Digitalización administrativa: ¿Cuándo tiene sentido la optimización administrativa en lugar de la modernización administrativa?

🏢 Las empresas en Alemania mantienen una media de unos 200 contactos con la administración pública al año y el número aumenta constantemente. Esta gran cantidad de interacciones a menudo genera costos burocráticos significativos, especialmente si los procesos administrativos no están completamente digitalizados. Por lo tanto, la reducción de la burocracia es una de las tres cuestiones principales para las empresas, tanto a nivel estatal como federal y de la UE.

Sin embargo, cuando se trata de reducir la burocracia, el poder legislativo y las sufridas autoridades y administraciones se interponen en su propio camino:

En Alemania, la transformación digital de la administración fue impulsada principalmente por la Ley de Acceso en Línea (OZG) aprobada en 2017, según la cual el acceso digital a los servicios administrativos debería implementarse a finales de 2022. En febrero recibió una amplia aprobación en el Bundestag. Hoy, sorprendentemente, una mayoría en el Consejo Federal rechazó el proyecto de ley. Sin embargo, los portales en línea fáciles de usar y los estándares comunes necesarios para ello solo se han implementado parcialmente hasta el momento (a principios de abril de 2023). Ante la lentitud de la digitalización administrativa en Alemania, la asociación digital Bitkom exige en la modificación de la Ley de acceso en línea un derecho legal a la administración digital. Ya está disponible la nueva versión de la Ley de Acceso en Línea (OZG 2.0). Pasó por todas las instancias y el proyecto de ley fue finalmente rechazado por la mayoría del Consejo Federal el 22 de marzo de 2024. Está por renegociar (a partir de junio de 2024).

Existe una clara necesidad de explotar plenamente el potencial de eficiencia de las soluciones de administración digital para la economía alemana. La tarea es promover e implementar procesos administrativos digitales eficientes para las empresas. Surge la pregunta de cuándo la optimización administrativa tiene más sentido que una modernización administrativa completa.

🔍 Optimización administrativa versus modernización administrativa

La optimización administrativa significa analizar y adaptar los procesos existentes para hacerlos más efectivos y eficientes. Esto se puede hacer mediante la introducción de herramientas digitales específicas para simplificar y acelerar los pasos individuales. Ejemplos de ello son la gestión de documentos electrónicos, las citas automatizadas o la digitalización de procesos de formularios. Estas medidas suelen ser más rápidas y económicas de implementar que una modernización completa.

La modernización administrativa, por otra parte, implica un rediseño más integral de los procesos administrativos. Esto podría significar la introducción de sistemas y tecnologías completamente nuevos que revolucionen las estructuras y formas de trabajo existentes. Los proyectos de modernización suelen ser a más largo plazo y requieren mayores inversiones en nuevas tecnologías y capacitación del personal.

✨¿Cuándo tiene sentido la optimización administrativa?

En situaciones donde los procesos existentes ya funcionan relativamente bien y donde se han identificado cuellos de botella específicos, la optimización puede ser la solución más eficiente. Los ajustes más pequeños y la integración de soluciones digitales a menudo pueden generar mejoras rápidas sin necesidad de cambios estructurales importantes. Esto es especialmente adecuado para tareas administrativas especializadas en las que se pueden identificar y abordar específicamente áreas problemáticas claras.

Por ejemplo, introducir un sistema de formularios digitales en un departamento que depende en gran medida de documentos en papel puede resultar en una reducción significativa de los tiempos de procesamiento y las tasas de error. El uso de firmas electrónicas o la automatización de los procedimientos de notificación también pueden aportar ventajas decisivas.

🔄 ¿Cuándo es necesaria la modernización administrativa?

Una modernización integral es necesaria cuando los sistemas y procesos existentes están tan obsoletos o son tan ineficientes que pequeños ajustes ya no pueden aportar una mejora notable. A menudo, las estructuras existentes ya no pueden seguir el ritmo de las demandas de la economía digital moderna. En tales casos, es necesaria una revisión fundamental de todo el panorama del proceso.

