La numérisation de la chaîne d'approvisionnement : le bon de livraison numérique avec les normes GS1 et les codes QR de Cloud4Log améliore le flux des marchandises

Avec Cloud4Log pour des chaînes d'approvisionnement plus intelligentes – la logistique dans le changement numérique

Cloud4Log, un projet de coopération innovant entre GS1 Allemagne et l'Association fédérale de logistique (BVL), révolutionne le mouvement national des marchandises grâce à l'utilisation de bons de livraison numériques. L’objectif est d’accroître l’efficacité, la durabilité et la transparence de la chaîne d’approvisionnement en remplaçant les processus papier par des alternatives numériques.

Convient à:

• Smart City Logistics : concepts innovants pour la logistique du trafic et de la ville – distribution de marchandises et chaînes d'approvisionnement dans la ville

Contexte et objectifs du projet

Le projet Cloud4Log a été lancé en octobre 2020 à l'initiative du groupe thématique BVL « Numérisation de la logistique des transports ». La raison : malgré les progrès du numérique, de nombreuses livraisons de biens entre fabricants de biens de consommation et partenaires commerciaux sont encore accompagnées de bons de livraison papier. Cela entraîne des efforts administratifs inutiles, une forte vulnérabilité aux erreurs et un impact environnemental inutile. Cloud4Log vise à résoudre ces problèmes grâce à une solution centrale pour l'industrie numérique.

Une préoccupation centrale est la création d’un standard qui faciliterait la connexion des entreprises à la plateforme et rendrait les processus existants plus efficaces. L'utilisation des normes GS1 crée une base cohérente et interopérable qui profite à la fois aux grandes entreprises et aux petites entreprises.

Comment fonctionne Cloud4Log

Cloud4Log est basé sur une plateforme cloud qui sert de lieu d'échange central pour les documents liés au transport. Toutes les entreprises impliquées tout au long de la chaîne d’approvisionnement peuvent accéder aux informations nécessaires en temps réel. La plateforme propose :

• Interfaces API ouvertes : elles facilitent l'intégration dans les systèmes d'entreprise existants.
• Frontend de base : une solution conviviale pour les entreprises qui ne disposent pas de leur propre système informatique.
• Options libre-service : elles permettent aux chauffeurs d'enregistrer les livraisons de manière indépendante.
• Intégration du code QR : les chauffeurs et les partenaires logistiques accèdent aux bons de livraison numériques à l'aide de codes QR, sans avoir besoin d'applications spéciales.

Avantages de la numérisation

Le passage des bons de livraison papier au numérique présente de nombreux avantages qui couvrent à la fois les aspects économiques et écologiques :

1. Efficacité accrue et optimisation des processus

• Gain de temps : le bon de livraison numérique élimine le besoin d'imprimer, de partager et de traiter manuellement les documents. Cela accélère considérablement les processus de livraison.
• Automatisation : De nombreuses tâches, comme la transmission de documents ou la confirmation de réception de marchandises, sont automatisées.
• Traitement plus simple : la fonction libre-service permet aux chauffeurs d'enregistrer les livraisons de manière indépendante et simple.

2. Transparence et disponibilité

• Informations en temps réel : toutes les parties impliquées peuvent accéder aux données actuelles en temps réel, ce qui facilite la planification et la coordination.
• Traçabilité améliorée : les documents numériques fournissent un historique complet des livraisons.

3. Durabilité et conservation des ressources

• Économies de papier : rien que dans le secteur de la vente au détail de produits alimentaires, plus de 180 millions de feuilles de papier pourraient être économisées chaque année.
• Réduire l'empreinte écologique : la numérisation utilise moins de matières premières et réduit les émissions de CO2.

4. Sécurité et confidentialité

• Sécurité accrue des données : seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents.
• Conformité RGPD : Le traitement des données s'effectue conformément aux normes strictes du Règlement Général Européen sur la Protection des Données.

5. Facilité d’utilisation et flexibilité

• Multilinguisme : la plateforme prend en charge jusqu'à 14 langues, simplifiant ainsi la communication dans les chaînes d'approvisionnement internationales.
• Intégration facile : les entreprises peuvent intégrer la plateforme de manière flexible dans leurs systèmes existants.

