Lidiar con software de gestión de almacenes obsoleto

Intercambiar o "seguir así"?

Los sistemas de almacenamiento modernos tienen ahora una vida útil técnica de diez o más años, durante la cual pueden adaptarse a los desarrollos actuales. Pero ¿qué pasa con el software de control? Es difícil imaginar que una empresa pueda operar con éxito en el mercado con un software que tiene diez años de antigüedad. Por lo tanto, los especialistas en logística se enfrentan a la pregunta de si es necesario actuar y cuándo, a pesar de que el hardware seguirá funcionando eficientemente durante algunos años más.

Un software de gestión de almacenes obsoleto que ya no satisface adecuadamente los requisitos de eficiencia de los procesos ni es compatible con el entorno de red moderno: esta es, sin duda, una situación que afecta a muchas empresas. Sin embargo, el riesgo de migrar a una solución de software moderna suele evitarse. Esto no es sorprendente, ya que implementar un nuevo software de gestión de almacenes puede ser un problema para muchas empresas de logística, especialmente al gestionar grandes inventarios con miles de artículos diferentes. Incluso después de la migración, el sistema debe seguir registrando todos los artículos y – lo que es igual de importante – debe ser rastreable para el aprovisionamiento o el inventario.

Software de gestión de almacenes: antiguo versus nuevo

Hay una serie de razones comprensibles por las que los administradores de TI evitan la tarea de reemplazar sus antiguos sistemas logísticos con un nuevo software de gestión de almacenes. Estos incluyen requisitos técnicos poco claros, miedo al tiempo de inactividad, falta de recursos técnicos o humanos o simplemente el tiempo y el costo de una nueva implementación. Por eso muchas empresas siguen utilizando su software obsoleto para controlar los sistemas de aprovisionamiento, aunque ya no se adapte al nuevo mundo de las redes. Esto crea soluciones aisladas que dificultan la gestión eficiente de la organización, el control y la administración de procesos generales. Si la integración de un nuevo módulo SAP o el intercambio con el WMS causan problemas, difícilmente será posible un uso eficiente. Muchos especialistas en logística lo han reconocido y, por lo tanto, están reconsiderando sus procesos logísticos.

Pero implementar un nuevo software de gestión de almacenes requiere una preparación extremadamente cuidadosa, especialmente cuando hay grandes inventarios. Además de aclarar las capacidades de tiempo y los costes de inversión, se deben tener en cuenta las estructuras y procesos intralogísticos, así como la distribución del almacén y las condiciones estructurales. Por último, pero no menos importante, hay que garantizar que el nuevo sistema de control armonice de forma óptima con el sistema de almacenamiento existente. Por este motivo, tiene sentido implementar el nuevo software en estrecha coordinación con el respectivo fabricante del dispositivo de almacenamiento. En última instancia, además de sus propios conocimientos de logística y TI, también aportan su amplia experiencia en proyectos comparables en otras empresas.

Paso 1: ¿Qué software para qué requisitos?

Al principio, los especialistas realizan un análisis del proceso in situ para conocer las circunstancias y determinar las necesidades y requisitos del cliente. A continuación, los resultados se incorporan a un sistema de pruebas para el software de gestión de almacenes del fabricante. Por ejemplo, Kardex Remstar, un productor de sistemas dinámicos de almacenamiento y recuperación, ofrece a los clientes de sus dispositivos la oportunidad de probarlos con Power Pick Global, el sistema de control actual de Kardex Remstar.

Tras la formación inicial, los empleados del almacén y los responsables de intralogística utilizan el sistema de prueba para simular su entorno de trabajo diario – idealmente de forma práctica y a diario durante un periodo determinado. Posteriormente, se realiza un taller para repasar la experiencia adquirida. Los resultados de este taller se utilizan para elaborar las especificaciones, incluyendo cualquier ajuste específico para el cliente, que constituyen la base de la propuesta comercial. La duración del proyecto se determina una vez finalizado, en función de su envergadura y de los recursos disponibles.

¿Dos sistemas o uno?

El siguiente paso depende del resultado de la toma de decisiones compartida. Dependiendo de las estructuras, los procesos y el panorama de los sistemas TI, Kardex Remstar ofrece a sus clientes diferentes soluciones de software. Por ejemplo, con un software de gestión de almacenes obsoleto y un nuevo SAP, surge la pregunta: ¿Debería la empresa implementar el nuevo software de tal manera que funcione de forma subordinada a una solución SAP que ya se utiliza en la empresa? En esta constelación, una interfaz transfiere todos los pedidos relevantes para el almacén de SAP al sistema de control (y los recibe para su confirmación y comparación de inventario). Por lo tanto, los empleados del almacén tienen que operar dos sistemas en paralelo, pero pueden aprovechar todas las ventajas del nuevo software de gestión de almacenes (LVS).

Otra posibilidad sería que LVS se integrara perfectamente en SAP. Con esta solución orientada a SAP, los empleados del almacén sólo trabajan a través de la interfaz SAP. Por supuesto, también es posible conectar el LVS a otros sistemas de software ERP, por ejemplo de Microsoft Dynamics u Oracle .

No importa qué solución elija finalmente el cliente, el alivio de haber abordado con éxito el delicado tema supera el problema. Porque los resultados son claros: procesos más eficientes y un mejor flujo de material en el almacén demuestran claramente que el esfuerzo se amortiza relativamente rápido. Dependiendo del número de artículos, el rendimiento y el capital invertido en el almacén, se calcula el retorno de la inversión (ROI) de un máximo de un año para la renovación del software de gestión de almacén.