Un ejemplo de ello podría ser la implantación completa de una plataforma digital para todos los contactos administrativos de una empresa. Esto significaría que las empresas podrían gestionar todas las interacciones con la administración digitalmente en una plataforma central, desde la solicitud hasta el procesamiento y la aprobación. Estos sistemas requieren una amplia integración de diversas áreas administrativas y un rediseño de los procesos de trabajo anteriores.

💻 El potencial de la administración digital

Todo el potencial de los procesos administrativos digitales reside en su capacidad para aumentar la transparencia, la eficiencia y la facilidad de uso. Al armonizar y estandarizar los procesos, se pueden reducir los malentendidos y errores, lo que conduce a resultados más rápidos y confiables. Esto permite a las empresas ahorrar recursos y concentrarse más en sus tareas principales.

Para los políticos y autoridades administrativas, esto significa examinar desde el principio la evolución de la legislación y promover soluciones que aporten un alivio notable a las empresas. Los esfuerzos políticos deben apuntar a identificar y eliminar o adaptar regulaciones obstructivas.

🤝 Implementación práctica a través de la cooperación

Otro aspecto importante es la colaboración e intercambio de conocimiento entre todos los involucrados en el proceso de digitalización administrativa. Utilizando conocimientos específicos sobre las necesidades de la empresa, los procesos administrativos se pueden implementar de manera pragmática y específica. Esto requiere una estrecha colaboración entre las administraciones públicas, las asociaciones empresariales y las propias empresas.

Implementar y aplicar una gama de soluciones de gestión digital en colaboración con otros socios es clave. Esto puede variar desde el uso de plataformas digitales compartidas hasta proyectos de desarrollo colaborativo para crear soluciones personalizadas que satisfagan las necesidades específicas de la economía.

🔧 Uso de tecnologías digitales

Tanto la optimización administrativa como la modernización administrativa tienen su lugar, dependiendo de las circunstancias y desafíos específicos. Las optimizaciones a corto plazo pueden generar mejoras rápidas y rentables, mientras que las modernizaciones a largo plazo son necesarias para permitir cambios estructurales profundos. La combinación de ambos enfoques puede contribuir a que la administración en Alemania sea más eficiente y favorable a las empresas.

Mediante el uso constante de tecnologías digitales y una estrecha cooperación entre todos los involucrados, se puede lograr el objetivo de una administración ágil y eficiente que satisfaga las necesidades de la economía. El apoyo político temprano y específico juega un papel crucial en la implementación exitosa de estas estrategias.

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Por qué es difícil para las autoridades, comunidades y municipios: optimización y modernización administrativa para ciudades y zonas rurales - Imagen: Xpert.Digital

Las administraciones públicas están sujetas a estrictas regulaciones, leyes y procesos burocráticos. Esto es por transparencia, rendición de cuentas y para garantizar la justicia y la igualdad de trato. Esta estricta regulación puede ralentizar los procesos de modernización. Las empresas suelen tener más flexibilidad y pueden reaccionar más rápidamente a los cambios del mercado. Operan en un entorno regulado pero más dinámico que les da más margen para innovar y adaptarse.

Más sobre esto aquí:

• Bajo regulaciones estrictas y margen de maniobra: Los desafíos de la administración pública

🏢 La decisión entre optimización administrativa y modernización administrativa depende de varios factores, entre ellos las necesidades, recursos y objetivos actuales de la administración. Aquí hay algunas situaciones en las que cualquiera de las estrategias podría tener más sentido:

🔍 Optimización de la gestión

Cuando tiene sentido:

1. Se requieren resultados a corto plazo

Cuando se necesitan mejoras rápidas para aumentar la eficiencia o resolver problemas urgentes.

2. Recursos limitados

Cuando los recursos (recursos económicos, personal, tiempo) son limitados y no son posibles grandes inversiones en nuevas tecnologías o cambios de gran alcance.

3. Estructuras que ya funcionan

Cuando las estructuras administrativas existentes funcionan esencialmente bien, pero existen ineficiencias menores o cuellos de botella en los procesos que pueden abordarse mediante ajustes.

