El código GS1 DataMatrix como sucesor del código de barras utilizado a nivel mundial: ofrece protección contra la manipulación y permite la trazabilidad

🔍🔗 A medida que aumentan la digitalización y las cadenas de suministro interconectadas globalmente, las empresas se enfrentan cada vez más a la cuestión de cómo etiquetar, rastrear y proteger de manera óptima sus productos contra la manipulación. Una parte importante de este proceso es el uso de códigos estandarizados como el código GS1 DataMatrix. Este código bidimensional permite acomodar una variedad de información en un espacio pequeño, como números de artículo, números de lote, fechas de producción o fechas de caducidad. La decisión de crear un código GS1 DataMatrix usted mismo o subcontratar la generación a un proveedor de servicios externo no es de ninguna manera trivial. En esta toma de decisiones influyen numerosos factores: los requisitos técnicos, los recursos de la empresa, las capacidades existentes de los empleados y, por último, pero no menos importante, el ámbito de aplicación previsto de los códigos. A continuación, se examinan en detalle los aspectos clave de esta decisión, se presentan de manera integral las ventajas y desventajas y se complementan con consideraciones adicionales para ofrecer una perspectiva holística sobre este tema.

✨ Objetivos estratégicos y posibles usos

"Básicamente, la primera pregunta es qué objetivos estratégicos persigue una empresa al utilizar códigos GS1 DataMatrix". Algunas empresas simplemente quieren garantizar la trazabilidad interna para hacer que los procesos de producción y almacenamiento sean más eficientes. Otros, en cambio, necesitan códigos para cumplir con requisitos reglamentarios, por ejemplo para productos farmacéuticos, dispositivos médicos o en la industria alimentaria. Otras empresas utilizan códigos para proporcionar a los clientes finales más información, por ejemplo sobre el origen de los productos o características de calidad especiales. Dependiendo del objetivo, los requisitos de los códigos y su calidad pueden variar significativamente.

🛠️ Ventajas y desafíos de construir internamente

Existen varias ventajas al crear códigos GS1 DataMatrix internamente. Por un lado, es posible “mantener los costos bajo control” porque a veces se encuentran disponibles herramientas de software adecuadas de forma gratuita o por derechos de licencia relativamente bajos. Además, con un poco de práctica se pueden generar y adaptar códigos de forma independiente. Esto significa que una empresa puede reaccionar rápidamente a cambios a corto plazo, como nuevos números de lote o cambios en los datos de producción, sin tener que involucrar a proveedores de servicios externos. La independencia de terceros es una ventaja, especialmente para datos sensibles. Si, por ejemplo, la información sobre los procesos de producción internos, las relaciones con los proveedores o las recetas patentadas está codificada, resulta tranquilizador mantener el control total sobre el proceso de creación. Tampoco está sujeto a plazos de entrega fijos ni a condiciones contractuales de terceros. Esto proporciona flexibilidad y autonomía.

Sin embargo, la generación interna de códigos GS1 DataMatrix no está exenta de desafíos. En primer lugar, las empresas deben disponer de los conocimientos técnicos necesarios. Los códigos GS1 DataMatrix siguen estándares definidos, particularmente con respecto a la estructura de los datos y el uso de identificadores de aplicación (AI). Quien no domine estos estándares corre el riesgo de generar códigos incorrectos. En el peor de los casos, esto puede provocar que los códigos no sean reconocidos por los sistemas de escaneo o que se malinterpreten. El resultado: los procesos se paran, los lotes no se pueden rastrear correctamente y surgen costes innecesarios. Tampoco se debe subestimar la inversión en hardware. A menudo se necesitan impresoras, escáneres o software de validación especiales para crear, imprimir y comprobar los códigos de forma fiable. Sin conocimientos especializados suficientes, incluso los pequeños errores de codificación pueden pasar desapercibidos. Esto es particularmente crítico cuando los códigos se utilizan en cadenas de suministro complejas donde la ley exige una trazabilidad sin errores.

🤝 Ventajas y riesgos de trabajar con proveedores de servicios

Si decide no crear internamente, puede confiar en proveedores de servicios que se especializan en generar códigos GS1 DataMatrix. "Estos proveedores de servicios suelen ofrecer un paquete de servicios completo", que incluye no sólo la creación del código en sí, sino también la integración en los sistemas de TI existentes, la formación de los empleados y el soporte a largo plazo. Esta experiencia profesional puede resultar especialmente útil para empresas que no tienen el know-how interno o no quieren desarrollarlo. Los proveedores externos también garantizan el cumplimiento de todas las normas y requisitos legales. De esta manera, se pueden minimizar las fuentes de error y hacer que los procesos sean eficientes. Además, los proveedores de servicios suelen ofrecer ahorros de tiempo, por ejemplo, cuando hay proyectos a corto plazo o picos estacionales. La empresa no tiene que dedicar recursos propios para familiarizarse con el tema, pero puede acceder al conocimiento especializado existente.

Pero la subcontratación a proveedores de servicios externos también presenta desventajas. Por un lado, los costes pueden ser significativamente mayores, especialmente si se firman soluciones a medida o contratos de servicio a largo plazo. También surge una cierta dependencia. "Cualquiera que elija un proveedor de servicios debe tener en cuenta que los cambios a corto plazo no siempre pueden implementarse de inmediato. El tiempo de respuesta depende de los acuerdos contractuales y de la capacidad disponible del socio". Además, compartir datos confidenciales con proveedores externos puede resultar complicado, incluso si cumplen estrictas directrices de protección de datos. Se pierde en cierta medida el control interno sobre los procesos y la información.

🔍 Consideraciones prácticas adicionales

Además de las ventajas y desventajas descritas, conviene echar un vistazo a otros aspectos que suelen surgir en la práctica. Un factor importante es la escalabilidad. Si una empresa planea aumentar su volumen de producción o introducir nuevas líneas de productos a medio plazo, los procesos de generación de código deben poder crecer con ello. Con el enfoque interno, la empresa debe asegurarse de que el software y el hardware utilizados estén diseñados para volúmenes mayores. Se debe comprobar si los proveedores de servicios externos tienen capacidad suficiente para poder realizar entregas con prontitud incluso si aumenta la demanda.

Otro punto es la garantía de calidad. Los códigos GS1 DataMatrix a menudo tienen que cumplir con ciertos requisitos de calidad para que puedan leerse sin problemas en las diferentes etapas de la cadena de suministro. Además de una codificación correcta, la calidad de la impresión también es crucial. La suciedad, las resoluciones de impresión imprecisas o la colocación incorrecta en el embalaje pueden provocar errores de lectura. Por tanto, las empresas que elaboran sus códigos internamente deben establecer sus propios controles de calidad y realizarlos periódicamente. Los proveedores de servicios externos pueden utilizar procedimientos de prueba estandarizados y flujos de trabajo probados para garantizar que los códigos siempre cumplan con los estándares. De esta manera se pueden evitar quejas en la recepción de la mercancía por parte del cliente, retrasos en la entrega o incluso retiradas del mercado.

🏗️ Integración, privacidad y seguridad

No se debe subestimar la complejidad de la integración en los procesos internos. Si una empresa crea los códigos de forma independiente, tiene todos los hilos en sus manos y puede, si es necesario, adaptar los procesos de producción, almacenamiento y logística. Sin embargo, esto también requiere recursos internos adecuados y coordinación entre departamentos. Un proveedor de servicios externo puede ayudar aquí no solo creando el código, sino también apoyando la optimización del proceso. Sin embargo, el peligro es que la empresa dependa demasiado de expertos externos y no desarrolle sus propios conocimientos especializados internamente, lo que puede resultar desventajoso si se cambia de proveedor de servicios más adelante o si surgen problemas inesperados.

🎯 ¿Crear códigos GS1 DataMatrix usted mismo o hacer que un proveedor de servicios los genere?

La decisión de crear el código GS1 DataMatrix usted mismo o hacer que un proveedor de servicios lo genere depende en gran medida de las circunstancias individuales. Se trata de una interacción de costes, know-how, flexibilidad, requisitos de seguridad, escalabilidad, garantía de calidad y orientación estratégica de la empresa. Cualquiera que trate estos temas en detalle con anticipación, evalúe de manera realista las competencias internas y defina requisitos claros puede tomar una decisión bien fundada que conducirá a un uso óptimo de los códigos GS1 DataMatrix a largo plazo.

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