complexes. La requête en langage naturel est basée sur l'IA conversationnelle et la détection d'intention permet une entrée intuitive et flexible. Cependant, il peut être ambigu, n'est pris en charge que dans une mesure limitée dans les interfaces utilisateur standard et sa précision dépend en grande partie de la qualité du modèle sous-jacent.

Le développement de la recherche dans Microsoft 365 montre une direction claire: Copilot représente la prochaine génération et utilise un index sémantique plus avancé que la recherche standard de Microsoft. Alors que la recherche standard intègre déjà la personnalisation par le graphique Microsoft, Copilot ajoute une compréhension sémantique plus profonde et la possibilité de se connecter logique. Le réglage de la recherche Microsoft dans Bing en faveur de Copilot souligne cette orientation stratégique. Néanmoins, la recherche de copilote atteint également des limites dans la pratique, en particulier dans le cas de données insuffisamment préparées ou d'autorisations peu claires. Des outils tels que la recherche SharePoint restreinte (RSS) illustrent le domaine de tension entre le large accès aux données dont l'IA a besoin, et les exigences de la gouvernance des données, qui influence à la fois le copilote et la recherche standard. Copilot n'est donc pas simplement une «meilleure recherche», mais un assistant d'IA dont la capacité de recherche est basée sur la compréhension sémantique, mais dépend de la qualité et de l'accessibilité des données sous-jacentes.

Automatisation des processus et gestion du contenu

L'IA révolutionne également la façon dont le contenu est géré dans SharePoint et intégré dans les processus:

Classification automatisée et mots clés

Les modèles d'IA, en particulier ceux de SharePoint Premium / Syntex, peuvent automatiquement analyser et classer les documents en fonction de leur contenu. Ils appliquent des étiquettes de métadonnées prédéfinies, soit sur la base de modèles formés, soit par intégration avec la taxonomie SharePoint (métadonnées gérées). Cela réduit considérablement l'effort manuel et assure des métadonnées cohérentes sur l'ensemble du stock de documents.

Extraction de métadonnées

En plus de la classification pure, KI peut extraire des informations spécifiques - telles que les données, les noms, les montants, les clauses contractuelles - à partir de structurés (formulaires) et non structurés (lettres, contrats). Ces données extraites sont enregistrées dans les colonnes SharePoint (champs de métadonnées) et permettent ainsi des processus contrôlés par les métadonnées et une recherche considérablement améliorée.

Automatisation du workflow

Les métadonnées extraites automatiquement ou la classification ont été utilisées comme déclencheur pour les workflows en aval qui sont généralement créés avec des automates de puissance. Des exemples de cela sont des processus d'approbation basés sur un montant de facture extrait, des notifications pour les processus contractuels à venir ou le routage automatique des documents vers le département responsable.

Automatisation de la conformité (noms de stockage / confidentialité)

Une application particulièrement importante est l'utilisation automatique des directives de conformité. Les modèles d'IA (dans SharePoint Premium / Syntex) peuvent être configurés de telle manière que vous appliquez automatiquement les noms de stockage (étiquettes de rétention) ou les noms de confidentialité (étiquettes de sensibilité) de Microsoft Palise aux documents, en fonction de leur classification ou du contenu reconnu (par exemple des informations sensibles). Cela garantit que le contenu est traité conformément aux directives de l'entreprise et aux exigences légales sans que les utilisateurs aient à intervenir manuellement. La configuration a lieu en liant les noms de compétence avec les modèles AI ou par des directives d'étiquetage de voitures dans le domaine de la compétence, qui réagissent à certains types de contenu, types d'informations sensibles, mots clés ou classificateurs formables. Un exemple concret serait un modèle de syntaves qui reconnaît les «spécifications du produit» et utilise automatiquement un nom de stockage basé sur des événements «5 ans après le paramètre de produit». Power Automats peut également être utilisé pour appliquer des noms en fonction de la logique du flux de travail.

