Lidiar con software de gestión de almacenes obsoleto

Publicado el: 19 de abril de 2016 / Actualización desde: 24 de abril de 2021 - Autor: Konrad Wolfenstein

¿Intercambio o “negocios como siempre”?

Los sistemas de almacenamiento modernos tienen ahora una vida útil técnica de diez o más años, durante la cual pueden adaptarse a los desarrollos actuales. Pero ¿qué pasa con el software de control? Es difícil imaginar que una empresa pueda operar con éxito en el mercado con un software que tiene diez años de antigüedad. Por lo tanto, los especialistas en logística se enfrentan a la pregunta de si es necesario actuar y cuándo, a pesar de que el hardware seguirá funcionando eficientemente durante algunos años más.

Un software de gestión de almacenes obsoleto, que no cumple suficientemente los requisitos de eficiencia de los procesos y que ya no se adapta al mundo moderno de las redes: sin duda, un escenario que afecta a muchas empresas. Sin embargo, a menudo se evita el riesgo de cambiar el sistema a una solución de software moderna. Esto no es sorprendente, ya que la implementación de un nuevo software de gestión de almacenes puede ser un dolor de cabeza para muchos especialistas en logística, dados sus grandes inventarios con miles de artículos diferentes. Naturalmente, incluso después del cambio, el sistema debe registrar todos los artículos y, al menos igual de importante, poder encontrarlos para su suministro o inventario.

Software de gestión de almacenes: antiguo versus nuevo

Hay una serie de razones comprensibles por las que los administradores de TI evitan la tarea de reemplazar sus antiguos sistemas logísticos con un nuevo software de gestión de almacenes. Estos incluyen requisitos técnicos poco claros, miedo al tiempo de inactividad, falta de recursos técnicos o humanos o simplemente el tiempo y el costo de una nueva implementación. Por eso muchas empresas siguen utilizando su software obsoleto para controlar los sistemas de aprovisionamiento, aunque ya no se adapte al nuevo mundo de las redes. Esto crea soluciones aisladas que dificultan la gestión eficiente de la organización, el control y la administración de procesos generales. Si la integración de un nuevo módulo SAP o el intercambio con el WMS causan problemas, difícilmente será posible un uso eficiente. Muchos especialistas en logística lo han reconocido y, por lo tanto, están reconsiderando sus procesos logísticos.

Pero implementar un nuevo software de gestión de almacenes requiere una preparación extremadamente cuidadosa, especialmente cuando hay grandes inventarios. Además de aclarar las capacidades de tiempo y los costes de inversión, se deben tener en cuenta las estructuras y procesos intralogísticos, así como la distribución del almacén y las condiciones estructurales. Por último, pero no menos importante, hay que garantizar que el nuevo sistema de control armonice de forma óptima con el sistema de almacenamiento existente. Por este motivo, tiene sentido implementar el nuevo software en estrecha coordinación con el respectivo fabricante del dispositivo de almacenamiento. En última instancia, además de sus propios conocimientos de logística y TI, también aportan su amplia experiencia en proyectos comparables en otras empresas.

Paso 1: ¿Qué software para qué requisitos?

Al principio, los especialistas realizan un análisis del proceso in situ para conocer las circunstancias y determinar las necesidades y requisitos del cliente. A continuación, los resultados se incorporan a un sistema de pruebas para el software de gestión de almacenes del fabricante. Por ejemplo, Kardex Remstar, un productor de sistemas dinámicos de almacenamiento y recuperación, ofrece a los clientes de sus dispositivos la oportunidad de probarlos con Power Pick Global, el sistema de control actual de Kardex Remstar.

Después de la formación e instrucción inicial, los empleados del almacén y los responsables de la intralogística utilizan el sistema de pruebas para mapear su entorno de trabajo diario, idealmente de forma práctica y diariamente durante un período de tiempo determinado. Posteriormente, un taller retoma las experiencias adquiridas. De los resultados se deriva la especificación de requisitos, con posibles adaptaciones específicas del cliente, que constituye la base de la oferta comercial. Dependiendo del tamaño del proyecto y los recursos disponibles, la duración del proyecto se determinará una vez finalizado.

¿Dos sistemas o uno?

El siguiente paso depende del resultado de la toma de decisiones compartida. Dependiendo de las estructuras, los procesos y el panorama de los sistemas TI, Kardex Remstar ofrece a sus clientes diferentes soluciones de software. Por ejemplo, con un software de gestión de almacenes obsoleto y un nuevo SAP, surge la pregunta: ¿Debería la empresa implementar el nuevo software de tal manera que funcione de forma subordinada a una solución SAP que ya se utiliza en la empresa? En esta constelación, una interfaz transfiere todos los pedidos relevantes para el almacén de SAP al sistema de control (y los recibe para su confirmación y comparación de inventario). Por lo tanto, los empleados del almacén tienen que operar dos sistemas en paralelo, pero pueden aprovechar todas las ventajas del nuevo software de gestión de almacenes (LVS).

Otra posibilidad sería que LVS se integrara perfectamente en SAP. Con esta solución orientada a SAP, los empleados del almacén sólo trabajan a través de la interfaz SAP. Por supuesto, también es posible conectar el LVS a otros sistemas de software ERP, por ejemplo de Microsoft Dynamics u Oracle .

No importa qué solución elija finalmente el cliente, el alivio de haber abordado con éxito el delicado tema supera el problema. Porque los resultados son claros: procesos más eficientes y un mejor flujo de material en el almacén demuestran claramente que el esfuerzo se amortiza relativamente rápido. Dependiendo del número de artículos, el rendimiento y el capital invertido en el almacén, se calcula el retorno de la inversión (ROI) de un máximo de un año para la renovación del software de gestión de almacén.