Tehisintellekt muudab Microsoft SharePointi Premium AI -ga intelligentseks sisuhaldusplatvormiks

AI -lahendused Microsoft SharePointi jaoks: funktsioonide, rakenduste ja strateegilise väärtuse ekspert analüüs

Tehisintellekt (AI) muudab Microsoft SharePointi põhimõtteliselt puhtalt dokumendi hoidlalt intelligentse sisuhaldusplatvormi. See muudatus käsitleb kaasaegsete ettevõtete keskseid väljakutseid, näiteks teabe ülestimulatsioon, ebatõhusad otsinguprotsessid ja kõrged kulud käsitsi tegevuste kaudu. Analüüs näitab, et selle teisenduse keskmes on integreeritud Microsoft Solutions, eriti SharePoint Premium (Microsoft Syntexi edasine areng) ja Microsoft 365 Copilot. SharePoint Premium pakub sügavaid AI -funktsioone automatiseeritud sisu töötlemiseks, analüüsimiseks ja juhtimiseks, samas kui Copilot AI assistendina parandab Microsoft 365 komplekti kasutaja suhtlemist ja tootlikkust. Lisaks on olemas kolmandate osapoolte lahenduste turg, mida saab integreerida SharePointi ja pakub nišinõuete jaoks spetsiaalseid AI-funktsioone.

AI kasutamise peamised eelised SharePointis suurendavad märkimisväärselt automatiseerimist (nt dokumentide klassifikatsioon, metaandmete väljavõtmine, töövoo käivitamine), täiustatud teabe leidmine semantilise otsingu ja isikupärastatud soovituste kaudu, automatiseeritud vastavuse täitmine (nt säilitamise ja konfidentsiaalsuse nimede rakendamine) ja optimeeritud teadmiste haldamise kaudu. Juhtumianalüüsid näitavad märkimisväärset sissenõudmist investeerimispotentsiaali.

Edukas rakendamine nõuab siiski hoolikat kavandamist. Tugev infoarhitektuur ja kindlad andmete juhtimise tavad on AI-tööriistade toimivuse täielikuks ärakasutamiseks ja turvariskide minimeerimiseks (eriti andmeside jagamise kaudu) peamised eeltingimused. Samuti peavad ettevõtted mõistma ja eelarvestama hübriidlitsentsi mudeleid (SharePoint Premium töötlemise eest tasumine, kasutajapõhine juhtimisfunktsioonide jaoks ja Copilot). Edule on kriitilise tähtsusega ka AI-mudelite konfigureerimise ja koolituse tehnilised teadmised, samuti läbimõeldud muutuste juhtimine. Eetilisi aspekte nagu andmebaasid, andmekaitse ja läbipaistvus tuleb ennetavalt käsitleda. SharePointi tulevik on lahutamatult seotud AI -ga, oodata on täiendavaid integratsioone ja intelligentsemaid funktsioone. Ettevõtted, kes integreerivad AI strateegiliselt oma SharePointi keskkonda, saavad saavutada jätkusuutlikke konkurentsieeliseid.

Sobib selleks:

• Parim alternatiiv SharePoint Premium jaoks? Sõltumatu ja andmetevahelise allikaülese AI-platvormi AI integreerimine kogu ettevõtte jaoks

AI tõus SharePointi sisuhalduses

Traditsiooniline ettevõtte sisuhaldus (ECM) jõuab oma piirideni paljudes organisatsioonides. Digitaalse sisu suur hulk kasvab hüppeliselt, mis põhjustab märkimisväärseid väljakutseid. Töötajad veedavad märkimisväärse osa oma töötundidest teabe otsimisega, sageli pettumust valmistavate tulemustega. Teabe ülepuitmine on laialt levinud probleem ning dokumentide haldamise, klassifitseerimise ja töötlemise käsitsi protsesside kulud on märkimisväärsed. Microsoft SharePoint kui üks enim kasutatud koostöö- ja sisuhalduse platvorme, millel töödeldakse iga päev tohutuid andmeid (üle 2 miljardi faili ja 2 miljonit veebisaiti päevas), on nende väljakutsete keskmes.

Vastuseks sellele areneb SharePoint üha enam puhtast kohast dokumentide intelligentse sisuteenuse platvormile, mis tugineb tehisintellektile (AI) tohutult. Microsofti visioon on integreerida AI sügavalt SharePointi ja kogu Microsoft 365 komplekti põhifunktsioonidesse. Deklareeritud eesmärk on tugevdada inimeste teadmisi („võimendada inimkogemusi”), et automatiseerida sisuprotsesse ja muuta sisu kasutatavateks teadmisteks.

See strateegiline orientatsioon avaldub märkimisväärselt tootearenduses ja brändingutes. Algselt tutvustati spetsialiseeritud AI -teenuseid nagu Microsoft Syntex ja sellised algatused nagu VIVA teemad. Microsoft 365 Copiloti tulekuga tervikliku AI assistendina viidi läbi aga konsolideerimine. Syntex nimetati ümber SharePoint Premium ja integreeritud, mis annab AI -töötlemise funktsioonide tihedama ühenduse põhiküsimusele. Samal ajal seatakse VIVA teemad soovitusega tugineda selle asemel SharePointil põhinevatele teadmiste haldamise kogemustele ja kopilotile. See muster näitab, et Microsoft ei pea AI-funktsioone isoleeritud lisandmooduliteks, vaid SharePointi enda edasise arengu lahutamatu osana, mille kohaselt Copilot on nende intelligentsete funktsioonidega kasutaja interaktsiooni peamine liides.

Integreeritud Microsofti AI Solutions SharePointi jaoks

Microsoft pakub mitmeid AI-põhiseid lahendusi, mis on integreeritud otse SharePointi ja Microsoft 365 komplekti. Nende eesmärk on muuta sisu intelligentsemaks ja tõhusamaks haldus, töötlemine ja kasutamine. Selle strateegia kaks keskset sammast on SharePoint Premium (Microsoft Syntexi edasine areng) ja Microsoft 365 Coppilot.

SharePoint Premium (Syntexi arendamine): AI -põhine sisu töötlemine, kogemused ja juhtimine

SharePoint Premium positsioneerib ennast täiustatud sisuhalduse ja kogemuste platvormina, mis tugineb Microsoft Syntexi KI ja masinõppe funktsioonidele. Selle eesmärk on automatiseerida sisu töötlemine, parandada kasutajakogemust sisuga tegelemisel ja pakkuda kindlaid juhtimismehhanisme.

Oluline funktsioon on paindlik arveldusmudel. Paljud sisu töötlemise põhifunktsioonid võetakse arvesse Azure'i tellimusega seotud Pay-As-You-Go (PAYG) mudeli kaudu. See võimaldab organisatsioonidel kasutada teenuseid vastavalt vajadusele ilma esialgsete investeeringute või nende konkreetsete funktsioonide jaoks litsentsivõlakirjadeta. Samal ajal nõuab see lähenemisviis seost Azure'iga ja kasutamiskulude jälgimist. Lisaks on funktsioone, eriti laiendatud juhtimisvaldkonnas (endine nimega SharePoint Advanced Management-SAM), mis nõuavad kasutajapõhist litsentsimist (SEAT-põhine). See hübriidlitsentsi struktuur-AIRE töötlemisteenuste jaoks Azure'i kasutuspõhise arvelduse kombinatsioon ja traditsiooniliste litsentsimudelite juhtimisfunktsioonide jaoks mõeldud fikseeritud kasutusprogrammide kulud ning nõuab organisatsioonide hoolikat kavandamist ja eelarvestamist. Vajadus hallata nii Azure'i eelarveid kui ka kasutajalitsentse võib muuta kuluprognoosid ja litsentsihaldus keerukamaks kui ühtse mudeli korral.

2.1.1. Sisu töötlemise funktsioonid (AI juhitav automatiseerimine)

SharePoint Premium pakub laia valikut AI-juhitud teenuseid dokumentide töötlemiseks:

Dokumentide mõistmine (struktureerimata, struktureeritud, vaba vorm, kokkupandanud)

See on põhifunktsioon, mis võimaldab AI -mudeleid koolitada või kasutada eelpapitajaid dokumentide automaatselt klassifitseerimiseks ja konkreetse teabe eraldamiseks.