Assemblage de contenu

Comme déjà mentionné, cette fonction automatise la création de documents standardisés.

Les avantages de cette automatisation sont évidents: une efficacité accrue, une réduction des erreurs manuelles, une meilleure conformité, une cohérence des données plus élevée et des processus métier accélérés.

La capacité de l'IA à automatiser les tâches de conformité est un changement de paradigme. Traditionnellement, la conformité aux périodes de rétention ou la protection des données sensibles dépendait fortement des processus manuels et les soins des employés sont sujets à des erreurs et difficiles à étendre. KI, en particulier par SharePoint Premium / Syntex, permet désormais que les directives de conformité soient définies dans Microsoft Palid pour les appliquer de manière proactive et automatique sur la base du contenu des documents. En comprenant l'IA quel type de document c'est ou s'il contient des informations sensibles, il peut utiliser le nom de stockage ou de confidentialité correct sans qu'un utilisateur ait à le faire manuellement. Cela augmente considérablement la cohérence de l'application et réduit le risque de violations de la conformité. Il s'agit d'une valeur ajoutée considérable pour les entreprises des industries réglementées ou celles avec de grandes quantités de données sensibles. L'IA agit comme un pont entre le contenu lui-même et les règles de gouvernance à utiliser et permet l'application automatisée à grande échelle.

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Valeur stratégique et considérations de mise en œuvre

L'intégration de l'IA dans SharePoint offre une valeur ajoutée stratégique importante au-delà de l'amélioration des fonctions individuelles. Cependant, la décision de mettre en œuvre la mise en œuvre doit être fondée sur un examen attentif des avantages, des coûts et des exigences nécessaires.

L'analyse de rentabilisation: Pourquoi mettre en œuvre l'IA dans SharePoint?

Les arguments pour l'utilisation de l'IA dans SharePoint sont diversifiés et touchent les zones principales des performances de l'entreprise:

Efficacité et productivité

L'avantage le plus tangible est l'économie de temps massive grâce à l'automatisation des tâches manuelles et répétitives. Cela inclut l'entrée de données, la classification des documents, le plafond, le résumé et la création de documents standard. Les employés sont soulagés des activités de routine et peuvent se concentrer sur des tâches plus stratégiques et plus ajoutées. La recherche améliorée accélère également la recherche d'informations.

Gestion des connaissances

KI aide à transformer les quantités d'information souvent non structurées dans SharePoint en connaissances organisées et accessibles. La numérotation et la classification automatiques de coup d'État améliorent la recherche et la réutilisabilité des informations. Bien que les sujets VIVA soient fixés, l'objectif reste de mieux réseauter les gens avec les connaissances et l'expertise, maintenant principalement via SharePoint et Copilot.

Conformité et gouvernance

L'IA permet la mise en œuvre automatisée des directives de conformité. L'utilisation automatique des désignations de stockage et de confidentialité basées sur le contenu, la reconnaissance des informations sensibles et l'utilisation cohérente des métadonnées contribuent à réduire les risques de conformité et à augmenter la précision des données. Cela prend également en charge l'auditabilité.

Économies de coûts et ROI

L'automatisation réduit les coûts opérationnels causés par les processus manuels, le dépannage et la recherche inefficace. Les économies potentielles résultent également de la consolidation des outils et d'évitement des coûts pour les systèmes hérités spécialisés. Les études de cas et les analyses de ROI, à la fois pour SYNTEX / Premium et Copilot, indiquent un potentiel d'épargne élevé qui va souvent bien au-delà des améliorations marginales et peut atteindre un retour sur investissement de plus de 100% à plus de 400%.

Durabilité

La mise en œuvre de l'IA prépare la base de contenu pour les développements futurs et en particulier pour les assistants de l'IA tels que Copilot. Il positionne l'entreprise conformément à la tendance générale de l'intégration de l'IA dans le lieu de travail numérique.

