Administratiivne digiteerimine: millal on haldus optimeerimine pigem mõistlik kui administratiivne moderniseerimine?

🏢 Saksamaa ettevõtetel on keskmiselt umbes 200 kontakti avaliku haldusega aastas ja see muutub üha enam. See hulgaliselt interaktsioone põhjustab sageli märkimisväärseid bürokraatiakulusid, eriti kui haldusprotsessid ei ole täielikult digiteeritud. Bürokraatia vähendamine on seetõttu üks kolmest peamise teemast ettevõtete jaoks, nii osariikide, föderaalse kui ka ELi tasandil.

Bürokraatia vähendamisel on aga seadusandlik vägivald ning kannatanud võimud ja administratsioonid:

Saksamaal algatas administratsiooni digitaalne ümberkujundamine peamiselt 2017. aastal vastu võetud veebipõhise juurdepääsu seadus (OZG), mille põhjal tuleks digitaalset juurdepääsu haldusteenustele realiseerida 2022. aasta lõpuks. Veebruaril kiideti ta heaks Bundestagis. Täna keeldus föderaalnõukogu enamus seaduseelnõu üllatavalt. Siiani on aga kasutajasõbralikud veebiportaalid ja ühised standardid (alates 2023. aasta aprillist) ainult rakendatud. Arvestades Saksamaal aeglast haldusdigiteerimist, nõuab Bitkom digitaalne ühing veebipõhise juurdepääsu seaduse muutmisel seaduslikku õigust digitaalsele administratsioonile. Vahepeal on veebipõhise juurdepääsu seaduse uus versioon (OZG 2.0). See läbis kõik juhtumid ja seaduse eelnõu lükkas föderaalnõukogu enamus 22. märtsil 2024. Seda tuleks üle rääkida (alates 2024. aasta juunist).

On selge, et Saksamaa majanduse digitaalsete halduslahenduste efektiivsuse potentsiaal on täielikult ära kasutada. Ülesanne on ettevõtete jaoks tõhusate digitaalsete haldusprotsesside edendamine ja rakendamine. Tekib küsimus, millal haldus optimeerimine on mõistlikum kui täielik haldusjaam.

🔍 Administratiivne optimeerimine vs administratiivne moderniseerimine

Administratiivne optimeerimine tähendab olemasolevate protsesside analüüsimist ja kohandamist, et muuta need tõhusamaks ja tulemuslikumaks. Seda saab teha konkreetsete digitaalsete tööriistade tutvustamisel, et lihtsustada ja kiirendada üksikuid samme. Selle näited on elektrooniline dokumendihaldus, automatiseeritud kohtumised või vormiprotsesside digiteerimine. Neid meetmeid on sageli kiirem ja odavam rakendada kui täielik moderniseerimine.

Administratiivne moderniseerimine seevastu sisaldab haldusprotsesside põhjalikumat ümberkujundamist. See võib tähendada täiesti uute süsteemide ja tehnoloogiate kasutuselevõttu, mis revolutsiooniliselt muudavad olemasolevad struktuurid ja töömeetodid. Moderniseerimisprojektid on tavaliselt pikaajalisemad ja vajavad suuri investeeringuid uutesse tehnoloogiatesse ja personali koolitustesse.

✨ Millal on haldus optimeerimine mõistlik?

Olukordades, kus olemasolevad protsessid juba töötavad suhteliselt hästi ja kus on tuvastatud konkreetsed kitsaskohad, võib optimeerimine olla kõige tõhusam lahendus. Väiksemad kohandused ja digitaalsete lahenduste integreerimine võivad sageli kiireid parandusi ilma suurte struktuurimuutusteta. See sobib eriti spetsiaalsete haldusülesannete jaoks, milles saab selgeid probleemseid valdkondi tuvastada ja lahendada sihitud viisil.

Näiteks võib digitaalse vormisüsteemi kasutuselevõtt osakonda, mis sõltub suuresti paberidokumentidest, töötlemisaegade ja veamäärade olulist vähenemist. Elektrooniliste allkirjade kasutamine või teavitusprotseduuride automatiseerimine võib samuti tuua olulisi eeliseid.