• Struktureerimata mudelid: koolitatakse masinate õpetamise (koodideta lähenemisviisi) abil koos näidisdokumentidega, et tuvastada mustrid sellistes kirjades või lepingutes. Need koosnevad klassifikaatoritest (dokumendi tüübi tuvastamiseks) ja ekstraktoritest (konkreetsete andmepunktide väljatõmbamiseks).
• Struktureeritud ja vaba kujuga mudelid: põhinevad toiteplatvormi AI ehitajal ja sobivad muutuva struktuuriga vormide või dokumentide jaoks, kus teave võib olla erinevates kohtades. Koolituseks vajate sageli vaid mõnda näidisdokumenti.
• Koostatud mudelid: pakkuge eelnevalt treenitud lahendusi levinumate dokumentide tüüpide jaoks, näiteks arved, kviitungid ja lepingud teabe kiireks kaevandamiseks, ilma et peaksite mudeleid ise koolitama.

Automaatne veerud

Kasutage suuri keelemudeleid (LLM), et täita automaatselt SharePointi teekides metaandmete veerge, lähtudes faili sisust ja määratletud sisendviidist (viibast). Seda saab kasutada sisu kaevandamiseks, klassifitseerimiseks, kokkuvõtteks või analüüsimiseks.

Taksonoomia sildistamine

Kasutab automaatselt Central SharePointi terminite poe termineid (hallatud metaandmed) dokumentidele, mis põhinevad sisu AI analüüsil. See parandab märkimisväärselt failide leidlikkust, filtreerimist ja üldist haldamist ning soodustab metaandmete järjepidevust.

Pildi sildistamine

Tunnustage objekte AI abil piltidel ja pakub neile automaatselt kirjeldavaid märksõnu, mis on salvestatud metaandmete veerus. See hõlbustab pildifailide otsimist, sorteerimist ja filtreerimist.

Optilise tähemärgi äratundmine (OCR)

Ekstraheeritud trükitud või käsitsi kirjutatud tekst pildifailidest (JPG, PNG, TIFF) ja PDF -id, mis muudab selle teksti otsitavaks ja näidatud. Siiski on failitüüpidel tehnilisi piiranguid, lehenumber (maksimaalselt 500 OCR -i jaoks), tähemärgi piir (64 000), pildi mõõtmed ja toetatud tähestikud (praegu peamiselt ladina keeles).

Sisu kokkupanek

Võimaldab moodsatel mallidel põhinevaid standardiseeritud korduvaid ärdokumente (nt lepinguid, tööjuhiseid, pakkumisi), mis on seotud selliste andmeallikatega nagu SharePointi nimekirjad. See võib tuua märkimisväärset aja kokkuhoidu, kuna juhtumianalüüs näitab, et aastas on kokku hoitud üle 6000 tunni.

Dokumendi tõlge

Loob dokumentide automaatselt tõlgitud koopiaid otse SharePointi teekides, mille abil säilitatakse algne vorming ja struktuur. Toetab mitmesuguseid keeli.

esignture

Integreerib funktsiooni elektrooniliste allkirjade taotlemiseks ja haldamiseks otse SharePointis ja Microsoft 365 -s. See lihtsustab allkirjaprotsesse ja omab dokumente M365 keskkonnas eksami- ja allkirjaprotsessi ajal, mis toetab vastavust. Piirkondlik saadavus on praegu endiselt piiratud.

PDF -i ühinemine/ekstrakt

Pakub tööriistu mitme PDF -faili ühendamiseks, et moodustada üksik või jagada suur PDF -fail mitmeks väiksemaks.

Töötlemisreeglid

Võimaldab määratleda dokumenditeegides lihtsamate reeglitepõhiste toimingute, et automatiseerida ülesandeid, nt. B. Metaandmete muudatuste põhjal failide teisaldamine.

Sisu kogemused funktsioonid (sisu kogemuste funktsioonid)

Nende funktsioonide eesmärk on parandada kasutajate interaktsiooni sisuga:

Täiustatud failivaataja

Pakub laiendatud vaadet sadadele failitüüpidele otse SharePoint/OneDrive/meeskondades ja toetab funktsioone nagu kommentaarid.

Sisu päring

Võimaldab täpseid päringuid, mis põhinevad konkreetsetel metaandmete väärtustel, mis ületab puhta märksõnaotsingu.

Saidi mallid

Pakub mallid SharePointi veebisaitidele, mis on eelarvamused äritegevuse dokumentide haldamiseks, töötlemiseks ja jälgimiseks.

Dokumendiportaalid

Lubage ohutu koostöö väliste osapoolte, näiteks tarnijate või vabakutselistega.

Äritokumentide rakendus ja dokumendi sõlmpunkt

Tulevased, tsentraliseeritud pinnad kõrgekvaliteediliste dokumentide haldamiseks, mis on kavandatud kasutajaga litsentsitud teenustena.

Sisu juhtimise funktsioonid (SharePoint Advanced Management - SAM):

SharePoint Premiumi oluline osa on laiendatud juhtimisfunktsioonid, mida varem nimetati SharePoint Advanced Management (SAM). Need on sisu ohutu haldamise jaoks üliolulised, eriti seoses AI -tööriistade nagu Copilot ettevalmistamiseks.

fookus

Sisu vastu võitlemine (sisu piiramatu kasv), ülejäägi ennetamine (sisu liigne vabastamine), juurdepääsu haldamine SharePointile ja OneDrive veebisaidile ning sisu elutsükli kontrollimine.

Võtmefunktsioonid

• Andmete juurdepääsu juhtimise (DAG) aruanded ja teadmised: pakkuge läbipaistvust, millist sisu nagu ja kellega jagatakse, tuvastada potentsiaalselt liiga jagatud veebisaidid või tundlike nimedega failid.
• Saidi elutsüklipoliitika: lubage passiivsete veebisaitide käitlemise suuniste määratlus (nt arhiveerimine) ja tagada kehtivate veebisaitide omanikud.
• Saidi juurdepääsu ülevaated: automatiseerige veebisaidi juurdepääsu autoriseerimiste ülevaade veebisaidi omanike poolt.
• Piiratud juurdepääsukontroll (RAC): võimaldab teil piirata juurdepääsu teatud SharePointi veebisaitidele või OneDrive'i kontodele määratletud turvarühmadele, sõltumata olemasolevast kinnitusest.
• Ploki allalaadimine Pedia: vältige faile allalaadimist, printige või sünkroonige faile teatud veebisaitidelt või OneDrive'ilt, lubage juurdepääsu ainult brauseri kaudu.
• Muutke ajalugu: prosussid veebisaitide või organisatsiooni seadete administratiivseid muudatusi.
• AI Insights: kasutage keelemudeleid aruannetes mustrite ja võimalike juhtimisprobleemide äratundmiseks ning andke tegevuseks soovitusi (nt tundliku sisuga passiivsete veebisaitide tuvastamine).

Litsentsimine

Need laiendatud juhtimisfunktsioonid nõuavad tavaliselt eraldi kasutajate toetamise litsentse (SAM-litsentsid). Siiski tuleb märkida, et mõned neist funktsioonidest on lisatud ka Microsoft 365 Copiloti litsentsidesse.

Taotlusjuhtumid ja eelised:

SharePoint Premium võimaldab automatiseerida arvukalt äriprotsesse, näiteks: B. arvete ja lepingute töötlemine. See parandab otsingu täpsust automaatselt ekstraheeritud ja kasutatud metaandmete kaudu ning aitab hallata vastavusriske automaatse klassifitseerimise ja juhiste kasutamise kaudu. See toob kaasa parema teadmiste haldamise, suurenenud tõhususe ja tootlikkuse, kulude kokkuhoiu ja suuremat andmete täpsust. Juhtumianalüüsid ja analüüsid näitavad märkimisväärset investeeringutasuvust (ROI), mis on sageli marginaalse asemel muutuv.

SharePoint Premiumi rakendamine ei ole aga tühine ettevõtmine. See ei ole lahendus, mis lihtsalt "sisse lülitatakse" ja töötab kohe. Pigem nõuab see märkimisväärset investeeringut aja ja asjatundlikkusesse. Kohandatud AI -mudelite koolitamine nõuab hoolikalt valitud näidisdokumente (nii positiivseid kui ka negatiivseid näiteid) ja ekspertide integreerimist vastavatest ärivaldkondadest. Vajalik on ka selgete taksonoomiate määratlus ja sisukeskuste loomine mudelite haldamiseks. Lisaks tuleb kehtestada eraldatud metaandmete ja klassifikatsioonide kureerimise (ülevaatamise ja täpsustamise) ning mudelite pideva hoolduse juhtimisstruktuur. Edu ei tagata ilma hoolika planeerimise, ekspertide osalemise ja pideva juhtimiseta. Samuti on tehnilisi ja praktilisi tõkkeid: aruanded näitavad väljakutseid keerukate dokumentide töötlemisel, näiteks: B. mitme leheküljega PDF -id, mille tabelid ulatuvad mitmele lehele või mitme tabeliga leheküljele. Tuleb jälgida failivormingut, suurust ja OCR piiranguid. Lisaks täheldati viivitusi mudeli värskenduste avaldamisel ja sellest tulenevad automaatse töötlemisega seotud probleemid. Need tegurid rõhutavad, et SharePoint Premium on võimas, kuid vajab hästi läbimõeldud rakendusstrateegiat ja pidevat hooldust, et kasutada oma potentsiaali ja ületada piiranguid.

