Digitalización administrativa: ¿Cuándo tiene sentido la optimización administrativa en lugar de la modernización administrativa?

Las empresas alemanas mantienen una media de unos 200 contactos con la administración pública al año, cifra que aumenta constantemente. Esta multitud de interacciones suele generar importantes costes burocráticos, especialmente cuando los procesos administrativos no están completamente digitalizados. Por lo tanto, reducir la burocracia es uno de los tres principales retos para las empresas, tanto a nivel estatal, federal como de la UE.

Sin embargo, cuando se trata de reducir la burocracia, el poder legislativo y las autoridades y administraciones que sufren se interponen en su camino:

En Alemania, la transformación digital de la administración pública se inició principalmente con la Ley de Acceso en Línea (OZG), aprobada en 2017, cuyo objetivo era implementar el acceso digital a los servicios administrativos para finales de 2022. Recibió un amplio apoyo en el Bundestag en febrero. Sin embargo, hoy, sorprendentemente, la mayoría del Bundesrat rechazó el proyecto de ley. Los portales en línea fáciles de usar y los estándares comunes necesarios, hasta la fecha (a principios de abril de 2023), solo se han implementado parcialmente. Ante el lento avance de la digitalización administrativa en Alemania, la asociación digital Bitkom reclama que se incluya el derecho a la administración digital en la revisión de la Ley de Acceso en Línea. Mientras tanto, se ha presentado una nueva versión de la Ley de Acceso en Línea (OZG 2.0). Ha superado todas las etapas del proceso legislativo y el proyecto de ley fue finalmente rechazado por la mayoría del Bundesrat el 22 de marzo de 2024. Será renegociado (a partir de junio de 2024).

Existe una clara necesidad de aprovechar al máximo el potencial de eficiencia de las soluciones administrativas digitales para la economía alemana. La tarea consiste en promover e implementar procesos administrativos digitales eficientes para las empresas. Surge la pregunta de cuándo la optimización administrativa es más sensata que una modernización administrativa completa.

🔍 Optimización administrativa vs. modernización administrativa

La optimización administrativa implica analizar y adaptar los procesos existentes para hacerlos más eficaces y eficientes. Esto se puede lograr mediante la introducción de herramientas digitales específicas para simplificar y agilizar cada paso. Algunos ejemplos son la gestión electrónica de documentos, la programación automatizada de citas y la digitalización de los formularios. Estas medidas suelen ser más rápidas y rentables de implementar que una modernización completa.

La modernización administrativa, por otro lado, implica un rediseño más integral de los procesos administrativos. Esto podría implicar la introducción de sistemas y tecnologías completamente nuevos que revolucionen las estructuras y métodos de trabajo existentes. Los proyectos de modernización suelen ser a largo plazo y requieren mayores inversiones en nuevas tecnologías y capacitación del personal.

✨¿Cuándo es útil la optimización administrativa?

En situaciones donde los procesos existentes ya funcionan relativamente bien y se han identificado cuellos de botella específicos, la optimización puede ser la solución más eficiente. Pequeños ajustes y la integración de soluciones digitales a menudo pueden generar mejoras rápidas sin requerir grandes cambios estructurales. Esto es especialmente adecuado para tareas administrativas especializadas donde se pueden identificar áreas problemáticas claras y abordarlas de forma específica.

Por ejemplo, la introducción de un sistema de formularios digitales en un departamento que depende en gran medida de documentos en papel puede reducir significativamente los tiempos de procesamiento y las tasas de error. El uso de firmas electrónicas o la automatización de los procesos de toma de decisiones también pueden ofrecer ventajas cruciales.

🔄¿Cuándo es necesaria la modernización administrativa?

Una modernización integral es necesaria cuando los sistemas y procesos existentes están tan obsoletos o son tan ineficientes que pequeños ajustes ya no permiten una mejora apreciable. A menudo, las estructuras existentes ya no pueden adaptarse a las demandas de la economía digital moderna. En tales casos, se requiere una revisión a fondo de todo el panorama de procesos.