6. Réduction des défauts et amélioration de la qualité

• Minimisation des erreurs manuelles : La collecte et le traitement automatisés des données réduisent considérablement le taux d'erreur.
• Résolution de problèmes plus rapide : les éventuels écarts de quantité, défauts de qualité ou dommages peuvent être documentés et traités directement numériquement.

Aperçu du processus d'un bon de livraison numérique

Le bon de livraison numérique optimise chaque étape du processus de livraison, de la création à l'archivage :

1. Création

• L'expéditeur crée le bon de livraison numérique et l'enregistre sur la plateforme cloud.
• Les documents sont fournis avec les standards d'identification GS1 pour les attribuer clairement à la livraison.

2. Mise à disposition du chauffeur

• Le chauffeur reçoit un QR code qui donne accès au bon de livraison.
• En scannant le code, le chauffeur peut ouvrir le bon de livraison sans avoir à installer une application spéciale.

3. Transport et contrôle :

• Pendant le transport, le chauffeur peut présenter le bon de livraison numérique si nécessaire.

4. Entrée de marchandises

• Le code QR est scanné par le destinataire et le bon de livraison est chargé depuis le cloud.
• Tout écart ou tout dommage peut être documenté directement.

5. Conclusion

• Une fois accusé de réception par le destinataire et le chauffeur, le bon de livraison est archivé et ne peut plus être modifié.

Fonctionnalités avancées et développements

Depuis juillet 2024, Cloud4Log propose une solution en libre-service pour les conducteurs. Cela permet d'enregistrer les livraisons directement à l'entrée des marchandises, ce qui accélère encore les processus. Les bons de livraison numériques deviennent également de plus en plus importants, car ils sont activement utilisés par plus de 100 entreprises, dont des noms bien connus tels que Dachser, DHL Group, Nordfrost et Nagel-Group.

La plateforme évolue continuellement pour répondre aux besoins de l'industrie. Entre autres choses, des fonctions d'analyse étendue des données sont prévues, qui aideront les entreprises à optimiser encore mieux les processus.

Pourquoi des QR codes et pas des codes DataMatrix ?

Bien que les standards GS1 soient utilisés, Cloud4Log ne s'appuie pas sur le GS1 DataMatrix Code, mais plutôt sur les QR codes. Ceux-ci proposent :

• Facile à utiliser : les codes QR sont faciles à créer et ne nécessitent aucun matériel spécial.
• Large compatibilité : les conducteurs peuvent scanner les codes QR avec n'importe quel smartphone.
• Contrôle d'accès efficace : le code QR renvoie directement au document numérique dans le cloud.

Efficace, durable, sécurisé : le bon de livraison numérique de Cloud4Log établit de nouvelles normes

Cloud4Log établit de nouvelles normes en matière de numérisation de la chaîne d'approvisionnement. En combinant les normes GS1, une plateforme cloud conviviale et des fonctionnalités innovantes telles que l'intégration de codes QR, le projet offre une solution pionnière pour le secteur de la logistique. Les avantages en termes d'efficacité, de durabilité et de sécurité font du bon de livraison numérique un outil indispensable pour les entreprises modernes. Avec un développement continu, Cloud4Log continuera à jouer un rôle central dans la transformation numérique de la logistique à l'avenir.

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Le défi de la numérisation dans le secteur de la logistique

La numérisation progresse inexorablement et révolutionne presque tous les secteurs de l’économie. Le secteur de la logistique est également confronté au défi et en même temps à l'opportunité de modifier fondamentalement ses processus grâce à l'utilisation de technologies modernes. Un exemple prometteur de ce changement est Cloud4Log, un projet commun entre GS1 Allemagne et la Federal Logistics Association (BVL). L'objectif de cette coopération est ambitieux : optimiser fondamentalement et rendre plus efficace la circulation nationale des marchandises grâce à l'introduction et à la mise en place d'un bon de livraison numérique.

Convient à:

• Digitalisation de la logistique frigorifique : Du stockage à la livraison au client final | Jumeau numérique – robotique – automatisation
• Logistique des pièces de rechange : stratégies et services révolutionnaires pour une industrie durable – numérisation et automatisation avec l’IA et l’IoT

La création de Cloud4Log

L'initiative Cloud4Log est née du thème « Numérisation de la logistique de transport » du BVL en octobre 2020. La motivation pour développer une telle solution était extrêmement simple et pourtant explosive : même en 2022, à l'ère numérique, les livraisons de biens de consommation Les fabricants destinés au commerce sont généralement accompagnés de bons de livraison sous forme papier. Cette pratique contenait un énorme potentiel d’optimisation jusqu’alors inexploité. Les dirigeants ont reconnu la nécessité d’une solution entièrement numérique à l’échelle du secteur pour éliminer ces inefficacités et préparer les chaînes d’approvisionnement pour l’avenir.