Sobib selleks:

• Microsoft Copilot: Microsofti AI assistendi põhjalik analüüs

Copilot Microsoft 365 jaoks SharePointis: sisu ja koostöö AI assistent

Microsoft 365 Copilot on AI-põhine tootlikkuse tööriist, mis on integreeritud sügaval Microsoft 365 rakendustesse, sealhulgas SharePointi. See kasutab suuri keelemudeleid (LLM -id) ja pääseb kontekstilise toe pakkumiseks andmetele Microsofti graafikust (e -kirjad, vestlused, kalendrid, dokumendid). Turvalisuse keskne funktsioon on see, et Copilot austab olemasolevaid kasutajaõigusi; Kasutajad näevad ainult teavet, millele neil juba on juurdepääs. Kasutamine nõuab teatud Microsoft 365-põhiseid litsentse ja täiendavat Copiloti litsentsi kasutaja kohta.

Põhifunktsioonid SharePointis

Sisu loomine (lehed/kaastööd)

Copilot toetab autoreid otse SharePointi (teksti veebiosas) rikasteksti toimetajas sisu loomisel ja muutmisel. See saab teksti ümber kirjutada, kohandada, lühendada või käivitada. Eriti tähelepanuväärne on võime genereerida terved kirjeldusel (kiire) või olemasolevate dokumentide (nt Word -failide või PowerPointi esitluste) kasutamisel terved SharePointi saidid. Copilot kasutab ka uusi SharePointi disainifunktsioone, näiteks paindlikke sektsioone ja kujundusideid, et soovitada ahvatlevaid paigutusi.

SharePointi esindajad

Need on spetsiaalsed AI assistendid, mis on piiratud teatud SharePointi veebisaitide või valitud failide ja kaustade sisuga. Saate vastata selle konkreetse teadmiste valdkonna küsimustele ja toimida selle sisu jaoks „subjekti mattieksperdina”. Iga SharePointi veebisait võtab automaatselt vastu standardse agendi. Töötlemisõigustega kasutajad saavad luua täiendavaid kohandatud esindajaid ja piirata oma teadmistebaasi kuni 20 allikaga (veebisaidid, teegid, kaustad, failid). Agendid austavad alati üksikuid kasutaja õigusi. Neid saab integreerida ja kasutada ka Microsofti meeskondades. Praegu toetatakse tavalisi Office'i dokumente, PDF -i, tekstifaile ja HTML -i; Piltide, videote ja Oneote tugi on kavandatud. SharePointi loendeid või külgraamatukogu lehti ei saa praegu allikana kasutada.

Teabe leidmine/kokkuvõte

Copilot saab teavet SharePointi dokumendikogudelt, nimekirjadest ja veebisaitidelt, mis aitavad kasutajatel otsida faile, kokkuvõtteid või teadmiste kaevandamist. OneDrive või SharePointi liideses saavad kasutajad Copilotit kasutada dokumentidest kokkuvõtteid või küsimuste esitamiseks. Varase kasutajate mainivad olulist eelist nõutavat teavet. Siiski tuleb märkida, et kokkuvõtlikud oskused vestluse kontekstis saab piirata (nt vestluskursuse viimase 30 päevaga).

Integreerimine Copilot Studioga

SharePoint võib olla COPILOT STUDIO (endised Power Virtuaalsed esindajad) kohandatud AI -mudelite ja agentide loomise ja koolituse andmeallikana. See võimaldab luua SharePointi sisu põhjal generatiivseid vastuseid. Seadistamine nõuab SharePointi andmetele juurdepääsu võimaldamiseks autentimise konfigureerimist.

Taotlusjuhtumid ja eelised

Copiloti kasutamine SharePointis tõotab märkimisväärset tootlikkust. See kiirendab sisu sisu, lihtsustab veebisaitide ja lehtede kujundamist, automatiseerib kokkuvõtete loomist ja parandab koostööd. Teabe leidmine on hõlbustatud ja rutiinsete tegevuste jaoks vajalik aeg väheneb. Esialgsete kasutajate uuringud ja aruanded annavad kvantifitseeritavaid eeliseid: keskmine aja kokkuhoid 1,2–10 tundi nädalas, 29 % kiiremat ülesannete täitmist (otsing, kirjutamine, kokkuvõtmine), töö parem kvaliteet ja täpsus.

Piirangud ja väljakutsed

Vaatamata potentsiaalile on COPILOTi kasutamisel SharePointi kasutamisel teateid ja piiranguid:

Otsimis-/juurdepääsuprobleemid

Kasutajad teatavad ebajärjekindlatest või ebatäpsetest vastustest, kui päritakse SharePointi sisu kohta, eriti kui tegemist on metaandmete, failide arvu või konkreetsete üksikasjade osas. Tundub, et Copilotil on vastupidiselt küsimustele raskusi struktuuri (metaprobleemide) küsimustega. LLMS -i piiratud konteksti aken raskendab väga suurte dokumentide või suure hulga failide töötlemist. Indekseerimise viivitused võivad mõjutada teabe aktuaalsust. Juhtimismeetmed, näiteks piiratud SharePointi otsing (RSS), võivad piirata Copiloti andmete juurdepääsu ja mõjutada seega vastuste kvaliteeti.

Agendipiirangud

Agentide teadmiste allikate arv on praegu piiratud 20 -ga. List ja lehti ei toetata allikatena. Failivormingute tugi laiendatakse. Lehtede lingid ei tööta teadmiste allikana. Samuti teatati probleemidest agentide kinnitamisprotsessi ja nende maandusoskustega.

Funktsionaalsed lüngad/vastuolud

Mõned kasutajad jätavad teistest AI-tööriistadest tuntud funktsioonid puuduvad (nt dokumentide otsene üleslaadimine vestluses, mudelivalik, Dall-E pilditegelane). Etendust peetakse mõnikord lihtsamaks kui spetsialiseerunud mudelite puhul nagu GPT-4.

Andmete valmisolek

Copiloti tõhusus sõltub suuresti hästi korraldatud, õigesti õigustatud andmetest Microsoft 365 ja SharePointi. Jagamise oht on märkimisväärne ja sellega tuleb enne Copiloti kasutuselevõttu lahendada.

Need tähelepanekud viitavad sellele, et Copilot on loodud peamiselt selliste ülesannete assistendina nagu disain, kokkuvõte ja vastamine küsimustele, mis põhinevad juurdepääsetaval sisul, ning kasutab semantilist mõistmist. Kuid see ei ole imerohi ega asenda täpset, metaandmega kontrollitud otsinguprotsesse ega varude ülesandeid. Kasutajad, kes ootavad Copilot, loevad keerukatel metaandmetel põhinevaid faile või filtrilemente. Selle jõudlust piiravad Microsofti graafiku aluseks olevad andmed, indekseerimise piirid ja kasutatud volitused. Seetõttu on eduka tutvustamise jaoks ülioluline selge ootuse juhtimine selle oskuste osas võrreldes traditsiooniliste otsingumeetoditega.