🔄 Millal on administratiivne moderniseerimine vajalik?

Kui olemasolevad süsteemid ja protsessid on nii vananenud või ebaefektiivsed, on vajalik põhjalik moderniseerimine, et väikesed kohandused ei suuda enam märgatavat paranemist tuua. Sageli ei suuda olemasolevad struktuurid enam kaasaegse digitaalmajanduse nõuetega sammu pidada. Sellistel juhtudel on vajalik kogu protsessimaastiku põhiline läbivaatamine.

Selle näide võib olla digitaalse platvormi täielik tutvustamine ettevõtte kõigi halduskontaktide jaoks. See tähendaks, et ettevõtted saavad digitaalselt töödelda kõiki interaktsioone kesksel platvormil - alates rakendusest kuni töötlemise ja kinnitamiseni. Sellised süsteemid nõuavad erinevate halduspiirkondade ulatuslikku integreerimist ja eelnevate tööprotsesside uut kujundust.

💻 Digitaalse halduse potentsiaal

Digitaalsete haldusprotsesside täielik potentsiaal seisneb nende võimes suurendada läbipaistvust, tõhusust ja kasutaja -sõbralikkust. Protsesside ühtlustamine ja standardimine võib vähendada arusaamatusi ja vigu, mis viib kiirema ja usaldusväärsema tulemuseni. See võimaldab ettevõtetel säästa ressursse ja keskenduda rohkem oma põhiülesannetele.

Poliitika ja haldusasutuste jaoks tähendab see varases staadiumis seadusandluse arengute kontrollimist ja lahenduste edendamist, mis toovad ettevõtetele märgatavat leevendust. Poliitiliste jõupingutuste eesmärk peab takistuste määruste tuvastamine ja kõrvaldamine või kohandamine.

🤝 Praktiline rakendamine koostöö kaudu

Teine oluline aspekt on koostöö ja teadmiste vahetamine kõigi haldusliku digiteerimisprotseduuriga seotud vahel. Kasutades konkreetseid teadmisi ettevõtete probleemide kohta, saab haldusprotsesse pragmaatiliselt ja sihitud viisil rakendada. See nõuab tihedat koostööd avalike administratsioonide, ettevõtlusühingute ja ettevõtete endi vahel.

Mitmete digitaalsete halduslahenduste pakkumine ja rakendamine koostöös teiste partneritega on otsustav. See võib ulatuda tavaliste digitaalsete platvormide kasutamisest kuni koostööprojektideni, et töötada välja kohandatud lahendused, mis vastavad majanduse konkreetsetele vajadustele.

🔧 Digitaaltehnoloogiate kasutamine

Nii administratiivse optimeerimise kui ka administratiivse moderniseerimise õigustus on sõltuvalt konkreetsetest asjaoludest ja väljakutsetest. Lühiajalised optimeerimised võivad pakkuda kiireid ja kulusid tõhusaid parandusi, samas kui põhjalike struktuuriliste muutuste võimaldamiseks on vaja pikaajalisi moderniseerimisi. Mõlema lähenemisviisi kombinatsioon võib aidata muuta Saksamaa administratsiooni tõhusamaks ja ökonoomsemaks -sõbralikumaks.

Digitaaltehnoloogiate järjepidev kasutamine ja kõigi asjaosaliste tihe koostöö võivad saavutada saleda ja tõhusa administratsiooni eesmärgi, mis vastab majanduse vajadustele. Varasel ja sihipärasel poliitilisel toetusel on nende strateegiate eduka rakendamisel ülioluline roll.