4. Implementar mejores prácticas

Cuando se trata de mejorar los procesos existentes introduciendo métodos y procedimientos probados, como los descritos por KAIZEN (mejora continua).

Más sobre esto aquí:

• KAIZEN: Mejora continua y cambio en las administraciones

🔄 Modernización administrativa

Cuando tiene sentido:

1. Mejoras sostenibles y a largo plazo

Cuando se buscan cambios fundamentales y de largo plazo para estar preparados para los desafíos futuros.

2. Actualización o conversión tecnológica

Cuando existen sistemas y tecnologías de TI obsoletos que necesitan ser reemplazados por soluciones más modernas y eficientes.

3. Problemas estructurales

Cuando existen deficiencias estructurales importantes que no pueden subsanarse únicamente con la optimización y son necesarios cambios profundos.

4. Nuevos requisitos

Cuando existan nuevos requisitos legales o expectativas sociales de administración que requieran la introducción de nuevos procesos y tecnologías.

🌟 Optimización administrativa versus modernización administrativa: una guía

🚀 A la hora de decidir entre optimización administrativa y modernización administrativa, juega un papel decisivo la situación y los objetivos específicos de la autoridad, comunidad, municipio, ciudad o país. Aquí hay algunos otros aspectos a considerar al tomar una decisión:

1. Plazo 🕰️

• Optimización de la gestión: ideal para mejoras a corto plazo y ganancias rápidas. Aquí se analizan y optimizan los procesos y estructuras existentes para lograr ganancias de eficiencia.
• Modernización administrativa: Adecuado para proyectos de largo plazo que involucran cambios y actualizaciones profundos. Estos proyectos normalmente requieren más tiempo para implementarse y personalizarse.

2. Recursos 💡

• Optimización administrativa: normalmente requiere menos recursos, tanto financieros como humanos. A menudo se pueden seguir utilizando las estructuras y tecnologías existentes.
• Modernización administrativa: Requiere importantes recursos, incluida la inversión en nuevas tecnologías, formación y posiblemente asesoramiento externo.

3. Metas y resultados 🎯

• Optimización administrativa: apunta a aumentos rápidos y mensurables en la eficiencia, como tiempos de procesamiento más cortos o costos reducidos en las operaciones en curso.
• Modernización administrativa: El objetivo es renovar fundamentalmente la administración y hacerla sostenible a largo plazo. Esto a menudo incluye la introducción de nuevas tecnologías, el rediseño de estructuras organizativas y la adaptación a nuevos requisitos legales.

4. Requisitos tecnológicos 🖥️

• Optimización administrativa: normalmente aprovecha las tecnologías existentes y mejora su aplicación. También puede incluir actualizaciones tecnológicas menores.
• Modernización administrativa: a menudo requiere la implementación de nuevos sistemas técnicos, como infraestructuras de TI modernizadas, soluciones de automatización o plataformas de gobierno electrónico.

5. Cambios estructurales 🏗️

• Optimización administrativa: normalmente ningún cambio estructural o sólo mínimos. La atención se centra en las mejoras de los procesos y el aumento de la eficiencia dentro de la estructura existente.
• Modernización administrativa: a menudo son necesarios cambios estructurales drásticos para adaptar la administración a las necesidades modernas. Esto puede incluir la reorganización de departamentos y tareas.

6. Resistencia y gestión del cambio 🌐

• Optimización administrativa: normalmente hay menor resistencia, ya que se trata de mejoras incrementales. La gestión del cambio es importante, pero a menudo menos intensiva.
• Modernización administrativa: mayor potencial de resistencia, ya que los cambios profundos a menudo son recibidos con escepticismo. Una gestión integral del cambio es esencial aquí para garantizar la aceptación y participación de los empleados.

🔍 Por lo tanto, la elección entre optimización administrativa y modernización administrativa debe hacerse cuidadosamente en función de las necesidades, recursos y objetivos específicos de la institución respectiva. Un análisis preciso de la situación actual y una definición clara de los resultados deseados son esenciales.

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