Sõltumatu ja andmetevahelise allikaülese AI-platvormi integreerimine kogu ettevõtte jaoks Matters-Image: xpert.digital

Ki-Gamechanger: kõige paindlikumad AI-platvormi-saba-valmistatud lahendused, mis vähendavad kulusid, parandavad nende otsuseid ja suurendavad tõhusust

Sõltumatu AI platvorm: integreerib kõik asjakohased ettevõtte andmeallikad

• See AI platvorm suhtleb kõigi konkreetsete andmeallikatega
  • SAP, Microsofti, Jira, Confluence, Salesforce, Zoom, Dropbox ja paljude muude andmehaldussüsteemidelt
• Kiire AI integreerimine: kohandatud AI-lahendused ettevõtetele tundidel või päevadel kuude asemel
• Paindlik infrastruktuur: pilvepõhine või hostimine oma andmekeskuses (Saksamaa, Euroopa, vaba asukoha valik)

• Suurim andmeturve: kasutamine advokaadibüroodes on ohutu tõendusmaterjal
• Kasutage paljudes ettevõtte andmeallikates
• Oma või mitmesuguste AI -mudelite valik (DE, EL, USA, CN)

Väljakutsed, mille meie AI platvorm lahendab

• Tavapäraste AI -lahenduste täpsuse puudumine
• Andmekaitse ja tundlike andmete turvaline haldamine
• AI individuaalse arengu kõrged kulud ja keerukus
• Kvalifitseeritud AI puudumine
• AI integreerimine olemasolevatesse IT -süsteemidesse

Lisateavet selle kohta siin:

• Sõltumatu ja andmetevahelise allikaülese AI-platvormi AI integreerimine kogu ettevõtte jaoks

Andmehaldussüsteemid muutuses: ettevõtte edu strateegiad AI ajastul - pilt: xpert.digital

Muud AI põliselanike funktsioonid-sharePoint vastab AI-le: loomulik ja kolmanda osapoole lähenemisviis võrreldes

Lisaks SharePoint Premium ja Copilotile on SharePointi kontekstis ka muid looduslikke Microsoft Technologies, mis võimaldavad või lubavad AI funktsioone:

AI ehitaja integreerimine

AI ehitaja on osa Microsofti elektriplatvormist ja pakub eelnevalt koolitatud ja kohandatud AI-mudelite kogumit (nt dokumentide töötlemiseks, objektide äratundmiseks, kategoriseerimiseks, ennustamiseks). Neid mudeleid saab kasutada otse SharePointis (sageli osana SharePoint Premium/SYNTEX funktsioonidest struktureeritud/vabavormi töötlemiseks) või toite automatiseeritavate töövoogude kaudu, mille käivitavad SharePointi sündmused (nt faili üleslaadimine). See võimaldab luua kohandatud AI-põhist automatiseerimist, millel on madal kood/koodideta lähenemisviis. Näited on töövood, mis kaevandavad metaandmeid automaatselt üles laaditud arvetest ja kirjutavad SharePointi veergudesse või klassifitseerivad dokumente nende sisu põhjal. AI ehitaja kasutamine nõuab vastavaid elektriplatvormilitsentse või AI ehitaja krediiti, millest mõned sisaldati ka Syntexi/Premium -litsentse või mille arvel on PayG -mudel.

Viva teemad (on seatud)

Viva teemad kasutasid KI -d teadmiste automaatseks tuvastamiseks Microsoft 365 -s (sealhulgas SharePointi), et korraldada ja esitada teemade ja saitide kujul. Need teemad kuvati kontekstis seotud rakendustes nagu SharePoint, meeskonnad ja Outlook, et hõlbustada teadmiste leidmist ja ekspertide tuvastamist. VIVA teemad katkestatakse aga 2025. aasta veebruaris. Microsoft keskendub selle asemel oma arengupüüdlustele AI toetatud teadmiste kogemustele Coppilotis ja otse SharePointis. Kasutajate avaldatud olemasolevad teemalehed teisendatakse tavalisteks SharePointi saitideks, mida võib otsingu kaudu endiselt leida, kuid mida AI enam ei värskenda.

AI Builderi integreerimine rõhutab Microsofti strateegia olulist tahku: kuigi SharePoint Premium pakub mitmeid sisseehitavaid ja koolitatavaid AI-mudeleid tavaliste sisuhalduse ülesannete jaoks, siis toiteplatvorm (toiteutod, toiterakendused) koos AI Builderiga Servab esmased tööriistad kasutaja määratletud madala koodiga töötava töövoogude loomiseks, mis suhtleb SharePointiga. Nii et kui ettevõtted vajavad AI-automatiseerimist, mis ületab tavapäraste näite standardfunktsioone väliste süsteemide integreerimiseks, keerukate, mitmeastmeliste loogika rakendamiseks või kohandatud pindade loomiseks Power Appsiga-AI Builderiga toiteplatvorm on kavandatud Microsofti tööriistade komplekt. See pakub olulist laienemistaset, mis ületab sisseehitatud esmaklassilisi funktsioone.

Sobib selleks:

• Unframe AI muudab AI-integratsiooni ettevõtete jaoks rekordilise aja jooksul: kohandatud lahendused tundides või päevades

AI-lahendused kolmandate osapoolte pakkujatelt SharePointi integreerimiseks

Lisaks Microsofti looduslikele AI-lahendustele on kasvav turg kolmandate osapoolte tööriistade jaoks, mis integreerivad või laiendavad AI funktsioone SharePointis. Need lahendused hõlmavad sageli konkreetseid nišše või pakuvad Microsofti pakkumistele alternatiivseid lähenemisviise. Integreerimine toimub tavaliselt erinevate mehhanismide kaudu:

API -d

Microsofti graafiku API või spetsiifiliste SharePoint API -de kasutamine andmetele juurdepääsu saamiseks ja toimingute tegemiseks.

Pistikud

Sellised platvormid nagu Zapier või Power Automaat (kohandatud pistikute kaudu) võimaldavad ühendada SharePointi väliste AI -teenustega.

Spetsiaalsed lisad/rakendused

Lahendused, mis on loodud SharePointi raamistiku (SPFX) veebipõhiste, lisandite või sõltumatute rakendustena ja suhtlevad otse SharePointiga.

Näited ja analüüs

Kolmandate osapoolte lahenduste valik on suur. Siin on mõned näited, mis on liigitatud vastavalt funktsionaalsele fookusele:

Töövoo/automatiseerimisplatvormid (AI -ga)

• FlowForma: Nokoodideta platvorm, mis kasutab generatiivset AI-d (oma „Copilot” ja kokkuvõtlikud funktsioonid), et luua keerulisi töövooge, mis integreeruvad sujuvalt Microsoft 365 ja SharePointi.
• Nintex: pakub ulatuslikke tööriistu töövoo automatiseerimiseks, robotprotsesside automatiseerimiseks (RPA) ja dokumentide genereerimiseks koos SharePointi integreerimisega. Sellel võib siiski olla järsem õppimiskõver ja kõrgemad kulud.
• Zapier: toimib integratsiooniplatvormina (“vahetarkvara”), mis ühendab SharePointi tuhandete muude rakendustega, sealhulgas AI -teenustega, näiteks AI by Zapier (kasutab selliseid mudeleid nagu OpenAAI, Antropic) või spetsiaalsed AI -tööriistad, näiteks „BROWS AI” veebisaidi andmete ekstraheerimiseks. Eriti sobib lihtsamate, rist -rakenduste ülesannete automatiseerimiseks.
• KissFlow: Veel üks töövoo juhtimise lahendus, mis on suunatud mittetehnilistele kasutajatele lihtsa kasutajaliidese kaudu.
• Sembly.ai: spetsialiseerunud tootlikkusele. Integreerub SharePointiga, et genereerida AI-genereeritud koosolekute märkmeid, kokkuvõtteid ja ülesandeid asjakohastes SharePointi teekides. Integreerimine toimub API kaudu ja austab olemasolevaid volitusi.

Semantiline otsingu/teadmiste haldamine

• Poolparty semantiline sviit (Graphwise'ist): pakub semantilist taset SharePointi kaudu (nagu ka meeskonnad ja kopilot). Lubab semantilist otsingut (mis ületab märksõnu ja mõistab sünonüüme), automaatse kontseptsiooni sildistamise, mis põhineb tsentraalselt hallataval taksonoomial, ja tulemuste täpsustamise otsimisel. Integreeritud SharePointi termini pood, Azure ja Graphi API.
• Semafore (edusammudest): kasutage semantilisi mudeleid, teksti kaevandamise ja klassifitseerimise reegleid, et pakkuda SharePointi dokumentide rikkalikke, kontekstiga seotud metaandmeid. Ülemaailmse mittetulundusühingu juhtumianalüüs näitas dokumentide ja paremate teadmiste võrgustike paremat leidlikkust erinevates kohtades.
• Expert.Ai: semantilise teksti analüüsi tööriist koos märksõnade ja mõistete sügavate kohanemisvõimalustega. Mainitakse võrdluses semantika valdkonnas tugeva alternatiivina.
• Guru: Ettevõtte AI otsinguplatvorm, mis annab teavet erinevatest allikatest, sealhulgas SharePointist, koondatud ja ihaldatud.
• Onyx (endine Danswer): avatud lähtekoodiga AI platvorm, mis ühendab ettevõtte dokumendid, rakendused (sealhulgas SharePoint) ja inimestega. Pakub vestlusliidest, pistikuid enam kui 40 süsteemiga ja võimalust luua kohandatud AI -agente. Saab kasutada kohapeal või pilves.

