Digitalización de la cadena de suministro: La nota de entrega digital con estándares GS1 y códigos QR de Cloud4Log mejora el flujo de mercancías – Imagen: Xpert.Digital
Digital en lugar de papel: Cloud4Log hace que las cadenas de suministro sean más transparentes y sostenibles - Resumen
Cloud4Log para cadenas de suministro más inteligentes: logística en la era digital
Cloud4Log, un innovador proyecto colaborativo entre GS1 Alemania y la Asociación Alemana de Logística (BVL), está revolucionando el transporte nacional de mercancías mediante el uso de albaranes digitales. El objetivo es aumentar la eficiencia, la sostenibilidad y la transparencia en la cadena de suministro sustituyendo los procesos en papel por alternativas digitales.
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Antecedentes y objetivos del proyecto
El proyecto Cloud4Log se lanzó en octubre de 2020 por iniciativa del grupo de trabajo de la BVL (Asociación Alemana de Logística) sobre "Digitalización de la Logística del Transporte". El impulso: a pesar de los avances digitales, muchas entregas de bienes entre fabricantes de bienes de consumo y socios comerciales aún se acompañan de albaranes en papel. Esto genera trabajo administrativo innecesario, una alta propensión a errores y un impacto ambiental innecesario. Cloud4Log busca resolver estos problemas con una solución digital centralizada para la industria.
Un objetivo clave es crear un estándar que facilite a las empresas la conexión a la plataforma y agilice los procesos existentes. El uso de los estándares GS1 crea una base uniforme e interoperable que beneficia tanto a grandes corporaciones como a pequeñas empresas.
Cómo funciona Cloud4Log
Cloud4Log se basa en una plataforma en la nube que sirve como punto central de intercambio de documentos relacionados con el transporte. Todas las empresas participantes a lo largo de la cadena de suministro pueden acceder a la información necesaria en tiempo real. La plataforma ofrece:
- Interfaces API abiertas: facilitan la integración en los sistemas existentes de la empresa.
- Basic-Frontend: Una solución fácil de usar para empresas que no poseen sus propios sistemas de TI.
- Opciones de autoservicio: Permiten a los conductores registrar las entregas de forma independiente.
- Integración de códigos QR: los conductores y socios logísticos acceden a notas de entrega digitales mediante códigos QR, sin necesidad de aplicaciones especiales.
Ventajas de la digitalización
El cambio de los albaranes en papel a los digitales ofrece numerosas ventajas, tanto económicas como medioambientales:
1. Mayor eficiencia y optimización de procesos
- Ahorro de tiempo: El albarán digital elimina la necesidad de imprimir, distribuir y procesar manualmente los documentos. Esto agiliza significativamente los procesos de entrega.
- Automatización: Muchas tareas, como la transmisión de documentos o la confirmación de la recepción de mercancías, están automatizadas.
- Procesamiento más sencillo: la función de autoservicio permite a los conductores registrar las entregas de forma independiente y sencilla.
2. Transparencia y disponibilidad
- Información en tiempo real: Todos los participantes pueden acceder a datos actualizados en tiempo real, lo que facilita la planificación y la coordinación.
- Trazabilidad mejorada: los documentos digitales ofrecen un historial de entrega completo.
3. Sostenibilidad y conservación de recursos
- Ahorro de papel: solo en el sector minorista de alimentación, se podrían ahorrar más de 180 millones de hojas de papel al año.
- Reducir la huella ecológica: la digitalización reduce el consumo de materias primas y disminuye las emisiones de CO2.
4. Seguridad y protección de datos
- Mayor seguridad de los datos: sólo las personas autorizadas pueden acceder a los documentos.
- Cumplimiento del RGPD: el procesamiento de datos se lleva a cabo de acuerdo con los estrictos estándares del Reglamento General de Protección de Datos Europeo.
5. Facilidad de uso y flexibilidad
- Multilingüismo: la plataforma admite hasta 14 idiomas, lo que simplifica la comunicación en las cadenas de suministro internacionales.
- Fácil integración: las empresas pueden integrar de forma flexible la plataforma en sus sistemas existentes.