Facteurs de mise en œuvre

L'introduction de solutions d'IA dans SharePoint nécessite une approche stratégique et la prise en compte de plusieurs facteurs clés:

Licence et frais

Il est essentiel de comprendre les modèles de licence. SharePoint Premium combine un modèle de paiement (via l'abonnement Azure) pour le traitement des services avec des licences utilisateur pour les fonctions de gouvernance étendues (SAM). Microsoft 365 Copilot nécessite également une licence utilisateur distincte en plus des licences basées sur M365. Les coûts, en particulier pour les fonctions premium et le copilote, peuvent être un obstacle, en particulier pour les petites organisations. L'utilisation d'ordinateurs de coûts et d'outils d'évaluation est recommandée. La création de la facture PayG nécessite un lien vers un abonnement Azure et un groupe de ressources.

Prépité des données et architecture de l'information (IA)

C'est l'un des facteurs de succès les plus critiques. L'efficacité des outils d'IA, en particulier le copilote, dépend massivement de la qualité, de l'organisation et des autorisations des données sous-jacentes dans SharePoint et Microsoft 365. Une architecture d'information robuste est essentielle: structure claire des sites Web et des sites de hub, une utilisation cohérente des métadonnées et des types d'ingrédients, des structures de dossiers logiques et des conventions de noms. Les données redondantes, obsolètes ou triviales (rouges) doivent être identifiées et ajustées car elles peuvent affecter les résultats de l'IA. Le facteur décisif est l'examen et la correction des permis de fichier et l'élimination de la surchauffe avant que les outils d'IA tels que le copilote ne soient introduits largement. Des outils tels que SharePoint Advanced Management (SAM) et Microsoft Palise sont au cœur de cela. L'IA elle-même influence également les meilleures pratiques pour les métadonnées standardées en IA, les processus de marquage automatisés et les contrôles qualité deviennent encore plus importants. La nécessité d'une base de données solides ne peut pas être suffisamment soulignée; L'IA ne remplace pas l'hygiène de base de l'information, mais l'exige.

Mise en œuvre technique et expertise

La configuration de SharePoint Premium nécessite des étapes de configuration telles que la liaison à Azure, la configuration des centres de contenu et la formation de modèles personnalisés. Cela peut nécessiter un savoir-faire technique et rendre nécessaire l'intégration de spécialistes informatiques ou de partenaires externes. Il existe une courbe d'apprentissage pour les administrateurs et les utilisateurs. Il est conseillé de démarrer de petites applications spécifiques et prometteuses et de déployer progressivement les solutions.

Défis et restrictions

Les organisations doivent être conscientes des obstacles techniques potentiels, tels que: B. Problèmes de précision dans les modèles, limites de traitement pour certains types de fichiers, tailles ou dispositions complexes, incohérences dans les réponses ou complexités de copilote dans l'intégration de différents systèmes.

Gestion et adoption du changement

L'introduction des outils d'IA modifie les méthodes de travail. Une adoption réussie nécessite une formation ciblée sur les utilisateurs, une communication claire via les avantages et les limites des outils et éventuellement la création de «champions» ou de multiplicateurs internes.

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Considérations éthiques et de protection des données

L'utilisation de l'IA dans le contexte de l'entreprise soulève d'importantes questions éthiques et de protection des données qui doivent être abordées de manière proactive:

Biais et équité

Les modèles d'IA apprennent des données et peuvent donc absorber et renforcer les préjugés existants (biais). Cela peut conduire à des résultats discriminatoires ou injustes. La surveillance continue et l'adaptation des modèles sont nécessaires pour reconnaître et minimiser les biais. Le contenu et les suggestions générés doivent être vérifiés pour la neutralité et l'inclusivité.

