Numérisation de l'administration publique : quand est-il plus judicieux d'optimiser l'administration publique que de la moderniser ?

🏢 En Allemagne, les entreprises ont en moyenne environ 200 contacts par an avec l'administration publique, et ce nombre ne cesse d'augmenter. Cette multitude d'interactions engendre souvent des coûts administratifs importants, notamment lorsque les procédures ne sont pas entièrement numérisées. La réduction de la bureaucratie figure donc parmi les trois principales priorités des entreprises, aux niveaux régional, fédéral et européen.

Cependant, lorsqu'il s'agit de réduire la bureaucratie, le pouvoir législatif et les autorités et administrations qui en souffrent se mettent des bâtons dans les roues :

En Allemagne, la transformation numérique de l'administration publique a été initiée par la loi sur l'accès en ligne (OZG), adoptée en 2017, qui visait à garantir l'accès numérique aux services administratifs d'ici fin 2022. Elle avait reçu un large soutien au Bundestag en février. Cependant, aujourd'hui, le Bundesrat a rejeté le projet de loi à la surprise générale à la majorité. Les portails en ligne conviviaux et les normes communes nécessaires n'ont été que partiellement mis en œuvre (début avril 2023). Face à la lenteur de la numérisation administrative en Allemagne, l'association numérique Bitkom plaide pour un droit légal à l'administration numérique dans le cadre de la révision de la loi sur l'accès en ligne. Parallèlement, une nouvelle version de cette loi (OZG 2.0) a été présentée. Après avoir franchi toutes les étapes du processus législatif, elle a finalement été rejetée par le Bundesrat à la majorité le 22 mars 2024. Elle fera l'objet de nouvelles négociations (à partir de juin 2024).

Il est essentiel d'exploiter pleinement le potentiel d'efficacité des solutions administratives numériques pour l'économie allemande. L'enjeu est de promouvoir et de mettre en œuvre des processus administratifs numériques efficaces pour les entreprises. La question se pose alors de savoir quand une optimisation administrative est plus judicieuse qu'une modernisation administrative complète.

🔍 Optimisation administrative vs. modernisation administrative

L'optimisation administrative consiste à analyser et à adapter les processus existants afin de les rendre plus efficaces. On peut y parvenir en introduisant des outils numériques spécifiques pour simplifier et accélérer les différentes étapes. Citons par exemple la gestion électronique des documents, la planification automatisée des rendez-vous et la numérisation des formulaires. Ces mesures sont souvent plus rapides et moins coûteuses à mettre en œuvre qu'une modernisation complète.

La modernisation administrative, quant à elle, implique une refonte plus globale des processus administratifs. Cela peut se traduire par l'introduction de systèmes et de technologies entièrement nouveaux, susceptibles de révolutionner les structures et les méthodes de travail existantes. Les projets de modernisation s'inscrivent généralement dans une perspective de plus long terme et nécessitent des investissements plus importants dans les nouvelles technologies et la formation du personnel.

✨ Quand l'optimisation administrative est-elle utile ?

Dans les situations où les processus existants fonctionnent déjà relativement bien et où des points de blocage spécifiques ont été identifiés, l'optimisation peut constituer la solution la plus efficace. Des ajustements mineurs et l'intégration de solutions numériques permettent souvent d'obtenir des améliorations rapides sans nécessiter de changements structurels majeurs. Cette approche est particulièrement adaptée aux tâches administratives spécialisées où les problèmes peuvent être clairement identifiés et traités de manière ciblée.

Par exemple, la mise en place d'un système de formulaires numériques dans un service fortement dépendant des documents papier peut réduire considérablement les délais de traitement et le taux d'erreurs. L'utilisation de signatures électroniques ou l'automatisation des processus décisionnels peuvent également offrir des avantages considérables.

🔄 Quand la modernisation administrative est-elle nécessaire ?

Une modernisation complète s'impose lorsque les systèmes et processus existants sont tellement obsolètes ou inefficaces que de simples ajustements ne permettent plus d'obtenir d'amélioration notable. Souvent, les structures en place ne parviennent plus à répondre aux exigences de l'économie numérique moderne. Dans ce cas, une refonte fondamentale de l'ensemble des processus est nécessaire.