6. Reducción de errores y mejora de la calidad
- Minimizar errores manuales: la recopilación y el procesamiento automatizados de datos reducen significativamente la tasa de errores.
- Solución de problemas más rápida: cualquier discrepancia de cantidad, defecto de calidad o daño se puede documentar directamente y procesar digitalmente.
Una visión del proceso de un albarán de entrega digital
El albarán digital optimiza cada paso del proceso de entrega, desde la creación hasta el archivo:
1. Creación
- El remitente crea la nota de entrega digital y la guarda en la plataforma en la nube.
- Los documentos están marcados con los estándares de identificación GS1 para asignarlos claramente a la entrega.
2. Disposición para el conductor
- El conductor recibe un código QR que le permite acceder al albarán de entrega.
- Al escanear el código, el conductor puede abrir el albarán de entrega sin necesidad de instalar una aplicación especial.
3. Transporte y control:
- Durante el transporte, el conductor podrá presentar el albarán de entrega digital si es necesario.
4. Recepción de mercancías
- El destinatario escanea el código QR y descarga el albarán de entrega desde la nube.
- Cualquier desviación o daño podrá documentarse directamente.
5. Conclusión
- Una vez que el destinatario y el conductor reconocen el albarán de entrega, éste se archiva y ya no se puede modificar.
Funciones y desarrollos ampliados
Desde julio de 2024, Cloud4Log ofrece una solución de autoservicio para conductores. Esta les permite registrar las entregas directamente en la recepción de mercancías, agilizando aún más los procesos. Los albaranes de entrega digitales también están cobrando cada vez más importancia, ya que son utilizados activamente por más de 100 empresas, entre ellas, nombres tan conocidos como Dachser, DHL Group, Nordfrost y Nagel-Group.
La plataforma se desarrolla continuamente para satisfacer las necesidades de la industria. Las características planificadas incluyen capacidades avanzadas de análisis de datos que ayudarán a las empresas a optimizar aún más sus procesos.
¿Por qué códigos QR y no códigos DataMatrix?
Aunque se utilizan los estándares GS1, Cloud4Log no se basa en el código GS1 DataMatrix, sino en códigos QR. Estos ofrecen:
- Fácil de usar: los códigos QR son fáciles de crear y no requieren hardware especial.
- Amplia compatibilidad: los conductores pueden escanear códigos QR con cualquier teléfono inteligente.
- Control de acceso eficiente: El código QR se vincula directamente al documento digital en la nube.
Eficiente, sostenible, seguro: el albarán digital de Cloud4Log establece nuevos estándares
Cloud4Log establece nuevos estándares en la digitalización de la cadena de suministro. Al combinar los estándares GS1, una plataforma en la nube intuitiva y funciones innovadoras como la integración de códigos QR, el proyecto ofrece una solución con visión de futuro para el sector logístico. Sus ventajas en eficiencia, sostenibilidad y seguridad convierten el albarán digital en una herramienta indispensable para las empresas modernas. Gracias a su desarrollo continuo, Cloud4Log seguirá desempeñando un papel fundamental en la transformación digital de la logística.
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Más información aquí:
La transformación digital de la cadena de suministro en detalle: Cloud4Log y el albarán digital como camino hacia un flujo optimizado de mercancías
El desafío de la digitalización en la industria logística
La digitalización avanza sin cesar, revolucionando prácticamente todos los sectores de la economía. La industria logística también se enfrenta al reto, y a la vez a la oportunidad, de transformar radicalmente sus procesos mediante el uso de tecnologías modernas. Un ejemplo prometedor de esta transformación es Cloud4Log, un proyecto conjunto de GS1 Alemania y la Asociación Alemana de Logística (BVL). El objetivo de esta colaboración es ambicioso: optimizar y agilizar radicalmente el transporte nacional de mercancías mediante la introducción y el establecimiento de un albarán de entrega digital.