Protection et sécurité des données

Les systèmes d'IA tels que le processus de copilote potentiellement important de données de l'entreprise, y compris les informations sensibles ou personnelles. Le principal risque est que les autorisations incorrectes (partage des overs) ou les configurations incorrectes rendent les données sensibles accessibles involontairement les utilisateurs qui ne devraient pas voir. Le chiffrement robuste, les contrôles d'accès stricts et la conformité aux réglementations sur la protection des données (tels que le RGPD / RGPD) sont essentiels. Microsoft souligne que Copilot utilise des mesures commerciales de protection des données qui empêchent les invites ou les données d'utiliser pour former des LLM publiques. Néanmoins, les organisations doivent définir et communiquer leurs propres directives de traitement des données et traiter particulièrement soigneusement les données légalement restreintes (par exemple les données de santé / PHI, PII).

Transparence et responsabilité

Les utilisateurs devraient être en mesure de comprendre comment les réponses générées par l'IA se déroulent. Étant donné que les LLMS «hallucinantes», c'est-à-dire des informations fausses mais convaincantes, il est crucial que les utilisateurs vérifient et vérifient de manière critique les résultats. Des directives et des responsabilités d'utilisation claires pour vérifier les résultats de l'IA sont nécessaires.

Principes responsables

L'utilisation de l'IA doit suivre les principes éthiques: respectueux, conforme et prudent pour éviter les dommages. Des aspects tels que l'accessibilité des outils d'IA et les effets potentiels sur les emplois doivent être pris en compte. Une dépendance excessive à l'égard de l'IA qui réduit la pensée critique doit être évitée.

L'introduction de l'IA dans SharePoint crée une dualité inhérente: d'une part, ces outils permettent d'énormes gains d'efficacité grâce à l'accès et au traitement de grandes quantités de données. D'un autre côté, exactement ces compétences ouvrent de nouveaux risques pour la protection des données et la sécurité des données. La capacité de Copilot à accéder aux e-mails, aux chats et aux documents afin de fournir une aide contextuelle comporte également le risque de divulgation involontaire d'informations sensibles si les autorisations sous-jacentes sont incorrectes ou trop étendues. Il est donc essentiel que la mise en œuvre des outils d'IA soit main dans le corps avec le renforcement des mesures de sécurité et de protection des données ainsi que la création de directives éthiques claires et de processus de gouvernance. Les avantages de l'IA ne peuvent être mis en œuvre de manière responsable que si les risques associés sont gérés activement.

Microsoft 365 et AI: tendances, outils et la prochaine génération de productivité

L'intégration de l'IA dans SharePoint n'est qu'au début. Le développement futur devrait être façonné par les tendances suivantes:

Intégration IA plus profonde et plus large

On s'attend à ce que les fonctions d'IA soient intégrées encore plus transparentes et complètes dans SharePoint, OneDrive, Teams et d'autres services Microsoft 365. L'IA constituera de plus en plus la base de la gestion du contenu, de l'automatisation et des expériences des utilisateurs.

Développement ultérieur de SharePoint Premium

Microsoft devrait étendre davantage les fonctions de SharePoint Premium. Des fonctionnalités telles que l'application Business Documents, le Hub Document, l'archivage au niveau du fichier et les périodes de rétention plus longues pour la sauvegarde M365 sont sur la feuille de route. Les fonctions principales du traitement et du gouvernement du contenu sont également développées, par exemple B. grâce à de nouvelles règles d'IA pour définir les noms de confidentialité et de stockage.

Améliorations chez Copilot

Copilot devrait être plus intelligent, mieux intégré (par exemple, affichage des cartes de connexions VIVA chez les agents) et potentiellement capable en relation avec des tâches et des conclusions plus complexes. Des améliorations de l'interaction du langage sont également attendues.

Expérience des auteurs optimisés

La création de contenu dans SharePoint est encore plus simplifiée par l'IA, par ex. B. Grâce à la création latérale basée sur l'IA, à des suggestions de conception pour les sections latérales, à des dispositions plus flexibles (grilles à 12 colonnes), à la co-autorisation en temps réel pour les pages et à des outils améliorés pour le traitement de la table.

Focus persistante sur la gouvernance

Compte tenu des quantités croissantes de données et de l'augmentation de l'utilisation de l'IA, Microsoft devrait continuer à développer et à améliorer les outils pour gérer l'accès, le cycle de vie et la conformité à l'ère de l'IA.