Un exemple concret serait la mise en place d'une plateforme numérique complète pour toutes les interactions administratives d'une entreprise. Ainsi, les entreprises pourraient gérer numériquement toutes leurs interactions avec les administrations publiques sur une plateforme centralisée, de la soumission des demandes à leur traitement et leur approbation. De tels systèmes nécessitent une intégration poussée des différents services administratifs et une refonte des processus existants.

💻 Le potentiel de l'administration numérique

Le plein potentiel des processus administratifs numériques réside dans leur capacité à accroître la transparence, l'efficacité et la convivialité. L'harmonisation et la standardisation des processus réduisent les malentendus et les erreurs, ce qui permet d'obtenir des résultats plus rapides et plus fiables. Les entreprises peuvent ainsi économiser des ressources et se concentrer davantage sur leurs activités principales.

Pour les décideurs politiques et les autorités administratives, cela implique d'examiner rapidement les évolutions législatives et de promouvoir des solutions qui apportent des avantages concrets aux entreprises. Les efforts politiques doivent viser à identifier, supprimer ou adapter les réglementations qui entravent le développement des entreprises.

🤝 Mise en œuvre pratique par la coopération

Un autre aspect important réside dans la collaboration et l'échange de connaissances entre tous les acteurs impliqués dans la numérisation de l'administration publique. En tirant parti des connaissances spécifiques relatives aux besoins des entreprises, les processus administratifs peuvent être mis en œuvre de manière pragmatique et efficace. Cela requiert une étroite collaboration entre les administrations publiques, les organisations professionnelles et les entreprises elles-mêmes.

La mise en place et l'application d'une gamme de solutions administratives numériques en collaboration avec d'autres partenaires sont essentielles. Cela peut aller de l'utilisation de plateformes numériques partagées à des projets de développement conjoints visant à créer des solutions sur mesure répondant aux besoins spécifiques des entreprises.

🔧 Utilisation des technologies numériques

L'optimisation et la modernisation administratives ont toutes deux leur place, selon les circonstances et les enjeux. Les optimisations à court terme permettent des améliorations rapides et économiques, tandis que les modernisations à long terme sont nécessaires pour opérer des changements structurels profonds. La combinaison de ces deux approches peut contribuer à rendre l'administration publique allemande plus efficace et plus favorable aux entreprises.

L’utilisation systématique des technologies numériques et une collaboration étroite entre toutes les parties prenantes permettent d’atteindre l’objectif d’une administration allégée et efficace, répondant aux besoins de l’économie. Un soutien politique précoce et ciblé est essentiel à la réussite de la mise en œuvre de ces stratégies.

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Pourquoi c'est difficile pour les autorités, les collectivités et les communes : Optimisation et modernisation administratives pour les villes et les zones rurales - Image : Xpert.Digital

Les administrations publiques sont soumises à des réglementations, des lois et des processus bureaucratiques stricts. Il s’agit de transparence, de responsabilité et de garantie d’équité et d’égalité de traitement. Cette réglementation stricte peut ralentir les processus de modernisation. Les entreprises disposent souvent de plus de flexibilité et peuvent réagir plus rapidement aux évolutions du marché. Ils opèrent dans un environnement réglementé mais plus dynamique qui leur donne plus de latitude pour innover et s’adapter.

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🏢 Le choix entre optimisation et modernisation administratives dépend de divers facteurs, notamment des besoins, des ressources et des objectifs actuels de l'administration. Voici quelques situations où l'une des deux stratégies peut s'avérer plus pertinente :

🔍 Optimisation administrative

Quand cela a du sens :

1. Des résultats à court terme sont nécessaires

Lorsque des améliorations rapides sont nécessaires pour accroître l'efficacité ou résoudre des problèmes urgents.

2. Ressources limitées

Lorsque les ressources (moyens financiers, personnel, temps) sont limitées et qu'aucun investissement majeur dans les nouvelles technologies ou aucun changement profond n'est possible.

3. Structures existantes

Si les structures administratives existantes fonctionnent globalement bien, mais qu'il existe des inefficacités mineures ou des goulots d'étranglement dans les processus qui peuvent être résolus par un ajustement précis.