Dokumentide töötlemine/salvestamine

• Artsyl Docalpha: integreerub täpselt SharePointiga ja pakub laiendatud OCR-i, AI-põhist dokumentide äratundmist (automaatne klassifikatsioon ja metaandmete määramine), intelligentset andmete väljavõtmist (koos treenitavate mudelitega) ja töövoo automatiseerimist. Eesmärgid sellistele tööstusharudele nagu tervishoid, rahandus ja tootmine.
• ConceptClassifier (erinevatest pakkujatest): lisandmoodul, mis kasutab “liittermini töötlemise” tehnoloogiat, et klassifitseerida struktureerimata andmeid SharePointis ja ekstraheerida metaandmeid.

Üldised KI/tootlikkuse platvormid

• Stack AI: platvorm AI agentide loomiseks, kes suhtlevad sisemiste andmete ja API -dega, sealhulgas dokumentide töötlemise ja otsimisega.
• Kama DEI: looduslike keele mõistmise platvorm (NLU) koos konfigureeritava teadmiste andmebaasiga virtuaalsete ainete loomiseks.

Avatud lähtekoodiga tööriistad

GitHubis on SharePointi arendamise kohta erinevad avatud lähtekoodiga projektid ja hoidlad (nt ametlikud Microsofti dokumentide hoidlad ja SPFX -koolitus). Samuti on olemas konkreetsed tööriistad, näiteks „Kiire impulss”, Microsofti meeskondade Power App, mida SharePoint kasutab andmeallikana Copiloti viigimise jagamiseks, või üldisemaid produktiivsuse tööriistu SharePointi kattega. Onyx on näide põhjalikumast avatud lähtekoodiga ettevõtte otsingu-/AI -platvormist SharePointi pistikuga.

KI tööriistade võrdlus: integreeritud või kolmanda osapoole lähenemisviisid

KI tööriistade võrdlus: integreeritud vs kolmanda osapoole lähenemisviisid-kujundus: xpert.digital

Otsus integreeritud Microsofti AI-lahenduste nagu SharePoint Premium või Copilot ja kolmandate osapoolte tööriistade integreerimise vahel nõuab erinevate aspektide hoolikalt arvestamist. Integreeritud lahendused pakuvad Microsoft 365 -s väga sügavat integratsiooni ja sujuvat kasutajakogemust. Nende funktsionaalne ulatus on lai ja hõlmab selliseid valdkondi nagu töötlemine, juhtimine ja abi, ehkki sügavus võib sõltuvalt funktsioonist erineda. Nende lahenduste kulumudelid on hübriidsed: need põhinevad nii kasutaja kui ka kasutajapõhistel lähenemisviisidel. Kohanemisvõime piirdub mudelitreeningutega, viipab ja energiaplatvormi kasutamisega, samal ajal kui turvaintegratsioon põhineb olemasolevatel standarditel ja Microsoft 365 vastavusel. Hoolduspingutusi reguleerivad tõhusalt Microsofti ökosüsteemi kesksed värskendused, kuid nõuab teatud konfiguratsiooni ja koolitust. Lõppkokkuvõttes viib see Microsofti süsteemis kõrge tootja lipsuni.

Või valite kolmandate osapoolte pakkujate spetsialiseerunud „parimatud” tööriistad konkreetsete AI-ülesannete jaoks, mis võivad selles valdkonnas pakkuda paremat funktsionaalsust, kuid põhjustavad integreerimist ja potentsiaalselt kõrgemaid halduskulusid, välja arvatud Xpert.digital partner?

Kolmandate osapoolte lahendused on seevastu integratsiooni sügavuse osas varieeruvad. Näiteks töötavad nad API-de, pistikute ja lisanditega, mis võivad tähendada täiendavat keerukust. Need on sageli spetsialiseerunud niššidele ja pakuvad potentsiaalselt sügavamaid funktsioone kui integreeritud lahendused konkreetsetes piirkondades. Kulumudelid on väga erinevad, alustades Freemiumi ja avatud lähtekoodiga mudelite tellimustest. Kohanemisvõimega on eelis sageli kolmandate osapoolte pakkujate, eriti avatud lähtekoodiga lahenduste puhul, mis võimaldavad maksimaalset paindlikkust. Need lahendused nõuavad aga eraldi testi ohutuse ja andmete käitlemise ning potentsiaalselt kõrgema integratsioonihalduse kohta. Tootja lips on tavaliselt madalam, kuid vastavast kolmanda osapoole pakkujast sõltub sõltuvus.

Natiivse Microsofti integreerimise ja spetsialiseeritud kolmandate osapoolte tööriistade vahelist otsust tuleb arvestada ka integreerimise ja tootja sidumise osas. Kui Microsoft 365 pakub sügavat integreerimist teie enda ökosüsteemis, võib selle tootjaga side (lukustus) olla kõrge. Kolmandad lahendused pakuvad seevastu potentsiaalselt suuremat paindlikkust. Seetõttu peaksid organisatsioonid hoolikalt kaaluma, kas spetsialiseeritud funktsioonide oletatav eelis õigustab lisakulusid ja integratsiooni keerukust.

Sobib selleks:

• Müüja lukustamise ohud: miks peaksid ettevõtted vältima sõltuvusi

AI mõju SharePointi põhifunktsioonidele

Tehisintellekt ei muuda mitte ainult üldiseid sisuhaldusstrateegiaid, vaid mõjutab ka SharePointi põhifunktsioone, eriti otsingu- ja protsesside automatiseerimisel.

Otsi ja teabe otsimine

Traditsiooniline märksõnaotsing ettevõtte portaalides põhjustab sageli ebarahuldavaid tulemusi ja kasutajatele suurt aega. AI lubab siin põhilisi parandusi:

Alates märksõnadest kuni mõisteteni

AI toetatud otsing ületab märksõnade puhta võrdluse. Selle eesmärk on mõista kasutaja kavatsust otsingupäringu taga ja võtta arvesse sõnade ja fraaside semantilist konteksti.

Semantiline otsing

See tehnoloogia kasutab kontseptuaalselt seotud teabe leidmiseks vektorkoode (sõnade ja kontseptsioonide matemaatilisi esitusi) ja häälmudeleid, isegi kui dokumendis täpseid otsingutingimusi ei esine. Microsofti otsing ja eriti koopia, mis põhinevad sellisel semantilisel indeksil, mis genereeritakse Microsofti graafiku andmetest. See indeks võimaldab tuvastada seoseid erinevate sõnavormide vahel, mõista sünonüüme ja tuvastada sarnaseid dokumente sisu osas. Azure AI otsing pakub ka semantilisi funktsioone, näiteks taaskehtestamine (semantilisel asjakohasusel põhinevate otsingutulemuste ümberhindamine), reageerimis-snippide ekstraheerimist ja rõhuasetust. Kolmandad pakkujad, näiteks Pool Party, integreerivad SharePointi semantilised otsingufunktsioonid. Üürniku Microsoft 365 litsents võib olla vajalik teatud laiendatud semantiliste funktsioonide jaoks, eriti Copilot Studio või Azure AI otsingu kontekstis, et optimaalselt kasutada semantilist indekseerimist.

Loodusliku keele töötlemine (NLP) / Looduslike keelepäringud

AI võimaldab kasutajatel üha enam esitada küsimusi loomulikus igapäevases keeles, selle asemel, et kasutada jäikade otsinguterminite kasutamist. Microsoft 365 Copilot on selle jutuajamise jaoks selgesõnaliselt loodud. Siiski tuleb märkida, et Microsoft on teatanud, et Microsoft 365 standardsetes otsinguliidestes (näiteks Outlook, meeskonnad, SharePointi otsing) aeguvad teatavad looduslike keelepäringute toetamise vormid filtrite või kopiloti kasutamisega. Selliseid tööriistu nagu Limaindex koos andmesideühendustega (nt CDATA) saab kasutada ka kohandatud lahenduste väljatöötamiseks, mis võimaldavad SharePointi andmete suhtes looduslikke päringuid. Funktsioon EDiscovery (Premium) Microsoft Purview'is kasutab seoses Copilotiga ka loodusliku keelepäringu ehitajat.

Isikupärastamine ja soovitused

AI algoritmid analüüsivad kasutajate käitumist, nende rolli ettevõttes, nende interaktsioonid ja suhted Microsofti graafikus, et pakkuda isikupärastatud otsingutulemusi ja soovitada ennetavalt asjakohast sisu (dokumendid, uudised, eksperdid).

