La inteligencia artificial transforma a Microsoft SharePoint con IA premium en una plataforma de gestión de contenido inteligente

AI Soluciones para Microsoft SharePoint: un análisis experto para funciones, aplicaciones y valor estratégico

La inteligencia artificial (IA) transforma a Microsoft SharePoint fundamentalmente de un repositorio de documentos puro a una plataforma de gestión de contenido inteligente. Este cambio aborda los desafíos centrales de las empresas modernas, como la sobreestimulación de la información, los procesos de búsqueda ineficientes y los altos costos a través de actividades manuales. El análisis muestra que las soluciones integradas de Microsoft, en particular SharePoint Premium (el desarrollo adicional de Microsoft Syntex) y Microsoft 365 Copilot, son el foco de esta transformación. SharePoint Premium ofrece funciones de IA profundas para el procesamiento de contenido automatizado, el análisis y la gobernanza, mientras que el copiloto como asistente de IA mejora la interacción y la productividad del usuario en la suite Microsoft 365. Además, hay un mercado de soluciones de terceros que puede integrarse en SharePoint y ofrecer funciones de IA especializadas para los requisitos de nicho.

Las principales ventajas del uso de IA en SharePoint aumentan significativamente por la automatización (por ejemplo, clasificación de documentos, extracción de metadatos, activación del flujo de trabajo), información mejorada a través de la búsqueda semántica y las recomendaciones personalizadas, la aplicación automatizada de cumplimiento (por ejemplo, aplicación de nombres de retención y confidencialidad) y manejo de conocimiento optimizado. Los estudios de casos muestran un considerable potencial de inversión de retorno.

Sin embargo, la implementación exitosa requiere una planificación cuidadosa. Una arquitectura de información sólida y las prácticas sólidas de gobernanza de datos son requisitos previos básicos para explotar completamente el rendimiento de las herramientas de IA y minimizar los riesgos de seguridad (en particular a través del intercambio de datos). Las empresas también deben comprender y presupuestar los modelos de licencia híbrida (pago por uso para el procesamiento premium de SharePoint, basado en el usuario para funciones de gobierno y copiloto). La experiencia técnica para la configuración y la capacitación de los modelos de IA, así como la gestión del cambio bien pensado, también es crítica con el éxito. Los aspectos éticos como las bases de datos, la protección de datos y la transparencia deben abordarse de manera proactiva. El futuro de SharePoint está inextricablemente vinculado a la IA, con más integraciones y funciones más inteligentes que se esperan. Las empresas que integran estratégicamente la IA en su entorno de SharePoint pueden lograr ventajas competitivas sostenibles.

Adecuado para:

• ¿El mejor alterantivo para SharePoint Premium? La integración de la IA de una plataforma de IA de origen independiente y de datos cruzados para todos los asuntos de la compañía

El surgimiento de la IA en SharePoint Content Management

La gestión de contenido empresarial tradicional (ECM) alcanza sus límites en muchas organizaciones. La gran cantidad de contenido digital crece exponencialmente, lo que conduce a desafíos considerables. Los empleados pasan una parte importante de sus horas de trabajo con la búsqueda de información, a menudo con resultados frustrantes. La desbordamiento de la información es un problema generalizado, y los costos para los procesos manuales para la gestión de documentos, la clasificación y el procesamiento son considerables. Microsoft SharePoint, como una de las plataformas más utilizadas para la cooperación y la gestión de contenido, en las que se procesan grandes cantidades de datos todos los días (más de 2 mil millones de archivos y 2 millones de sitios web por día), el enfoque de estos desafíos.

En respuesta a esto, SharePoint se está desarrollando cada vez más desde una ubicación pura para documentos a una plataforma de servicio de contenido inteligente que se basa masivamente en inteligencia artificial (IA). La visión de Microsoft es integrar la IA en las funciones centrales de SharePoint y toda la suite Microsoft 365. El objetivo declarado es fortalecer la experiencia humana ("amplificar las experiencias humanas") para automatizar los procesos de contenido y transformar el contenido en conocimiento utilizable.

Esta orientación estratégica se manifiesta significativamente en el desarrollo de productos y la marca. Originalmente se introdujeron servicios especializados de IA como Microsoft Syntex y iniciativas como temas de Viva. Sin embargo, con el advenimiento de Microsoft 365 Copilot como asistente integral de IA, se llevó a cabo la consolidación. Syntex pasó a llamarse SharePoint Premium e integrado, que indica una conexión más cercana de las funciones de procesamiento de IA con la plataforma central. Al mismo tiempo, Viva Topics se establece con la recomendación de confiar en experiencias de gestión del conocimiento basadas en SharePoint y en su lugar. Este patrón indica que Microsoft no considera que las funciones de AI sean complementas aisladas, sino como una parte integral del desarrollo adicional de SharePoint en sí, por el cual Copilot sirve como la interfaz principal para la interacción del usuario con estas funciones inteligentes.

Soluciones integradas de Microsoft AI para SharePoint

Microsoft ofrece una serie de soluciones basadas en IA que están integradas directamente en SharePoint y Microsoft 365 Suite. Estos tienen como objetivo hacer que la administración, el procesamiento y el uso del contenido sean más inteligentes y eficientes. Los dos pilares centrales de esta estrategia son SharePoint Premium (el desarrollo adicional de Microsoft Syntex) y Microsoft 365 Copilot.

SharePoint Premium (Desarrollo de Syntex): procesamiento de contenido basado en IA, experiencias y gobernanza

SharePoint Premium se posiciona como una plataforma avanzada de administración y experiencia de contenido, que se basa en las funciones de KI y aprendizaje automático de Microsoft Syntex. Su objetivo es automatizar el procesamiento del contenido, mejorar la experiencia del usuario para tratar el contenido y proporcionar mecanismos de gobierno sólidos.

Una característica esencial es el modelo de facturación flexible. Muchas de las funciones centrales para el procesamiento de contenido se facturan a través de un modelo de pago por uso (PAYG) que está vinculado a una suscripción de Azure. Esto permite a las organizaciones utilizar los servicios según sea necesario sin inversiones preliminares o bonos de licencia para estas funciones específicas. Al mismo tiempo, este enfoque requiere un enlace con Azure y monitoreo de los costos de uso. Además, hay funciones, especialmente en el área de gobernanza extendida (anteriormente conocida como SharePoint Advanced Management-Sam) que requieren licencias basadas en el usuario (basadas en asientos). Esta estructura de licencia híbrida: una combinación de facturación basada en el uso a través de Azure for Azure para servicios de procesamiento de IA y costos fijos pro-usuarios para funciones de gobierno de los modelos de licencias tradicionales y requiere una planificación cuidadosa y un presupuesto por parte de las organizaciones. La necesidad de gestionar tanto los presupuestos de Azure como las licencias de usuario pueden hacer que los pronósticos de costos y la gestión de licencias sean más complejos que en un modelo uniforme.

2.1.1. Características de procesamiento de contenido (automatización controlada por IA)

SharePoint Premium ofrece una amplia gama de servicios controlados por IA para automatizar el procesamiento de documentos:

Comprensión de documentos (no estructurado, estructurado, libre, prefabricado)

Esta es una función central que permite entrenar modelos de IA o usar modelos prefabricados para clasificar automáticamente documentos y extraer información específica.

