Publié le : 15 novembre 2024 / Mise à jour à partir du : 15 novembre 2024 - Auteur : Konrad Wolfenstein
Intranet vs Marketing & RP : Le pouvoir sous-estimé car invisible de la communication interne – Image : Xpert.Digital
Chuchoteur d'entreprise : communication intranet efficace pour les objectifs de l'entreprise
L'Intranet comme maison : le rôle particulier de la communication interne
La communication d'entreprise basée sur Intranet se distingue fondamentalement du marketing et des relations publiques (RP) classiques car elle s'adresse à des groupes cibles internes et à des objectifs de communication spécifiques au sein d'une entreprise. Voici les principales différences et leur fonctionnement :
Groupes cibles et groupes cibles
Communication intranet
Cette forme de communication s’adresse exclusivement aux salariés d’une entreprise. Il vise à assurer la circulation interne de l’information, à renforcer la culture d’entreprise et à soutenir les processus organisationnels. Les moyens typiques sont les plateformes intranet, les newsletters, les magazines des employés, les e-mails et les événements internes.
Marketing et relations publiques
Ces disciplines sont principalement orientées vers l’extérieur. Le travail du marketing consiste à promouvoir des produits ou des services et à encourager des actions directes telles que des achats. Les relations publiques, quant à elles, se concentrent sur la construction et le maintien de l’image publique de l’entreprise. Les deux disciplines travaillent avec des groupes cibles externes tels que les clients, les investisseurs ou les médias.
Objectifs et stratégies
Communication intranet
Les principaux objectifs sont de favoriser la motivation des collaborateurs, de renforcer le sentiment d’appartenance à une communauté et d’assurer un échange fluide d’informations. Il contribue également à la transparence interne et favorise le dialogue entre les différents niveaux hiérarchiques.
commercialisation
L'accent est ici mis sur la promotion des ventes et sur l'adressage direct aux clients. Les stratégies marketing sont souvent conçues pour le court terme afin d’obtenir des résultats immédiats tels qu’une augmentation des ventes.
RP
Les relations publiques poursuivent des objectifs à long terme tels que l'instauration de la confiance, le maintien de relations avec diverses parties prenantes et l'amélioration de l'image de l'entreprise. Les relations publiques fonctionnent indirectement en influençant l'image de l'entreprise via les médias et les canaux de communication tels que les réseaux sociaux.
Canaux de communication
Communication intranet
Utilise des canaux internes tels que l'intranet, les systèmes de messagerie ou les newsletters internes. Ces canaux sont spécifiquement conçus pour un usage interne et proposent souvent des fonctionnalités interactives telles que des forums ou des enquêtes pour favoriser le dialogue entre les collaborateurs.
commercialisation
Utilise des canaux externes tels que la publicité (télévision, radio, en ligne), les médias sociaux, le marketing par courrier électronique ou l'optimisation des moteurs de recherche (SEO) pour cibler les clients.
RP
S'appuie sur des communiqués de presse, du travail médiatique, des collaborations avec des influenceurs et des événements pour présenter l'entreprise de manière positive au public.
Mesurabilité
Communication intranet
Mesurer le succès est souvent plus difficile qu’en marketing ou en relations publiques. Elle repose souvent sur des facteurs qualitatifs tels que la satisfaction des collaborateurs ou les retours d’enquêtes internes.
commercialisation
Est fortement axé sur les données et utilise des outils de suivi pour mesurer les taux de clics, les conversions et d'autres KPI (indicateurs de performance clés).
RP
L’impact des mesures de relations publiques peut souvent être mesuré indirectement. Les indicateurs de succès peuvent être la couverture médiatique, la portée sur les réseaux sociaux ou encore la perception générale de l’entreprise.
