La gestión de almacenes enfrenta un cambio radical: la identificación de productos con GTIN y el Código Data Matrix GS1

La gestión de almacenes se enfrenta a un cambio revolucionario: a partir de 2027, la organización global GS1 establecerá nuevos estándares con su iniciativa denominada “Sunrise 2027” para aumentar la eficiencia y la transparencia en toda la cadena de suministro. Un elemento central de este desarrollo es la introducción y un mayor uso de códigos de barras 2D, como códigos QR y códigos DataMatrix, en los que, entre otras cosas, se almacena el Número Global de Artículo Comercial (GTIN). Este GTIN sigue siendo esencial para una identificación clara del producto, pero se complementa con más información del producto. Esta transición trae consigo mejoras integrales que impactan en los procesos, la automatización, el intercambio de datos y la competitividad de largo plazo de las empresas. A continuación se explica en detalle qué ventajas ofrecen estos códigos 2D para la gestión de almacenes, cómo el GTIN sigue desempeñando un papel central, en qué consiste el almacenamiento ampliado de datos de productos y por qué un cambio temprano es tan importante para las empresas.

La importancia de una recopilación de datos precisa

"El futuro de la gestión de almacenes pasa por la captura de datos precisa y segura", afirman muchos expertos. En este contexto, GS1, como una de las organizaciones globales más importantes para soluciones estandarizadas de identificación y comunicación en la cadena de suministro, ha marcado el rumbo para 2027. El objetivo es permitir una identificación rápida y fiable de los productos en toda la cadena de valor. Los códigos de barras 1D anteriores ya no son suficientes para esto porque a menudo solo pueden mostrar el GTIN. Aunque esta norma ha contribuido significativamente a revolucionar el comercio y la logística en todo el mundo, las exigencias a los modernos sistemas de gestión de almacenes y mercancías han aumentado enormemente. Hoy en día, las empresas necesitan información adicional, como números de lote, fechas de caducidad o especificaciones detalladas del producto, para acelerar los procesos de almacenamiento, facilitar las retiradas y mantener una visión completa de todos los inventarios.

Las ventajas de los códigos de barras 2D

Aquí es donde entran los códigos de barras 2D, que pueden almacenar mucha más información utilizando códigos QR y códigos DataMatrix. "En comparación con los códigos de barras 1D tradicionales, en los códigos 2D se pueden representar hasta 7.000 caracteres", afirman muchas publicaciones especializadas. Esta importante densidad de datos supone una ventaja decisiva, por ejemplo, cuando se trata de integrar números de serie exactos, información de lotes o detalles de producción en un único código.

Esto ofrece una serie de ventajas para la gestión de almacenes: el simple registro de esta información mediante escáneres o dispositivos móviles adecuados permite una gestión de inventario mucho más precisa. Esto significa que las mercancías se pueden recoger, localizar y retirar más rápidamente. Cada movimiento de un producto deja una huella digital que se refleja en tiempo real en el software de gestión de almacenes. De esta manera, se pueden reducir los desabastecimientos y se pueden identificar posibles cuellos de botella en una etapa temprana.

La “Gestión Avanzada de la Cadena de Suministro” como componente clave

Otro punto clave de la iniciativa GS1 Sunrise 2027 es la denominada “Gestión Extendida de la Cadena de Suministro”. Esto incluye no sólo datos sobre inventarios y movimientos de mercancías, sino también información sobre el ciclo de vida del producto. Por ejemplo, se pueden utilizar códigos 2D para garantizar que los productos perecederos se retiren y entreguen a tiempo antes de que expire la fecha de caducidad. En la práctica, esto lo hace el software generando específicamente una advertencia tan pronto como se acerca la fecha de caducidad.

Esto no sólo reduce el desperdicio de alimentos, sino que también puede contribuir de manera importante a la satisfacción del cliente al garantizar la calidad y frescura del producto. El mismo principio se aplica a los productos que requieren condiciones de almacenamiento especiales: tan pronto como en la información del producto se indica que no se debe exceder una temperatura máxima de almacenamiento, el sistema puede verificar específicamente si se cumplen las condiciones prescritas en el almacén.