Un ejemplo de esto podría ser la implementación completa de una plataforma digital para todas las interacciones administrativas de una empresa. Esto significaría que las empresas podrían gestionar digitalmente todas las interacciones con las agencias gubernamentales en una plataforma central, desde la presentación de solicitudes hasta su procesamiento y aprobación. Estos sistemas requieren una amplia integración de varios departamentos administrativos y un rediseño de los flujos de trabajo existentes.

💻 El potencial de la administración digital

El potencial de los procesos administrativos digitales reside en su capacidad para aumentar la transparencia, la eficiencia y la facilidad de uso. La armonización y estandarización de los procesos reduce los malentendidos y los errores, lo que se traduce en resultados más rápidos y fiables. Esto permite a las empresas ahorrar recursos y centrarse más en sus tareas principales.

Para los responsables políticos y las autoridades administrativas, esto implica examinar los avances legislativos desde el principio y promover soluciones que aporten beneficios tangibles a las empresas. Los esfuerzos políticos deben apuntar a identificar y eliminar o adaptar las regulaciones que obstaculizan el proceso.

🤝 Implementación práctica a través de la cooperación

Otro aspecto importante es la colaboración y el intercambio de conocimientos entre todos los actores involucrados en la digitalización de la administración pública. Al aprovechar el conocimiento específico sobre las necesidades de las empresas, los procesos administrativos pueden implementarse de forma pragmática y eficaz. Esto requiere una estrecha colaboración entre las administraciones públicas, las asociaciones empresariales y las propias empresas.

La provisión y aplicación de diversas soluciones administrativas digitales en colaboración con otros socios es crucial. Esto puede abarcar desde el uso de plataformas digitales compartidas hasta proyectos de desarrollo cooperativo para crear soluciones a medida que satisfagan las necesidades específicas de las empresas.

🔧 Uso de tecnologías digitales

Tanto la optimización administrativa como la modernización administrativa tienen su lugar, dependiendo de las circunstancias y los desafíos específicos. Las optimizaciones a corto plazo pueden generar mejoras rápidas y rentables, mientras que las modernizaciones a largo plazo son necesarias para posibilitar cambios estructurales profundos. La combinación de ambos enfoques puede contribuir a que la administración pública alemana sea más eficiente y favorable para las empresas.

El uso sistemático de las tecnologías digitales y la estrecha colaboración entre todos los actores involucrados permiten lograr una administración ágil y eficiente que satisfaga las necesidades de la economía. El apoyo político temprano y específico es crucial para la implementación exitosa de estas estrategias.

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Las administraciones públicas están sujetas a estrictas regulaciones, leyes y procesos burocráticos. Esto sirve para garantizar la transparencia, la rendición de cuentas, la equidad y la igualdad de trato. Esta estricta regulación puede ralentizar los procesos de modernización. Las empresas suelen tener mayor flexibilidad y pueden reaccionar con mayor rapidez a los cambios del mercado. Operan en un entorno regulado pero más dinámico, lo que les permite un mayor margen de innovación y adaptación.

Más sobre esto aquí:

• Bajo estrictas regulaciones y alcance limitado: Los desafíos de la administración pública

La decisión entre la optimización administrativa y la modernización administrativa depende de diversos factores, como las necesidades, los recursos y los objetivos actuales de la administración. A continuación, se presentan algunas situaciones en las que una de las dos estrategias podría ser más adecuada:

🔍 Optimización administrativa

Cuando tiene sentido:

1. Se necesitan resultados a corto plazo

Cuando se necesitan mejoras rápidas para aumentar la eficiencia o resolver problemas urgentes.

2. Recursos limitados

Cuando los recursos (medios financieros, personal, tiempo) son limitados y no son posibles grandes inversiones en nuevas tecnologías ni cambios profundos.

3. Estructuras existentes

Si las estructuras administrativas existentes funcionan básicamente bien, pero existen pequeñas ineficiencias o cuellos de botella en los procesos que pueden resolverse mediante ajustes.