Le rôle central de la plateforme cloud

À la base, Cloud4Log est basé sur une plate-forme cloud centrale. Celui-ci sert de plateforme d'échange de documents de transport numériques entre toutes les entreprises impliquées dans la chaîne logistique. Afin de garantir l'acceptation la plus large possible et une intégration facile, Cloud4Log s'appuie sur deux piliers principaux : D'une part, la plateforme propose une interface API ouverte. Cela permet aux entreprises disposant de systèmes existants d'intégrer de manière transparente Cloud4Log dans leur infrastructure et de bénéficier ainsi des avantages du bon de livraison numérique sans avoir à modifier fondamentalement leurs processus existants. D'un autre côté, Cloud4Log fournit une interface de base. Ceci est particulièrement destiné aux entreprises qui n'ont pas besoin d'une connexion d'interface complète ou dont les systèmes ne permettent pas facilement une telle intégration. Le frontend de base offre une interface conviviale grâce à laquelle ces entreprises peuvent également profiter des avantages du bon de livraison numérique.

Avantages de la numérisation du processus de bon de livraison

Les avantages découlant de la numérisation du processus de bon de livraison via Cloud4Log sont divers et convaincants.

Efficacité et gain de temps

Un aspect central est le gain de temps considérable et l’augmentation de l’efficacité qui en résulte. Il n’est plus nécessaire de remplir, d’imprimer, de transmettre et finalement d’archiver physiquement les bons de livraison papier manuellement. Cette élimination des étapes de travail manuelles réduit non seulement l'effort, mais minimise également la susceptibilité aux erreurs. La capture et la transmission numériques des données évitent les erreurs de transmission qui peuvent facilement survenir lors de la saisie manuelle des données.

Durabilité et conservation des ressources

Un autre avantage important est une meilleure durabilité. Les économies de papier sont énormes et contribuent de manière significative à la protection de l'environnement. Rien que dans le secteur allemand de la vente au détail de produits alimentaires, l'introduction à l'échelle nationale de bons de livraison numériques pourrait permettre d'économiser environ 180 millions de feuilles de papier par an. Cela réduit non seulement la consommation de papier elle-même, mais également les ressources associées à la production et au transport du papier. En outre, la numérisation contribue à réduire l’empreinte écologique globale du secteur logistique.

Transparence améliorée et données en temps réel

La disponibilité des informations en temps réel constitue un autre avantage crucial. Toutes les personnes impliquées ont accès aux données actuelles des bons de livraison à tout moment et de n'importe où. Cela permet une chaîne d'approvisionnement transparente et traçable dans laquelle chaque étape est documentée et visible. Cela signifie que les écarts ou les retards peuvent être identifiés et résolus plus rapidement.

Surmonter les barrières linguistiques

Un avantage souvent sous-estimé mais néanmoins important est la capacité à surmonter les barrières linguistiques. Cloud4Log propose des interfaces utilisateur multilingues qui facilitent la communication entre les chauffeurs, le personnel de l'entrepôt et les répartiteurs, notamment dans un contexte international. La possibilité de choisir entre différentes langues réduit les malentendus et facilite le déroulement du processus.

Le développement continu de Cloud4Log

Le développement continu de Cloud4Log montre que le projet est dynamique et s'adapte aux besoins de l'industrie. Une étape importante a été l'introduction d'une nouvelle solution en libre-service pour les chauffeurs en juillet 2024. Cette innovation permet aux chauffeurs d'enregistrer de manière indépendante les livraisons lors de l'entrée des marchandises. En scannant un code QR, vous pouvez saisir les informations nécessaires directement dans le système sans avoir à attendre le personnel du service de réception des marchandises. Cela accélère considérablement le processus et réduit les temps d’attente.