Nende AI toetatud otsinguparanduste eelised on kiirem teabe leidmine, asjakohasemad otsingutulemused, teadmiste täiustatud avastamine ja aja vähenemine, mille töötajad otsinguga veedavad.

Tabelis on toodud erinevused erinevate otsingute vahel - pilt: xpert.digital

Tabelis on toodud erinevused erinevate otsingute vahel. Märksõnaotsing toimub terminite täpse võrdlemise kaudu ja on selle lihtsuse tõttu praktiliselt piiratud, kuid on piiratud olulisusega, kuna see ei võta arvesse konteksti ega sünonüüme. Isikupärastatud standardne Microsofti otsing kasutab ka Microsofti graafiku signaale, et pakkuda kasutajale kohandatud paremat asjakohasust. Kuid see jätab sageli tähelepanuta semantilise konteksti ja sõltub väga graafiaandmete kvaliteedist. Semantiline otsing, mis põhineb sellistel tehnoloogiatel nagu Copilot või Azure AI, töötab vektorkoodidega ja mõistab otsingupäringute konteksti ja olulisust. See pakub suurimat asjakohasust, kuna tunnistab kavatsusi ja leiab ka kontseptuaalselt sarnast. Siiski nõuab see selgesõnalist seadistust, vastavaid litsentse ja kvaliteetseid andmeid ning see võib saavutada keerukate metaprobleemide piirangud. Loodusliku keele päring põhineb vestlusel AI ja kavatsuste tuvastamine võimaldab intuitiivset ja paindlikku sisendit. Kuid see võib olla mitmetähenduslik, seda toetatakse ainult tavaliste kasutajaliideste piiratud määral ja selle täpsus sõltub suuresti aluseks oleva mudeli kvaliteedist.

Otsingu arendamine Microsoft 365 -s näitab selget suunda: Copilot tähistab järgmist põlvkonda ja kasutab arenenumat semantilist indeksit kui standardne Microsofti otsing. Kuigi standardne otsing integreerib juba isikupärastamise Microsofti graafiku abil, lisab Copilot sügavama semantilise mõistmise ja loogilise sisselogimise võimaluse. Microsofti otsingu seadistamine Bingis Copiloti kasuks rõhutab seda strateegilist orientatsiooni. Sellegipoolest saavutab Copiloti otsing praktikas ka piire, eriti ebapiisavalt ettevalmistatud andmete või ebaselgete lubade korral. Sellised tööriistad nagu piiratud SharePointi otsing (RSS) illustreerivad pingeala AI -le laiaulatuslikule juurdepääsule ja andmete juhtimise nõuetele, mis mõjutavad nii Copilot kui ka standardset otsingut. Nii et Copilot ei ole lihtsalt „parem otsing”, vaid AI assistent, kelle otsinguvõime põhineb semantilisel mõistmisel, vaid sõltub aluseks olevate andmete kvaliteedist ja juurdepääsetavusest.

Protsessi automatiseerimine ja sisuhaldus

AI muudab revolutsiooni ka SharePointis sisu haldamise ja protsessidesse integreerimise viisi:

Automatiseeritud klassifikatsioon ja märksõnad

AI -mudelid, eriti SharePoint Premium/Syntex, saavad dokumente automaatselt analüüsida ja klassifitseerida nende sisu põhjal. Need rakendavad eelnevalt määratletud metaandmete silte, mis põhinevad koolitatud mudelitel või integreerimise kaudu SharePointi taksonoomiaga (hallatud metaandmed). See vähendab märkimisväärselt käsitsi jõupingutusi ja tagab järjepideva metaandmed kogu dokumendivarude osas.

Metaandmete ekstraheerimine

Lisaks puhtale klassifikatsioonile saab Ki kaevandada struktureeritud (vormid) ja struktureerimata (kirjad, lepingud) konkreetset teavet - näiteks andmeid, nimesid, summasid, lepingulisi klausleid -. Need ekstraheeritud andmed salvestatakse SharePointi veergudes (metaandmete väljad) ja võimaldavad seega metaandmete kontrollitud protsesse ja parandasid märkimisväärselt leidlikkust.

Töövoo automatiseerimine

Automaatselt ekstraheeritud metaandmeid või klassifikatsiooni on kasutatud allavoolu töövoogude päästikuna, mis on tavaliselt loodud toiteautomaatidega. Selle näited on heakskiitmisprotsessid, mis põhinevad kaevandatud arve summal, teatised eelseisvate lepinguliste protsesside kohta või dokumentide automaatne suunamine vastutavale osakonda.

Vastavuse automatiseerimine (salvestus-/konfidentsiaalsuse nimed)

Eriti oluline rakendus on vastavuse juhiste automaatne kasutamine. AI -mudeleid (SharePoint Premium/Syntexis) saab konfigureerida nii, et rakendate automaatselt salvestusnimesid (säilitusmärgiseid) või konfidentsiaalsuse nimesid (tundlikkuse sildid) alates Microsoft Purview'st dokumentidele, tuginedes nende klassifikatsioonile või tunnustatud sisule (nt tundlik teave). See tagab, et sisu käsitletakse vastavalt ettevõtte juhistele ja juriidilistele nõuetele, ilma et kasutajad peaksid käsitsi sekkuma. Konfiguratsioon toimub, sidudes PRUVIEW -nimed AI -mudelitega või autode märgistamise juhistega, mis reageerivad teatud tüüpi sisu, tundlike teabetüüpide, märksõnade või treenitavate klassifikaatoritega. Betooni näide oleks Syntexi mudel, mis tuvastab toote spetsifikatsioonid ja kasutab automaatselt sündmusepõhist salvestusnime “5 aastat pärast toote seadistamist”. Toiteautomaate saab kasutada ka töövoo loogika põhjal nimede rakendamiseks.

Sisu kokkupanek

Nagu juba mainitud, automatiseerib see funktsioon standardiseeritud dokumentide loomist.

Selle automatiseerimise eelised on ilmsed: suurenenud tõhusus, käsitsi vigade vähendamine, parem vastavus, andmete suurem järjepidevus ja kiirendatud äriprotsessid.

AI võime automatiseerida vastavusülesandeid on paradigma nihe. Traditsiooniliselt sõltusid säilitusperioodide või tundlike andmete kaitset tugevalt käsitsi protsessidest ja töötajate hooldamine--------nii töötajate hooldamine, on kalduvus vigadele ja raskesti skaleeritav. KI, eriti SharePoint Premium/Syntex, võimaldab nüüd Microsoft Purview'is määratletud vastavusjuhiseid, et neid ennetavalt jõustada ja automaatselt dokumentide sisu põhjal jõustada. Mõistes AI, mis tüüpi dokument see on või kas see sisaldab tundlikku teavet, saab see kasutada õiget salvestus- või konfidentsiaalsuse nime, ilma et kasutaja peaks seda käsitsi tegema. See suurendab drastiliselt rakenduse järjepidevust ja vähendab vastavusrikkumiste riski. See on märkimisväärne lisaväärtus reguleeritud tööstusharude ettevõtetele või neile, kellel on suures koguses tundlikke andmeid. AI toimib sillana sisu enda ja sellel kasutatava juhtimisreeglite vahel ning võimaldab suures mahus automatiseeritud jõustamist.

AI ja XR-3D-renderdusmasin: Xpert.digital viis korda asjatundlikkust põhjalikus teeninduspaketis, R&D XR, PR & SEM-IMAGE: Xpert.digital

Xpert.digital on sügavad teadmised erinevates tööstusharudes. See võimaldab meil välja töötada kohandatud strateegiad, mis on kohandatud teie konkreetse turusegmendi nõuetele ja väljakutsetele. Analüüsides pidevalt turusuundumusi ja jätkates tööstuse arengut, saame tegutseda ettenägelikkusega ja pakkuda uuenduslikke lahendusi. Kogemuste ja teadmiste kombinatsiooni abil genereerime lisaväärtust ja anname klientidele otsustava konkurentsieelise.

Lisateavet selle kohta siin:

• Kasutage Xpert.digital 5 -kordist kompetentsi ühes paketis alates 500 €/kuus

Andmekaitse ja juhtimine: AI Solutions-Image'i turvaline rakendamine: xpert.digital

Strateegiline väärtus ja rakendamise kaalutlused

AI integreerimine SharePointisse pakub olulist strateegilist lisaväärtust lisaks individuaalsete funktsioonide parandamisele. Rakenduse rakendamise otsus peaks siiski põhinema eeliste, kulude ja vajalike nõuete hoolikatel kaalumisel.