📣 Sarnased teemad

• 📊 200 halduskontakti aastas: kuidas ettevõtted bürokraatia all kannatavad
• 💼 Digitaalne paberi asemel: Saksa ettevõtted nõuavad tõhusat haldust
• ⚙️ Administratiivne optimeerimine vs moderniseerimine: parim strateegia Saksamaale
• 🌐 Digitaalne administratsioon: Saksamaa majanduse jaoks kohustuslik
• 🔄 Kiire ja odav: halduse optimeerimise eelised
• 🏢 Bürokraatia madalamad kulud: kuidas digiteerimine aitab
• 📉 Live tõhususe potentsiaal: nii leevendavad ettevõtted ettevõtet
• 💡 Koostöö võtmena: haldus, äri ja poliitika käsikäes
• 🤝 Koostöö saleda administratsiooni jaoks: Saksamaa tee tulevikku
• 💻 Paberist platvormi: tõhusus digitaalse halduse kaudu

«

Miks on see ametivõimudele, omavalitsustele ja omavalitsustele keeruline: linna ja riigi halduse optimeerimine ja moderniseerimine -Kujutis: Xpert.digital

Avaliku halduse suhtes kehtivad ranged määrused, seadused ja bürokraatlikud protsessid. See teenib läbipaistvust, vastutust ning õigluse ja võrdse kohtlemise tagamist. See range regulatsioon võib aeglustada moderniseerimisprotsesse. Ettevõtetel on sageli rohkem paindlikkust ja nad saavad turumuutustele kiiremini reageerida. Nad tegutsevad reguleeritud, kuid dünaamilisemas keskkonnas, mis annab neile uuenduste ja kohanduste jaoks rohkem võimalusi.

Lisateavet selle kohta siin:

• Rangete määruste ja ulatuse hulgas: avaliku halduse väljakutsed

🏢 Otsus administratiivse optimeerimise ja administratiivse moderniseerimise vahel sõltub mitmesugustest teguritest, sealhulgas halduse praegustest vajadustest, ressurssidest ja eesmärkidest. Siin on mõned olukorrad, kus üks kahest strateegiast võiks olla mõistlikum:

🔍 Administratiivne optimeerimine

Kui see on mõistlik:

1. Vajalikud lühiajalised tulemused

Kui tõhususe suurendamiseks või kiireloomuliste probleemide lahendamiseks on vaja kiireid täiustusi.

2. piiratud ressursid

Kui ressursid (rahalised ressursid, personal, aeg) on ​​piiratud ja uute tehnoloogiatesse või põhjalike muudatustesse pole suuri investeeringuid.

3. Juba töötavad struktuurid

Kui olemasolevad administratiivstruktuurid töötavad sisuliselt hästi, kuid on väiksemaid ebatõhususi või protsesse, mida saab parandada peenega.

4. Tutvustage parimaid tavasid

Kui tegemist on olemasolevate protsesside parandamisel tõestatud meetodite ja protseduuride kasutuselevõtu kaudu, näiteks Kaizeni kirjeldatud (pidev täiustamine).

Lisateavet selle kohta siin:

• Kaizen: pidev täiustamine ja muutus administratsioonides

🔄 Administratiivne moderniseerimine

Kui see on mõistlik:

1. pikaajalised ja jätkusuutlikud parandused

Kui põhilisi ja pikaajalisi muudatusi otsitakse tulevasteks väljakutseteks.

2. tehnoloogiline uuendamine või moderniseerimine

Kui on aegunud IT -süsteeme ja tehnoloogiaid, tuleb see asendada moodsamate ja tõhusamate lahendustega.

3. Struktuuriprobleemid

Kui on suuri struktuurilisi defekte, mida ei saa ainult optimeerimisega parandada ja mis on vajalik.

4. Uued nõuded

Kui on olemas uued juriidilised nõuded või sotsiaalsed ootused administratsioonil, mis nõuavad uute protsesside ja tehnoloogiate kehtestamist.

🌟 Administratiivne optimeerimine vs administratiivne moderniseerimine: juhend

🚀 Administratiivse optimeerimise ja administratiivse moderniseerimise vahel otsustamisel mängib üliolulist rolli võimu, omavalitsuse, omavalitsuse või riigi konkreetse olukorra ja eesmärgi. Siin on mõned muud aspektid, mida tuleks otsuste tegemisel arvesse võtta:

1. Ajaraam 🕰️

• Administratiivne optimeerimine: ideaalne lühiajaliste paranduste ja kiirete õnnestumiste jaoks. Siin analüüsitakse ja optimeeritakse olemasolevaid protsesse ja struktuure tõhususe kasvu saavutamiseks.
• Administratiivne moderniseerimine: sobib pikaajalisteks projektideks, mis hõlmavad sügavaid muudatusi ja versiooniuuendusi. Need projektid vajavad tavaliselt rohkem aega rakendamiseks ja kohandamiseks.