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Recommandations: Augmentation de l'efficacité et de la gestion des connaissances par l'IA dans SharePoint

L'intégration de l'intelligence artificielle marque un tournant pour Microsoft SharePoint. La plate-forme se développe à partir d'un système de stockage de documents purs à un environnement intelligent pour la gestion du contenu, la collaboration et la recherche de connaissances. Les solutions natives de Microsoft, surtout SharePoint Premium (en tant que développement ultérieur de Syntex) et de Copilot Microsoft 365, offrent des outils puissants, même en développement, d'automatisation des processus, d'amélioration de la recherche et de la prise en charge des utilisateurs. Ceux-ci sont complétés par des solutions spécialisées en tiers. La valeur stratégique est en augmentation considérable de l'efficacité, de l'amélioration des connaissances, de la conformité automatisée et des économies de coûts potentiellement élevées.

Afin d'augmenter avec succès ce potentiel, une planification stratégique et une mise en œuvre minutieuse sont essentielles. Sur la base de l'analyse, les recommandations de base suivantes résultent:

Prioriser l'analyse des besoins et les applications

N'introduisez pas de solutions d'IA pour vous-même. Identifiez les défis commerciaux concrètes, le traitement des documents inefficace, les mauvais résultats de recherche, les lacunes de conformité ou les silos de connaissances qui peuvent fournir une valeur ajoutée mesurable. Prioriser les applications en fonction du retour sur investissement attendu (ROI) et de l'importance stratégique.

Établir la gouvernance des données comme fondation

C'est la condition préalable la plus importante. Avant de déployer des outils d'IA tels que Copilot ou des fonctions premium approfondies, investissez du temps et des ressources pour nettoyer vos bases de données, l'optimisation de l'architecture de l'information et la rénovation des autorisations et des problèmes de surévaluation. Utilisez les outils de SharePoint Advanced Management (SAM) et Microsoft Purview. Une gouvernance solide n'est pas une option, mais la base d'une utilisation efficace et sûre de l'IA.

Peser les solutions natives vs tiers

Évaluez les solutions natives SharePoint Premium et Copilot en raison de leur intégration profonde pour les exigences de base dans le domaine du traitement du contenu et de l'assistance générale de l'IA dans Microsoft 365. Tenez compte des outils tiers s'il existe des exigences de niche très prioritaires spécifiques qui ne sont pas couvertes par les offres natives, ou si de forts investissements ont déjà été réalisés dans des solutions tierces existantes. Tenez compte des compromis en ce qui concerne les profondeurs d'intégration, la spécialisation des fonctions, les coûts et les efforts de maintenance.

Commencer petit et continuer itératif

Démarrer les projets pilotes pour des applications ou des services sélectionnés. Utilisez des modes de simulation le cas échéant (par exemple pour les directives de marquage automatique) pour estimer les effets. Mesurez les résultats et les modèles de retour sur investissement et d'affine et les processus avant de planifier une large introduction. Communiquez clairement les compétences actuelles et les limites des outils d'IA pour définir des attentes réalistes.

Licence et éthique proactives

La famille vous familiarise avec les modèles de licence hybride de SharePoint Premium et les structures de coûts de Copilot. Tenez compte des budgets Azure nécessaires pour les services PAYG. Élaborez des directives éthiques claires et des directives d'utilisation pour les outils d'IA qui traitent des aspects tels que la protection des données, l'évitement des biais et la nécessité de vérifier le résultat. Planifiez la formation des utilisateurs et les mesures de gestion du changement.

En conclusion, on peut indiquer que l'intégration de l'IA est d'une importance cruciale pour la valeur ajoutée future de SharePoint. Une approche stratégique, bien contrôlée et itérative qui combine les possibilités technologiques avec des pratiques de gouvernance solides et des considérations éthiques est la clé pour réaliser les avantages significatifs et gérer en même temps les risques inhérents.

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