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La creación de Cloud4Log
La iniciativa Cloud4Log surgió del grupo de trabajo "Digitalización de la Logística de Transporte" de la BVL en octubre de 2020. La motivación para desarrollar esta solución fue notablemente simple, pero crucial: incluso en 2022, en plena era digital, las entregas de productos de fabricantes de consumo a minoristas solían ir acompañadas de albaranes en papel. Esta práctica representaba un enorme potencial de optimización, hasta entonces desaprovechado. Los responsables reconocieron la necesidad de una solución totalmente digital para toda la industria que eliminara estas ineficiencias y preparara las cadenas de suministro para el futuro.
El papel central de la plataforma en la nube
En esencia, Cloud4Log se basa en una plataforma central en la nube. Esta plataforma sirve como centro para el intercambio de documentos de transporte digitales entre todas las empresas que participan en la cadena logística. Para garantizar la máxima aceptación y una fácil integración, Cloud4Log se basa en dos pilares fundamentales: primero, la plataforma ofrece una interfaz API abierta. Esto permite a las empresas con sistemas existentes integrar Cloud4Log sin problemas en su infraestructura y, así, beneficiarse de las ventajas del albarán digital sin tener que modificar radicalmente sus procesos. segundo, Cloud4Log proporciona una interfaz básica, diseñada especialmente para empresas que no requieren una integración completa de la interfaz o cuyos sistemas no la permiten fácilmente. Esta interfaz básica ofrece una interfaz intuitiva a través de la cual estas empresas también pueden beneficiarse de las ventajas del albarán digital.
Ventajas de digitalizar el proceso de albaranes
Las ventajas que se derivan de la digitalización del proceso de albarán a través de Cloud4Log son numerosas y convincentes.
Eficiencia y ahorro de tiempo
Un aspecto clave es el importante ahorro de tiempo y el consiguiente aumento de la eficiencia. Se elimina por completo el llenado manual, la impresión, el reenvío y, en última instancia, el archivo físico de las notas de entrega en papel. Esta eliminación de pasos manuales no solo reduce el esfuerzo, sino que también minimiza la posibilidad de errores. La captura y transmisión digital de datos evita errores de transmisión que pueden ocurrir fácilmente con la entrada manual.
Sostenibilidad y conservación de recursos
Otra ventaja importante es la mejora de la sostenibilidad. El ahorro de papel es enorme y contribuye significativamente a la protección del medio ambiente. Solo en el sector minorista de alimentación alemán, la introducción a nivel nacional de albaranes de entrega digitales podría ahorrar aproximadamente 180 millones de hojas de papel al año. Esto no solo reduce el consumo de papel, sino también los recursos asociados a su producción y transporte. Además, la digitalización ayuda a reducir la huella ecológica general del sector logístico.
Mayor transparencia y datos en tiempo real
La disponibilidad de información en tiempo real es otra ventaja crucial. Todas las partes implicadas tienen acceso a los datos más recientes de las notas de entrega en cualquier momento y lugar. Esto permite una cadena de suministro transparente y trazable, donde cada paso está documentado y es verificable. De esta forma, las discrepancias o los retrasos se pueden identificar y resolver con mayor rapidez.
Superar las barreras del idioma
Una ventaja crucial, a menudo subestimada, es la superación de las barreras lingüísticas. Cloud4Log ofrece interfaces de usuario multilingües que facilitan la comunicación entre conductores, personal de almacén y despachadores, especialmente en un contexto internacional. La posibilidad de elegir entre diferentes idiomas reduce los malentendidos y contribuye a una mayor fluidez en las operaciones.
El desarrollo continuo de Cloud4Log
El desarrollo continuo de Cloud4Log demuestra el dinamismo del proyecto y su capacidad de adaptación a las necesidades del sector. Un hito clave fue la introducción de una nueva solución de autoservicio para conductores en julio de 2024. Esta innovación permite a los conductores registrar las entregas de forma independiente en el área de recepción. Al escanear un código QR, pueden introducir la información necesaria directamente en el sistema sin tener que esperar al personal en el mostrador de recepción. Esto agiliza significativamente el proceso y reduce los tiempos de espera.
La creciente importancia de Cloud4Log en la industria
La creciente importancia de Cloud4Log en el sector logístico queda patente por el número cada vez mayor de empresas participantes. Actualmente, más de 100 empresas utilizan la plataforma, incluyendo fabricantes de marcas reconocidas y proveedores de servicios logísticos como Dachser, DHL Group, Nordfrost y Nagel-Group. Esta amplia aceptación demuestra que Cloud4Log representa una solución relevante y con visión de futuro para los retos de la logística moderna.
Comparación directa: albarán de entrega digital vs. en papel
En comparación directa con los albaranes de papel convencionales, las numerosas ventajas de Cloud4Log se hacen aún más evidentes.
Optimización de procesos y autoservicio
El aumento de la eficiencia y la optimización de procesos son argumentos clave para la solución digital. Eliminar el esfuerzo manual de imprimir, reenviar y confirmar documentos en papel supone un ahorro de tiempo significativo en todo el proceso de entrega. Cloud4Log crea las condiciones para una auténtica eficiencia y automatización de los procesos en la cadena de suministro. La solución de autoservicio para conductores es un paso más en esta dirección, ya que simplifica aún más el proceso de recepción de mercancías al permitirles registrar las entregas de forma independiente.
Mayor transparencia y trazabilidad
El albarán digital también establece nuevos estándares en términos de transparencia y disponibilidad. A diferencia de los documentos en papel, que pueden perderse, dañarse o circular, el albarán digital está disponible en todo momento. Esto garantiza una mayor transparencia en la cadena de suministro, ya que todas las partes involucradas pueden acceder a la información más reciente en cualquier momento. Además, el registro digital y el almacenamiento centralizado permiten una mejor trazabilidad de las entregas. Cada paso del proceso de entrega está documentado y es rastreable.
Sostenibilidad y ahorro de costes
La sostenibilidad y el ahorro de costes son fundamentales hoy en día. Como ya se ha mencionado, la reducción del consumo de papel conlleva una importante conservación de recursos. Por lo tanto, la adopción de albaranes digitales contribuye activamente a reducir la huella ecológica de la empresa. Además de los beneficios ambientales, también se obtienen ahorros financieros al eliminar los costes de papel, impresión y archivo. Asimismo, se pueden minimizar los errores y sus costes asociados mediante una captura digital de datos más precisa.
Seguridad y protección de datos
El albarán digital también ofrece ventajas en términos de seguridad y protección de datos. El almacenamiento centralizado y los derechos de acceso controlados aumentan la seguridad de los datos. Solo quienes participan directamente en el proceso tienen acceso a los documentos actuales. El procesamiento de datos se realiza en estricto cumplimiento de las normas europeas de protección de datos, un aspecto importante en el entorno actual de alta sensibilidad de los datos. Las modernas tecnologías de cifrado proporcionan protección adicional contra el acceso no autorizado.
facilidad de uso y flexibilidad
La facilidad de uso y la flexibilidad de Cloud4Log son otras ventajas. La opción de elegir entre 14 idiomas facilita la comunicación y contribuye a su aceptación por parte del usuario. Además, la integración con soluciones existentes de albaranes digitales, específicas de la empresa o del sector, es perfecta. Cloud4Log no está concebido como una solución independiente, sino como una plataforma abierta que puede integrarse en entornos de TI existentes.
Reducción de errores y mejora de la calidad
Otra ventaja importante del albarán digital es la reducción de errores y la consiguiente mejora de la calidad. La captura y transmisión digital de datos minimiza los errores que pueden ocurrir fácilmente al procesar manualmente documentos en papel. Esto incluye, por ejemplo, errores en la cantidad o en la información del artículo. Además, el albarán digital permite una corrección más rápida de errores en caso de discrepancias en la cantidad, defectos de calidad o daños durante el transporte. Estos pueden documentarse directamente digitalmente y enviarse a los departamentos responsables.
Principio de funcionamiento del albarán digital
El albarán digital de Cloud4Log funciona con un principio bien diseñado y eficiente. Primero, el remitente crea el albarán digital en su sistema. Posteriormente, este se sube a la plataforma central en la nube de Cloud4Log. Un paso crucial es vincular los datos del albarán con los estándares de identificación GS1. Estos estándares garantizan que el albarán digital pueda asignarse inequívocamente al envío correspondiente. El Identificador Global de Tipo de Documento (GDTI) desempeña un papel especialmente importante en este aspecto.
Acceso del conductor
El conductor recibe un enlace de acceso al albarán digital, generalmente en forma de código QR. Este código QR se genera en la zona de despacho del expedidor y se le entrega al conductor. Con solo escanearlo con su smartphone, el conductor puede acceder al albarán sin necesidad de instalar una aplicación especial. El enlace de acceso se almacena en su billetera digital, similar a los billetes de avión o las tarjetas de embarque digitales. Esto permite un acceso rápido y sencillo a los documentos relevantes.
Procesos de recepción de mercancías
Durante el transporte, el conductor puede acceder al albarán de entrega digital en cualquier momento y presentarlo si es necesario, por ejemplo, durante las inspecciones. Al llegar a la zona de recepción del destinatario, el personal responsable escanea el código QR desde el smartphone del conductor. El albarán de entrega digital se recupera de la nube y se importa al sistema del destinatario para su posterior procesamiento.
Actualizaciones en tiempo real y documentación transparente
Una gran ventaja del albarán digital es la posibilidad de añadir y actualizar información en tiempo real. Discrepancias en la cantidad, información sobre cambios de equipos, documentos de recepción de mercancías o incluso fotos de daños se pueden añadir directamente al albarán digital en la nube. Esto garantiza la documentación transparente de todo el proceso de entrega. La confirmación del destinatario y del conductor completa el proceso y deja el albarán en un estado definitivo e inalterable. Esto garantiza la integridad de los datos y evita su posterior manipulación.
Seguridad de datos mediante almacenamiento central
La solución en la nube de Cloud4Log también ofrece una ventaja significativa en términos de seguridad de datos. Al almacenarse el albarán de entrega de forma centralizada en la nube, se evita que se guarden copias en diferentes dispositivos. Esto reduce el riesgo de pérdida de datos o acceso no autorizado. Solo quienes participan directamente en el proceso tienen acceso a la versión actual de los documentos.
Utilizando estándares GS1 y códigos QR
Si bien Cloud4Log utiliza los estándares GS1 para la identificación única de documentos digitales, no emplea específicamente el código GS1 DataMatrix. En su lugar, Cloud4Log utiliza códigos QR como un método práctico y ampliamente utilizado para acceder a las notas de entrega digitales. Fundamentalmente, Cloud4Log utiliza el Identificador Global de Tipo de Documento (GDTI), un estándar GS1 consolidado, para garantizar que el documento digital se pueda asignar de forma única a la entrega correspondiente. De este modo, el GDTI actúa como una especie de huella digital para la nota de entrega.
Flujo de proceso
El proceso es sumamente sencillo: el remitente sube el albarán digital a la plataforma en la nube. Se genera un código QR con un enlace de acceso directo al albarán. El conductor puede escanear este código QR con su smartphone. Al llegar a la zona de recepción de mercancías del destinatario, el smartphone del conductor escanea el código QR para recuperar el albarán digital de la nube e iniciar los siguientes pasos.
La nota de entrega digital de Cloud4Log realiza una contribución significativa a la digitalización de la industria logística
Mediante el uso de estándares GS1 y códigos QR, Cloud4Log permite el intercambio eficiente, transparente y seguro de documentos relacionados con el transporte. Las ventajas respecto a los albaranes de entrega tradicionales en papel son evidentes, desde el ahorro de tiempo y costes y una mayor sostenibilidad hasta una mayor seguridad de los datos y una mayor facilidad de uso. Por lo tanto, Cloud4Log es un ejemplo prometedor de cómo la digitalización puede contribuir a optimizar y preparar las cadenas de suministro para el futuro. El número cada vez mayor de empresas participantes subraya la relevancia y el potencial de esta innovadora solución. La transformación digital de la cadena de suministro está en pleno auge, y Cloud4Log desempeña un papel crucial en este proceso.
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