Intranet versus marketing y relaciones públicas: el poder subestimado e invisible de la comunicación interna – Imagen: Xpert.Digital
Susurrador de empresas: comunicación intranet eficaz para los objetivos corporativos
Intranet como hogar: el papel especial de la comunicación interna
La comunicación corporativa basada en Intranet se diferencia fundamentalmente del marketing y las relaciones públicas (PR) clásicos porque está dirigida a grupos objetivo internos y objetivos de comunicación específicos dentro de una empresa. Estas son las principales diferencias y cómo funcionan:
Grupos focales y destinatarios
comunicación interna
Esta forma de comunicación está dirigida exclusivamente a los empleados de una empresa. Tiene como objetivo asegurar el flujo interno de información, fortalecer la cultura corporativa y apoyar los procesos organizacionales. Los medios típicos son plataformas de intranet, boletines informativos, revistas para empleados, correos electrónicos y eventos internos.
Marketing y relaciones públicas
Estas disciplinas están principalmente orientadas hacia el exterior. El trabajo del marketing es promocionar productos o servicios y fomentar acciones directas como las compras. Las relaciones públicas, por otro lado, se centran en construir y mantener la imagen pública de la empresa. Ambas disciplinas trabajan con grupos objetivo externos como clientes, inversores o medios de comunicación.
Metas y estrategias
comunicación interna
Los principales objetivos son promover la motivación de los empleados, fortalecer el sentido de comunidad y garantizar un intercambio fluido de información. También contribuye a la transparencia interna y apoya el diálogo entre los diferentes niveles jerárquicos.
marketing
La atención se centra aquí en la promoción de ventas y en dirigirse directamente a los clientes. Las estrategias de marketing suelen diseñarse a corto plazo para lograr resultados inmediatos, como un aumento de las ventas.
relaciones públicas
Las relaciones públicas persiguen objetivos a largo plazo, como generar confianza, mantener relaciones con diversas partes interesadas y mejorar la imagen de la empresa. Las relaciones públicas funcionan indirectamente influyendo en la imagen de la empresa a través de los medios y canales de comunicación, como las redes sociales.
Canales de comunicación
comunicación interna
Utiliza canales internos como la intranet, sistemas de correo electrónico o newsletters internas. Estos canales están diseñados específicamente para uso interno y suelen ofrecer funciones interactivas como foros o encuestas para promover el diálogo entre los empleados.
marketing
Utiliza canales externos como publicidad (TV, radio, online), redes sociales, marketing por correo electrónico u optimización de motores de búsqueda (SEO) para dirigirse a los clientes.
relaciones públicas
Se basa en comunicados de prensa, trabajo con los medios, colaboraciones con influencers y eventos para presentar la empresa de manera positiva al público.
Mensurabilidad
comunicación interna
Medir el éxito suele ser más difícil que en marketing o relaciones públicas. A menudo se basa en factores cualitativos como la satisfacción de los empleados o los comentarios de encuestas internas.
marketing
Se basa en gran medida en datos y utiliza herramientas de seguimiento para medir las tasas de clics, las conversiones y otros KPI (indicadores clave de rendimiento).
relaciones públicas
El impacto de las medidas de relaciones públicas a menudo puede medirse indirectamente. Los indicadores de éxito pueden ser la cobertura mediática, el alcance en las redes sociales o la percepción general de la empresa.
Hay interfaces
Aunque la comunicación en la intranet es interna y el marketing y las relaciones públicas están orientados al exterior, existen interfaces. Una comunicación interna sólida puede influir positivamente en la imagen externa de una empresa. Si los empleados están bien informados y se identifican con la empresa, a menudo transmiten esta percepción positiva al mundo exterior. Además, los departamentos de marketing y relaciones públicas deben trabajar en estrecha colaboración para comunicar mensajes coherentes tanto interna como externamente.
Cuidado, paso en falso: evite estos errores en la intranet
Al operar una intranet de empresa se pueden cometer numerosos errores que afectan su efectividad y aceptación por parte de los empleados. Éstos son algunos de los errores más comunes:
1. Contenido desactualizado o inexacto
Si el contenido no se actualiza periódicamente, los empleados pierden la confianza en la relevancia de la intranet. La información desactualizada puede dar lugar a malentendidos y reducir en gran medida la utilidad del sistema.
2. Falta de usabilidad
Una intranet debe ser intuitiva y fácil de usar. Una interfaz de usuario (UI) deficiente o una navegación complicada pueden hacer que los empleados eviten la intranet o la utilicen de manera ineficaz. Un diseño fácil de usar y una estructura clara son cruciales para el éxito.
3. Función de búsqueda insuficiente
La funcionalidad de búsqueda ineficaz es un problema común. Cuando los empleados no pueden encontrar la información que necesitan rápida y fácilmente, esto genera frustración y reducción de la productividad. Esto puede verse exacerbado por una estructura de datos sobrecargada o una falta de separación clara entre los documentos actuales y obsoletos.
4. Falta de gobernanza y estructura claras
Sin reglas claras para gestionar el contenido, la intranet a menudo se convierte en un “depósito” de todo tipo de cosas. Esto conduce a una sobrecarga de información irrelevante u obsoleta, lo que socava aún más la eficiencia del sistema.
5. Falta de personalización
Una intranet que no ofrece contenido personalizado basado en los roles o intereses de los empleados puede parecer rápidamente irrelevante. Los empleados sólo deben ver la información que sea relevante para ellos para evitar la sobrecarga y el desinterés.
6. Movilidad limitada
En el mundo laboral actual, es importante que los empleados puedan acceder a la intranet desde dispositivos móviles. La falta de soporte móvil puede limitar la flexibilidad y perjudicar especialmente a los equipos móviles o remotos.
7. Problemas de seguridad y privacidad
Las medidas de seguridad inadecuadas pueden poner en peligro los datos confidenciales de la empresa. Es importante implementar protocolos de seguridad sólidos para evitar violaciones de datos.
8. Las barreras de entrada son demasiado altas
Si el acceso a la intranet es complicado o existen muchos obstáculos (por ejemplo, procedimientos de inicio de sesión complicados), los empleados estarán menos dispuestos a utilizarla con regularidad. El inicio de sesión sencillo y la integración en sistemas existentes (por ejemplo, Active Directory) son cruciales.
9. Falta de integración con otros sistemas
Una intranet debe integrarse perfectamente con otros sistemas clave de la empresa, como el software de recursos humanos o las plataformas de correo electrónico. Si este no es el caso, surgen ineficiencias y procesos de trabajo duplicados.
10. Establecer objetivos demasiado grandes
Las expectativas poco realistas sobre la intranet pueden tener un efecto desmotivador si no se cumplen. En lugar de ello, deberían fijarse objetivos pequeños y alcanzables para lograr resultados rápidos y promover la aceptación del sistema.
11. Rendimiento deficiente y tiempos de carga prolongados
Los problemas de rendimiento, como tiempos de carga lentos o fallas del sistema durante un tráfico intenso, pueden afectar significativamente el uso de la intranet y causar frustración en el usuario.
Al evitar estos errores comunes, la intranet de una empresa puede funcionar con éxito y desarrollar su funcionalidad completa como herramienta de colaboración y comunicación interna.
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