4. Introducir las mejores prácticas

Cuando se trata de mejorar los procesos existentes mediante la introducción de métodos y procedimientos probados, como los descritos por KAIZEN (mejora continua).

Más sobre esto aquí:

• KAIZEN: Mejora continua y cambio en la administración pública

🔄 Modernización administrativa

Cuando tiene sentido:

1. Mejoras a largo plazo y sostenibles

Cuando se buscan cambios fundamentales y de largo plazo para estar preparados para los desafíos futuros.

2. Actualización o conversión tecnológica

Cuando existen sistemas y tecnologías de TI obsoletos que necesitan ser reemplazados por soluciones más modernas y eficientes.

3. Problemas estructurales

Cuando existen deficiencias estructurales importantes que no pueden remediarse sólo con optimización y son necesarios cambios profundos.

4. Nuevos requisitos

Cuando existan nuevos requisitos legales o expectativas sociales de la administración que requieran la introducción de nuevos procesos y tecnologías.

Optimización administrativa vs. Modernización administrativa: una guía

🚀 Al decidir entre la optimización administrativa y la modernización administrativa, la situación específica y los objetivos de la autoridad, municipio, ciudad o estado son cruciales. A continuación, se presentan algunos aspectos adicionales que deben considerarse en el proceso de toma de decisiones:

1. Plazo 🕰️

• Optimización administrativa: Ideal para mejoras a corto plazo y resultados rápidos. Se analizan y optimizan los procesos y estructuras existentes para lograr mejoras de eficiencia.
• Modernización administrativa: Adecuada para proyectos a largo plazo que implican cambios y mejoras profundas. Estos proyectos suelen requerir más tiempo de implementación y adaptación.

2. Recursos 💡

• Optimización administrativa: Esto generalmente requiere menos recursos, tanto financieros como humanos. Las estructuras y tecnologías existentes suelen poder seguir utilizándose.
• Modernización administrativa: requiere grandes recursos, incluidas inversiones en nuevas tecnologías, capacitación y posiblemente consultoría externa.

3. Metas y resultados 🎯

• Optimización administrativa: busca mejoras de eficiencia rápidas y mensurables, como tiempos de procesamiento más cortos o costos operativos reducidos.
• Modernización administrativa: Su objetivo es renovar fundamentalmente la administración pública y hacerla sostenible a largo plazo. Esto suele incluir la introducción de nuevas tecnologías, la reestructuración de las estructuras organizativas y la adaptación a los nuevos requisitos legales.

4. Requisitos tecnológicos 🖥️

• Optimización de la gestión: Generalmente, aprovecha las tecnologías existentes y mejora su aplicación. También puede incluir pequeñas mejoras tecnológicas.
• Modernización administrativa: A menudo requiere la implementación de nuevos sistemas técnicos, como infraestructuras de TI modernizadas, soluciones de automatización o plataformas de gobierno electrónico.

5. Cambios estructurales 🏗️

• Optimización administrativa: Generalmente no se realizan cambios estructurales o estos son mínimos. El enfoque se centra en la mejora de procesos y el aumento de la eficiencia dentro de la estructura existente.
• Modernización administrativa: A menudo, se requieren cambios estructurales profundos para adaptar la administración a las exigencias modernas. Esto puede incluir una reorganización de departamentos y tareas.

6. Resistencia y gestión del cambio 🌐

• Optimización administrativa: Generalmente encuentra menos resistencia porque implica mejoras incrementales. La gestión de cambios es importante, pero suele ser menos intensiva.
• Modernización administrativa: Mayor potencial de resistencia, ya que los cambios profundos suelen generar escepticismo. Una gestión integral del cambio es esencial para garantizar la aceptación y participación de los empleados.

Por lo tanto, la elección entre la optimización administrativa y la modernización administrativa debe realizarse con cuidado, en función de las necesidades, los recursos y los objetivos específicos de cada institución. Es fundamental realizar un análisis exhaustivo de la situación actual y definir claramente los resultados deseados.

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