4. Introduire les meilleures pratiques

Lorsqu'il s'agit d'améliorer les processus existants en introduisant des méthodes et des procédures éprouvées, telles que celles décrites par KAIZEN (amélioration continue).

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• KAIZEN : Amélioration continue et changement dans l’administration publique

🔄 Modernisation administrative

Quand cela a du sens :

1. Améliorations durables et à long terme

Lorsque des changements fondamentaux et à long terme sont recherchés afin de se préparer aux défis futurs.

2. Mise à niveau ou conversion technologique

Lorsque des systèmes et des technologies informatiques obsolètes doivent être remplacés par des solutions plus modernes et plus efficaces.

3. Problèmes structurels

Lorsque des défaillances structurelles majeures ne peuvent être corrigées par la seule optimisation et que des changements profonds sont nécessaires.

4. Nouvelles exigences

Lorsque de nouvelles exigences légales ou des attentes sociétales envers l'administration nécessitent l'introduction de nouveaux processus et technologies.

🌟 Optimisation administrative vs. Modernisation administrative : un guide

🚀 Lorsqu'il s'agit de choisir entre optimisation et modernisation administratives, la situation et les objectifs spécifiques de l'autorité, de la municipalité, de la ville ou de l'État sont déterminants. Voici quelques autres aspects à prendre en compte dans le processus décisionnel :

1. Délai 🕰️

• Optimisation administrative : idéale pour des améliorations à court terme et des résultats rapides. Les processus et structures existants sont analysés et optimisés afin d’accroître l’efficacité.
• Modernisation administrative : Convient aux projets à long terme impliquant des changements et des améliorations en profondeur. Ces projets nécessitent généralement plus de temps pour leur mise en œuvre et leur adaptation.

2. Ressources 💡

• Optimisation administrative : elle nécessite généralement moins de ressources, tant financières qu’humaines. Les structures et technologies existantes peuvent souvent être conservées.
• Modernisation administrative : Nécessite des ressources importantes, notamment des investissements dans les nouvelles technologies, la formation et, éventuellement, le recours à des consultants externes.

3. Objectifs et résultats 🎯

• Optimisation administrative : vise des améliorations rapides et mesurables de l'efficacité, telles que des délais de traitement plus courts ou des coûts d'exploitation réduits.
• Modernisation administrative : elle vise à renouveler en profondeur l’administration publique et à la pérenniser. Elle implique souvent l’introduction de nouvelles technologies, la restructuration des structures organisationnelles et l’adaptation aux nouvelles exigences légales.

4. Exigences technologiques 🖥️

• Optimisation de la gestion : cette approche consiste généralement à tirer parti des technologies existantes et à améliorer leur application. Elle peut également inclure des mises à niveau technologiques mineures.
• Modernisation administrative : Elle nécessite souvent la mise en œuvre de nouveaux systèmes techniques, tels que des infrastructures informatiques modernisées, des solutions d’automatisation ou des plateformes d’administration électronique.

5. Changements structurels 🏗️

• Optimisation administrative : généralement aucune ou seulement des changements structurels minimes. L’accent est mis sur l’amélioration des processus et les gains d’efficacité au sein de la structure existante.
• Modernisation administrative : Souvent, des changements structurels profonds sont nécessaires pour adapter l’administration aux exigences modernes. Cela peut impliquer une réorganisation des services et des tâches.

6. Gestion de la résistance et du changement 🌐

• Optimisation administrative : Elle rencontre généralement moins de résistance car elle repose sur des améliorations progressives. La gestion du changement est importante, mais souvent moins intensive.
• Modernisation administrative : risque accru de résistance, car les changements profonds suscitent souvent du scepticisme. Une gestion du changement globale est donc essentielle pour garantir l’adhésion et la participation des employés.

🔍 Le choix entre optimisation et modernisation administrative doit donc être mûrement réfléchi et tenir compte des besoins, des ressources et des objectifs spécifiques de chaque institution. Une analyse approfondie de la situation actuelle et une définition claire des résultats escomptés sont indispensables.

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