Ärijuhtum: miks rakendada AI SharePointis?

Argumendid AI kasutamise kohta SharePointis on mitmekesised ja puudutavad ettevõtte tulemuslikkuse põhivaldkondi:

Tõhusus ja tootlikkus

Kõige käegakatsutavam eelis on massiline aja kokkuhoid käsitsi ja korduvate ülesannete automatiseerimise kaudu. See hõlmab andmete sisendit, dokumentide klassifikatsiooni, lagi, kokkuvõtet ja standarddokumentide loomist. Töötajad vabastatakse rutiinsest tegevusest ja nad saavad keskenduda strateegilisematele, väärtusamatele ülesannetele. Täiustatud otsing kiirendab ka teabe leidmist.

Teadmiste juhtimine

KI aitab muuta SharePointi sageli struktureerimata teabekogused organiseeritud ja juurdepääsetavateks teadmisteks. Automaatne riigipöörde valimine ja klassifikatsioon parandab teabe leidlikkust ja korduvkasutatavust. Ehkki Viva teemad on seatud, on eesmärk inimestele paremini teadmiste ja asjatundlikkusega, nüüd peamiselt SharePointi ja Copiloti kaudu.

Vastavus ja juhtimine

AI võimaldab vastavusjuhiste automatiseeritud rakendamist. Salvestuse ja konfidentsiaalsuse automaatse kasutamise sisul põhinev automaatne kasutamine, tundliku teabe äratundmine ja metaandmete järjepidev kasutamine aitab vähendada vastavusriske ja suurendada andmete täpsust. See toetab ka auditeerimist.

Kulude kokkuhoid ja investeeringutasuvus

Automatiseerimine vähendab käsitsi protsesside, tõrkeotsingu ja ebatõhusa otsingu põhjustatud tegevuskulusid. Võimalik kokkuhoid tuleneb ka tööriistade konsolideerimisest ja spetsialiseeritud pärandsüsteemide kulude vältimisest. Juhtumianalüüsid ja ROI analüüsid nii Syntexi/Premium kui ka Copiloti jaoks näitavad kõrget kokkuhoiupotentsiaali, mis sageli ületab marginaalse paranemise ja võib saavutada investeeringutasuvust üle 100% -lt üle 400% -ni.

Jätkusuutlikkus

AI rakendamine koostab sisu aluse edasiste arengute ja eriti AI assistentide, näiteks Copiloti jaoks. See positsioneerib ettevõtet vastavalt üldisele suundumusele AI integreerimise digitaalsele töökohale.

Rakendamise tegurid

AI -lahenduste kasutuselevõtt SharePointis nõuab strateegilist lähenemist ja mitme peamise teguri arvestamist:

Litsents ja kulud

Litsentsimudelite mõistmine on hädavajalik. SharePoint Premium ühendab teenuste töötlemiseks kasutatava juhtimisfunktsioonide kasutamise litsentside (SAM) töötlemiseks tasulise mudeli (Azure'i tellimuse kaudu). Microsoft 365 Copilot nõuab lisaks M365-põhistele litsentsetele ka eraldi kasutajalitsentsi. Kulud, eriti esmaklassiliste funktsioonide ja kopiloti jaoks, võivad olla takistuseks, eriti väiksemate organisatsioonide jaoks. Soovitatav on kulude arvutite ja hindamisvahendite kasutamist. Payg seaduse eelnõu kehtestamine nõuab linki Azure'i tellimusele ja ressursigrupile.

Andmete valmisolek ja teabearhitektuur (IA)

See on üks kriitilisemaid edutegureid. AI -tööriistade, eriti Copiloti tõhusus sõltub massiliselt SharePointi ja Microsoft 365 aluseks olevate andmete kvaliteedist, korraldusest ja lubadest. Tugev teabearhitektuur on hädavajalik: veebisaitide ja jaoturite saitide selge struktuur, metaandmete ja koostisosade järjepidev kasutamine, loogilised kaustade struktuurid ja nimede konventsioonid. Koondatud, vananenud või triviaalsed (punased) andmed tuleks tuvastada ja kohandada, kuna need võivad mõjutada AI tulemusi. Otsustav tegur on faililubade läbivaatamine ja parandamine ning ületamise eemaldamine enne AI -tööriistu, näiteks Copiloti kasutuselevõttu. Selle keskmes on sellised tööriistad nagu SharePoint Advanced Management (SAM) ja Microsoft Purview. AI ise mõjutab ka IA-standardiseeritud metaandmete parimaid tavasid, automatiseeritud sildistamisprotsesse ja kvaliteedikontrollid muutuvad veelgi olulisemaks. Vajadust kindla andmebaasi järele ei saa piisavalt rõhutada; AI ei asenda põhiteabe hügieeni, vaid nõuab seda.

Tehniline rakendamine ja asjatundlikkus

SharePoint Premiumi seadistamine nõuab konfigureerimisetappe, näiteks Azure'iga linkimist, sisukeskuste seadistamist ja kohandatud mudelite koolitamist. See võib nõuda tehnilist oskusteavet ja muuta vajalikuks integreerida IT-spetsialiste või väliseid partnereid. Administraatoritele ja kasutajatele on olemas õppimiskõver. Soovitav on alustada väikest, tuvastada konkreetseid, paljutõotavaid rakendusi ja lahendusi järk -järgult kasutusele võtta.

Väljakutsed ja piirangud

Organisatsioonid peaksid olema teadlikud võimalike tehniliste takistustega, näiteks: B. Mudelite täpsusprobleemid, teatud failitüüpide, suuruste või keerukate paigutuste töötlemise piirangud, Copiloti vastuste ebakõlad või erinevate süsteemide integreerimise keerukus.

Muutuste juhtimine ja lapsendamine

AI -tööriistade kasutuselevõtt muudab töömeetodeid. Edukas lapsendamine nõuab sihtotstarbelist koolitust, selget suhtlemist tööriistade eeliste ja piiride kaudu ning võimalusel sisemiste “meistrite” või kordajate loomise kaudu.

Sobib selleks:

• Usaldusväärne AI: Euroopa Trumpi kaart ja võimalus võtta juhtiv roll tehisintellektis

Eetilised ja andmekaitse kaalutlused

AI kasutamine ettevõtte kontekstis tõstatab olulisi eetilisi ja andmekaitseküsimusi, mida tuleb ennetavalt käsitleda:

Eelarvamus ja õiglus

AI mudelid õpivad andmetest ja võivad seetõttu absorbeerida ja tugevdada olemasolevaid eelarvamusi (eelarvamusi). See võib põhjustada diskrimineerivaid või ebaõiglasi tulemusi. Eraldusväärse äratundmiseks ja minimeerimiseks on vaja mudelite pidevat jälgimist ja kohandamist. Loodud sisu ja ettepanekuid tuleks kontrollida neutraalsuse ja kaasatuse osas.

Andmekaitse ja turvalisus

AI -süsteemid nagu Copilot protsess potentsiaalselt suures koguses ettevõtte andmeid, sealhulgas tundlik või isiklik teave. Peamine risk on see, et valed autoriseerimised (jagamine) või valed konfiguratsioonid muudavad tundlikud andmetele kättesaadavad tahtmatult kasutajad, kes ei peaks nägema. Oluline on oluline krüptimine, range juurdepääsukontroll ja andmekaitseeeskirjade (näiteks GDPR/GDPR) järgimine. Microsoft rõhutab, et Copilot kasutab kommerts andmekaitsemeetmeid, mis takistavad kasutajaid või andmeid avalike LLM -ide koolitamiseks. Sellegipoolest peavad organisatsioonid määratlema ja edastama oma andmete käsitlemise juhised ning eriti hoolikalt käsitlema juriidiliselt piiratud andmeid (nt terviseandmed/PHI, PII).

Läbipaistvus ja vastutus

Kasutajad peaksid saama aru, kuidas AI-genereeritud vastused toimuvad. Kuna LLM -id on aeg -ajalt "hallutsineerivad", s.o vale, kuid veenvalt kõlav teave, on ülioluline, et kasutajad tulemusi kriitiliselt kontrollivad ja kontrollivad. Vajalikud on selged kasutusjuhised ja kohustused AI tulemuste kontrollimisel.

Vastutav põhimõtted AI

AI kasutamine peaks järgima eetilisi põhimõtteid: kahju vältimiseks lugupidav, nõuetele vastav ja ettevaatlik. Arvestada tuleks selliseid aspekte nagu AI -tööriistade juurdepääsetavus ja töökohtadele võimaliku mõju. Tuleks vältida liigset sõltuvust AI -st, mis vähendab kriitilist mõtlemist.