Il existe des interfaces
Bien que la communication intranet soit interne et que le marketing et les relations publiques soient orientés vers l'extérieur, il existe des interfaces. Une communication interne forte peut influencer positivement l’image externe d’une entreprise. Si les salariés sont bien informés et s’identifient à l’entreprise, ils transmettent souvent cette perception positive au monde extérieur. De plus, les services marketing et relations publiques doivent travailler en étroite collaboration pour communiquer des messages cohérents tant en interne qu’en externe.
Attention aux faux pas : évitez ces erreurs intranet
Lors de l’exploitation d’un intranet d’entreprise, de nombreuses erreurs peuvent être commises qui affectent son efficacité et son acceptation par les salariés. Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes :
1. Contenu obsolète ou inexact
Si le contenu n’est pas mis à jour régulièrement, les collaborateurs perdent confiance dans la pertinence de l’intranet. Des informations obsolètes peuvent conduire à des malentendus et réduire considérablement l’utilité du système.
2. Manque de convivialité
Un intranet doit être intuitif et simple à utiliser. Une mauvaise interface utilisateur (UI) ou une navigation compliquée peuvent amener les employés à éviter l’intranet ou à l’utiliser de manière inefficace. Un design convivial et une structure claire sont essentiels au succès.
3. Fonction de recherche insuffisante
Une fonctionnalité de recherche inefficace est un problème courant. Lorsque les employés ne peuvent pas trouver les informations dont ils ont besoin rapidement et facilement, cela entraîne de la frustration et une baisse de productivité. Cela peut être exacerbé par une structure de données surchargée ou par un manque de séparation claire entre les documents actuels et obsolètes.
4. Pas de gouvernance ni de structure claires
Sans règles claires de gestion du contenu, l’intranet devient souvent un « référentiel » pour toutes sortes de choses. Cela conduit à une surcharge d’informations non pertinentes ou obsolètes, compromettant encore davantage l’efficacité du système.
5. Manque de personnalisation
Un intranet qui ne propose pas de contenu personnalisé en fonction des rôles ou des intérêts des collaborateurs peut vite paraître hors de propos. Les employés ne doivent voir que les informations qui les concernent pour éviter la surcharge et le désintérêt.
6. Mobilité limitée
Dans le monde du travail d'aujourd'hui, il est important que les employés puissent accéder à l'intranet depuis des appareils mobiles. Un manque de support mobile peut limiter la flexibilité et désavantager particulièrement les équipes mobiles ou distantes.
7. Problèmes de sécurité et de confidentialité
Des mesures de sécurité inadéquates peuvent entraîner la compromission des données sensibles de l'entreprise. Il est important de mettre en œuvre des protocoles de sécurité robustes pour prévenir les violations de données.
8. Les barrières à l’entrée sont trop élevées
Si l'accès à l'intranet est compliqué ou s'il existe de nombreux obstacles (par exemple des procédures de connexion compliquées), les employés seront moins disposés à l'utiliser régulièrement. Une connexion facile et une intégration dans les systèmes existants (par exemple Active Directory) sont cruciales.
9. Manque d'intégration avec d'autres systèmes
Un intranet doit être parfaitement intégré aux autres systèmes clés de l’entreprise tels que les logiciels RH ou les plateformes de messagerie. Si ce n’est pas le cas, des inefficacités et des processus de travail en double apparaissent.
10. Se fixer des objectifs trop ambitieux
Des attentes irréalistes à l’égard de l’intranet peuvent avoir un effet démotivant si elles ne sont pas satisfaites. Au lieu de cela, de petits objectifs réalisables devraient être fixés pour obtenir des résultats rapides et promouvoir l’acceptation du système.
11. Mauvaises performances et temps de chargement longs
Les problèmes de performances tels que des temps de chargement lents ou des pannes du système en cas de trafic élevé peuvent avoir un impact significatif sur l'utilisation de l'intranet et provoquer la frustration des utilisateurs.
En évitant ces erreurs courantes, un intranet d’entreprise peut fonctionner avec succès et développer toutes ses fonctionnalités en tant qu’outil de communication et de collaboration interne.
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