L'importance croissante de Cloud4Log dans l'industrie

L'importance croissante de Cloud4Log dans le secteur de la logistique est soulignée par le nombre toujours croissant d'entreprises participantes. Plus de 100 entreprises utilisent désormais la plateforme, parmi lesquelles des fabricants de marques connues et des prestataires de services logistiques tels que Dachser, DHL Group, Nordfrost et Nagel-Group. Cette large acceptation montre que Cloud4Log représente une solution pertinente et tournée vers l'avenir aux défis de la logistique moderne.

La comparaison directe : bon de livraison numérique ou papier

En comparaison directe avec les bons de livraison papier classiques, les nombreux avantages de Cloud4Log deviennent encore plus évidents.

Optimisation des processus et libre-service

L’augmentation de l’efficacité et l’optimisation des processus sont des arguments centraux en faveur de la solution numérique. L'élimination des efforts manuels liés à l'impression, à l'envoi et à l'accusé de réception des reçus papier entraîne un gain de temps significatif tout au long du processus de livraison. Cloud4Log crée les conditions d'une véritable efficacité et automatisation des processus dans la chaîne d'approvisionnement. La solution libre-service pour les chauffeurs constitue un pas supplémentaire dans cette direction, car elle simplifie encore le processus de réception des marchandises en enregistrant les livraisons de manière indépendante.

Transparence et traçabilité améliorées

Le bon de livraison numérique établit également de nouvelles normes en termes de transparence et de disponibilité. Contrairement au document papier qui peut être perdu, endommagé ou circuler, le bon de livraison numérique est disponible à tout moment et en tout lieu. Cela garantit une meilleure transparence dans la chaîne d’approvisionnement, car toutes les personnes impliquées peuvent accéder à tout moment aux dernières informations. De plus, la captation numérique et le stockage centralisé permettent une meilleure traçabilité des livraisons. Chaque étape du processus de livraison est documentée et traçable.

Durabilité et économies de coûts

Les aspects de durabilité et de réduction des coûts revêtent aujourd’hui une grande importance. Comme déjà mentionné, la réduction du papier entraîne une économie significative des ressources. Le passage aux bons de livraison numériques contribue donc activement à réduire l’empreinte écologique des entreprises. Aux avantages écologiques s’ajoutent également des économies financières grâce à la suppression des coûts de papier, d’impression et d’archivage. De plus, les erreurs et les coûts associés peuvent être minimisés grâce à une capture de données numériques plus précise.

Sécurité et confidentialité

Le bon de livraison numérique offre également des avantages en termes de sécurité et de protection des données. La sécurité des données est renforcée grâce au stockage central et aux droits d'accès contrôlés. Seules les personnes directement impliquées dans le processus ont accès aux documents actuels. Le traitement des données est effectué dans le strict respect des normes européennes en matière de protection des données, ce qui constitue un aspect important à l'heure actuelle où les données sont sensibles. Les techniques de cryptage modernes protègent également les données contre tout accès non autorisé.

Facilité d'utilisation et flexibilité

La convivialité et la flexibilité de Cloud4Log sont d'autres avantages. La possibilité de choisir entre 14 langues facilite la communication et contribue à l’acceptation des utilisateurs. De plus, l'intégration dans des solutions existantes d'entreprise ou spécifiques au secteur pour les bons de livraison numériques est possible sans aucun problème. Cloud4Log ne se considère pas comme une solution isolée, mais comme une plateforme ouverte pouvant être intégrée aux paysages informatiques existants.

Réduire les erreurs et améliorer la qualité

Un autre avantage important du bon de livraison numérique est la réduction des erreurs et l’amélioration de la qualité qui en découle. La capture et la transmission numérique des données minimisent les erreurs qui peuvent facilement survenir lors du traitement manuel de documents papier. Cela s'applique, par exemple, aux erreurs lors de la spécification des quantités ou des articles. De plus, le bon de livraison numérique permet un dépannage plus rapide en cas d'écarts de quantité, de défauts de qualité ou de dommages dus au transport. Ceux-ci peuvent être documentés directement sous forme numérique et transmis aux autorités compétentes.

Comment fonctionne le bon de livraison numérique

Le bon de livraison numérique de Cloud4Log fonctionne selon un principe réfléchi et efficace. Tout d’abord, l’expéditeur crée le bon de livraison numérique dans son système. Ceci est ensuite téléchargé sur la plateforme cloud centrale de Cloud4Log. Une étape cruciale consiste à relier les données du bon de livraison aux normes d’identification GS1 claires. Ces normes garantissent que le bon de livraison numérique peut être clairement attribué à la livraison concernée. Le Global Document Type Identifier (GDTI) joue ici un rôle important.