2. ressursid 💡

• Administratiivne optimeerimine: nõuab tavaliselt vähem ressursse, nii rahaliselt kui ka personali. Olemasolevaid struktuure ja tehnoloogiaid saab sageli kasutada.
• Administratiivne moderniseerimine: vajab ulatuslikke ressursse, sealhulgas investeeringuid uutesse tehnoloogiatesse, koolituskursustesse ja võib -olla ka välistesse nõuannetesse.

3. Eesmärgid ja tulemused 🎯

• Administratiivne optimeerimine: eesmärk on kiire ja mõõdetav tõhususe suurenemine, näiteks lühemad töötlemisajad või vähendatud kulud töö ajal.
• Administratiivne moderniseerimine: selle eesmärk on administratsiooni põhjalik uuendada ja teha pikaajaline tulevikukindel. See hõlmab sageli uute tehnoloogiate kasutuselevõttu, organisatsiooniliste struktuuride ümberkujundamist ja uute juriidiliste nõuetega kohanemist.

4. Tehnoloogilised nõuded 🖥️

• Administratiivne optimeerimine: tavaliselt kasutab olemasolevaid tehnoloogiaid ja parandab nende rakendust. See võib hõlmata ka väiksemaid tehnoloogilisi uuendusi.
• Administratiivne moderniseerimine: nõuab sageli uute tehniliste süsteemide, näiteks moderniseeritud IT-infrastruktuuri, automatiseerimislahenduste või e-valitsuse platvormide rakendamist.

5. Struktuurimuutused 🏗️

• Administratiivne optimeerimine: tavaliselt puuduvad või ainult minimaalsed struktuurimuutused. Keskendutakse protsesside paranemisele ja tõhususe suurenemisele olemasolevas struktuuris.
• Administratiivne moderniseerimine: sageli drastilised struktuurimuutused, mis on vajalikud administratsiooni kohandamiseks tänapäevaste nõuetega. See võib hõlmata osakondade ja ülesannete ümberkorraldamist.

6. Vastupanu ja muutuste juhtimine 🌐

• Administratiivne optimeerimine: tavaliselt madalam takistus, kuna see on järkjärguline paranemine. Muutuste juhtimine on oluline, kuid sageli vähem intensiivne.
• Administratiivne moderniseerimine: suurem resistentsuse potentsiaal, kuna sügavad muutused puutuvad sageli kokku skepsisega. Töötajate aktsepteerimise ja osalemise tagamiseks on siin oluline põhjalik muutuste juhtimine.

🔍 Seetõttu tuleks valida halduse optimeerimise ja halduse moderniseerimise vahel hoolikalt vastava asutuse konkreetsete vajaduste, ressursside ja eesmärkide alusel. Tegeliku olukorra täpne analüüs ja soovitud tulemuste selge määratlus on hädavajalik.

☑️ tööstusekspert, siin oma Xpert.digital tööstuskeskus üle 2500 spetsialisti panuse

Konrad Wolfenstein

Aitan teid hea meelega isikliku konsultandina.

Võite minuga ühendust võtta, täites alloleva kontaktvormi või helistage mulle lihtsalt telefonil +49 89 674 804 (München) .

Ootan meie ühist projekti.

Xpert.digital on tööstuse keskus, mille fookus, digiteerimine, masinaehitus, logistika/intralogistics ja fotogalvaanilised ained.

Oma 360 ° ettevõtluse arendamise lahendusega toetame hästi tuntud ettevõtteid uuest äritegevusest pärast müüki.

Turuluure, hammastamine, turunduse automatiseerimine, sisu arendamine, PR, postkampaaniad, isikupärastatud sotsiaalmeedia ja plii turgutamine on osa meie digitaalsetest tööriistadest.

Lisateavet leiate aadressilt: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus