“Digital por defecto” en la UE pretende ayudar a reducir la burocracia – La revolución de la administración digital

El cambio de paradigma: qué significa “digital por defecto” para Europa

La Unión Europea se enfrenta a un cambio de paradigma decisivo en la documentación de productos. Con la adopción del paquete Ómnibus IV por parte del Comité de Representantes Permanentes de los Estados miembros en septiembre de 2025, la UE ha sentado las bases para la digitalización integral de la información de los productos. El principio de "digitalización por defecto" pretende sustituir los requisitos físicos actuales para la documentación y las instrucciones de uso. Esta decisión va mucho más allá de un ajuste técnico de la normativa vigente: supone un cambio fundamental en la relación entre fabricantes, consumidores y requisitos regulatorios.

El paquete adoptado pretende digitalizar 20 directivas de productos de la UE en el marco de las normas del mercado interior y armonizarlas con especificaciones comunes. Los cambios clave incluyen la digitalización de la declaración UE de conformidad, los procesos de intercambio digital entre las autoridades nacionales y los operadores económicos, y la autorización para que los fabricantes proporcionen instrucciones de uso exclusivamente en formato digital. Esto se complementa con la creación de un punto de contacto digital para que las empresas simplifiquen la comunicación con las autoridades.

La relevancia de este avance se extiende a varias dimensiones. Desde una perspectiva económica, la digitalización promete un ahorro significativo de costes para las empresas. La Comisión Europea estima que las empresas europeas pueden ahorrar 400 millones de euros adicionales con todo el paquete Ómnibus. Desde una perspectiva ecológica, la medida contribuye a la conservación de recursos, ya que el consumo de papel en la documentación industrial es significativo. Al mismo tiempo, la iniciativa plantea cuestiones fundamentales sobre la participación digital, la protección del consumidor y la accesibilidad.

La ministra danesa de Asuntos Europeos, Marie Bjerre, celebró el acuerdo en nombre de la Presidencia del Consejo, afirmando que demasiadas empresas europeas dedican demasiado tiempo a lidiar con regulaciones complejas. Esta declaración destaca la dimensión política de la reforma: la reducción de la burocracia se considera clave para fortalecer la competitividad europea. Este artículo analiza sistemáticamente este avance, esclareciendo sus raíces históricas, mecanismos técnicos e implicaciones prácticas, y evalúa críticamente sus oportunidades y riesgos.

Del gobierno electrónico al producto digital: el camino hacia la reforma actual

La digitalización de la administración pública y los procesos regulatorios no es un fenómeno repentino, sino el resultado de décadas de desarrollo. Los orígenes del gobierno electrónico en Europa se remontan a la década de 1990, cuando surgieron las primeras iniciativas de gobierno electrónico. Un hito fue la Estrategia de Lisboa del Consejo Europeo de 2000, que estableció el objetivo de convertir a la UE en la economía basada en el conocimiento más competitiva y dinámica del mundo.

La Declaración de Malmö de 2009 marcó otro punto de inflexión crucial. En ella, los Estados miembros de la UE, los potenciales miembros de la UE y los Estados de la AELC se comprometieron a aumentar la transparencia de la acción gubernamental, facilitar el acceso a la información pública y mejorar la participación en la administración pública. Este compromiso sentó las bases de la Estrategia Europea de Administración Electrónica, consagrada en el Plan de Acción de Administración Electrónica 2011-2015 y la Agenda Digital para Europa.

En Alemania, la Ley para el Fomento de la Administración Electrónica, o Ley de Gobierno Electrónico, se aprobó en agosto de 2013. Entre otras cosas, esta ley exigía a la administración proporcionar acceso electrónico y facilitaba la presentación de pruebas y pagos electrónicos en los procedimientos administrativos. Paralelamente, se desarrollaron iniciativas nacionales de digitalización en varios Estados miembros. Dinamarca desempeñó un papel pionero en estos esfuerzos. Con la introducción del MitID y su sistema predecesor, en Dinamarca prácticamente no hay correspondencia ni visitas a las autoridades.

La Directiva de Servicios de la UE creó un nuevo marco jurídico europeo para el desarrollo de soluciones nacionales de administración electrónica. Además de simplificar los trámites administrativos y establecer una ventanilla única, también se acordó la introducción de la tramitación electrónica. Estos avances sentaron las bases para la posterior expansión de los estándares digitales al sector de los productos.

En el contexto de la documentación de productos, el desarrollo de normas internacionales desempeñó un papel fundamental. La norma IEC 61406 (DIN SPEC 91406) definió la tecnología para la identificación de objetos físicos mediante placas de identificación digitales e identificadores únicos (UID). La Directriz VDI 2770 definió cómo debía presentarse la información del fabricante en cuanto a propiedades, estructura, alcance, contenido y formato de datos. Estas normas sentaron las bases técnicas de la documentación digital de productos, que posteriormente se tradujo en requisitos legales.

La pandemia de COVID-19 impulsó la digitalización. Puso de manifiesto las deficiencias de los sistemas en papel y destacó la necesidad de alternativas digitales. En este contexto, la UE intensificó sus esfuerzos para reducir la burocracia y digitalizar. La Comisión Europea anunció en 2024 una agenda de simplificación que abarca varios paquetes Ómnibus. El paquete Ómnibus IV, que regula la digitalización de la documentación de productos, forma parte de esta estrategia más amplia para reducir las cargas burocráticas y armonizar el marco digital.

Los pilares de la reforma: de los códigos QR a la Ley de Ciberresiliencia

El paquete Ómnibus IV se basa en varios mecanismos técnicos y legales que, al combinarse, permiten la digitalización de la documentación de productos. El primer componente clave es la consagración legal del principio de "digitalización por defecto". Este principio revierte la práctica anterior: si bien antes los documentos en papel eran la norma y las versiones digitales la excepción, en el futuro los documentos digitales serán la norma. Las empresas solo están obligadas a proporcionar materiales impresos a otras empresas, clientes administrativos o consumidores en casos excepcionales justificados.

La digitalización de la declaración UE de conformidad es otro componente esencial. Esta declaración es un documento obligatorio mediante el cual los fabricantes o sus representantes autorizados declaran que sus productos cumplen con los requisitos de la UE. Al firmarla, asumen la plena responsabilidad de garantizar que su producto cumpla con la legislación europea aplicable. La digitalización de esta declaración permite una distribución más rápida, una actualización más sencilla y una verificación más eficiente por parte de las autoridades de vigilancia del mercado.

Un tercer elemento son los procesos de intercambio digital entre las autoridades nacionales y los operadores económicos. Estos procesos se basan en interfaces estandarizadas y formatos de datos diseñados para facilitar una comunicación fluida. La Directiva VDI 2770, antes mencionada, desempeña un papel fundamental al definir cómo debe estructurarse la información del fabricante para que pueda intercambiarse entre las diferentes partes interesadas. Los datos se crean en formato XML y se almacenan en contenedores de documentación definidos.

La autorización para que los fabricantes proporcionen instrucciones de uso exclusivamente en formato digital se apoya en soluciones técnicas. Un método común es el uso de códigos QR adheridos directamente al producto. Estos códigos QR permiten a los usuarios acceder directamente a la documentación digital mediante un teléfono inteligente o tableta. La documentación puede almacenarse en una plataforma en la nube operada por el fabricante o el cliente. Esta solución ofrece la ventaja de que la documentación puede actualizarse en cualquier momento sin necesidad de intercambiar documentos físicos.

El punto de contacto digital para empresas está diseñado para servir como punto central de comunicación con las autoridades. Este concepto forma parte de una estrategia más amplia para simplificar la interacción administrativa. La idea es que las empresas ya no tengan que comunicarse individualmente con diversas autoridades, sino que puedan gestionar todas las consultas e informes desde un punto central.

Paralelamente al paquete Ómnibus IV, deben observarse los nuevos avances normativos que afectan a la digitalización de la documentación de productos. La Ley de Ciberresiliencia (CRA), que entró en vigor en diciembre de 2024, introduce requisitos integrales de ciberseguridad para productos con componentes digitales. Estos productos requieren una declaración de conformidad UE y el marcado CE para demostrar el cumplimiento de los requisitos. La conexión entre la digitalización de la documentación y los requisitos de ciberseguridad es evidente: si la documentación se proporciona exclusivamente en formato digital, los sistemas a través de los cuales se accede a ella deben estar protegidos contra ciberataques.

Otro componente es el ajuste de la categorización de las empresas. El paquete Ómnibus IV introduce la categoría de Pequeñas y Medianas Empresas (PYME), que incluye a las empresas con más de 249 y menos de 750 empleados, siempre que generen una facturación anual de más de 50 millones de euros e inferior a 150 millones de euros, o bien tengan un balance general de más de 43 millones de euros e inferior a 129 millones de euros. Esta nueva categoría se beneficia de ciertas simplificaciones, por ejemplo, en el ámbito de la protección de datos. Por ejemplo, la exención de la obligación de mantener un registro de las actividades de tratamiento, de conformidad con el artículo 30 del RGPD, que anteriormente se aplicaba a las empresas de hasta 250 empleados, se extenderá a las empresas de hasta 750 empleados.

Entre el Consejo y el Parlamento: el estado actual del procedimiento legislativo

En octubre de 2025, la iniciativa de digitalizar la documentación de los productos alcanzará una fase crucial. El Consejo de la Unión Europea adoptó su posición sobre el paquete Ómnibus IV el 25 de septiembre de 2025. El Parlamento Europeo debe ahora definir su propia posición antes de que puedan comenzar las negociaciones tripartitas entre el Consejo, el Parlamento y la Comisión. Se espera que estas negociaciones comiencen en el cuarto trimestre de 2025 y se prolonguen hasta 2026.

Según la posición del Consejo, el plazo de implementación para los Estados miembros debería ampliarse a 24 meses. Esto significa que, tras la adopción de la directiva final, los Estados miembros dispondrán de dos años para transponer los requisitos a su legislación nacional. Esto crea un plazo claro para las empresas: deben adaptar sus sistemas y procesos en consecuencia para garantizar la provisión digital de la documentación como estándar a partir de la fecha límite.

El contexto actual se caracteriza por un intenso debate sobre el equilibrio entre la reducción de la burocracia y la protección del consumidor. El Consejo de Ministros ha mantenido en esencia la misma línea, pero ha aportado aclaraciones sobre el acceso a la información digital. Para garantizar la protección del consumidor, la información relevante para la seguridad debe seguir estando disponible en formato papel si existe un riesgo de daño grave para los consumidores. Esta restricción es crucial, ya que impide que la información crítica de seguridad se proporcione exclusivamente en formato digital.

La comunidad empresarial apoya ampliamente los planes de digitalización. Bitkom, la asociación digital alemana, ha acogido con satisfacción la iniciativa en principio, señalando que la avalancha de nuevas regulaciones de la UE ha provocado una mayor complejidad regulatoria en la economía digital. Las empresas esperan que la digitalización no solo genere ahorros de costes, sino también mejoras de eficiencia gracias a procesos más rápidos y una mejor capacidad de búsqueda de documentos.

La implementación técnica ya está muy avanzada en muchas industrias. Empresas como KSB, del sector de fabricación de bombas, comenzaron a equipar sus productos con códigos QR hace años, lo que proporciona acceso a gemelos digitales. Estos gemelos digitales contienen todos los datos relacionados con el diseño, la configuración, la instalación, la puesta en marcha y el funcionamiento, así como información sobre mantenimiento y reparación. Esta información puede ampliarse a lo largo del ciclo de vida. Estos sistemas ya cumplen ampliamente los requisitos del paquete Omnibus IV.

La conexión con la Industria 4.0 es evidente. La digitalización de la documentación de productos es un pilar fundamental de la visión más amplia de un entorno de producción totalmente interconectado. En una fábrica inteligente, toda la información sobre los componentes de la planta debe ser digitalmente accesible en todo momento. El requisito regulatorio de documentación digital refuerza esta tendencia e incentiva la inversión en la infraestructura correspondiente.

Paralelamente a la digitalización de la documentación de productos, la UE también está impulsando otras iniciativas de digitalización. El Paquete Ómnibus Digital, anunciado para finales de 2025, busca simplificar la normativa digital vigente en materia de datos, ciberseguridad e inteligencia artificial. Por ejemplo, la Comisión Europea planea revisar el Reglamento sobre IA para facilitar su aplicación práctica. En materia de legislación sobre datos, se pretende una mayor integración de la Ley de Gobernanza de Datos, el Reglamento sobre la Libre Circulación de Datos No Personales y la Directiva de Datos Abiertos. Estas diversas iniciativas se refuerzan mutuamente y conforman una visión global coherente de una economía europea digitalizada.

Digitalización en acción: ejemplos de aplicaciones en la industria

La implementación práctica de la documentación digital de productos puede ilustrarse con varios ejemplos concretos. El primer ejemplo proviene de la ingeniería mecánica. El fabricante de bombas KSB ha implementado un sistema conforme a la norma IEC 61406 (DIN SPEC 91406), en el que cada bomba recibe un código QR único adjunto directamente al producto. Este código QR contiene un identificador único (UID) y abre un enlace al gemelo digital del producto. El gemelo digital contiene todos los datos relevantes de fábrica: especificaciones técnicas, parámetros de diseño, instrucciones de instalación, instrucciones de funcionamiento e información de mantenimiento y reparación.

Las ventajas de este sistema son numerosas. Los técnicos pueden acceder a la versión más reciente de la documentación directamente desde sus instalaciones mediante su smartphone o tableta, sin necesidad de cargar con carpetas pesadas. La documentación siempre está al día gracias a su mantenimiento centralizado. Si un fabricante realiza una actualización, por ejemplo, debido al desarrollo de un nuevo procedimiento de mantenimiento, esta información está disponible de inmediato para todos los usuarios. A lo largo de la vida útil del producto, se puede añadir información adicional, como datos de estado de los sensores o informes sobre el mantenimiento realizado. Esto crea una documentación digital completa de todo el historial de vida del producto.

Un segundo ejemplo proviene del sector de la gestión de residuos. Una empresa dedicada a la gestión de piezas peligrosas ha implementado un sistema basado en códigos QR para el control de procesos. Las piezas se someten a procesos de varias etapas, en los que se desmontan en sus componentes individuales y finalmente se destruyen. La variedad de variantes es alta y, por razones de seguridad y contabilidad, cada paso del proceso debe documentarse individualmente. El nuevo sistema permite el seguimiento en tiempo real de las piezas. A cada pieza se le asigna un código QR, que se escanea en varias estaciones del proceso. Esto garantiza que la ubicación de cada pieza y los pasos de procesamiento ya realizados se conozcan en todo momento.

Las mediciones realizadas durante la fase de puesta en marcha mostraron una reducción de entre el 20 % y el 30 % en los costes de documentación. Además, se obtienen beneficios cualitativos, como una mejora significativa de la seguridad en la gestión de residuos. La trazabilidad en tiempo real permite una respuesta rápida a los problemas y la optimización continua de los procesos. Este ejemplo demuestra que la digitalización de la documentación no solo facilita el acceso a la información, sino que también permite mejoras fundamentales en el control de procesos.

Un tercer ejemplo se refiere a la industria farmacéutica, donde la documentación está regulada de forma especialmente estricta. Los fabricantes deben mantener expedientes completos de sus productos, que abarquen todos los aspectos, desde el desarrollo hasta la producción y la aplicación. La digitalización de estos expedientes permite a las autoridades conceder aprobaciones con mayor rapidez, ya que la información está estructurada y es consultable. Los cambios en la documentación se pueden rastrear eficazmente, ya que los sistemas de control de versiones documentan automáticamente qué cambios se realizaron, quién los realizó y cuándo. Esto aumenta la transparencia y facilita las auditorías.

En la práctica, sin embargo, también se plantea la cuestión de cómo gestionan las empresas la transición de la documentación en papel a la digital. Un enfoque es la digitalización gradual. Las empresas comienzan con nuevos productos que se entregan con documentación digital a partir de una fecha específica. En el caso de los productos existentes, la documentación en papel se digitaliza gradualmente. Los proveedores de servicios especializados ofrecen servicios de escaneo que digitalizan y estructuran sistemas de producción completos o manuales individuales. El coste de crear un manual digitalizado de 100 páginas es de aproximadamente 5 € por página. Convertir 30 carpetas completas de un sistema técnico en documentación digital estructurada cuesta aproximadamente 600 € por carpeta.

Nuestra experiencia en la UE y Alemania en desarrollo empresarial, ventas y marketing - Imagen: Xpert.Digital

Enfoque industrial: B2B, digitalización (de IA a XR), ingeniería mecánica, logística, energías renovables e industria.

Más sobre esto aquí:

• Centro de negocios Xpert

Un centro temático con conocimientos y experiencia:

• Plataforma de conocimiento sobre la economía global y regional, la innovación y las tendencias específicas de la industria.
• Recopilación de análisis, impulsos e información de fondo de nuestras áreas de enfoque
• Un lugar para la experiencia y la información sobre los avances actuales en negocios y tecnología.
• Centro temático para empresas que desean aprender sobre mercados, digitalización e innovaciones industriales.

Obstáculos y preocupaciones: un análisis crítico de los planes de digitalización

A pesar de los evidentes beneficios de la digitalización, existen preocupaciones y controversias legítimas que requieren un enfoque matizado. Un problema clave es la brecha digital. No todos los grupos de población tienen el mismo acceso a las tecnologías digitales ni la capacidad de utilizarlas. Las personas mayores, las personas con bajo nivel socioeconómico, las personas en zonas rurales, las personas de origen migrante y las personas con discapacidad corren un riesgo especial de quedar excluidas de los servicios digitales.

Los estudios sobre la participación digital muestran que la digitalización puede convertirse en un problema social para las personas mayores si no se eliminan las barreras de acceso. La relevancia de la digitalización en la vida cotidiana aumenta a medida que cada vez más servicios públicos e información se ofrecen exclusivamente en línea. Si la documentación de los productos también está disponible únicamente en formato digital, esto puede provocar que ciertos grupos de población ya no puedan utilizar los productos de forma segura por falta de acceso a los manuales de usuario.

La excepción prevista en el paquete Ómnibus IV, que exige que la información relativa a la seguridad siga estando disponible en formato impreso si existe riesgo de daño grave para los consumidores, solo alivia parcialmente este problema. En primer lugar, la definición de daño grave está sujeta a interpretación. En segundo lugar, el reglamento solo se aplica a la información relativa a la seguridad, no a otro contenido importante, como las instrucciones de funcionamiento o de mantenimiento.

Un segundo problema se refiere a la dependencia de una infraestructura operativa. La documentación digital requiere que los usuarios tengan acceso a internet y un dispositivo operativo. En situaciones de emergencia, como cortes de electricidad, el acceso a la documentación digital puede ser limitado o imposible. Los cortes de electricidad pueden provocar la pérdida de datos, especialmente si los servidores y sistemas de almacenamiento no están protegidos por sistemas de alimentación ininterrumpida (SAI). Para las empresas que no mantienen sistemas de respaldo adecuados, un corte de electricidad puede dejar la documentación crítica inaccesible temporal o permanentemente.

La ciberseguridad presenta otro desafío. Cuando la documentación se proporciona exclusivamente en formato digital, surgen nuevos vectores de ataque para los ciberdelincuentes. Un ataque informático a los sistemas de un fabricante podría provocar la manipulación o eliminación de la documentación. La Ley de Ciberresiliencia aborda estos riesgos mediante requisitos integrales de ciberseguridad, pero su implementación requiere una inversión y experiencia significativas.

Las preocupaciones sobre la protección de datos también son relevantes. Cuando los usuarios acceden a la documentación digital, se pueden recopilar datos personales, como direcciones IP, horas de acceso o comportamiento del usuario. Los fabricantes podrían utilizar estos datos para diversos fines, como marketing o mejora de productos. Sin una normativa clara y mecanismos de control eficaces, existe el riesgo de uso indebido. Las modificaciones propuestas al RGPD, destinadas a reducir los requisitos de documentación para las pymes y pequeñas y medianas empresas (PYME), podrían, paradójicamente, reducir la transparencia y la rendición de cuentas en el manejo de datos personales.

Desde la perspectiva de las organizaciones de protección al consumidor, existe el riesgo de que la simplificación de los requisitos de documentación vaya en detrimento de la protección del consumidor. La Federación Alemana de Organizaciones de Consumidores (Verbraucherzentrale Bundesverband) ha criticado diversos aspectos de la agenda de digitalización y ha enfatizado que las simplificaciones no deben ir en detrimento de la protección del consumidor. En concreto, existe la preocupación de que la reducción de los requisitos burocráticos pueda provocar que se deje de proporcionar información importante o que esta se proporcione de forma insuficiente.

La cuestión de los costes debe considerarse de forma diferenciada. Si bien las empresas se benefician de ahorros en impresión y envío, surgen nuevos costes para el desarrollo y la operación de los sistemas digitales. Digitalizar una empresa puede requerir inversiones significativas. Los proyectos sencillos parten de unos 5.000 €, mientras que los proyectos de digitalización más complejos pueden costar 25.000 € o más. A esto se suman los costes operativos continuos de alojamiento, mantenimiento y soporte. Para las pequeñas y medianas empresas, estos costes pueden representar una carga significativa, incluso si se espera que se compensen con mejoras de eficiencia a largo plazo.

Otra crítica se refiere a la legibilidad y usabilidad de la documentación digital. No todos los usuarios se sienten cómodos leyendo instrucciones en pantallas pequeñas. Para productos complejos que requieren documentación detallada, navegar por documentos digitales extensos puede ser más difícil que hojear un manual impreso. La calidad de la experiencia del usuario digital depende en gran medida del diseño de las plataformas digitales. Un diseño deficiente de los sistemas puede minar la aceptación del usuario.

¿Qué sigue? Tendencias desde la IA hasta el Pasaporte Digital de Productos

La digitalización de la documentación de productos forma parte de una tendencia más amplia que cobrará impulso en los próximos años. Una tendencia clave es el desarrollo del Pasaporte Digital de Productos. Este Pasaporte pretende sustituir la declaración de conformidad a largo plazo y proporcionar información sobre los productos y pruebas de conformidad de forma eficiente y fácilmente accesible. Mejorará la trazabilidad y facilitará la supervisión del cumplimiento de los requisitos legales. Esto debería aumentar aún más la seguridad de los productos y simplificar la gestión de las pruebas.

Se espera que el Pasaporte Digital de Productos contenga no solo documentación, sino también datos sobre la sostenibilidad del producto, como información sobre los materiales utilizados, el consumo energético en el proceso de producción y la reciclabilidad. Esta información será igualmente relevante para consumidores, autoridades y empresas de reciclaje. La Comisión Europea está trabajando en el desarrollo de las normas correspondientes, cuya introducción se prevé gradual en los próximos años.

Otra tendencia es la creciente integración de la inteligencia artificial en los sistemas de documentación. Los asistentes basados ​​en IA podrían ayudar a los usuarios a encontrar rápidamente la información que necesitan procesando consultas en lenguaje natural y proporcionando respuestas contextuales. En lugar de buscar manualmente en extensos manuales, los usuarios podrían simplemente preguntar "¿Cómo se realiza el mantenimiento de la bomba?" y recibir las instrucciones pertinentes. Estos sistemas también podrían proporcionar traducciones multilingües en tiempo real, facilitando el uso transfronterizo de los productos.

El desarrollo de las tecnologías de realidad aumentada (RA) y realidad virtual (RV) abre nuevas posibilidades para la documentación interactiva. En lugar de ver dibujos o vídeos bidimensionales, los usuarios podrían ver modelos tridimensionales del producto en RA y obtener instrucciones paso a paso proyectadas directamente sobre el producto real. Esto podría ser especialmente útil para trabajos complejos de mantenimiento o reparación. Varias empresas ya están experimentando con estas soluciones, y se espera que su adopción aumente con la creciente popularidad de los dispositivos con RA, como las gafas inteligentes.

Se espera que la agenda europea de digitalización se intensifique aún más. El Paquete Ómnibus Digital, anunciado para finales de 2025, aportará mayores simplificaciones en el ámbito de la legislación digital. La Comisión Europea está planeando un exhaustivo Control de Aptitud Digital para examinar las interrelaciones entre las numerosas leyes nuevas e identificar la necesidad de una mayor simplificación. Esto indica que la digitalización no se considera un proyecto puntual, sino un proceso continuo.

Se prevé un mayor endurecimiento de la normativa en materia de ciberseguridad. La experiencia con la Ley de Ciberresiliencia mostrará dónde se necesitan mejoras. Es probable que los requisitos de seguridad para los sistemas de documentación digital aumenten con el tiempo, especialmente si se producen incidentes de seguridad. La Agencia Europea de Ciberseguridad (ENISA) desempeñará un papel cada vez más importante en el desarrollo de normas y la supervisión de su implementación.

Las negociaciones tripartitas sobre el Paquete Ómnibus I, que abordan modificaciones a la Directiva sobre informes de sostenibilidad corporativa (CSRD) y la Directiva sobre diligencia debida en materia de sostenibilidad corporativa (CSDDD), se llevan a cabo en paralelo y se espera que concluyan a finales de 2025 o principios de 2026. Los resultados de estas negociaciones definirán el marco para los informes de sostenibilidad y también podrían tener un impacto en la documentación de los productos, por ejemplo, si la información sobre sostenibilidad debe integrarse en los pasaportes digitales de productos.

Los avances tecnológicos en sistemas descentralizados podrían suponer un punto de inflexión. La tecnología blockchain podría utilizarse para crear documentación digital a prueba de manipulaciones, donde cada cambio sea rastreable de forma transparente. Esto aumentaría la confianza en la documentación digital y podría ser especialmente relevante en sectores altamente regulados, como el farmacéutico o el aeronáutico.

El desarrollo de la Identidad Digital Europea (eIDAS 2.0) sentará las bases para las transacciones digitales seguras. Para otoño de 2026, todos los Estados miembros de la UE deberán proporcionar a sus ciudadanos monederos digitales donde se puedan almacenar electrónicamente documentos como documentos de identidad o permisos de conducir. Esta infraestructura también podría utilizarse para la autenticación al acceder a la documentación protegida de productos, por ejemplo, cuando cierta información deba ser accesible solo a especialistas autorizados.

El impacto ecológico de la digitalización cobrará cada vez mayor relevancia. Si bien el ahorro de papel es positivo, la propia infraestructura digital genera un consumo energético significativo. Los centros de datos que ofrecen servicios en la nube se encuentran entre los mayores consumidores de electricidad. La cuestión de cómo lograr que la digitalización sea ecológicamente sostenible cobrará relevancia en el debate público. Esto podría generar demandas de sistemas energéticamente eficientes y el uso de energías renovables en los centros de datos.

Conclusión: Oportunidades, riesgos y el camino europeo

La decisión de la UE de introducir el principio de "digitalización por defecto" para la documentación de productos marca un punto de inflexión en la regulación económica europea. Los análisis han demostrado que este desarrollo surge de una tradición de décadas de iniciativas de gobierno electrónico y forma parte de una agenda más amplia de digitalización y desburocratización. Los mecanismos técnicos, desde códigos QR hasta plataformas en la nube y formatos de datos estandarizados, están en gran medida consolidados y ya están siendo utilizados por empresas innovadoras.

Las ventajas prácticas de la digitalización son evidentes. Las empresas se benefician de ahorros de costes, mejoras de eficiencia y mejores oportunidades para actualizar y mantener la documentación. Los usuarios acceden a información siempre actualizada, consultable y enriquecida con multimedia. El medio ambiente se beneficia de la reducción del consumo de papel, aunque debe considerarse el impacto ecológico de la infraestructura digital.

Al mismo tiempo, no deben subestimarse los desafíos ni los riesgos. La brecha digital amenaza con perjudicar a ciertos grupos de la población a menos que se adopten medidas eficaces para promover la participación digital. La dependencia de una infraestructura funcional y los riesgos de ciberseguridad exigen inversiones significativas en sistemas robustos. Es necesario abordar cuidadosamente las cuestiones de protección de datos para evitar el uso indebido. Debe mantenerse el equilibrio entre la reducción de la burocracia y la protección del consumidor.

La excepción para la información relacionada con la seguridad, que debe seguir estando disponible en formato impreso, constituye una salvaguardia importante, pero debe estar claramente definida e implementarse de forma coherente. Las autoridades reguladoras desempeñarán un papel fundamental en la supervisión de la implementación. Será crucial que cuenten con los recursos y la experiencia suficientes para desempeñar sus funciones eficazmente.

Los desarrollos futuros dependerán de varios factores. Las innovaciones tecnológicas, en particular en las áreas de inteligencia artificial y realidad aumentada, abrirán nuevas posibilidades para una documentación intuitiva y fácil de usar. La normativa europea seguirá evolucionando, y el Control de Aptitud Digital revelará dónde son necesarios nuevos ajustes. La experiencia con la implementación del paquete Ómnibus IV proporcionará información valiosa que podrá incorporarse a futuras normativas.

Desde una perspectiva más amplia, la digitalización de la documentación de productos refleja un cambio social fundamental. La pregunta ya no es si la digitalización llegará, sino cómo se configurará. La decisión de adoptar la digitalización por defecto es un paso consciente hacia una economía y una sociedad digitalizadas. Esta transición ofrece inmensas oportunidades de eficiencia, innovación y sostenibilidad. Sin embargo, también requiere ser consciente de los riesgos asociados y estar dispuesto a abordarlos de forma proactiva.

La respuesta europea a los retos de la digitalización difiere de los enfoques de otras regiones del mundo por su fuerte énfasis en la regulación y las normas. Mientras que otras regiones suelen depender de la autorregulación económica, la UE adopta un enfoque que crea marcos jurídicos claros. Esto puede generar mayor seguridad jurídica, pero también conlleva el riesgo de una regulación excesiva. El éxito de este enfoque se medirá en función de si logra promover la innovación sin descuidar los intereses legítimos de los consumidores y los grupos vulnerables.

La Presidencia danesa del Consejo ha declarado prioritarias la digitalización y la reducción de la burocracia. El lema «Una Europa fuerte en un mundo cambiante» expresa la necesidad de la UE de consolidarse en un entorno globalmente competitivo. La digitalización de la documentación de productos forma parte de una estrategia más amplia para fortalecer la competitividad europea. Sin embargo, esta estrategia debe ser inclusiva e involucrar a todos los segmentos de la población.

En conclusión, la introducción de la tecnología digital por defecto para la documentación de productos es un proyecto ambicioso y de gran alcance que debe implementarse con cuidado. El éxito dependerá de la superación de los desafíos técnicos, legales y sociales y de la creación de un sistema que satisfaga las necesidades de todas las partes interesadas. Los próximos años demostrarán si la UE puede realmente crear una Europa más competitiva con este enfoque, sin descuidar los valores en los que se basa la integración europea.

☑️ Nuestro idioma comercial es inglés o alemán.

☑️ NUEVO: ¡Correspondencia en tu idioma nacional!

Konrad Wolfenstein

Estaré encantado de servirle a usted y a mi equipo como asesor personal.

Puedes ponerte en contacto conmigo rellenando el formulario de contacto o simplemente llámame al +49 89 89 674 804 (Múnich) . Mi dirección de correo electrónico es: wolfenstein ∂ xpert.digital

Estoy deseando que llegue nuestro proyecto conjunto.

☑️ Apoyo a las PYMES en estrategia, consultoría, planificación e implementación.

☑️ Creación o realineamiento de la estrategia digital y digitalización

☑️ Ampliación y optimización de procesos de ventas internacionales

☑️ Plataformas comerciales B2B globales y digitales

☑️ Pionero en desarrollo empresarial / marketing / relaciones públicas / ferias comerciales

Benefíciese de la amplia y quíntuple experiencia de Xpert.Digital en un paquete integral de servicios | I+D, XR, RR. PP. y optimización de la visibilidad digital - Imagen: Xpert.Digital

Xpert.Digital tiene un conocimiento profundo de diversas industrias. Esto nos permite desarrollar estrategias a medida que se adaptan precisamente a los requisitos y desafíos de su segmento de mercado específico. Al analizar continuamente las tendencias del mercado y seguir los desarrollos de la industria, podemos actuar con previsión y ofrecer soluciones innovadoras. Mediante la combinación de experiencia y conocimiento generamos valor añadido y damos a nuestros clientes una ventaja competitiva decisiva.

Más sobre esto aquí:

• Utilice la experiencia quíntuple de Xpert.Digital en un solo paquete, desde sólo 500 € al mes