• Modelos no estructurados: están capacitados utilizando "enseñanza de la máquina" (un enfoque sin código) con documentos de muestra para identificar patrones en documentos como cartas o contratos. Consisten en clasificadores (para identificar el tipo de documento) y los extractores (para extraer puntos de datos específicos).
• Modelos estructurados y de forma libre: se basan en el constructor de IA de la plataforma de potencia y son adecuados para formas o documentos con una estructura variable en la que la información puede estar en diferentes lugares. A menudo solo necesita algunos documentos de muestra para capacitación.
• Modelos preparados: ofrezca soluciones pre -entradas para tipos comunes de documentos, como facturas, recibos y contratos para extraer rápidamente información sin tener que entrenar modelos usted mismo.

Columnas de enfoque automático

Use modelos de idioma grande (LLMS) para llenar automáticamente las columnas de metadatos en las bibliotecas de SharePoint en función del contenido del archivo y un indicador de entrada definido (indicador). Esto se puede utilizar para la extracción, clasificación, resumen o análisis del contenido.

Etiquetado de taxonomía

Utiliza automáticamente los términos de la tienda de términos de SharePoint Central (metadatos administrados) a documentos basados ​​en un análisis de IA del contenido. Esto mejora significativamente la capacidad de búsqueda, el filtrado y la gestión general de los archivos y promueve la consistencia de los metadatos.

Etiquetado de imagen

Reconocer objetos en imágenes que usan AI y les proporciona automáticamente palabras clave descriptivas que se guardan en una columna de metadatos. Esto facilita la búsqueda, clasificación y filtración de archivos de imagen.

Reconocimiento de caracteres ópticos (OCR)

Texto impreso o escrito a mano de archivos de imagen (JPG, PNG, TIFF) y PDFS, lo que hace que este texto se pueda buscar e indicar. Sin embargo, existen restricciones técnicas en los tipos de archivos, número de página (máx. 500 para OCR), límite de caracteres (64,000), dimensiones de imagen y alfabetos compatibles (actualmente principalmente latín).

Ensamblaje de contenido

Habilita la creación automática de documentos comerciales estandarizados y repetitivos (por ejemplo, contratos, instrucciones de trabajo, ofertas) basadas en plantillas modernas que están vinculadas a fuentes de datos como listas de SharePoint. Esto puede generar un ahorro de tiempo considerable, como muestra un estudio de caso con más de 6,000 horas ahorradas al año.

Traducción de documentos

Crea copias traducidas automáticamente de documentos directamente en las bibliotecas de SharePoint, por lo que se conservan el formato original y la estructura. Admite una variedad de idiomas.

esignatura

Integra una función para solicitar y administrar firmas electrónicas directamente en SharePoint y Microsoft 365. Esto simplifica los procesos de firma y posee documentos durante el examen y el proceso de firma dentro del entorno M365, que respalda el cumplimiento. La disponibilidad regional actualmente sigue siendo limitada.

PDF Fusion/Extract

Ofrece herramientas para fusionar varios archivos PDF para formar un solo o dividir un archivo PDF grande en varios más pequeños.

Reglas de procesamiento

Habilita la definición de acciones basadas en reglas más fáciles en las bibliotecas de documentos para automatizar tareas, p. B. Mover archivos basados ​​en cambios de metadatos.

Experiencias de contenido características (funciones para experiencias de contenido)

Estas funciones tienen como objetivo mejorar la interacción de los usuarios con contenido:

Visor de archivos mejorado

Ofrece una vista extendida para cientos de tipos de archivos directamente en SharePoint/OneDrive/Teams y admite funciones como comentarios.

Consulta de contenido

Permite consultas precisas basadas en valores de metadatos específicos, que van más allá de la búsqueda de palabras clave puras.

Plantillas de sitio

Proporciona plantillas para sitios web de SharePoint que están preconfigurados para la administración, procesamiento y seguimiento de documentos comerciales.

Portales de documentos

Habilite la cooperación segura en documentos con partes externas como proveedores o freelancers.

Aplicación de documentos comerciales y centro de documentos

Superficies centralizadas futuras para la gestión de documentos de alta calidad que se planifican como servicios con licencia de usuario.

Características de gobierno de contenido (SharePoint Advanced Management - SAM):

Una parte esencial de SharePoint Premium son las funciones de gobierno extendidas que anteriormente se conocían como SharePoint Advanced Management (SAM). Estos son cruciales para la gestión segura del contenido, especialmente con respecto a la preparación para herramientas de IA como Copilot.

enfocar

Combatir la expansión de contenido (crecimiento sin restricciones de contenido), prevención del intercambio de sobrevalos (liberación excesiva de contenido), gestión del acceso al sitio web de SharePoint y OneDrive, así como el control del ciclo de vida del contenido.

Funciones clave

• Informes e información de gobernanza de acceso a datos (DAG): ofrece transparencia sobre qué contenido, como y con quién se comparten, identifican potencialmente sitios web o archivos demasiado divididos con nombres confidenciales.
• Políticas del ciclo de vida del sitio: habilite la definición de pautas para manejar sitios web inactivos (por ejemplo, archivo) y para garantizar a los propietarios de sitios web válidos.
• Revisiones de acceso al sitio: automatizar la revisión de las autorizaciones de acceso al sitio web por parte de los propietarios de sitios web.
• Control de acceso restringido (RAC): le permite limitar el acceso a ciertos sitios web de SharePoint o cuentas OneDrive a grupos de seguridad definidos, independientemente de la aprobación existente.
• Bloque de descarga Pedia: evite la descarga, imprima o sincronice los archivos de ciertos sitios web o OneDrive, solo permita el acceso a través del navegador.
• Historial de cambios: proses cambios administrativos en sitios web u entornos organizacionales.
• Insights AI: use modelos de lenguaje para reconocer patrones y problemas potenciales de gobernanza en los informes y dar recomendaciones para la acción (por ejemplo, sitios web inactivos de identificación con contenido confidencial).

Licencia

Estas funciones de gobernanza ampliada generalmente requieren licencias pro user separadas (licencias SAM). Sin embargo, debe tenerse en cuenta que algunas de estas funciones también se incluyen en las licencias de copilot de Microsoft 365.

Casos de aplicación y ventajas:

SharePoint Premium permite la automatización de numerosos procesos comerciales, como: B. El procesamiento de facturas y contratos. Mejora la precisión de la búsqueda a través de metadatos extraídos y utilizados automáticamente y ayuda a gestionar los riesgos de cumplimiento a través de la clasificación automática y el uso de pautas. Esto lleva a una mejor gestión del conocimiento, una mayor eficiencia y productividad, ahorros de costos y mayor precisión de los datos. Los estudios y análisis de casos indican un retorno considerable de la inversión (ROI), que a menudo es transformador en lugar de solo marginal.