AI kasutuselevõtt SharePointis loob loomupärase duaalsuse: ühelt poolt võimaldavad need tööriistad tohutut tõhususe kasvu suurenemise ja töötlemise kaudu suurte andmete töötlemise kaudu. Teisest küljest avavad need oskused täpselt andmekaitse ja andmeturbeks uusi riskantseid. Coppiloti võime pääseda e -kirjadele, vestlustele ja dokumentidele kontekstilise abi osutamiseks on ka tundliku teabe tahtmatu avalikustamise oht, kui aluseks olevad õigused on valed või liiga ulatuslikud. Seetõttu on oluline, et AI -tööriistade rakendamine oleks käsikäes turvalisuse ja andmekaitsemeetmete tugevdamisel, samuti selgete eetiliste suuniste ja juhtimisprotsesside loomisel. AI eeliseid saab vastutustundlikult rakendada ainult siis, kui seotud riskid aktiivselt hallatakse.

Microsoft 365 ja AI: suundumused, tööriistad ja järgmine tootlikkus

AI integreerimine SharePointis on alles alguses. Tulevast arengut peaksid kujundama järgmised suundumused:

Sügavam ja laiem AI integreerimine

Eeldatakse, et AI funktsioonid on integreeritud veelgi sujuvamad ja põhjalikumad SharePointi, OneDrive, meeskondade ja muude Microsoft 365 teenuste osas. AI moodustab üha enam sisuhalduse, automatiseerimise ja kasutajakogemuste aluse.

SharePoint Premiumi edasine arendamine

Eeldatakse, et Microsoft laiendab veelgi SharePoint Premiumi funktsioone. Teekaardil on sellised funktsioonid nagu Business Documents App App, dokumendi keskpunkt, arhiveerimine faili tasemel ja pikemate M365 varundamise säilitamisperioodidega. Sisu töötlemise ja valitsuse põhifunktsioone arendatakse ka edasi, nt. B. Uute AI -reeglite kaudu konfidentsiaalsuse ja salvestusnimede määramiseks.

Parandused Copilotis

Eeldatakse, et Copilot on intelligentsem, paremini integreeritud (nt VIVA ühenduste kaartide kuvamine agentides) ja potentsiaalselt võimeline seoses keerukamate ülesannete ja järeldustega. Samuti on oodata keele suhtlemise paranemist.

Optimeeritud autorite kogemus

Sisu loomist SharePointis lihtsustab veelgi AI, nt. B. AI-põhise külgmise loomise kaudu, külgosade kujundussoovitused, paindlikumad paigutused (12 veeruvõrgud), lehtede reaalajas kaasautorit ja täiustatud tööriistu tabeli töötlemiseks.

Püsiv keskendumine juhtimisele

Arvestades kasvavat kogust andmete kogust ja AI kasutamist, peaks Microsoft jätkuvalt jätkama tööriistade väljatöötamist ja täiustamist juurdepääsu, elutsükli ja vastavuse haldamiseks AI ajastul.

Sobib selleks:

• Euroopa tee tehnoloogilisele suveräänsusele AI-põhise automatiseerimise kaudu: KIRO 2024 soovituste analüüs

Soovitused: AI tõhususe ja teadmiste haldamise suurendamine SharePointis

Tehisintellekti integreerimine tähistab Microsoft SharePointi pöördepunkti. Platvorm areneb puhta dokumendi salvestamise süsteemist intelligentse keskkonnani sisuhalduse, koostöö ja teadmiste leidmiseks. Microsofti looduslikud lahendused, ennekõike SharePoint Premium (Syntexi edasine areng) ja Microsoft 365 Coppilot pakuvad võimsaid, isegi kui arenevad, tööriistad protsesside automatiseerimiseks, kasutajate otsingute parandamisel ja tugi parandamiseks. Neid täiendavad spetsialiseeritud kolmanda osapoole lahendused. Strateegiline väärtus on tõhususe märkimisväärses suurenemises, paremaks teadmistele juurdepääs, automatiseeritud vastavus ja potentsiaalselt kõrge kulude kokkuhoid.

Selle potentsiaali edukaks tõstmiseks on hädavajalik strateegiline planeerimine ja hoolikas rakendamine. Analüüsi põhjal tuleneb järgmised põhisoovitused:

Esmajärjekorras vajaduste analüüsi ja rakendused

Ärge tutvustage AI -lahendusi omaenda huvides. Tehke kindlaks konkreetsed äriprobleemid-see on ebatõhus dokumentide töötlemine, halvad otsingutulemused, vastavuse lüngad või teadmiste silo, mille AI võib pakkuda mõõdetavat lisaväärtust. Esmatähtsate taotluste esitamiseks lähtudes eeldatavast investeeringutasuvusest (ROI) ja strateegilisest tähtsusest.

Kehtestada andmete juhtimine alusena

See on kõige olulisem eeltingimus. Enne AI -tööriistu, näiteks Copilot või ulatuslikke esmaklassilisi funktsioone, investeerige oma andmebaaside puhastamiseks aega ja ressursse, infoarhitektuuri optimeerimist ning lubade renoveerimist ja ületamatusprobleeme. Kasutage SharePoint Advanced Management (SAM) ja Microsoft Purview tööriistu. Kindel juhtimine ei ole valik, vaid AI tõhusa ja ohutu kasutamise alus.

Kaaluge põliselanike ja kolmandate osapoolte lahendusi

Hinnake looduslikke lahendusi SharePoint Premium ja Copilot, kuna nende sügav integreerimine sisu töötlemise ja üldise AI-abi põhinõuetesse Microsoft 365-s. Mõelge kolmandate osapoolte tööriistadele, kui on olemas konkreetsed, väga prioritaarsed nišinõuded, mida põliselanike pakkumised ei hõlma, või kui olemasolevates kolmandate osapoolte lahendustes on juba tehtud tugevaid investeeringuid. Võtke arvesse kompromisse integreerimissügavuste, funktsioonide spetsialiseerumise, kulude ja hoolduse osas.

Alustage väikest ja jätka iteratiivset

Alustage valitud rakenduste või osakondade pilootprojekte. Mõju hindamiseks kasutage simulatsioonirežiime (nt automaatse märgistamise juhiste jaoks). Mõõtke tulemusi ja investeeringutasuvust ning täpsustage mudeleid ja protsesse enne laia sissejuhatuse kavandamist. Realistlike ootuste seadmiseks edastage selgelt AI -tööriistade praegused oskused ja piirid.

Ennetav litsents ja eetika

Perekond tutvub SharePoint Premiumi hübriidlitsentsimudelite ja Copiloti kulustruktuuridega. Võtke arvesse PayG -teenuste vajalikke Azure'i eelarveid. Töötage välja selged eetilised juhised ja AI tööriistade kasutamise juhised, mis käsitlevad selliseid aspekte nagu andmekaitse, eelarvamuste vältimine ja vajadus tulemust kontrollida. Planeerige kasutajaõppe ja muudatuste juhtimismeetmeid.

Kokkuvõtteks võib öelda, et AI integreerimine on SharePointi tulevase lisandväärtuse jaoks ülioluline. Strateegiline, hästi kontrollitud ja iteratiivne lähenemisviis, mis ühendab tehnoloogilised võimalused kindla juhtimispraktika ja eetiliste kaalutlustega, on võti oluliste eeliste realiseerimisel ja samal ajal loomupäraste riskide juhtimisel.

☑️ VKE tugi strateegia, nõuannete, planeerimise ja rakendamise alal

☑️ AI strateegia loomine või ümberpaigutamine

☑️ teerajaja ettevõtluse arendamine

Konrad Wolfenstein

Aitan teid hea meelega isikliku konsultandina.

Võite minuga ühendust võtta, täites alloleva kontaktvormi või helistage mulle lihtsalt telefonil +49 89 674 804 (München) .

Ootan meie ühist projekti.

Xpert.digital on tööstuse keskus, mille fookus, digiteerimine, masinaehitus, logistika/intralogistics ja fotogalvaanilised ained.

Oma 360 ° ettevõtluse arendamise lahendusega toetame hästi tuntud ettevõtteid uuest äritegevusest pärast müüki.

Turuluure, hammastamine, turunduse automatiseerimine, sisu arendamine, PR, postkampaaniad, isikupärastatud sotsiaalmeedia ja plii turgutamine on osa meie digitaalsetest tööriistadest.

Lisateavet leiate aadressilt: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus