La digitalización de la cadena de suministro: El albarán digital con estándares GS1 y códigos QR de Cloud4Log mejora el flujo de mercancías

Con Cloud4Log hacia cadenas de suministro más inteligentes: la logística en el cambio digital

Cloud4Log, un innovador proyecto de cooperación entre GS1 Alemania y la Asociación Federal de Logística (BVL), está revolucionando el movimiento nacional de mercancías mediante el uso de albaranes digitales. El objetivo es aumentar la eficiencia, la sostenibilidad y la transparencia en la cadena de suministro sustituyendo los procesos basados ​​en papel por alternativas digitales.

Adecuado para:

• Smart City Logistics: conceptos innovadores para el tráfico y la logística urbana: distribución de mercancías y cadenas de suministro en la ciudad

Antecedentes y objetivos del proyecto.

El proyecto Cloud4Log se lanzó en octubre de 2020 por iniciativa del grupo temático de la BVL “Digitalización de la logística de transporte”. La razón: a pesar del progreso digital, muchas entregas de bienes entre fabricantes de bienes de consumo y socios comerciales todavía van acompañadas de albaranes en papel. Esto conduce a un esfuerzo administrativo innecesario, una alta susceptibilidad a errores y un impacto medioambiental innecesario. Cloud4Log tiene como objetivo resolver estos problemas a través de una solución industrial digital central.

Una preocupación central es la creación de un estándar que facilite a las empresas conectarse a la plataforma y hacer que los procesos existentes sean más eficientes. El uso de los estándares GS1 crea una base consistente e interoperable que beneficia tanto a las grandes empresas como a las pequeñas empresas.

Cómo funciona Cloud4Log

Cloud4Log se basa en una plataforma en la nube que sirve como lugar de intercambio central para documentos relacionados con el transporte. Todas las empresas involucradas en la cadena de suministro pueden acceder a la información necesaria en tiempo real. La plataforma ofrece:

• Interfaces API abiertas: facilitan la integración en los sistemas existentes de la empresa.
• Frontend básico: Una solución fácil de usar para empresas que no cuentan con sistemas informáticos propios.
• Opciones de autoservicio: permiten a los conductores registrar las entregas de forma independiente.
• Integración de códigos QR: Los conductores y socios logísticos acceden a los albaranes digitales mediante códigos QR, sin necesidad de aplicaciones especiales.

Ventajas de la digitalización

El paso del albarán en papel al albarán digital ofrece numerosas ventajas que abarcan aspectos tanto económicos como ecológicos:

1. Mayor eficiencia y optimización de procesos

• Ahorro de tiempo: El albarán de entrega digital elimina la necesidad de imprimir, compartir y procesar documentos manualmente. Esto acelera significativamente los procesos de entrega.
• Automatización: Muchas tareas, como la transmisión de documentos o la confirmación de recepción de mercancías, están automatizadas.
• Procesamiento más sencillo: la función de autoservicio permite a los conductores registrar las entregas de forma independiente y sencilla.

2. Transparencia y disponibilidad

• Información en tiempo real: Todas las partes involucradas pueden acceder a datos actuales en tiempo real, facilitando la planificación y coordinación.
• Trazabilidad mejorada: los documentos digitales proporcionan un historial de entrega completo.

3. Sostenibilidad y conservación de recursos

• Ahorro de papel: Sólo en el sector minorista de alimentación se podrían ahorrar más de 180 millones de hojas de papel al año.
• Reducir la huella ecológica: La digitalización utiliza menos materias primas y reduce las emisiones de CO2.

4. Seguridad y privacidad

• Mayor seguridad de los datos: Sólo las personas autorizadas pueden acceder a los documentos.
• Cumplimiento del RGPD: el procesamiento de datos se realiza de acuerdo con los estrictos estándares del Reglamento General Europeo de Protección de Datos.

5. Facilidad de uso y flexibilidad

• Multilingüismo: la plataforma admite hasta 14 idiomas, lo que simplifica la comunicación en las cadenas de suministro internacionales.
• Fácil integración: las empresas pueden integrar de manera flexible la plataforma en sus sistemas existentes.

6. Reducción de defectos y mejora de la calidad.

• Minimización de errores manuales: la recopilación y el procesamiento automatizado de datos reduce significativamente la tasa de error.
• Resolución de problemas más rápida: cualquier desviación de cantidad, defecto de calidad o daño se puede documentar y procesar directamente digitalmente.

Información sobre el proceso de un albarán de entrega digital

El albarán digital optimiza cada paso del proceso de entrega, desde la creación hasta el archivo:

1. Creación

• El remitente crea el albarán digital y lo guarda en la plataforma nube.
• Los documentos cuentan con estándares de identificación GS1 para asignarlos claramente a la entrega.

2. Provisión para el conductor

• El conductor recibe un código QR que le da acceso al albarán de entrega.
• Al escanear el código, el conductor puede abrir el albarán de entrega sin tener que instalar una aplicación especial.

3. Transporte y control:

• Durante el transporte, el conductor podrá mostrar el albarán digital si es necesario.

4. Entrada de mercancías

• El código QR es escaneado por el destinatario y el albarán de entrega se carga desde la nube.
• Cualquier desviación o daño se puede documentar directamente.

5. Conclusión

• Una vez confirmado por el destinatario y el conductor, el albarán de entrega se archiva y ya no se puede modificar.

Funciones y desarrollos avanzados

Desde julio de 2024, Cloud4Log ofrece una solución de autoservicio para conductores. Esto permite registrar las entregas directamente en la entrada de mercancías, lo que acelera aún más los procesos. Los albaranes digitales también están adquiriendo cada vez más importancia, ya que los utilizan activamente más de 100 empresas, entre ellas nombres conocidos como Dachser, DHL Group, Nordfrost y Nagel-Group.

La plataforma evoluciona continuamente para satisfacer las necesidades de la industria. Entre otras cosas, están previstas funciones para el análisis de datos ampliado que ayudarán a las empresas a optimizar aún mejor los procesos.

¿Por qué códigos QR y no códigos DataMatrix?

Aunque se utilizan los estándares GS1, Cloud4Log no se basa en el Código GS1 DataMatrix, sino en códigos QR. Estos ofrecen:

• Fácil de usar: los códigos QR son fáciles de crear y no requieren ningún hardware especial.
• Amplia compatibilidad: los conductores pueden escanear códigos QR con cualquier teléfono inteligente.
• Control de acceso eficiente: El código QR enlaza directamente con el documento digital en la nube.

Eficiente, sostenible, seguro: el albarán de entrega digital de Cloud4Log establece nuevos estándares

Cloud4Log establece nuevos estándares en la digitalización de la cadena de suministro. Al combinar los estándares GS1, una plataforma en la nube fácil de usar y características innovadoras como la integración de códigos QR, el proyecto ofrece una solución pionera para la industria de la logística. Las ventajas en términos de eficiencia, sostenibilidad y seguridad hacen del albarán digital una herramienta indispensable para las empresas modernas. Con un desarrollo continuo, Cloud4Log seguirá desempeñando un papel central en la transformación digital de la logística en el futuro.

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Más sobre esto aquí:

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El desafío de la digitalización en la industria logística

La digitalización avanza inexorablemente y está revolucionando casi todos los sectores de la economía. La industria de la logística también se enfrenta al desafío y al mismo tiempo a la oportunidad de cambiar fundamentalmente sus procesos mediante el uso de tecnologías modernas. Un ejemplo prometedor de este cambio es Cloud4Log, un proyecto conjunto entre GS1 Alemania y la Asociación Federal de Logística (BVL). El objetivo de esta cooperación es ambicioso: optimizar y hacer fundamentalmente más eficiente el movimiento nacional de mercancías mediante la introducción y el establecimiento de un albarán de entrega digital.

Adecuado para:

• Digitalización en la logística frigorífica: Del almacenamiento a la entrega al cliente final | Gemelo digital – robótica – automatización
• Logística de repuestos: estrategias y servicios innovadores para una industria sostenible: digitalización y automatización con IA e IoT

La creación de Cloud4Log

La iniciativa Cloud4Log surgió en octubre de 2020 a partir del tema “Digitalización de la logística de transporte” de la BVL. La motivación para desarrollar una solución de este tipo era extremadamente simple pero explosiva: incluso en 2022, en plena era digital, las entregas de bienes de consumo Los fabricantes al comercio suelen ir acompañados de albaranes de entrega en papel. Esta práctica contenía un enorme potencial de optimización no utilizado anteriormente. Los líderes reconocieron la necesidad de una solución totalmente digital para toda la industria para eliminar estas ineficiencias y preparar las cadenas de suministro para el futuro.

El papel central de la plataforma en la nube

En esencia, Cloud4Log se basa en una plataforma central en la nube. Sirve como centro para el intercambio de documentos de transporte digitales entre todas las empresas involucradas en la cadena logística. Para garantizar la mayor aceptación posible y una fácil integración, Cloud4Log se basa en dos pilares principales: por un lado, la plataforma ofrece una interfaz API abierta. Esto permite a las empresas con sistemas existentes integrar perfectamente Cloud4Log en su infraestructura y así beneficiarse de las ventajas del albarán de entrega digital sin tener que cambiar fundamentalmente sus procesos existentes. Por otro lado, Cloud4Log proporciona una interfaz básica. Esto está especialmente destinado a empresas que no requieren una conexión de interfaz completa o cuyos sistemas no permiten fácilmente dicha integración. El frontend básico ofrece una interfaz fácil de usar a través de la cual estas empresas también pueden aprovechar las ventajas del albarán digital.

Ventajas de digitalizar el proceso de albarán

Las ventajas que se derivan de digitalizar el proceso de albaranes a través de Cloud4Log son diversas y convincentes.

Eficiencia y ahorro de tiempo

Un aspecto central es el importante ahorro de tiempo y el consiguiente aumento de eficiencia. Ya no es necesario rellenar, imprimir, reenviar y, en última instancia, archivar físicamente los albaranes en papel manualmente. Esta eliminación de pasos de trabajo manual no sólo reduce el esfuerzo, sino que también minimiza la susceptibilidad a errores. La captura y transmisión digital de datos evita errores de transmisión que pueden ocurrir fácilmente al ingresar datos manualmente.

Sostenibilidad y conservación de recursos.

Otra ventaja importante es la mejora de la sostenibilidad. El ahorro de papel es enorme y contribuye significativamente a la protección del medio ambiente. Sólo en el sector minorista de alimentos alemán, la introducción a nivel nacional de albaranes digitales podría ahorrar aproximadamente 180 millones de hojas de papel al año. Esto no sólo reduce el consumo de papel en sí, sino también los recursos asociados para producir y transportar papel. Además, la digitalización ayuda a reducir la huella ecológica general de la industria logística.

Transparencia mejorada y datos en tiempo real

La disponibilidad de información en tiempo real es otra ventaja crucial. Todos los implicados tienen acceso a los datos actuales del albarán en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto permite una cadena de suministro transparente y rastreable en la que cada paso está documentado y visible. Esto significa que las discrepancias o retrasos se pueden identificar y resolver más rápidamente.

Superando las barreras del idioma

Una ventaja a menudo subestimada pero importante es la capacidad de superar las barreras del idioma. Cloud4Log ofrece interfaces de usuario multilingües que facilitan la comunicación entre conductores, personal de almacén y despachadores, especialmente en un contexto internacional. La posibilidad de elegir entre diferentes idiomas reduce los malentendidos y ayuda a que el proceso se desarrolle sin problemas.

El desarrollo continuo de Cloud4Log

El continuo desarrollo de Cloud4Log demuestra que el proyecto es dinámico y se adapta a las necesidades de la industria. Un hito importante fue la introducción de una nueva solución de autoservicio para conductores en julio de 2024. Esta innovación permite a los conductores registrar las entregas de forma independiente en la entrada de mercancías. Al escanear un código QR, puede ingresar la información necesaria directamente en el sistema sin tener que esperar al personal del departamento de recepción de mercancías. Esto acelera significativamente el proceso y reduce los tiempos de espera.

La creciente importancia de Cloud4Log en la industria

La creciente importancia de Cloud4Log en el sector de la logística se ve subrayada por el número cada vez mayor de empresas participantes. Actualmente, más de 100 empresas utilizan la plataforma, incluidos fabricantes de marcas reconocidas y proveedores de servicios logísticos como Dachser, DHL Group, Nordfrost y Nagel-Group. Esta amplia aceptación demuestra que Cloud4Log representa una solución relevante y orientada al futuro para los desafíos de la logística moderna.

La comparación directa: albarán de entrega digital versus papel

En comparación directa con los albaranes de entrega en papel convencionales, las numerosas ventajas de Cloud4Log quedan aún más claras.

Optimización de procesos y autoservicio

Aumentar la eficiencia y optimizar los procesos son argumentos centrales a favor de la solución digital. La eliminación del esfuerzo manual que implica imprimir, reenviar y acusar recibo de los recibos en papel genera importantes ahorros de tiempo durante todo el proceso de entrega. Cloud4Log crea las condiciones para una verdadera eficiencia y automatización de los procesos en la cadena de suministro. La solución de autoservicio para conductores es un paso más en esta dirección, ya que simplifica aún más el proceso de recepción de mercancías al registrar las entregas de forma independiente.

Mejora de la transparencia y la trazabilidad

El albarán digital también establece nuevos estándares en términos de transparencia y disponibilidad. A diferencia del documento en papel, que puede perderse, dañarse o estar en circulación, el albarán digital está disponible en cualquier momento y lugar. Esto garantiza una mayor transparencia en la cadena de suministro, ya que todos los involucrados pueden acceder a la información más reciente en cualquier momento. Además, la captura digital y el almacenamiento central permiten una mejor trazabilidad de las entregas. Cada paso del proceso de entrega está documentado y rastreable.

Sostenibilidad y ahorro de costes

Los aspectos de sostenibilidad y ahorro de costes son de gran importancia hoy en día. Como ya se ha mencionado, la reducción de papel conduce a una importante conservación de recursos. Por tanto, el cambio a los albaranes digitales contribuye activamente a reducir la huella ecológica de las empresas. Además de los beneficios ecológicos, también existen ahorros financieros al eliminar los costos de papel, impresión y archivo. Además, los errores y los costes asociados se pueden minimizar mediante una captura de datos digitales más precisa.

Seguridad y privacidad

El albarán digital también ofrece ventajas en términos de seguridad y protección de datos. La seguridad de los datos aumenta mediante el almacenamiento central y los derechos de acceso controlados. Sólo las personas directamente involucradas en el proceso tienen acceso a los documentos actuales. El procesamiento de datos se lleva a cabo en estricto cumplimiento de las normas europeas de protección de datos, lo cual es un aspecto importante en los tiempos actuales, tan sensibles a los datos. Las técnicas modernas de cifrado también protegen los datos del acceso no autorizado.

Facilidad de uso y flexibilidad

La facilidad de uso y la flexibilidad de Cloud4Log son otras ventajas. La posibilidad de elegir entre 14 idiomas facilita la comunicación y contribuye a la aceptación del usuario. Además, la integración en soluciones existentes de empresas o sectores específicos para albaranes digitales es posible sin problemas. Cloud4Log no se ve a sí mismo como una solución aislada, sino como una plataforma abierta que puede integrarse en los entornos de TI existentes.

Reducir errores y mejorar la calidad

Otra ventaja importante del albarán digital es la reducción de errores y la consiguiente mejora de la calidad. La captura y transmisión de datos digitalmente minimiza los errores que pueden ocurrir fácilmente al procesar manualmente documentos en papel. Esto se aplica, por ejemplo, a errores al especificar cantidades o artículos. Además, el albarán de entrega digital permite una resolución de problemas más rápida en caso de desviaciones de cantidad, defectos de calidad o daños de transporte. Estos pueden documentarse directamente digitalmente y enviarse a las autoridades responsables.

Cómo funciona el albarán digital

El albarán de entrega digital de Cloud4Log funciona según un principio bien pensado y eficiente. En primer lugar, el remitente crea el albarán digital en su sistema. Luego se carga en la plataforma central en la nube de Cloud4Log. Un paso crucial es vincular los datos del albarán de entrega con estándares claros de identificación GS1. Estos estándares garantizan que el albarán digital pueda asignarse claramente a la entrega respectiva. En particular, el identificador global de tipo de documento (GDTI) juega un papel importante.

Acceso del conductor

El conductor recibe un enlace de acceso al albarán de entrega digital, en la mayoría de los casos en forma de código QR. Este código QR se genera en el departamento de salida de mercancías del remitente y se pone a disposición del conductor. Simplemente escaneando el código QR con su smartphone, el conductor puede acceder al albarán de entrega sin necesidad de instalar una aplicación especial. El enlace de acceso se almacena en la billetera del teléfono inteligente del conductor, de manera similar a los boletos de avión digitales o las tarjetas de embarque. Esto permite un acceso rápido y fácil a los documentos relevantes.

Procesos de entrada de mercancías

Durante el transporte, el conductor tiene la posibilidad de acceder en cualquier momento al albarán digital y mostrarlo si es necesario, por ejemplo durante los controles. Cuando la mercancía llega al departamento de recepción de mercancías del destinatario, el personal responsable escanea el código QR desde el smartphone del conductor. Luego, el albarán de entrega digital se recupera de la nube y se lee en el sistema del destinatario para su posterior procesamiento.

Actualizaciones en tiempo real y documentación transparente

Una gran ventaja del albarán digital es la posibilidad de añadir y actualizar información en tiempo real. Las discrepancias de cantidad, información sobre la sustitución del equipo de carga, recibos de entrada de mercancías o incluso imágenes de daños se pueden añadir directamente al albarán de entrega digital en la nube. Esto garantiza una documentación transparente de todo el proceso de entrega. El reconocimiento por parte del destinatario y del conductor completa el proceso y coloca el albarán de entrega en un estado completado que ya no se puede modificar. Esto asegura la integridad de los datos y evita manipulaciones posteriores.

Seguridad de datos a través del almacenamiento central

La solución en la nube de Cloud4Log también ofrece una ventaja importante en términos de seguridad de los datos. Dado que el albarán de entrega se almacena de forma centralizada en la nube, se evita que se almacenen copias en diferentes dispositivos. Esto reduce el riesgo de pérdida de datos o acceso no autorizado. Sólo las personas directamente involucradas en el proceso tienen acceso al estado actual de los documentos.

Aprovechando los estándares GS1 y los códigos QR

Aunque Cloud4Log utiliza los estándares GS1 para identificar claramente los documentos digitales, el código GS1 DataMatrix no se utiliza específicamente. En cambio, Cloud4Log se basa en los códigos QR como un método práctico y ampliamente utilizado para acceder a los albaranes digitales. El punto clave es que Cloud4Log utiliza el Identificador de tipo de documento global (GDTI), un estándar GS1 establecido, para garantizar que el documento digital pueda asignarse claramente a la entrega correspondiente. El GDTI actúa así como una especie de huella digital del albarán de entrega.

Flujo del proceso

El proceso es sumamente sencillo: el remitente sube el albarán digital a la plataforma en la nube. A continuación se genera un código QR que contiene un enlace de acceso directo al albarán digital. El conductor puede escanear este código QR con su smartphone. Cuando el destinatario recibe la mercancía, se escanea el código QR del teléfono inteligente del conductor para recuperar el albarán de entrega digital de la nube e iniciar los pasos siguientes.

Con su albarán de entrega digital, Cloud4Log contribuye significativamente a la digitalización de la industria logística

El uso de estándares GS1 y códigos QR permite un intercambio eficiente, transparente y seguro de documentos relacionados con el transporte. Las ventajas sobre los albaranes de entrega en papel convencionales son evidentes y van desde ahorros de tiempo y costos hasta una mayor sostenibilidad y una mayor seguridad de los datos y facilidad de uso. Por tanto, Cloud4Log es un ejemplo prometedor de cómo la digitalización puede ayudar a optimizar las cadenas de suministro y hacerlas sostenibles. El número cada vez mayor de empresas participantes subraya la relevancia y el potencial de esta solución innovadora. La transformación digital de la cadena de suministro está en pleno apogeo y Cloud4Log juega un papel crucial en ella.

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