El papel central del GTIN en la nueva era

“El Número Global de Artículo Comercial sigue siendo la clave central para identificar cada artículo individual, incluso con códigos 2D”, enfatizan los gerentes de GS1. A pesar de la gran cantidad de información adicional, el GTIN sigue siendo la base para identificar claramente el producto. En combinación con los datos ampliados, se crea una especie de perfil digital del artículo que se puede consultar en cada paso relevante de la cadena de suministro.

Precisamente aquí es donde el aspecto de la trazabilidad cobra mayor importancia: en caso de retirada del mercado o de un problema de calidad, cada artículo afectado puede identificarse rápidamente y retirarse de la circulación gracias a los números de lote o de serie guardados. Esto ahorra tiempo, costes y, sobre todo, protege la confianza de los consumidores en la marca.

Retos y requisitos para las empresas

Para muchas empresas surge la pregunta de qué tan complejo será el cambio. Dado que GS1 es una organización global, es un proceso que todos los involucrados a lo largo de la cadena de valor deben apoyar: desde el productor hasta el proveedor de servicios logísticos y el minorista.

"El cambio afecta principalmente a la tecnología y al software con el que se imprimen, registran y procesan los códigos de barras", explican expertos del sector. Algunos sistemas de gestión de almacenes ya están actualizados y pueden leer códigos 2D sin problemas. Otros sistemas deben adaptarse a los campos de datos adicionales. También puede ser necesario comprar nuevas impresoras o escáneres que cumplan con los requisitos de mayor resolución y velocidad de lectura.

Los procesos internos y el concepto de formación de los empleados también desempeñan un papel central: sólo si todos los involucrados comprenden el potencial de los nuevos estándares y son capaces de utilizar la tecnología correctamente se podrá lograr el aumento de eficiencia deseado.

Mejorar la automatización y la creación de redes

Una ventaja significativa reside en una mejor automatización y conexión en red de diferentes sistemas. A medida que los sistemas de gestión de almacenes, las soluciones de gestión de mercancías y los socios externos se comunican entre sí a través de interfaces GS1 estandarizadas, se crea un flujo de información que conecta todos los eslabones de la cadena.

“Las consultas automatizadas sobre la situación del inventario y la disponibilidad cambiarán fundamentalmente el trabajo diario en la logística”, así lo expresan los visionarios del sector. Esto también significa que cuando se recibe una entrega, se comprueba automáticamente si la mercancía realmente corresponde a la información del albarán de entrega. Las discrepancias se pueden identificar e informar inmediatamente. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que también reduce la tasa de error.

Ventajas de una mayor transparencia mediante códigos 2D

Además de las mejoras directas en la gestión de inventarios, también es un factor decisivo la mayor transparencia para los clientes. Cada vez más consumidores finales desean información sobre el origen de los productos, su producción y composición. Cuando estos datos se almacenan en código 2D, se pueden verificar en cualquier punto de la cadena de suministro. Algunas personas incluso están pensando en que esta información esté disponible directamente en el producto. Sin embargo, el requisito previo para ello es que se mantenga la protección de datos y exista una separación clara entre los datos internos de la empresa y la información visible para los externos. "La transparencia no debe realizarse a expensas del know-how de una empresa", es una objeción que se expresa con frecuencia. Por este motivo, los códigos 2D suelen estar estructurados de modo que sólo se puedan leer libremente determinados segmentos de datos, mientras que otras áreas pueden permanecer protegidas con contraseña o encriptadas.

Desafíos al introducir códigos 2D

A pesar de las ventajas, también existen algunos desafíos. Por un lado, las nuevas tecnologías siempre van asociadas a costes de inversión, lo que plantea cuestiones financieras, especialmente para las pequeñas y medianas empresas. “¿Vale la pena el cambio?”, se pregunta mucha gente. La respuesta es: sí, a largo plazo merece la pena. El valor agregado a través de procesos optimizados, tasas de error reducidas, actualizaciones de inventario más rápidas y una utilización más efectiva del almacén generalmente supera significativamente los costos iniciales. Además, algunos clientes importantes o socios logísticos pueden necesitar en el futuro el uso de códigos 2D para poder seguir trabajando juntos como grupo. Por lo tanto, es aconsejable prepararse lo antes posible para las nuevas normas, a fin de no correr el riesgo de sufrir desventajas competitivas.