Sin embargo, la implementación de SharePoint Premium no es una empresa trivial. No es una solución que simplemente se "enciende" y funciona de inmediato. Más bien, requiere una inversión significativa en el tiempo y la experiencia. La capacitación de modelos AI personalizados requiere documentos de muestra cuidadosamente seleccionados (ejemplos positivos y negativos) y la integración de expertos de las áreas de negocio respectivas. También es necesaria la definición de taxonomías claras y el establecimiento de centros de contenido para administrar los modelos. Además, se debe establecer una estructura de gobierno para el curado (revisión y refinamiento) de los metadatos y clasificaciones extraídas, así como para el mantenimiento continuo de los modelos. El éxito no está garantizado sin una planificación cuidadosa, la participación de expertos y gestión continua. También hay obstáculos técnicos y prácticos: los informes indican desafíos en el procesamiento de documentos complejos, como: B. PDF de páginas múltiples con tablas que se extienden en varias páginas o páginas con varias tablas. El formato de archivo, el tamaño y las restricciones de OCR deben observarse. Además, se observaron retrasos en la publicación de actualizaciones del modelo y los problemas resultantes con el procesamiento automático. Estos factores subrayan que SharePoint Premium es poderoso, pero necesita una estrategia de implementación bien pensada y un cuidado continuo para explotar su potencial y superar las restricciones.

Adecuado para:

• Copilot de Microsoft: un análisis completo del asistente de IA de Microsoft

Copiloto para Microsoft 365 en SharePoint: Asistente de IA para contenido y cooperación

Microsoft 365 Copilot es una herramienta de productividad basada en IA que está integrada profundamente en las aplicaciones Microsoft 365, incluida SharePoint. Utiliza modelos de idiomas grandes (LLM) y accede a datos del Gráfico de Microsoft (correos electrónicos, chats, calendarios, documentos) para proporcionar soporte contextual. Una característica de seguridad central es que Copilot respeta los permisos de usuario existentes; Los usuarios solo ven información a la que ya tienen acceso. El uso requiere ciertas licencias basadas en Microsoft 365 y una licencia de copiloto adicional por usuario.

Funciones centrales en SharePoint

Creación de contenido (páginas/contribuciones)

Copilot admite a los autores directamente en el editor de texto rico de SharePoint (dentro de la parte web de texto) para crear y revisar contenido. Puede reescribir texto, adaptarse, acortar o ejecutar el sonido. Particularmente notable es la capacidad de generar sitios completos de SharePoint basados ​​en una descripción simple (aviso) o mediante el uso de documentos existentes (por ejemplo, archivos de palabras o presentaciones de PowerPoint) como base. Copilot también utiliza nuevas funciones de diseño de SharePoint, como secciones flexibles e ideas de diseño para sugerir diseños atractivos.

Agentes de SharePoint

Estos son asistentes de IA especializados que se limitan al contenido de ciertos sitios web de SharePoint o archivos y carpetas seleccionados. Puede responder preguntas sobre esta área específica de conocimiento y actuar como un "experto en Matt" para este contenido. Cada sitio web de SharePoint recibe automáticamente un agente estándar. Los usuarios con derechos de procesamiento pueden crear agentes adicionales personalizados y limitar su base de conocimiento a hasta 20 fuentes (sitios web, bibliotecas, carpetas, archivos). Los agentes siempre respetan los permisos de los usuarios individuales. También se pueden integrar y utilizar en equipos de Microsoft. Actualmente se admiten documentos de oficina comunes, PDF, archivos de texto y HTML; Se planea el soporte para imágenes, videos y Oneote. Las listas o páginas de SharePoint de la biblioteca lateral no pueden usarse actualmente como fuente.

Encontrar información/resumen

Copilot puede obtener información de las bibliotecas, listas y sitios web de documentos de SharePoint para ayudar a los usuarios a buscar archivos, generación de resúmenes o la extracción del conocimiento. Dentro de la interfaz OneDrive o SharePoint, los usuarios pueden usar Copilot para obtener resúmenes de documentos o hacer preguntas. Los primeros usuarios mencionan la capacidad de encontrar la información requerida como una ventaja significativa. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que las habilidades resumidas en el contexto de chat pueden ser limitadas (por ejemplo, hasta los últimos 30 días del curso de chat).

Integración con Copilot Studio

SharePoint puede servir como fuente de datos para la creación y capacitación de modelos y agentes de IA personalizados en Copilot Studio (anteriormente agentes virtuales de poder). Esto permite crear respuestas generativas basadas en el contenido de SharePoint. La configuración requiere la configuración de la autenticación para habilitar el acceso a los datos de SharePoint.

Casos de aplicación y ventajas

El uso de copilot en SharePoint promete aumentos significativos de productividad. Acelera el contenido del contenido, simplifica el diseño de sitios web y páginas, automatiza la creación de resúmenes y mejora la cooperación. Se facilita la búsqueda de información y se reduce el tiempo requerido para las actividades de rutina. Los estudios e informes de los usuarios iniciales ofrecen ventajas cuantificables: ahorros de tiempo promedio de 1.2 a 10 horas a la semana, un 29 % más rápida de la finalización de las tareas (búsqueda, escritura, resumen), calidad mejorada y precisión del trabajo.

Restricciones y desafíos

A pesar del potencial, hay informes de desafíos y restricciones sobre el uso de Copilot con SharePoint:

Problemas de búsqueda/acceso

Los usuarios informan respuestas inconsistentes o inexactas cuando consultan el contenido de SharePoint, especialmente cuando se trata de metadatos, recuentos de archivos o detalles específicos. Copilot parece tener dificultades con las preguntas sobre la estructura (meta temas) en contraste con las preguntas. La ventana de contexto limitada de los LLM hace que sea difícil procesar documentos muy grandes o una gran cantidad de archivos. Los retrasos en la indexación pueden afectar la topicalidad de la información. Las medidas de gobierno, como la búsqueda restringida de SharePoint (RSS) pueden restringir el acceso a los datos para el copiloto y, por lo tanto, influir en la calidad de las respuestas.

Restricciones de agente

El número de fuentes de conocimiento para los agentes se limita actualmente a 20. Las listas y las páginas no son compatibles como fuentes. El soporte de formatos de archivo se expande. Los enlaces en las páginas no funcionan como fuente de conocimiento. También se informaron problemas con el proceso de aprobación de los agentes y sus habilidades de base.

Brechas/inconsistencias funcionales

Algunos usuarios se pierden las funciones conocidas de otras herramientas de IA (por ejemplo, carga directa de documentos en el chat, elección del modelo, la generación de imágenes Dall-E). El rendimiento a veces se percibe como más fácil que con modelos especializados como GPT-4.

Voluntad a los datos

La efectividad del copilot depende en gran medida de los datos bien organizados y correctamente justificados en Microsoft 365 y SharePoint. El riesgo de intercambio de sobrevalos es considerable y debe abordarse antes de que se desplieguen el copiloto.

Estas observaciones sugieren que Copilot se diseña principalmente como asistente para tareas como el diseño, el resumen y las preguntas de respuesta basadas en el contenido accesible y utiliza la comprensión semántica. Sin embargo, no es una panacea y no reemplaza los procesos de búsqueda precisos y controlados por metadatos o tareas de inventario. Los usuarios que esperan que Copilot cuente exactamente archivos o filtren elementos basados ​​en metadatos complejos, pueden decepcionarse. Su rendimiento está limitado por los datos subyacentes en el gráfico de Microsoft, los límites de indexación y las autorizaciones utilizadas. Por lo tanto, una gestión de expectativa clara con respecto a sus habilidades en comparación con los métodos de búsqueda tradicionales es crucial para una introducción exitosa.

Ki-Gamechanger: las soluciones fabricadas en colas de plataforma de IA más flexibles que reducen los costos, mejoran sus decisiones y aumentan la eficiencia

Plataforma de IA independiente: integra todas las fuentes de datos de la compañía relevantes

• Esta plataforma de IA interactúa con todas las fuentes de datos específicas
  • De SAP, Microsoft, Jira, Confluence, Salesforce, Zoom, Dropbox y muchos otros sistemas de gestión de datos
• Integración rápida de IA: soluciones de IA hechas a medida para empresas en horas o días en lugar de meses
• Infraestructura flexible: basada en la nube o alojamiento en su propio centro de datos (Alemania, Europa, libre elección de ubicación)

• Seguridad de datos más alta: el uso en la firma de abogados es la evidencia segura
• Usar en una amplia variedad de fuentes de datos de la empresa
• Elección de sus propios modelos de IA (DE, UE, EE. UU., CN)

Desafíos que resuelve nuestra plataforma de IA

• Falta de precisión de las soluciones de IA convencionales
• Protección de datos y gestión segura de datos confidenciales
• Altos costos y complejidad del desarrollo individual de IA
• Falta de IA calificada
• Integración de la IA en los sistemas de TI existentes

Más sobre esto aquí:

• La integración de la IA de una plataforma de IA de origen independiente y de datos cruzados para todos los asuntos de la compañía

Otras funciones de IA nativas-Sharepoint se encuentran con IA: enfoque natural y de terceros en comparación

Además de SharePoint Premium y Copilot, existen otras tecnologías nativas de Microsoft que habilitan o habilitan funciones de IA en el contexto de SharePoint:

Integración de AI Builder

El AI Builder es parte de la plataforma Microsoft Power y ofrece una colección de modelos AI pre-entrenados y personalizados (por ejemplo, para el procesamiento de documentos, el reconocimiento de objetos, la categorización, la predicción). Estos modelos se pueden usar directamente en SharePoint (a menudo como parte de las funciones de SharePoint Premium/Syntex para el procesamiento estructurado/de forma libre) o mediante flujos de trabajo de automatización de potencia, que se desencadenan por eventos de SharePoint (por ejemplo, cargar un archivo). Esto permite la creación de automatización basada en IA personalizada con un enfoque de código bajo/código sin código. Los ejemplos son flujos de trabajo que extraen automáticamente metadatos de las facturas cargadas y escriben en columnas de SharePoint o clasifican documentos en función de su contenido. El uso de AI Builder requiere licencias de plataforma de potencia correspondientes o créditos de constructor de IA, algunos de los cuales también se incluyeron en las licencias Syntex/Premium o son facturados por el modelo PAYG.

Temas viva (está configurado)

Los temas de Viva usaron KI para identificar automáticamente el conocimiento en Microsoft 365 (incluido SharePoint), para organizarlos y presentarlos en forma de temas y sitios. Estos temas se mostraron en contexto relacionados con aplicaciones como SharePoint, equipos y perspectivas para facilitar el hallazgo de conocimiento e identificar a los expertos. Sin embargo, los temas de Viva se suspenderán en febrero de 2025. En cambio, Microsoft se centra en sus esfuerzos de desarrollo en las experiencias de conocimiento respaldadas por la IA dentro de Copilot y directamente en SharePoint. Las páginas de temas existentes publicadas por los usuarios se convierten en sitios normales de SharePoint que aún se pueden encontrar a través de la búsqueda, pero que ya no son actualizadas por AI.

La integración de AI Builder subraya una faceta importante de la estrategia de Microsoft: mientras que SharePoint Premium ofrece una serie de modelos IA incorporados y capacitables para tareas comunes de gestión de contenido, la plataforma Power (Power Automats, Power Apps) con AI Builder sirve como herramientas principales para la creación de flujos de trabajo con código de IA con código bajo definido por el usuario que interactúan con los datos de Sharepoint. Entonces, si las empresas necesitan una automatización de IA que vaya más allá de las funciones estándar de un ejemplo premium para la integración con sistemas externos, para implementar una lógica compleja de varias etapas o para crear superficies personalizadas con aplicaciones de energía: la plataforma Power con AI Builder es el conjunto de herramientas de Microsoft previsto. Esto ofrece un importante nivel de expansión más allá de las funciones premium incorporadas.

Adecuado para:

• Unframe AI transforma la integración de IA para las empresas en tiempo récord: soluciones a medida en horas o días

AI Soluciones de proveedores externos para la integración en SharePoint

Además de las soluciones nativas de IA de Microsoft, existe un mercado creciente para herramientas de terceros que integran o expanden las funciones de IA en SharePoint. Estas soluciones a menudo cubren nichos específicos u ofrecen enfoques alternativos para las ofertas de Microsoft. La integración es típicamente a través de diferentes mecanismos:

API

Uso de la API de Microsoft Graph o las API de SharePoint específicas para acceder a los datos y realizar acciones.

Conectores

Plataformas como Zapier o Power Automats (a través de conectores personalizados) permiten la conexión de SharePoint a servicios de IA externos.

Complementos/aplicaciones dedicados

Soluciones que están diseñadas como Parts web de SharePoint Marco (SPFX), complementos o aplicaciones independientes e interactúan directamente con SharePoint.

Ejemplos y análisis

El rango de soluciones de terceros es grande. Aquí hay algunos ejemplos, categorizados según los enfoques funcionales:

Plataformas de flujo de trabajo/automatización (con IA)

• FlowForma: una plataforma sin código que utiliza IA generativa (sus propias funciones de "copiloto" y resumen) para crear flujos de trabajo complejos que se integran perfectamente en Microsoft 365 y SharePoint.
• Nintex: ofrece herramientas extensas para la automatización del flujo de trabajo, la automatización de procesos robóticos (RPA) y la generación de documentos con integración de SharePoint. Sin embargo, puede tener una curva de aprendizaje más pronunciada y costos más altos.
• Zapier: Sirve como una plataforma de integración ("middleware") que combina SharePoint con miles de otras aplicaciones, incluidos servicios de IA como "AI por Zapier" (utiliza modelos como OpenAai, antrópico) o herramientas de IA especializadas como "AI de cejas" para la extracción de datos del sitio web. Particularmente adecuado para la automatización de tareas más fáciles de aplicación cruzada.
• KISSFLOW: Otra solución de administración de flujo de trabajo dirigida a usuarios no técnicos a través de una interfaz de usuario simple.
• Sembly.ai: Especializado para cumplir con la productividad. Se integra con SharePoint para generar automáticamente notas, resúmenes y tareas de reuniones generadas por IA en las bibliotecas de SharePoint relevantes. La integración se lleva a cabo a través de API y respeta las autorizaciones existentes.