Accès conducteur

Le chauffeur reçoit un lien d'accès au bon de livraison numérique, dans la plupart des cas sous la forme d'un QR code. Ce code QR est généré dans le service de sortie des marchandises de l'expéditeur et mis à disposition du chauffeur. En scannant simplement le code QR avec son smartphone, le chauffeur peut accéder au bon de livraison sans avoir besoin d'installer une application spéciale. Le lien d'accès est stocké dans le portefeuille du smartphone du conducteur, à l'instar des billets d'avion numériques ou des cartes d'embarquement. Cela permet un accès rapide et facile aux documents pertinents.

Processus d'entrée des marchandises

Pendant le transport, le chauffeur a la possibilité d'accéder à tout moment au bon de livraison numérique et de le présenter si nécessaire, par exemple lors des contrôles. Lorsque les marchandises arrivent au service de réception des marchandises du destinataire, le personnel responsable scanne le code QR depuis le smartphone du chauffeur. Le bon de livraison numérique est ensuite récupéré du cloud et lu dans le système du destinataire pour un traitement ultérieur.

Mises à jour en temps réel et documentation transparente

Un gros avantage du bon de livraison numérique est la possibilité d’ajouter et de mettre à jour des informations en temps réel. Les écarts de quantité, les informations sur le remplacement des équipements de chargement, les reçus de marchandises ou même les images des dommages peuvent être ajoutés directement au bon de livraison numérique dans le cloud. Cela garantit une documentation transparente de l’ensemble du processus de livraison. L'accusé de réception du destinataire et du chauffeur finalise le processus et place le bon de livraison dans un statut complété qui ne peut plus être modifié. Cela garantit l’intégrité des données et empêche toute manipulation ultérieure.

Sécurité des données grâce au stockage central

La solution cloud de Cloud4Log offre également un avantage important en termes de sécurité des données. Étant donné que le bon de livraison est stocké de manière centralisée dans le cloud, il est impossible de stocker des copies sur différents appareils. Cela réduit le risque de perte de données ou d’accès non autorisé. Seules les personnes directement impliquées dans le processus ont accès à l'état actuel des documents.

Tirer parti des normes GS1 et des codes QR

Bien que Cloud4Log utilise les normes GS1 pour identifier clairement les documents numériques, le code GS1 DataMatrix n'est pas spécifiquement utilisé. Au lieu de cela, Cloud4Log s'appuie sur les codes QR comme méthode pratique et largement utilisée pour accéder aux bons de livraison numériques. Le point clé est que Cloud4Log utilise le Global Document Type Identifier (GDTI), une norme GS1 établie, pour garantir que le document numérique peut être clairement attribué à la livraison correspondante. Le GDTI agit ainsi comme une sorte d’empreinte numérique du bon de livraison.

Déroulement du processus

Le processus est extrêmement simple : l'expéditeur télécharge le bon de livraison numérique sur la plateforme cloud. Un code QR est alors généré qui contient un lien d'accès direct au bon de livraison numérique. Le conducteur peut scanner ce QR code avec son smartphone. Lorsque le destinataire reçoit la marchandise, le code QR du smartphone du chauffeur est scanné afin de récupérer le bon de livraison numérique dans le cloud et de lancer les étapes suivantes.

Avec son bon de livraison numérique, Cloud4Log apporte une contribution significative à la digitalisation du secteur de la logistique

L'utilisation des normes GS1 et des codes QR permet un échange efficace, transparent et sécurisé des documents liés au transport. Les avantages par rapport aux bons de livraison papier classiques sont évidents et vont des économies de temps et d'argent à une meilleure durabilité en passant par une sécurité et une convivialité accrues des données. Cloud4Log est donc un exemple prometteur de la manière dont la numérisation peut contribuer à optimiser les chaînes d'approvisionnement et à les rendre durables. Le nombre sans cesse croissant d’entreprises participantes souligne la pertinence et le potentiel de cette solution innovante. La transformation numérique de la supply chain bat son plein et Cloud4Log y joue un rôle crucial.

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