Garantizar la seguridad de los datos al trabajar con códigos 2D

Otro punto crítico es la seguridad de los datos. Cualquiera que almacene datos extensos de productos y lotes en un código de barras debe asegurarse de que solo personas o sistemas autorizados tengan acceso a él. Lo mismo se aplica al software de gestión de almacenes que evalúa estos datos. Aquí se necesitan conceptos de seguridad integrales, desde rutas de transmisión cifradas hasta roles de usuario y autorizaciones de acceso claramente definidos. Definitivamente, las empresas deben asegurarse de que su infraestructura de TI pueda cumplir con estos requisitos para evitar la pérdida, manipulación o información no autorizada de datos.

Perspectiva: Automatización y redes inteligentes

Sin embargo, los cambios descritos aquí son sólo el comienzo. Con la creciente digitalización y la tendencia hacia los enfoques de la Industria 4.0, la gestión de almacenes será cada vez más automatizada y estará conectada de forma inteligente en red. Los robots pueden identificar productos de forma independiente basándose en códigos de barras 2D y transportarlos a las ubicaciones de almacenamiento correctas. Los sistemas de estanterías equipados con sensores se comunican con los sistemas de gestión de almacenes e informan cuando un compartimento de almacenamiento queda vacío o las condiciones violan las normas. La inteligencia artificial podría realizar análisis en tiempo real y activar procesos de pedido automatizados tan pronto como se superen las cantidades mínimas definidas. “El futuro pertenece a los sistemas integrados y con autoaprendizaje” es un lema cada vez más arraigado en numerosas empresas. Y Sunrise 2027 crea una base importante exactamente para esto al establecer estándares internacionales que todos los involucrados pueden entender y utilizar.

Procedimiento de implementación práctica.

Para una implementación práctica, se recomienda proceder paso a paso. En primer lugar, las empresas deberían hacer un balance de su actual sistema de códigos de barras y del hardware existente. Luego se aclara qué datos deberían almacenarse realmente en los códigos 2D. No todas las empresas necesitan necesariamente toda la información sobre el producto. Es fundamental que todos los datos necesarios para una gestión eficiente del almacén y de la cadena de suministro se registren y se proporcionen con alta calidad. A continuación sigue el despliegue técnico: deben integrarse nuevos dispositivos de impresión y lectura, así como las correspondientes actualizaciones de software. Aquí es recomendable trabajar estrechamente con socios y proveedores tecnológicos que ya estén familiarizados con los estándares GS1 y puedan ofrecer capacitación si es necesario. En última instancia, la mejora continua es un aspecto importante: una vez que el sistema está en funcionamiento, los procesos se pueden perfeccionar aún más y se pueden utilizar funciones adicionales, como el seguimiento de cifras clave o la integración en un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM).

Sunrise 2027 como motor del cambio en la transparencia del almacén y la cadena de suministro

En resumen, muestra que la iniciativa GS1 Sunrise 2027 va mucho más allá de un cambio puramente técnico de códigos de barras 1D a 2D. Se trata de realinear todos los procesos del almacén y de la cadena de suministro, con el objetivo de lograr una mayor transparencia, automatización y precisión. El GTIN sigue siendo la columna vertebral de la identificación de productos, mientras que la información ampliada en los propios códigos garantiza una mejor trazabilidad y una gestión de inventario más eficiente. "Si no adaptamos nuestros procesos ahora, dentro de unos años ya no seremos competitivos", afirman importantes directivos del comercio y la industria. Por lo tanto, su aplicación temprana es esencial para poder beneficiarse plenamente de las nuevas normas e identificar a tiempo los posibles obstáculos.

En definitiva, se puede decir que el cambio a códigos 2D y el uso coherente del GTIN junto con datos de producto ampliados contribuyen de forma duradera a la modernización de la gestión de almacenes. Las empresas se benefician de una eficiencia significativamente mejorada, menores tasas de error, una gestión transparente de la cadena de suministro y una mayor satisfacción del cliente. Cualquiera que aborde este paso con una planificación cuidadosa y haga las inversiones necesarias en tecnología y formación de empleados sentará las bases para un futuro sin problemas en un mundo cada vez más conectado. “El amanecer de 2027 marca no sólo un cambio técnico, sino sobre todo cultural en la economía mundial de mercancías”, se dice en muchas conversaciones entre expertos del sector. Y este cambio tiene el potencial de moldear a largo plazo todo el mercado de procesos de almacén y logística.

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Konrad Wolfenstein

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