Gestión semántica de búsqueda/conocimiento

• Poolparty Semantic Suite (de Graphwise): ofrece un nivel semántico a través de SharePoint (así como equipos y copilotos). Habilita la búsqueda semántica (que va más allá de las palabras clave y comprende los sinónimos), la etiqueta de concepto automática basada en una taxonomía administrada centralmente y la búsqueda facetada de refinamiento de los resultados. Integrado con la tienda de términos de SharePoint, Azure y la API gráfica.
• Semaphore (desde el progreso): use modelos semánticos, minería de texto y reglas de clasificación para proporcionar a los documentos de SharePoint metadatos ricos relacionados con el contexto. Un estudio de caso con una organización global sin fines de lucro mostró una mejor búsqueda de documentos y una mejor red de conocimiento en diferentes ubicaciones.
• Expert.AI: una herramienta para el análisis de texto semántico con opciones de adaptación profundas para palabras clave y conceptos. Se menciona en las comparaciones como una alternativa fuerte en el área de la semántica.
• Guru: una plataforma de búsqueda Enterprise AI que fabrica información de diferentes fuentes, incluidas SharePoint, agregadas y buscadas.
• Onyx (anteriormente Danswer): una plataforma de IA de código abierto que se combina con documentos corporativos, aplicaciones (incluida SharePoint) y personas. Ofrece una interfaz de chat, conectores a más de 40 sistemas y la opción de crear agentes de IA personalizados. Se puede operar localmente o en la nube.

Procesamiento/grabación de documentos

• Artsyl Docalpha: se integra estrechamente con SharePoint y ofrece reconocimiento de documentos basado en OCR extendido (clasificación automática y asignación de metadatos), extracción de datos inteligentes (con modelos capacitables) y automatización de flujo de trabajo. Su objetivo a industrias específicas como la atención médica, las finanzas y la fabricación.
• ConceptClassifier (de diferentes proveedores): un complemento que utiliza la tecnología de "procesamiento de términos compuestos" para clasificar los datos no estructurados en SharePoint y extraer metadatos.

Plataformas generales de KI/productividad

• Stack AI: una plataforma para crear agentes de IA que interactúen con datos internos y API, incluido el procesamiento y la búsqueda de documentos.
• Kama Dei: Una plataforma para la comprensión del lenguaje natural (NLU) con una base de datos de conocimiento configurable para crear agentes virtuales.

Herramientas de código abierto / desarrollador

En GitHub hay varios proyectos de código abierto y repositorios sobre el desarrollo de SharePoint (por ejemplo, repositorios oficiales de Microsoft para documentación y capacitación SPFX). También existen herramientas específicas como "Pitton Pulse", una aplicación de poder de Microsoft Teams que SharePoint utiliza como fuente de datos para compartir indicaciones de copilot, o herramientas de productividad más generales con la portada de SharePoint. Onyx es un ejemplo de una plataforma de búsqueda/IA de código abierto más integral con Connector de SharePoint.

Comparación de herramientas de KI: enfoques integrados versus de terceros

La decisión entre el uso de las soluciones integradas de Microsoft AI, como SharePoint Premium o Copilot y la integración de herramientas de terceros, requiere una consideración cuidadosa de varios aspectos. Integrated Solutions ofrece una integración muy profunda en Microsoft 365 y una experiencia de usuario perfecta. Su rango funcional es amplio y cubre áreas como el procesamiento, la gobernanza y la asistencia, aunque la profundidad puede variar según la función. Los modelos de costos de estas soluciones son híbridos: se basan tanto en los enfoques de usuario como de usuario. La adaptabilidad se limita a la capacitación del modelo, las indicaciones y el uso de la plataforma de potencia, mientras que la integración de seguridad se basa en los estándares existentes y el cumplimiento de Microsoft 365. El esfuerzo de mantenimiento está regulado de manera eficiente por actualizaciones centrales del ecosistema de Microsoft, pero requiere una cierta configuración y capacitación. En última instancia, esto conduce a un alto empate del fabricante dentro del sistema de Microsoft.

¿O elige herramientas especializadas de "mejores de las mejores" de proveedores de terceros para tareas de IA específicas que pueden ofrecer una funcionalidad superior en esta área, pero causan un esfuerzo de integración y costos administrativos potencialmente más altos, con la excepción de Xpert.

Las soluciones de terceros, por otro lado, son variables en términos de profundidad de integración. Por ejemplo, funcionan con API, conectores y complementos, lo que puede significar complejidad adicional. A menudo se especializan en nichos y ofrecen funciones potencialmente más profundas que las soluciones integradas en áreas específicas. Los modelos de costos varían mucho, comenzando con suscripciones a modelos freemium y de código abierto. Con la adaptabilidad, la ventaja a menudo es con proveedores de terceros, especialmente soluciones de código abierto, que permiten la máxima flexibilidad. Sin embargo, estas soluciones requieren una prueba separada con respecto a la seguridad y el manejo de datos, así como la gestión de integración potencialmente más alta. La corbata del fabricante suele ser más baja, pero hay una dependencia del respectivo proveedor de tercera parte.

La decisión entre la integración nativa de Microsoft y las herramientas especializadas de terceros también debe considerarse con respecto al esfuerzo de integración y la unión del fabricante. Mientras que Microsoft 365 ofrece una integración profunda dentro de su propio ecosistema, el enlace (bloqueo) a este fabricante puede ser alto. Las soluciones del tercer partido, por otro lado, potencialmente ofrecen más flexibilidad. Por lo tanto, las organizaciones deben considerar cuidadosamente si la supuesta ventaja de las funciones especializadas justifica los costos adicionales y la complejidad de la integración.

Adecuado para:

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Efectos de la IA en las funciones centrales de SharePoint

La inteligencia artificial no solo cambia las estrategias generales de gestión de contenido, sino que también afecta las funciones centrales de SharePoint, en particular en la búsqueda y automatización de procesos.

Buscar y encontrar información

La búsqueda tradicional de palabras clave en los portales corporativos a menudo conduce a resultados insatisfactorios y una gran cantidad de tiempo para los usuarios. AI promete mejoras básicas aquí:

De palabras clave a conceptos

La búsqueda apoyada por la IA va más allá de la comparación pura de las palabras clave. Su objetivo es comprender la intención del usuario detrás de una consulta de búsqueda y tener en cuenta el contexto semántico de palabras y frases.

búsqueda semántica

Esta tecnología utiliza códigos vectoriales (representaciones matemáticas de palabras y conceptos) y modelos de voz para encontrar información relacionada conceptualmente, incluso si los términos de búsqueda exactos no ocurren en el documento. La búsqueda de Microsoft y el copilot en particular se basan en dicho índice semántico que se genera a partir de los datos en el gráfico de Microsoft. Este índice permite reconocer las relaciones entre diferentes formularios de palabras, comprender los sinónimos e identificar documentos similares en términos de contenido. Azure AI Search también ofrece funciones semánticas como el reanimiento (reevaluación de los resultados de búsqueda basados ​​en la relevancia semántica), la extracción de los snippets de respuesta y el énfasis. Los terceros proveedores como Pool Party también integran funciones de búsqueda semántica en SharePoint. Puede ser necesaria una licencia de copilot de Microsoft 365 en el inquilino para ciertas funciones semánticas extendidas, especialmente en el contexto de Copilot Studio o Azure AI Search para usar de manera óptima la indexación semántica.

Procesamiento del lenguaje natural (PNL) / consultas del lenguaje natural

AI permite cada vez más a los usuarios hacer preguntas en un lenguaje natural y cotidiano en lugar de tener que usar términos de búsqueda rígidos. Microsoft 365 Copilot está explícitamente diseñado para esta interacción conversacional. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que Microsoft ha anunciado que ciertas formas de soporte para consultas de lenguaje natural en las interfaces de búsqueda estándar de Microsoft 365 (como Outlook, equipos, búsqueda de SharePoint) expiran con filtros o el uso de copilot. También se pueden utilizar herramientas como Llamaindex en combinación con conectores de datos (por ejemplo, CDATA) para desarrollar soluciones personalizadas que permitan consultas de lenguaje natural contra los datos de SharePoint. La función Ediscovery (Premium) en Microsoft Purview también utiliza un constructor de consultas de lenguaje natural en relación con Copilot.

Personalización y recomendaciones

Los algoritmos de IA analizan el comportamiento de los usuarios, su papel en la empresa, sus interacciones y relaciones en el gráfico de Microsoft para proporcionar resultados de búsqueda personalizados y sugerir proactivamente contenido relevante (documentos, noticias, expertos).

Las ventajas de estas mejoras de búsqueda compatibles con AI son un hallazgo de información más rápido, resultados de búsqueda más relevantes, un mejor descubrimiento de conocimiento y una reducción en el tiempo que los empleados pasan con la búsqueda.

La tabla muestra las diferencias entre las diferentes búsquedas. La búsqueda de palabras clave tiene lugar a través de la comparación exacta de los términos y es prácticamente limitada debido a su simplicidad, pero está restringida en relevancia, ya que no tiene en cuenta el contexto o los sinónimos. La búsqueda estándar de Microsoft, que está personalizada, también utiliza señales del gráfico de Microsoft para ofrecer una mejor relevancia adaptada al usuario. Sin embargo, a menudo descuida el contexto semántico y depende mucho de la calidad de los datos de gráficos. La búsqueda semántica, que se basa en tecnologías como Copilot o Azure AI, funciona con códigos vectoriales y comprende el contexto y la importancia de las consultas de búsqueda. Proporciona la mayor relevancia porque reconoce las intenciones y también encuentra conceptualmente similar. Sin embargo, requiere una configuración explícita, licencias correspondientes y datos de alta calidad y puede alcanzar sus límites para metaes meta complejos. La consulta del lenguaje natural se basa en la IA conversacional y la detección de intenciones permite la entrada intuitiva y flexible. Sin embargo, puede ser ambiguo, solo es compatible con una extensión limitada en las interfaces de usuario estándar y su precisión depende en gran medida de la calidad del modelo subyacente.

El desarrollo de la búsqueda dentro de Microsoft 365 muestra una dirección clara: Copilot representa la próxima generación y utiliza un índice semántico más avanzado que la búsqueda estándar de Microsoft. Si bien la búsqueda estándar ya integra la personalización del gráfico de Microsoft, Copilot agrega una comprensión semántica más profunda y la capacidad de iniciar sesión lógica. La configuración de la búsqueda de Microsoft en Bing a favor del copiloto subraya esta orientación estratégica. Sin embargo, la búsqueda de copilot también alcanza los límites en la práctica, especialmente en el caso de datos insuficientemente preparados o autorizaciones poco claras. Herramientas como la búsqueda restringida de SharePoint (RSS) ilustran el área de tensión entre el amplio acceso a los datos que la IA necesita y los requisitos de la gobernanza de datos, que influye en el copiloto y la búsqueda estándar. Por lo tanto, Copilot no es simplemente una "mejor búsqueda", sino un asistente de inteligencia artificial cuya capacidad de búsqueda se basa en la comprensión semántica, sino que depende de la calidad y la accesibilidad de los datos subyacentes.

Automatización de procesos y gestión de contenido

AI también revoluciona la forma en que el contenido se gestiona en SharePoint y se integra en procesos:

Clasificación automatizada y palabras clave

Los modelos de IA, especialmente los de SharePoint Premium/Syntex, pueden analizar y clasificar automáticamente documentos en función de su contenido. Aplican etiquetas de metadatos predefinidos, ya sea basadas en modelos capacitados o mediante la integración con la taxonomía de SharePoint (metadatos administrados). Esto reduce significativamente el esfuerzo manual y garantiza metadatos consistentes en todo el stock de documentos.

Extracción de metadatos

Además de la clasificación pura, KI puede extraer información específica, como datos, nombres, cantidades, cláusulas contractuales, de estructurado (formularios) y no estructurado (cartas, contratos). Estos datos extraídos se guardan en columnas de SharePoint (campos de metadatos) y, por lo tanto, habilitan procesos controlados por metadatos y mejoran significativamente la capacidad de búsqueda.

Automatización de flujo de trabajo

Los metadatos extraídos automáticamente o la clasificación se han utilizado como disparador para flujos de trabajo aguas abajo que generalmente se crean con autómatas de potencia. Ejemplos de esto son procesos de aprobación basados ​​en una cantidad de factura extraída, notificaciones para los próximos procesos contractuales o el enrutamiento automático de documentos al departamento responsable.

Automatización de cumplimiento (nombres de almacenamiento/confidencialidad)

Una aplicación particularmente importante es el uso automático de las pautas de cumplimiento. Los modelos AI (dentro de SharePoint Premium/Syntex) se pueden configurar de tal manera que aplique automáticamente los nombres de almacenamiento (etiquetas de retención) o nombres de confidencialidad (etiquetas de sensibilidad) de Microsoft Purview a documentos, según su clasificación o el contenido reconocido (por ejemplo, información confidencial). Esto asegura que el contenido se trate de acuerdo con las pautas de la compañía y los requisitos legales sin que los usuarios tengan que intervenir manualmente. La configuración se lleva a cabo vinculando los nombres de Purview con los modelos AI o por las pautas de etiquetado de automóviles en Purview, que reaccionan a ciertos tipos de contenido, tipos de información confidencial, palabras clave o clasificadores capacitables. Un ejemplo concreto sería un modelo Syntex que reconoce "especificaciones del producto" y utiliza automáticamente un nombre de almacenamiento basado en eventos "5 años después de la configuración del producto". Power Automats también se puede usar para aplicar nombres basados ​​en la lógica del flujo de trabajo.

Ensamblaje de contenido

Como ya se mencionó, esta función automatiza la creación de documentos estandarizados.

Las ventajas de estas automatización son obvias: mayor eficiencia, reducción de errores manuales, mejor cumplimiento, mayor consistencia de datos y procesos comerciales acelerados.

La capacidad de la IA para automatizar las tareas de cumplimiento es un cambio de paradigma. Tradicionalmente, el cumplimiento de los períodos de retención o la protección de los datos confidenciales dependía en gran medida de los procesos manuales y el cuidado de los empleados, sino es propenso a errores y es difícil de escala. KI, especialmente por SharePoint Premium/Syntex, ahora permite las pautas de cumplimiento que se definen en Microsoft Purview para aplicarlas de manera proactiva y automática en función del contenido de los documentos. Al comprender la IA, qué tipo de documento es o si contiene información confidencial, puede usar el nombre correcto de almacenamiento o confidencialidad sin que un usuario tenga que hacerlo manualmente. Esto aumenta drásticamente la consistencia de la aplicación y reduce el riesgo de violaciones de cumplimiento. Este es un valor agregado considerable para las empresas en las industrias reguladas o aquellas con grandes cantidades de datos confidenciales. La IA actúa como un puente entre el contenido en sí y las reglas de gobernanza que se utilizarán en él y permite la aplicación automatizada a gran escala.

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Valor estratégico y consideraciones de implementación

La integración de la IA en SharePoint ofrece un valor adicional estratégico significativo más allá de la mejora de las funciones individuales. Sin embargo, la decisión de implementar la implementación debe basarse en una cuidadosa consideración de las ventajas, costos y requisitos necesarios.

El caso de negocios: ¿Por qué implementar IA en SharePoint?

Los argumentos para el uso de IA en SharePoint son diversos y tocan las áreas centrales del rendimiento de la compañía:

Eficiencia y productividad

La ventaja más tangible es el ahorro masivo de tiempo a través de la automatización de tareas manuales y repetitivas. Esto incluye entrada de datos, clasificación de documentos, techo, resumen y la creación de documentos estándar. Los empleados se alivian de las actividades rutinarias y pueden concentrarse en tareas más estratégicas y más valoradas. La búsqueda mejorada también acelera el hallazgo de información.

Gestión del conocimiento

KI ayuda a transformar las cantidades de información a menudo no estructuradas en SharePoint en conocimiento organizado y accesible. El dial y la clasificación automáticos de golpes mejora la capacidad de búsqueda y la reutilización de la información. Aunque los temas de Viva están establecidos, el objetivo sigue siendo la reducción de las personas mejor con conocimiento y experiencia, ahora principalmente a través de SharePoint y Copilot.

Cumplimiento y gobierno

AI permite la implementación automatizada de las pautas de cumplimiento. El uso automático de las designaciones de almacenamiento y confidencialidad basadas en el contenido, el reconocimiento de información confidencial y el uso constante de metadatos ayuda a reducir los riesgos de cumplimiento y aumentar la precisión de los datos. Esto también admite la auditoría.

Ahorro de costos y ROI

La automatización reduce los costos operativos causados ​​por procesos manuales, solución de problemas y búsqueda ineficiente. Los ahorros potenciales también resultan de la consolidación de herramientas y evitan los costos de sistemas heredados especializados. Los estudios de casos y los análisis de ROI, tanto para Syntex/Premium como para copilotos, indican un alto potencial de ahorro que a menudo va mucho más allá de las mejoras marginales y puede lograr un retorno de la inversión de más del 100% a más del 400%.

Sostenibilidad

La implementación de IA prepara la base de contenido para futuros desarrollos y especialmente para asistentes de IA como Copilot. Posee a la empresa de acuerdo con la tendencia general para la integración de la IA en el lugar de trabajo digital.

Factores de implementación

La introducción de soluciones de IA en SharePoint requiere un enfoque estratégico y la consideración de varios factores clave:

Licencia y costos

Comprender los modelos de licencia es esencial. SharePoint Premium combina un modelo de pago por uso (a través de la suscripción de Azure) para los servicios de procesamiento con licencias basadas en el usuario para funciones de gobierno extendidos (SAM). Microsoft 365 Copilot también requiere una licencia de usuario separada además de las licencias basadas en M365. Los costos, especialmente para las funciones premium y el copiloto, pueden ser un obstáculo, especialmente para organizaciones más pequeñas. Se recomienda el uso de computadoras y herramientas de evaluación. El establecimiento de la factura de PayG requiere un enlace a una suscripción de Azure y un grupo de recursos.

Diseño de datos y arquitectura de información (IA)

Este es uno de los factores de éxito más críticos. La efectividad de las herramientas de IA, especialmente el copiloto, depende enormemente de la calidad, la organización y las autorizaciones de los datos subyacentes en SharePoint y Microsoft 365. Una arquitectura de información robusta es esencial: estructura clara de sitios web y sitios de centros, uso consistente de metadatos e tipos de ingredientes, estructuras lógicas de la carpeta y convenciones de nombre. Los datos redundantes, anticuados o triviales (rojos) deben identificarse y ajustarse porque pueden afectar los resultados de la IA. El factor decisivo es la revisión y corrección de los permisos de archivo y la eliminación del exceso de intercambio antes de que las herramientas de IA como el copilot se introduzcan de par en par. Herramientas como SharePoint Advanced Management (SAM) y Microsoft Purview son fundamentales para esto. La IA en sí también influye en las mejores prácticas para los metadatos estandarizados con IA, los procesos de etiquetado automatizados y los controles de calidad se están volviendo aún más importantes. La necesidad de una base de datos sólidos no se puede enfatizar lo suficiente; La IA no es un sustituto de la higiene de información básica, pero lo requiere.

Implementación técnica y experiencia

La configuración de SharePoint Premium requiere pasos de configuración, como vincular a Azure, configurar centros de contenido y capacitar a los modelos personalizados. Esto puede requerir conocimientos técnicos y hacer que sea necesario integrar especialistas en TI o socios externos. Hay una curva de aprendizaje para administradores y usuarios. Es aconsejable iniciar pequeñas aplicaciones específicas y prometedoras y desplegar gradualmente las soluciones.

Desafíos y restricciones

Las organizaciones deben ser conscientes de los posibles obstáculos técnicos, como: B. Problemas de precisión en los modelos, límites de procesamiento para ciertos tipos de archivos, tamaños o diseños complejos, inconsistencias en respuestas de copilot o complejidades en la integración de diferentes sistemas.

Gestión de cambios y adopción

La introducción de herramientas de IA cambia los métodos de trabajo. La adopción exitosa requiere capacitación de usuarios dirigida, comunicación clara a través de los beneficios y los límites de las herramientas y posiblemente el establecimiento de "campeones" internos o multiplicadores.

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Consideraciones éticas y de protección de datos

El uso de IA en el contexto de la empresa plantea importantes preguntas éticas y de protección de datos que deben abordarse de manera proactiva:

Sesgo y equidad

Los modelos de IA aprenden de los datos y, por lo tanto, pueden absorber y reforzar los prejuicios existentes (sesgo). Esto puede conducir a resultados discriminatorios o injustos. Se requiere monitoreo y adaptación continua de los modelos para reconocer y minimizar el sesgo. El contenido generado y las sugerencias deben verificarse en busca de neutralidad e inclusión.

Protección de datos y seguridad

Los sistemas de IA como el proceso de copilotas potencialmente grandes de datos de la compañía, incluida la información confidencial o personal. El riesgo principal es que las autorizaciones incorrectas (acciones compartidas) o configuraciones incorrectas hacen que los datos confidenciales accesibles sin querer usuarios que no deberían ver. El cifrado robusto, los controles de acceso estrictos y el cumplimiento de las regulaciones de protección de datos (como GDPR/GDPR) son esenciales. Microsoft enfatiza que el copiloto utiliza medidas de protección de datos comerciales que evitan que las indicaciones del usuario o los datos se utilicen para capacitar a LLM públicas. Sin embargo, las organizaciones deben definir y comunicar sus propias pautas de manejo de datos y, particularmente cuidadosamente tratar con datos legalmente restringidos (por ejemplo, datos de salud/PHI, PII).

Transparencia y responsabilidad

Los usuarios deben poder comprender cómo surgen las respuestas generadas por AI. Dado que los LLM ocasionalmente "alucinan", es decir, información falsa pero convincente que suena, es crucial que los usuarios verifiquen y verifiquen críticamente los resultados. Las pautas y responsabilidades de uso claras para verificar los resultados de la IA son necesarios.

Principios responsables ai

El uso de IA debe seguir principios éticos: respetuoso, cumplido y cuidadoso para evitar daños. Deben tenerse en cuenta aspectos como la accesibilidad de las herramientas de IA y los posibles efectos en los trabajos. Se debe evitar la dependencia excesiva de la IA que reduce el pensamiento crítico.

La introducción de IA en SharePoint crea una dualidad inherente: por un lado, estas herramientas permiten enormes ganancias de eficiencia a través del acceso y procesamiento de grandes cantidades de datos. Por otro lado, exactamente estas habilidades abren nuevos RiskOvectores para la protección de datos y la seguridad de los datos. La capacidad del copiloto para acceder a correos electrónicos, chats y documentos para proporcionar ayuda contextual también conlleva el riesgo de divulgación involuntaria de información confidencial si los permisos subyacentes son incorrectos o demasiado extensos. Por lo tanto, es esencial que la implementación de herramientas de IA esté de mano para fortalecer las medidas de seguridad y protección de datos, así como el establecimiento de pautas éticas claras y procesos de gobernanza. Los beneficios de la IA solo se pueden implementar de manera responsable si los riesgos asociados se gestionan activamente.

Microsoft 365 y AI: tendencias, herramientas y la próxima generación de productividad

La integración de la IA en SharePoint es solo al principio. El desarrollo futuro debe ser moldeado por las siguientes tendencias:

Integración de IA más profunda y amplia

Se espera que las funciones de IA estén integradas aún más perfectas e integrales en SharePoint, OneDrive, equipos y otros servicios de Microsoft 365. AI formará cada vez más la base para la gestión de contenido, la automatización y las experiencias de los usuarios.

Desarrollo adicional de SharePoint Premium

Se espera que Microsoft expanda aún más las funciones de SharePoint Premium. Características como la aplicación de documentos comerciales, el centro de documentos, el archivo a nivel de archivo y los períodos de retención más largos para la copia de seguridad M365 están en la hoja de ruta. Las funciones centrales del procesamiento de contenido y el gobierno también se desarrollan aún más, p. B. a través de nuevas reglas de IA para establecer nombres de confidencialidad y almacenamiento.

Mejoras en Copilot

Se espera que el copiloto sea más inteligente, mejor integrado (por ejemplo, visualización de tarjetas de conexiones VIVA en agentes) y potencialmente capaz en relación con tareas y conclusiones más complejas. También se esperan mejoras en la interacción del lenguaje.

Experiencia de autores optimizados

La creación de contenido en SharePoint se simplifica aún más por AI, p. B. A través de la creación lateral basada en IA, sugerencias de diseño para secciones laterales, diseños más flexibles (cuadrículas de 12 columnas), coautoría en tiempo real para páginas y herramientas mejoradas para el procesamiento de mesa.

Enfoque persistente en la gobernanza

En vista de las crecientes cantidades de datos y el aumento del uso de IA, se espera que Microsoft continúe desarrollando y mejorando las herramientas para administrar el acceso, el ciclo de vida y el cumplimiento en la edad de la IA.

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Recomendaciones: Aumento de la eficiencia y gestión del conocimiento por IA en SharePoint

La integración de la inteligencia artificial marca un punto de inflexión para Microsoft SharePoint. La plataforma se desarrolla desde un sistema para el almacenamiento de documentos puros a un entorno inteligente para la gestión de contenido, la colaboración y la búsqueda de conocimiento. Las soluciones nativas de Microsoft, sobre todo, SharePoint Premium (como un desarrollo adicional de Syntex) y Microsoft 365 Copilot, ofrecen herramientas potentes, incluso si se desarrollan, para automatizar procesos, mejora en la búsqueda y soporte de los usuarios. Estos se complementan con soluciones especializadas de tercera parte. El valor estratégico está en un aumento considerable en la eficiencia, el mejor acceso al conocimiento, el cumplimiento automatizado y el ahorro potencialmente de alto costo.

Para aumentar con éxito este potencial, la planificación estratégica y la implementación cuidadosa son esenciales. Basado en el análisis, el resultado de las siguientes recomendaciones básicas:

Priorizar el análisis y las aplicaciones de las necesidades

No introduzca soluciones de IA por su propio bien. Identifique los desafíos comerciales concretos, ya que el procesamiento de documentos ineficientes de IT, resultados de búsqueda deficientes, brechas de cumplimiento o silos de conocimiento, que AI puede proporcionar un valor agregado medible. Priorice las aplicaciones basadas en el retorno de la inversión esperado (ROI) y la importancia estratégica.

Establecer el gobierno de datos como base

Este es el requisito previo más importante. Antes de implementar herramientas de inteligencia artificial, como copilot o funciones premium extensas, invertir tiempo y recursos para limpiar sus bases de datos, la optimización de la arquitectura de la información y la renovación de permisos y problemas de sobrevaltar. Use las herramientas de SharePoint Advanced Management (SAM) y Microsoft Purview. Una gobernanza sólida no es una opción, sino la base para el uso efectivo y seguro de la IA.

Pesar las soluciones nativas vs. de terceros

Evalúe las soluciones nativas SharePoint Premium y Copilot debido a su profunda integración para los requisitos básicos en el área de procesamiento de contenido y asistencia general de IA dentro de Microsoft 365. Considere las herramientas de terceros si hay requisitos específicos de nicho altamente prioritarios que no están cubiertas por las ofertas nativas, o si ya se han realizado inversiones fuertes en soluciones de terceros de terceros existentes. Tenga en cuenta las compensaciones con respecto a las profundidades de integración, la especialización de funciones, los costos y el esfuerzo de mantenimiento.

Empiece a poco y continúa iterativo

Iniciar proyectos piloto para aplicaciones o departamentos seleccionados. Use modos de simulación cuando estén disponibles (por ejemplo, para pautas de marcado automático) para estimar los efectos. Mida los resultados y los modelos y procesos de ROI y refine antes de planificar una amplia introducción. Comunique claramente las habilidades actuales y los límites de las herramientas de IA para establecer expectativas realistas.

Licencias y ética proactivas

La familia se familiariza con los modelos de licencia híbrida de SharePoint Premium y las estructuras de costos de Copilot. Tenga en cuenta los presupuestos de Azure necesarios para los servicios de PAYG. Desarrolle pautas éticas claras y pautas de uso para las herramientas de IA que aborden aspectos como la protección de datos, la evitación de sesgo y la necesidad de verificar el resultado. Planifique las medidas de capacitación de usuarios y gestión de cambios.

En conclusión, se puede afirmar que la integración de la IA es de importancia crucial para el valor agregado futuro de SharePoint. Un enfoque estratégico, bien controlado e iterativo que combina las posibilidades tecnológicas con prácticas sólidas de gobernanza y consideraciones éticas es la clave para realizar las ventajas significativas y al mismo tiempo gestionar los riesgos inherentes.

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